Procédure : 2017/2177(DEC)
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A8-0083/2018

Débats :

PV 18/04/2018 - 10
CRE 18/04/2018 - 10

Votes :

PV 18/04/2018 - 12.35

Textes adoptés :

P8_TA(2018)0140

RAPPORT     
PDF 596kWORD 75k
23.3.2018
PE 613.447v02-00 A8-0083/2018

concernant la décharge sur l’exécution du budget du Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l’exercice 2016

(2017/2177(DEC))

Commission du contrôle budgétaire

Rapporteur: Bart Staes

1. PROPOSITION DE DÉCISION DU PARLEMENT EUROPÉEN

1. PROPOSITION DE DÉCISION DU PARLEMENT EUROPÉEN

concernant la décharge sur l’exécution du budget du Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l’exercice 2016

(2017/2177(DEC))

Le Parlement européen,

–  vu les comptes annuels définitifs du Bureau européen d’appui en matière d’asile (ci-après le «Bureau») relatifs à l’exercice 2016,

–  vu le rapport de la Cour des comptes sur les comptes annuels du Bureau européen d’appui en matière d’asile relatifs à l’exercice 2016, accompagné de la réponse du Bureau(1),

–  vu la déclaration d'assurance(2) concernant la fiabilité des comptes ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, fournie par la Cour des comptes pour l'exercice 2016 conformément à l'article 287 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

–  vu la recommandation du Conseil du 20 février 2018 sur la décharge à donner au Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l'exécution du budget pour l'exercice 2016 (05941/2018 – C8‑0087/2018),

–  vu l'article 319 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

–  vu le règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002(3) du Conseil, et notamment son article 208,

–  vu le règlement (UE) nº 439/2010 du Parlement européen et du Conseil du 19 mai 2010 portant création d’un Bureau européen d’appui en matière d’asile(4), et notamment son article 36,

–  vu le règlement délégué (UE) n° 1271/2013 de la Commission du 30 septembre 2013 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 208 du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil(5), et notamment son article 108,

–  vu l’article 94 et l’annexe IV de son règlement intérieur,

–  vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l’avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A8-0083/2018),

1.  ajourne sa décision concernant la décharge au directeur exécutif du Bureau européen d’appui en matière d’asile sur l’exécution du budget du Bureau pour l’exercice 2016;

2.  présente ses observations dans la résolution ci-après;

3.  charge son Président de transmettre la présente décision, ainsi que la résolution qui en fait partie intégrante, au directeur exécutif du Bureau européen d'appui en matière d'asile, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes, et d'en assurer la publication au Journal officiel de l'Union européenne (série L).

2. PROPOSITION DE DÉCISION DU PARLEMENT EUROPÉEN

sur la clôture des comptes du Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l’exercice 2016

(2017/2177(DEC))

Le Parlement européen,

–  vu les comptes annuels définitifs du Bureau européen d’appui en matière d’asile relatifs à l’exercice 2016,

–  vu le rapport de la Cour des comptes sur les comptes annuels du Bureau européen d’appui en matière d’asile relatifs à l’exercice 2016, accompagné de la réponse du Bureau(6),

–  vu la déclaration d'assurance(7) concernant la fiabilité des comptes ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, fournie par la Cour des comptes pour l'exercice 2016 conformément à l'article 287 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

–  vu la recommandation du Conseil du 20 février 2018 sur la décharge à donner au Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l'exécution du budget pour l'exercice 2016 (05941/2018 – C8‑0087/2018),

–  vu l'article 319 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

–  vu le règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002(8) du Conseil, et notamment son article 208,

–  vu le règlement (UE) nº 439/2010 du Parlement européen et du Conseil du 19 mai 2010 portant création d’un Bureau européen d’appui en matière d’asile(9), et notamment son article 36,

–  vu le règlement délégué (UE) n° 1271/2013 de la Commission du 30 septembre 2013 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 208 du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil(10), et notamment son article 108,

–  vu l’article 94 et l’annexe IV de son règlement intérieur,

–  vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l’avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A8-0083/2018),

1.  reporte la clôture des comptes du Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l’exercice 2016;

2.  charge son Président de transmettre la présente décision au directeur exécutif du Bureau européen d'appui en matière d'asile, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes, et d'en assurer la publication au Journal officiel de l'Union européenne (série L).

3. PROPOSITION DE RÉSOLUTION DU PARLEMENT EUROPÉEN

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l’exécution du budget du Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l’exercice 2016

(2017/2177(DEC))

Le Parlement européen,

–  vu sa décision concernant la décharge sur l’exécution du budget du Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l’exercice 2016,

–  vu l’article 94 et l’annexe IV de son règlement intérieur,

–  vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l’avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A8-0083/2018),

A.  considérant que, dans un contexte de procédure de décharge, l’autorité de décharge insiste sur l’importance particulière de renforcer encore la légitimité démocratique des institutions de l’Union en améliorant la transparence et la responsabilité et en appliquant les concepts de budgétisation axée sur les performances et de bonne gestion des ressources humaines;

B.  considérant que, selon l’état de ses recettes et de ses dépenses(11), le budget définitif du Bureau européen d’appui en matière d’asile (ci-après le «Bureau») pour l’exercice 2016 était de 65 370 233,75 EUR, soit une hausse de 309,98 % par rapport à 2015; que cette augmentation s’explique par les nouvelles missions qui lui ont été confiées, élargissant son mandat;

