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Processo : 2017/2177(DEC)
Ciclo de vida em sessão
Ciclo relativo ao documento : A8-0083/2018

Textos apresentados :

A8-0083/2018

Debates :

PV 18/04/2018 - 10
CRE 18/04/2018 - 10

Votação :

PV 18/04/2018 - 12.35

Textos aprovados :

P8_TA(2018)0140

Textos aprovados
PDF 166kWORD 58k
Quarta-feira, 18 de Abril de 2018 - Estrasburgo Edição definitiva
Quitação 2016: Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo (EASO)
P8_TA(2018)0140A8-0083/2018
Decisão
 Decisão
 Resolução

1. Decisão do Parlamento Europeu, de 18 de abril de 2018, sobre a quitação pela execução do orçamento do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo para o exercício de 2016 (2017/2177(DEC))

O Parlamento Europeu,

–  Atendendo às contas anuais definitivas do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo relativas ao exercício de 2016,

–  Atendendo ao relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo relativas ao exercício de 2016, acompanhado da resposta do Gabinete(1),

–  Atendendo à declaração relativa à fiabilidade das contas e à legalidade e regularidade das operações subjacentes(2), emitida pelo Tribunal de Contas para o exercício de 2016, nos termos do artigo 287.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

–  Tendo em conta a Recomendação do Conselho, de 20 de fevereiro de 2018, sobre a quitação a dar ao Gabinete quanto à execução do orçamento para o exercício de 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  Tendo em conta o artigo 319.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

–  Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.º 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002 do Conselho(3), nomeadamente o artigo 208.º,

–  Tendo em conta o Regulamento (UE) n.º 439/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 19 de maio de 2010, que cria um Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo(4), nomeadamente o artigo 36.º,

–  Tendo em conta o Regulamento Delegado (UE) n.º 1271/2013 da Comissão, de 30 de setembro de 2013, que institui o regulamento financeiro quadro dos organismos referidos no artigo 208.º do Regulamento (UE, Euratom) n.º 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho(5), nomeadamente o artigo 108.º,

–  Tendo em conta o artigo 94.º e o Anexo IV do seu Regimento,

–  Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão das Liberdades Cívicas, da Justiça e dos Assuntos Internos (A8-0083/2018),

1.  Adia a decisão de dar quitação ao Diretor-Executivo do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo pela execução do orçamento do Gabinete para o exercício de 2016;

2.  Regista as suas observações na resolução que se segue;

3.  Encarrega o seu Presidente de transmitir a presente decisão e a resolução que desta constitui parte integrante ao Diretor-Executivo do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo, ao Conselho, à Comissão e ao Tribunal de Contas, e de prover à respetiva publicação no Jornal Oficial da União Europeia (série L).

(1) JO C 417 de 6.12.2017, p. 79.
(2) JO C 417 de 6.12.2017, p. 79.
(3) JO L 298 de 26.10.2012, p. 1.
(4) JO L 132 de 29.5.2010, p. 11.
(5) JO L 328 de 7.12.2013, p. 42.


2. Decisão do Parlamento Europeu, de 18 de abril de 2018, sobre o encerramento das contas do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo relativas ao exercício de 2016 (2017/2177(DEC))

O Parlamento Europeu,

–  Atendendo às contas anuais definitivas do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo relativas ao exercício de 2016,

–  Atendendo ao relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo relativas ao exercício de 2016, acompanhado da resposta do Gabinete(1),

–  Atendendo à declaração relativa à fiabilidade das contas e à legalidade e regularidade das operações subjacentes(2), emitida pelo Tribunal de Contas para o exercício de 2016, nos termos do artigo 287.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

–  Tendo em conta a Recomendação do Conselho, de 20 de fevereiro de 2018, sobre a quitação a dar ao Gabinete quanto à execução do orçamento para o exercício de 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  Tendo em conta o artigo 319.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

–  Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.º 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002 do Conselho(3), nomeadamente o artigo 208.º,

–  Tendo em conta o Regulamento (UE) n.º 439/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 19 de maio de 2010, que cria um Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo(4), nomeadamente o artigo 36.º,

