Procedure : 2017/2178(DEC)
Stadium plenaire behandeling
Documentencyclus : A8-0111/2018

Ingediende teksten :

A8-0111/2018

Debatten :

PV 18/04/2018 - 10
CRE 18/04/2018 - 10

Stemmingen :

PV 18/04/2018 - 12.52

Aangenomen teksten :

P8_TA(2018)0157

VERSLAG     
PDF 331kWORD 70k
26.3.2018
PE 613.476v02-00 A8-0111/2018

over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2178(DEC))

Commissie begrotingscontrole

Rapporteur: Bart Staes

1. ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT

1. ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT

over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2178(DEC))

Het Europees Parlement,

–  gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016,

–  gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap(1),

–  gezien de verklaring van de Rekenkamer(2) voor het begrotingsjaar 2016 waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd, overeenkomstig artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien de aanbeveling van de Raad van 20 februari 2018 betreffende de aan het Agentschap te verlenen kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 2016 (05941/2018 – C8‑0088/2018),

–  gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002(3), en met name artikel 208,

–  gezien Verordening (EU) nr. 1077/2011 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2011 tot oprichting van een Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht(4), en met name artikel 33,

–  gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad(5), en met name artikel 108,

–  gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

–  gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8-0111/2018),

1.  verleent de uitvoerend directeur van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Agentschap voor het begrotingsjaar 2016;

2.  formuleert zijn opmerkingen in bijgaande resolutie;

3.  verzoekt zijn Voorzitter dit besluit en de resolutie die daarvan een integrerend deel uitmaakt, te doen toekomen aan de uitvoerend directeur van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer, en te zorgen voor publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (L-serie).

2. ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT

over de afsluiting van de rekeningen van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2178(DEC))

Het Europees Parlement,

–  gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016,

–  gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap(6),

–  gezien de verklaring van de Rekenkamer(7) voor het begrotingsjaar 2016 waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd, overeenkomstig artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien de aanbeveling van de Raad van 20 februari 2018 betreffende de aan het Agentschap te verlenen kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 2016 (05941/2018 – C8‑0088/2018),

–  gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002(8), en met name artikel 208,

–  gezien Verordening (EU) nr. 1077/2011 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2011 tot oprichting van een Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht(9), en met name artikel 33,

–  gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad(10), en met name artikel 108,

–  gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

–  gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8-0111/2018),

1.  hecht zijn goedkeuring aan de afsluiting van de rekeningen van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016;

2.  verzoekt zijn Voorzitter dit besluit te doen toekomen aan de uitvoerend directeur van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer, en te zorgen voor publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (L-serie).

3. ONTWERPRESOLUTIE VAN HET EUROPEES PARLEMENT

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2178(DEC))

Het Europees Parlement,

–  gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016,

–  gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

–  gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8-0111/2018),

A.  overwegende dat de kwijtingsautoriteit in het kader van de kwijtingsprocedure de nadruk legt op het bijzondere belang van het verder versterken van de democratische legitimiteit van de instellingen van de Unie door de transparantie en de verantwoordingsplicht te vergroten, het concept van resultaatgericht begroten ten uitvoer te leggen en een goed personeelsbeheer te verzekeren;

B.  overwegende dat de definitieve begroting van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht ("het Agentschap") voor het begrotingsjaar 2016 volgens de staat van ontvangsten en uitgaven(11) in totaal 82 267 949 EUR bedroeg, een stijging van 21,77 % ten opzichte van 2015 die te wijten is aan de nieuwe aanbestedingsprocedure voor het visuminformatiesysteem en het biometrische matchingsysteem; overwegende dat de begroting van het Agentschap voornamelijk wordt gefinancierd met middelen van de begroting van de Unie;

C.  overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016 ("het verslag van de Rekenkamer") verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben gekregen dat de jaarrekening van het Agentschap betrouwbaar is en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn;

Follow-up van de kwijtingen van 2013 en 2015

1.  is bezorgd over het aantal openstaande kwesties en lopende corrigerende maatregelen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer in 2013 en 2015 in verband met een kaderovereenkomst voor het verstrekken van diensten en de betrekkingen tussen het Agentschap en de Schengenlanden; roept het Agentschap op zonder verder uitstel corrigerende maatregelen te nemen;

Opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen

2.  veroordeelt dat het Agentschap materiaal ter waarde van 2 800 000 EUR heeft ontvangen en aanvaard zonder dat er budgettaire en juridische verbintenissen (contracten) bestonden; stelt vast dat de juridische verbintenissen met terugwerkende kracht werden aangegaan om de aankopen te regulariseren; merkt voorts op dat de aankopen volgens het Agentschap op die manier werden gedaan om in te spelen op dringende operationele behoeften en om te voldoen aan de snel groeiende vraag naar opslagcapaciteit vanwege de lidstaten; verzoekt het Agentschap om zijn begrotingsplanning en -uitvoering aanzienlijk te verbeteren; is van mening dat het Agentschap de groeiende vraag naar opslagcapaciteit vanwege de lidstaten had moeten voorzien; meent dat de regels van de Unie inzake overheidsopdrachten een urgentieprocedure mogelijk maken en dat de retroactieve ondertekening van contracten voor dringende aankopen niet in overeenstemming is met het Unierecht;

