Procedura : 2017/2178(DEC)
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Ciclo del documento : A8-0111/2018

Testi presentati :

A8-0111/2018

Discussioni :

PV 18/04/2018 - 10
CRE 18/04/2018 - 10

Votazioni :

PV 18/04/2018 - 12.52

Testi approvati :

P8_TA(2018)0157

RELAZIONE     
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26.3.2018
PE 613.476v02-00 A8-0111/2018

sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia per l'esercizio 2016

(2017/2178(DEC))

Commissione per il controllo dei bilanci

Relatore: Bart Staes

1. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

1. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia per l'esercizio 2016

(2017/2178(DEC))

Il Parlamento europeo,

–  visti i conti annuali definitivi dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia relativi all'esercizio 2016,

–  vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia relativi all'esercizio 2016, corredata della risposta dell'Agenzia(1),

–  vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni(2) presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2016, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  vista la raccomandazione del Consiglio del martedì 20 febbraio 2018 sul discarico da dare all'Agenzia sull'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2016 (05941/2018 – C8-0088/2018),

–  visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(3), in particolare l'articolo 208,

–  visto il regolamento (UE) n. 1077/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2011, che istituisce un'agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia(4), in particolare l'articolo 33,

–  visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio(5), in particolare l'articolo 108,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato IV del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0111/2018),

1.  concede il discarico al direttore esecutivo dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia per l'esecuzione del bilancio dell'Agenzia per l'esercizio 2016;

2.  esprime le sue osservazioni nella risoluzione in appresso;

3.  incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione e la risoluzione che ne costituisce parte integrante al direttore esecutivo dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla loro pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

2. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

sulla chiusura dei conti dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia per l'esercizio 2016

(2017/2178(DEC))

Il Parlamento europeo,

–  visti i conti annuali definitivi dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia relativi all'esercizio 2016,

–  vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia relativi all'esercizio 2016, corredata della risposta dell'Agenzia(6),

–  vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni(7) presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2016, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  vista la raccomandazione del Consiglio del martedì 20 febbraio 2018 sul discarico da dare all'Agenzia sull'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2016 (05941/2018 – C8-0088/2018),

–  visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(8), in particolare l'articolo 208,

–  visto il regolamento (UE) n. 1077/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2011, che istituisce un'agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia(9), in particolare l'articolo 33,

–  visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio(10), in particolare l'articolo 108,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato IV del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0111/2018),

1.  approva la chiusura dei conti dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia relativi all'esercizio 2016;

2.  incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione al direttore esecutivo dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

3. PROPOSTA DI RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia per l'esercizio 2016

(2017/2178(DEC))

Il Parlamento europeo,

–  vista la sua decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia per l'esercizio 2016,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato IV del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0111/2018),

A.  considerando che, nel contesto della procedura di discarico, l'autorità di discarico sottolinea la particolare importanza di rafforzare ulteriormente la legittimità democratica delle istituzioni dell'Unione migliorando la trasparenza e la responsabilità e attuando il concetto del bilancio basato sui risultati e la buona gestione delle risorse umane;

B.  considerando che, stando al suo stato delle entrate e delle spese(11), il bilancio definitivo dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (l'"Agenzia") per l'esercizio 2016 ammontava a 82 267 949 EUR, il che rappresenta un aumento del 21,77 % rispetto al 2015 a causa della nuova procedura d'appalto per il sistema d'informazione sui visti e per il sistema di abbinamento biometrico; che la dotazione dell'Agenzia proviene principalmente dal bilancio dell'Unione;

C.  considerando che la Corte dei conti (la "Corte"), nella sua relazione sui conti annuali dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia relativi all'esercizio finanziario 2016 (la “relazione della Corte"), ha dichiarato di aver ottenuto garanzie ragionevoli in merito all'affidabilità dei conti annuali dell'Agenzia, nonché alla legittimità e alla regolarità delle operazioni alla base di tali conti;

Seguito dato ai discarichi 2013 e 2015

1.  prende atto con preoccupazione del numero di questioni in sospeso e delle misure correttive in atto in risposta alle osservazioni della Corte del 2013 e 2015 concernenti un contratto quadro per l'appalto di servizi e la relazione tra l'Agenzia e i paesi associati allo spazio Schengen; esorta l'Agenzia ad adottare misure correttive senza ulteriore indugio;

