Procedure : 2017/2177(DEC)
Stadium plenaire behandeling
Documentencyclus : A8-0083/2018

Ingediende teksten :

A8-0083/2018

Debatten :

PV 18/04/2018 - 10
CRE 18/04/2018 - 10

Stemmingen :

PV 18/04/2018 - 12.35

Aangenomen teksten :

P8_TA(2018)0140

VERSLAG     
PDF 336kWORD 74k
23.3.2018
PE 613.447v02-00 A8-0083/2018

over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2177(DEC))

Commissie begrotingscontrole

Rapporteur: Bart Staes

1. ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT

1. ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT

over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2177(DEC))

Het Europees Parlement,

–  gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016,

–  gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau(1),

–  gezien de verklaring(2) van de Rekenkamer voor het begrotingsjaar 2016 waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd, overeenkomstig artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien de aanbeveling van de Raad van 20 februari 2018 betreffende de aan het Bureau te verlenen kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 2016 (05941/2018 – C8‑0087/2018),

–  gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002(3), en met name artikel 208,

–  gezien Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 19 mei 2010 tot oprichting van een Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken(4), en met name artikel 36,

–  gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad(5), en met name artikel 108,

–  gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

–  gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8‑0083/2018),

1.  stelt zijn besluit om de uitvoerend directeur van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken kwijting te verlenen voor de uitvoering van de begroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2016 uit;

2.  formuleert zijn opmerkingen in bijgaande resolutie;

3.  verzoekt zijn Voorzitter dit besluit en de resolutie die daarvan een integrerend deel uitmaakt, te doen toekomen aan de uitvoerend directeur van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer, en te zorgen voor publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (L‑serie).

2. ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT

over de afsluiting van de rekeningen van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2177(DEC))

Het Europees Parlement,

–  gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016,

–  gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau(6),

–  gezien de verklaring(7) van de Rekenkamer voor het begrotingsjaar 2016 waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd, overeenkomstig artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien de aanbeveling van de Raad van 20 februari 2018 betreffende de aan het Bureau te verlenen kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 2016 (05941/2018 – C8‑0087/2018),

–  gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002(8), en met name artikel 208,

–  gezien Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 19 mei 2010 tot oprichting van een Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken(9), en met name artikel 36,

–  gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad(10), en met name artikel 108,

–  gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

–  gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8‑0083/2018),

1.  stelt de afsluiting van de rekeningen van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016 uit;

2.  verzoekt zijn Voorzitter dit besluit te doen toekomen aan de uitvoerend directeur van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer, en te zorgen voor publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (L‑serie).

3. ONTWERPRESOLUTIE VAN HET EUROPEES PARLEMENT

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2177(DEC))

Het Europees Parlement,

–  gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016,

–  gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

–  gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8‑0083/2018),

A.  overwegende dat de kwijtingsautoriteit in het kader van de kwijtingsprocedure het belang benadrukt van verdere versterking van de democratische legitimiteit van de instellingen van de Unie door middel van het vergroten van de transparantie en controleerbaarheid, het toepassing geven aan het concept resultaatgericht begroten en het waarborgen van een goed personeelsbeheer;

B.  overwegende dat de definitieve begroting van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken ("het Bureau") voor het begrotingsjaar 2016 volgens zijn jaarrekening(11) 65 370 233,75 EUR bedroeg, een toename van 309,98 % ten opzichte van 2015; overwegende dat de toename toe te schrijven was aan nieuwe, extra taken vanwege de uitbreiding van zijn mandaat;

C.  overwegende dat 29 463 600 EUR afkomstig is van de begroting van de Unie, 21 710 759 EUR is verkregen uit andere bijdragen, voornamelijk in de vorm van subsidieovereenkomsten van de Commissie, en 1 900 134 EUR afkomstig is van bijdragen van geassocieerde landen (het Koninkrijk Noorwegen en de Zwitserse Bondsstaat);

D.  overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken betreffende het begrotingsjaar 2016 (hierna "het verslag van de Rekenkamer") heeft verklaard redelijke zekerheid te hebben gekregen dat de jaarrekening van het Bureau betrouwbaar is, maar niet voldoende passende controle-informatie te hebben gekregen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen;

Follow-up van de kwijtingen van 2013 en 2014

1.  wijst met bezorgdheid op het hoge aantal openstaande kwesties en lopende corrigerende maatregelen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van 2013 en 2014 met betrekking tot te laat uitgevoerde betalingen, niet‑volledige tenuitvoerlegging van internecontrolenormen en het hoge personeelsverloop; dringt er bij het Bureau op aan om de corrigerende maatregelen in 2018 zo snel mogelijk af te ronden en aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de tenuitvoerlegging ervan;

Grondslag voor het oordeel met beperking over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en het besluit om het verlenen van kwijting uit te stellen

2.  betreurt ten zeerste de door de Rekenkamer gemelde materiële bevindingen met betrekking tot twee van de vijf belangrijke aanbestedingsprocedures die vanaf 2016 liepen en waarvoor de betalingen werden gedaan gedurende het jaar, waaruit een gebrek aan nauwkeurigheid bleek in de aanbestedingsprocedures van het Bureau;

