Процедура : 2017/2177(DEC)
Етапи на разглеждане в заседание
Етапи на разглеждане на документа : A8-0083/2018

Внесени текстове :

A8-0083/2018

Разисквания :

PV 18/04/2018 - 10
CRE 18/04/2018 - 10

Гласувания :

PV 18/04/2018 - 12.35

Приети текстове :

P8_TA(2018)0140

ДОКЛАД     
PDF 772kWORD 78k
23.3.2018
PE 613.447v02-00 A8-0083/2018

относно освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година

(2017/2177(DEC))

Комисия по бюджетен контрол

Докладчик: Барт Стас

1. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ

1. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ

относно освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година

(2017/2177(DEC))

Европейският парламент,

–  като взе предвид окончателните годишни отчети на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година,

–  като взе предвид доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година, придружен от отговора на Службата(1),

–  като взе предвид декларацията за достоверност(2) относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции, предоставена от Сметната палата за финансовата 2016 година в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

–  като взе предвид препоръката на Съвета от 20 февруари 2018 г. относно освобождаването от отговорност на Службата във връзка с изпълнението на бюджета за финансовата 2016 година (05941/2018 – C8‑0087/2018),

–  като взе предвид член 319 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

–  като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета(3), и по-специално член 208 от него,

–  като взе предвид Регламент (ЕС) № 439/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 19 май 2010 г. за създаване на Европейска служба за подкрепа в областта на убежището(4), и по-специално член 36 от него,

–  като взе предвид Делегиран регламент (ЕС) № 1271/2013 на Комисията от 30 септември 2013 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета(5), и по-специално член 108 от него,

–  като взе предвид член 94 и приложение IV към своя правилник,

–  като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол и становището на комисията по граждански свободи, правосъдие и вътрешни работи (A8-0083/2018),

1.  отсрочва своето решение за освобождаване от отговорност на изпълнителния директор на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището във връзка с изпълнението на бюджета на Службата за финансовата 2016 година;

2.  представя своите забележки в резолюцията по-долу;

3.  възлага на своя председател да предаде настоящото решение, както и резолюцията, която е неразделна част от него, на изпълнителния директор на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището, на Съвета, Комисията и Сметната палата и да осигури публикуването им в Официален вестник на Европейския съюз (серия L).

2. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ

относно приключването на сметките на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година

(2017/2177(DEC))

Европейският парламент,

–  като взе предвид окончателните годишни отчети на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година,

–  като взе предвид доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година, придружен от отговора на Службата(6),

–  като взе предвид декларацията за достоверност(7) относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции, предоставена от Сметната палата за финансовата 2016 година в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

–  като взе предвид препоръката на Съвета от 20 февруари 2018 г. относно освобождаването от отговорност на Службата във връзка с изпълнението на бюджета за финансовата 2016 година (05941/2018 – C8‑0087/2018),

–  като взе предвид член 319 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

–  като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета(8), и по-специално член 208 от него,

–  като взе предвид Регламент (ЕС) № 439/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 19 май 2010 г. за създаване на Европейска служба за подкрепа в областта на убежището(9), и по-специално член 36 от него,

–  като взе предвид Делегиран регламент (ЕС) № 1271/2013 на Комисията от 30 септември 2013 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета(10), и по-специално член 108 от него,

–  като взе предвид член 94 и приложение IV към своя правилник,

–  като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол и становището на комисията по граждански свободи, правосъдие и вътрешни работи (A8-0083/2018),

1.  отлага приключването на сметките на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година;

2.  възлага на своя председател да предаде настоящото решение на изпълнителния директор на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището, на Съвета, Комисията и Сметната палата и да осигури публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз (серия L).

3. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА РЕЗОЛЮЦИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ,

съдържащо забележките, които са неразделна част от решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година

(2017/2177(DEC))

Европейският парламент,

–  като взе предвид своето решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година,

–  като взе предвид член 94 и приложение IV към своя правилник,

–  като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол и становището на комисията по граждански свободи, правосъдие и вътрешни работи (A8-0083/2018),

А.  като има предвид, че в контекста на процедурата по освобождаване от отговорност органът по освобождаване от отговорност подчертава особеното значение на по-нататъшното укрепване на демократичната легитимност на институциите на Съюза чрез повишаване на прозрачността и отчетността и прилагане на концепцията за бюджетиране, основано на изпълнението, и добро управление на човешките ресурси;

Б.  като има предвид, че според отчета за приходите и разходите(11) на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището („Службата“) нейният окончателен бюджет за финансовата 2016 година възлиза на 65 370 233,75 EUR, което представлява увеличение от 309,98% спрямо 2015 г.; като има предвид, че увеличението се дължи на новите допълнителни задачи, които са разширили нейния мандат;

