Il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell'Unione europea stabilisce, fra i principi di esecuzione del bilancio, quello della trasparenza, che ricorre in tutto il regolamento finanziario e nelle relative modalità di esecuzione in varie disposizioni che garantiscono una pubblicità adeguata (ex-ante e/o ex-post) dell'esecuzione del bilancio.
Per quanto concerne gli appalti, in virtù degli articoli 118 e 119 delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario, l'Istituzione ha l'obbligo di pubblicare annualmente, a seconda dei casi, nella Gazzetta ufficiale o sul suo sito web, talune informazioni concernenti l'aggiudicazione degli appalti. A tale proposito, è utile ricordare che un appalto è "aggiudicato" in presenza di un primo impegno giuridico, vale a dire quando il primo contratto (ivi compreso il contratto quadro) è stato firmato.
In virtù dell'articolo 118, le disposizioni relative alle misure di pubblicità ex-post per gli appalti soggetti alla direttiva 2004/18/CE stabiliscono che un avviso di aggiudicazione sia inviato all'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea entro 48 giorni di calendario dalla chiusura della procedura cioè a partire dalla data della firma del contratto o del contratto quadro.
Il parere di aggiudicazione è inviato anche all'Ufficio delle pubblicazioni per un contratto o un contratto-quadro di valore pari o superiore alle soglie di cui all'articolo 158 ed attribuito a seguito di una procedura negoziata senza pubblicazione preventiva di un parere di appalto. Il termine per l'invio di detto parere deve essere sufficiente a consentire la pubblicazione prima della firma del contratto o del contratto-quadro, conformemente alle condizioni e modalità di cui all'articolo 158 bis, paragrafo 1.
Inoltre, le informazioni relative al valore e ai contraenti di contratti specifici fondati su un contratto-quadro nel corso di un dato esercizio, sono pubblicate nel sito internet del potere aggiudicante entro il 31 marzo successivo alla fine dell'esercizio in questione. Tale disposizione si applica unitamente agli appalti banditi dopo il 1° maggio 2007. La pubblicazione avrà luogo nel caso in cui, a seguito della conclusione di un contratto specifico o a motivo del volume cumulato dei contratti specifici, saranno superate le soglie di cui all'articolo 158.
Al 31 dicembre 2011, le soglie di cui all'articolo 158 erano fissate a:
In virtù dell'articolo 119 relativo alle misure di pubblicità ex-post per gli appalti non soggetti alla direttiva 2004/18/CE e per gli appalti di cui nel suo allegato II B, le disposizioni stabiliscono che gli appalti ".../... sono oggetto di un'adeguata pubblicità.../...". Tale pubblicità comporta, fra l'altro, la ".../...pubblicazione annuale di un elenco dei contraenti, che precisa l'oggetto e l'importo dell'appalto aggiudicato, per gli appalti il cui valore è pari o superiore a 25 000 euro. .../... ".
La pubblicazione è quindi organizzata come segue:
