BETÆNKNING om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016
23.3.2018 - (2017/2177(DEC))
Budgetkontroludvalget
Ordfører: Bart Staes
1. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE
om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016
Europa-Parlamentet,
– der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016,
– der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016, med kontorets svar[1],
– der henviser til Revisionsrettens erklæring[2] for regnskabsåret 2016 om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, jf. artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til Rådets henstilling af 20. februar 2018 om decharge til kontoret for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),
– der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002[3], særlig artikel 208,
– der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 439/2010 af 19. maj 2010 om oprettelse af et europæisk asylstøttekontor[4], særlig artikel 36,
– der henviser til Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 af 30. september 2013 om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012[5], særlig artikel 108,
– der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,
– der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A8-0083/2018),
1. udsætter sin afgørelse om decharge til den administrerende direktør for Det Europæiske Asylstøttekontor for gennemførelsen af kontorets budget for regnskabsåret 2016;
2. fremsætter sine bemærkninger i nedenstående beslutning;
3. pålægger sin formand at sende denne afgørelse og beslutningen, der er en integrerende del heraf, til den administrerende direktør for Det Europæiske Asylstøttekontor, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at de offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).
2. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE
om afslutning af regnskaberne for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016
Europa-Parlamentet,
– der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016,
– der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016, med kontorets svar[6],
– der henviser til Revisionsrettens erklæring[7] for regnskabsåret 2016 om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, jf. artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til Rådets henstilling af 20. februar 2018 om decharge til kontoret for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),
– der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002[8], særlig artikel 208,
– der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 439/2010 af 19. maj 2010 om oprettelse af et europæisk asylstøttekontor[9], særlig artikel 36,
– der henviser til Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 af 30. september 2013 om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012[10], særlig artikel 108,
– der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,
– der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A8-0083/2018),
1. udsætter afslutningen af regnskaberne for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016;
2. pålægger sin formand at sende denne afgørelse til den administrerende direktør for Det Europæiske Asylstøttekontor, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at den offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).
3. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING
med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016
Europa-Parlamentet,
– der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016,
– der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,
– der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A8-0083/2018),
A. der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren gerne vil understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden, gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;
B. der henviser til, at det endelige budget for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016 ifølge dets opgørelse over indtægter og udgifter[11] var på 65 370 233,75 EUR, hvilket svarer til en stigning på 309,98 % sammenlignet med 2015; der henviser til, at stigningen skyldtes nye eller yderligere opgaver i forbindelse med kontorets udvidede mandat;
C. der henviser til, at 29 463 600 EUR stammer fra EU-budgettet, 21 710 759 EUR stammer fra andre bidrag, hovedsagelig i form af tilskudsaftaler fra Kommissionen, og 1 900 134 EUR stammer fra bidrag fra associerede lande (Kongeriget Norge og Det Schweiziske Forbund);
D. der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016 ("Revisionsretten beretning") har fastslået, at den har fået rimelig sikkerhed for, at kontorets årsregnskab er rigtigt, men at den ikke har kunnet opnå tilstrækkeligt og egnet revisionsbevis for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed;
Opfølgning på decharge for 2013 og 2014