В.  като има предвид, че 29 463 600 EUR се осигуряват от бюджета на Съюза, 21 710 759 EUR се осигуряват от други вноски, главно под формата на споразумения за отпускане на безвъзмездни средства от Комисията, а 1 900 134 EUR се осигуряват от вноски от асоциираните държави (Кралство Норвегия и Конфедерация Швейцария);

Г.  като има предвид, че в своя доклад относно годишните отчети на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2016 година („доклада на Палатата“) Сметната палата („Палатата“) заявява, че е получила достатъчна увереност, че годишните отчети на Службата са надеждни, но не е могла да получи достатъчни и подходящи одитни доказателства относно законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции;

Проследяване на изпълнението във връзка с освобождаването от отговорност за финансовите години 2013 и 2014

1.  отбелязва със загриженост броя нерешени въпроси и текущи корективни действия в отговор на коментарите на Палатата през 2013 и 2014 г. във връзка със забавените плащания, стандартите за вътрешен контрол (СВК) и голямото текучество на персонал; призовава Службата да приключи корективните действия възможно най-бързо през 2018 г. и да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно тяхното изпълнение;

Основание за изразяването на становище с резерви относно законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции и решението за отлагане на освобождаването от отговорност

2.  изразява съжаление относно направените от Палатата съществени констатации във връзка с две от петте големи процедури за възлагане на обществени поръчки от 2016 г., за които са извършени плащания през тази година, което показва липса на стриктност в процедурите за възлагане на обществени поръчки на Службата;

3.   припомня, че двама от тримата оференти, участващи в една одитирана процедура за възлагане на обществени поръчки за предоставяне на пътнически услуги по рамков договор за услуги на стойност 4 000 000 EUR за периода 2016 – 2020 г., са били помолени да предоставят допълнителна информация във връзка със същите критерии за подбор; припомня, че въпреки че нито един от тях не е предоставил исканата информация (автобиографии на лицата, които ще извършват услугата в сградата на Службата), само един от тях е бил изключен от процедурата по тази причина; отбелязва, че поръчката е възложена на другия оферент въз основа на допускането, че съответните автобиографии ще бъдат представени след сключването на договора; поради това счита, че процедурата за възлагане на обществени поръчки не е в съответствие с принципа на равно третиране и че договорът е възложен на оферент, който не изпълнява всички критерии за подбор; счита, че поради това рамковият договор и свързаните с него плащания от 2016 г. на стойност 920 561 EUR са нередовни;

4.   припомня, че през февруари 2016 г. Службата е възложила пряко рамков договор за временни услуги за подпомагане на нейните действия в отговор на миграционната криза за период от 12 месеца и на стойност 3 600 000 EUR; изразява съжаление, че този рамков договор е възложен на един предварително избран икономически оператор, без прилагане на нито една от процедурите за обществени поръчки, предвидени във Финансовия регламент на ЕС; счита, че поради това възлагането на поръчката не е в съответствие с определените от Съюза правила, а свързаните с договора плащания за 2016 г., възлизащи на 592 273 EUR, са нередовни;

5.  отбелязва, че сумите, свързани с възлагането на тези два рамкови договора, представляват 2,9% от общия размер на разходите на Службата за 2016 г.;

6.  отбелязва, че, според Службата, що се отнася до посочения в параграф 3 рамков договор, Службата е взела това решение, тъй като изпълнителят, на който е възложен договорът, е единственият, чийто наличен капацитет отговаря на договорните изисквания; отбелязва освен това, че що се отнася до посочения в параграф 4 рамков договор, действията на Службата са предприети в условията на изключителна спешност поради кризата с бежанците, която към онзи момент беше в разгара си, съчетана с необходимостта от изпълнение на решенията на Съвета във връзка със спешните задачи, възложени на Службата; отбелязва, че избраният при тези извънредни обстоятелства изпълнител преди това е бил избран от друга агенция на Съюза със седалище в Гърция; отбелязва, че решението е документирано и одобрено в процедура за искане на изключение;

7.  отправя искане към Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно мерките, предприети с цел решаване на установените от Палатата проблеми, до 15 юни 2018 г.;

8.  отбелязва, че Европейската служба за борба с измамите (OLAF) е започнала разследване относно работата на Службата; напълно зачита независимостта на разследването на OLAF и факта, че никоя отделна част на това разследване не може да бъде разкрита преди да приключи цялото разследване;

9.  счита, че освобождаването от отговорност преди цялата съответна информация относно работата на Службата да бъде напълно известна не би било отговорно; призовава OLAF да информира органа по освобождаване от отговорност за резултатите от разследването веднага след приключването му, така че всички съответни констатации да бъдат включени в доклада за освобождаване от отговорност на Службата за 2016 г.;