Osservazioni sulla legittimità e regolarità delle operazioni

2.  condanna il fatto che l'Agenzia abbia ricevuto e accettato forniture, per un importo di 2 800 000 EUR, senza aver assunto impegni giuridici e di bilancio (contratti); constata che gli impegni giuridici sono stati poi stipulati in modo retroattivo allo scopo di regolarizzare gli acquisti; rileva inoltre che, secondo l'Agenzia, gli acquisti sono stati effettuati in tal modo per far fronte a esigenze operative urgenti e anche in risposta al fabbisogno di archiviazione in rapido aumento degli Stati membri; invita l'Agenzia a migliorare in maniera significativa la propria programmazione di bilancio e la propria esecuzione di bilancio; è del parere che il crescente fabbisogno di archiviazione degli Stati membri fosse prevedibile da parte dell'Agenzia; è del parere che le norme dell'Unione in materia di appalti pubblici consentano una procedura d'urgenza e che, di conseguenza, la firma di contratti con effetto retroattivo per acquisti urgenti non sia in linea con il diritto dell'Unione;

Gestione finanziaria e di bilancio

3.  osserva che gli sforzi in materia di monitoraggio di bilancio intrapresi durante l'esercizio 2016 hanno portato a un tasso di esecuzione del bilancio pari al 97,9 % e che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento è stato del 97,6 %;

4.  osserva che, nel giugno 2015, l'Agenzia ha concluso un contratto di costruzione per la propria sede di Strasburgo per un valore di 21 500 000 EUR; osserva altresì che sono stati concordati versamenti rateali come modalità di pagamento principale; osserva con preoccupazione che, nel luglio 2015, l'Agenzia ha modificato il contratto, privilegiando, come modalità di pagamento, i versamenti anticipati, allo scopo di incrementare l'utilizzo della dotazione di bilancio; esprime profonda preoccupazione per il fatto che, a novembre del 2016, l'Agenzia aveva pagato la totalità dell'importo del contratto, benché meno della metà dei lavori fosse stata ultimata; rileva che, secondo la risposta dell'Agenzia, i pagamenti di prefinanziamento sono stati associati a una garanzia finanziaria corrispondente e ad una garanzia di buon fine del 5 %; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione di tale contratto;

Impegni e riporti

5.  rileva che, secondo la relazione della Corte, gli stanziamenti riportati per il Titolo II (Spese amministrative) ammontano a 5 000 000 EUR, vale a dire 63 % di stanziamenti impegnati (a fronte dei 9 000 000 EUR del 2015, pari al 50 %); ricorda che i riporti si riferiscono principalmente a lavori di manutenzione degli edifici e a servizi di consulenza da fornirsi nel 2017;

6.  rileva che, secondo la risposta dell'Agenzia, i riporti per gli stanziamenti del titolo I e II sono costantemente rivisti e pianificati con l'obiettivo di ridurli nel tempo allo stretto necessario, e che dei 19,5 milioni di EUR di stanziamenti non dissociati riportati al 2016, solo 474 000 EUR, ovvero il 2,42 %, sono stati annullati;

7.  osserva che i riporti possono spesso essere motivati, in tutto o in parte, dal carattere pluriennale dei programmi operativi delle agenzie e non mettono necessariamente in luce carenze nella pianificazione e nell'esecuzione di bilancio, né contrastano sempre con il principio dell'annualità del bilancio, soprattutto se sono pianificati in anticipo dall'Agenzia e comunicati alla Corte;

Procedure di appalto e politica del personale

8.  osserva con preoccupazione che la Corte ha individuato procedure d'appalto rispetto alle quali l'Agenzia non ha provveduto ad ottenere la soluzione più economica, non verificando se il contraente titolare del contratto-quadro avesse trovato il prezzo migliore; invita l'Agenzia a tenere seriamente conto del principio di economia e di efficienza in termini di costi e ad adottare tutte le misure pertinenti al fine di evitare il ripetersi di tale situazione;

9.  osserva che, nel maggio 2016, l'Agenzia ha concluso un contratto-quadro con un consorzio, per un importo pari a 194 000 000 EUR, per l'ulteriore sviluppo e la manutenzione del sistema di informazione sui visti (SIV) e del sistema di abbinamento biometrico (SAB) per un periodo massimo di sei anni; osserva che il contratto è stato aggiudicato attraverso una procedura di appalto pubblico; osserva che un requisito fondamentale per gli offerenti consisteva nell'avere accesso commerciale alla tecnologia BMS; esprime la propria preoccupazione quanto ad un potenziale rischio per la competitività della procedura; rileva che, secondo la risposta dell'Agenzia, l'acquisizione di licenze permanenti è legata alla loro successiva manutenzione e ha consentito di realizzare risparmi significativi a lungo termine, stimati a 402 243,22 EUR su un periodo di quattro anni; osserva che l'articolo I.19.1 delle condizioni speciali del contratto quadro prevede il "cliente più favorito", che tutela ulteriormente gli interessi finanziari dell'Agenzia quando acquista hardware o software dal contraente;