1. bemærker med bekymring antallet af udestående spørgsmål og igangværende korrigerende foranstaltninger som reaktion på Revisionsrettens bemærkninger i 2012 og 2014 i forbindelse med forsinkede betalinger, interne kontrolstandarder og den store personaleudskiftning; opfordrer kontoret til at afslutte de korrigerende foranstaltninger så hurtigt som muligt i løbet af 2018 og til at aflægge rapport om gennemførelsen af dem til dechargemyndigheden;
Grundlaget for erklæringen med forbehold om lovligheden og den formelle rigtighed af de underliggende transaktioner og afgørelsen om at udsætte meddelelsen af decharge
2. beklager dybt de undersøgelsesresultater, som Revisionsretten har anført i forbindelse med to af de fem større udbudsprocedurer i 2016, der førte til betalinger i løbet af året, hvilket vidner om manglende stringens i kontorets udbudsprocedurer:
3. minder om, at to af de tre tilbudsgivere, der deltog i en revideret udbudsprocedure om levering af rejseydelser under en rammekontrakt til en værdi af 4 000 000 EUR i perioden 2016-2020, blev bedt om at indsende yderligere oplysninger vedrørende de samme udvælgelseskriterier; minder om, at selv om ingen af dem indsendte de udbedte oplysninger (CV'er for de personer, der skulle udføre arbejdet i kontorets lokaler), blev kun den ene tilbudsgiver udelukket fra udbuddet af denne grund; noterer sig, at den anden tilbudsgiver fik tildelt kontrakten med en aftale om, at de relevante CV'er ville blive indsendt efter kontrakttildelingen; mener derfor, at udbudsproceduren ikke blev gennemført under overholdelse af princippet om ligebehandling, og at kontrakten blev tildelt en tilbudsgiver, der ikke opfyldte samtlige udvælgelseskriterier; mener, at rammekontrakten og de dertil knyttede betalinger i 2016 på 920 920 EUR derfor er regelstridige;
4. minder om, at kontoret i februar 2016 foretog en direkte tildeling af en rammekontrakt med en varighed på 12 måneder og til en værdi af 3 600 000 EUR vedrørende midlertidige tjenesteydelser, som skulle støtte dets reaktion på migrationskrisen; beklager, at rammekontrakten blev tildelt én enkelt forhåndsudvalgt økonomisk aktør uden anvendelse af de udbudsprocedurer, der er fastlagt i finansforordningen; er af den opfattelse, at tildelingen således ikke var i overensstemmelse med de relevante EU-regler, og at de dertil knyttede betalinger i 2016 på 592 273 EUR derfor er regelstridige;
5. bemærker, at de beløb, som der er tale om i forbindelse med tildelingen af disse to rammekontrakter, udgør 2,9 % af kontorets samlede udgifter i 2016;
6. noterer sig, at kontoret i forbindelse med den i punkt 3 nævnte rammekontrakt ifølge eget udsagn traf denne afgørelse, fordi den kontrahent, der fik tildelt kontrakten, var den eneste, der havde kapacitet til at kunne opfylde kontraktforpligtelserne; bemærker endvidere med hensyn til den i punkt 4 nævnte rammekontrakt, at kontoret traf disse foranstaltninger på baggrund af et yderst påtrængende behov, der opstod som følge af flygtningekrisen, der var på sit højeste på det tidspunkt, samtidig med at det var nødvendigt at gennemføre Rådets afgørelser om de hasteopgaver, der var blevet betroet kontoret; bemærker, at den tilbudsgiver, der blev valgt under disse usædvanlige omstændigheder, tidligere havde indgået en kontrakt med et andet EU-agentur i Grækenland; bemærker, at afgørelsen blev dokumenteret og godkendt i en undtagelsesanmodning;
7. anmoder kontoret om inden den 15. juni 2018 at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der er truffet for at afhjælpe de problemer, som Revisionsretten har påpeget;
8. bemærker, at Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) har indledt en undersøgelse af kontorets aktiviteter; respekterer fuldt ud uafhængigheden af OLAF's undersøgelse og det forhold, at det ikke er muligt at offentliggøre enkelte dele af en sådan undersøgelse, før hele undersøgelsen er afsluttet;
9. er af den opfattelse, at det ikke ville være ansvarligt at meddele decharge, før man er bekendt med samtlige relevante oplysninger vedrørende kontorets aktiviteter; opfordrer OLAF til at underrette dechargemyndigheden om resultatet af undersøgelsen, så snart den er afsluttet, med henblik på at inkludere alle relevante resultater i 2016-dechargebetænkningen for kontoret;
Bemærkninger om transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed
10. bemærker på grundlag af Revisionsrettens beretning, at kontoret i august 2016 iværksatte et offentligt udbud (fem delkontrakter) med henblik på tildeling af en rammekontrakt til dækning af dets behov for kulturformidlere/tolke i forskellige lande; bemærker endvidere, at de fire delkontrakter under rammekontrakten, der blev underskrevet og revideret (delkontrakt 2-5), beløb sig til 60 000 000 EUR over fire år; konstaterer, at disse fire delkontrakter blev tildelt den samme tilbudsgiver som første kontrahent i et kaskadesystem; noterer sig, at denne kontrahent opfyldte udvælgelseskriteriernes finansielle krav (1 000 000 EUR i årlig omsætning), undtagen i ét af de tre foregående år, for hvilket der var underskrevet en "availment contract" med en nonprofitorganisation, som forpligtede sig til at stille sin omsætning til rådighed for kontrahenten; minder om, at finansforordningen tillader økonomiske aktører at basere sig på andre enheders finansielle og økonomiske kapacitet; beklager imidlertid, at det i dette tilfælde ikke står klart, hvordan denne enhed kunne stille sin omsætning til rådighed, eller hvordan den i betragtning af sine aktiviteters karakter kunne støtte leveringen af de ønskede tjenesteydelser; mener, at kontoret burde have afvist tilbuddet, fordi kravene til tilbudsgiverens økonomiske og finansielle kapacitet ikke var overholdt; anser følgelig rammekontrakten og alle de dertil knyttede betalinger for at være regelstridige (ingen betalinger afholdt i 2016);