–  Tendo em conta o Regulamento Delegado (UE) n.º 1271/2013 da Comissão, de 30 de setembro de 2013, que institui o regulamento financeiro quadro dos organismos referidos no artigo 208.º do Regulamento (UE, Euratom) n.º 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho(5), nomeadamente o artigo 108.º,

–  Tendo em conta o artigo 94.º e o Anexo IV do seu Regimento,

–  Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão das Liberdades Cívicas, da Justiça e dos Assuntos Internos (A8-0083/2018),

1.  Adia o encerramento das contas do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo para o exercício de 2016;

2.  Encarrega o seu Presidente de transmitir a presente decisão ao Diretor-Executivo do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo, ao Conselho, à Comissão e ao Tribunal de Contas, e de prover à respetiva publicação no Jornal Oficial da União Europeia (série L).

(1) JO C 417 de 6.12.2017, p. 79.
(2) JO C 417 de 6.12.2017, p. 79.
(3) JO L 298 de 26.10.2012, p. 1.
(4) JO L 132 de 29.5.2010, p. 11.
(5) JO L 328 de 7.12.2013, p. 42.


3. Resolução do Parlamento Europeu, de 18 de abril de 2018, que contém as observações que constituem parte integrante da decisão sobre a quitação pela execução do orçamento do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo para o exercício de 2016 (2017/2177(DEC))

O Parlamento Europeu,

–  Tendo em conta a sua decisão sobre a quitação pela execução do orçamento do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo para o exercício de 2016,

–  Tendo em conta o artigo 94.º e o Anexo IV do seu Regimento,

–  Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão das Liberdades Cívicas, da Justiça e dos Assuntos Internos (A8-0083/2018),

A.  Considerando que, no contexto do processo de quitação, a autoridade de quitação salienta a particular importância de reforçar a legitimidade democrática das instituições da União melhorando a transparência e a responsabilidade e pondo em prática o conceito de orçamentação baseada no desempenho, bem como a boa governação dos recursos humanos;

B.  Considerando que, de acordo com o seu mapa das receitas e despesas(1), o orçamento definitivo do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo (o «Gabinete») para o exercício de 2016 foi de 65 370 233,75 EUR, o que representa um aumento de 309,98 % face a 2015; considerando que este aumento se deve a tarefas novas ou suplementares que alargam o seu mandato;

C.  Considerando que 29 463 600 EUR provêm do orçamento da União, 21 710 759 EUR provêm de outras contribuições, principalmente sob a forma de convenções de subvenção da Comissão, e 1 900 134 EUR provêm de contribuições dos países associados (o Reino da Noruega e a Confederação Suíça);

D.  Considerando que o Tribunal de Contas («o Tribunal»), no seu relatório sobre as contas anuais do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo para o exercício de 2016 («o relatório do Tribunal»), afirma que obteve garantias razoáveis de que as contas anuais do Gabinete são fiáveis mas que não pôde obter provas de auditoria suficientes e apropriadas sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes;

Seguimento da quitação relativa aos exercícios de 2013 e 2014

1.  Constata com apreensão a existência de um número de questões pendentes e de medidas corretivas em curso decorrentes das observações do Tribunal relativas aos exercícios de 2013 e 2014, relacionadas com os atrasos nos pagamentos, as normas de controlo interno (NCI) e a elevada rotatividade do pessoal; solicita ao Gabinete que complete as ações corretivas o mais rapidamente possível em 2018 e que informe a autoridade de quitação sobre a sua execução;

Elementos em que se baseia a opinião com reservas sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas e a decisão de adiar a quitação

2.  Lamenta profundamente as constatações materiais feitas pelo Tribunal relativamente a dois dos cinco procedimentos de contratação significativos de 2016, cujos pagamentos foram efetuados durante esse ano, o que demonstra a falta de rigor nos procedimentos de contratação do Gabinete;