3.   herinnert eraan dat twee van de drie inschrijvers die deelnamen aan een gecontroleerde aanbestedingsprocedure voor reisdiensten in een dienstenkadercontract van 4 000 000 EUR voor de periode van 2016‑2020, werd verzocht om meer informatie te verschaffen in het kader van dezelfde selectiecriteria; wijst erop dat hoewel geen van hen de gevraagde informatie verstrekte (cv's van de personen die de taken bij EASO ter plaatse zouden uitvoeren), slechts een van hen om deze reden werd uitgesloten van de procedure; merkt op dat de andere inschrijver het contract werd gegund op basis van de afspraak dat de betreffende cv's zouden worden verstrekt nadat de gunning van het contract; is om die reden van oordeel dat de aanbestedingsprocedure niet aan het beginsel van gelijke behandeling voldeed en dat het contract werd gegund aan een inschrijver die niet voldeed aan alle selectiecriteria; stelt zich op het standpunt dat het kadercontract en de betalingen die in dat kader in 2016 zijn gedaan (ongeveer 920 561 EUR) onregelmatig waren;

4.   herinnert eraan dat het Bureau in februari 2016 onderhands een kadercontract heeft gegund voor de levering van tijdelijke diensten ter ondersteuning van zijn antwoord op de migratiecrisis, voor een periode van 12 maanden en ten bedrage van 3 600 000 EUR; betreurt dat dit kadercontract aan een enkele vooraf geselecteerde marktdeelnemer werd gegund zonder dat daarbij een van de in het Financieel Reglement vastgestelde aanbestedingsprocedures werd gevolgd; is om die reden van oordeel dat de gunning niet voldeed aan de relevante EU‑regels en dat de betalingen die in dat kader in 2016 zijn gedaan (592 273 EUR) onregelmatig waren;

5.  merkt op dat de bedragen die gemoeid waren met de gunning van deze twee kadercontracten 2,9 % van de totale uitgaven van het Bureau in 2016 vertegenwoordigen;

6.  stelt vast dat het Bureau meedeelt zijn besluit om het in paragraaf 3 genoemde kadercontract aan deze inschrijver te gunnen te hebben genomen omdat deze inschrijver als enige reeds over de capaciteit beschikte om aan de contractuele verplichtingen te voldoen; stelt voorts vast dat het Bureau met betrekking tot het in paragraaf 4 bedoelde kadercontract meedeelt te hebben gehandeld uit extreem dringende noodzaak, toen de vluchtelingencrisis op haar hoogtepunt was en het Bureau uitvoering moest geven aan de beslissingen van de Raad betreffende de aan het Bureau opgedragen noodmaatregelen; merkt op dat de contractant die in deze uitzonderlijke omstandigheden werd gekozen, een contractant was aan wie al eerder, door een ander in Griekenland gevestigd EU‑agentschap, een contract was gegund; merkt op dat dit besluit gedocumenteerd is en in het kader van een verzoek om een uitzondering te maken werd goedgekeurd;

7.  verzoekt het Bureau om voor 15 juni 2018 aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de maatregelen die zijn genomen om de door de Rekenkamer gesignaleerde problemen op te lossen;

8.  wijst erop dat het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) een onderzoek naar de activiteiten van het Bureau heeft gestart; eerbiedigt de onafhankelijkheid van het onderzoek door OLAF ten volle en begrijpt dat geen onderdelen van dit onderzoek openbaar kunnen worden gemaakt voordat het onderzoek in zijn geheel is afgerond;

9.  is van oordeel dat het niet verantwoordelijk is om kwijting te verlenen voordat alle relevante informatie met betrekking tot de activiteiten van het Bureau volledig bekend zijn; dringt er bij OLAF op aan om de kwijtingsautoriteit onmiddellijk nadat het onderzoek is afgerond te informeren over de resultaten ervan, zodat alle relevante bevindingen kunnen worden opgenomen in het kwijtingsverslag over het Bureau 2016;

Opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen

10.  verneemt uit het verslag van de Rekenkamer dat het Bureau in augustus 2016 een openbare procedure (vijf percelen) heeft gestart voor een kadercontract voor zijn behoefte aan interculturele bemiddelaars/vertalers in diverse landen; constateert dat het totaalbedrag van het kadercontract voor de onderdelen die werden ondertekend en gecontroleerd (percelen 2‑5) 60 000 000 EUR bedroeg voor vier jaar; stelt vast dat een en dezelfde inschrijver met betrekking tot deze vier percelen als eerste werd geselecteerd voor het kadercontract van het cascadetype; merkt op dat deze contractant voldeed aan de financiële vereisten van de selectiecriteria (jaaromzet 1 000 000 EUR), behalve voor een van de drie voorafgaande jaren, waarvoor een contract inzake terbeschikkingstelling ("availment contract") werd gesloten met een non-profitorganisatie die zich ertoe heeft verbonden haar "omzet" ter beschikking te stellen aan de contractant; herinnert eraan dat overeenkomstig het Financieel Reglement mag worden gesteund op de financiële en economische capaciteiten van andere entiteiten; betreurt echter dat het in dit geval niet duidelijk was op welke wijze de "omzet" van deze entiteit beschikbaar kan worden gesteld, en – gezien de aard van haar activiteiten – ook niet of ze de levering van de te verlenen diensten kan ondersteunen; is van oordeel dat het Bureau het aanbod had moeten afwijzen, omdat niet is aangetoond dat dit voldoet aan de eisen met betrekking tot de economische en financiële draagkracht van de inschrijvers; stelt zich op het standpunt dat het kadercontract en alle bijbehorende betalingen als gevolg daarvan onregelmatig (geen betalingen in 2016) waren;