Budgetmæssig og økonomisk forvaltning
11. bemærker med bekymring, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2016 resulterede i en lav budgetgennemførelsesgrad på 80,64 %; bemærker endvidere, at udnyttelsesgraden for betalingsbevillinger var på 63,40 %;
12. bemærker, at kontorets arbejdsprogram blev ændret tre gange og dets budget fire gange med henblik på at tage hensyn til væsentlige forandringer, der fandt sted i 2016, navnlig den markante stigning i kontorets operationelle aktiviteter til støtte for hotspots i visse medlemsstater og gennemførelsen af erklæringen fra EU og Tyrkiet; anmoder kontoret om at tage hensyn til Revisionsrettens særberetning nr. 6/2017 med titlen "EU's reaktion på flygtningekrisen: 'hotspottilgangen'", og opfordrer Revisionsretten til at prioritere den opfølgningsrapport til denne særberetning, som blev udarbejdet på anmodning af Parlamentet for at tage hensyn til hotspots som led i det bredere asylsystem i EU og dets medlemsstater;
Forpligtelser og fremførsler
13. bemærker, at fremførslen af forpligtede bevillinger for afsnit II (administrationsudgifter) var høj og udgjorde 2 500 000 EUR eller 43,9 % (sammenlignet med 1 076 583 EUR i 2014 eller 36,9 % i 2015); anerkender, at disse fremførsler primært vedrører IT-infrastruktur, oversættelser og publikationer, konsulentydelser og omkostninger til bestyrelsesmøder, som var omfattet af kontrakter indgået i slutningen af 2016, eller som først blev faktureret i 2017;
14. bemærker, at fremførsler ofte er delvist eller helt berettigede på grund af den flerårige karakter af agenturernes operationelle programmer, ikke nødvendigvis er tegn på svagheder i budgetplanlægningen og -gennemførelsen og heller ikke altid er i strid med budgetprincippet om etårighed, navnlig ikke, hvis kontoret har planlagt dem på forhånd og underrettet Revisionsretten derom;
Overførsler
15. bemærker, at den administrerende direktør gennemførte 20 budgetoverførsler i 2016 for at kompensere for utilstrækkelige midler og for at tage højde for det eksponentielt stigende budgetbehov i hotspottene, navnlig efter erklæringen fra EU og Tyrkiet; bemærker endvidere med bekymring, at én af de fire overførsler, som blev gennemført mellem afsnit, blev foretaget i kraft af en afgørelse truffet af den administrerende direktør, til trods for at den overskred den grænse på 10 %[12], som er fastsat i artikel 27, stk. 1, litra a), i de finansielle bestemmelser for EASO; bemærker, at overførslen kort efter blev godkendt af bestyrelsen i forbindelse med den anden ændring til 2016-budgettet;
16. bemærker, at kontorets budget som følge af migrationskrisen blev ændret ved fire forskellige lejligheder i 2016 som en reaktion på Kommissionens og medlemsstaternes opfordringer til en operationel udvidelse i lyset af en stigende tilstrømning af asylansøgere i 2015-2016; mener, at dette har resulteret i, at kontoret har haft svært ved at udnytte disse midler, hvilket igen har ført til visse annulleringer og fremførsler samt vanskeligheder med at overholde de budgetmæssige og finansielle bestemmelser; understreger, at der bør findes en løsning på denne situation i fremtiden;
Udbud og personalepolitik
17. beklager, at to af de fem udbudsprocedurer, som blev revideret, og som ligger til grund for kontorets årsregnskab, var regelstridige, og at de tilsvarende betalinger, som udgjorde 2,9 % af de samlede udgifter, også var regelstridige; noterer sig også undertegnelsen af en ulovlig supplerende rammekontrakt, for hvilken der ikke blev afholdt betalinger; bemærker, at kontoret allerede har truffet afhjælpende foranstaltninger i 2017 med henblik på at erstatte de kontrakter, som følger af disse procedurer, med nye kontrakter; anmoder kontoret om at sikre, at sådanne uregelmæssigheder ikke gentager sig;
18. bemærker med bekymring, at 2 007 af de 4 861 betalinger, som kontoret behandlede i 2016, blev foretaget efter den lovpligtige frist (41 %); bemærker imidlertid, at dette hovedsageligt skyldtes den eksponentielle budgetstigning; anerkender på baggrund af kontorets angivelser, at dets operationelle aktiviteter er steget eksponentielt, hvilket har ført til en betydelig stigning i antallet af finansielle transaktioner, der skal behandles af et uændret antal medarbejdere; bemærker med tilfredshed de forskellige foranstaltninger, som kontoret har iværksat med henblik på at rette op på denne situation; anerkender, at disse foranstaltninger forventedes at føre til en normalisering af betalinger ved udgangen af første halvår 2017; opfordrer kontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om virkningerne af disse foranstaltninger;
