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O artigo 15.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia preceitua que todos os cidadãos da União e todas as pessoas que residem na União Europeia têm direito de acesso aos documentos internos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão.
O acesso aos documentos é uma componente essencial da política de transparência das instituições europeias. Trata-se de um direito que, em virtude do Tratado, assiste a todos os cidadãos europeus e todos os cidadãos residentes na União Europeia. Este direito é regido pelo Regulamento (CE) n.º 1049/2001.
O Parlamento Europeu zela por que a sua actividade goze de um elevado nível de visibilidade. O Parlamento Europeu dá grande importância a esta questão, tanto mais que procura, sobretudo, defender os interesses dos cidadãos europeus, dos quais é uma emanação directa.
Para facilitar o acesso aos documentos, conforme previsto no Regulamento (CE) n.º 1049/2001, o Parlamento Europeu procedeu à criação de um registo electrónico de documentos. Concebido como um instrumento de auxílio na pesquisa, contém referências aos documentos produzidos e recebidos pelo Parlamento Europeu desde 2001.
O registo proporciona acesso directo à maioria dos documentos do Parlamento Europeu através de um formulário de pesquisa. Estes documentos estão directamente acessíveis em formato electrónico.
Os documentos que não se encontrem directamente acessíveis no registo podem ser fornecidos a pedido. Trata-se de documentos anteriores a 2001 e de um número limitado de outros documentos cujo acesso pode ser restringido ao abrigo das excepções ao direito de acesso previstas no artigo 4 º do Regulamento (CE) n. º 1049/2001. O acesso a estes documentos também é gratuito e o pedido, apresentado através de um formulário electrónico, não carece de justificação. Após análise do pedido, os serviços competentes do Parlamento Europeu enviam uma resposta fundamentada no prazo de 15 dias úteis.