Procedure : 2017/2178(DEC)
Forløb i plenarforsamlingen
Dokumentforløb : A8-0111/2018

Indgivne tekster :

A8-0111/2018

Forhandlinger :

PV 18/04/2018 - 10
CRE 18/04/2018 - 10

Afstemninger :

PV 18/04/2018 - 12.52

Vedtagne tekster :

P8_TA(2018)0157

BETÆNKNING     
PDF 424kWORD 70k
26.3.2018
PE 613.476v02-00 A8-0111/2018

om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016

(2017/2178(DEC))

Budgetkontroludvalget

Ordfører: Bart Staes

1. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE

1. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE

om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016

(2017/2178(DEC))

Europa-Parlamentet,

–  der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016,

–  der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016, med agenturets svar(1),

–  der henviser til Revisionsrettens erklæring(2) for regnskabsåret 2016 om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, jf. artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

–  der henviser til Rådets henstilling af 20. februar 2018 om meddelelse af decharge til agenturet for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret 2016 (05941/2018 – C8-0088/2018),

–  der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

–  der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002(3), særlig artikel 208,

–  der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1077/2011 af 25. oktober 2011 om oprettelse af et europæisk agentur for den operationelle forvaltning af store IT-systemer inden for området med frihed, sikkerhed og retfærdighed(4), særlig artikel 33,

–  der henviser til Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 af 30. september 2013 om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012(5), særlig artikel 108,

–  der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,

–  der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A8-0111/2018),

1.  meddeler den administrerende direktør for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed decharge for gennemførelsen af agenturets budget for regnskabsåret 2016;

2.  fremsætter sine bemærkninger i nedenstående beslutning;

3.  pålægger sin formand at sende denne afgørelse og beslutningen, der er en integrerende del heraf, til den administrerende direktør for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at de offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).

2. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE

om afslutning af regnskaberne for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016

(2017/2178(DEC))

Europa-Parlamentet,

–  der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016,

–  der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016, med agenturets svar(6),

–  der henviser til Revisionsrettens erklæring(7) for regnskabsåret 2016 om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, jf. artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

–  der henviser til Rådets henstilling af 20. februar 2018 om meddelelse af decharge til agenturet for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret 2016 (05941/2018 – C8-0088/2018),

–  der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

–  der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002(8), særlig artikel 208,

–  der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1077/2011 af 25. oktober 2011 om oprettelse af et europæisk agentur for den operationelle forvaltning af store IT-systemer inden for området med frihed, sikkerhed og retfærdighed(9), særlig artikel 33,

–  der henviser til Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 af 30. september 2013 om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012(10), særlig artikel 108,

–  der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,

–  der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A8-0111/2018),

1.  godkender afslutningen af regnskaberne for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016;

2.  pålægger sin formand at sende denne afgørelse til den administrerende direktør for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at den offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).

3. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016

(2017/2178(DEC))

Europa-Parlamentet,

–  der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016,

–  der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,

–  der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A8-0111/2018),

A.  der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren gerne vil understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden, gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

B.  der henviser til, at det endelige budget for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed ("agenturet") for regnskabsåret 2016 ifølge dets opgørelse over indtægter og udgifter(11) var på 82 267 949 EUR, hvilket er en stigning på 21,77 % i forhold til 2015, der skyldes den nye procedure for visuminformationssystemet og for biometrisystemet; der henviser til, at agenturets budget hovedsageligt stammer fra EU-budgettet;

C.  der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016 ("Revisionsrettens beretning") har erklæret, at den har fået rimelig sikkerhed for, at agenturets årsregnskab er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige;

Opfølgning på decharge for 2013 og 2015

1.  bemærker med bekymring antallet af udestående spørgsmål og igangværende korrigerende foranstaltninger som reaktion på Revisionsrettens bemærkninger i 2013 og 2015 i forbindelse med en rammekontrakt om indkøb af tjenesteydelser og med forholdet mellem agenturet og associerede Schengenlande; opfordrer indtrængende agenturet til straks at træffe korrigerende foranstaltninger;

Bemærkninger om transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed

2.  finder det forkasteligt, at agenturet modtog og godkendte leverancer til en værdi af 2 800 000 EUR uden at have de nødvendige budgetmæssige og retlige forpligtelser (kontrakter) på plads; bemærker, at de retlige forpligtelser blev indgået med tilbagevirkende kraft for at regularisere indkøbene; bemærker endvidere, at indkøbene ifølge agenturet var blevet foretaget på denne måde med for at håndtere presserende operationelle krav, men også som reaktion på medlemsstaternes stigende behov for lagerkapacitet; opfordrer agenturet til væsentligt at forbedre sin budgetplanlægning og budgetforvaltning; er af den opfattelse, at agenturet burde have kunnet forudsige medlemsstaternes stigende behov for lagerkapacitet; er af den opfattelse, at EU's udbudsregler giver mulighed for at anvende en hasteprocedure, og at indgåelsen af kontrakter med tilbagevirkende kraft grundet behovet for et hurtigt indkøb derfor ikke er i overensstemmelse med EU-retten;