10.  osserva che, in base alla tabella dell'organico dell'Agenzia, al 31 dicembre 2016 erano coperti 114 dei 118 posti autorizzati nel bilancio generale dell'Unione, contro i 117 del 2015; rileva inoltre che l'Agenzia impiegava 26 agenti contrattuali, 47 agenti temporanei e 6 esperti nazionali distaccati;

11.  osserva con preoccupazione che il crescente rischio operativo cui sono confrontate le operazioni dell'Agenzia è legato alla carenza di personale dell'Agenzia con la conseguenza che, mentre i compiti ad essa assegnati aumentano continuamente, i livelli di personale sono stati ridotti a causa dell'obbligo di ridurre il personale del 5 %; osserva che esistono varie funzioni, in seno all'Agenzia con carenza di personale o prive di continuità operativa integrata (un solo membro del personale espleta le funzioni e possiede le conoscenza delle operazioni); osserva con preoccupazione che la riduzione del personale e l'esternalizzazione del lavoro aumentano il rischio delle cosiddette "porte girevoli" (revolving door) e di fughe di informazioni; osserva con soddisfazione che l'Agenzia ha pubblicato, nel suo codice di condotta e di comportamento etici, i principi generali riguardo agli obblighi che incombono dopo l'abbandono del servizio;

12.  osserva che l'Agenzia dipende sempre più da personale esterno, che è spesso più costoso da assumere rispetto al personale interno e può presentare rischi intrinseci per quanto riguarda la conservazione delle conoscenze e delle capacità nell'Agenzia e la sostenibilità delle sue operazioni;

13.  accoglie con favore la politica di fidelizzazione del personale dell'Agenzia, attuata dal consiglio di amministrazione, che prevede la possibilità che gli agenti temporanei possano ricevere contratti a tempo indeterminato alla fine del loro primo contratto, consentendo all'Agenzia di mantenere conoscenze e competenze interne fondamentali.

14.  osserva con preoccupazione la mancanza di equilibrio di genere tra i posti occupati al 31 dicembre 2016, dato che il rapporto tra il personale femminile e quello maschile era rispettivamente di 28 % a 72 %; deplora che il consiglio di amministrazione sia ancora più squilibrato, con un rapporto di 11 % a 89 %; invita l'Agenzia a prestare maggiore attenzione all'equilibrio di genere del personale;

15.  si rammarica del fatto che nella composizione del consiglio di amministrazione dell'Agenzia non siano state prese misure riguardanti la mancanza di equilibrio di genere; invita gli Stati membri a garantire l'equilibrio di genere in sede di nomina dei loro membri e dei membri supplenti del consiglio di amministrazione dell'Agenzia; invita l'Agenzia a ricordare in modo proattivo agli Stati membri l'importanza dell'equilibrio di genere;

16.  rileva con soddisfazione il fatto che l'Agenzia non ha ricevuto denunce, cause legali o segnalazioni legate all'assunzione o al licenziamento di membri del personale nel 2016;

17.  rileva che, nel 2016, la media delle assenze per malattia del personale dell'Agenzia è stata di 10,7 giorni; rileva che, secondo le risposte dell'Agenzia, il numero di giorni utilizzati da ciascun membro del personale per attività di benessere nel 2016 è stato di due-tre giorni; osserva che l'Agenzia ha organizzato varie attività di gruppo con più giorni destinati al personale operativo e meno al personale amministrativo; invita l'Agenzia a consultarsi con il servizio medico su come ridurre l'assenza dal lavoro per malattia;

18.   osserva che, nel 2015, l'Agenzia ha adottato una politica in materia di protezione della dignità della persona e di prevenzione delle molestie psicologiche e sessuali e che le informazioni sulle norme di attuazione sono incluse nel programma destinato ai nuovi membri del personale; rileva che le risorse umane e l'unità di formazione dell'Agenzia forniscono le risposte e le informazioni ai membri del personale sulle questioni in oggetto; rileva che, nel 2016, sono state presentate, esaminate e concluse con raccomandazioni due denunce e che nessun caso è stato portato in tribunale;

19.  prende atto che l'Autorità non possiede veicoli di servizio;

Prevenzione e gestione dei conflitti di interessi, trasparenza e democrazia

20.  rileva che il comitato di gestione dell'Agenzia ha approvato i suoi orientamenti in materia di denuncia delle irregolarità in data 23 maggio 2016 e che l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) ha espresso un parere positivo sul testo; rileva, tuttavia, che la Direzione generale delle risorse umane della Commissione non è favorevole e ha informato l'Agenzia che la Commissione sta lavorando a nuovi orientamenti; rileva con soddisfazione che, nel frattempo, l'Agenzia ha pubblicato i principi generali relativi alla denuncia delle irregolarità nel codice di condotta pubblicato sul suo sito web; ribadisce che la trasparenza è fondamentale per la creazione e il mantenimento di una relazione di fiducia tra cittadini, l'Unione e le sue istituzioni;