3.  Recorda que foi solicitado a dois dos três candidatos participantes num procedimento de contratação auditado, relativo à prestação de serviços de viagem no âmbito de um contrato-quadro de prestação de serviços, no montante de 4 000 000 EUR para o período de 2016 a 2020, que fornecessem informações adicionais sobre os mesmos critérios de seleção; assinala que, apesar de nenhum deles ter apresentado as informações solicitadas (CV das pessoas que iriam executar a tarefa nas instalações do Gabinete), apenas um foi excluído do procedimento por esse motivo; regista que o contrato foi adjudicado ao outro candidato, com o fundamento de que os referidos CVs seriam fornecidos na sequência da adjudicação do contrato; considera, por conseguinte, que o procedimento de contratação não cumpriu o princípio da igualdade de tratamento e que o contrato foi adjudicado a um candidato que não satisfazia todos os critérios de seleção; considera que o contrato-quadro e os pagamentos conexos efetuados em 2016, num montante de 920 561 EUR, são, por conseguinte, irregulares;

4.  Relembra que, em fevereiro de 2016, o Gabinete adjudicou diretamente um contrato-quadro para disponibilizar serviços de pessoal interino em resposta à crise migratória por um período de 12 meses, no valor de 3 600 000 EUR; lamenta que o contrato-quadro tenha sido adjudicado a um único operador económico previamente selecionado sem que se aplicasse nenhum dos procedimentos de contratação definidos no Regulamento Financeiro; considera, por conseguinte, que a adjudicação não cumpriu as regras aplicáveis da União e que os respetivos pagamentos de 2016, no montante de 592 273 EUR, são irregulares;

5.  Faz notar que os montantes envolvidos nesses dois contratos-quadro representam 2,9 % da totalidade das despesas do Gabinete em 2016;

6.  Constata que, segundo o Gabinete, relativamente ao contrato-quadro referido no n.º 3, o Gabinete tomou a decisão com base no facto de a empresa à qual o contrato foi adjudicado ser, na altura, a única com capacidade para cumprir as obrigações contratais; observa, além disso, que, no caso do contrato-quadro referido no n.º 4, as ações do Gabinete ocorreram no contexto da extrema urgência relacionada com a crise dos refugiados, numa altura em que esta crise se encontrava no auge, a que se juntou a necessidade de implementar as decisões do Conselho no que respeita às funções de emergência confiadas ao Gabinete; verifica que o contratante escolhido nessas circunstâncias extremas tinha anteriormente sido contratado por uma outra agência da União sediada na Grécia; assinala que a decisão foi documentada e aprovada num pedido de exceção;

7.  Solicita ao Gabinete que informe a autoridade de quitação sobre as medidas tomadas no sentido de resolver os problemas identificados pelo Tribunal, antes de 15 de junho de 2018;

8.  Constata que o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) deu início a um inquérito sobre as atividades do Gabinete; respeita plenamente a independência do inquérito do OLAF e o facto de nenhuma parte distinta de um tal inquérito poder ser revelada antes de todo o inquérito ser encerrado;

9.  É de opinião que a concessão de quitação antes de todas as informações pertinentes sobre as atividades do Gabinete serem plenamente conhecidas não seria responsável; solicita ao OLAF que informe a autoridade de quitação sobre os resultados do inquérito logo que esteja encerrado, a fim de incluir quaisquer conclusões pertinentes no relatório de quitação do Gabinete para 2016;

Observações sobre a legalidade e a regularidade das operações

10.  Constata que, de acordo com o relatório do Tribunal, o Gabinete lançou um concurso aberto (cinco lotes) em agosto de 2016 para a adjudicação de um contrato-quadro destinado a cobrir as suas necessidades de mediadores culturais/intérpretes em diferentes países; constata, ainda, que o montante total do contrato-quadro para os quatro lotes assinados e auditados (Lotes 2 a 5) foi de 60 000 000 EUR para um período de quatro anos; observa que esses quatro lotes foram adjudicados ao mesmo candidato como primeiro contratante em cascata; verifica que esse contratante satisfazia os requisitos financeiros dos critérios de seleção (volume anual de negócios de 1 milhão de euros), exceto relativamente a um dos três anos anteriores, em que foi assinado um «contrato de disponibilidade» com uma organização sem fins lucrativos que se comprometeu a disponibilizar o seu «volume de negócios» ao contratante; relembra que o Regulamento Financeiro permite que se confie na capacidade financeira e económica de outras entidades; lamenta, no entanto, que neste caso, não seja claro de que forma poderia ser disponibilizado o «volume de negócios» desta entidade, nem, dada a natureza das suas atividades, de que forma esta poderia apoiar a prestação dos serviços previstos; considera que o Gabinete deveria ter recusado a proposta, já que não cumpria os requisitos relativos à capacidade económica e financeira do proponente; considera que o contrato-quadro e todos os pagamentos relacionados são irregulares (não foram realizados pagamentos em 2016);