Financieel en begrotingsbeheer

11.  merkt met bezorgdheid op dat inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2016 hebben geresulteerd in een laag uitvoeringspercentage van de begroting van 80,64 %; merkt verder op dat het uitvoeringspercentage van de kredieten voor betalingen 63,40 % bedroeg;

12.  merkt op dat het werkprogramma driemaal en de begroting van het Bureau viermaal werden gewijzigd vanwege belangrijke veranderingen die zich gedurende het jaar 2016 voordeden, met name de grote toename van ondersteunende activiteiten van het Bureau op de "hotspots" in diverse lidstaten en de tenuitvoerlegging van de Verklaring EU‑Turkije; verzoekt het Bureau om rekening te houden met Speciaal verslag 6/2017 van de Rekenkamer getiteld "De EU-reactie op de vluchtelingencrisis: de "hotspotbenadering"", en verzoekt de Rekenkamer voorrang te geven aan het follow‑up-verslag op dit Speciaal verslag, waar het Parlement om heeft verzocht ter verduidelijking van de rol die de hotspots zouden moeten spelen als onderdeel van het asielstelsel in bredere zin van de Unie en haar lidstaten;

Vastleggingen en overdrachten

13.  constateert dat de overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) hoog waren, met 2 500 000 EUR (43,9 %) vergeleken met 1 076 583 EUR (36,9 %) in 2015; stelt vast dat deze overdrachten voornamelijk verband hielden met IT‑infrastructuur, vertalingen en publicaties, bedrijfsadvies en kosten voor vergaderingen van de raad van bestuur waarvoor de contracten tegen het eind van 2016 werden ondertekend of de rekeningen pas in 2017 werden gestuurd;

14.  merkt op dat overdrachten vaak gedeeltelijk of geheel kunnen worden gerechtvaardigd met het meerjarige karakter van de operationele programma's van de agentschappen, niet noodzakelijkerwijs op zwakke punten wijzen in de planning en tenuitvoerlegging van de begroting, en niet altijd haaks staan op het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit, vooral niet als ze van tevoren zijn gepland door het Bureau en zijn meegedeeld aan de Rekenkamer;

Overschrijvingen

15.  merkt op dat de uitvoerend directeur in 2016 twintig begrotingsoverschrijvingen uitvoerde om begrotingstekorten weg te werken en om ruimte te maken voor de exponentieel groeiende financiële behoeften op hotspots, met name na de Verklaring EU‑Turkije; merkt met bezorgdheid op dat een van de vier overschrijvingen tussen titels werd uitgevoerd op basis van een besluit van de uitvoerend directeur, maar hoger was dan de drempel van 10 % zoals bepaald in artikel 27, lid 1, onder a), van de financiële regeling van het EASO(12); merkt op dat de overschrijving spoedig daarna, in de tweede wijziging van de begroting voor 2016, door de raad van bestuur werd bekrachtigd;

16.  merkt op dat het Bureau als gevolg van de migratiecrisis zijn begroting in 2016 vier keer heeft gewijzigd om tegemoet te komen aan verzoeken van de Commissie en de lidstaten om een operationele uitbreiding in het licht van een toename van het aantal arriverende asielzoekers in 2015/2016; is van oordeel dat dit tot problemen heeft geleid bij de absorptie van middelen door het Bureau, wat op zijn beurt tot annuleringen en overdrachten van middelen heeft geleid, en tevens tot problemen bij de naleving van de financiële en begrotingsregels; benadrukt dat deze problemen moeten worden opgelost;

Aanbestedingen en personeelsbeleid

17.  betreurt met betrekking tot de onderliggende betalingen bij de rekeningen van het Bureau dat twee van de vijf gecontroleerde aanbestedingsprocedures onregelmatig waren en de in dat kader gedane betalingen, die 2,9 % van de totale uitgaven uitmaakten, eveneens onregelmatig waren; wijst voorts op de ondertekening van een onregelmatige aanvullende raamovereenkomst waarvoor geen betalingen werden verricht; merkt op dat het Bureau in 2017 reeds corrigerende maatregelen heeft genomen door de contracten die uit die procedures voortvloeien te vervangen door nieuwe contracten; dringt er bij het Bureau op aan ervoor te zorgen dat dergelijke onregelmatigheden zich niet opnieuw zullen voordoen;

18.  merkt met bezorgdheid op dat van de 4 861 betalingen die het Bureau in 2016 heeft verwerkt, 2 007 plaatsvonden na de daarvoor geldende uiterste datum (41 %); merkt echter op dat dit voornamelijk werd veroorzaakt door de exponentiële verhoging van de begroting; verneemt van het Bureau dat de operationele activiteiten van het Bureau exponentieel zijn toegenomen, waardoor met een ongewijzigde personeelsomvang veel meer financiële transacties moesten worden verwerkt; neemt met tevredenheid kennis van de maatregelen die het Bureau heeft genomen om deze situatie aan te pakken; neemt kennis van het feit dat de betalingen dankzij deze maatregelen naar verwachting aan het eind van de eerste helft van 2017 genormaliseerd zullen zijn; verzoekt het Bureau om de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over het effect van deze maatregelen;