21.  osserva che tutti i membri del consiglio di amministrazione sono tenuti a rilasciare per iscritto una dichiarazione pubblica annuale d'interesse, che viene pubblicata sul sito web dell'Agenzia; rileva che anche il CV del direttore esecutivo e del presidente del consiglio di amministrazione sono pubblicati e aggiornati; rileva che l'Agenzia sta elaborando nuove norme sulla prevenzione e la gestione dei conflitti di interesse; si rammarica del fatto che membri del consiglio di amministrazione e del gruppo consultivo abbiano pubblicato dichiarazioni di "assenza di conflitto di interesse" piuttosto che dichiarazioni di interesse in quanto non spetta ai membri dichiarare essi stessi di non avere conflitti di interesse ma piuttosto a terze parti verificare in modo indipendente le dichiarazioni di interesse; invita i membri del consiglio di amministrazione e del gruppo consultivo a pubblicare dichiarazioni di interesse in cui sia indicata la loro appartenenza ad altre organizzazioni; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in proposito entro la fine di luglio 2018;

22.  sottolinea che la prima relazione annuale di monitoraggio sull'applicazione della strategia antifrode dell'Agenzia (aprile 2016) ha evidenziato un basso livello di attuazione, vicino al 60 %, mentre la relazione di controllo successiva (novembre 2017) ha mostrato un livello di attuazione quantitativa di almeno l'80 %; prende atto dei progressi compiuti a questo riguardo; invita l'Agenzia a migliorare costantemente l'attuazione della sua strategia antifrode;

23.  rileva con soddisfazione che l'Agenzia sta preparando una revisione della sua strategia antifrode; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito all'adozione e all'attuazione delle nuove norme;

24.  osserva che l'Agenzia ha comunicato al Parlamento di non interagire con i lobbisti;

25.  rileva che, nel 2016, l'Agenzia ha ricevuto undici richieste di accesso a documenti e che l'Agenzia ha concesso un accesso completo in nove casi, ma ha rifiutato l'accesso nel caso di due richieste per motivi di tutela degli interessi commerciali e di protezione delle finalità di ispezione, indagine e audit; si aspetta che l'Agenzia, al momento di decidere se limitare l'accesso ai documenti per proteggere gli interessi commerciali, valuti anche con serietà gli interessi dei cittadini e l'impegno dell'Unione a favore di una maggiore trasparenza, tenendo conto, allo stesso tempo, di tutte le norme e le disposizioni pertinenti;

26.  rileva che, in uno dei casi in cui è stata respinta una richiesta di accesso ai documenti, il caso è stato ulteriormente trasmesso al Mediatore europeo che ha effettuato un'ispezione tra la fine del 2016 e l'inizio del 2017 e ha chiuso il fascicolo nel marzo 2017 con una relazione firmata e datata 3 marzo 2017; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito alla decisione del Mediatore e all'eventuale procedura successiva;

Principali risultati

27.  si compiace dei tre principali risultati individuati dall'Agenzia nel 2016, ossia:

–  ha attuato un sistema di gestione della qualità aziendale;

–  ha assicurato il funzionamento stabile e continuo dei sistemi ad essa affidati e, allo stesso tempo, ha fornito un ampio sostegno alla Commissione nello sviluppo di una serie di proposte legislative fondamentali;

–  ha svolto un ruolo chiave in tutti gli sviluppi relativi all'interoperabilità tra i sistemi informatici nel settore della giustizia e degli affari interni e ha fornito un contributo significativo per sostenere e facilitare il lavoro del gruppo di esperti ad alto livello sui sistemi informativi e sull'interoperabilità guidato dalla Commissione;

28.  rileva che, secondo la relazione della Corte, una valutazione esterna dell'Agenzia è stata effettuata per conto della Commissione da marzo a dicembre 2015 e che i risultati sono stati presentati a marzo 2016; rileva che la valutazione ha concluso che l'Agenzia contribuisce alla gestione operativa dei sistemi TI su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia e adempie efficacemente ai suoi compiti; rileva inoltre che, al fine di migliorare ulteriormente la gestione operativa, i valutatori hanno formulato 64 raccomandazioni, 7 delle quali sono considerate critiche e 11 molto importanti; si compiace del fatto che l'Agenzia abbia elaborato un piano per dare seguito alle raccomandazioni e che questo sia in fase di attuazione; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione di tale piano;

