Index 
 Föregående 
 Nästa 
 All text 
Förfarande : 2017/2177(DEC)
Dokumentgång i plenum
Dokumentgång : A8-0083/2018

Ingivna texter :

A8-0083/2018

Debatter :

PV 18/04/2018 - 10
CRE 18/04/2018 - 10

Omröstningar :

PV 18/04/2018 - 12.35

Antagna texter :

P8_TA(2018)0140

Antagna texter
PDF 165kWORD 56k
Onsdagen den 18 april 2018 - Strasbourg Slutlig utgåva
Ansvarsfrihet 2016: Europeiska stödkontoret för asylfrågor (Easo)
P8_TA(2018)0140A8-0083/2018
Beslut
 Beslut
 Resolution

1. Europaparlamentets beslut av den 18 april 2018 om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016 (2017/2177(DEC))

Europaparlamentet fattar detta beslut

–  med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016,

–  med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016, med kontorets svar(1),

–  med beaktande av förklaringen om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet(2), som avgetts av revisionsrätten för budgetåret 2016 i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av rådets rekommendation av den 20 februari 2018 om att bevilja kontoret ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för budgetåret 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  med beaktande av artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(3), särskilt artikel 208,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 439/2010 av den 19 maj 2010 om inrättande av ett europeiskt stödkontor för asylfrågor(4), särskilt artikel 36,

–  med beaktande av kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 av den 30 september 2013 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 208 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012(5), särskilt artikel 108,

–  med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor (A8-0083/2018).

1.  Europaparlamentet uppskjuter beslutet att bevilja verkställande direktören för Europeiska stödkontoret för asylfrågor ansvarsfrihet för genomförandet av stödkontorets budget för budgetåret 2016.

2.  Europaparlamentet redovisar sina iakttagelser i resolutionen nedan.

3.  Europaparlamentet uppdrar åt talmannen att översända detta beslut och den resolution som utgör en del av beslutet till verkställande direktören för Europeiska stödkontoret för asylfrågor, rådet, kommissionen och revisionsrätten samt att se till att de offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (L-serien).

(1) EUT C 417, 6.12.2017, s. 79.
(2) EUT C 417, 6.12.2017, s. 79.
(3) EUT L 298, 26.10.2012, s. 1.
(4) EUT L 132, 29.5.2010, s. 11.
(5) EUT L 328, 7.12.2013, s. 42.


2. Europaparlamentets beslut av den 18 april 2018 om avslutande av räkenskaperna för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016 (2017/2177(DEC))

Europaparlamentet fattar detta beslut

–  med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016,

–  med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016, med kontorets svar(1),

–  med beaktande av förklaringen om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet(2), som avgetts av revisionsrätten för budgetåret 2016 i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av rådets rekommendation av den 20 februari 2018 om att bevilja kontoret ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för budgetåret 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  med beaktande av artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(3), särskilt artikel 208,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 439/2010 av den 19 maj 2010 om inrättande av ett europeiskt stödkontor för asylfrågor(4), särskilt artikel 36,

–  med beaktande av kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 av den 30 september 2013 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 208 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012(5), särskilt artikel 108,

–  med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor (A8-0083/2018).

1.  Europaparlamentet uppskjuter avslutandet av räkenskaperna för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016.

2.  Europaparlamentet uppdrar åt talmannen att översända detta beslut till verkställande direktören för Europeiska stödkontoret för asylfrågor, rådet, kommissionen och revisionsrätten samt att se till att det offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (L-serien).

(1) EUT C 417, 6.12.2017, s. 79.
(2) EUT C 417, 6.12.2017, s. 79.
(3) EUT L 298, 26.10.2012, s. 1.
(4) EUT L 132, 29.5.2010, s. 11.
(5) EUT L 328, 7.12.2013, s. 42.


3. Europaparlamentets resolution av den 18 april 2018 med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016 (2017/2177(DEC))

Europaparlamentet utfärdar denna resolution

–  med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016,

–  med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor (A8-0083/2018), och av följande skäl:

A.  Den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten betonar att det i samband med förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet är särskilt viktigt att ytterligare stärka EU-institutionernas demokratiska legitimitet genom ökad transparens och ansvarsskyldighet samt att tillämpa resultatbaserad budgetering och god förvaltning av personalresurser.