Коментари относно законосъобразността и редовността на операциите

10.  отбелязва, че според доклада на Палатата Службата е стартирала открита процедура (с пет обособени позиции) през август 2016 г. с цел възлагане на рамков договор, свързан с нейните нужди от културни посредници/устни преводачи в различни държави; отбелязва освен това, че общата стойност на рамковия договор за четирите обособени позиции, които са договорени и одитирани (обособени позиции 2 – 5), е  60 000 000 EUR за период от четири години; отбелязва, че тези четири обособени позиции са възложени на един оферент като пръв изпълнител в каскаден механизъм; отбелязва, че този оферент е изпълнил финансовите изисквания на критериите за подбор (годишен оборот в размер на 1 000 000 EUR), с изключение на една от предходните 3 години, за която е бил подписан „договор за обединяване“ с организация с нестопанска цел, ангажирала се да предостави своя „оборот“ за целите на оферента; припомня, че Финансовият регламент позволява да се разчита на финансовия и икономическия капацитет на други организации; изразява съжаление обаче, че в този случай не е ясно как „оборотът“ на тази организация би могъл да бъде предоставен, нито – предвид естеството на нейната дейност – дали тя би могла да подпомогне предоставянето на услугите, които следва да бъдат изпълнени; счита, че Службата е следвало да отхвърли тази оферта, тъй като тя не доказва изпълнение на изискванията за икономически и финансов капацитет на оферента; счита, че рамковият договор и всички свързани с него плащания са нередовни (няма извършени плащания през 2016 г.);

Бюджетно и финансово управление

11.  отбелязва със загриженост, че усилията за контрол на бюджета през финансовата 2016 година са довели до ниска степен на изпълнение на бюджета от 80,64%; отбелязва също така, че степента на изпълнение на бюджетните кредити за плащания е 63,40%;

12.  отбелязва, че работната програма на Службата е изменена три пъти, а нейният бюджет – четири пъти, за да се отчетат настъпилите през 2016 г. значителни промени, и по-специално значителното нарастване на обема на дейностите за оперативна подкрепа на Службата в горещите точки в някои държави членки и изпълнението на Изявлението на ЕС и Турция; призовава Службата да вземе предвид Специален доклад № 6/2017 на Палатата, озаглавен „Действия на ЕС в отговор на кризата с бежанците — подход на „горещите точки““, и призовава Палатата да отдаде приоритет на доклада относно последващите действия във връзка с този специален доклад, което беше изискано от Парламента с цел горещите точки да бъдат взети предвид като част от по-широката система за предоставяне на убежище в Съюза и неговите държави членки;

Поети задължения и преноси

13.  отбелязва, че равнището на пренесените бюджетни кредити за поети задължения за дял II (административни разходи) е високо в размер на 2 500 000 EUR, или 43,9 % (в сравнение с 1 076 583 EUR, или 36,9% през 2015 г.); установява, че пренесените бюджетни кредити се отнасят предимно до ИТ инфраструктура, писмени преводи и публикации, бизнес консултации и разходи за заседания на управителния съвет, за които са сключени договори в края на 2016 г. или са издадени фактури едва през 2017 г.;

14.  отбелязва, че преносите често са частично или напълно оправдани от многогодишния характер на оперативните програми на агенциите, не са непременно свързани със слабости при планирането и изпълнението на бюджета и невинаги са в противоречие с принципа за ежегодност на бюджета, особено ако са предварително планирани от Службата и са съобщени на Палатата;

Трансфери

15.  отбелязва, че изпълнителният директор е извършил 20 бюджетни трансфера през 2016 г., за да компенсира недостига на бюджетни средства и да отговори на лавинообразно нарастващите бюджетни потребности в горещите точки, особено след Изявлението на ЕС и Турция; отбелязва със загриженост, че един от четирите трансфера между дяловете е извършен съгласно решение на изпълнителния директор, въпреки че надвишава прага от 10%, установен в член 27, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент на EASO(12); отбелязва, че скоро след това трансферът е одобрен от управителния съвет при второто изменение на бюджета за 2016 г.;

16.  отбелязва, че поради миграционната криза бюджетът на Службата беше изменен поотделно четири пъти през 2016 г. в отговор на призивите от страна на Комисията и държавите членки за оперативно разширяване в контекста на увеличаването на лицата, търсещи убежище, пристигнали през периода 2015 – 2016 г.; счита, че това доведе до затруднения за Службата при усвояването на тези средства, което от своя страна предизвика известни анулирания и преноси, както и затруднения при спазването на бюджетните и финансовите правила; подчертава, че това положение следва да бъде преодоляно в бъдеще;

Обществени поръчки и политика относно персонала

17.  изразява съжаление относно факта, че що се отнася до свързаните с отчетите на Службата плащания, две от петте одитирани процедури по възлагане на обществени поръчки са неправомерни и във връзка с тях са извършени съответни неправомерни плащания, които представляват 2,9% от общите разходи; отбелязва също така подписването на неправомерен допълнителен рамков договор, за който не са били извършени плащания; отбелязва факта, че Службата вече е предприела коригиращи мерки през 2017 г., като е заменила договорите, произтичащи от тези процедури, с нови договори; отправя искане към Службата да гарантира, че такива нередности няма да се повторят;