Budgetmæssig og økonomisk forvaltning

3.  bemærker, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2016 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad på 97,9 %, og at udnyttelsesgraden for betalingsbevillinger var på 97,6 %;

4.  bemærker, at agenturet i juni 2015 underskrev en kontrakt til en værdi af 21 500 000 EUR vedrørende bygge- og anlægsarbejder i sin afdeling i Strasbourg; bemærker endvidere, at det blev aftalt, at betalingen hovedsageligt skulle foretages som delbetalinger; bemærker med bekymring, at agenturet i juli 2015 ændrede kontrakten for at gøre forskudsbetalinger til standardmetoden med henblik på at øge budgetudnyttelsen; er alvorligt bekymret over, at agenturet i november 2016 havde betalt det fulde kontraktbeløb, selv om mindre end halvdelen af arbejdet var blevet afsluttet; noterer sig, at forfinansieringen ifølge agenturets svar var forbundet med en tilsvarende finansiel garanti og en opfyldelsesgaranti på 5 %; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne kontrakt;

Forpligtelser og fremførsler

5.  bemærker, at niveauet af bevillinger, der blev fremført under afsnit 2 (driftsudgifter), ifølge Revisionsrettens beretning er højt, nemlig 5 000 000 EUR, svarende til 63 % af de forpligtede bevillinger (i forhold til 2015, hvor det var på 9 000 000 EUR, svarende til 50 %); minder om, at fremførslerne hovedsageligt vedrører bygningsvedligeholdelse og konsulentydelser, der skal leveres i 2017;

6.  bemærker, at ifølge agenturets svar bliver bevillinger under afsnit 1 og 2 løbende revideret og planlagt, så de med tiden kan reduceres til et strengt minimum, og at der ud af de 19,5 mio. EUR i ikkeopdelte bevillinger, som blev fremført til 2016, kun blev annulleret 474 000 EUR, svarende til 2,42 %;

7.  bemærker, at fremførsler ofte kan være delvist eller fuldt ud berettigede på grund af den flerårige karakter af agenturenes operationelle programmer, at de ikke nødvendigvis er tegn på svagheder i budgetplanlægningen og budgetgennemførelsen og ikke altid er i strid med budgetprincippet om etårighed, navnlig hvis de er planlagt på forhånd af agenturet og meddelt Revisionsretten;

Udbud og personalepolitik

8.  bemærker med bekymring, at Revisionsretten identificerede udbud, hvor agenturet ikke har foretaget nogen kontrol for den billigste løsning, idet det ikke blev kontrolleret, om rammekontrahenten havde fundet den bedste pris; opfordrer agenturet til at tage princippet om sparsommelighed og omkostningseffektivitet alvorligt og til at iværksætte alle relevante foranstaltninger for at undgå, at denne situation gentager sig;

9.  bemærker, at agenturet i maj 2016 indgik en rammekontrakt på 194 000 000 EUR med et konsortium om videreudvikling og vedligeholdelse af visuminformationssystemet (VIS) og biometrisystemet (BMS) i en periode på højst seks år; noterer sig, at kontrakten blev tildelt på grundlag af en offentlig udbudsprocedure; noterer sig endvidere, at en væsentlig betingelse for, at tilbudsgiverne kunne godkendes, var, at de havde kommerciel adgang til BMS-teknologien; udtrykker sin bekymring over, at der heri lå en potentiel risiko for begrænsning af konkurrencen; noterer sig, at erhvervelsen af faste licenser ifølge agenturets svar var knyttet til den efterfølgende vedligeholdelse og resulterede i betydelige besparelser på lang sigt, der anslås til 402 243,22 EUR over en fireårig periode; bemærker, at de særlige betingelser i rammekontraktens artikel I.19.1 indeholder bestemmelser om "den mest begunstigede kunde", hvormed agenturets finansielle interesser beskyttes yderligere, når det indkøber hardware eller software hos kontrahenten;