C.  considérant que 29 463 600 EUR proviennent du budget de l’Union, que 21 710 759 EUR résultent d’autres contributions, qui prennent principalement la forme de conventions de subvention de la part de la Commission, et que 1 900 134 EUR proviennent des contributions des pays associés (le Royaume de Norvège et la Confédération suisse);

D.  considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels du Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l’exercice 2016 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») a affirmé avoir obtenu des assurances raisonnables que les comptes annuels du Bureau étaient fiables, mais qu’elle n’a pas pu recueillir d’éléments probants suffisants et appropriés pour étayer la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes;

Suivi des décharges 2013 et 2014

1.  observe avec inquiétude le nombre de questions en suspens et de mesures correctives en cours en réponse aux observations de la Cour sur les exercices 2013 et 2014 concernant les retards de paiement, les normes de contrôle interne (NCI) et la rotation rapide des effectifs; demande au Bureau de mettre en œuvre les mesures correctrices dès que possible en 2018 et d’informer l’autorité de décharge des résultats de leur mise en œuvre;

Justification de l’opinion avec réserve sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes et de la décision de reporter l’octroi de la décharge

2.  déplore vivement les constatations significatives faites par la Cour concernant deux des cinq procédures de marchés importantes de 2016 pour lesquelles des paiements ont été effectués au cours de l’exercice, ce qui témoigne d’un manque de rigueur dans les procédures de passation de marchés du Bureau:

3.   rappelle que deux des trois soumissionnaires ayant participé à une procédure de marché auditée visant la prestation de services de voyage au titre d’un contrat-cadre d’un montant de 4 000 000 EUR pour la période de 2016 à 2020 ont été invités à fournir des informations complémentaires par rapport à un même critère de sélection; rappelle que, bien qu’aucun des deux n’ait présenté les informations demandées (à savoir les CV des personnes devant s’acquitter de la tâche dans les locaux du Bureau), un seul a été exclu de la procédure pour cette raison; fait observer que le deuxième s’est vu attribuer le marché sous réserve que les CV concernés soient fournis une fois le marché attribué; est donc d’avis que la procédure de marché n’a pas respecté le principe d’égalité de traitement et que le marché a été attribué à un soumissionnaire qui ne satisfaisait pas à tous les critères de sélection; estime que le contrat-cadre et les paiements correspondants effectués en 2016, d’un montant de 920 561 EUR, sont donc irréguliers;

4.   rappelle qu’en février 2016, le Bureau a attribué directement un contrat-cadre, d’une durée de 12 mois et d’un montant de 3 600 000 EUR, pour recruter du personnel intérimaire de soutien dans le cadre de sa réponse à la crise migratoire; déplore que ce contrat-cadre ait été attribué à un seul opérateur économique présélectionné, sans qu’aucune des procédures de passation des marchés prévues par le règlement financier ne soit suivie; estime que cette attribution n’était donc pas conforme aux règles de l’Union applicables, et que les paiements correspondants effectués en 2016, qui se sont élevés à 592 273 EUR, sont irréguliers;

5.  relève que les montants concernés par l’octroi de ces deux contrats-cadres représentent 2,9 % du total des dépenses effectuées par le Bureau en 2016;

6.  relève que, dans le cas du contrat-cadre visé au paragraphe 3, le Bureau affirme avoir pris sa décision en tenant compte du fait que la société attributaire était la seule à déjà disposer de la capacité de remplir les obligations contractuelles; relève également que, dans le cas du contrat-cadre visé au paragraphe 4, les actions du Bureau se sont inscrites dans un contexte d’extrême urgence lié à la crise des réfugiés qui était à son summum à ce moment-là, combiné à la nécessité de mettre en œuvre les décisions du Conseil relatives aux tâches urgentes confiées au Bureau; note que le contractant choisi dans ces circonstances extrêmes était le même que celui qui avait précédemment été choisi par une autre agence de l’Union se trouvant en Grèce; prend acte que cette décision a été documentée et approuvée dans le cadre d’une demande d’exception;

7.  demande au Bureau d’informer l’autorité de décharge des mesures prises pour remédier aux problèmes décelés par la Cour avant le 15 juin 2018;

8.  note que l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) a ouvert une enquête sur les opérations du Bureau; respecte pleinement l’indépendance de l’enquête de l’OLAF et le fait qu’aucun élément d’une telle enquête ne peut être révélé tant que l’ensemble de l’enquête n’est pas clôturé;

9.  estime qu’il ne serait pas responsable d’octroyer la décharge avant que toutes les informations utiles concernant les opérations du Bureau soient parfaitement connues; demande à l’OLAF d’informer l’autorité de décharge du résultat de l’enquête dès qu’elle sera clôturée afin d’inclure les conclusions pertinentes dans le rapport de décharge 2016 sur le Bureau;