Orçamento e gestão financeira

11.  Regista com apreensão que os esforços de acompanhamento do orçamento durante o exercício de 2016 se traduziram numa baixa taxa de execução orçamental de 80,64 %; regista, ainda, que a taxa de execução das dotações para pagamentos foi de 63,40 %;

12.  Toma nota de que o programa de trabalho do Gabinete foi alterado três vezes e o seu orçamento quatro vezes a fim de ter em conta as importantes mudanças que tiveram lugar no decurso de 2016, nomeadamente o aumento significativo das atividades de apoio operacional do Gabinete nos centros de registo em alguns Estados-Membros e a aplicação da Declaração UE-Turquia; solicita ao Gabinete que tenha em conta o Relatório Especial n.º 6/2017 do Tribunal intitulado “Resposta da UE à crise dos refugiados: a abordagem dos «centros de registo»” e solicita ao Tribunal que dê prioridade à elaboração de um relatório de acompanhamento deste Relatório Especial, como solicitado pelo Parlamento, a fim de abordar a questão dos centros de registo, como parte integrante do sistema de asilo da União Europeia e dos seus Estados-Membros a um nível mais amplo;

Autorizações e transição de dotações

13.  Observa que o nível de dotações autorizadas transitadas relativas ao título II (despesas administrativas) foi elevado, ascendendo a 2 500 000 EUR ou 43,9 % (comparado com 1 076 583 EUR ou 36,9 % em 2015); constata que as transições dizem essencialmente respeito a infraestruturas informáticas, traduções e publicações, consultoria empresarial e custos de reuniões do Conselho de Administração, relativamente aos quais os contratos foram assinados perto do final de 2016 e/ou cujas faturas apenas foram emitidas em 2017;

14.  Assinala que, muitas vezes, a transição de dotações é parcial ou totalmente justificada pela natureza plurianual dos programas operacionais das agências, não revelando necessariamente insuficiências na programação ou na execução do orçamento, e nem sempre está em conflito com o princípio orçamental da anualidade, em particular se tiver sido previamente planeada pelo Gabinete e comunicada ao Tribunal;

Transferências

15.  Verifica que o Diretor-Executivo efetuou 20 transferências orçamentais em 2016 para compensar os défices orçamentais e para acomodar as necessidades orçamentais em crescimento exponencial nos centros de registo, sobretudo na sequência da Declaração UE-Turquia; Verifica com apreensão que uma das quatro transferências efetuadas entre títulos foi executada por decisão do Diretor-Executivo apesar de ter ultrapassado o limite de 10 % estabelecido no artigo 27.º, n.º 1, alínea a), do Regulamento Financeiro do EASO(2); regista que a transferência foi pouco depois aprovada pelo Conselho de Administração na segunda alteração ao orçamento de 2016;

16.  Observa que, em 2016, devido à crise migratória, o orçamento do Gabinete foi alterado em quatro ocasiões diferentes no intuito de dar resposta aos apelos da Comissão e dos Estados-Membros, que, à luz de um aumento do número de chegadas de requerentes de asilo no período 2015-2016, desejavam alargar o campo de ação operacional; considera que, por este motivo, o Gabinete teve dificuldades em absorver os fundos, o que, por seu turno, conduziu a várias anulações e transições de dotações, bem como a dificuldades no cumprimento das regras orçamentais e financeiras; insiste em que esta situação seja resolvida no futuro;

Contratação pública e política de pessoal

17.  Lamenta, no que diz respeito aos pagamentos subjacentes às contas do Gabinete, que dois dos cinco procedimentos de adjudicação de contratos auditados fossem irregulares e que os pagamentos correspondentes, representando 2,9 % do total de despesas, fossem igualmente irregulares; regista também a assinatura de um outro contrato-quadro irregular relativamente ao qual não foi efetuado qualquer pagamento; toma nota do facto de o Gabinete já ter adotado medidas corretivas em 2017, tendo substituído os contratos resultantes desses procedimentos por novos contratos; exorta o Gabinete a velar por que tais irregularidades não se repitam;