19. bemærker, at de ordregivende myndigheder ifølge Revisionsrettens beretning skriftligt skal anmode om oplysninger om sammensætningen af en pris eller omkostning, hvis disse forekommer at være unormalt lave, og at de skal give tilbudsgiveren lejlighed til at fremsætte sine bemærkninger; noterer sig i forbindelse med to af delkontrakterne (3 og 5) om levering af kulturformidlere/tolke i forskellige lande, at kontoret modtog økonomiske tilbud, der var henholdsvis 50 % og 31 % lavere end de næstbilligste tilbud; beklager dybt, at kontoret – selv om dette indikerer, at tilbuddene var unormalt lave – ikke anså det for nødvendigt at bede tilbudsgiveren om en nærmere forklaring;
20. minder om, at Kommissionen i 2014 på vegne af mere end 50 EU-institutioner og ‑organer, herunder kontoret, undertegnede en rammekontrakt med én kontrahent om indkøb af softwarelicenser og levering af dertil knyttet vedligeholdelse og support; bemærker, at rammekontrahenten fungerer som en formidler mellem kontoret og leverandører, som kan varetage kontorets behov; noterer sig, at rammekontrahenten har ret til at opkræve et gebyr for disse formidlingstjenester på mellem 2 % og 9 % af leverandørernes priser; noterer sig endvidere, at de samlede betalinger til rammekontrahenten i 2016 androg 534 900 EUR; beklager, at kontoret ikke systematisk sammenholdt priserne og provisionerne med leverandørernes tilbud og fakturaer til rammekontrahenten; bemærker på baggrund af kontorets svar, at det skulle have indført systematisk kontrol for hvert tilbud på over 135 000 EUR fra 1. januar 2018;
21. bemærker, at kontoret som følge af den betydelige stigning i de arbejdsopgaver, der blev tildelt kontoret i begyndelsen af 2016, gentagne gange fik øget sine ressourcer, både med hensyn til finansielle bevillinger og personale; bemærker med tilfredshed, at det med henblik på at absorbere og forvalte disse ressourcer på en effektiv måde blev besluttet at strømline kontorets interne organisationsstruktur under hensyntagen til de nye opgaver, som det var blevet tildelt; bemærker, at bestyrelsen den 12. maj 2016 vedtog en ny organisationsstruktur for kontoret som foreslået af den administrerende direktør; opfordrer kontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de forventede forbedringer som følge af disse foranstaltninger;
22. bemærker, at kontoret pr. 31. december 2016 havde 136 ansatte – både aktive og udnævnte – heraf 86 midlertidigt ansatte (ud af 91 godkendte stillinger i EU-budgettet), 43 kontraktansatte og 7 udstationerede nationale eksperter; bemærker, at 63,2 % af alle ansatte var kvinder, mens 36,8 % var mænd; opfordrer kontoret til at være mere opmærksom på kønsbalancen blandt personalet og til at tage dette aspekt i betragtning i forbindelse med fremtidige ansættelser;
23. bemærker med tilfredshed, at der var en stigning i kategorien operationelle jobtyper fra 58,18 % i 2015 til 63,31 % i 2016 som følge af den hurtige stigning i aktionsrelaterede aktiviteter i 2016;
24. bemærker, at kontoret har modtaget én klage efter en ikkebestået prøvetid; anmoder kontoret om at underrette dechargemyndigheden, når klagen er blevet behandlet;
25. bemærker, at det gennemsnitlige sygefravær for kontorets medarbejdere i 2016 var på 2,4 dage; bemærker med en vis bekymring, at kontoret ikke har rapporteret om, hvor mange midler eller antal dage der er blevet brugt på aktiviteter til fysisk velvære pr. medarbejder i 2016; beklager, at kontoret ikke angav de forskellige aktiviteter til fysisk velvære, der blev iværksat i 2016, således som Parlamentet havde anmodet om;
26. konstaterer med bekymring, at kontoret endnu ikke har indført en chikaneforebyggelsespolitik; opfordrer kontoret til at oprette et netværk af fortrolige rådgivere som en del af politikken for beskyttelse af personers værdighed og forebyggelse af psykisk og seksuel chikane og til at afholde informationsmøder, udarbejde standardoplysninger om chikane på sit intranet og indføre et program for nyansatte, herunder en præsentation om sundhed og trivsel;
Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt gennemsigtighed og demokrati
27. anerkender på baggrund af kontorets angivelser, at det i første halvdel af 2018 vil udarbejde en praktisk vejledning om håndtering og forebyggelse af interessekonflikter samt udarbejde bindende regler for beskyttelse af whistleblowere; opfordrer kontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne foranstaltning;
28. bemærker, at kontoret vil øge presset på bestyrelsesmedlemmerne for at få dem til at fremlægge deres interessekonflikterklæringer med henblik på offentliggørelse; minder om, at gennemsigtighed er en afgørende forudsætning for at kunne bevare EU-borgernes tillid til EU-institutionerne; opfordrer kontoret til at aflægge rapport om dette spørgsmål til dechargemyndigheden;