10.  konstaterer ud fra agenturets stillingsfortegnelse, at 114 stillinger (ud af de 118 stillinger, som var godkendt i henhold til EU-budgettet) var besat den 31. december 2016, i forhold til 117 i 2015; bemærker, at agenturet derudover beskæftigede 26 kontraktansatte, 47 midlertidigt ansatte og 6 udstationerede nationale eksperter;

11.  bemærker med bekymring, at de stigende operationelle risici, som agenturet står over for, er forbundet med underbemanding i agenturet, idet antallet af opgaver, som agenturet pålægges, forsat stiger, samtidig med at der er sket en nedskæring i personalet som følge af kravet om at skære personalet ned med 5 %; bemærker, at der findes en række funktioner i agenturet, som enten er underbemandede eller ikke har en indbygget forretningskontinuitet (hvor én enkelt medarbejder udfører de pågældende opgaver og har den nødvendige knowhow); bemærker med bekymring, at en reduktion af personalet og udlicitering af arbejde øger risikoen for "svingdørssituationer" og læk af oplysninger; bemærker med tilfredshed, at agenturet i sin kodeks for etisk adfærd har offentliggjort de generelle principper vedrørende forpligtelser i forbindelse med tjenesteperiodens ophør;

12.  konstaterer, at agenturet i stigende grad er afhængigt af eksternt personale, som ofte er dyrere at anvende end internt personale og kan have en iboende risiko med hensyn til bibeholdelse af viden og kapacitet i agenturet og bæredygtigheden af dets aktiviteter;

13.  glæder sig over agenturets politik for fastholdelse af personale, som bestyrelsen har indført, og som giver mulighed for, at midlertidigt ansatte kan få tidsubegrænsede kontrakter ved udgangen af deres første kontraktperiode, hvilket gør det muligt for agenturet at bevare den vigtige interne viden og ekspertise;

14.  bemærker med bekymring den manglende kønsbalance i de besatte stillinger pr. 31. december 2016, idet der er 28 % kvindelige og 72 % mandlige ansatte; beklager, at der er en endnu mere ulige balance i bestyrelsen, hvor der sidder 11 % kvindelige og 89 % mandlige bestyrelsesmedlemmer; opfordrer agenturet til at være mere opmærksomme på kønsbalancen i personalet;

15.  beklager, at der ikke er truffet særlige foranstaltninger med hensyn til den ulige kønsfordeling i sammensætningen af agenturets bestyrelse; opfordrer medlemsstaterne til at sikre kønsbalance, når de udpeger medlemmer og suppleanter til agenturets bestyrelse; opfordrer agenturet til proaktivt at minde medlemsstaterne om vigtigheden af kønsbalance;

16.  bemærker med tilfredshed, at agenturet i 2016 ikke modtog nogen klager eller sagsanlæg, og at der ikke blev indberettet sager i forbindelse med ansættelse eller afskedigelse af medarbejdere;

17.  konstaterer, at agenturets ansatte i 2016 i gennemsnit var sygemeldt i 10,7 dage; noterer sig, at antallet af dage pr. ansat, der blev anvendt til velværeaktiviteter i 2016, ifølge agenturets svar lå på mellem to og tre; bemærker, at agenturet afholdt forskellige teambuildingaktiviteter, hvor der var afsat flere dage til det operationelle personale og færre til det administrative personale; opfordrer agenturet til at konsultere lægetjenesten om, hvordan fraværet fra arbejdet på grund af sygefravær kan bringes ned;

18.   bemærker, at agenturet i 2015 vedtog en politik for beskyttelse af personers værdighed og forebyggelse af mobning og sexchikane, og at oplysninger om gennemførelsesbestemmelserne indgår i velkomstprogrammet for nye medarbejdere; bemærker, at agenturets enhed for menneskelige ressourcer og uddannelse giver svar og oplysninger til medarbejderne om disse spørgsmål; bemærker, at to klager blev indgivet, undersøgt og afsluttet med henstillinger i 2016, og at der ikke blev foretaget nogen formelle sagsanlæg;

19.  bemærker, at agenturet ikke disponerer over nogen officielle køretøjer;

Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt gennemsigtighed og demokrati

20.  bemærker, at agenturets styrelsesudvalg den 23. maj 2016 godkendte retningslinjerne for whistleblowing, og at Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) har afgivet positiv udtalelse om teksten; bemærker imidlertid, at Kommissionens Generaldirektorat for Menneskelige Ressourcer ikke var tilhænger af dem, og at det orienterede agenturet om, at Kommissionen var i gang med at udarbejde nye retningslinjer; bemærker med glæde, at agenturet i mellemtiden har offentliggjort de generelle principper, som er relevante for whistleblowing, i sin adfærdskodeks, der er offentliggjort på dets websted; gentager, at gennemsigtighed er et centralt element til at skabe og opretholde et tillidsfuldt forhold mellem borgerne, Unionen og dens institutioner;