Commentaires sur la légalité et la régularité des opérations

10.  relève que, selon le rapport de la Cour, le Bureau a lancé une procédure ouverte (portant sur cinq lots) en août 2016 en vue d'attribuer un contrat-cadre pour assurer la couverture de ses besoins en médiateurs culturels et/ou en interprètes dans différents pays; observe en outre que le montant total du contrat-cadre pour les quatre lots attribués qui ont été contrôlés (lots 2 à 5) était de 60 000 000 EUR sur quatre ans; fait observer que ces quatre lots ont été attribués au même soumissionnaire en sa qualité de premier contractant en cascade; relève que le contractant en question remplissait les exigences financières des critères de sélection (à savoir, un chiffre d'affaires annuel d’1 000 000 EUR) pour deux des trois années précédentes; que, pour la troisième, un contrat de louage d'ouvrage a été conclu avec une organisation à but non lucratif qui s’est engagée à mettre son «chiffre d'affaires» à disposition du contractant; rappelle que le règlement financier autorise à s’appuyer sur la capacité économique et financière d'autres entités; déplore cependant qu’il soit difficile de déterminer, en l’occurrence, comment cette entité peut mettre son chiffre d’affaires «à disposition» et si elle est en mesure de contribuer à fournir les services demandés, compte tenu de la nature de ses activités; estime que le Bureau aurait dû rejeter l’offre, car sa conformité aux exigences concernant la capacité économique et financière du soumissionnaire n’était pas démontrée; juge irréguliers le contrat-cadre et tous les paiements qui y sont liés (aucun paiement effectué en 2016).

Gestion budgétaire et financière

11.  constate avec inquiétude que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2016 se sont traduits par un faible taux d’exécution budgétaire, qui s'établit à 80,64 %; observe également que le taux d’exécution des crédits de paiement s’élevait à 63,40 %;

12.  relève que le programme de travail du Bureau a été modifié à trois reprises et son budget à quatre reprises afin de tenir compte des changements importants qui ont eu lieu au cours de l’année 2016, en particulier l’augmentation importante de l’appui opérationnel du Bureau dans les points d'accès («hotspots») de certains États membres et la mise en œuvre de la déclaration UE-Turquie; demande au Bureau de tenir compte du rapport spécial nº 6/2017 de la Cour intitulé «Réponse de l’UE à la crise des réfugiés: l’approche dite "des points d’accès"» et invite la Cour à donner la priorité à la rédaction d'un rapport de suivi de ce rapport spécial, comme l'a demandé le Parlement européen, de façon à aborder la question des points d'accès sous l'angle plus large du système d'asile de l'Union européenne et de ses États membres;

Engagements et reports

13.  observe que le niveau des crédits engagés reportés pour le titre II (dépenses administratives) atteignait un montant élevé, à savoir 2 500 000 EUR (43,9 %), contre 1 076 583 EUR (36,9 %) en 2015; est conscient du fait que ces reports concernent principalement des infrastructures informatiques, des traductions et des publications, ainsi que des conseils en matière de gestion et des coûts liés aux réunions du conseil d’administration, pour lesquels les contrats ont été signés fin 2016 ou les factures n’ont été émises qu’en 2017;

14.  observe que les reports sont souvent partiellement ou entièrement justifiés par le caractère pluriannuel des programmes opérationnels des agences, qu’ils n’indiquent pas nécessairement des faiblesses dans la planification et dans l’exécution du budget et qu’ils ne sont pas toujours en contradiction avec le principe budgétaire d’annualité, notamment lorsqu’ils sont prévus à l’avance par le Bureau et communiqués à la Cour;

Virements

15.  relève que le directeur exécutif a effectué 20 virements budgétaires au cours de l’année 2016 afin de compenser les déficits budgétaires et de répondre à la croissance exponentielle des besoins budgétaires dans les points d’accès, en particulier à la suite de la déclaration UE-Turquie; note avec inquiétude que l’un des quatre virements effectués entre titres a été exécuté par une décision du directeur exécutif, même s’il dépassait le seuil de 10 % prévu à l’article 27, paragraphe 1, point a), du règlement financier du Bureau(12); relève que le virement a reçu peu après l’aval du conseil d'administration dans le deuxième rectificatif budgétaire au budget 2016;

16.  fait observer qu’en raison de la crise migratoire, le Bureau a vu son budget révisé à quatre reprises en 2016 pour répondre aux demandes de la Commission et des États membres qui souhaitaient élargir son champ d’action opérationnel et faire ainsi face à l’arrivée d’un nombre de demandeurs d’asile en hausse en 2015 et 2016; estime que le Bureau a rencontré des problèmes pour absorber ces crédits, ce qui s’est traduit, par voie de conséquence, par divers annulations et reports, ainsi que par des difficultés pour se conformer aux règles budgétaires et financières; souligne qu'il convient à l’avenir de trouver une solution à cette situation;

Passation de marchés et politique du personnel

17.  regrette que, concernant les paiements sous-jacents aux comptes du Bureau, deux des cinq procédures de passation de marchés contrôlées présentaient un caractère irrégulier et que, partant, les paiements correspondants (représentant 2,9 % des dépenses totales) présentaient ce même caractère irrégulier; relève également la signature d’un contrat-cadre additionnel irrégulier qui n’a donné lieu à aucun paiement; fait observer que le Bureau a déjà pris des mesures correctives en 2017 en remplaçant les contrats résultant de ces procédures par de nouveaux; demande au Bureau de veiller à ce que de telles irrégularités ne se reproduisent pas;