29. bemærker, at kontoret ikke har svaret på spørgsmålet om, hvorvidt alle møder med lobbyister blev registreret og offentliggjort; opfordrer kontoret til at besvare dette spørgsmål fra dechargemyndigheden;
30. bemærker, at kontoret i 2016 modtog otte anmodninger om aktindsigt i dokumenter, hvoraf kontoret gav fuld adgang til syv dokumenter og afviste anmodningen om adgang til ét dokument, fordi dette ikke var tilgængeligt for kontoret og således henviste anmodningen om adgang til de relevante myndigheder;
31. bemærker, at kontoret ikke har nogen officielle køretøjer, men planlægger et fremtidigt køb af to køretøjer;
Vigtigste resultater
32. glæder sig over kontorets tre væsentligste resultater i 2016:
– det støttede aktivt medlemsstaterne, navnlig Grækenland og Italien, i forbindelse med håndteringen af det hidtil usete og vedvarende pres på deres asylsystemer
– det støttede fuldt ud gennemførelsen af Unionens omfordelingsmekanisme i Italien og Grækenland for personer med et klart behov for international beskyttelse
– det udvidede sine aktiviteter med henblik på at reagere rettidigt og effektivt på de udfordringer, der er forbundet med den sammenhængende gennemførelse af det fælles europæiske asylsystem;
33. bemærker med tilfredshed, at 218 undervisere i 2016 deltog i 15 "Train the Trainers"-arrangementer arrangeret af kontoret; bemærker endvidere, at kontoret forestod 361 nationale uddannelsessessioner på sin e-læringsplatform "EASO Training Curriculum" for 5 833 nationale medarbejdere;
Interne kontroller
34. bemærker, at fire interne kontrolstandarder ud af de i alt 16 interne kontrolstandarder i begyndelsen af 2016 var delvist gennemført, og at én ikke var gennemført; bemærker, at kontoret udarbejdede de manglende gennemførelsesbestemmelser til personalevedtægten (intern kontrolstandard nr. 3), indførte sit årlige bedømmelsessystem (intern kontrolstandard nr. 4), for første gang iværksatte en risikostyringsproces (intern kontrolstandard nr. 6), vedtog et IT-styringscharter samt et styringscharter for projektledelsen (Project Management Governance Charter) (intern kontrolstandard nr. 7) samt gjorde fremskridt med hensyn til at definere og gennemføre regler for dokumentforvaltning ved at godkende dokumentstyringspolitikken (intern kontrolstandard nr. 11); opfordrer kontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om fremskridtene i forbindelse med gennemførelsen af disse interne standarder;
35. bemærker på baggrund af Revisionsrettens beretning, at tilskudsaftalen for indkøb og efterfølgende donation til den græske stat af 90 fingeraftryksscannere og 90 kompatible computere (udstyr) til et beløb af 1 100 000 EUR indebar, at udstyret skulle leveres til IT-afdelingen hos politiet i Athen og derfra sendes videre til hotspottene på de græske øer; minder om, at foranstaltningen ifølge beskrivelsen krævede, at ansatte fra kontoret skulle være til stede for at sikre korrekt levering og installering og efterfølgende skulle overdrage ejerskabet til det græske politi; beklager imidlertid, at ingen ansatte fra kontoret var til stede for at opfylde dette krav, og at det først i juli 2017 modtog en bekræftelse fra de relevante græske myndigheder på, at udstyret var blevet leveret til hotspottene i februar og begyndelsen af marts 2016 og nu anvendes til det tilsigtede formål; bemærker på baggrund af kontorets svar, at kontoret først den 23. marts 2016 formelt havde anmodet de græske myndigheder om en bekræftelse på, at hotspottene havde fået leveret og installeret udstyret;
36. konstaterer, at kontoret i 2016 stod over for adskillige udfordringer i sit operationelle miljø, herunder ikke blot en væsentlig forhøjelse af dets budget og en væsentlig udvidelse af dets opgaver, men også en betydelig stigning i antallet af transaktioner, en udskiftning af regnskabsføreren efter flere midlertidige løsninger samt indførelse af et papirløst workflowsystem; beklager, at denne situation med store forandringer og ustabilitet hverken blev afhjulpet ved en revalidering af regnskabssystemet eller ved indførelse af et system med regelmæssig efterfølgende kontrol af transaktioner; bemærker på baggrund af kontorets svar, at revalideringen af regnskabssystemet var planlagt til at finde sted i 2017, og at en strategi for efterfølgende kontrol vil blive overvejet på mellemlang sigt;
Intern revision
37. bemærker, at kontoret i 2016 var genstand for en revision udført af den interne revisionstjeneste (IAS) om kontorets gennemførelse af budgettet og udbudsplanen; bemærker, at revisorerne anerkendte de igangværende bestræbelser fra kontoret side på at sikre velfungerende administrative processer, såsom budgetgennemførelse og udbudsprocedurer, samtidig med at kontoret var konfronteret med operationelle udfordringer i tilknytning til dets rolle i flygtningekrisen; bemærker med tilfredshed, at kontoret har forbedret budgetgennemførelsen markant, og at budgetgennemførelsen blev anset for at være tilfredsstillende; bemærker endvidere, at fremførslerne, til trods for at de var relativt høje, blev anset for at være berettigede; mener, at kontoret bør styrke sin planlægning af udbudsprocedurer vedrørende administrationsudgifter; bemærker, at overvågningen af de procedurer og specifikke kontrakter, der blev indgået under rammekontrakterne, er svag og derfor bør styrkes yderligere; bemærker, at kontoret fortsætter med at arbejde sammen med IAS om at udvikle konkrete foranstaltninger til at minimere de identificerede risici; opfordrer kontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der er truffet for at forbedre udbudsprocedurerne;