18.  отбелязва със загриженост, че от обработените от Службата общо 4 861 плащания през 2016 г., 2 007 са извършени след изтичането на законоустановения срок (41%); отбелязва обаче, че това се дължи главно на експоненциалното увеличаване на бюджета; отбелязва, че според Службата нейните оперативни дейности са се увеличили експоненциално, което е довело до значително увеличение на броя на финансовите операции, които е трябвало да бъдат обработени от непроменения брой служители; отбелязва със задоволство различните мерки, предприети от Службата с цел коригиране на това положение; признава, че се очакваше тези мерки да доведат до нормализиране на плащанията до края на първата половина на 2017 г.; призовава Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно ефекта от тези мерки;

19.  отбелязва, че според доклада на Палатата възлагащият орган трябва да изиска информация в писмен вид за съставните елементи на цената или разходите, ако ги сметне за необичайно ниски, и да предостави на оферента възможност да представи своите забележки; отбелязва обаче, че за две обособени позиции (обособени позиции 3 и 5) за осигуряване на културни посредници/устни преводачи в различните държави Службата е получила финансови оферти, които са съответно с 50% и с 31% по-ниски от следващата най-ниска оферта; изразява дълбоко съжаление, че въпреки че това е индикация, че офертите са необичайно ниски, Службата не е счела за необходимо да изиска допълнителни пояснения по този въпрос от оферента;

20.  припомня, че през 2014 г. Комисията, от името на над 50 институции и органи на Съюза, в това число и Службата, е подписала рамков договор с един изпълнител за закупуването на софтуерни лицензи и осигуряването на поддръжка и обслужване; отбелязва, че изпълнителят по договора действа като посредник между Службата и доставчиците, чиито услуги отговарят на нуждите ѝ; отбелязва, че за тези посреднически услуги изпълнителят по договора има право да увеличи цената с между 2 и 9% от крайната цена на доставчиците; отбелязва, че през 2016 г. общата сума на плащанията към изпълнителя по рамковия договор е възлизала на 534 900 EUR; изразява съжаление за това, че Службата не е проверявала систематично цените и увеличенията, начислени към офертите на доставчиците, както и фактурите, издадени на изпълнителя по рамковия договор; отбелязва, че въз основа на отговора ѝ Службата е трябвало да въведе систематични проверки за всички заявени суми над 135 000 EUR, считано от 1 януари 2018 г.;

21.  отбелязва, че със значителното увеличаване на задачите, възложени на Службата в началото на 2016 г., нейните ресурси са били увеличени многократно, както от гледна точка на финансовите средства, така и на персонала; отбелязва със задоволство, че с цел тези ресурси да бъдат усвоени и управлявани по ефективен начин, е било взето решение за рационализиране на вътрешната организационна структура на Службата, като се отчитат възложените ѝ нови допълнителни задачи; отбелязва, че на 12 май 2016 г. управителният съвет е приел нова организационна структура за Службата, както беше предложил изпълнителният директор; призовава Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно подобренията, които се очакват в резултат на тази нова организация;

22.  отбелязва, че към 31 декември 2016 г. персоналът на Службата е наброявал 136 души, както на служба, така и назначен персонал, включително 86 срочно наети служители (от общо 91 длъжности, разрешени съгласно бюджета на Съюза), 43 договорно наети служители и 7 командировани национални експерти; посочва, че 63,2% от всички служители са били жени, а 36,8% – мъже; призовава Службата да отделя внимание на баланса между половете сред служителите и да го взема предвид при назначаването на служители в бъдеще;

23.  отбелязва със задоволство, че делът на оперативните длъжности се увеличава от 58,18% през 2015 г. до 63,31% през 2016 г. в резултат на бързото нарастване на оперативните дейности през 2016 г.;

24.  отбелязва, че Службата е получила една жалба след неуспешен изпитателен срок; изисква от Службата да информира органа по освобождаване от отговорност след като жалбата бъде приключена;

25.  отбелязва, че през 2016 г. служителите на Службата са ползвали средно 2,4 дни отпуск по болест; отбелязва с известна загриженост, че Службата не е докладвала относно бюджета или броя дни, които служителите са посветили на дейности, свързани с благосъстоянието, през 2016 г.; изразява съжаление, че Службата не е посочила изпълнените през 2016 г. различни дейности, свързани с благосъстоянието, както беше поискано от Парламента;

26.   отбелязва със загриженост, че Службата все още не е въвела политика за предотвратяване на тормоза; призовава Службата да създаде мрежа от доверени съветници като част от политиката в областта на защитата на личното достойнство и борбата с психическия и сексуалния тормоз, както и да провежда сесии за повишаване на осведомеността, да предоставя стандартна информация относно тормоза на своя интранет сайт и да въведе програма за новоназначените служители, включително презентация относно здравето и благосъстоянието;

