Europski parlament,

–  uzimajući u obzir završne godišnje financijske izvještaje Europskog potpornog ureda za azil za financijsku godinu 2016.,

–  uzimajući u obzir izvješće Revizorskog suda o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog potpornog ureda za azil za financijsku godinu 2016., s odgovorom Ureda(1),

–  uzimajući u obzir izjavu o jamstvu(2) u pogledu pouzdanosti računovodstvene dokumentacije te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija, koju je podnio Revizorski sud za financijsku godinu 2016., u skladu s člankom 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije,

–  uzimajući u obzir preporuku Vijeća od 20. veljače 2018. o razrješnici koju Ured treba dobiti za izvršenje proračuna za financijsku godinu 2016. (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  uzimajući u obzir članak 319. Ugovora o funkcioniranju Europske unije,

–  uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002(3), a posebno njezin članak 208.,

–  uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 439/2010 Europskog parlamenta i Vijeća od 19. svibnja 2010. o osnivanju Europskog potpornog ureda za azil(4), a posebno njezin članak 36.,

–  uzimajući u obzir Delegiranu uredbu Komisije (EU) br. 1271/2013 od 30. rujna 2013. o Okvirnoj financijskoj uredbi za tijela iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća(5), a posebno njezin članak 108.,

–  uzimajući u obzir članak 94. Poslovnika i Prilog IV. Poslovniku,

–  uzimajući u obzir izvješće Odbora za proračunski nadzor i mišljenje Odbora za građanske slobode, pravosuđe i unutarnje poslove (A8-0083/2018),

1.  odgađa svoju Odluku o razrješnici izvršnom direktoru Europskog potpornog ureda za azil za izvršenje proračuna Ureda za financijsku godinu 2016.;

2.  iznosi svoje primjedbe u Rezoluciji u nastavku;

3.  nalaže svojem predsjedniku da ovu Odluku i Rezoluciju, koja je njezin sastavni dio, proslijedi izvršnom direktoru Europskog potpornog ureda za azil, Vijeću, Komisiji i Revizorskom sudu te da ih da na objavu u Službenom listu Europske unije (serija L).

(1) SL C 417, 6.12.2017., str. 79. (2) SL C 417, 6.12.2017., str. 79. (3) SL L 298, 26.10.2012., str. 1. (4) SL L 132, 29.5.2010., str. 11. (5) SL L 328, 7.12.2013., str. 42.

Europski parlament,

–  uzimajući u obzir završne godišnje financijske izvještaje Europskog potpornog ureda za azil za financijsku godinu 2016.,

–  uzimajući u obzir izvješće Revizorskog suda o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog potpornog ureda za azil za financijsku godinu 2016., s odgovorom Ureda(1),

–  uzimajući u obzir izjavu o jamstvu(2) u pogledu pouzdanosti računovodstvene dokumentacije te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija, koju je podnio Revizorski sud za financijsku godinu 2016., u skladu s člankom 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije,

–  uzimajući u obzir preporuku Vijeća od 20. veljače 2018. o razrješnici koju Ured treba dobiti za izvršenje proračuna za financijsku godinu 2016. (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  uzimajući u obzir članak 319. Ugovora o funkcioniranju Europske unije,

–  uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002(3), a posebno njezin članak 208.,

–  uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 439/2010 Europskog parlamenta i Vijeća od 19. svibnja 2010. o osnivanju Europskog potpornog ureda za azil(4), a posebno njezin članak 36.,

–  uzimajući u obzir Delegiranu uredbu Komisije (EU) br. 1271/2013 od 30. rujna 2013. o Okvirnoj financijskoj uredbi za tijela iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća(5), a posebno njezin članak 108.,

–  uzimajući u obzir članak 94. Poslovnika i Prilog IV. Poslovniku,

–  uzimajući u obzir izvješće Odbora za proračunski nadzor i mišljenje Odbora za građanske slobode, pravosuđe i unutarnje poslove (A8-0083/2018),

1.  odgađa zaključenje poslovnih knjiga Europskog potpornog ureda za azil za financijsku godinu 2016.;

2.  nalaže svojem predsjedniku da ovu Odluku proslijedi izvršnom direktoru Europskog potpornog ureda za azil, Vijeću, Komisiji i Revizorskom sudu te da je da na objavu u Službenom listu Europske unije (serija L).

