Procedura : 2015/2194(DEC)
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Ciclo del documento : A8-0133/2016

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A8-0133/2016

Discussioni :

PV 27/04/2016 - 17
CRE 27/04/2016 - 17

Votazioni :

PV 28/04/2016 - 4.30
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Testi approvati :

P8_TA(2016)0166

RELAZIONE     
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8.4.2016
PE 569.744v02-00 A8-0133/2016

sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2014

(2015/2194(DEC))

Commissione per il controllo dei bilanci

Relatore: Derek Vaughan

 1. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO


1. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2014

(2015/2194(DEC))

Il Parlamento europeo,

–  visti i conti annuali definitivi dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2014,

–  vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2014, corredata delle risposte dell'Ufficio(1),

–  vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni(2), presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2014, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  vista la raccomandazione del Consiglio del 12 febbraio 2016 sullo scarico da dare all'Ufficio sull'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2014 (05584/2016 – C80092/2016),

–  visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(3), in particolare l'articolo 208,

–  visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo(4), in particolare l'articolo 36,

–  visto il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(5),

–  visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio(6), in particolare l'articolo 108,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato V del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0133/2016),

1.  concede il discarico al direttore esecutivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio per l'esercizio 2014;

2.  esprime le sue osservazioni nella risoluzione in appresso;

3.  incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione e la risoluzione che ne costituisce parte integrante al direttore esecutivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla loro pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

2. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

sulla chiusura dei conti dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2014

(2015/2194(DEC))

Il Parlamento europeo,

–  visti i conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2014,

–  vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2014, corredata delle risposte dell'Ufficio(7),

–  vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni(8), presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2014, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  vista la raccomandazione del Consiglio del 12 febbraio 2016 sullo scarico da dare all'Ufficio sull'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2014 (05584/2016 – C80092/2016),

–  visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(9), in particolare l'articolo 208,

–  visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo(10), in particolare l'articolo 36,

–  visto il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(11),

–  visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio(12), in particolare l'articolo 108,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato V del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0133/2016),

1.  constata che i conti annuali definitivi dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo si presentano quali figuranti in allegato alla relazione della Corte dei conti;

2.  approva la chiusura dei conti dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2014;

3.  incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione al direttore esecutivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

3. PROPOSTA DI RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2014

(2015/2194(DEC))

Il Parlamento europeo,

–  vista la sua decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2014,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato V del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0133/2016),

A.  considerando che, secondo i suoi stati finanziari, il bilancio definitivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo ("l'Ufficio") per l'esercizio 2014 ammontava a 15 663 975 EUR; che il 94 % del bilancio dell'Ufficio proviene dal bilancio dell'Unione;

B.  considerando che la Corte dei conti ("la Corte"), nella sua relazione sui conti annuali dell'Ufficio relativi all'esercizio 2014 ("la relazione della Corte"), ha dichiarato di aver ottenuto una ragionevole certezza in merito all'affidabilità dei conti annuali dell'Ufficio, nonché alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti;

Seguito dato al discarico del 2013

1.  apprende dalla relazione della Corte che due osservazioni formulate rispettivamente nella relazione della Corte per il 2012 e per il 2013 risultano "pendenti"; osserva inoltre che tre osservazioni contenute nelle relazioni della Corte per il 2012 e per il 2013 risultano "in corso", mentre altre tre presenti nella relazione della Corte per il 2013 risultano "non applicabili";

2.  apprende dall'Ufficio che:

-  ha incluso le informazioni sui ratei delle spese per il personale nei formati adeguati congiuntamente alle opportune motivazioni per l'esercizio 2014;

-  sono state poste in essere misure per risolvere i problemi ricorrenti di un'errata stima del fabbisogno di bilancio, dei pagamenti tardivi nonché delle questioni della trasparenza e dei conflitti d'interesse;

-  il consiglio di amministrazione ha approvato una politica in materia di conflitti di interessi alla fine del 2013 e tutti i suoi membri nonché il direttore esecutivo hanno firmato il modulo sui conflitti d'interesse dell'Ufficio e confermato l'assenza di tali conflitti;

Osservazioni sulla legittimità e regolarità delle operazioni

3.  osserva con preoccupazione che l'Ufficio ha riportato 1 300 000 euro in impegni di bilancio che non erano coperti da impegni giuridici; rammenta all'Ufficio che tale situazione è in contrasto con il regolamento finanziario; prende atto della decisione dell'Ufficio di correggere tali irregolarità sui riporti nel sistema di gestione del bilancio nel 2015, dato che il periodo finanziario è già stato chiuso per l'esercizio 2014;