38. bemærker, at kontoret i begyndelsen af 2016 havde tre åbne handlingsplaner som følge af tre revisioner, der blev gennemført i 2014 og 2015; bemærker med tilfredshed, at kontoret afsluttede 19 af de 20 udestående opfølgende tiltag, der stammer fra revisioner foretaget af IAS; bemærker, at kontoret forventer at afslutte en anbefaling, der stadig er åben, når den nye forordning om oprettelsen det fuldt udbyggede agentur er vedtaget;
Andre bemærkninger
39. bemærker, at Kommissionen den 4. maj 2016 forelagde et forslag til en ny forordning, i hvilket det blev foreslået at omdanne kontoret til et fuldt udviklet agentur;
40. minder om, at kontoret i henhold til artikel 46 i forordning (EU) nr. 439/2010[13] skal bestille en uafhængig ekstern evaluering af dets resultater; bemærker, at det tematiske område for evalueringen omfattede EU-merværdien og effektiviteten og virkningen af kontorets bidrag til gennemførelsen af det fælles europæiske asylsystem, herunder asyllovgivningspakken; noterer sig, at de eksterne bedømmere fremlagde deres konklusioner og anbefalinger for bestyrelsen i januar 2016; bemærker, at kontoret vedtog at udarbejde en handlingsplan for at imødekomme de eksterne bedømmeres ni anbefalinger; opfordrer kontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af handlingsplanen;
41. opfordrer kontoret til at forbedre sine interne kontrolprocedurer; glæder sig over de afhjælpende foranstaltninger, som allerede er iværksat med hensyn til vedtagelsen af nye standarder for intern kontrol; henleder opmærksomheden på, at planlægningen af offentlige udbudsprocedurer er mangelfuld, og minder kontoret om betydningen heraf selv i en krisesituation; noterer sig, at kontoret ikke forsikrede 65 containere (852 136 EUR), som var placeret på risikable steder, hvor andre containere tidligere var blevet ødelagt under optøjer; bemærker, at kontoret vurderede, at en sådan forsikring ikke var omkostningseffektiv; bemærker, at kontoret ikke rettidigt havde inddrevet alle sine momsgodtgørelser for årene 2014 og 2015; glæder sig over, at godtgørelserne efterfølgende er blevet inddrevet;
42. bemærker på baggrund af Revisionsrettens beretning, at kontoret købte og installerede 65 containere, der skulle anvendes som mobile kontorer på de græske og italienske hotspots, for et samlet beløb på 852 136 EUR; bemærker, at nogle af containerne blev placeret på steder, hvor lignende containere, som ikke tilhørte kontoret, senere blev ødelagt under optøjer; noterer sig, at kontoret ikke havde tegnet forsikring til dækning af containerne imod denne risiko, eftersom ledelsen besluttede, at det ikke var omkostningseffektivt at tegne en forsikring;
43. bemærker, at kontoret efter at have ændret sin lejeaftale i anden halvdel af 2016 udvidede sit kontorareal med en ekstra blok i den ejendom, hvor det har sine lokaler; bemærker, at antallet af medarbejdere som følge af de øgede ansvarsområder og opgaver ventes at stige til 500 frem til udgangen af 2020, hvilket således skaber et stort behov for mere kontorplads; opfordrer kontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de forventede budgetmæssige konsekvenser af denne stigning;
44. noterer sig åbningen af kontorer i Rom og Athen og den øgede rolle, som kontoret spiller i hele Unionen, i takt med at det kommer tættere på hotspottene;
45. noterer sig udpegelsen af forbindelsesofficerer ved Unionens institutioner i Bruxelles og Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning med henblik på at fremme tættere forbindelser og lette samarbejdet på områder af gensidig interesse;
46. bemærker på baggrund af kontorets svar, at udvekslingen af oplysninger om brexit mellem kontoret og Kommissionen har været grundig, og at kontoret nøje følger de råd, der kommer fra Kommissionens Generaldirektorat for Migration og Indre Anliggender, og forbereder sig i overensstemmelse hermed, også i lyset af kontorets omdannelse til et nyt europæisk asylagentur;
47. bemærker med utilfredshed, at kontoret ikke har besvaret dechargemyndighedens spørgsmål vedrørende dets indsats for at sikre en omkostningseffektiv og miljøvenlig arbejdsplads og reducere eller kompensere for CO2-emissioner; opfordrer kontoret til også at tage hensyn til de miljømæssige konsekvenser af dets aktiviteter, navnlig i betragtning af at det i fremtiden vil blive udvidet op til 500 ansatte;
o
o o
48. henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af ... 2018[14] om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.