29.  si compiace della costante cooperazione dell'Agenzia con le altre agenzie di giustizia e affari interni; rileva che la relazione annuale della rete delle agenzie dell'UE indica che, nel 2016, l'Agenzia si è impegnata in un numero più elevato di attività congiunte con altre agenzie rispetto agli anni precedenti;

30.  osserva che il 2016 è stato l'anno più intenso e impegnativo per l'Agenzia dalla sua creazione e che l'Agenzia ha comunque registrato buoni risultati ed ha realizzato interamente il suo programma di lavoro annuale, svolgendo quasi tutte le sue attività come previsto e raggiungendo i suoi obiettivi operativi; rileva, inoltre, che un determinato numero di compiti supplementari sono state assunti nel corso dell'anno;

Audit interno

31.  rileva che, secondo la relazione della Corte, nella sua relazione di audit del luglio 2016, il servizio di audit interno (SAI) della Commissione ha concluso che l'impostazione generale e l'attuazione pratica dei processi garantiscono che l'Agenzia disponga del sistema di informazione Schengen II, del sistema di informazione visti e della banca dati di dattiloscopia dell'asilo europeo (Eurodac IT) in modo tale da consentire lo scambio continuo e ininterrotto di dati tra le autorità nazionali che ne fanno uso; accoglie con favore il fatto che, stando alla valutazione esterna condotta a nome della Commissione, l'Agenzia operi e adempi efficacemente ai propri compiti; rileva inoltre che il SAI ha ritenuto possibile migliorare l'efficienza dei processi in relazione alla gestione delle configurazioni e dei cambiamenti, delle versioni e dei test, dei problemi, nonché dei servizi e degli incidenti; rileva che l'Agenzia e il SAI hanno convenuto un piano per l'adozione di misure correttive; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione di tale piano;

32.  osserva che il SAI ha effettuato due audit di affidabilità nel 2016: un audit sulle operazioni informatiche e un audit sulla pianificazione e l'assegnazione del personale, la valutazione delle prestazioni, la promozione e la formazione; rileva che il SAI ha concluso che persistono carenze nel processo dell'Agenzia quanto alla gestione delle risorse umane, in particolare elementi che non sono pienamente conformi agli aspetti procedurali delle norme di attuazione e agli orientamenti interni dell'Agenzia stessa; rileva che è stato redatto un piano d'azione per risolvere tutte le constatazioni; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione del piano d'azione;

33.  osserva che la struttura di audit interno (IAC) ha effettuato tre audit di affidabilità:

–  un audit del modello di sistema di controllo interno per l'accordo di delega delle frontiere intelligenti, rispetto a cui la IAC riteneva che la progettazione del sistema di controllo interno istituito dall'Agenzia fosse adeguata al 23 maggio 2016;

–  un audit sul progetto di ricostruzione a Strasburgo, rispetto a cui la IAC non è stata in grado di fornire garanzie ragionevoli sull'efficacia e l'efficienza del sistema di controllo interno messo in atto per il progetto in mancanza dei documenti necessari del progetto ed esprimeva preoccupazione per l'organizzazione della gestione del progetto e del contratto messa in atto; rileva che è stato redatto un piano d'azione per risolvere tutte le constatazioni; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione del piano d'azione;

–  una relazione finale di audit sulla gestione dei progetti TI, rispetto a cui la IAC riteneva che il processo di gestione dei progetti avesse urgente bisogno di revisione e miglioramento; rileva che è stato redatto un piano d'azione; invita l'Agenzia a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione del piano d'azione;

34.  rileva che, al 31 dicembre 2016, l'Agenzia aveva formulato 22 raccomandazioni di audit che venivano giudicate "molto importanti", tra cui 10 raccomandazioni di audit che erano state emesse recentemente; osserva che non è aperta alcuna questione "critica"; invita l'Agenzia a informare l'autorità di discarico in merito all'attuazione di dette raccomandazioni di audit;

Altre osservazioni

35.  rileva che l'accordo relativo al centro tecnico con lo Stato membro ospitante, la Francia, è entrato in vigore il 28 agosto 2016;

36.  rileva con soddisfazione che, al fine di garantire un ambiente di lavoro efficiente in termini di costi e rispettoso dell'ambiente, i criteri di performance ambientale e climatica erano inclusi nelle specifiche tecniche delle offerte dell'Agenzia e che, per quanto riguarda gli edifici gestiti direttamente dall'Agenzia, si applicano le norme in materia di efficienza energetica;