Предотвратяване и управление на конфликти на интереси, прозрачност и демократичност

27.  признава, че според Службата през първата половина на 2018 г. тя ще разработи практическо ръководство относно управлението и предотвратяването на конфликтите на интереси, както и задължителни правила за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности; призовава Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно изпълнението на тази мярка;

28.  отбелязва, че Службата ще засили натиска върху членовете на управителния съвет да представят своите декларации за интереси за публикуване; припомня, че прозрачността е важен елемент за поддържане на доверието на гражданите на Съюза в неговите институции; призовава Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност по въпроса;

29.  отбелязва, че Службата не е отговорила на въпроса дали всички срещи с лобисти са били регистрирани и оповестени; призовава Службата да предостави отговор на органа по освобождаване от отговорност;

30.  отбелязва, че през 2016 г. Службата е получила осем заявки за достъп до документи, като е предоставила пълен достъп до седем документа и е отказала заявката за достъп до един документ, тъй като не е разполагала с информация, но заявителите са били насочени към компетентните органи;

31.  отбелязва, че Службата не разполага със служебни превозни средства, но планира да закупи два автомобила в бъдеще;

Основни постижения

32.  приветства трите основни постижения, посочени от Службата за 2016 г., а именно:

–  оказването на активна подкрепа на държавите членки, и по-специално Гърция и Италия, за справянето с безпрецедентния и непрекъснат натиск върху техните системи за предоставяне на убежище;

–  оказването на пълна подкрепа за прилагането на схемата на Съюза за преместване в Италия и Гърция за лица, които очевидно се нуждаят от международна закрила;

–  засилването на дейностите с цел своевременно и ефикасно реагиране на предизвикателствата, свързани с последователното прилагане на общата европейска система за убежище;

33.  отбелязва със задоволство, че през 2016 г. 218 обучители са взели участие в 15 сесии „Обучение за обучаващи“, организирани от Службата; отбелязва освен това, че Службата е организирала 361 национални сесии за обучение на своята платформа за електронно обучение „Програма за обучение на EASO“ за 5 833 национални служители;

Вътрешен контрол

34.  отбелязва, че в началото на 2016 г. от общо 16-те СВК четири са частично приложени, а един не е въведен; отбелязва, че Службата е разработила липсващите правила за прилагане на Правилника за длъжностните лица (СВК № 3), създала е система за годишна оценка (СВК № 4), за първи път е провела процедура за управление на риска (СВК № 6), приела е Харта за управление на информационните технологии и Харта за управление на проекти (СВК № 7) и е постигнала напредък в определянето и въвеждането на правила за управлението на документи, като е одобрила политиката за управление на документи (СВК № 11); призовава Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно подобренията, свързани с прилагането на тези СВК;

35.  отбелязва, че според доклада на Палатата споразумението за отпускане на безвъзмездни средства за закупуването и последващото даряване на гръцката държава на 90 машини за сканиране на пръстови отпечатъци и 90 съвместими компютри (оборудване) на стойност 1 100 000 EUR е изисквало доставка на оборудване за ИТ структурата на полицията в Атина и разпределянето му оттам към горещите точки, разположени на гръцките острови; припомня, че описанието на тази дейност предвижда служители на Службата да присъстват на място, за да се осигури правилното извършване на доставката, инсталацията и последващото прехвърляне на собствеността над оборудването на гръцката полиция; въпреки това изразява дълбоко съжаление, че служителите на Службата не са присъствали на място, за да изпълнят това условие, както и че потвърждението от страна на отговорните гръцки органи, че оборудването е било доставено в горещите точки през февруари и началото на март 2016 г. и че се използва по предназначение, е получено едва през юли 2017 г.; отбелязва, че според отговора на Службата на 23 май 2016 г. Службата за първи път официално е поискала потвърждение от гръцките органи относно доставката и инсталирането на оборудването в горещите точки;

36.  отбелязва, че през 2016 г. Службата е била изправена пред няколко предизвикателства в своята оперативна среда, включващи не само съществено увеличение на нейния бюджет и нарастване на нейните задачи, но също така и съществено увеличение на броя на операциите, смяна на отговорния счетоводител с няколко междинни решения и въвеждане на система за „работен процес без използване на хартия“; изразява съжаление, че тази ситуация на съществена промяна и нестабилност не е подобрена нито чрез повторно валидиране на счетоводната система, нито чрез въвеждане на система за редовни последващи проверки на операциите; отбелязва, че според отговора на Службата през 2017 г. е планирано повторно валидиране на счетоводната система и в средносрочен план ще се обмисли приемането на стратегия за последващи проверки;