B.  Enligt Europeiska stödkontoret för asylfrågors (nedan kallat stödkontoret) sammanställning över inkomster och utgifter(1) uppgick den slutliga budgeten för budgetåret 2016 till 65 370 233,75 EUR, vilket är en ökning med 309,98 % jämfört med 2015. Ökningen berodde på att stödkontoret fick ytterligare utgifter som utvidgade dess mandat.

C.  29 463 600 EUR kommer från unionens budget, 21 710 759 EUR kommer från andra bidrag, i huvudsak i form av bidragsavtal med kommissionen, och 1 900 134 EUR kommer från bidrag från associerade länder (Konungariket Norge och Schweiziska edsförbundet).

D.  I sin rapport om årsredovisningen för Europeiska stödkontoret för asylfrågor för budgetåret 2016 anger revisionsrätten att man har uppnått rimlig säkerhet om att stödkontorets årsredovisning är tillförlitlig, men att man genom granskningen inte kunde få fram tillräckliga bevis för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

Uppföljning av ansvarsfriheten för 2013 och 2014

1.  Europaparlamentet noterar med oro antalet frågor som kvarstår och pågående korrigerande åtgärder som svar på revisionsrättens kommentarer under 2013 och 2014 avseende sena betalningar, normer för internkontroll och hög personalomsättning. Parlamentet uppmanar stödkontoret att genomföra de korrigerande åtgärderna snarast möjligt under 2018 och att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av dem.

Grund för uttalandet med reservation om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna och beslutet om att skjuta upp beviljandet av ansvarsfrihet

2.  Europaparlamentet beklagar djupt att revisionsrätten i sin rapport gjorde väsentliga iakttagelser när det gällde två av fem betydande upphandlingsförfaranden från 2016, för vilka kostnader uppkom under året, och som visar att stödkontorets upphandlingsförfaranden inte var tillräckligt strikta.

3.  Europaparlamentet påminner om att två av de tre anbudsgivare som deltog i ett granskat upphandlingsförfarande för tillhandahållande av resetjänster enligt ett ramavtal för tjänster till ett värde av 4 000 000 EUR under perioden 2016–2020 ombads lämna ytterligare upplysningar i fråga om samma urvalskriterier. Parlamentet påminner om att trots att ingen av dem lämnade de begärda upplysningarna (meritförteckningar för de personer som skulle utföra uppgiften i stödkontorets lokaler), uteslöts endast en av dem från förfarandet av det skälet. Parlamentet noterar att den andra anbudsgivaren tilldelades kontraktet med hänvisning till att meritförteckningarna i fråga skulle tillhandahållas efter tilldelning av kontraktet. Parlamentet anser därför att upphandlingsförfarandet inte följde principen om likabehandling, och att kontraktet tilldelades en anbudsgivare som inte uppfyllde alla urvalskriterier. Parlamentet anser att ramavtalet och de tillhörande betalningarna under 2016, som uppgick till 920 561 EUR, därför är oriktiga.

4.  Europaparlamentet påminner om att stödkontoret i februari 2016 genom direkt tilldelning ingick ett ramavtal för tillfälliga tjänster som stöd för att möta migrationskrisen under en tolvmånadersperiod till ett värde av 3 600 000 EUR. Parlamentet beklagar att ramavtalet tilldelades en enda i förväg utvald ekonomisk aktör utan tillämpning av något av de upphandlingsförfaranden som fastställs i budgetförordningen. Parlamentet anser att tilldelningen därför inte följde gällande EU-regler, och att de tillhörande betalningarna under 2016, som uppgick till 592 273 EUR, är oriktiga.

5.  Europaparlamentet noterar att beloppen när det gäller de förhållanden som beskrivs ovan motsvarar 2,9 % av stödkontorets totala utgifter 2016.

6.  Europaparlamentet noterar när det gäller det ramavtal som avses i punkt 3 hävdar stödkontoret att det fattade beslutet utifrån det faktum att företaget som tilldelades avtalet var det enda som hade kapacitet att fullfölja förpliktelserna enligt avtalet. Parlamentet noterar vidare att när det gäller det ramavtal som avses i punkt 4 agerade stödkontoret i en mycket brådskande situation i samband med flyktingkrisen, som vid denna tidpunkt var som allra störst, samtidigt som det var nödvändigt att genomföra rådets beslut i fråga om de uppgifter som stödkontoret anförtrotts att utföra i krissituationer. Parlamentet noterar att den uppdragstagare som valdes i denna extrema situation var densamma som tidigare kontrakterats av ett annat EU-organ i Grekland. Parlamentet noterar att beslutet dokumenterades och godkändes i en begäran om undantag.