(1) SL C 417, 6.12.2017., str. 79. (2) SL C 417, 6.12.2017., str. 79. (3) SL L 298, 26.10.2012., str. 1. (4) SL L 132, 29.5.2010., str. 11. (5) SL L 328, 7.12.2013., str. 42.

Europski parlament,

–  uzimajući u obzir svoju Odluku o razrješnici za izvršenje proračuna Europskog potpornog ureda za azil za financijsku godinu 2016.,

–  uzimajući u obzir članak 94. Poslovnika i Prilog IV. Poslovniku,

–  uzimajući u obzir izvješće Odbora za proračunski nadzor i mišljenje Odbora za građanske slobode, pravosuđe i unutarnje poslove (A8-0083/2018),

A.  budući da u kontekstu postupka davanja razrješnica tijelo nadležno za davanje razrješnica naglašava da je posebno važno dalje jačati demokratski legitimitet institucija Unije poboljšanjem transparentnosti i odgovornosti, uvođenjem koncepta izrade proračuna temeljene na uspješnosti i dobrim upravljanjem ljudskim resursima;

B.  budući da je prema izvještaju o prihodima i rashodima(1) Europskog potpornog ureda za azil („Ured”) za financijsku godinu 2016. njegov konačni proračun iznosio 65 370 233,75 EUR, što je povećanje od 309,98 % u odnosu na 2015. godinu; budući da je do povećanja došlo zbog novih dodatnih zadaća kojima mu je proširen mandat;

C.  budući da 29 463 600 EUR proizlazi iz proračuna Unije, 21 710 759 EUR iz drugih doprinosa, uglavnom u obliku sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava Europske komisije, te 1 900 134 EUR iz doprinosa pridruženih zemalja (Kraljevine Norveške i Švicarske Konfederacije);

D.  budući da je Revizorski sud u svojem izvješću o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog potpornog ureda za azil za financijsku godinu 2016. („izvješće Revizorskog suda”) izrazio razumno jamstvo da je godišnja računovodstvena dokumentacija pouzdana, ali da nije uspio prikupiti dovoljno odgovarajućih revizijskih dokaza o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija;

Mjere poduzete na temelju preporuka iz razrješnica za 2013. i 2014.

1.  sa zabrinutošću konstatira veliki broj neriješenih pitanja i korektivnih mjera u vezi sa zakašnjelim plaćanjima, standardima unutarnje kontrole i čestim promjenama osoblja kao odgovor na primjedbe Revizorskog suda 2013. i 2014. godine; poziva Ured da tijekom 2018. privede kraju što je više moguće korektivnih mjera i da tijelo nadležno za davanje razrješnice izvijesti o njihovoj provedbi;

Osnova za uvjetno mišljenje o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija i odluke o odgodi davanja razrješnice

2.  izražava duboko žaljenje da je u svojem izvješću Revizorski sud donio važne zaključke u vezi s dvama od pet većih postupaka javne nabave iz 2016. za koje su plaćanja izvršena tijekom te godine, što pokazuje nedostatak strogosti u postupcima javne nabave koje Ured provodi:

3.  podsjeća da je u jednom od postupaka javne nabave obuhvaćenih revizijom, koji se odnosio na pružanje usluga putovanja u sklopu okvirnog ugovora o uslugama u vrijednosti od 4 milijuna EUR za razdoblje 2016. – 2020., od dvaju ponuditelja od njih tri koliko ih je sudjelovalo u postupku zatraženo da pruže dodatne informacije u vezi s istim kriterijem odabira; podsjeća da iako nijedan od njih nije dostavio tražene informacije (životopise kandidata za obavljanje predmetnog zadataka u prostorijama Ureda), samo je jedan ponuditelj zbog toga isključen iz postupka; uviđa da je ugovor sklopljen s drugim ponuditeljem pod uvjetom da se relevantni životopisi dostave nakon sklapanja ugovora; stoga smatra da taj postupak javne nabave nije bio u skladu s načelom jednakog postupanja te je ugovor sklopljen s ponuditeljem koji nije ispunjavao sve kriterije odabira; smatra da su okvirni ugovor i povezana plaćanja iz 2016. godine, koja su iznosila 920 561 EUR, stoga nepravilni;