7.2.2018
UDTALELSE fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender
til Budgetkontroludvalget
om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2016
Ordfører for udtalelse: Kostas Chrysogonos
FORSLAG
Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender opfordrer Budgetkontroludvalget, som er korresponderende udvalg, til at optage følgende forslag i det beslutningsforslag, det vedtager:
1. glæder sig over Revisionsrettens konklusioner om, at årsregnskabet for Det Europæiske Asylstøttekontor (støttekontoret) giver et retvisende billede af støttekontorets finansielle stilling pr. 31. december 2016; bemærker dog forbeholdene med hensyn til to udbudsprocedurer;
2. understreger, at støttekontorets budget er øget med 273 % for at dække væsentlige supplerende opgaver, som det blev tildelt i begyndelsen af 2015, herunder støttekontorets støtte til de medlemsstater, hvor første indrejse sker, navnlig i forbindelse med registrering og interview af asylansøgere og omfordelingsordningen; understreger, at antallet af ansatte i støttekontoret kun er steget med 34 %, og at der er udsendt langt færre eksperter fra medlemsstaterne til de medlemsstater, hvor første indrejse sker, end der reelt har været behov for;
3. bemærker, at støttekontorets budget som følge af migrationskrisen blev ændret ved fire forskellige lejligheder i 2016 som en reaktion på Europa-Kommissionens og medlemsstaternes opfordringer til en operationel udvidelse i lyset af en stigende tilstrømning af asylansøgere i 2015-2016; dette har resulteret i, at støttekontoret har haft svært ved at udnytte disse midler, hvilket igen har ført til visse annulleringer og fremførsler samt vanskeligheder med at overholde de budgetmæssige og finansielle bestemmelser; understreger, at der bør findes en løsning på denne situation i fremtiden;
4. bemærker, at niveauet af fremførte forpligtede bevillinger under afsnit II (administrationsudgifter) var højt, nemlig 2,5 mio. EUR (43,9 %), og svarer til kontrakter, der blev undertegnet hen imod udgangen af 2016, delvis som følge af supplerende budgetbetalinger, der blev afholdt hen imod udgangen af året, eller for hvilke fakturaerne først blev modtaget i 2017; anmoder derfor om, at støttekontoret forbedrer sin budgetforvaltning;
5. beklager, at for så vidt angår de betalinger, der ligger til grund for EASO's årsregnskab, var to af de fem udbudsprocedurer, der blev revideret, regelstridige, og de tilsvarende betalinger, som udgjorde 2,9 % af de samlede udgifter, var også regelstridige; noterer sig også undertegnelsen af en ulovlig supplerende rammekontrakt, for hvilken der ikke blev afholdt betalinger; bemærker, at støttekontoret allerede har truffet afhjælpende foranstaltninger i 2017 med henblik på at erstatte de kontrakter, som følger disse procedurer, med nye kontrakter; anmoder støttekontoret om at sikre, at sådanne uregelmæssigheder ikke gentager sig;
6. opfordrer støttekontoret til at forbedre sine interne kontrolprocedurer; glæder sig over de afhjælpende foranstaltninger, som allerede er iværksat med hensyn til vedtagelsen af nye standarder for intern kontrol; understreger, at planlægningen af offentlige udbudsprocedurer er mangelfuld, og minder om betydningen heraf selv i en krisesituation; noterer sig, at støttekontoret ikke forsikrede 65 containere (852 136 EUR), som var placeret på risikable steder, hvor andre containere tidligere er blevet ødelagt under optøjer; bemærker, at støttekontoret vurderede, at en sådan forsikring ikke var omkostningseffektiv; bemærker, at støttekontoret ikke rettidigt havde inddrevet alle sine momsgodtgørelser for årene 2014 og 2015; og glæder sig over, at godtgørelserne efterfølgende er blevet inddrevet;
7. glæder sig over, at procentdelen af forsinkede betalinger faldt fra 65 % i januar 2016 til 9 % i oktober 2016, mens det samlede antal transaktioner steg fra 483 i januar 2016 til 806 i oktober 2016; opfordrer støttekontoret til at afslutte de nødvendige korrigerende foranstaltninger, f.eks. dem som vedrører sene betalinger og godtgørelse af udgifter; glæder sig over de foranstaltninger, der allerede er truffet med henblik på en ny ansættelsespolitik og faldet i personaleudskiftningen; opfordrer støttekontoret til at forelægge dechargemyndigheden sin plan om reform af budgetplanlægningen og de forvaltningsmæssige resultatparametre;
8. opfordrer indtrængende støttekontoret til at bygge videre på sin politik fra 2013 om forebyggelse af interessekonflikter i overensstemmelse med god praksis og Kommissionens retningslinjer; opfordrer støttekontoret til at sørge for gennemførelsen af de politikker, der blev vedtaget i 2017 om en effektiv beskyttelse af whistleblowere, i afventning af Kommissionens fulde forslag.