37.  rileva con soddisfazione che, al fine di garantire ulteriori riduzioni o compensazioni delle emissioni di CO2, le politiche di gestione dei viaggi dell'Agenzia mirano a ridurre all'essenziale gli spostamenti aerei, attraverso un ampio ricorso alla videoconferenza tra i due siti principali dell'Agenzia;

38.  rileva che non è stato completamente organizzato un livello di scambio di informazioni tra l'Agenzia e la Commissione che permetta una preparazione completa delle attività dopo la Brexit, dal momento che alcuni aspetti giuridici, come l'accesso ai sistemi gestiti dall'Agenzia e l'uso dei dati inseriti dal Regno Unito dopo la Brexit, necessitano di ulteriore elaborazione; invita la Commissione ad aiutare l'Agenzia a trovare soluzioni non appena il processo negoziale con il Regno Unito fornirà sufficienti informazioni;

39.  accoglie con favore il fatto che l'Agenzia abbia assicurato il funzionamento stabile e continuo dei sistemi ad essa affidati e abbia fornito un ampio sostegno alla Commissione nello sviluppo di una serie di proposte legislative fondamentali (sistema di ingressi/uscite (EES), sistema europeo di informazione e autorizzazione ai viaggi (ETIAS), sistema europeo di informazione sui casellari giudiziali (ECRIS, TCN), rifusione della banca dati di dattiloscopia dell'asilo europeo (Eurodac) e rifusione della seconda generazione del sistema di informazione Schengen (SIS II));

o

o o

40.  rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione di discarico, alla sua risoluzione del ... 2018(12) sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.

7.2.2018

PARERE della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni

destinato alla commissione per il controllo dei bilanci

sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia per l'esercizio 2016

(2017/2178(DEC))

Relatore per parere: Kostas Chrysogonos

SUGGERIMENTI

La commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni invita la commissione per il controllo dei bilanci, competente per il merito, a includere nella proposta di risoluzione che approverà i seguenti suggerimenti:

1.  accoglie con favore le conclusioni della Corte dei conti, secondo cui i conti annuali dell'Agenzia dell'Unione europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (in appresso "l'Agenzia") presentano fedelmente la posizione finanziaria dell'Agenzia al 31 dicembre 2016;

2.  è preoccupato per il fatto che la procedura di gara indetta per l'ulteriore sviluppo e la manutenzione del sistema VIS (194 000 000 EUR per i sei anni del contratto), conformemente alla base giuridica del sistema, senza definire con precisione i servizi richiesti, obblighi gli offerenti ad avere accesso alle tecnologie del servizio di confronto dei dati biometrici, sviluppate da un'unica società, che non ha l'obbligo di fornire accesso commerciale agli offerenti; invita l'Agenzia a evitare, ove possibile, di essere vincolata a potenziali offerenti, pur osservando che i servizi appaltati devono essere adattati ai componenti effettivamente in uso; esorta l'Agenzia, ove possibile, a concludere contratti con più fornitori e a definire con precisione i servizi richiesti;

3.  prende atto dell'elevato livello di riporto degli stanziamenti impegnati per il Titolo II (spese amministrative) nel 2016, per un importo di 5 milioni di euro, pari al 63% degli stanziamenti impegnati; riconosce che ciò si riferisce principalmente a lavori di manutenzione degli edifici e a servizi di consulenza da fornirsi nel 2017; osserva che questo elevato livello di riporti è in contrasto con il principio dell'annualità del bilancio; raccomanda all'Agenzia di rispettare, ove possibile, il principio dell'annualità del bilancio; invita l'Agenzia a migliorare la gestione delle sue spese amministrative;

4.  accoglie con favore il fatto che l'Agenzia abbia assicurato il funzionamento stabile e continuo dei sistemi ad essa affidati e abbia fornito un ampio sostegno alla Commissione nello sviluppo di una serie di proposte legislative fondamentali (EES, ETIAS, ECRIS, TCN, EURODAC rifusione e SIS II rifusione);

5.  osserva che l'Agenzia ha modificato il contratto per la costruzione dei suoi locali a Strasburgo (21 200 000 EUR) per procedere a pagamenti anticipati, al fine di aumentare il consumo della dotazione di bilancio; nota che tale modifica era collegata al ciclo finanziario imposto dal regolamento finanziario per gli stanziamenti non dissociati; sottolinea che, a novembre del 2016, l'Agenzia aveva pagato la totalità dell'importo del contratto, benché meno della metà dei lavori fosse stata ultimata; osserva che il rischio associato ai pagamenti anticipati è stato in parte compensato dalle garanzie finanziarie e di rendimento stabilite dal contratto; chiede all'Agenzia di valutare meglio la necessità di assumere tali rischi finanziari nei progetti futuri, dal momento che il ricorso alle garanzie finanziarie non copre tutti i rischi finanziari;