4.  podsjeća da je Ured u veljači 2016. izravno sklopio okvirni ugovor o pružanju privremenih usluga potpore kao odgovor na migracijsku krizu na razdoblje od 12 mjeseci i u vrijednosti od 3 600 000 EUR; žali zbog toga što je okvirni ugovor sklopljen sa samo jednim unaprijed odabranim gospodarskim subjektom bez provedbe ijednog postupka javne nabave predviđenog Financijskom uredbom; smatra da sklapanje ugovora nije bilo u skladu s relevantnim pravilima Unije te da su povezana plaćanja iz 2016. godine, koja su iznosila 592 273 EUR, nepravilna;

5.  uviđa da iznosi u vezi s dodjelom tih dvaju okvirnih ugovora čine 2,9 % ukupnih rashoda Ureda za 2016. godinu;

6.  iz odgovora Ureda primjećuje da je Ured u slučaju okvirnih ugovora iz stavka 3. donio odluku na temelju činjenice da je izvršitelj s kojim je ugovor sklopljen bio jedini koji je imao kapacitete za ispunjavanje ugovornih obveza; nadalje primjećuje da je Ured u slučaju okvirnog ugovora iz stavka 4. djelovao u uvjetima iznimne žurnosti povezanima s izbjegličkom krizom koja je u to vrijeme bila na vrhuncu, što je još bilo otežano potrebom da se provedu odluke Vijeća u vezi s hitnim zadaćama povjerenima Uredu; uviđa da je izvršitelj odabran u tim okolnostima iznimne žurnosti bio isti s kojim je ranije sklopila ugovor druga agencija EU-a koja se nalazi u Grčkoj; uviđa da je odluka dokumentirana i odobrena u zahtjevu za izuzeće;

7.  poziva Ured da tijelo nadležno za davanje razrješnice obavijesti o mjerama koje će se poduzeti kako bi se prije 15. lipnja 2018. riješila pitanja koja je utvrdio Revizorski sud;

8.  napominje da je Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) pokrenuo istragu o aktivnostima Ureda; u potpunosti poštuje neovisnost OLAF-ove istrage i činjenicu da se nijedan zasebni dio te istrage ne smije otkriti prije završetka cjelokupne istrage;

9.  smatra da davanje razrješnice prije nego što su sve relevantne informacije o aktivnostima Ureda u potpunosti poznate ne bi bilo odgovorno; poziva OLAF da izvijesti tijelo nadležno za davanje razrješnice o ishodu istrage čim bude završena kako bi izvješćem o davanju razrješnice Uredu za 2016. bili obuhvaćeni svi relevantni zaključci;

Primjedbe o zakonitosti i pravilnosti transakcija

10.  uviđa na temelju izvješća Revizorskog suda da je Ured u kolovozu 2016. raspisao otvoreni natječaj (s pet grupa) za sklapanje okvirnog ugovora kako bi se angažirali kulturni posrednici / usmeni prevoditelji potrebni za rad Ureda u različitim zemljama; nadalje primjećuje da je ukupna vrijednost okvirnog ugovora za četiri grupe obuhvaćene revizijom za koje su sklopljeni ugovori (grupe 2 – 5) bila 60 000 000 EUR za razdoblje od četiri godine; primjećuje da su te četiri grupe dodijeljene istom ponuditelju kao prvorangiranom izvršitelju u kaskadnom sustavu; uviđa da je taj izvršitelj ispunjavao financijske uvjete u sklopu kriterija odabira (godišnji promet u vrijednosti od 1 000 000 EUR) za sve osim za jednu od prethodnih triju godina, za koju je sklopio ugovor o pravu na uporabu resursa trećih strana s jednom neprofitnom organizacijom, koja se obvezala na to da će svoj „promet” staviti izvršitelju na raspolaganje; podsjeća da se Financijskom uredbom dopušta oslanjanje na financijski i ekonomski kapacitet drugih subjekata; međutim žali da u ovom slučaju nije jasno na koji se način „promet” tog subjekta može staviti na raspolaganje, kao ni može li taj subjekt doprinijeti pružanju potrebnih usluga s obzirom na narav aktivnosti koje provodi; smatra da je Ured trebao odbiti tu ponudu jer iz nje nije bilo vidljivo ispunjava li zahtjeve koji se odnose na ekonomski i financijski kapacitet ponuditelja; smatra da je okvirni ugovor nepravilan, kao i sva povezana plaćanja (2016. godine nije bilo plaćanja);