Financieel en begrotingsbeheer

3.  stelt vast dat de inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2016 hebben geresulteerd in een uitvoeringspercentage van de begroting van 97,9 % en een uitvoeringspercentage van de betalingskredieten van 97,6 %;

4.  merkt op dat het Agentschap in juni 2015 een bouwcontract voor zijn kantoor in Straatsburg heeft ondertekend voor een bedrag van 21 500 000 EUR; merkt voorts op dat werd overeengekomen te werken met termijnbetalingen als belangrijkste betalingsmethode; stelt met bezorgdheid vast dat het Agentschap het contract in juli 2015 heeft gewijzigd om van vooruitbetalingen de voorkeursmethode te maken, met het doel de begrotingsbesteding te verhogen; uit zijn grote bezorgdheid over het feit dat het Agentschap in november 2016 reeds het volledige bedrag had betaald, hoewel de werkzaamheden nog niet eens voor de helft waren voltooid; stelt vast dat uit het antwoord van het Agentschap blijkt dat de voorfinanciering vergezeld ging van een overeenkomstige financiële garantie en een uitvoeringsgarantie van 5 %; verzoekt het Agentschap aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de uitvoering van dat contract;

Vastleggingen en overdrachten

5.  merkt op dat uit het verslag van de Rekenkamer blijkt dat het bedrag aan overgedragen kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) hoog was, te weten 5 000 000 EUR, ofwel 63 % van de vastgelegde kredieten (in 2015 ging het om 9 000 000 EUR, ofwel 50 %); herinnert eraan dat deze overdrachten voornamelijk betrekking hadden op het onderhoud van gebouwen en adviesdiensten die in 2017 moesten worden geleverd;

6.  stelt op grond van het antwoord van het Agentschap vast dat de overdragen kredieten voor titel I en titel II voortdurend worden bijgesteld en gepland met de bedoeling deze na verloop van tijd tot het strikt noodzakelijke minimum te beperken, en dat slechts 474 000 EUR (2,42 %) van de 19,5 miljoen EUR aan niet-gesplitste kredieten die zijn overgedragen naar 2016 is geannuleerd;

7.  merkt op dat de overdrachten vaak gedeeltelijk of geheel kunnen worden gerechtvaardigd omdat de operationele programma's van agentschappen over meerdere jaren lopen, niet noodzakelijk op een tekortkoming in de begrotingsplanning en ‑tenuitvoerlegging wijzen en niet altijd haaks staan op het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit, met name indien zij vooraf zijn gepland en aan de Rekenkamer zijn gemeld;

Aanbestedingen en personeelsbeleid

8.  stelt met bezorgdheid vast dat de Rekenkamer heeft geconstateerd dat het Agentschap bij bepaalde aanbestedingen niet is nagegaan wat de voordeligste oplossing was, door niet te controleren of de kadercontractant de beste prijs had gevonden; verzoekt het Agentschap het beginsel van kosteneffectiviteit ernstig te nemen en de nodige maatregelen te nemen om een dergelijke situatie in de toekomst te voorkomen;

9.  wijst erop dat het Agentschap in mei 2016 een kaderovereenkomst voor 194 000 000 EUR heeft gesloten met een consortium voor de verdere ontwikkeling en het onderhoud van het visuminformatiesysteem (VIS) en het biometrische matchingsysteem (BMS) voor een periode van maximaal zes jaar; stelt vast dat de opdracht werd gegund door middel van een openbare aanbestedingsprocedure; stelt tevens vast dat een van de belangrijkste vereisten voor inschrijvers om te mogen meedingen was dat ze commerciële toegang moesten hebben tot BMS-technologie; uit zijn bezorgdheid over een potentieel risico voor het concurrentiële karakter van de procedure; verneemt uit het antwoord van het Agentschap dat de aanschaf van permanente licenties ook verband hield met het daaropvolgende onderhoud, en op de lange termijn heel wat bespaard heeft: naar schatting 402 243,22 EUR over een periode van vier jaar; stelt vast dat artikel I.19.1 van de bijzondere voorwaarden van de kaderovereenkomst een beding van "meest begunstigde klant" bevat, waarmee de financiële belangen van het Agentschap beschermd blijven wanneer het hardware of software van de contractant koopt;

10.  maakt uit de personeelsformatie van het Agentschap op dat op 31 december 2016 114 van de 118 in het kader van de begroting van de Unie toegestane posten bezet waren, tegen 117 in 2015; merkt op dat het Bureau daarnaast 26 arbeidscontractanten, 47 tijdelijke personeelsleden en 6 gedetacheerde nationale deskundigen in dienst had;