19.  verneemt uit het verslag van de Rekenkamer dat aanbestedende diensten schriftelijk om details moeten vragen over de bestanddelen van de prijs of de kosten als deze abnormaal laag lijken, en de inschrijver in de gelegenheid moeten stellen om daarover opmerkingen te maken; stelt echter vast dat het Bureau voor twee van de percelen (percelen 3 en 5) voor de aanbesteding van diensten van interculturele bemiddelaars/tolken in de verschillende landen financiële offertes heeft ontvangen die respectievelijk 50 % en 31 % lager waren dan de volgende laagste offertes; betreurt ten zeerste dat het Bureau, hoewel dit erop duidde dat de inschrijvingen abnormaal laag waren, niet heeft overwogen om de inschrijver in dit verband om verdere toelichting te vragen;

20.  herinnert eraan dat de Commissie in 2014 namens meer dan vijftig EU‑instellingen en ‑organen, waaronder het Bureau, een kaderovereenkomst ondertekende met één contractant voor de aanschaf van softwarelicenties, het plegen van onderhoud en het bieden van ondersteuning; merkt op dat de kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Bureau en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoeften van het Bureau; merkt op dat de kadercontractant in het kader van deze bemiddelingsdiensten de prijzen van de leveranciers mag verhogen met twee tot negen procent; merkt voorts op dat de betalingen aan de kadercontractant in 2016 totaal 534 900 EUR bedroegen; betreurt dat het Bureau de prijzen die met de offertes van de leveranciers in rekening werden gebracht en de door de kadercontractant in rekening gebrachte prijsverhogingen niet systematisch heeft gecontroleerd; verneemt uit het antwoord van het Bureau dat het Bureau met ingang van 1 januari 2018 systematische controles gaat invoeren voor offertes van meer dan 135 000 EUR;

21.  stelt vast dat het Bureau steeds meer financiële en personele middelen ter beschikking heeft gekregen, dit in verband met de aanzienlijke uitbreiding van zijn takenpakket begin 2016; stelt met tevredenheid vast dat, om een goede absorptie en een goed beheer van deze middelen te waarborgen, besloten is om de interne organisatie van het Bureau te stroomlijnen, rekening houdend met de nieuwe, extra taken van het Bureau; merkt op dat de raad van bestuur op voorstel van de uitvoerend directeur op 12 mei 2016 een nieuwe organisatiestructuur heeft goedgekeurd; dringt er bij het Bureau op aan om bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de verwachte verbeteringen ten gevolge van de nieuwe organisatiestructuur;

22.  wijst erop dat het Bureau op 31 december 2016 136 benoemde en in dienst zijnde personeelsleden had, waaronder 86 tijdelijke medewerkers (van de 91 op grond van de begroting van de Unie toegestane posten), 43 arbeidscontractanten en 7 gedetacheerde nationale deskundigen; wijst erop dat het totale personeelsbestand voor 63,2 % uit vrouwen bestond en voor 36,8 % uit mannen; dringt er bij het Bureau op aan aandacht te besteden aan het genderevenwicht in het personeelsbestand en hiermee rekening te houden bij de aanwerving van nieuwe personeelsleden;

23.  stelt met tevredenheid vast dat het percentage operationele functies is gestegen van 58,18 % in 2015 tot 63,31 % in 2016, een gevolg van de snelle toename van operationele activiteiten in 2016;

24.  stelt vast dat het Bureau een klacht heeft ontvangen na een niet succesvol verlopen proeftijd; verzoekt het Bureau om als de klacht is afgehandeld de kwijtingsautoriteit hiervan op de hoogte te stellen;

25.  merkt op dat het ziekteverzuim onder het personeel van het Bureau in 2016 gemiddeld 2,4 dagen bedroeg; stelt met enige bezorgdheid vast dat het Bureau niet heeft vermeld welk bedrag of welk aantal dagen in 2016 per personeelslid is besteed aan welzijnsactiviteiten; betreurt dat het Bureau geen verslag heeft uitgebracht over welzijnsactiviteiten die in 2016 zijn geïnitieerd, ondanks het feit dat het Parlement daarom had gevraagd;

26.   stelt met bezorgdheid vast dat het Bureau nog geen beleid heeft vastgesteld ter preventie van intimidatie op het werk; verzoekt het Bureau om als onderdeel van het beleid ter bescherming van de waardigheid van personen en ter voorkoming van psychisch geweld een netwerk van vertrouwenspersonen op te zetten, en om bewustmakingssessies te organiseren, algemene informatie over intimidatie/pesten op zijn website te plaatsen en een programma op te zetten voor nieuwe personeelsleden, met een onderdeel over gezondheid en welzijn;

Preventie van en omgang met belangenconflicten, transparantie en democratie

27.  verneemt van het Bureau dat het in de eerste helft van 2018 een praktische gids zal ontwikkelen voor de omgang met en preventie van belangenconflicten, en bindende regels zal vaststellen ter bescherming van klokkenluiders; verzoekt het Bureau om daarover verslag uit te brengen aan de kwijtingsautoriteit;

28.  merkt op dat het Bureau er bij de leden van de raad van bestuur op zal aandringen dat zij hun belangenverklaringen zullen overleggen, zodat deze gepubliceerd kunnen worden; herinnert eraan dat transparantie van cruciaal belang is om het vertrouwen van de EU‑burgers in de instellingen van de Unie te waarborgen; verzoekt het Bureau om de kwijtingsautoriteit over deze kwestie verslag uit te brengen;

29.  constateert dat het Bureau nog geen antwoord heeft gegeven op de vraag of alle vergaderingen met lobbyisten geregistreerd werden en bekend zijn gemaakt; verzoekt het Bureau om de kwijtingsautoriteit hierover in te lichten;