18.  relève avec inquiétude que, sur les 4 861 paiements traités par le Bureau en 2016, 2 007 ont été effectués après la date limite légale (41 %); note toutefois que cette situation s’explique principalement par l’augmentation exponentielle du budget; fait observer que, selon le Bureau, ses activités opérationnelles ont connu une croissance exponentielle, ce qui a entraîné une augmentation importante du nombre d'opérations financières traitées par le même nombre d’agents; prend acte avec satisfaction des diverses mesures prises par le Bureau pour faire face à cette situation; relève que ces mesures devaient conduire à une normalisation des paiements à la fin du premier semestre 2017; invite le Bureau à informer l’autorité de décharge des répercussions de ces mesures;

19.  relève que, selon le rapport de la Cour, le pouvoir adjudicateur est tenu de demander, par écrit, des précisions sur la composition du prix ou du coût, si ceux-ci apparaissent anormalement bas, et de donner au soumissionnaire la possibilité de présenter ses observations; fait toutefois observer que, pour deux des lots (nos 3 et 5) concernant la fourniture de médiateurs culturels et/ou d’interprètes dans différents pays, le Bureau a reçu des offres qui étaient inférieures de 50 % et 31 % respectivement par rapport aux offres les moins chères suivantes; déplore vivement que le Bureau n’ait pas jugé nécessaire de demander des explications supplémentaires à ce sujet au soumissionnaire, alors que ces éléments montraient que ces offres étaient anormalement basses;

20.  rappelle que la Commission a signé, en 2014, au nom de plus de 50 institutions et organes de l’Union (y compris le Bureau), un contrat-cadre avec un contractant pour l’acquisition de licences de logiciels ainsi que pour la fourniture de services de maintenance et d’assistance aux utilisateurs; note que le contractant-cadre joue le rôle d’intermédiaire entre le Bureau et les fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins du Bureau; relève que, pour la prestation de ces services intermédiaires, le contractant-cadre peut appliquer une majoration de deux à neuf pour cent sur le prix du fournisseur; constate, en outre, que le montant total des paiements effectués au titre de ce contrat-cadre s’est élevé à 534 900 EUR en 2016; regrette que le Bureau n’ait pas systématiquement vérifié les prix et les majorations appliqués en les comparant aux offres et aux factures adressées au contractant-cadre par les fournisseurs; prend acte de ce que le Bureau, selon sa réponse, était censé introduire des vérifications systématiques pour chaque cotation supérieure à 135 000 EUR à partir du 1er janvier 2018;

21.  observe que le Bureau a accru à plusieurs reprises ses ressources, tant en termes de crédits que de personnel, du fait de l’augmentation importante des tâches qui lui avaient été attribuées au début de l’année 2016; constate avec satisfaction qu’il a été décidé de rationaliser la structure organisationnelle interne en tenant compte des nouvelles missions supplémentaires confiées au Bureau, afin d’absorber et de gérer ces ressources d’une manière efficace; constate que le conseil d’administration a adopté une nouvelle structure organisationnelle pour le Bureau, suivant la proposition de son directeur exécutif, en date du 12 mai 2016; invite le Bureau à informer l’autorité de décharge des améliorations escomptées à la suite de cette nouvelle organisation;

22.  observe qu’au 31 décembre 2016, le Bureau comptait 136 agents en activité ou nommés, dont 86 agents temporaires (sur les 91 postes autorisés dans le budget de l’Union), 43 agents contractuels et 7 experts nationaux détachés; note que 63,2 % de l’effectif total sont des femmes et 36,8 % des hommes; invite le Bureau à veiller à l’équilibre hommes-femmes au sein du personnel et à en tenir compte dans les futurs recrutements;

23.  relève avec satisfaction qu’il y a eu une augmentation dans la catégorie d’emplois de type opérationnel, passant de 58,18 % en 2015 à 63,31 % en 2016, en raison de la hausse rapide des activités opérationnelles au cours de l’année 2016;

24.  relève que le Bureau a reçu une plainte à la suite d’une non-titularisation au terme d’une période de stage; demande au Bureau d’informer l’autorité de décharge de l’issue qui sera réservée à cette plainte;

25.  relève qu’en moyenne, chaque membre du personnel du Bureau a été en arrêt maladie pendant 2,4 jours en 2016; relève avec une certaine inquiétude que le Bureau n’a pas communiqué le budget et le nombre de jours consacrés par membre du personnel aux activités de bien-être en 2016; déplore que le Bureau n’ait pas précisé les diverses activités de bien-être mises en place en 2016, comme le lui demandait le Parlement;

26.   constate avec inquiétude que le Bureau n’a pas encore mis en place de politique de prévention du harcèlement; invite le Bureau à créer un réseau de conseillers confidentiels dans le cadre de la politique de protection de la dignité de la personne et de prévention du harcèlement moral et sexuel et à prévoir des sessions de sensibilisation, à présenter un certain nombre d’informations générales sur le harcèlement sur son site intranet et à mettre en place un programme pour les nouveaux arrivants, notamment une présentation sur la santé et le bien-être;