Gestione finanziaria e di bilancio

4.  osserva che gli sforzi in materia di controllo di bilancio intrapresi durante l'esercizio 2014 hanno avuto come risultato un tasso di esecuzione del bilancio dell'84,69 %, con una riduzione del 2,65 % rispetto al 2013; rileva tuttavia che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento è stato del 71,33 %, con una riduzione del 15,85 % rispetto al 2013;

5.  richiama l'attenzione sul fatto che 1 062 pagamenti, ossia il 28,6 %, sono stati effettuati dopo il termine previsto dal regolamento finanziario, il che rappresenta un aumento del 10,6 % rispetto al 2013; osserva con preoccupazione che il ritardo medio nei pagamenti tardivi è aumentato da tre a ventiquattro giorni dal 2013 al 2014; apprende dall'Ufficio che sono state introdotte varie misure per ridurre i ritardi nei pagamenti e che il tasso di ritardi nei pagamenti è stato ridotto nel 2015; chiede all'Ufficio di comunicare all'autorità di discarico le misure adottate per risolvere tale questione;

6.  apprende dall'Ufficio che questi rivedrà almeno due volte l'anno il suo bilancio annuale, iniziando nel secondo trimestre del 2015, allo scopo di migliorare la propria pianificazione di bilancio e la procedura di esecuzione nonché di ridurre il numero sproporzionato di riporti; osserva inoltre che l'Ufficio ha introdotto un nuovo formato delle relazioni mensili sullo stato di bilancio, così come workshop interni sull'esecuzione di bilancio e sulla gestione finanziaria; invita l'Ufficio a comunicare all'autorità di discarico l'efficacia delle misure adottate;

Impegni e riporti

7.  osserva che il 21,2 % (146 417 EUR) degli stanziamenti non dissociati impegnati riportati dal 2013 sono stati annullati nel 2014, il che rappresenta un aumento del 4,7 % rispetto al 2013; rileva che tali annullamenti riguardano principalmente i servizi interinali, i corsi di formazione per il personale e i costi di supporto amministrativo e di traduzione; ricorda all'Ufficio che tali annullamenti sono contrari al principio dell'annualità del bilancio e che un numero elevato di annullamenti dei riporti dall'esercizio precedente è indice di debolezze nella pianificazione del bilancio; apprende dall'Ufficio che sono state attuate misure per migliorare la pianificazione di bilancio e la procedura di esecuzione e ridurre qualsiasi riporto sproporzionato alla fine dell'esercizio finanziario;

8.  rileva che il livello degli stanziamenti impegnati riportati al 2015 per il Titolo II (Spese amministrative) è stato elevato e si attestava al 27,9 %; rileva che tali riporti hanno riguardato prevalentemente i servizi di consulenza informatica prestati nel 2014 ma non ancora fatturati oppure prestati nel 2015;

Procedure di appalto e di assunzione

9.  prende atto della politica aggiornata in materia di assunzioni che rispecchia le modifiche allo statuto del personale; apprende che l'Ufficio ha rivisto gli orientamenti sulle assunzioni e sulla selezione nel 2015 introducendo ulteriori fasi e controlli per garantire la trasparenza e la parità di trattamento; osserva con preoccupazione che l'osservazione relativa alla trasparenza nelle procedure di assunzione, formulata nella relazione della Corte per il 2012, è contrassegnata come "pendente" in detta relazione; invita l'Ufficio a trasmettere all'autorità di discarico una relazione sull'efficacia delle misure adottate; attende con interesse il prossimo audit della Corte e la sua valutazione delle misure correttive adottate;

10.  constata dalla relazione della Corte che l'Ufficio presenta un tasso elevato di ricambio del personale, con 14 membri del personale che hanno lasciato l'agenzia nel 2014, di cui quattro occupavano posti chiave; conviene con la Corte sul fatto che tale ricambio elevato rappresenta un rischio considerevole per il conseguimento degli obiettivi enunciati nel programma annuale e pluriennale dell'Ufficio; prende atto del fatto che l'Ufficio ha assunto del personale per sostituire i membri che hanno cessato il servizio e che tutti i posti sono attualmente occupati o che le procedure di assunzione sono in corso; chiede all'Ufficio di esaminare le ragioni che determinano l'elevato livello di ricambio del personale e di riferire all'autorità di discarico in merito alle azioni intraprese per porvi rimedio;