Вътрешни одити

37.  отбелязва, че през 2016 г. Службата е била подложена на одит, извършен от Службата за вътрешен одит (IAS) относно изпълнението на бюджета и изпълнението на плана за възлагане на обществени поръчки в Службата; отбелязва, че одиторите са признали усилията, които Службата продължава да полага, за да гарантира доброто функциониране на административните процеси, като например изпълнението на бюджета и възлагането на обществени поръчки, докато същевременно е изправена пред оперативните проблеми, свързани с нейната роля в кризата с бежанците; отбелязва със задоволство, че Службата е подобрила значително изпълнението на бюджета си и че изпълнението на бюджета се счита за задоволително; отбелязва освен това, че въпреки сравнително високия им размер преносите са счетени за обосновани; счита, че Службата следва да подобри планирането си на процедурите за възлагане на обществени поръчки за административни разходи; отбелязва, че мониторингът на процедурите и конкретните договори, сключени като част от рамкови договори, е слаб и поради това следва да бъде допълнително засилен; отбелязва, че Службата продължава да работи заедно с IAS с цел разработване на конкретни действия за свеждане до минимум на установените рискове; призовава Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно предприетите мерки за подобряване на процедурите за възлагане на обществени поръчки;

38.  отбелязва, че в началото на 2016 г. Службата има три отворени плана за действие вследствие на трите одита, извършени през 2014 и 2015 г.; отбелязва със задоволство, че Службата е приключила 19 от общо 20-те неизпълнени последващи действия, произтичащи от извършените от IAS одити; отбелязва, че Службата очаква да приключи работа по единствената препоръка, която все още не е приключена, след като бъде приет новият регламент за създаване на пълноправната агенция;

Други коментари

39.  отбелязва, че на 4 май 2016 г. Комисията представи предложение за нов регламент, в който се предлага преобразуването на Службата в пълноправна агенция;

40.  припомня, че съгласно член 46 от Регламент (ЕС) № 439/2010(13) Службата трябва да възложи извършването на независима външна оценка на постигнатите резултати; отбелязва, че тематичният обхват на оценката е обхванал добавената стойност за Съюза, както и ефективността и въздействието на Службата в приноса ѝ за прилагането на общата европейска система за убежище, включително законодателния пакет в областта на убежището; отбелязва, че външните оценители са представили своите констатации и препоръки на управителния съвет през януари 2016 г.; отбелязва, че Службата се е съгласила да разработи план за действие за разглеждане на деветте препоръки, отправени от външните оценители; призовава Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно изпълнението на този план за действие;

41.  изисква от Службата да подобри своите процеси на вътрешен контрол; приветства корективните действия, които вече са въведени под формата на приемането на нови СВК; обръща внимание на липсата на правилно планиране за процедурите за възлагане на обществени поръчки и припомня на Службата за неговото значение дори в условия на криза; отбелязва, че Службата не е застраховала 65 контейнера (852 136 EUR), намиращи се на рисково местоположение, където преди това други контейнери са били разрушени при размирици; отбелязва, че Службата е счела, че такова застраховане не е икономически ефективно; отбелязва, че Службата не е събрала своевременно всички свои средства, свързани с възстановяване на ДДС, за 2014 и 2015 г.; приветства факта, че това възстановяване впоследствие е било приключено;

42.  отбелязва, че според доклада на Палатата Службата е закупила и инсталирала 65 контейнера, които трябва да се използват като мобилни офиси в горещите точки в Гърция и Италия на обща стойност 852 136 EUR; отбелязва, че някои от тези контейнери са поставени на място, където впоследствие подобни контейнери, които не са били собственост на Службата, са били разрушени при размирици; отбелязва, че Службата не е сключила застраховка за контейнерите срещу този риск, тъй като нейното ръководство е решило, че е икономически неефективно да бъде сключена застраховка;

43.  отбелязва, че Службата е изменила своя договор за наем и през втората половина на 2016 г. е разширила своето офис пространство в допълнителен блок на сградата, в която се намират помещенията ѝ; отбелязва, че вследствие на нарасналите отговорности и задачи броят на служителите следва да се увеличи до 500 до края на 2020 г., което създава значително търсене на повече офис пространство; призовава Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно очакваните бюджетни последици от това увеличение;

44.  отбелязва откриването на представителства в Рим и Атина и разширяването на ролята на Службата в целия Съюз, която работи в по-голяма близост до горещите точки;

45.  отбелязва назначаването на служители за връзка в институциите на Съюза в Брюксел и Европейската агенция за гранична и брегова охрана с цел да се насърчи поддържането на по-тесни връзки и да се улесни сътрудничеството в области от взаимен интерес;

46.  отбелязва, че според отговорите на Службата обменът на информация относно излизането на Обединеното кралство от ЕС между Службата и Комисията е бил задълбочен и че Службата се придържа към съветите на Генерална дирекция „Миграция и вътрешни работи“ на Комисията и се подготвя по съответния начин, също така и с оглед на преобразуването си в нова Агенция на Европейския съюз в областта на убежището;