Prévention et gestion des conflits d’intérêts, transparence et démocratie

27.  prend acte des déclarations du Bureau selon lesquelles il élaborera au premier semestre 2018 un guide pratique sur la prévention et la gestion des conflits d’intérêts ainsi que des règles contraignantes pour la protection des lanceurs d’alerte; invite le Bureau à informer l’autorité de décharge des résultats de la mise en œuvre de cette mesure;

28.  relève que le Bureau insistera davantage auprès des membres du conseil d’administration afin qu’ils fournissent leurs déclarations d’intérêts pour publication; rappelle que la transparence est un facteur clé pour conserver la confiance des citoyens de l’Union dans les institutions de cette dernière; demande au Bureau de rendre compte à l’autorité de décharge sur ce point;

29.  relève que le Bureau n’a pas répondu à la question de savoir si toutes les réunions avec des représentants d’intérêts avaient été enregistrées et rendues publiques; exhorte le Bureau à fournir une réponse à l’autorité de décharge;

30.  relève qu’en 2016, le Bureau a reçu huit demandes d’accès à des documents, qu’il a accordé un accès complet dans sept cas et a refusé l’accès dans le huitième cas, parce qu’il ne disposait pas des informations, mais que la demande a été transmise aux autorités appropriées;

31.  relève que le Bureau ne dispose pas de véhicules officiels, mais prévoit d’en acquérir deux;

Avancées principales

32.  salue les trois grandes réalisations signalées par le Bureau en 2016, à savoir:

–  aide apportée aux États membres, en particulier la Grèce et l’Italie, pour faire face à la pression constante et sans précédent à laquelle leurs systèmes d’asile ont été soumis;

–  soutien total à la mise en œuvre du programme de relocalisation de l’Union en Italie et en Grèce pour les personnes ayant manifestement besoin d’une protection internationale;

–  développement de ses activités pour réagir en temps utile et de manière efficace aux problèmes liés à la mise en œuvre cohérente du régime d’asile européen commun;

33.  observe avec satisfaction qu’en 2016, 218 formateurs ont participé aux 15 séances de formation de formateurs organisées par le Bureau; note en outre que le Bureau a organisé 361 séances de formation à l’échelon national sur son interface d’apprentissage en ligne, le «programme de formation de l’EASO», à l’intention de 5 833 agents nationaux;

Contrôles internes

34.  relève qu’au début de l’année 2016, sur les 16 NCI, quatre avaient été mises en œuvre partiellement et une ne l’avait pas été; note que le Bureau a mis au point les modalités manquantes d’application du statut des fonctionnaires (NCI nº 3), a établi son système d’évaluation des performances annuelles (NCI nº 4), a organisé pour la première fois une procédure de gestion du risque (NCI nº 6), a adopté une charte de la gouvernance informatique ainsi qu’une charte de la gouvernance de la gestion de projets (NCI nº 7) et a accompli des progrès dans la définition et la mise en œuvre des règles en matière de gestion des documents en approuvant la politique de gestion des documents (NCI nº 11); invite le Bureau à informer l’autorité de décharge des améliorations liées à la mise en œuvre de ces normes;

35.  relève que, selon le rapport de la Cour, la convention de subvention conclue en vue d’acheter 90 dispositifs de balayage d'empreintes digitales et 90 ordinateurs compatibles correspondants, d'une valeur d’1 100 000 EUR et de les céder ensuite aux autorités grecques, prévoyait la livraison des équipements à la division informatique de la police à Athènes, puis la distribution dans les points d’accès situés sur des îles grecques; rappelle que la mesure prévoyait expressément la présence sur place d’agents du Bureau afin de garantir le bon déroulement de la livraison, de l'installation, puis du transfert de propriété à la police grecque; déplore vivement, cependant, que les agents du Bureau ne se soient pas rendus sur place pour satisfaire à cette exigence et que ce soit seulement en juillet 2017 qu’ils aient obtenu confirmation, de la part des autorités grecques compétentes, que les équipements avaient été livrés aux points d’accès en février et au début du mois de mars 2016 et qu’ils étaient utilisés aux fins prévues; relève que, selon la réponse du Bureau, ce dernier avait pour la première fois demandé formellement confirmation aux autorités grecques de la fourniture et de l’installation des équipements dans les points d’accès le 23 mai 2016;

36.  note qu’en 2016, le Bureau a été confronté à plusieurs défis liés à son environnement opérationnel, posés non seulement par l’augmentation substantielle de son budget et l’extension de ses missions, mais aussi par un accroissement notable du nombre d’opérations, un changement de comptable avec plusieurs remplacements intérimaires et l’introduction d’un système de flux de travail sans papier; déplore que les effets de ces changements considérables et de l’instabilité qui en découle n’aient été atténués ni par une nouvelle validation du système comptable ni par la mise en place d’un système de vérifications ex post régulières des opérations; prend acte que, selon la réponse du Bureau, la nouvelle validation du système comptable était prévue pour 2017, tandis qu’une stratégie de vérification ex post sera envisagée à moyen terme;