11.  constateert met bezorgdheid dat het toenemende operationele risico voor de werkzaamheden van het Agentschap voortvloeit uit een tekort aan personeel, waarbij de aan het Agentschap toegewezen taken voortdurend toenemen, maar de personeelssterkte is afgenomen ingevolge de verplichting om het aantal posten met 5 % te verminderen; merkt op dat het Agentschap voor bepaalde taken onderbemand is of geen interne bedrijfscontinuïteit kan bieden (slechts één personeelslid verricht de taken en bezit daartoe de vereiste kennis); stelt met bezorgdheid vast dat de beperking van het personeel en de uitbesteding van werk het risico op "draaideurpraktijken" en informatielekken vergroten; stelt met tevredenheid vast dat het Agentschap de algemene beginselen inzake verplichtingen na beëindiging van de dienst heeft opgenomen in zijn code voor ethisch verantwoord gedrag;

12.  constateert dat het Agentschap in toenemende mate afhankelijk is van extern personeel, hetgeen vaak duurder is dan intern personeel en een risico kan inhouden voor het behoud van kennis en vaardigheden binnen het Agentschap en voor de continuïteit van zijn werkzaamheden;

13.  is ingenomen met het door de raad van bestuur uitgevoerde beleid van het Agentschap om personeel te behouden, dat voorziet in de mogelijkheid om tijdelijke functionarissen aan het einde van hun eerste contractperiode een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden, opdat belangrijke interne kennis en ervaring binnen het Agentschap wordt gehouden;

14.  stelt met bezorgdheid vast dat er onder het aantal bezette posten op 31 december 2016 geen genderevenwicht is bereikt, aangezien de verhouding 28 % vrouwen tegenover 72 % mannen bedroeg; betreurt dat de raad van bestuur nog minder evenwichtig is samengesteld, met een verhouding van 11 % vrouwelijke tegenover 89 % mannelijke bestuursleden; verzoekt het Agentschap meer aandacht te besteden aan het genderevenwicht in het personeelsbestand;

15.  betreurt dat er geen specifieke maatregelen zijn genomen met betrekking tot het gebrek aan genderevenwicht in de samenstelling van de raad van bestuur van het Agentschap; verzoekt de lidstaten om bij de benoeming van hun leden en plaatsvervangend leden van de raad van bestuur van het Agentschap te zorgen voor genderevenwicht; spoort het Agentschap aan de lidstaten actief te herinneren aan het belang van genderevenwicht;

16.  stelt met voldoening vast dat het Agentschap in 2016 geen klachten, rechtszaken of meldingen heeft ontvangen in verband met het aanwerven of ontslaan van personeel;

17.  stelt vast dat het ziekteverzuim van het personeel van het Agentschap in 2016 gemiddeld 10,7 dagen bedroeg; verneemt uit het antwoord van het Agentschap dat elk personeelslid in 2016 twee tot drie dagen aan activiteiten rond welzijn heeft besteed; constateert dat het Agentschap verschillende teambuildingactiviteiten heeft georganiseerd, waarbij voor het operationele personeel meer dagen werden uitgetrokken dan voor het administratieve personeel; verzoekt het Agentschap de medische dienst te raadplegen over hoe de afwezigheden wegens ziekte kunnen worden verminderd;

18.   merkt op dat het Agentschap in 2015 een beleid heeft vastgesteld ter bescherming van de waardigheid van personen en ter voorkoming van psychologische en seksuele intimidatie, en dat informatie over de uitvoeringsbepalingen is opgenomen in het introductieprogramma voor nieuwe personeelsleden; constateert dat de eenheid personeelszaken en beroepsopleiding van het Agentschap het personeel hierover van informatie voorziet en hun vragen beantwoordt; stelt vast dat in 2016 twee klachten werden ingediend en onderzocht, en met aanbevelingen werden afgesloten, en dat geen rechtszaken aanhangig werden gemaakt;

19.  merkt op dat het Agentschap niet beschikt over dienstvoertuigen;

Preventie van en omgang met belangenconflicten, transparantie en democratie

20.  constateert dat de raad van bestuur van het Agentschap op 23 mei 2016 richtsnoeren inzake klokkenluiders heeft goedgekeurd en dat het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) een gunstig advies over de tekst heeft uitgebracht; merkt echter op dat het directoraat-generaal Personele Middelen van de Commissie het hier niet mee eens was en het Agentschap heeft meegedeeld dat de Commissie aan nieuwe richtsnoeren werkt; stelt met tevredenheid vast dat het Agentschap intussen de algemene beginselen inzake klokkenluiders heeft opgenomen in de gedragscode die op de website van het Agentschap is gepubliceerd; wijst er nogmaals op dat transparantie van het grootste belang is voor de totstandbrenging en instandhouding van een vertrouwensrelatie tussen de burgers, de Unie en haar instellingen;