18.  Observa, com preocupação, que dos 4 861 pagamentos efetuados pelo Gabinete em 2016, 2007 foram efetuados após o prazo legal (41 %); regista, no entanto, que tal se deveu principalmente ao aumento exponencial do orçamento; verifica que, segundo o Gabinete, as suas atividades operacionais aumentaram exponencialmente, levando a um aumento significativo do número de operações financeiras a ser processadas pelo mesmo número de membros do pessoal; regista com satisfação as várias medidas tomadas pelo Gabinete para resolver esta situação; regista que estas medidas deveriam levar à normalização dos pagamentos até ao final do primeiro semestre de 2017; insta o Gabinete a informar a autoridade de quitação sobre os efeitos dessas medidas;

19.  Regista que, de acordo com o relatório do Tribunal, as autoridades adjudicantes devem solicitar por escrito esclarecimentos sobre os elementos constitutivos do preço ou custo, se estes parecerem ser anormalmente baixos, e conceder ao proponente a oportunidade de apresentar as suas observações; regista, porém, que relativamente a dois lotes (Lotes 3 e 5) para adjudicação de serviços de mediadores culturais/intérpretes em diferentes países, o Gabinete recebeu propostas financeiras que eram inferiores em 50 % e 31 %, respetivamente, às propostas seguintes de mais baixo preço; lamenta profundamente que, embora esta situação indicasse que estas propostas eram anormalmente baixas, o Gabinete não tenha considerado necessário solicitar mais nenhuma explicação ao proponente a este respeito;

20.  Recorda que, em 2014, a Comissão assinou, em nome de mais de 50 instituições e organismos da UE, incluindo o Gabinete, um contrato-quadro com um contratante para aquisição de licenças de software e prestação de serviços de manutenção e apoio; observa que o contratante signatário do contrato-quadro age como intermediário entre o Gabinete e os fornecedores com capacidade para satisfazer as necessidades do Gabinete; toma nota de que, por esses serviços intermediários, o contratante tem direito a uma comissão de 2 % a 9 % sobre os preços dos fornecedores; salienta ainda que, em 2016, o total dos pagamentos efetuados ao contratante ascendeu a 534 900 EUR; lamenta que o Gabinete não tenha verificado de forma sistemática os preços e os aumentos cobrados em comparação com as cotações e faturas emitidas ao contratante; verifica que o Gabinete, de acordo com a sua resposta, deveria ter estabelecido verificações sistemáticas para ofertas de valor superior a 135 000 EUR a partir de 1 de janeiro de 2018;

21.  Observa que, com o aumento significativo das tarefas atribuídas ao Gabinete no início de 2016, este teve os seus recursos aumentados várias vezes, tanto em termos de dotações como de pessoal; assinala com satisfação que, a fim de absorver e gerir esses recursos de uma forma eficaz, foi decidido racionalizar a estrutura organizativa interna do Gabinete tendo em conta as novas tarefas adicionais que lhe foram confiadas; toma nota de que o Conselho de Administração adotou uma nova estrutura organizativa para o Gabinete, tal como proposto pelo Diretor-Executivo, em 12 de maio de 2016; solicita ao Gabinete que informe a autoridade de quitação sobre as melhorias esperadas em resultado desta nova forma de organização;

22.  Toma nota de que, em 31 de dezembro de 2016, o Gabinete tinha 136 membros do pessoal, ao serviço ou nomeados, incluindo 86 agentes temporários (dos 91 lugares autorizados pelo orçamento da União), 43 agentes contratuais e 7 peritos nacionais destacados; salienta que 63,2 % do pessoal era constituído por mulheres e 36,8 % por homens; solicita ao Gabinete que dê atenção ao equilíbrio de género entre o pessoal e que tenha este fator em conta em futuros recrutamentos;