Audits internes

37.  relève qu’en 2016, le Bureau a été soumis à un audit réalisé par le service d’audit interne sur l’exécution budgétaire et la mise en œuvre du plan de passation des marchés; constate que les auditeurs ont reconnu la valeur des efforts menés par le Bureau pour garantir le bon fonctionnement des processus administratifs, tels que l’exécution budgétaire et les marchés publics, tout en étant confronté à des défis opérationnels liés au rôle du Bureau dans la crise des réfugiés; constate avec satisfaction que le Bureau a amélioré considérablement l’exécution de son budget et que l’exécution budgétaire a été jugée satisfaisante; observe en outre que, si les reports étaient relativement élevés, ils ont été considérés comme justifiés; estime que le Bureau devrait mieux planifier les procédures de marchés publics relatives aux dépenses administratives; note que le suivi des procédures et des contrats spécifiques conclus en application des contrats-cadres présentait des insuffisances et devrait donc être amélioré; prend note du fait que le Bureau continue à collaborer avec le SAI pour développer des actions concrètes afin de réduire au minimum les risques recensés; invite le Bureau à informer l’autorité de décharge des mesures prises pour améliorer les procédures de marchés publics;

38.  constate qu’au début de l’année 2016, le Bureau avait trois plans d’action en cours, à la suite de trois audits menés en 2014 et 2015; constate avec satisfaction que le Bureau a clôturé 19 des 20 actions de suivi en suspens résultant des audits effectués par le SAI; relève que le Bureau prévoit de clore la recommandation qui reste en suspens une fois que le nouveau règlement instituant l’agence à part entière sera adopté;

Autres observations

39.  relève que le 4 mai 2016, la Commission a présenté une proposition de règlement dans laquelle elle propose de faire du Bureau une agence à part entière;

40.  rappelle que le Bureau est tenu de commander une évaluation externe indépendante des résultats obtenus, en application de l’article 46 du règlement (UE) nº 439/2010(13); souligne que le domaine thématique de l’évaluation portait sur la valeur ajoutée de l’Union et l’efficacité et l’impact du Bureau dans la mise en œuvre du régime d’asile européen commun, y compris le train de mesures législatives sur l’asile; observe que les évaluateurs externes ont présenté leurs conclusions et recommandations au conseil d’administration en janvier 2016; note que le Bureau a convenu de mettre au point un plan d’action pour donner suite aux neuf recommandations des évaluateurs externes; demande au Bureau d’informer l’autorité de décharge des résultats de la mise en œuvre du plan d’action;

41.  invite le Bureau à améliorer ses procédures de contrôle interne; se félicite des mesures correctives qui ont déjà été mises en place avec l’adoption de nouvelles normes de contrôle interne; attire l’attention sur l’absence de planification correcte des procédures de passation de marchés publics et rappelle l’importance de cette planification au Bureau, même dans un contexte de crise; fait observer que le Bureau n’avait pas assuré 65 conteneurs (d'une valeur de 852 136 EUR) stockés dans un endroit dangereux où d’autres conteneurs avaient, par le passé, été détruits à l’occasion d’émeutes; prend acte que le Bureau estimait que cette assurance n’avait pas de sens au regard de son rapport coût/prestations; fait observer que le Bureau n’avait pas obtenu le remboursement intégral de la TVA en temps utile au titre des exercices 2014 et 2015; se félicite que ce remboursement ait entre-temps eu lieu;

42.  relève, à la lecture du rapport de la Cour, que le Bureau a acheté et installé, pour un montant total de 852 136 EUR, 65 conteneurs pour les utiliser en tant que bureaux mobiles aux points d’accès grecs et italiens; constate que certains de ces conteneurs ont été installés dans un lieu où des conteneurs de même type, qui n’appartenaient pas au Bureau, ont ensuite été détruits à l'occasion d'émeutes; relève que le Bureau n’a pas souscrit d’assurance pour couvrir les conteneurs contre ce risque, parce que sa direction a décidé que ce ne serait pas rentable;

43.  note que le Bureau a modifié son contrat de bail et qu’il a, au second semestre de 2016, étendu ses espaces de bureaux à une partie supplémentaire du bâtiment qui abrite ses locaux; observe que, à la suite de l’accroissement des tâches et responsabilités, les effectifs devraient passer à 500 d’ici la fin de l’année 2020, d’où une forte demande en espaces de bureaux; invite le Bureau à informer l’autorité de décharge des conséquences budgétaires attendues de cette augmentation;

44.  constate que des bureaux ont été ouverts à Rome et à Athènes et que le Bureau joue un rôle croissant dans l’ensemble de l’Union, grâce à sa plus grande proximité avec les points d’accès;

45.  relève la nomination d’officiers de liaison auprès des institutions de l’Union à Bruxelles et du corps européen de garde-frontières et de garde-côtes afin de resserrer les liens et de faciliter la coopération dans des domaines d’intérêt mutuel;

46.  prend acte que, selon les réponses du Bureau, ce dernier a procédé à un échange d’informations approfondi sur le Brexit avec la Commission, suit rigoureusement les conseils de la direction générale de la migration et des affaires intérieures de la Commission et se prépare en conséquence, également dans la perspective de sa transformation en une nouvelle agence de l’Union européenne pour l’asile;

47.  constate avec mécontentement que le Bureau n’a pas répondu à la question de l’autorité de décharge sur ses efforts visant à assurer un espace de travail économiquement efficient et respectueux de l’environnement, et à réduire ou compenser les émissions de CO2; demande au Bureau d’accorder également une attention particulière aux conséquences environnementales de ses activités, notamment au vu de la croissance future de ses effectifs, qui pourraient compter jusqu’à 500 personnes;

o

o o

48.  renvoie, pour d’autres observations de nature transversale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du ... 2018(14) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.