21.  bemærker, at alle medlemmer af agenturets bestyrelse er forpligtet til på agenturets websted at offentliggøre en årlig skriftlig interessetilkendegivelse; bemærker, at CV'er for den administrerende direktør og formanden for bestyrelsen også offentliggøres og holdes ajour; bemærker, at agenturet er i færd med at udarbejde nye regler om forebyggelse og håndtering af interessekonflikter; beklager, at medlemmerne af bestyrelsen og af det rådgivende udvalg har offentliggjort erklæringer om, at "der ikke foreligger interessekonflikter", og ikke interesseerklæringer, da det ikke er op til medlemmerne selv at erklære, at der ikke foreligger interessekonflikter, men at en uafhængig tredjepart bør kontrollere interesseerklæringerne; opfordrer medlemmerne af bestyrelsen og den rådgivende gruppe til at offentliggøre interesseerklæringer med oplysninger om eventuel medlemskab af andre organisationer; opfordrer agenturet til at informere dechargemyndigheden om dette spørgsmål inden udgangen af juli 2018;

22.  bemærker, at den første årlige overvågningsrapport om gennemførelsen af agenturets strategi til bekæmpelse af svig (april 2016) viste en lav gennemførelsesgrad tæt på 60 %, mens den næste overvågningsrapport (november 2017) viste en kvantitativ gennemførelse på mindst 80 %; noterer sig de fremskridt, der er gjort i denne henseende; opfordrer agenturet til løbende at forbedre gennemførelsen af sin strategi for bekæmpelse af svig;

23.  bemærker med tilfredshed, at agenturet er i færd med at forberede en revision af sin strategi for bekæmpelse af svig; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om vedtagelsen og gennemførelsen af de nye regler;

24.  bemærker, at agenturet har meddelt Parlamentet, at det ikke interagerer med lobbyister;

25.  bemærker, at agenturet i 2016 modtog elleve anmodninger om aktindsigt i dokumenter, og at agenturet gav fuld aktindsigt i ni tilfælde, mens der blev nægtet aktindsigt i to tilfælde begrundet i beskyttelse af forretningsmæssige interesser og beskyttelse af formålet med inspektioner, undersøgelser og revisioner; forventer, at agenturet, når det træffer afgørelse om at begrænse aktindsigt for at beskytte forretningsmæssige interesser, også seriøst tager hensyn til borgernes interesser og Unionens forpligtelse til at sikre mere gennemsigtighed, idet der tages højde for alle relevante regler og forordninger;

26.  bemærker, at i et af de tilfælde, hvor en anmodning om aktindsigt blev afslået, blev sagen videregivet til Den Europæiske Ombudsmand, som foretog en undersøgelse i slutningen af 2016 og begyndelsen af 2017 og lukkede sagen i marts 2017 med en rapport dateret og underskrevet 3. marts 2017; opfordrer agenturet til at underrette dechargemyndigheden om Ombudsmandens afgørelse og i givet fald den efterfølgende procedure;

Vigtigste resultater

27.  glæder sig over de tre vigtigste resultater i 2016, som agenturet har udpeget, nemlig:

–  det har indført et kvalitetsstyringssystem

–  det har sikret en stabil og kontinuerlig drift af de systemer, det har fået overdraget, og samtidig givet bred støtte til Kommissionen i forbindelse med udviklingen af flere vigtige lovgivningsforslag

–  det spillede en central rolle i al udvikling inden for interoperabilitet mellem IT-systemer på området for retlige og indre anliggender og gav betydelige input til at støtte og fremme arbejdet i den ekspertgruppe på højt plan om informationssystemer og interoperabilitet, der ledes af Kommissionen;

28.  bemærker, at der ifølge Revisionsrettens beretning på Kommissionens vegne blev foretaget en ekstern evaluering af agenturet fra marts til december 2015, og at resultaterne blev fremlagt i marts 2016; bemærker, at det af evalueringen blev konkluderet, at agenturet bidrager til den operationelle forvaltning af store IT-systemer inden for området med frihed, sikkerhed og retfærdighed og udfører sine opgaver effektivt; bemærker endvidere, at evaluatorerne med henblik på yderligere at forbedre den operationelle forvaltning fremsatte 64 anbefalinger, hvoraf syv anses for kritiske og 11 for meget vigtige; bifalder, at agenturet har udarbejdet en plan for implementeringen af disse anbefalinger, og at den er under gennemførelse; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne plan;