23.  Constata com satisfação que houve um aumento da categoria dos lugares de tipo operacional, de 58,18 % em 2015 para 63,31 % em 2016, devido ao rápido aumento das atividades operacionais durante o ano de 2016;

24.  Assinala que o Gabinete recebeu uma reclamação na sequência de um período de estágio mal sucedido; solicita ao Gabinete que informe a autoridade de quitação quando a reclamação estiver resolvida;

25.  Regista que, em 2016, o pessoal do Gabinete esteve de baixa por doença 2,4 dias em média; observa com alguma preocupação que o Gabinete não informou sobre o orçamento ou sobre o número de dias passados por cada membro do pessoal em atividades de bem-estar em 2016; lamenta que o Gabinete não identificou as diferentes atividades de bem-estar realizadas em 2016, tal como tinha sido solicitado pelo Parlamento;

26.  Constata com preocupação que o Gabinete ainda não dispõe de qualquer política de prevenção do assédio; exorta o Gabinete a criar uma rede de conselheiros confidenciais como parte da política em matéria de proteção da dignidade da pessoa e de luta contra o assédio moral e sexual e a organizar sessões de sensibilização, fornecer informações normalizadas sobre o assédio na sua intranet e a criar um programa para os recém-chegados, que inclua uma apresentação sobre saúde e bem-estar;

Prevenção e gestão de conflitos de interesses, transparência e democracia

27.  Toma nota de que, segundo o Gabinete, no primeiro semestre de 2018, será criado um guia prático em matéria de gestão e prevenção de conflitos de interesses, bem como de regras vinculativas para a proteção dos autores de denúncias; solicita ao Gabinete que informe a autoridade de quitação sobre a aplicação desta medida;

28.  Regista que o Gabinete irá intensificar a pressão sobre os membros do Conselho de Administração para que apresentem as suas declarações de conflitos de interesses com vista à sua publicação; relembra que a transparência é um elemento-chave para preservar a confiança dos cidadãos da União nas instituições da União; insta o Gabinete a manter a autoridade de quitação informada sobre este assunto;

29.  Constata que o Gabinete não respondeu à questão sobre se todas reuniões com representantes de grupos de interesses foram registadas e tornadas públicas; insta o Gabinete a dar uma resposta à autoridade de quitação;

30.  Assinala que, em 2016, o Gabinete recebeu oito pedidos de acesso a documentos, dos quais concedeu acesso integral a sete documentos e recusou um pedido de acesso a um documento por não dispor da informação solicitada, tendo o requerente sido encaminhado para as autoridades competentes;

31.  Constata que o Gabinete não possui veículos oficiais mas planeia a futura aquisição de dois veículos;

Principais realizações

32.  Congratula-se com as três principais realizações referidas pelo Gabinete em 2016, a saber:

   prestou apoio aos Estados-Membros, em particular a Grécia e a Itália, para fazer face à pressão contínua e sem precedentes sobre os seus sistemas de asilo;
   apoiou sem reservas a aplicação do sistema de relocalização da União em Itália e na Grécia, para pessoas com clara necessidade de proteção internacional;
   reforçou as suas atividades a fim de responder de forma atempada e eficiente aos desafios relacionados com a aplicação coerente do Sistema Europeu Comum de Asilo;

33.  Constata com satisfação que, em 2016, 218 formadores participaram em 15 sessões de formação organizadas pelo Gabinete; constata, além disso, que o Gabinete ofereceu, na sua plataforma de aprendizagem em linha «Programa de formação EASO», 361 sessões de formação a nível nacional a 5 833 funcionários;

Controlos internos

34.  Verifica que, no início de 2016, quatro das 16 normas de controlo interno (NCI) tinham sido parcialmente aplicadas e uma não fora executada; toma nota de que o Gabinete desenvolveu as normas de execução do Estatuto do Pessoal (NCI 3) que estavam em falta, estabeleceu o seu sistema anual de avaliação do desempenho (NCI 4), organizou – pela primeira vez – um processo de gestão dos riscos (NCI 6), adotou uma Carta de Governação das TI, bem como uma Carta de Governação da Gestão de Projetos (NCI 7) e fez progressos em matéria da definição e aplicação das regras para a gestão de documentos mediante a aprovação da política de gestão de registos (NCI 11); insta o Gabinete a informar a autoridade de quitação sobre as melhorias obtidas com a aplicação dessas NCI;