47.  отбелязва с неудовлетворение, че Службата не е отговорила на въпроса на органа по освобождаване от отговорност за усилията ѝ да осигури икономически ефективно и екологосъобразно работно място и да намали или компенсира емисиите на CO2; призовава Службата да обърне внимание и на екологичните последици от дейността си, особено с оглед на бъдещото разрастване на числения състав до 500 служители;

o

o o

48.  по отношение на други забележки, придружаващи решението за освобождаване от отговорност, които имат хоризонтален характер, препраща към своята резолюция от ... 2018 г.(14) относно резултатите от дейността, финансовото управление и контрола на агенциите.

7.2.2018

OPINION of the Committee on Civil Liberties, Justice and Home Affairs

for the Committee on Budgetary Control

on discharge in respect of the implementation of the budget of the European Asylum Support Office for the financial year 2016

(2017/2177(DEC))

Rapporteur: Kostas Chrysogonos

SUGGESTIONS

The Committee on Civil Liberties, Justice and Home Affairs calls on the Committee on Budgetary Control, as the committee responsible, to incorporate the following suggestions into its motion for a resolution:

1.  Welcomes the Court of Auditors' conclusions that the annual accounts of the European Asylum Support Office (‘the Office’) present fairly its financial position on 31 December 2016; notes, however, the qualifying remarks on two procurement procedures;

2.  Highlights that in order to cover significant additional tasks since the start of 2015 including its support to Member States of first entry, in particular for the registration and interviewing of asylum applicants and for the relocation scheme, the budget of the Office increased by 273 %; underlines the fact that the Office’s staff increased by only 34 % and that far fewer experts from Member States have been deployed to Member States of first entry than actually needed;

3.  Notes that due to the migration crisis the Office had its budget amended at four different occasions in 2016 to respond to calls from the European Commission and Member States for an operational expansion in light of an increase of asylum-seekers arrivals in 2015-2016; this has resulted in difficulties for the Office absorbing those funds which, in turn, led to certain cancellations and carry-overs as well as difficulties in complying with budgetary and financial rules; stresses that this situation should be solved for the future;

4.  Notes that the level of committed appropriations for Title II (administrative expenditure) carried over was high at EUR 2,5 million (43,9 %) and corresponds to contracts signed towards the end of 2016, in part due to additional budget payments towards the end of that year or for which invoices were received only in 2017; requests therefore that the Office improves its budgetary management;

5.  Regrets the fact that for the payments underlying EASO’s accounts, two of the five procurement procedures audited were irregular and had corresponding irregular payments representing 2.9% of the total expenditures; notes also the signature of an irregular additional framework contract for which no payments were made; notes the fact that the Office has already taken remedial action in 2017 replacing the contracts resulting from these procedures with new contracts; asks the Office to ensure such irregularities will not be repeated;

6.  Requests the Office to improve its internal control processes; welcomes the remedial actions that have already been put in place in terms of the adoption of new internal control standards; stresses the lack of proper planning for public procurement procedures and reminds of its importance even in a crisis environment; notes that the Office did not insure 65 containers (EUR 852 136) located in a risky location where other containers have previously been destroyed by riots; notes that the Office considered such insurance not to be cost effective; notes that the Office had not recovered all its VAT reimbursement in a timely fashion for the years 2014 and 2015; and welcomes that this recovery has since been concluded;

7.  Welcomes the fact that the late payment ratio decreased from 65 % in January 2016 to 9 % in October 2016, while the total number of transactions increased from 483 in January 2016 to 806 in October 2016; calls on the Office to complete the necessary corrective actions, such as those relating to late payments, reimbursement of costs; welcomes measures already undertaken regarding a new recruitment policy and the decrease in staff turnover; calls on the Office to submit to the discharge authority its plans to reform its budgetary planning and management performance parameters;

8.  Urges the Office to build on its policies of 2013 concerning prevention of conflicts of interest, in line with good practice and Commission guidelines; calls on the Office to ensure the implementation of the policies adopted in 2017 concerning the effective protection of whistleblowers, while awaiting full Commission proposals.