Upravljanje proračunom i financijama

11.  sa zabrinutošću napominje da je praćenje proračuna tijekom financijske godine 2016. rezultiralo stopom izvršenja proračuna od 80,64 %; nadalje primjećuje da je stopa izvršenja odobrenih sredstava za plaćanja iznosila 63,40 %;

12.  primjećuje da je program rada Ureda izmijenjen tri puta, a njegov proračun četiri puta kako bi se uzele u obzir znatne promjene do kojih je došlo tijekom 2016., posebno značajan porast aktivnosti operativne potpore Ureda u žarišnim točkama u nekim državama članicama te provedba Izjave EU-a i Turske; traži od Ureda da uzme u obzir tematsko izvješće Revizorskog suda br. 6/2017 naslovljeno „Odgovor EU-a na izbjegličku krizu: pristup na temelju ‘žarišnih točaka’” i poziva Revizorski sud da prednost daju izvješću o mjerama poduzetima na temelju tog tematskog izvješća, koje je zatražio Parlament kako bi se uzele obzir žarišne točke kao dio šireg sustava azila Unije i njezinih država članica;

Obveze i prijenosi

13.  prima na znanje da je razina prenesenih rezerviranih odobrenih sredstava za glavu II. (administrativni troškovi) iznosila visokih 2 500 000 EUR, tj. 43,9 % (u usporedbi s 1 076 583 EUR ili 36,9 % u 2015.); potvrđuje da su ti prijenosi uglavnom povezani s infrastrukturom u području IT-a, prijevodima i publikacijama, poslovnim savjetovanjem i troškovima sastanaka upravnog odbora za koje su ugovori potpisani krajem 2016. godine ili za koje su računi izdani tek 2017.;

14.  napominje da su prijenosi često djelomično ili potpuno opravdani zbog višegodišnje prirode operativnih programa agencija, da ne upućuju nužno na nedostatke u planiranju i provedbi proračuna te nisu uvijek u suprotnosti s proračunskim načelom jedne godine, posebice ako ih Ured planira unaprijed i priopćuje Revizorskom sudu;

Prijenosi

15.  napominje da je izvršni direktor izvršio 20 proračunskih prijenosa tijekom 2016. kako bi se nadoknadio proračunski manjak i odgovorilo na eksponencijalno povećanje proračunskih potreba u žarišnim točkama, posebno nakon Izjave EU-a i Turske; sa zabrinutošću napominje da je jedan od četiri prijenosa ostvarenih između naslova izvršen na temelju odluke izvršnog direktora, iako je prelazio prag od 10 % utvrđen u članku 27. stavku 1. točki (a) Financijske uredbe Ureda(2); primjećuje da je upravni odbor vrlo brzo nakon toga potvrdio prijenos tijekom druge izmjene proračuna za 2016.;

16.  prima na znanje da je zbog migracijske krize proračun Ureda izmijenjen četiri puta tijekom 2016. kako bi se odgovorilo na zahtjeve Komisije i država članica o povećanju operativnih aktivnosti zbog sve većeg dolaska tražitelja azila 2015. i 2016.; smatra da se zbog toga Ured suočio s problemom iskorištavanja tih sredstava pa je došlo do određenih ukidanja i prijenosa sredstava, kao i poteškoća u pridržavanju proračunskih i financijskih pravila; ističe da bi tu situaciju trebalo riješiti u budućnosti;

Politike javne nabave i zapošljavanja

17.  žali zbog činjenice da su, kad je riječ o plaćanjima povezanima s računovodstvenom dokumentacijom Ureda, od pet postupaka javne nabave koji su bili predmet revizije dva postupka bila nepravilna te su povezana nepravilna plaćanja činila 2,9 % ukupnih rashoda; prima na znanje i potpisivanje nepravilnog dodatnog okvirnog ugovora za koji nisu izvršena plaćanja; prima na znanje činjenicu da je Ured 2017. već poduzeo korektivne mjere i zamijenio ugovore sklopljene na temelju tih postupaka novim ugovorima; traži od Ureda da se pobrine da se takve nepravilnosti ne ponove;