35.  Regista que, de acordo com o relatório do Tribunal, a convenção de subvenção para a aquisição e a subsequente doação ao Estado grego de 90 máquinas de recolha de impressões digitais e 90 computadores compatíveis (equipamento), num montante de 1 100 000 EUR, exigiu a entrega do equipamento na Divisão Informática da polícia de Atenas e subsequente distribuição para os centros de registo situados nas ilhas gregas; recorda que a descrição da ação exigia a presença do pessoal do Gabinete no local para assegurar uma adequada entrega, instalação e subsequente transferência de propriedade do equipamento para a polícia grega; lamenta profundamente que, apesar disso, o pessoal do Gabinete não tenha estado no local para satisfazer este requisito e que a confirmação, por parte das autoridades gregas competentes, de que o equipamento tinha sido fornecido aos centros de registo em fevereiro e início de março de 2016 e estava a ser utilizado para os fins previstos, tenha sido recebida apenas em julho de 2017; faz notar, segundo a resposta do Gabinete, que este requerera inicialmente a confirmação formal da entrega e instalação do equipamento nos centros de registo por parte das autoridades gregas em 23 de maio de 2016;

36.  Observa que, em 2016, o Gabinete foi confrontado com diversos desafios no seu ambiente operacional, incluindo não apenas um aumento substancial do seu orçamento e funções, como também um aumento significativo do número de operações, uma mudança de contabilista com diversas soluções interinas e a introdução de um sistema de fluxo de trabalho sem recurso ao papel; lamenta que esta situação de mudança e instabilidade consideráveis não tenha sido atenuada por uma revalidação do sistema contabilístico nem pela introdução de um sistema de verificações regulares ex post das operações; Toma nota de que, segundo a resposta do Gabinete, a revalidação do sistema contabilístico estava prevista para 2017 e uma estratégia de verificação ex post será examinada a médio prazo;

Auditorias internas

37.  Assinala que, em 2016, o Gabinete foi sujeito a uma auditoria efetuada pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI) sobre a execução do orçamento e a implementação do plano de adjudicação de contratos no Gabinete; faz notar que os auditores reconheceram os esforços em curso envidados pelo Gabinete no sentido de assegurar o bom funcionamento dos processos administrativos, tais como a execução orçamental e a adjudicação de contratos, sendo, ao mesmo tempo, confrontado com desafios operacionais associados ao papel desempenhado pelo Gabinete na crise dos refugiados; regista com satisfação que o Gabinete melhorou consideravelmente a execução do seu orçamento e que essa execução foi considerada satisfatória; observa, além disso, que, embora o número de dotações transitadas tenha sido relativamente elevado, estas foram consideradas justificadas; considera que o Gabinete deverá reforçar o seu planeamento relativo aos procedimentos de contratação para as despesas administrativas; faz notar que o controlo dos procedimentos e dos contratos específicos celebrados no âmbito de contratos-quadro está pouco desenvolvido e deve, portanto, ser reforçado; regista que o Gabinete continua a trabalhar em conjunto com o SAI no sentido de desenvolver ações concretas para minimizar os riscos identificados; insta o Gabinete a informar a autoridade de quitação sobre as medidas tomadas para melhorar os procedimentos de contratação pública;

38.  Regista que, no início de 2016, o Gabinete tinha três planos de ação em curso, resultantes de três auditorias realizadas em 2014 e 2015; observa com satisfação que o Gabinete concluiu 19 das 20 medidas de seguimento pendentes resultantes de auditorias realizadas pelo SAI; assinala que o Gabinete espera encerrar a recomendação que se encontra ainda pendente quando for adotado o novo regulamento que institui uma agência de pleno direito;

Outras observações

39.  Constata que, em 4 de maio de 2016, a Comissão apresentou uma proposta de um novo regulamento(3) que propõe transformar o Gabinete numa Agência de pleno direito;