INFORMATION ON ADOPTION IN COMMITTEE ASKED FOR OPINION

Date adopted

1.2.2018

 

 

 

Result of final vote

+:

–:

0:

45

6

0

Members present for the final vote

Asim Ademov, Heinz K. Becker, Malin Björk, Michał Boni, Caterina Chinnici, Frank Engel, Cornelia Ernst, Raymond Finch, Lorenzo Fontana, Ana Gomes, Nathalie Griesbeck, Sylvie Guillaume, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Filiz Hyusmenova, Sophia in ‘t Veld, Dietmar Köster, Barbara Kudrycka, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Roberta Metsola, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Judith Sargentini, Birgit Sippel, Branislav Škripek, Csaba Sógor, Sergei Stanishev, Helga Stevens, Traian Ungureanu, Marie-Christine Vergiat, Udo Voigt, Josef Weidenholzer, Kristina Winberg, Tomáš Zdechovský, Auke Zijlstra

Substitutes present for the final vote

Kostas Chrysogonos, Carlos Coelho, Gérard Deprez, Maria Grapini, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Marek Jurek, Andrejs Mamikins, Angelika Mlinar, Jaromír Štětina

Substitutes under Rule 200(2) present for the final vote

Georges Bach, Jonathan Bullock, Julia Reda, Francis Zammit Dimech

FINAL VOTE BY ROLL CALL IN COMMITTEE ASKED FOR OPINION

45

+

ALDE

Gérard Deprez, Nathalie Griesbeck, Filiz Hyusmenova, Sophia in 't Veld, Angelika Mlinar

ECR

Marek Jurek, Branislav Škripek, Helga Stevens

GUE/NGL

Malin Björk, Kostas Chrysogonos, Cornelia Ernst, Marie-Christine Vergiat

PPE

Asim Ademov, Georges Bach, Heinz K. Becker, Michał Boni, Carlos Coelho, Frank Engel, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Barbara Kudrycka, Roberta Metsola, Csaba Sógor, Jaromír Štětina, Traian Ungureanu, Francis Zammit Dimech, Tomáš Zdechovský

S&D

Caterina Chinnici, Ana Gomes, Maria Grapini, Sylvie Guillaume, Dietmar Köster, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Andrejs Mamikins, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Birgit Sippel, Sergei Stanishev, Josef Weidenholzer

VERTS/ALE

Julia Reda, Judith Sargentini

6

-

EFDD

Jonathan Bullock, Raymond Finch, Kristina Winberg

ENF

Lorenzo Fontana, Auke Zijlstra

NI

Udo Voigt

0

0

 

 

Key to symbols:

+  :  in favour

-  :  against

0  :  abstention

ИНФОРМАЦИЯ ОТНОСНО ПРИЕМАНЕТО ВЪВ ВОДЕЩАТА КОМИСИЯ

Дата на приемане

20.3.2018

 

 

 

Резултат от окончателното гласуване

+:

–:

0:

24

0

0

Членове, присъствали на окончателното гласуване

Nedzhmi Ali, Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Dennis de Jong, Tamás Deutsch, Martina Dlabajová, Raffaele Fitto, Ingeborg Gräßle, Cătălin Sorin Ivan, Jean-François Jalkh, Arndt Kohn, Notis Marias, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Indrek Tarand, Marco Valli, Derek Vaughan, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

Заместници, присъствали на окончателното гласуване

Karin Kadenbach, Julia Pitera, Miroslav Poche

ПОИМЕННО ОКОНЧАТЕЛНО ГЛАСУВАНЕ ВЪВ ВОДЕЩАТА КОМИСИЯ

24

+

ALDE

Nedzhmi Ali, Martina Dlabajová

ECR

Raffaele Fitto, Notis Marias

EFDD

Marco Valli

ENF

Jean-François Jalkh

GUE/NGL

Dennis de Jong

PPE

Tamás Deutsch, Ingeborg Gräßle, Julia Pitera, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

S&D

Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Cătălin Sorin Ivan, Karin Kadenbach, Arndt Kohn, Miroslav Poche, Derek Vaughan

VERTS/ALE

Bart Staes, Indrek Tarand

0

-

 

 

0

0

 

 

Легенда на използваните знаци:

+  :  „за“

-  :  „против“

0  :  „въздържал се“

(1)

ОВ C 417, 6.12.2017 г., стр. 79.

(2)

ОВ C 417, 6.12.2017 г., стр. 79.

(3)

OВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1.

(4)

ОВ L 132, 29.5.2010 г., стр. 11.

(5)

OВ L 328, 7.12.2013 г., стр. 42.

(6)

ОВ C 417, 6.12.2017 г., стр. 79.

(7)

ОВ C 417, 6.12.2017 г., стр. 79.

(8)

OВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1.

(9)

ОВ L 132, 29.5.2010 г., стр. 11.

(10)

OВ L 328, 7.12.2013 г., стр. 42.

(11)

ОВ C 245, 29.7.2017 г., стр.16.

(12)

  Решение № 20 на управителния съвет на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището от 27 декември 2013 г. относно Финансовия регламент на EASO

(13)

  Регламент (ЕС) № 439/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 19 май 2010 г. за създаване на Европейска служба за подкрепа в областта на убежището (ОВ L 132, 29.5.2010 г., стр. 11).

(14)

Приети текстове от тази дата, P8_TA-PROV(2018)0000.

Последно осъвременяване: 11 април 2018 г.Правна информация