29.  glæder sig over agenturets løbende samarbejde med de andre agenturer inden for retlige og indre anliggender; bemærker, at årsberetningen for agenturernes netværk viser, at agenturet i 2016 har indledt et større antal fælles aktiviteter med andre agenturer end i noget tidligere år;

30.  bemærker, at 2016 var det mest intense og krævende år for agenturet siden dets oprettelse, og at agenturet ikke desto mindre havde gode resultater og fuldt ud opfyldte sit årlige arbejdsprogram, gennemførte stort set alle aktiviteter som planlagt og nåede sine operationelle mål; bemærker endvidere, at et antal yderligere opgaver blev overtaget i løbet af året;

Intern revision

31.  bemærker, at Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS) i sin revisionsrapport fra juli 2016 ifølge Revisionsrettens beretning konkluderede, at processernes udformning og praktiske gennemførelse samlet set sikrer, at agenturet driver IT-systemerne for Schengeninformationssystemet (SIS II), visuminformationssystemet og Eurodac IT (European Asylum Dactyloscopy Database) på en måde, der muliggør kontinuerlig og uafbrudt dataudveksling mellem de nationale myndigheder, der bruger dem; glæder sig over, at agenturet ifølge den eksterne evaluering, der blev foretaget på vegne af Kommissionen, fungerer og udfører sine opgaver effektivt; bemærker endvidere, at IAS påpegede, at det er muligt at forbedre effektiviteten af processerne vedrørende konfigurationsstyring, ændringsstyring, frigivelses- og teststyring, problemstyring samt service- og hændelsesstyring; noterer sig, at agenturet og IAS blev enige om en plan for korrigerende foranstaltninger; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne plan;

32.  bemærker, at IAS udførte to revisioner i 2016: en revision af IT-operationer og en revision af planlægningen og fordelingen af personale, bedømmelse af arbejdsindsats, forfremmelse og uddannelse; bemærker, at IAS konkluderede, at der stadig forekommer svagheder i agenturets procedure for forvaltning af menneskelige ressourcer, især elementer, som ikke er i fuld overensstemmelse med de proceduremæssige aspekter af gennemførelsesbestemmelserne og agenturets egne interne retningslinjer; bemærker, at der er blevet udarbejdet en handlingsplan for at afhjælpe alle mangler; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne handlingsplan;

33.  bemærker, at den interne revisionsfunktion (IAC) udførte tre revisioner:

–  en revision af "Design of Internal Control System for Smart Borders Delegation Agreement", hvor IAC fandt, at udformningen af det interne kontrolsystem, der blev etableret af agenturet, pr. 23. maj 2016, var passende

–  en revision af renovationsprojektet i Strasbourg, hvor IAC ikke kunne give rimelig sikkerhed for effektiviteten af det interne kontrolsystem, der var etableret for projektet, i mangel af de nødvendige projektdokumenter, og hvor det udtrykte bekymring over projekt- og kontraktforvaltningen; bemærker, at der er blevet udarbejdet en handlingsplan for at afhjælpe alle mangler; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne handlingsplan

–  en endelig revisionsrapport om forvaltningen af IT-projekter, hvor IAC fandt, at projektforvaltningen akut burde revideres og forbedres; bemærker, at der er blevet udarbejdet en handlingsplan; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne handlingsplan;

34.  bemærker, at agenturet pr. 31. december 2016 havde 22 udestående revisionsanbefalinger, der var klassificeret som "meget vigtige", heraf 10, der var blevet udstedt for nylig; bemærker, at der ikke er nogen "kritiske" udestående anbefalinger; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af disse revisionsanbefalinger;

Andre bemærkninger

35.  bemærker, at aftalen med værtsmedlemsstaten Frankrig om den tekniske lokalitet trådte i kraft den 28. august 2016;

36.  bemærker med tilfredshed, at for at sikre en omkostningseffektiv og miljøvenlig arbejdsplads, var kriterierne for miljø- og klimapræstationer medtaget i de tekniske specifikationer i agenturets udbud, og at der i de bygninger, der forvaltes direkte af agenturet, gælder regler om energieffektivitet;

37.  bemærker med tilfredshed, at for at sikre yderligere reduktioner i eller modregning af CO2-emissioner, sigter agenturets politik for så vidt angår rejser mod at mindske flyrejser til det allerhøjst nødvendige ved i vidt omfang at anvende videokonferencer mellem agenturets to hovedlokaliteter;