OPLYSNINGER OM VEDTAGELSE I RÅDGIVENDE UDVALG
|
Dato for vedtagelse |
1.2.2018 |
|
|
|
|
|
Resultat af den endelige afstemning |
+: –: 0: |
45 6 0 |
|||
|
Til stede ved den endelige afstemning - medlemmer |
Asim Ademov, Heinz K. Becker, Malin Björk, Michał Boni, Caterina Chinnici, Frank Engel, Cornelia Ernst, Raymond Finch, Lorenzo Fontana, Ana Gomes, Nathalie Griesbeck, Sylvie Guillaume, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Filiz Hyusmenova, Sophia in ‘t Veld, Dietmar Köster, Barbara Kudrycka, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Roberta Metsola, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Judith Sargentini, Birgit Sippel, Branislav Škripek, Csaba Sógor, Sergei Stanishev, Helga Stevens, Traian Ungureanu, Marie-Christine Vergiat, Udo Voigt, Josef Weidenholzer, Kristina Winberg, Tomáš Zdechovský, Auke Zijlstra |
||||
|
Til stede ved den endelige afstemning - stedfortrædere |
Kostas Chrysogonos, Carlos Coelho, Gérard Deprez, Maria Grapini, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Marek Jurek, Andrejs Mamikins, Angelika Mlinar, Jaromír Štětina |
||||
|
Til stede ved den endelige afstemning - stedfortrædere (forretningsordenens art. 200, stk. 2) |
Georges Bach, Jonathan Bullock, Julia Reda, Francis Zammit Dimech |
||||
ENDELIG AFSTEMNING VED NAVNEOPRÅB I RÅDGIVENDE UDVALG
|
45 |
+ |
|
|
ALDE |
Gérard Deprez, Nathalie Griesbeck, Filiz Hyusmenova, Sophia in 't Veld, Angelika Mlinar |
|
|
ECR |
Marek Jurek, Branislav Škripek, Helga Stevens |
|
|
GUE/NGL |
Malin Björk, Kostas Chrysogonos, Cornelia Ernst, Marie-Christine Vergiat |
|
|
PPE |
Asim Ademov, Georges Bach, Heinz K. Becker, Michał Boni, Carlos Coelho, Frank Engel, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Barbara Kudrycka, Roberta Metsola, Csaba Sógor, Jaromír Štětina, Traian Ungureanu, Francis Zammit Dimech, Tomáš Zdechovský |
|
|
S&D |
Caterina Chinnici, Ana Gomes, Maria Grapini, Sylvie Guillaume, Dietmar Köster, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Andrejs Mamikins, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Birgit Sippel, Sergei Stanishev, Josef Weidenholzer |
|
|
VERTS/ALE |
Julia Reda, Judith Sargentini |
|
|
6 |
- |
|
|
EFDD |
Jonathan Bullock, Raymond Finch, Kristina Winberg |
|
|
ENF |
Lorenzo Fontana, Auke Zijlstra |
|
|
NI |
Udo Voigt |
|
|
0 |
0 |
|
|
|
|
|
Tegnforklaring:
+ : for
- : imod
0 : hverken/eller
OPLYSNINGER OM VEDTAGELSE I KORRESPONDERENDE UDVALG
|
Dato for vedtagelse |
20.3.2018 |
|
|
|
|
|
Resultat af den endelige afstemning |
+: –: 0: |
24 0 0 |
|||
|
Til stede ved den endelige afstemning - medlemmer |
Nedzhmi Ali, Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Dennis de Jong, Tamás Deutsch, Martina Dlabajová, Raffaele Fitto, Ingeborg Gräßle, Cătălin Sorin Ivan, Jean-François Jalkh, Arndt Kohn, Notis Marias, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Indrek Tarand, Marco Valli, Derek Vaughan, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller |
||||
|
Til stede ved den endelige afstemning – stedfortrædere |
Karin Kadenbach, Julia Pitera, Miroslav Poche |
||||
ENDELIG AFSTEMNING VED NAVNEOPRÅBI KORRESPONDERENDE UDVALG
|
24 |
+ |
|
|
ALDE |
Nedzhmi Ali, Martina Dlabajová |
|
|
ECR |
Raffaele Fitto, Notis Marias |
|
|
EFDD |
Marco Valli |
|
|
ENF |
Jean-François Jalkh |
|
|
GUE/NGL |
Dennis de Jong |
|
|
PPE |
Tamás Deutsch, Ingeborg Gräßle, Julia Pitera, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller |
|
|
S&D |
Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Cătălin Sorin Ivan, Karin Kadenbach, Arndt Kohn, Miroslav Poche, Derek Vaughan |
|
|
VERTS/ALE |
Bart Staes, Indrek Tarand |
|
|
0 |
- |
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
|
|
|
|
Tegnforklaring:
+ : for
- : imod
0 : hverken/eller
- [1] EUT C 417 af 6.12.2017, s. 79.
- [2] EUT C 417 af 6.12.2017, s. 79.
- [3] EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1.
- [4] EUT L 132 af 29.5.2010, s. 11.
- [5] EUT L 328 af 7.12.2013, s. 42.
- [6] EUT C 417 af 6.12.2017, s. 79.
- [7] EUT C 417 af 6.12.2017, s. 79.
- [8] EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1.
- [9] EUT L 132 af 29.5.2010, s. 11.
- [10] EUT L 328 af 7.12.2013, s. 42.
- [11] EUT C 245 af 29.7.2017, s. 16.
- [12] Afgørelse nr. 20 vedrørende de finansielle bestemmelser for EASO af 27. december 2013, truffet af bestyrelsen for Det Europæiske Asylstøttekontor.
- [13] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 439/2010 af 19. maj 2010 om oprettelse af et europæisk asylstøttekontor (EUT L 132 af 29.5.2010, s. 11).
- [14] Vedtagne tekster af denne dato, P8_TA-PROV(2018)0000.