18.  sa zabrinutošću primjećuje da je od 4 861 plaćanja koje je Ured obradio 2016. 2 007 izvršeno nakon zakonskog roka (41 %); međutim, napominje da se to uglavnom može pripisati eksponencijalnom povećanju proračuna; potvrđuje da su prema navodima Ureda njegove operativne aktivnosti eksponencijalno narasle, što je dovelo do znatnog povećanja broja financijskih transakcija koje je trebao obraditi isti broj zaposlenika; sa zadovoljstvom primjećuje različite mjere koje je Ured poduzeo da bi riješio taj problem; potvrđuje da se očekivalo da će te mjere dovesti do normalizacije plaćanja do kraja prve polovine 2017.; poziva Ured da tijelo nadležno za davanje razrješnice obavještava o učincima tih mjera;

19.  primjećuje da na temelju izvješća Revizorskog suda javni naručitelji trebaju pisanim putem zatražiti podatke o sastavnim elementima cijene ili troškova ako se čini da su oni izuzetno niski i ponuditelju dati priliku da dostavi svoje primjedbe; primjećuje, međutim, da je Ured kad je riječ o dvjema grupama (grupe 3 i 5) za angažiranje kulturnih posrednika / usmenih prevoditelja u različitim zemljama, zaprimio financijske ponude koje su bile redom 50 % i 31 % povoljnije od sljedećih najnižih ponuda; duboko žali zbog toga što Ured nije smatrao da je potrebno zatražiti dodatno objašnjenje od ponuditelja u tom pogledu, unatoč tome što se činilo da su ponude izuzetno niske;

20.  podsjeća da je Komisija 2014. godine u ime više od 50 institucija i tijela EU-a, među kojima je i Ured, sklopila okvirni ugovor s jednim izvršiteljem radi nabave softverskih licencija te pružanja usluga održavanja i podrške; primjećuje da izvršitelj iz okvirnog ugovora ima ulogu posrednika između Ureda i dobavljača koji mogu pružiti usluge potrebne Uredu; primjećuje da za te posredničke usluge izvršitelj iz okvirnog ugovora ima pravo zaračunati povećanje u odnosu na cijene dobavljača između 2 % i 9 %; nadalje napominje da su ukupna plaćanja izvršitelju iz okvirnog ugovora 2016. godine iznosila 534 900 EUR; žali zbog toga što Ured nije sustavno provjeravao cijene i zaračunata povećanja usporedbom s ponudama dobavljača i računima izdanima izvršitelju iz okvirnog ugovora; prima na znanje na temelju odgovora Ureda da je Ured trebao uvesti sustavne provjere za svaku ponudu iznad 135 000 EUR od 1. siječnja 2018.;

21.  napominje da je u skladu sa znatnim povećanjem zadataka dodijeljenih Uredu početkom 2016. došlo do povećanja njegovih resursa, i u smislu financijskih sredstava i osoblja; sa zadovoljstvom primjećuje da je, kako bi se ti resursi apsorbirali i njima upravljalo na učinkovit način, donesena odluka da se pojednostavni unutarnja organizacijska struktura Ureda uzimajući u obzir nove dodatne zadaće dodijeljene Uredu; primjećuje da je upravni odbor odobrio novu organizacijsku strukturu za Ured, kao što je izvršni direktor predložio 12. svibnja 2016.; poziva Ured da tijelo nadležno za davanje razrješnice obavještava o poboljšanjima koja se očekuju kao rezultat te nove organizacije;

22.  napominje da je na dan 31. prosinca 2016. Ured imao 136 člana osoblja, imenovana i u službi, uključujući 86 privremenih djelatnika (od 91 mjesta odobrenog u skladu s proračunom Unije), 43 ugovorna djelatnika i 7 upućenih nacionalnih stručnjaka; ističe da su 63,2 % svih zaposlenika bile žene, a 36,8 % muškarci; poziva Ured da posveti pozornost rodnoj ravnoteži među osobljem i da to uzme u obzir prilikom zapošljavanja u budućnosti;