21.  wijst erop dat alle leden van de raad van bestuur verplicht zijn om jaarlijks een schriftelijke publieke verklaring af te leggen, die op de website van het Agentschap wordt gepubliceerd; merkt op dat de cv's van de uitvoerend directeur en de voorzitter van de raad van bestuur eveneens worden gepubliceerd en bijgewerkt; wijst erop dat het Agentschap werkt aan richtsnoeren inzake de voorkoming van en omgang met belangenconflicten; betreurt dat de leden van de raad van bestuur en de adviesgroep verklaringen inzake de afwezigheid van belangenconflicten hebben gepubliceerd in plaats van belangenverklaringen, omdat het niet aan de leden zelf is om te verklaren dat zij niet in een belangenconflict verkeren, maar dat belangenverklaringen door een onafhankelijke derde partij moeten worden geverifieerd; verzoekt de leden van de raad van bestuur en de adviesgroep belangenverklaringen openbaar te maken en daarin hun lidmaatschap van andere organisaties te vermelden; verzoekt het Agentschap uiterlijk eind juli 2018 aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over deze kwestie;

22.  merkt op dat uit het eerste jaarlijkse toezichtverslag over de tenuitvoerlegging van de fraudebestrijdingsstrategie van het Agentschap (april 2016) een laag uitvoeringspercentage van bijna 60 % bleek, terwijl er in het volgende toezichtverslag (november 2017) sprake was van een kwantitatieve uitvoering van minstens 80 %; wijst op de vooruitgang die in dat opzicht is geboekt; verzoekt het Agentschap de uitvoering van zijn fraudebestrijdingsstrategie permanent te verbeteren;

23.  stelt met tevredenheid vast dat het Agentschap een herziening van zijn fraudebestrijdingsstrategie voorbereidt; verzoekt het Agentschap aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de goedkeuring en uitvoering van de nieuwe regels;

24.  merkt op dat het Agentschap het Parlement ervan in kennis heeft gesteld dat het geen contacten onderhoudt met lobbyisten;

25.  stelt vast dat het Agentschap in 2016 elf verzoeken om toegang tot documenten heeft ontvangen en dat het Agentschap in negen gevallen volledige toegang heeft verleend, terwijl in twee gevallen de toegang werd geweigerd met het oog op de bescherming van commerciële belangen en de bescherming van het doel van inspecties, onderzoeken en audits; verwacht dat het Agentschap bij het beslissen over beperking van de toegang tot documenten met het oog op de bescherming van commerciële belangen ook terdege rekening houdt met de belangen van de burgers en de verbintenis van de Unie tot meer transparantie, met inachtneming van alle desbetreffende regels en voorschriften;

26.  wijst erop dat een van de gevallen waarbij een verzoek om toegang tot documenten werd geweigerd, werd doorverwezen naar de Europese Ombudsman, die eind 2016/begin 2017 een inspectie heeft uitgevoerd en het dossier in maart 2017 heeft afgesloten met een verslag dat op 3 maart 2017 werd ondertekend; verzoekt het Agentschap aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over het besluit van de Europese Ombudsman en, in voorkomend geval, de daaropvolgende procedure;

Belangrijkste resultaten

27.  spreekt zijn voldoening uit over de door het Agentschap genoemde drie belangrijkste resultaten van 2016, namelijk dat het:

–  een bedrijfskwaliteitsbeheersysteem ten uitvoer heeft gelegd;

–  de stabiele en ononderbroken werking heeft verzekerd van de systemen die het beheert en tegelijkertijd ruime steun heeft gegeven aan de Commissie bij de ontwikkeling van een aantal belangrijke wetgevingsvoorstellen;

–  een cruciale rol heeft gespeeld bij de ontwikkelingen inzake de interoperabiliteit van IT-systemen op het gebied van justitie en binnenlandse zaken en een aanzienlijke bijdrage heeft geleverd aan het ondersteunen en faciliteren van de werkzaamheden van de door de Commissie geleide deskundigengroep op hoog niveau inzake informatiesystemen en interoperabiliteit;

28.  verneemt uit het verslag van de Rekenkamer dat tussen maart en december 2015 namens de Commissie een externe evaluatie van het Agentschap is uitgevoerd, en dat de resultaten daarvan in maart 2016 werden gepresenteerd; merkt op dat uit de evaluatie naar voren kwam dat het Agentschap een bijdrage levert aan het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht en zijn taken doeltreffend uitvoert; merkt voorts op dat de beoordelaars, om het operationeel beheer verder te verbeteren, 64 aanbevelingen hebben gedaan, waarvan er zeven van kritiek belang en elf zeer belangrijk worden geacht; toont zich verheugd over het feit dat het Agentschap een plan voor de opvolging van de aanbevelingen heeft opgesteld dat momenteel wordt uitgevoerd; verzoekt het Agentschap aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de uitvoering van dat plan;

29.  is verheugd over de aanhoudende samenwerking van het Agentschap met de andere agentschappen op het gebied van justitie en binnenlandse zaken; merkt op dat uit het jaarverslag van het netwerk van EU-agentschappen blijkt dat het Agentschap in 2016 aan meer gezamenlijke activiteiten met andere agentschappen heeft deelgenomen dan de vorige jaren;