38.  bemærker, at et niveau for udveksling af oplysninger mellem agenturet og Kommissionen, der vil muliggøre en grundig forberedelse af aktiviteter efter Brexit, endnu ikke er fuldt opnået, idet visse juridiske aspekter, såsom adgang til de systemer, der forvaltes af agenturet, og anvendelse af data fra Det Forenede Kongerige, der indkodes efter brexit, kræver yderligere præcisering; opfordrer Kommissionen til at bistå agenturet med løsninger, så snart forhandlingerne med Det Forenede Kongerige giver dem tilstrækkelige oplysninger;

39.  glæder sig over, at agenturet har sikret en stabil og kontinuerlig drift af de systemer, det har fået overdraget, og samtidig har givet bred støtte til Kommissionen i forbindelse med udviklingen af en række vigtige lovforslag (ind- og udrejsesystemet (EES), EU-systemet vedrørende rejseinformation og rejsetilladelse (ETIAS), det europæiske informationssystem vedrørende strafferegistre (ECRIS-TCN), Eurodac (European Asylum Dactyloscopy Database) omarbejdet samt anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) – omarbejdet);

o

o o

40.  henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af ... 2018(12) om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.

7.2.2018

UDTALELSE fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender

til Budgetkontroludvalget

om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016

(2017/2178(DEC))

Ordfører for udtalelse: Kostas Chrysogonos

FORSLAG

Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender opfordrer Budgetkontroludvalget, som er korresponderende udvalg, til at optage følgende forslag i det beslutningsforslag, det vedtager:

1.  glæder sig over Revisionsrettens konklusioner om, at årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed ("agenturet") giver et retvisende billede af agenturets finansielle stilling pr. 31. december 2016;

2.  er bekymret over, at den offentlige udbudsprocedure, som blev iværksat til videreudvikling og vedligeholdelse af VIS-systemet (en seksårig kontrakt på 194 mio. EUR) i henhold til systemets retsgrundlag, uden præcist at definere de ønskede tjenesteydelser, krævede, at tilbudsgiverne havde adgang til teknologi til biometrisk sammenligning (Biometric Matching Service), som var udviklet af et enkelt selskab, der ikke er forpligtet til at give tilbudsgivere kommerciel adgang; opfordrer agenturet til så vidt muligt at undgå at blive bundet til leverandører, og bemærker samtidig, at de tjenesteydelser, der købes, skal være skræddersyet til de komponenter, som allerede er i brug; opfordrer indtrængende agenturet til så vidt muligt at indgå aftaler med flere leverandører og definere de ønskede tjenesteydelser præcist;

3.  bemærker det høje niveau af fremførte forpligtede bevillinger under afsnit II (administrationsudgifter) i 2016, som beløber sig til 5 mio. EUR, svarende til 63 % af de forpligtede bevillinger; anerkender, at de hovedsagelig vedrører bygningsvedligeholdelse og konsulentydelser, der skulle leveres i 2017; bemærker, at et så højt fremførselsniveau er i strid med budgetprincippet om etårighed; henstiller til agenturet så vidt muligt at overholde budgetprincippet om etårighed; opfordrer agenturet til at forbedre forvaltningen af dets administrationsudgifter;

4.  glæder sig over, at agenturet har sikret en stabil og kontinuerlig drift af de systemer, det har fået overdraget, og samtidig har givet bred støtte til Kommissionen i forbindelse med udviklingen af en række vigtige lovforslag (ind- og udrejsesystemet (EES), EU-systemet vedrørende rejseinformation og rejsetilladelse (ETIAS), ECRIS-TCN-systemet, Eurodac-forordningen – omarbejdning og anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) – omarbejdning);

5.  bemærker, at agenturet ændrede byggekontrakten for sine lokaler i Strasbourg (21,2 mio. EUR) for at foretage forskudsbetalinger med henblik på at øge budgetudnyttelsen; bemærker, at denne ændring var knyttet til den finansielle cyklus, der er fastsat i finansforordningen for ikkeopdelte bevillinger; påpeger, at agenturet i november 2016 havde betalt hele kontraktbeløbet, selv om mindre end halvdelen af arbejdet var blevet fuldført; bemærker, at risikoen i forbindelse med forskudsbetalinger til dels blev opvejet af finansielle og resultatmæssige garantier som fastsat i kontrakten; anmoder agenturet om bedre at vurdere nødvendigheden af at tage sådanne finansielle risici i forbindelse med fremtidige projekter, eftersom anvendelsen af finansielle garantier ikke dækker alle finansielle risici;

6.  beklager, at agenturet i 2016 modtog og godkendte leverancer til en værdi af 2,8 mio. EUR, som der ikke var opstillet et budget eller indgået kontrakter for; anmoder agenturet om fuldt ud at overholde procedurerne for offentlige indkøb;