23.  sa zadovoljstvom primjećuje da je došlo do povećanja kategorije operativnih poslova s 58,18 % 2015. na 63,31 % 2016. zbog brzog povećanja operativnih aktivnosti tijekom 2016.;

24.  prima na znanje da je Ured zaprimio jednu pritužbu nakon neuspješnog probnog roka; poziva Ured da tijelo nadležno za davanje razrješnice obavijesti nakon što se pritužba riješi;

25.  prima na znanje da je osoblje Ureda u prosjeku bilo odsutno s posla zbog bolovanja 2,4 radna dana; s određenom razinom zabrinutosti primjećuje da Ured nije izvijestio o proračunu koji je potrošen na aktivnosti namijenjene dobrobiti ili broju dana koji su zaposlenici proveli na njima 2016. godine; žali što Ured nije naveo koje su aktivnosti namijenjene dobrobiti zaposlenika bile organizirane 2016., iako je Parlament to zatražio;

26.  sa zabrinutošću primjećuje da Ured još uvijek nije uveo politiku sprječavanja uznemiravanja; poziva Ured da uspostavi mrežu povjerljivih savjetnika kao dio politike zaštite dostojanstva osobe i prevencije psihičkog i seksualnog uznemiravanja te da organizira seminare za senzibilizaciju, pruža standardne informacije o uznemiravanju na svojim intranetskim stranicama i uvede programe za nove zaposlenike, uključujući prezentaciju o zdravlju i dobrobiti;

Sprečavanje i postupanje u slučaju sukoba interesa, transparentnost te demokratičnost

27.  potvrđuje da će Ured prema vlastitim navodima u prvoj polovini 2018. izraditi praktični vodič za upravljanje sukobima interesa i njihovo sprječavanje, te da će donijeti obvezujuća pravila o zaštiti zviždača; poziva Ured da obavješćuje tijelo nadležno za davanje razrješnice o provedbi te mjere;

28.  prima na znanje da će Ured će pojačati pritisak na članove upravnog odbora kako bi objavili svoje izjave o financijskim interesima; podsjeća da je transparentnost ključni element za očuvanje povjerenja građana Unije u njezine institucije; poziva Ured da o tom pitanju izvijesti tijelo nadležno za davanje razrješnice;

29.  primjećuje da Ured nije odgovorio jesu li svi sastanci s lobistima bili zabilježeni i objavljeni; poziva Ured da tijelu nadležnom za davanje razrješnice dostavi odgovor;

30.  prima na znanje da je Ured 2016. godine zaprimio osam zahtjeva za pristup dokumentima te da je omogućio puni pristup za njih sedam, dok je za jedan dokument Ured odbio pristup zbog toga što nije raspolagao informacijama te je to pitanje uputio odgovarajućim tijelima;

31.  napominje da Ured nema službena vozila, ali u budućnosti planira kupiti dva;

Glavna postignuća

32.  pozdravlja tri glavna postignuća Ureda tijekom 2016., a to su:

33.  sa zadovoljstvom primjećuje da je 2016. godine 218 instruktora sudjelovalo na 15 radionica o osposobljavanju instruktora koje je organizirao Ured; nadalje primjećuje da je Ured organizirao 361 nacionalnu radionicu na svojoj platformi za e-učenje „EASO-ov program za obuku ” za 5 833 državna službenika;

Unutarnje kontrole

34.  uviđa da je na početku 2016. godine od 16 standarda unutarnje kontrole djelomično provedeno njih četiri, dok jedan nije proveden uopće; napominje da je Ured izradio pravila za provedbu Pravilnika o osoblju koja nije imao (standard unutarnje kontrole br. 3), uspostavio sustav godišnjeg ocjenjivanju uspješnosti (standard br. 4), prvi je put primijenio postupak upravljanja rizikom (standard br. 6), usvojio je povelju o upravljanju u području IT-a te povelju o upravljanju projektima (standard br. 7) te je ostvario napredak u definiranju i provedbi pravila za upravljanje dokumentima zahvaljujući odobrenju politike upravljanja dokumentima (standard br. 11) poziva Ured da tijelo nadležno za davanje razrješnice obavijesti o poboljšanjima koja se odnose na provedbu tih standarda;