40.  Recorda que, nos termos do artigo 46.º do Regulamento (UE) n.º 439/2010(4), o Gabinete deve encomendar uma avaliação externa independente dos resultados por si alcançados; salienta que o contexto temático da avaliação abrangeu o valor acrescentado da União e a eficácia e o impacto do Gabinete na contribuição para a aplicação do sistema europeu comum de asilo, incluindo o pacote legislativo sobre o asilo; observa que os avaliadores externos apresentaram as suas conclusões e recomendações ao Conselho de Administração em janeiro de 2016; toma nota de que o Gabinete elaborou um plano de ação para dar resposta às nove recomendações dos avaliadores; insta o Gabinete a informar a autoridade de quitação sobre a execução do plano de ação;

41.  Convida o Gabinete a melhorar os procedimentos de controlo internos; congratula-se com as medidas corretivas já postas em prática no que toca à adoção de novas NCI; chama a atenção para a falta de planeamento adequado no que toca a procedimentos de adjudicação de contratos públicos e recorda ao Gabinete a sua importância, mesmo num contexto de crise; regista que, segundo o relatório do Tribunal, o Gabinete adquiriu e instalou 65 contentores para serem utilizados como escritórios móveis nos centros de registo gregos e italianos, num montante total de 852 136 EUR; assinala que alguns dos contentores foram colocados num local em que contentores semelhantes, não pertencentes ao Gabinete, foram posteriormente destruídos na sequência de motins; toma nota de que o Gabinete não subscreveu um seguro para cobrir os contentores contra este risco, visto a sua administração ter decidido que esse seguro não apresentava uma boa relação de eficácia de custos; regista que o Gabinete não recuperou atempadamente a totalidade do seu reembolso do IVA para os exercícios de 2014 e 2015; saúda o facto de este reembolso ter sido entretanto concluído;

42.  Observa que o Gabinete alterou o seu contrato de arrendamento e, no segundo semestre de 2016, ampliou o seu espaço de escritórios e passou a ocupar outro bloco do edifício onde se situam as suas instalações; observa que, em consequência do aumento das responsabilidades e funções, o número do pessoal deverá aumentar para 500 até ao final de 2020, surgindo assim uma necessidade considerável de espaço de escritórios adicional; solicita ao Gabinete que informe a autoridade de quitação sobre as consequências que a execução deste plano previsivelmente terá sobre o orçamento;

43.  Toma nota da abertura de gabinetes em Roma e em Atenas e do crescente papel do Gabinete em toda a União, na medida em que procura estar mais próximo dos centros de registo;

44.  Assinala a nomeação de agentes de ligação nas instituições da União em Bruxelas e na Guarda Europeia de Fronteiras e Costeira, a fim de promover relações mais estreitas e facilitar a cooperação em domínios de interesse mútuo;

45.  Constata, segundo a resposta do Gabinete, que o intercâmbio de informações sobre o Brexit entre o Gabinete e a Comissão foi exaustivo, que o Gabinete está a acompanhar de muito perto o parecer da Direção-Geral da Migração e dos Assuntos Internos e que está a fazer preparativos em conformidade, tendo igualmente em vista a transformação do Gabinete numa nova Agência da União Europeia para o Asilo;

46.  Observa com desagrado que o Gabinete não respondeu à autoridade de quitação quanto aos esforços para assegurar um local de trabalho eficaz em termos de custos e respeitador do ambiente, e para reduzir ou compensar as emissões de CO2; convida o Gabinete a dedicar atenção também às implicações ambientais das suas atividades, especialmente à luz do seu futuro crescimento até 500 membros de pessoal;

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47.  Remete, no tocante a outras observações de natureza horizontal que acompanham a decisão de quitação, para a sua Resolução, de 18 de abril de 2018(5), sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das agências.

(1) JO C 248 de 29.7.2017, p. 16.
(2) Decisão n.º 20 do Conselho de Administração do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo, de 27 de dezembro de 2013, sobre o Regulamento Financeiro do EASO.
(3) COM(2016)0271.
(4) Regulamento (UE) n.º 439/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 19 de maio de 2010, que cria um Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo (JO L 132 de 29.5.2010, p. 11).
(5) Textos Aprovados, P8_TA(2018)0133.

Última actualização: 1 de Julho de 2019Advertência jurídica