30.  stelt vast dat het Bureau in 2016 acht verzoeken om toegang tot documenten heeft ontvangen, en dat het volledige toegang heeft verleend tot zeven documenten en in één geval toegang heeft geweigerd, omdat het Bureau niet over de betreffende informatie beschikte, maar in dat geval heeft doorverwezen naar de juiste autoriteiten;

31.  merkt op dat het Bureau niet beschikt over dienstvoertuigen, maar wel van plan is om in de toekomst twee voertuigen aan te schaffen;

Belangrijkste resultaten

32.  spreekt zijn voldoening uit over de door het Bureau genoemde drie belangrijkste resultaten van 2016, namelijk:

–  de actieve rol die het speelde bij de ondersteuning van lidstaten, in het bijzonder Griekenland en Italië, bij de omgang met de ongekende en aanhoudende druk op de asielstelsels van die landen;

–  de volledige steun die het gaf aan de tenuitvoerlegging van het EU‑herplaatsingsmechanisme in Italië en Griekenland voor mensen die duidelijk internationale bescherming nodig hebben;

–  de verbeteringen die zijn doorgevoerd ten aanzien van het vermogen van het Bureau om tijdig en efficiënt te reageren op problemen in verband met een samenhangende uitvoering van het gemeenschappelijk Europees asielstelsel;

33.  stelt met tevredenheid vast dat in 2016 218 trainers hebben deelgenomen aan 15 "train de trainers"-bijeenkomsten die door het Bureau werden georganiseerd; merkt voorts op dat het Bureau via zijn platform voor e‑learning "EASO Training Curriculum" 361 nationale trainingssessies heeft gegeven aan 5 833 nationale medewerkers;

Interne controles

34.  constateert dat aan het begin van 2016 aan vier van de 16 interne controlenormen ten dele uitvoering werd gegeven en dat aan één internecontrolenorm geen uitvoering werd gegeven; constateert dat het Bureau inmiddels uitvoeringsbepalingen heeft vastgesteld bij het statuut (internecontrolenorm nr. 3), een jaarlijks prestatiebeoordelingssysteem heeft opgezet (internecontrolenorm nr. 4), voor het eerst een risicobeheerprocedure heeft uitgevoerd (internecontrolenorm nr. 6), een IT-governancehandvest geeft vastgesteld, alsmede een governancehandvest voor projectbeheer (internecontrolenorm nr. 7), en voortgang heeft geboekt op het gebied van de vaststelling en tenuitvoerlegging van uitvoeringsvoorschriften voor documentenbeheer door goedkeuring te hechten aan richtsnoeren voor dossierbeheer (internecontrolenorm nr. 11); verzoekt het Bureau om de kwijtingsautoriteit in kennis te stellen van de verbeteringen die in het kader van de toepassing van deze internecontrolenormen zijn doorgevoerd;

35.  verneemt uit het verslag van de Rekenkamer dat in de subsidieovereenkomst voor de aanschaf en daaropvolgende donatie aan de Griekse staat van 90 vingerafdrukscanners en 90 compatibele computers (apparatuur) voor een bedrag van 1 100 000 EUR was vastgelegd dat deze apparatuur aan de IT-afdeling van de politie in Athene geleverd zou worden en vervolgens gedistribueerd zou worden naar de hotspots op de Griekse eilanden; herinnert eraan dat personeelsleden van het Bureau op grond van deze overeenkomst ter plaatse moesten zijn om ervoor te zorgen dat de levering, plaatsing en eigendomsoverdracht van deze apparatuur aan de Griekse politie in goede orde zou verlopen; betreurt ten zeerste dat het personeel van het Bureau niet ter plaatse was om aan deze voorwaarde te voldoen en dat pas in juli 2017 bericht van de Griekse autoriteiten werd ontvangen dat de apparatuur in februari en begin maart 2016 aan de hotspots was geleverd en ook voor het beoogde doel werd gebruikt; verneemt uit het antwoord van het Bureau dat het Bureau de Griekse autoriteiten op 23 mei 2016 formeel heeft verzocht de levering en plaatsing van de apparatuur op de hotspots te bevestigen;

36.  stelt vast dat het Bureau in 2016 voor een aantal uitdagingen in zijn operationele omgeving heeft gestaan, waaronder niet alleen een aanzienlijke verhoging van de begroting en uitbreiding van het takenpakket, maar ook een aanzienlijke toename van het aantal verrichtingen, een wisseling van rekenplichtige (accountant), die gepaard ging met verschillende interim-oplossingen, en de invoering van een papierloos workflowsysteem; betreurt dat deze situatie van vele veranderingen en instabiliteit niet aangegrepen werd om het boekhoudsysteem te hervalideren of een systeem van periodieke verificaties achteraf van verrichtingen in te voeren; verneemt uit het antwoord van het Bureau dat voor 2017 een hervalidering van het boekhoudsysteem gepland staat en dat het Bureau op de middellange termijn zal nadenken over een strategie voor verificatie achteraf;