35.  uviđa da je prema izvješću Revizorskog suda sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava za kupnju 90 uređaja za skeniranje otisaka prstiju te 90 kompatibilnih računala (oprema) i njihovu kasniju donaciju grčkoj državi u iznosu od 1 100 000 EUR podrazumijevao isporuku opreme IT odjelu atenske policije, a od tamo distribuciju žarišnim točkama koje se nalaze na grčkim otocima; podsjeća da je prema opisu aktivnosti osoblje Ureda trebalo biti prisutno na terenu kako bi zajamčilo pravilnu isporuku i postavljanje opreme te zatim prijenos vlasništva na grčku policiju; duboko žali zbog toga što osoblje Ureda nije bilo prisutno na terenu kako bi se ispunio taj zahtjev te je potvrda relevantnih grčkih tijela o isporuci opreme u žarišnim točkama u veljači i početkom ožujka 2016. i njezinoj uporabi u predviđene svrhe zaprimljena tek u srpnju 2017.; primjećuje iz odgovora Ureda da je Ured od grčkih vlasti prvi put formalno zatražio potvrdu isporuke i postavljanja opreme u žarišnim točkama 23. svibnja 2016.;

36.  uviđa da se Ured 2016. godine suočio s nizom izazova u svojem operativnom okruženju, koji su osim znatnog povećanja proračuna i povećanja opsega zadaća uključivali i znatno povećanje broja transakcija, promjenu računovodstvenog službenika uz nekoliko prijelaznih rješenja, kao i uvođenje radnih postupaka koji isključuju upotrebu dokumenata u papirnatom obliku; žali zbog toga što takvo stanje velikih promjena i nestabilnosti nije ublaženo ni ponovnim potvrđivanjem računovodstvenog sustava ni uvođenjem sustava redovitih ex post provjera transakcija; konstatira na temelju odgovora Ureda da je ponovno potvrđivanje računovodstvenog sustava predviđeno za 2017., a strategija ex post provjere razmatrat će se u srednjoročnom razdoblju;

Unutarnje revizije

37.  primjećuje da je 2016. godine služba za unutarnju reviziju (IAS) provela reviziju u Uredu o izvršenju proračuna te provedbi plana nabave; primjećuje da su revizori prepoznali aktualne napore koje je Ured uložio da bi osigurao ispravno funkcioniranje administrativnih postupaka, kao što su izvršenje proračuna i javne nabave, dok se suočavao s operativnim izazovima povezanima s ulogom Ureda u izbjegličkoj krizi; sa zadovoljstvom primjećuje da je Ured znatno poboljšao izvršenje proračuna te da se ono smatra zadovoljavajućim; nadalje primjećuje da iako je razina prijenosa bila relativno visoka, oni su se smatrali opravdanima; smatra da bi Ured trebao ojačati svoje planiranje postupaka javne nabave kad je riječ o administrativnim rashodima; primjećuje da je praćenje postupaka i posebnih ugovora sklopljenih na temelju okvirnih ugovora slabo i da bi ga stoga trebalo ojačati; uviđa da Ured i dalje surađuje sa Službom za unutarnju reviziju na izradi konkretnih mjera kako bi se smanjili utvrđeni rizici; poziva Ured da tijelo nadležno za davanje razrješnice obavijesti o mjerama poduzetim za poboljšanje postupaka nabave;

38.  napominje da je na početku 2016. Ured imao tri otvorena akcijska plana koja su rezultat triju revizija provedenih 2014. i 2015. godine; sa zadovoljstvom primjećuje da je Ured dovršio 19 od 20 preostalih daljnjih mjera koje su proizašle iz revizija koje je provela Služba za unutarnju reviziju; primjećuje da Ured očekuje da će zaključiti jedinu preporuku koja je još uvijek otvorena jednom kada nova uredba o uspostavi punopravne agencije bude usvojena;

Druge primjedbe

39.  uviđa je 4. svibnja 2016. Komisija iznijela prijedlog nove uredbe(3) kojim bi se Ured pretvorio u punopravnu agenciju;