30.  wijst erop dat 2016 het meest intense en veeleisende jaar was sinds de oprichting van het Agentschap en dat het Agentschap toch goed werk heeft geleverd en zijn jaarlijkse werkprogramma volledig heeft uitgevoerd, waarbij nagenoeg alle activiteiten zoals gepland werden uitgevoerd en de operationele doelstellingen werden verwezenlijkt; merkt voorts op dat tijdens het jaar een aantal bijkomende taken werden uitgevoerd;

Interne audit

31.  verneemt uit het verslag van de Rekenkamer dat de dienst Interne Audit (DIA) in zijn controleverslag van juli 2016 concludeerde dat de algehele opzet en de praktische uitvoering van processen waarborgen dat het Agentschap zodanig werkt met het Schengeninformatiesysteem II, het visuminformatiesysteem en het Europees dactyloscopiesysteem (Eurodac IT) dat de nationale autoriteiten die ze gebruiken doorlopend en ononderbroken gegevens met elkaar kunnen uitwisselen; is verheugd dat uit de externe evaluatie die namens de Commissie werd verricht blijkt dat het Agentschap doeltreffend functioneert en zijn taken doeltreffend uitvoert; merkt voorts op dat de DIA van oordeel was dat er ruimte is voor de verbetering van de doelmatigheid van de processen op het gebied van configuratie- en wijzigingsbeheer, release- en testbeheer en probleembeheer, evenals diensten- en incidentenbeheer; stelt vast dat het Agentschap en de DIA een plan zijn overeengekomen om corrigerende maatregelen te treffen; verzoekt het Agentschap aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de uitvoering van dat plan;

32.  merkt op dat de DIA in 2016 twee betrouwbaarheidscontroles heeft uitgevoerd: een controle van IT-activiteiten en een controle van de planning en toewijzing van personele middelen, de beoordeling van prestaties, promoties en opleiding; wijst erop dat de DIA concludeerde dat er bij het Agentschap nog tekortkomingen zijn in de procedures voor het personeelsbeheer, die op bepaalde punten niet volledig in overeenstemming zijn met de procedurele aspecten van de uitvoeringsbepalingen en de interne richtsnoeren van het Agentschap; merkt op dat een actieplan is uitgewerkt om deze problemen aan te pakken; vraagt het Agentschap om aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de tenuitvoerlegging van dat actieplan;

33.  merkt op dat de dienst Interne Audit van het Agentschap (IAC) drie betrouwbaarheidscontroles heeft uitgevoerd:

–  een controle van de opzet van het interne controlesysteem voor de delegatieovereenkomst inzake slimme grenzen, waarbij de IAC op 23 mei 2016 concludeerde dat de opzet van het door het Agentschap ontwikkelde interne controlesysteem tevredenstellend is;

–  een controle van het verbouwingsproject in Straatsburg, waarbij de IAC geen redelijke zekerheid kon verschaffen over de effectiviteit en doelmatigheid van het voor het project ontwikkelde interne controlesysteem omdat de nodige projectdocumenten ontbreken en uiting gaf aan zijn bezorgdheid over de structuur die voor het beheer van het project en het contract is opgezet; merkt op dat een actieplan is uitgewerkt om al deze problemen aan te pakken; vraagt het Agentschap om aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de tenuitvoerlegging van dat actieplan;

–  en ten slotte een controle van het beheer van IT-projecten, waarbij de IAC concludeerde dat het projectbeheer dringend herzien en verbeterd moest worden; merkt op dat een actieplan is uitgewerkt; vraagt het Agentschap om aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de tenuitvoerlegging van dat actieplan;

34.  wijst erop dat het Agentschap per 31 december 2016 nog geen gevolg had gegeven aan 22 als zeer belangrijk aangemerkte auditaanbevelingen, waarvan tien aanbevelingen die recentelijk werden gedaan; merkt op dat er geen als kritiek aangemerkte aanbevelingen meer open staan; verzoekt het Agentschap aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de uitvoering van die aanbevelingen;

Overige opmerkingen

35.  wijst erop dat de overeenkomst inzake de technische site met gastland Frankrijk op 28 augustus 2016 in werking is getreden;

36.  stelt met tevredenheid vast dat het Agentschap, om tot een kosteneffectieve en milieuvriendelijke werkplek te komen, criteria inzake milieu- en klimaatprestaties heeft opgenomen in de technische specificaties van zijn aanbestedingen, en dat er in de gebouwen die rechtstreeks door het Agentschap worden beheerd voorschriften inzake energie-efficiëntie worden toegepast;

37.  stelt met tevredenheid vast dat het Agentschap, om de CO2-uitstoot verder te beperken of te compenseren, er in zijn dienstreizenbeleid naar streeft vliegreizen tot het strikt noodzakelijke te beperken, door intensief gebruik te maken van videoconferenties tussen de twee belangrijkste plaatsen van werkzaamheden van het Agentschap;