Interne audits

37.  merkt op dat de dienst Interne Audit van de Commissie in 2016 een audit heeft uitgevoerd met betrekking tot de uitvoering van de begroting en de uitvoering van aanbestedingen door het Bureau; stelt vast dat de accountants oog hadden voor de voortdurende inspanningen van het Bureau om de administratieve processen, zoals de uitvoering van de begroting en aanbestedingen, in goede banen te leiden, maar ondertussen te maken had met operationele problemen in verband met de rol van het Bureau tijdens de vluchtelingencrisis; stelt met tevredenheid vast dat het Bureau de uitvoering van zijn begroting aanzienlijk heeft verbeterd en dat de uitvoering van de begroting als bevredigend werd beoordeeld; stelt voorts vast dat het niveau van de overdrachten relatief hoog was, maar wel gerechtvaardigd werd geacht; is van oordeel dat het Bureau de planning voor aanbestedingsprocedures voor administratieve uitgaven moet verbeteren; merkt op dat de monitoring van procedures en specifieke contracten uit hoofde van kadercontracten tekortschiet en dus verder verbeterd moet worden; stelt vast dat het Bureau samen met de dienst Interne Audit concrete maatregelen zal ontwikkelen om deze risico's te verminderen; verzoekt het Bureau om bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de maatregelen die genomen zijn ter verbetering van aanbestedingsprocedures;

38.  stelt vast dat er begin 2016 sprake was van drie openstaande corrigerende maatregelen die verband hielden met in 2014 en 2015 uitgevoerde controles; stelt met tevredenheid vast dat het Bureau 19 van de 20 nog openstaande corrigerende maatregelen die verband hielden met door de dienst Interne Audit uitgevoerde controles heeft afgerond; stelt vast dat het Bureau verwacht de enige nog openstaande corrigerende maatregel te kunnen afronden als de verordening tot oprichting van een volwaardig agentschap is goedgekeurd;

Overige opmerkingen

39.  merkt op dat de Commissie op 4 mei 2016 een voorstel heeft gedaan voor een nieuwe verordening waarmee het Bureau tot een volwaardig agentschap wordt omgevormd;

40.  herinnert eraan dat het Bureau op grond van artikel 46 van Verordening (EU) nr. 439/2010(13) opdracht moet geven tot een onafhankelijke externe evaluatie van de behaalde resultaten; merkt op dat bij deze evaluatie aandacht werd besteed aan de toegevoegde waarde van het Bureau voor de Unie en de doeltreffendheid en gevolgen van de activiteiten van het Bureau voor de tenuitvoerlegging van het gemeenschappelijk Europees asielstelsel, waaronder het asielwetgevingspakket; merkt op dat de externe beoordelaars hun bevindingen en aanbevelingen in januari 2016 aan de raad van bestuur hebben gepresenteerd; merkt op dat het Bureau heeft toegezegd een actieplan te zullen ontwikkelen om gevolg te geven aan de negen aanbevelingen van de externe beoordelaars; verzoekt het Bureau om de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de tenuitvoerlegging van dit actieplan;

41.  dringt er bij het Bureau op aan om zijn internecontroleprocessen te verbeteren; is tevreden met de corrigerende maatregelen die reeds zijn genomen, te weten de vaststelling van nieuwe internecontrolenormen; wijst op het gebrek aan een gedegen planning als het gaat om aanbestedingsprocedures en herinnert het Bureau eraan dat een goede planning, zelfs in tijden van crisis, van groot belang is; constateert dat het Bureau heeft nagelaten om 65 containers (852 136 EUR) die op een gevaarlijke plaats waren gestald, waar eerder bij onlusten containers waren vernield, te verzekeren; stelt vast dat het Bureau een dergelijke verzekering niet kosteneffectief achtte; merkt op dat het Bureau niet alle btw voor de jaren 2014 en 2015 tijdig heeft teruggevraagd; is tevreden met het feit dat dit inmiddels is gebeurd;

42.  constateert uit het verslag van de Rekenkamer dat het Bureau voor een bedrag van 852 136 EUR 65 containers heeft gekocht om die als mobiele kantoren te gebruiken op Griekse en Italiaanse hotspots; merkt op dat sommige van deze containers op een locatie werden geplaatst waar soortgelijke containers die niet van het Bureau waren later tijdens rellen werden verwoest; stelt vast dat het Bureau de containers niet tegen dit risico had verzekerd, aangezien de leiding van oordeel was dat een verzekering niet kosteneffectief zou zijn;

43.  merkt op dat het Bureau zijn huurcontract heeft aangepast en in de tweede helft van 2016 binnen het gebouw waarin het is gevestigd extra kantoorruimte in gebruik heeft genomen; stelt vast dat door de toename van verantwoordelijkheden en taken het aantal medewerkers tegen het einde van 2020 tot 500 zou moeten stijgen, wat tot een aanzienlijke toename van de vraag naar kantoorruimte zou leiden; dringt er bij het Bureau op aan om bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de gevolgen voor de begroting van deze groei van het personeelsbestand;

44.  neemt kennis van de opening van kantoren in Rome en Athene en van het feit dat de rol van het Bureau steeds groter wordt nu het Bureau in nauwer contact staat met de hotspots;

45.  neemt kennis van de benoeming van verbindingsfunctionarissen bij de EU‑instellingen in Brussel en de Europese grens- en kustwacht, met als doel het bevorderen van nauwere betrekkingen en het verbeteren van de samenwerking op gebieden van wederzijds belang;

46.  verneemt uit de antwoorden van het Bureau dat de er sprake is geweest van een uitvoerige gedachtewisseling tussen het Bureau en de Commissie en dat het Bureau het advies van het directoraat-generaal Migratie en Binnenlandse Zaken nauw volgt en zich overeenkomstig dit advies voorbereidt, onder meer met het oog op de omvorming van het Bureau tot een nieuw asielagentschap van de Europese Unie;

47.  stelt tot zijn ontevredenheid vast dat het Bureau in zijn antwoord aan de kwijtingsautoriteit niet ingaat op zijn inspanningen om een kosteneffectieve en milieuvriendelijke werkplek te realiseren en de CO2‑uitstoot te verminderen of te compenseren; verzoekt het Bureau om ook aandacht te schenken aan de milieugevolgen van zijn activiteiten, met name gelet op de toekomstige toename van het personeelsbestand van het Bureau tot zo'n 500 medewerkers;

o

o o

48.  verwijst voor andere opmerkingen van horizontale aard bij het kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van … 2018(14) over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.