Prevenzione e gestione dei conflitti di interessi e trasparenza

11.  osserva con preoccupazione che l'Ufficio non ha messo a disposizione del pubblico né la sua politica in materia di prevenzione e gestione dei conflitti d'interessi né i rispettivi moduli firmati dai membri del consiglio di amministrazione e dal direttore esecutivo; esorta l'Ufficio a completare l'azione in questione al più presto;

12.  chiede un miglioramento generale nell'ambito della prevenzione e della lotta contro la corruzione mediante un approccio olistico, a cominciare da un migliore accesso pubblico ai documenti e da norme più rigorose in materia di conflitti d'interesse, l'introduzione o il rafforzamento dei registri per la trasparenza e la messa a disposizione di sufficienti risorse per le misure di applicazione della legge, nonché attraverso una migliore cooperazione tra gli Stati membri e con i paesi terzi interessati;

13.  invita l'agenzia ad adottare regole chiare in materia di informatori e lotta al fenomeno delle "porte girevoli";

Controlli interni

14.  prende atto che sono state attuate due delle sei norme di controllo interno contrassegnate come pendenti o non pienamente attuate; rileva che l'attuazione delle quattro norme restanti è in corso con l'ausilio di una consulenza esterna; invita l'Ufficio a comunicare all'autorità di discarico la piena attuazione delle norme di controllo interno restanti;

Audit interno

15.  osserva che, in seguito alla limitata revisione dell'attuazione delle norme di controllo interno effettuata dal Servizio di audit interno (IAS) della Commissione, undici raccomandazioni sono risultate attuate in modo adeguato e avrebbero dovuto essere chiuse dallo IAS; rileva inoltre che sette raccomandazioni degli anni precedenti restano aperte, di cui quattro sono valutate come "molto importanti" e tre "importanti"; chiede all'Ufficio di riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione delle raccomandazioni restanti;

Altre osservazioni

16.  riconosce le difficoltà incontrate nel gestire l'attuale crisi dei rifugiati; riconosce inoltre la probabilità che i compiti dell'agenzia crescano ulteriormente e che occorrerà incrementarne di conseguenza il bilancio e l'organico; invita pertanto l'agenzia a intensificare gli sforzi, a migliorare la sua gestione finanziaria e a presentare un piano d'azione affinché possa svolgere il proprio lavoro in maniera ottimale negli anni a venire;

°

°  °

17.  rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione di discarico, alla sua risoluzione del [xx xxxx 2016](13) [sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie].

18.2.2016

PARERE della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni

destinato alla commissione per il controllo dei bilanci

sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2014

(2015/2194(DEC))

Relatore per parere: Monica Macovei

SUGGERIMENTI

La commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni invita la commissione per il controllo dei bilanci, competente per il merito, a includere nella proposta di risoluzione che approverà i seguenti suggerimenti:

1.  constata che l'agenzia ha riportato nel 2014 circa 1,3 milioni di EUR in impegni di bilancio che non erano coperti da impegni giuridici, che il 28,6 % dei pagamenti risultano essere stati effettuati oltre i termini ultimi fissati dal regolamento finanziario e che è stato annullato il 21,2 % degli stanziamenti impegnati non differenziati riportati nel 2014, una quota superiore a quella del 2013 (16,5 %); conviene con la Corte dei conti secondo la quale ciò mette in luce carenze nella pianificazione finanziaria dell'agenzia e contrasta con il principio dell'annualità del bilancio, pur riconoscendo che in alcuni casi i riporti potrebbero essere dovuti al carattere pluriennale delle operazioni, delle procedure di appalto o dei progetti;

2.   prende atto delle conclusioni della Corte dei conti secondo cui i conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno in materia di asilo presentano fedelmente la posizione finanziaria dell'agenzia al 31 dicembre 2014 e le sue operazioni sono legittime e regolari;

3.  prende atto dell'elevato tasso di ricambio del personale nel 2014, con 14 membri del personale che hanno l'asciato l'agenzia, tra cui quattro in posti chiave; conviene con la Corte sul fatto che ciò rappresenta un grave rischio per il conseguimento degli obiettivi enunciati nel programma di lavoro annuale e in quello pluriennale;