38.  constateert dat de informatie-uitwisseling tussen het Agentschap en de Commissie nog niet op een niveau is dat een grondige voorbereiding van de werkzaamheden na de brexit mogelijk maakt, aangezien sommige juridische aspecten, zoals de toegang tot de door het Agentschap beheerde systemen en het gebruik van de daarin door het VK ingevoerde gegevens na de brexit nog nader moeten worden uitgewerkt; verzoekt de Commissie het Agentschap met het uitwerken van oplossingen te helpen zodra het onderhandelingsproces met het Verenigd Koninkrijk voldoende duidelijkheid schept;

39.  is verheugd over het feit dat het Agentschap het stabiel en ononderbroken functioneren van de aan het Agentschap toevertrouwde systemen heeft gewaarborgd en de Commissie brede steun heeft verleend bij de ontwikkeling van een aantal belangrijke wetgevingsvoorstellen (inreis-uitreissysteem (EES), Europees Systeem voor reisinformatie en -autorisatie (Etias), Europees Strafregisterinformatiesysteem (ECRIS-TCN-systeem), herschikking van het Europees dactyloscopiesysteem (Eurodac) en herschikking van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II));

o

o o

40.  verwijst voor andere opmerkingen van horizontale aard bij het kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van … 2018(12) over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.

7.2.2018

ADVIES VAN DE COMMISSIE BURGERLIJKE VRIJHEDEN, JUSTITIE EN BINNENLANDSE ZAKEN

aan de Commissie begrotingscontrole

inzake het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2016

(2017/2178(DEC))

Rapporteur voor advies: Kostas Chrysogonos

SUGGESTIES

De Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken verzoekt de bevoegde Commissie begrotingscontrole onderstaande suggesties in haar ontwerpresolutie op te nemen:

1.  is ingenomen met het feit dat de Rekenkamer van oordeel is dat de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht ("het Agentschap") een getrouw beeld geeft van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016;

2.  stelt met bezorgdheid vast dat bij de openbare aanbestedingsprocedure voor de verdere ontwikkeling en het onderhoud van het VIS-systeem (194 miljoen EUR voor een zesjarig contract) overeenkomstig de rechtsgrond van het systeem werd verlangd, waarbij de gevraagde diensten niet nauwkeurig werden gedefinieerd, dat de inschrijvers toegang hebben tot de Biometric Matching Service technologie die is ontwikkeld door één bedrijf dat niet verplicht is de inschrijvers commerciële toegang te verlenen; dringt er bij het Agentschap op aan, indien mogelijk, te voorkomen dat het zich bindt aan specifieke verkopers en merkt daarbij op dat aan te besteden diensten toegesneden moeten zijn op componenten die daadwerkelijk gebruikt worden; verzoekt het Agentschap met klem om, indien mogelijk, overeenkomsten met meerdere leveranciers te sluiten en de vereiste diensten nauwkeurig te omschrijven;

3.  stelt vast dat het bedrag aan overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) in 2016 hoog was, te weten 5 miljoen euro, ofwel 63 % van de vastgelegde kredieten; erkent dat het voornamelijk onderhoud van gebouwen en adviesdiensten betrof die in 2017 moesten worden geleverd; wijst erop dat een dermate hoog niveau aan overdrachten in strijd is met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit; roept het Agentschap op het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit indien mogelijk te eerbiedigen; verzoekt het Agentschap het beheer van zijn administratieve uitgaven te verbeteren;

4.  is verheugd over het feit dat het Agentschap het stabiel en ononderbroken functioneren van de aan het Agentschap toevertrouwde systemen heeft gewaarborgd en de Commissie brede steun heeft verleend bij de ontwikkeling van een aantal belangrijke wetgevingsvoorstellen (inreis-uitreissysteem (EES), Europees Systeem voor reisinformatie en -autorisatie (Etias), Europees Strafregisterinformatiesysteem (ECRIS-TCN-systeem), herschikking van het Europees dactyloscopiesysteem (Eurodac) en herschikking van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II));

5.  merkt op dat het Agentschap het bouwcontract voor zijn gebouw in Straatsburg heeft gewijzigd (21,2 miljoen EUR) om over te gaan tot de betaling van voorschotten en zo zijn opname van begrotingsmiddelen te verhogen; merkt op dat deze wijziging samenhing met de door het Financieel Reglement voor niet-gesplitste kredieten opgelegde financiële cyclus; wijst erop dat het agentschap in november 2016 het bedrag reeds volledig had betaald, hoewel de werkzaamheden nog niet eens voor de helft waren voltooid; merkt op dat het met vooruitbetalingen samenhangende risico ten dele werd gecompenseerd door de in het contract opgenomen financiële en uitvoeringsgaranties; verzoekt het Agentschap beter te beoordelen of het wel nodig is dergelijke financiële risico's in de toekomst te nemen, aangezien het gebruik van financiële garanties niet alle financiële risico's dekt;

6.  betreurt dat het Agentschap in 2016 leveringen voor een bedrag van 2,8 miljoen EUR heeft ontvangen en aanvaard zonder hiervoor over begrotingsmiddelen en contracten te beschikken; verzoekt het Agentschap de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten ten volle te eerbiedigen;