6.  si rammarica del fatto che nel 2016 l'Agenzia abbia ricevuto e accettato forniture pari a un importo di 2 800 000 EUR, senza disporre di una dotazione di bilancio e di contratti a tal riguardo; chiede all'Agenzia di rispettare pienamente le procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici;

7.  si rammarica del fatto che, stando alla relazione di audit interno dell'Agenzia sulla gestione di progetti informatici, il processo di gestione del progetto dell'Agenzia abbia urgente bisogno di revisione e miglioramento in termini di proprietà, personale, strumenti, supporto e vigilanza adeguati;

8.  deplora il fatto che la procedura interna in materia di informatori non sia ancora stata attuata; invita la Commissione a garantire la rapida adozione dei suoi orientamenti in materia di denuncia delle irregolarità, che saranno poi immediatamente adottate ed efficacemente attuate dalle agenzie dell'Unione, tra cui l'Agenzia; apprende che, a titolo di misura provvisoria, l'Agenzia è stata proattiva nell'integrare i principi generali in materia di denuncia di irregolarità nel proprio codice di condotta, che è facilmente accessibile sul sito dell'Agenzia;

9.  esorta i colegislatori ad adottare e, conseguentemente per l'Agenzia, ad applicare in modo efficace i requisiti giuridici e gli orientamenti per una politica coerente in materia di prevenzione e gestione dei conflitti di interesse, nonché a sviluppare una politica chiara e trasparente su tali temi; evidenzia il fatto che i colegislatori hanno il potere di stabilire un requisito giuridico che consenta all'Agenzia di prevenire e gestire i conflitti di interessi osserva che l'Agenzia ha pubblicato dichiarazioni individuali di "assenza di conflitto di interessi" rilasciate dai membri del consiglio di amministrazione e del gruppo consultivo; deplora, tuttavia, l'assenza di dichiarazioni di interessi; accoglie con favore il fatto che, in mancanza di qualsiasi requisito giuridico, l'Agenzia abbia pubblicato dichiarazioni di impegno individuali dei membri del consiglio di amministrazione;

10.  sottolinea che la prima relazione annuale di monitoraggio sull'applicazione della strategia antifrode dell'Agenzia (aprile 2016) ha evidenziato un basso livello di attuazione, vicino al 60 %, mentre la relazione di controllo successiva (novembre 2017) ha mostrato un livello di attuazione quantitativa di almeno l'80 %; prende atto dei progressi compiuti a questo riguardo; invita l'Agenzia a migliorare costantemente l'attuazione della sua strategia antifrode;

11.  si rammarica del fatto che nella composizione del consiglio di amministrazione dell'Agenzia non siano state prese misure riguardanti la mancanza di equilibrio di genere; invita gli Stati membri a garantire l'equilibrio di genere in sede di nomina dei loro membri e dei membri supplenti del consiglio di amministrazione dell'Agenzia; invita l'Agenzia a ricordare in modo proattivo agli Stati membri l'importanza dell'equilibrio di genere.

12.  accoglie con favore la relazione di audit del Servizio di audit interno (SAI) della Commissione, che non ha rilevato questioni importanti relative al funzionamento, alla manutenzione, alla sicurezza e alla continuità dei sistemi informatici SIS II, VIS e EURODAC; accoglie con favore altresì il fatto che, stando alla valutazione esterna condotta a nome della Commissione, l'Agenzia operi e adempi efficacemente ai propri compiti; osserva che vi è ancora margine per miglioramenti e riconosce l'impegno dell'Agenzia ad attenersi a tale importante audit;

13.  accoglie con favore la politica di fidelizzazione del personale dell'Agenzia, attuata dal consiglio di amministrazione, che prevede la possibilità che gli agenti temporanei possano ricevere contratti a tempo indeterminato alla fine del loro primo contratto, consentendo all'Agenzia di mantenere conoscenze e competenze interne fondamentali.

14.  deplora le conclusioni del servizio di audit interno della Commissione stando alle quali persistono carenze nel processo dell'Agenzia quanto alla gestione delle risorse umane, in particolare elementi che non sono pienamente conformi agli aspetti procedurali delle norme di attuazione e agli orientamenti interni dell'Agenzia stessa; invita l'Agenzia a risolvere due questioni "molto importanti" e due questioni "importanti" individuate dall'audit e relative alle procedure di valutazione e promozione della prestazione, all'osservanza delle procedure, alla manutenzione accurata dei fascicoli del personale e alla gestione e pianificazione delle risorse umane.