4.  prende atto della questione irrisolta sollevata dalla Corte dei conti nel 2013 riguardo al fatto che i quesiti per i colloqui e i test sono stati elaborati dopo l'esame delle singole candidature, il che fa supporre che queste ultime abbiano influito sui quesiti stessi; constata al riguardo con preoccupazione che i comitati di valutazione non sempre hanno attribuito punti in base a tutti i criteri di selezione figuranti negli avvisi di posto vacante; esorta l'agenzia a ovviare senza indugio ai problemi riscontrati nella procedura di assunzione;

5.   si compiace dell'adozione di una politica sulla prevenzione e sulla gestione dei conflitti d'interesse in base agli orientamenti pubblicati dalla Commissione nel dicembre 2013 ed esorta l'agenzia a pubblicarla, unitamente ai CV e alle dichiarazioni di interessi e a fornire all'autorità competente per il discarico un riepilogo dei casi di conflitti d'interesse individuati; invita l'agenzia ad adottare regole chiare in materia di informatori e lotta al fenomeno delle "porte girevoli";

6.  riconosce le difficoltà incontrate nel gestire l'attuale crisi dei rifugiati; riconosce inoltre la probabilità che i compiti dell'agenzia crescano ulteriormente e che occorrerà incrementarne di conseguenza il bilancio e l'organico; invita pertanto l'agenzia a intensificare gli sforzi, a migliorare la sua gestione finanziaria e a presentare un piano d'azione affinché possa svolgere il proprio lavoro in maniera ottimale negli anni a venire.

ESITO DELLA VOTAZIONE FINALEIN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER PARERE

Approvazione

16.2.2016

 

 

 

Esito della votazione finale

+:

–:

0:

52

2

2

Membri titolari presenti al momento della votazione finale

Jan Philipp Albrecht, Gerard Batten, Michał Boni, Caterina Chinnici, Ignazio Corrao, Rachida Dati, Agustín Díaz de Mera García Consuegra, Frank Engel, Cornelia Ernst, Tanja Fajon, Laura Ferrara, Monika Flašíková Beňová, Lorenzo Fontana, Kinga Gál, Nathalie Griesbeck, Sylvie Guillaume, Jussi Halla-aho, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Sophia in ‘t Veld, Eva Joly, Sylvia-Yvonne Kaufmann, Timothy Kirkhope, Barbara Kudrycka, Kashetu Kyenge, Marju Lauristin, Monica Macovei, Roberta Metsola, Claude Moraes, József Nagy, Péter Niedermüller, Soraya Post, Judith Sargentini, Birgit Sippel, Branislav Škripek, Helga Stevens, Traian Ungureanu, Bodil Valero, Udo Voigt, Josef Weidenholzer, Cecilia Wikström, Kristina Winberg, Tomáš Zdechovský

Supplenti presenti al momento della votazione finale

Marina Albiol Guzmán, Carlos Coelho, Anna Maria Corazza Bildt, Pál Csáky, Daniel Dalton, Dennis de Jong, Gérard Deprez, Anna Hedh, Petr Ježek, Emil Radev, Christine Revault D’Allonnes Bonnefoy, Barbara Spinelli, Elissavet Vozemberg-Vrionidi

ESITO DELLA VOTAZIONE FINALEIN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER IL MERITO

Approvazione

4.4.2016

 

 

 

Esito della votazione finale

+:

–:

0:

15

3

1

Membri titolari presenti al momento della votazione finale

Louis Aliot, Inés Ayala Sender, Dennis de Jong, Martina Dlabajová, Ingeborg Gräßle, Verónica Lope Fontagné, Monica Macovei, Dan Nica, Gilles Pargneaux, Georgi Pirinski, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Marco Valli, Derek Vaughan, Anders Primdahl Vistisen, Tomáš Zdechovský

Supplenti presenti al momento della votazione finale

Marian-Jean Marinescu

Supplenti (art. 200, par. 2) presenti al momento della votazione finale

Bodil Valero

(1)

GU C 409, 9.12.2015, pag. 102.

(2)

GU C 409, 9.12.2015, pag. 102.

(3)

GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.

(4)

GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11.

(5)

GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72.

(6)

GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

(7)

GU C 409, 9.12.2015, pag. 102.

(8)

GU C 409, 9.12.2015, pag. 102.

(9)

GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.

(10)

GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11.

(11)

GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72.

(12)

GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

(13)

Testi approvati di tale data, P[8_TA(-PROV)(2016)0000].

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