7.2.2018

AVIS DE LA COMMISSION DES LIBERTÉS CIVILES, DE LA JUSTICE ET DES AFFAIRES INTÉRIEURES

à l'intention de la commission du contrôle budgétaire

concernant la décharge sur l’exécution du budget du Bureau européen d’appui en matière d’asile pour l’exercice 2016

(2017/2177(DEC))

Rapporteur: Kostas Chrysogonos

SUGGESTIONS

La commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures invite la commission du contrôle budgétaire, compétente au fond, à incorporer dans la proposition de résolution qu'elle adoptera les suggestions suivantes:

1.  salue les conclusions de la Cour des comptes qui indiquent que les comptes annuels du Bureau européen d’appui en matière d’asile (ci-après: «le Bureau») présentent une image fidèle de sa situation financière au 31 décembre 2016; prend toutefois acte des observations particulières visant deux procédures de passation de marché;

2.  fait observer que le budget du Bureau a augmenté de 273 % pour répondre aux tâches importantes supplémentaires qui lui ont été confiées début 2015, notamment pour aider les États membres de première entrée, tant au titre du mécanisme de relocalisation qu’en vue de procéder à l’enregistrement des demandeurs d’asile et à l’organisation de leurs entretiens; souligne que la dotation en personnel du Bureau n’a augmenté que de 34 % et que les États membres n’ont dépêché dans les États membres de première entrée qu’un nombre d’experts bien inférieur aux besoins réels;

3.  fait observer qu’en raison de la crise migratoire, le Bureau a vu son budget révisé à quatre reprises en 2016 pour répondre aux demandes de la Commission et des États membres qui souhaitaient élargir son champ d’action opérationnel pour ainsi faire face à l’arrivée d’un nombre de demandeurs d’asile en hausse en 2015 et 2016; que le Bureau a ainsi rencontré des problèmes pour absorber ces crédits, ce qui s’est traduit, par voie de conséquence, par diverses annulations et reports, ainsi que par des difficultés pour se conformer aux règles budgétaires et financières; qu'il convient à l’avenir de trouver une solution à cette situation;

4.  relève le niveau élevé (2 500 000 EUR, soit 43,9 %) du report des crédits d’engagement du titre II (dépenses administratives), qui correspond à des contrats signés vers la fin 2016, notamment en raison des versements budgétaires supplémentaires effectués en fin d’exercice, ou à des factures qui n’ont été reçues qu’en 2017; demande donc que le Bureau améliore sa gestion budgétaire;

5.  regrette que, concernant les paiements sous-jacents aux comptes du Bureau, deux des cinq procédures de passation de marché contrôlées présentaient un caractère irrégulier et que, partant, les paiements correspondants (représentant 2,9 % des dépenses totales) présentaient ce même caractère irrégulier; relève également la signature d’un contrat-cadre additionnel irrégulier qui n’a donné lieu à aucun paiement; fait observer que le Bureau a déjà pris des mesures correctives en 2017 en remplaçant les contrats résultant de ces procédures par de nouveaux; demande au Bureau de veiller à ce que ces irrégularités ne se reproduisent pas;

6.  invite le Bureau à améliorer ses procédures internes de contrôle; se félicite des mesures correctives qui ont déjà été mises en place en adoptant de nouvelles normes de contrôle interne; dénonce l’absence de planification correcte des procédures de passation de marché public et rappelle son importance, surtout dans un contexte de crise; fait observer que le Bureau n’avait pas assuré 65 conteneurs (d'une valeur de 852 136 EUR) stockés dans un endroit dangereux où d’autres conteneurs avaient, par le passé, été détruits à la suite d’agitations diverses; prend acte que le Bureau avait estimé que cette assurance n’avait pas de sens au regard de son rapport coût/prestations; fait observer que le Bureau ne s’était pas vu rembourser intégralement la TVA en temps utile au titre des exercices 2014 et 2015; se félicite que ce remboursement ait entre-temps eu lieu;

7.  se félicite que le taux des retards de paiement ait été ramené de 65 % en janvier 2016 à 9 % en octobre 2016, alors que, sur la même période, le nombre total de transactions a progressé et est passé de 483 à 806; demande au Bureau de procéder aux actions correctives qui s'imposent, notamment en ce qui concerne les paiements tardifs et le remboursement des dépenses; se félicite des mesures déjà prises visant à réorienter la politique de recrutement et à réduire la rotation du personnel; demande au Bureau de présenter à l’autorité de décharge ses propositions visant à remettre à plat sa planification budgétaire et à revoir ses paramètres de performance en matière de gestion;

8.  demande instamment au Bureau de s’appuyer, conformément aux bonnes pratiques, sur sa politique de 2013 en ce qui concerne la prévention des conflits d’intérêts, et ce dans la droite ligne des orientations de la Commission; invite le Bureau à veiller à la mise en œuvre des principes adoptés en 2017 pour assurer la protection efficace des lanceurs d’alerte en attendant des propositions exhaustives de la Commission.