7.  betreurt dat het proces van projectbeheer van het Agentschap volgens het rapport van de interne auditdienst van het Agentschap over IT-projectbeheer dringend herzien en verbeterd moet worden als het gaat om de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van projecten, personele middelen, instrumenten, ondersteuning en toezicht;

8.  betreurt dat de interne procedure ten aanzien van klokkenluiders nog niet ten uitvoer is gelegd; dringt er bij de Commissie op aan te zorgen voor snelle goedkeuring van haar richtsnoeren inzake klokkenluiders, die vervolgens onmiddellijk goedgekeurd en daadwerkelijk toegepast moeten worden door de agentschappen van de Unie, waaronder het Agentschap; stelt vast dat het Agentschap proactief is opgetreden en als voorlopige maatregel in zijn gedragscode, die gemakkelijk toegankelijk is via de website van het Agentschap, algemene beginselen inzake klokkenluiders heeft opgenomen;

9.  dringt er bij de medewetgevers op aan wettelijke voorschriften en richtsnoeren voor een samenhangend beleid inzake de voorkoming van en de omgang met belangenconflicten vast te stellen en verzoekt het Agentschap deze voorschriften en richtsnoeren op doeltreffende wijze ten uitvoer te leggen en tevens een duidelijk en transparant beleid op dit gebied te ontwikkelen; benadrukt dat de medewetgevers de bevoegdheid hebben om een wettelijk voorschrift voor het Agentschap vast te stellen inzake de verplichting om belangenconflicten te voorkomen en te beheren; wijst erop dat het Agentschap individuele verklaringen inzake de "afwezigheid van belangenconflicten" van de leden van de raad van bestuur en de adviesgroep heeft gepubliceerd; betreurt evenwel het ontbreken van belangenverklaringen; is ingenomen met het feit dat het Agentschap, ondanks het feit dat het daartoe niet juridisch verplicht is, individuele verbintenisverklaringen van de leden van de raad van bestuur heeft gepubliceerd;

10.  merkt op dat uit het eerste jaarlijkse toezichtverslag over de tenuitvoerlegging van de fraudebestrijdingsstrategie van het Agentschap (april 2016) een laag uitvoeringspercentage van bijna 60 % bleek, terwijl er in het volgende toezichtverslag (november 2017) sprake was van een kwantitatieve uitvoering van minstens 80 %; wijst op de vooruitgang die in dat opzicht is geboekt; verzoekt het Agentschap de uitvoering van zijn fraudebestrijdingsstrategie permanent te verbeteren;

11.  betreurt dat er geen specifieke maatregelen zijn genomen met betrekking tot het gebrek aan genderevenwicht in de samenstelling van de raad van bestuur van het Agentschap; verzoekt de lidstaten om bij de benoeming van hun lid en plaatsvervangend lid van de raad van bestuur van het Agentschap te zorgen voor genderevenwicht; spoort het Agentschap aan de lidstaten actief te herinneren aan het belang van genderevenwicht;

12.  is ingenomen met het feit dat in het auditverslag van de dienst Interne Audit van de Commissie (DIA) geen ernstige tekortkomingen worden geconstateerd wat betreft de werking, het onderhoud, de beveiliging en de continuïteit van de IT-systemen SIS II, VIS en Eurodac; vindt het eveneens verheugend dat uit de externe evaluatie die namens de Commissie werd verricht blijkt dat het Agentschap doeltreffend functioneert en zijn taken doeltreffend uitvoert; merkt op dat er nog wel ruimte is voor verbetering en neemt kennis van het voornemen van het Agentschap om een vervolg te geven aan deze belangrijke audit;

13.  is ingenomen met het beleid van het Agentschap dat door de raad van bestuur ten uitvoer wordt gelegd en dat erop gericht is om personeel te behouden en dat voorziet in de mogelijkheid om tijdelijke functionarissen aan het einde van hun eerste contractperiode een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden, opdat belangrijke kennis en ervaring binnen het Agentschap behouden blijft;

14.  betreurt dat de DIA heeft vastgesteld dat er op het gebied van het beheer van personele middelen binnen het Agentschap nog altijd sprake is van onvolkomenheden en dat bepaalde onderdelen van de processen op dit gebied niet ten volle overeenstemmen met de procedurele aspecten van de uitvoeringsbepalingen en de interne richtsnoeren van het Agentschap zelf; verzoekt het Agentschap om ter zake van de twee zeer belangrijke en twee belangrijke bevindingen die in het kader van de audit werden vastgesteld, en die betrekking hadden op de beoordeling van prestaties en promotieprocedures, naleving van procedures, zorgvuldig beheer van personeelsdossiers en HR-management en planning, actie te ondernemen;

INFORMATIE OVER DE GOEDKEURING IN DE ADVISERENDE COMMISSIE

Datum goedkeuring

1.2.2018

 

 

 

Uitslag eindstemming

+:

–:

0:

45

6

0

Bij de eindstemming aanwezige leden

Asim Ademov, Heinz K. Becker, Malin Björk, Michał Boni, Caterina Chinnici, Frank Engel, Cornelia Ernst, Raymond Finch, Lorenzo Fontana, Kinga Gál, Ana Gomes, Nathalie Griesbeck, Sylvie Guillaume, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Filiz Hyusmenova, Sophia in ‘t Veld, Dietmar Köster, Barbara Kudrycka, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Roberta Metsola, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Judith Sargentini, Birgit Sippel, Branislav Škripek, Csaba Sógor, Sergei Stanishev, Helga Stevens, Traian Ungureanu, Udo Voigt, Josef Weidenholzer, Kristina Winberg, Tomáš Zdechovský, Auke Zijlstra

Bij de eindstemming aanwezige vaste plaatsvervangers

Kostas Chrysogonos, Carlos Coelho, Gérard Deprez, Maria Grapini, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Marek Jurek, Andrejs Mamikins, Angelika Mlinar, Jaromír Štětina

Bij de eindstemming aanwezige plaatsvervangers (art. 200, lid 2)

Georges Bach, Jonathan Bullock, Julia Reda, Francis Zammit Dimech

HOOFDELIJKE EINDSTEMMING IN DE ADVISERENDE COMMISSIE

45

+

ALDE

Gérard Deprez, Nathalie Griesbeck, Filiz Hyusmenova, Sophia in 't Veld, Angelika Mlinar

ECR

Marek Jurek, Branislav Škripek, Helga Stevens

GUE/NGL

Malin Björk, Kostas Chrysogonos, Cornelia Ernst

PPE

Asim Ademov, Georges Bach, Heinz K. Becker, Michał Boni, Carlos Coelho, Frank Engel, Kinga Gál, Monika Hohlmeier, Brice Hortefeux, Teresa Jiménez-Becerril Barrio, Barbara Kudrycka, Roberta Metsola, Csaba Sógor, Jaromír Štětina, Traian Ungureanu, Francis Zammit Dimech, Tomáš Zdechovský

S&D

Caterina Chinnici, Ana Gomes, Maria Grapini, Sylvie Guillaume, Dietmar Köster, Cécile Kashetu Kyenge, Juan Fernando López Aguilar, Andrejs Mamikins, Claude Moraes, Péter Niedermüller, Ivari Padar, Soraya Post, Birgit Sippel, Sergei Stanishev, Josef Weidenholzer

VERTS/ALE

Julia Reda, Judith Sargentini

6

-

EFDD

Jonathan Bullock, Raymond Finch, Kristina Winberg

ENF

Lorenzo Fontana, Auke Zijlstra

NI

Udo Voigt

0

0

 

 

Verklaring van de gebruikte tekens:

+  :  voor

-  :  tegen

0  :  onthouding

INFORMATIE OVER DE GOEDKEURING IN DE BEVOEGDE COMMISSIE

Datum goedkeuring

20.3.2018

 

 

 

Uitslag eindstemming

+:

–:

0:

19

4

1

Bij de eindstemming aanwezige leden

Nedzhmi Ali, Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Dennis de Jong, Tamás Deutsch, Martina Dlabajová, Raffaele Fitto, Ingeborg Gräßle, Cătălin Sorin Ivan, Jean-François Jalkh, Arndt Kohn, Notis Marias, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Indrek Tarand, Marco Valli, Derek Vaughan, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

Bij de eindstemming aanwezige vaste plaatsvervangers

Karin Kadenbach, Julia Pitera, Miroslav Poche

HOOFDELIJKE EINDSTEMMING IN DE BEVOEGDE COMMISSIE

19

+

ALDE

Nedzhmi Ali, Martina Dlabajová

PPE

Tamás Deutsch, Ingeborg Gräßle, Julia Pitera, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Tomáš Zdechovský, Joachim Zeller

S&D

Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Cătălin Sorin Ivan, Karin Kadenbach, Arndt Kohn, Miroslav Poche, Derek Vaughan

VERTS/ALE

Bart Staes, Indrek Tarand

4

-

ECR

Raffaele Fitto, Notis Marias

EFDD

Marco Valli

GUE/NGL

Dennis de Jong

1

0

ENF

Jean-François Jalkh

Verklaring van de gebruikte tekens:

+  :  voor

-  :  tegen

0  :  onthouding

(1)

PB C 417 van 6.12.2017, blz. 194.

(2)

PB C 417 van 6.12.2017, blz. 194.

(3)

PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1.

(4)

PB L 286 van 1.11.2011.

(5)

PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42.

(6)

PB C 417 van 6.12.2017, blz. 194.

(7)

PB C 417 van 6.12.2017, blz. 194.

(8)

PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1.

(9)

PB L 286 van 1.11.2011.

(10)

PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42.

(11)

PB C 113 van 30.3.2016, blz. 191.

(12)

Aangenomen teksten van die datum, P8_TA-PROV(2018)0000.

Laatst bijgewerkt op: 23 april 2018Juridische mededeling