7.  beklager, at der ifølge agenturets interne revisionsfunktions rapport om forvaltningen af IT-projekter er akut behov for en revision og forbedring af agenturets projektstyringsproces for så vidt angår passende ejerskab, personaleressourcer, værktøj, support og overvågning;

8.  beklager, at den interne whistleblowerprocedure endnu ikke er blevet gennemført; opfordrer Kommissionen til at sørge for en hurtig vedtagelse af dens retningslinjer vedrørende whistleblowing, som derefter straks skal vedtages og gennemføres effektivt af Unionens agenturer, herunder af agenturet; forstår, at agenturet som en foreløbig foranstaltning har været proaktivt med hensyn til at medtage generelle principper om whistleblowing i dets adfærdskodeks, som er let tilgængelig på agenturets websted;

9.  opfordrer indtrængende den lovgivende myndigheds to grene til at vedtage – og efterfølgende agenturet til reelt at gennemføre – retlige krav til og retningslinjer for en sammenhængende politik for forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt til at udarbejde en klar og gennemsigtig politik på dette område; understreger, at den lovgivende myndigheds to grene har beføjelser til at indføre en retlig forpligtelse for agenturet til at forebygge og håndtere interessekonflikter; bemærker, at agenturet har offentliggjort individuelle erklæringer om "fravær af interessekonflikter" for medlemmerne af bestyrelsen og af det rådgivende udvalg; beklager imidlertid, at der ikke er fremlagt interesseerklæringer; glæder sig over, at agenturet i fravær af et retligt krav har offentliggjort individuelle skriftlige tilsagn fra medlemmerne af bestyrelsen;

10.  bemærker, at den første årlige overvågningsrapport om gennemførelsen af agenturets strategi til bekæmpelse af svig (april 2016) viste en lav gennemførelsesgrad tæt på 60 %, mens den næste overvågningsrapport (november 2017) viste en kvantitativ gennemførelse på mindst 80 %; noterer sig de fremskridt, der er gjort i denne henseende; opfordrer agenturet til løbende at forbedre gennemførelsen af sin strategi for bekæmpelse af svig;

11.  beklager, at der ikke er truffet særlige foranstaltninger med hensyn til den ulige kønsfordeling i sammensætningen af agenturets bestyrelse; opfordrer medlemsstaterne til at sikre kønsbalance, når de udpeger medlemmer og suppleanter til agenturets bestyrelse; opfordrer agenturet til proaktivt at minde medlemsstaterne om vigtigheden af kønsbalance;

12.  glæder sig over revisionsberetningen fra Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS), som ikke identificerede væsentlige problemer vedrørende driften, vedligeholdelsen, sikkerheden og kontinuiteten af IT-systemerne SIS II, VIS og Eurodac; glæder sig ligeledes over, at agenturet ifølge den eksterne evaluering, der blev foretaget på vegne af Kommissionen, fungerer og udfører sine opgaver effektivt; bemærker, at der stadig er plads til forbedringer, og anerkender, at agenturet har givet tilsagn om at følge op på denne vigtige revision;

13.  glæder sig over agenturets politik for fastholdelse af personale, som bestyrelsen har indført, og som giver mulighed for, at midlertidigt ansatte kan få tidsubegrænsede kontrakter ved udgangen af deres første kontraktperiode, hvilket gør det muligt for agenturet at bevare den vigtige interne viden og ekspertise;

14.  beklager, at Kommissionens interne revisionstjeneste konkluderede, at der stadig er svagheder i agenturets procedure for forvaltning af menneskelige ressourcer – især elementer, som ikke er i fuld overensstemmelse med de proceduremæssige aspekter af gennemførelsesbestemmelserne og agenturets egne interne retningslinjer; opfordrer agenturet til at tage sig af de to "meget vigtige" og de to "vigtige" undersøgelsesresultater fra revisionen vedrørende bedømmelses- og forfremmelsesprocedurer, overholdelse af procedurer, korrekt ajourføring af personalemapper samt forvaltning og planlægning af menneskelige ressourcer.