INFORMAZIONI SULL'APPROVAZIONEIN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER PARERE

Approvazione

1.2.2018

 

 

 

Esito della votazione finale

+:

–:

0:

45

6

0

Membri titolari presenti al momento della votazione finale

Asim Ademov, Heinz K. Becker, Malin Björk, Michał Boni, Caterina Chinnici, Frank Engel, Cornelia Ernst, Raymond Finch, Lorenzo Fontana, Kinga Gál, Ana Gomes, Nathalie Griesbeck, Sylvie Guillaume, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Filiz Hyusmenova, Sophia in 't Veld, Dietmar Köster, Barbara Kudrycka, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Roberta Metsola, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Judith Sargentini, Birgit Sippel, Branislav Škripek, Csaba Sógor, Sergei Stanishev, Helga Stevens, Traian Ungureanu, Udo Voigt, Josef Weidenholzer, Kristina Winberg, Tomáš Zdechovský, Auke Zijlstra

Supplenti presenti al momento della votazione finale

Kostas Chrysogonos, Carlos Coelho, Gérard Deprez, Maria Grapini, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Marek Jurek, Andrejs Mamikins, Angelika Mlinar, Jaromír Štětina

Supplenti (art. 200, par. 2) presenti al momento della votazione finale

Georges Bach, Jonathan Bullock, Julia Reda, Francis Zammit Dimech

VOTAZIONE FINALE PER APPELLO NOMINALEIN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER PARERE

45

+

ALDE

Gérard Deprez, Nathalie Griesbeck, Filiz Hyusmenova, Sophia in 't Veld, Angelika Mlinar

ECR

Marek Jurek, Branislav Škripek, Helga Stevens

GUE/NGL

Malin Björk, Kostas Chrysogonos, Cornelia Ernst

PPE

Asim Ademov, Georges Bach, Heinz K. Becker, Michał Boni, Carlos Coelho, Frank Engel, Kinga Gál, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Barbara Kudrycka, Roberta Metsola, Csaba Sógor, Jaromír Štětina, Traian Ungureanu, Francis Zammit Dimech, Tomáš Zdechovský

S&D

Caterina Chinnici, Ana Gomes, Maria Grapini, Sylvie Guillaume, Dietmar Köster, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Andrejs Mamikins, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Birgit Sippel, Sergei Stanishev, Josef Weidenholzer

VERTS/ALE

Julia Reda, Judith Sargentini

6

-

EFDD

Jonathan Bullock, Raymond Finch, Kristina Winberg

ENF

Lorenzo Fontana, Auke Zijlstra

NI

Udo Voigt

0

0

 

 

Significato dei simboli utilizzati:

+  :  favorevoli

-  :  contrari

0  :  astenuti

INFORMAZIONI SULL'APPROVAZIONEIN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER IL MERITO

Approvazione

20.3.2018

 

 

 

Esito della votazione finale

+:

–:

0:

19

4

1

Membri titolari presenti al momento della votazione finale

Nedzhmi Ali, Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Dennis de Jong, Tamás Deutsch, Martina Dlabajová, Raffaele Fitto, Ingeborg Gräßle, Cătălin Sorin Ivan, Jean-François Jalkh, Arndt Kohn, Notis Marias, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Indrek Tarand, Marco Valli, Derek Vaughan, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

Supplenti presenti al momento della votazione finale

Karin Kadenbach, Julia Pitera, Miroslav Poche

VOTAZIONE FINALE PER APPELLO NOMINALEIN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER IL MERITO

19

+

ALDE

Nedzhmi Ali, Martina Dlabajová

PPE

Tamás Deutsch, Ingeborg Gräßle, Julia Pitera, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

S&D

Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Cătălin Sorin Ivan, Karin Kadenbach, Arndt Kohn, Miroslav Poche, Derek Vaughan

VERTS/ALE

Bart Staes, Indrek Tarand

4

-

ECR

Raffaele Fitto, Notis Marias

EFDD

Marco Valli

GUE/NGL

Dennis de Jong

1

0

ENF

Jean-François Jalkh

Significato dei simboli utilizzati:

+  :  favorevoli

-  :  contrari

0  :  astenuti

(1)

GU C 417 del 6.12.2017, pag. 194.

(2)

GU C 417 del 6.12.2017, pag. 194.

(3)

GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.

(4)

GU L 286 dell’1.11.2011.

(5)

GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

(6)

GU C 417 del 6.12.2017, pag. 194.

(7)

GU C 417 del 6.12.2017, pag. 194.

(8)

GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.

(9)

GU L 286 dell’1.11.2011.

(10)

GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

(11)

GU C113 del 30.03.2016, pag. 191.

(12)

Testi approvati di tale data, P8_TA-PROV(2018)0000.

Ultimo aggiornamento: 13 aprile 2018Avviso legale