40.  podsjeća da u skladu s člankom 46. Uredbe (EU) br. 439/2010(4) Ured mora naručiti neovisnu vanjsku ocjenu svojih postignuća; napominje da tematski gledajući ocjena obuhvaća europsku dodanu vrijednost te učinkovitost i utjecaj Ureda u doprinosu provedbi zajedničkog europskog sustava za azil, uključujući zakonodavni paket o azilu; napominje da su vanjski ocjenjivači predstavili svoje zaključke i preporuke upravnom odboru u siječnju 2016.; napominje da je Ured pristao izraditi akcijski plan kojim se uzima u obzir devet preporuka vanjskih ocjenjivača; poziva Ured da izvještava tijelo nadležno za davanje razrješnice o provedbi akcijskog plana;

41.  traži od Ureda da poboljša postupke unutarnje kontrole; pozdravlja korektivne mjere koje su već uvedene u pogledu usvajanja novih standarda unutarnje kontrole; skreće pozornost na manjak ispravnog planiranja za postupke javne nabave i podsjeća Ured da je to važno čak i u kriznom okruženju; prema podacima izvješća Revizorskog suda napominje da je Ured je nabavio i postavio 65 kontejnera koji služe kao mobilni uredi u grčkim i talijanskim žarišnim točkama u ukupnoj vrijednosti od 852 136 EUR; napominje da su neki od tih kontejnera postavljeni na mjestima na kojima su slični kontejneri koji nisu pripadali Uredu kasnije uništeni tijekom nereda; napominje da je Ured nije sklopio osiguranje od tog rizika za 65 kontejnera, jer je smatrao da takvo osiguranje ne bi bilo isplativo; prima na znanje da Ured nije na vrijeme u potpunosti ostvario povrat PDV-a za 2014. i 2015. godinu; pozdravlja činjenicu da je povrat u međuvremenu obavljen;

42.  napominje da je Ured izmijenio svoj ugovor o najmu i u drugoj polovici 2016. proširio svoj uredski prostor na dodatni dio zgrade u kojoj se nalazi; primjećuje da bi broj zaposlenih, kao posljedica povećanja odgovornosti i zadataka, trebao narasti na 500 do kraja 2020., čime bi došlo do značajne potražnje za više uredskog prostora; poziva Ured da obavijesti tijelo nadležno za davanje razrješnice o očekivanim posljedicama tog povećanja na proračun;

43.  prima na znanje otvaranje ureda u Rimu i u Ateni te proširenje uloge Ureda u Uniji s obzirom na to da on djeluje sve bliže žarišnim točkama;

44.  napominje da su imenovani časnici za vezu u europskim institucijama u Bruxellesu te za europsku graničnu i obalnu stražu kako bi se poticali čvršći odnosi i olakšala suradnja u područjima od zajedničkog interesa;

45.  primjećuje iz odgovora Ureda da je razmjena informacija o Brexitu između Ureda i Komisije bila temeljita i da Ured pomno prati savjete Komisijine Glavne uprave za migracije i unutarnje poslove te se priprema na odgovarajući način, također imajući u vidu to da će Ured postati nova Agencija Europske unije za azil;

46.  sa nezadovoljstvom primjećuje da Ured nije odgovorio tijelu nadležnom da davanje razrješnice u vezi sa svojim naporima da osigura isplativo i ekološki prihvatljivo radno okruženje te da smanji ili kompenzira emisije CO2; poziva Ured da isto tako obrati pozornost na ekološke posljedice svojih aktivnosti, posebno s obzirom na povećanje broja zaposlenih na brojku od gotovo 500 zaposlenika;

o
o   o

47.  u vezi s drugim primjedbama koje su priložene Odluci o razrješnici i horizontalne su naravi upućuje na svoju Rezoluciju od 18. travnja 2018. (5) o uspješnosti, financijskom upravljanju i nadzoru agencija.

(1) SL C 248, 29.7.2017., str. 16. (2) Odluka upravnog odbora Europskog potpornog ureda za azil br. 20 od 27. prosinca 2013. o Financijskoj uredbi Europskog potpornog ureda za azil. (3) COM(2016)0271. (4) Uredba (EU) br. 439/2010 Europskog parlamenta i Vijeća od 19. svibnja 2010. o osnivanju Europskog potpornog ureda za azil (SL L 132, 29.5.2010., str. 11.). (5) Usvojeni tekstovi, P8_TA(2018)0133.