INFORMATIONS SUR L’ADOPTION PAR LA COMMISSION SAISIE POUR AVIS

Date de l'adoption

1.2.2018

 

 

 

Résultat du vote final

+:

–:

0:

45

6

0

Membres présents au moment du vote final

Asim Ademov, Heinz K. Becker, Malin Björk, Michał Boni, Caterina Chinnici, Frank Engel, Cornelia Ernst, Raymond Finch, Lorenzo Fontana, Ana Gomes, Nathalie Griesbeck, Sylvie Guillaume, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Filiz Hyusmenova, Sophia in ‘t Veld, Dietmar Köster, Barbara Kudrycka, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Roberta Metsola, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Judith Sargentini, Birgit Sippel, Branislav Škripek, Csaba Sógor, Sergei Stanishev, Helga Stevens, Traian Ungureanu, Marie-Christine Vergiat, Udo Voigt, Josef Weidenholzer, Kristina Winberg, Tomáš Zdechovský, Auke Zijlstra

Suppléants présents au moment du vote final

Kostas Chrysogonos, Carlos Coelho, Gérard Deprez, Maria Grapini, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Marek Jurek, Andrejs Mamikins, Angelika Mlinar, Jaromír Štětina

Suppléants (art. 200, par. 2) présents au moment du vote final

Georges Bach, Jonathan Bullock, Julia Reda, Francis Zammit Dimech

VOTE FINAL PAR APPEL NOMINAL EN COMMISSION SAISIE POUR AVIS

45

+

ALDE

Gérard Deprez, Nathalie Griesbeck, Filiz Hyusmenova, Sophia in 't Veld, Angelika Mlinar

ECR

Marek Jurek, Branislav Škripek, Helga Stevens

GUE/NGL

Malin Björk, Kostas Chrysogonos, Cornelia Ernst, Marie-Christine Vergiat

PPE

Asim Ademov, Georges Bach, Heinz K. Becker, Michał Boni, Carlos Coelho, Frank Engel, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Barbara Kudrycka, Roberta Metsola, Csaba Sógor, Jaromír Štětina, Traian Ungureanu, Francis Zammit Dimech, Tomáš Zdechovský

S&D

Caterina Chinnici, Ana Gomes, Maria Grapini, Sylvie Guillaume, Dietmar Köster, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Andrejs Mamikins, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Birgit Sippel, Sergei Stanishev, Josef Weidenholzer

VERTS/ALE

Julia Reda, Judith Sargentini

6

-

EFDD

Jonathan Bullock, Raymond Finch, Kristina Winberg

ENF

Lorenzo Fontana, Auke Zijlstra

NI

Udo Voigt

0

0

 

 

Légende des signes utilisés:

+  :  pour

-  :  contre

0  :  abstention

INFORMATIONS SUR L’ADOPTION PAR LA COMMISSION COMPÉTENTE AU FOND

Date de l'adoption

20.3.2018

 

 

 

Résultat du vote final

+:

–:

0:

24

0

0

Membres présents au moment du vote final

Nedzhmi Ali, Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Dennis de Jong, Tamás Deutsch, Martina Dlabajová, Raffaele Fitto, Ingeborg Gräßle, Cătălin Sorin Ivan, Jean-François Jalkh, Arndt Kohn, Notis Marias, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Indrek Tarand, Marco Valli, Derek Vaughan, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

Suppléants présents au moment du vote final

Karin Kadenbach, Julia Pitera, Miroslav Poche

VOTE FINAL PAR APPEL NOMINAL EN COMMISSION COMPÉTENTE AU FOND

24

+

ALDE

Nedzhmi Ali, Martina Dlabajová

ECR

Raffaele Fitto, Notis Marias

EFDD

Marco Valli

ENF

Jean-François Jalkh

GUE/NGL

Dennis de Jong

PPE

Tamás Deutsch, Ingeborg Gräßle, Julia Pitera, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

S&D

Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Cătălin Sorin Ivan, Karin Kadenbach, Arndt Kohn, Miroslav Poche, Derek Vaughan

VERTS/ALE

Bart Staes, Indrek Tarand

0

-

 

 

0

0

 

 

Légende des signes utilisés:

+  :  pour

-  :  contre

0  :  abstention

(1)

JO C 417 du 6.12.2017, p. 79.

(2)

JO C 417 du 6.12.2017, p. 79.

(3)

JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.

(4)

JO L 132 du 29.5.2010, p. 11.

(5)

JO L 328 du 7.12.2013, p. 42.

(6)

JO C 417 du 6.12.2017, p. 79.

(7)

JO C 417 du 6.12.2017, p. 79.

(8)

JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.

(9)

JO L 132 du 29.5.2010, p. 11.

(10)

JO L 328 du 7.12.2013, p. 42.

(11)

JO C 248 du 29.7.2017, p. 16.

(12)

  Décision n° 20 du conseil d’administration du Bureau européen d’appui en matière d’asile du 27 décembre 2013 sur le règlement financier du Bureau

(13)

  Règlement (UE) nº 439/2010 du Parlement européen et du Conseil du 19 mai 2010 portant création d’un Bureau européen d’appui en matière d’asile (JO L 132 du 29.5.2010, p. 11).

(14)

Textes adoptés de cette date, P8_TA-PROV(2018)0000.

Dernière mise à jour: 9 avril 2018Avis juridique