7.2.2018

ADVIES van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken

aan de Commissie begrotingscontrole

inzake het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2177(DEC))

Rapporteur voor advies: Kostas Chrysogonos

SUGGESTIES

De Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken verzoekt de bevoegde Commissie begrotingscontrole onderstaande suggesties in haar ontwerpresolutie op te nemen:

1.  is ingenomen met de conclusies van de Rekenkamer dat de jaarrekeningen van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken ("het Bureau") een correcte weergave zijn van de financiële stand van zaken op 31 december 2016; neemt evenwel kennis van de opmerkingen over twee aanbestedingsprocedures;

2.  benadrukt dat de begroting van het Bureau met 273 % is verhoogd om de aanzienlijke extra taken die het sinds begin 2015 voor zijn rekening neemt, inclusief de ondersteuning van de lidstaten van eerste binnenkomst, met name voor de registratie en ondervraging van asielzoekers en de herplaatsingsregeling, te kunnen dekken; benadrukt dat het personeelsbestand van het Bureau slechts met 34 % is gestegen en dat er veel minder deskundigen uit de lidstaten zijn ingezet in de lidstaten van eerste binnenkomst dan eigenlijk nodig was;

3.  merkt op dat het Bureau als gevolg van de migratiecrisis zijn begroting in 2016 vier keer heeft gewijzigd om tegemoet te komen aan verzoeken van de Europese Commissie en de lidstaten om een operationele uitbreiding in het licht van een toename van het aantal arriverende asielzoekers in 2015/2016, waarna het moeilijkheden ondervond om de middelen in kwestie te absorberen, wat op zijn beurt tot bepaalde annuleringen en overdrachten van middelen heeft geleid, alsook tot moeilijkheden bij de naleving van de financiële en begrotingsregels; benadrukt dat deze situatie in de toekomst moet worden verholpen;

4.  wijst erop dat het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) met 2,5 miljoen EUR (43,9 %) hoog was en betrekking heeft op overeenkomsten die tegen eind 2016 werden ondertekend, deels door aanvullende betalingen uit de begroting naar het einde van dat jaar toe of waarvoor de facturen pas in 2017 werden ontvangen; verzoekt het Bureau bijgevolg zijn begrotingsbeheer te verbeteren;

5.  betreurt het feit dat met betrekking tot de onderliggende betalingen bij de rekeningen van het Bureau twee van de vijf gecontroleerde aanbestedingsprocedures onregelmatig waren en de overeenkomstige betalingen, die 2,9 % van de totale uitgaven uitmaakten, eveneens onregelmatig waren; wijst tevens op de ondertekening van een onregelmatige aanvullende raamovereenkomst waarvoor geen betalingen werden verricht; merkt op dat het Bureau in 2017 reeds corrigerende maatregelen heeft genomen door de contracten die uit deze procedures voortvloeien te vervangen door nieuwe contracten; verzoekt het Bureau ervoor te zorgen dat dergelijke onregelmatigheden zich niet opnieuw zullen voordoen;

6.  verzoekt het Bureau zijn interne controleprocessen te verbeteren; is tevreden met de corrigerende maatregelen die reeds zijn genomen door de goedkeuring van nieuwe normen voor interne controle; wijst op het gebrek aan gedegen planning voor procedures voor openbare aanbestedingen en herinnert aan het belang ervan, zelfs in tijden van crisis; wijst erop dat het Bureau 65 containers (852 136 EUR) op een risicovolle plaats, waar eerder bij onlusten andere containers werden vernield, niet heeft verzekerd; merkt op dat het Bureau een dergelijke verzekering niet kosteneffectief achtte; wijst erop dat het Bureau niet alle btw-terugbetalingen voor de jaren 2014 en 2015 tijdig heeft gevorderd; is tevreden met het feit dat deze vordering inmiddels heeft plaatsgehad;

7.  is tevreden met het feit dat het percentage achterstallige betalingen daalde van 65 % in januari 2016 tot 9 % in oktober 2016, terwijl het totale aantal transacties steeg van 483 in januari 2016 tot 806 in oktober 2016; verzoekt het Bureau de nodige corrigerende maatregelen te voltooien, zoals die welke betrekking hebben op achterstallige betalingen en vergoeding van kosten; is tevreden met de maatregelen die reeds zijn genomen met betrekking tot een nieuw aanwervingsbeleid en de terugdringing van het personeelsverloop; dringt er bij het Bureau op aan bij de kwijtingsautoriteit zijn plannen in te dienen voor een hervorming van zijn begrotingsplanning en prestatieparameters op het gebied van beheer;

8.  dringt er bij het Bureau op aan voort te bouwen op zijn beleid van 2013 inzake het voorkomen van belangenconflicten, overeenkomstig de goede praktijk en de richtsnoeren van de Commissie; verzoekt het Bureau de tenuitvoerlegging te garanderen van het in 2017 goedgekeurde beleid inzake de effectieve bescherming van klokkenluiders, in afwachting van volledige voorstellen van de Commissie.