OPLYSNINGER OM VEDTAGELSE I RÅDGIVENDE UDVALG

Dato for vedtagelse

1.2.2018

 

 

 

Resultat af den endelige afstemning

+:

–:

0:

45

6

0

Til stede ved den endelige afstemning - medlemmer

Asim Ademov, Heinz K. Becker, Malin Björk, Michał Boni, Caterina Chinnici, Frank Engel, Cornelia Ernst, Raymond Finch, Lorenzo Fontana, Kinga Gál, Ana Gomes, Nathalie Griesbeck, Sylvie Guillaume, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Filiz Hyusmenova, Sophia in ‘t Veld, Dietmar Köster, Barbara Kudrycka, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Roberta Metsola, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Judith Sargentini, Birgit Sippel, Branislav Škripek, Csaba Sógor, Sergei Stanishev, Helga Stevens, Traian Ungureanu, Udo Voigt, Josef Weidenholzer, Kristina Winberg, Tomáš Zdechovský, Auke Zijlstra

Til stede ved den endelige afstemning – stedfortrædere

Kostas Chrysogonos, Carlos Coelho, Gérard Deprez, Maria Grapini, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Marek Jurek, Andrejs Mamikins, Angelika Mlinar, Jaromír Štětina

Til stede ved den endelige afstemning – stedfortrædere (forretningsordenens art. 200, stk. 2)

Georges Bach, Jonathan Bullock, Julia Reda, Francis Zammit Dimech

ENDELIG AFSTEMNING VED NAVNEOPRÅBI RÅDGIVENDE UDVALG

45

+

ALDE

Gérard Deprez, Nathalie Griesbeck, Filiz Hyusmenova, Sophia in 't Veld, Angelika Mlinar

ECR

Marek Jurek, Branislav Škripek, Helga Stevens

GUE/NGL

Malin Björk, Kostas Chrysogonos, Cornelia Ernst

PPE

Asim Ademov, Georges Bach, Heinz K. Becker, Michał Boni, Carlos Coelho, Frank Engel, Kinga Gál, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Barbara Kudrycka, Roberta Metsola, Csaba Sógor, Jaromír Štětina, Traian Ungureanu, Francis Zammit Dimech, Tomáš Zdechovský

S&D

Caterina Chinnici, Ana Gomes, Maria Grapini, Sylvie Guillaume, Dietmar Köster, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Andrejs Mamikins, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Birgit Sippel, Sergei Stanishev, Josef Weidenholzer

VERTS/ALE

Julia Reda, Judith Sargentini

6

-

EFDD

Jonathan Bullock, Raymond Finch, Kristina Winberg

ENF

Lorenzo Fontana, Auke Zijlstra

NI

Udo Voigt

0

0

 

 

Tegnforklaring:

+  :  for

-  :  imod

0  :  hverken/eller

OPLYSNINGER OM VEDTAGELSE I KORRESPONDERENDE UDVALG

Dato for vedtagelse

20.3.2018

 

 

 

Resultat af den endelige afstemning

+:

–:

0:

19

4

1

Til stede ved den endelige afstemning - medlemmer

Nedzhmi Ali, Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Dennis de Jong, Tamás Deutsch, Martina Dlabajová, Raffaele Fitto, Ingeborg Gräßle, Cătălin Sorin Ivan, Jean-François Jalkh, Arndt Kohn, Notis Marias, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Indrek Tarand, Marco Valli, Derek Vaughan, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

Til stede ved den endelige afstemning – stedfortrædere

Karin Kadenbach, Julia Pitera, Miroslav Poche

ENDELIG AFSTEMNING VED NAVNEOPRÅBI KORRESPONDERENDE UDVALG

19

+

ALDE

Nedzhmi Ali, Martina Dlabajová

PPE

Tamás Deutsch, Ingeborg Gräßle, Julia Pitera, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

S&D

Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Cătălin Sorin Ivan, Karin Kadenbach, Arndt Kohn, Miroslav Poche, Derek Vaughan

VERTS/ALE

Bart Staes, Indrek Tarand

4

-

ECR

Raffaele Fitto, Notis Marias

EFDD

Marco Valli

GUE/NGL

Dennis de Jong

1

0

ENF

Jean-François Jalkh

Tegnforklaring:

+  :  for

-  :  imod

0  :  hverken/eller

(1)

EUT C 417 af 6.12.2017, s. 194.

(2)

EUT C 417 af 6.12.2017, s. 194.

(3)

EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1.

(4)

EUT L 286 af 1.11.2011.

(5)

EUT L 328 af 7.12.2013, s. 42.

(6)

EUT C 417 af 6.12.2017, s. 194.

(7)

EUT C 417 af 6.12.2017, s. 194.

(8)

EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1.

(9)

EUT L 286 af 1.11.2011.

(10)

EUT L 328 af 7.12.2013, s. 42.

(11)

EUT C 113 af 30.3.2016, s. 191.

(12)

Vedtagne tekster af denne dato, P8_TA-PROV(2018)0000.

Seneste opdatering: 16. april 2018Juridisk meddelelse