INFORMATIE OVER DE GOEDKEURING IN DE ADVISERENDE COMMISSIE

Datum goedkeuring

1.2.2018

 

 

 

Uitslag eindstemming

+:

–:

0:

45

6

0

Bij de eindstemming aanwezige leden

Asim Ademov, Heinz K. Becker, Malin Björk, Michał Boni, Caterina Chinnici, Frank Engel, Cornelia Ernst, Raymond Finch, Lorenzo Fontana, Ana Gomes, Nathalie Griesbeck, Sylvie Guillaume, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Filiz Hyusmenova, Sophia in ‘t Veld, Dietmar Köster, Barbara Kudrycka, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Roberta Metsola, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Judith Sargentini, Birgit Sippel, Branislav Škripek, Csaba Sógor, Sergei Stanishev, Helga Stevens, Traian Ungureanu, Marie-Christine Vergiat, Udo Voigt, Josef Weidenholzer, Kristina Winberg, Tomáš Zdechovský, Auke Zijlstra

Bij de eindstemming aanwezige vaste plaatsvervangers

Kostas Chrysogonos, Carlos Coelho, Gérard Deprez, Maria Grapini, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Marek Jurek, Andrejs Mamikins, Angelika Mlinar, Jaromír Štětina

Bij de eindstemming aanwezige plaatsvervangers (art. 200, lid 2)

Georges Bach, Jonathan Bullock, Julia Reda, Francis Zammit Dimech

HOOFDELIJKE EINDSTEMMING IN DE ADVISERENDE COMMISSIE

45

+

ALDE

Gérard Deprez, Nathalie Griesbeck, Filiz Hyusmenova, Sophia in 't Veld, Angelika Mlinar

ECR

Marek Jurek, Branislav Škripek, Helga Stevens

GUE/NGL

Malin Björk, Kostas Chrysogonos, Cornelia Ernst, Marie-Christine Vergiat

PPE

Asim Ademov, Georges Bach, Heinz K. Becker, Michał Boni, Carlos Coelho, Frank Engel, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Barbara Kudrycka, Roberta Metsola, Csaba Sógor, Jaromír Štětina, Traian Ungureanu, Francis Zammit Dimech, Tomáš Zdechovský

S&D

Caterina Chinnici, Ana Gomes, Maria Grapini, Sylvie Guillaume, Dietmar Köster, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Andrejs Mamikins, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Birgit Sippel, Sergei Stanishev, Josef Weidenholzer

Verts/ALE

Julia Reda, Judith Sargentini

6

-

EFDD

Jonathan Bullock, Raymond Finch, Kristina Winberg

ENF

Lorenzo Fontana, Auke Zijlstra

NI

Udo Voigt

0

0

 

 

Verklaring van de gebruikte tekens:

+  :  voor

-  :  tegen

0  :  onthouding

INFORMATIE OVER DE GOEDKEURING IN DE BEVOEGDE COMMISSIE

Datum goedkeuring

20.3.2018

 

 

 

Uitslag eindstemming

+:

–:

0:

24

0

0

Bij de eindstemming aanwezige leden

Nedzhmi Ali, Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Dennis de Jong, Tamás Deutsch, Martina Dlabajová, Raffaele Fitto, Ingeborg Gräßle, Cătălin Sorin Ivan, Jean-François Jalkh, Arndt Kohn, Notis Marias, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Indrek Tarand, Marco Valli, Derek Vaughan, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

Bij de eindstemming aanwezige vaste plaatsvervangers

Karin Kadenbach, Julia Pitera, Miroslav Poche

HOOFDELIJKE EINDSTEMMING IN DE BEVOEGDE COMMISSIE

24

+

ALDE

Nedzhmi Ali, Martina Dlabajová

ECR

Raffaele Fitto, Notis Marias

EFDD

Marco Valli

ENF

Jean-François Jalkh

GUE/NGL

Dennis de Jong

PPE

Tamás Deutsch, Ingeborg Gräßle, Julia Pitera, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

S&D

Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Cătălin Sorin Ivan, Karin Kadenbach, Arndt Kohn, Miroslav Poche, Derek Vaughan

Verts/ALE

Bart Staes, Indrek Tarand

0

-

 

 

0

0

 

 

Verklaring van de gebruikte tekens:

+  :  voor

-  :  tegen

0  :  onthouding

(1)

PB C 417 van 6.12.2017, blz. 79.

(2)

PB C 417 van 6.12.2017, blz. 79.

(3)

PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1.

(4)

PB L 132 van 29.5.2010, blz. 11.

(5)

PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42.

(6)

PB C 417 van 6.12.2017, blz. 79.

(7)

PB C 417 van 6.12.2017, blz. 79.

(8)

PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1.

(9)

PB L 132 van 29.5.2010, blz. 11.

(10)

PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42.

(11)

PB C 245 van 29.7.2017, blz. 16.

(12)

  Besluit nr. 20 van de raad van bestuur van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken van 27 december 2013 houdende de financiële regeling van het EASO

(13)

  Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 19 mei 2010 tot oprichting van een Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (PB L 132 van 29.5.2010, blz. 11).

(14)

Aangenomen teksten van die datum, P8_TA-PROV(2018)0000.

Laatst bijgewerkt op: 10 april 2018Juridische mededeling