7.  Europaparlamentet uppmanar stödkontoret att senast den 15 juni 2018 rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om vidtagna åtgärder för att avhjälpa de problem som revisionsrätten konstaterat.

8.  Europaparlamentet noterar att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) har inlett en utredning av stödkontorets verksamhet. Parlamentet respekterar fullt ut oberoendet hos Olafs utredning och det faktum att ingen separat del av en sådan utredning kan avslöjas innan hela utredningen är avslutad.

9.  Europaparlamentet anser att det inte vore ansvarsfullt att bevilja ansvarsfrihet innan all relevant information rörande stödkontorets verksamhet är helt känd. Parlamentet uppmanar Olaf att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om resultatet av utredningen så snart den avslutats i syfte att inkludera eventuella relevanta iakttagelser i betänkandet om ansvarsfrihet för 2016 som avser stödkontoret.

Kommentarer om transaktionernas laglighet och korrekthet

10.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret, enligt revisionsrättens rapport, i augusti 2016 inledde ett öppet anbudsförfarande (i fem delar) för tilldelning av ett ramavtal för att tillgodose sina behov av kulturtolkar/språktolkar i olika länder. Parlamentet noterar vidare att det totala beloppet för de fyra delar av ramavtalet som hade undertecknats och granskats (delarna 2–5) uppgick till 60 000 000 EUR under fyra år. Parlamentet konstaterar att dessa fyra delar tilldelades samma anbudsgivare i egenskap av första uppdragstagare i prioriteringsordningen. Parlamentet noterar att denna uppdragstagare uppfyllde urvalskriteriernas ekonomiska krav (1 000 000 EUR i årsomsättning) med undantag för ett av de tre föregående åren, för vilket ett nyttjandekontrakt ingicks med en ideell organisation som förband sig att ställa sin ”omsättning” till uppdragstagarens förfogande. Parlamentet påminner om att det enligt budgetförordningen är tillåtet att förlita sig på andra enheters finansiella och ekonomiska kapacitet. Parlamentet beklagar dock att det i det här fallet är oklart hur den här enhetens ”omsättning” kan göras tillgänglig, och att det med tanke på den typ av verksamhet enheten bedriver inte heller är klart om den kan stödja leveransen av de tjänster som ska tillhandahållas. Parlamentet anser att stödkontoret borde ha avvisat anbudet eftersom det inte uppfyllde kraven på anbudsgivarens ekonomiska och finansiella kapacitet. Parlamentet anser att ramavtalet och alla tillhörande betalningar därför är oriktiga (inga betalningar gjordes 2016).

Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning

11.  Europaparlamentet noterar med oro att insatserna för budgetövervakning under budgetåret 2016 resulterade i ett lågt budgetgenomförande på 80,64 %. Parlamentet noterar vidare att genomförandenivån för betalningsbemyndigandena var 63,40 %.

12.  Europaparlamentet noterar att stödkontorets arbetsprogram ändrades tre gånger och dess budget fyra gånger för att beakta väsentliga förändringar som ägde rum under 2016, i synnerhet den betydande ökningen av stödkontorets operativa stödåtgärder i hotspot-områdena i vissa medlemsstater och genomförandet av uttalandet från EU och Turkiet. Parlamentet uppmanar byrån att ta hänsyn till revisionsrättens särskilda rapport nr 6/2017 med titeln ”EU:s svar på flyktingkrisen: systemet med mottagningscentrum (hotspots)” och uppmanar revisionsrätten att prioritera uppföljningsrapporten till denna särskilda rapport, som begärdes av parlamentet för att ta hänsyn till hotspots som en del av det mer omfattande asylsystemet för unionen och dess medlemsstater.

Åtaganden och överföringar till efterföljande budgetår

13.  Europaparlamentet noterar den höga nivån på anslag för vilka åtaganden gjorts som fördes över för avdelning II (administrativa utgifter), dvs. 2 500 000 EUR eller 43,9 % (jämfört med 1 076 583 EUR eller 36,9 % 2015). Parlamentet erkänner att dessa överföringar till efterföljande budgetår i huvudsak avser it-infrastruktur, översättningar och publikationer, företagsrådgivning och kostnaderna för styrelsesammanträden för vilka avtal tecknades mot slutet av 2016 eller fakturor utfärdades först 2017.

14.  Europaparlamentet noterar att dessa överföringar ofta är delvis eller helt och hållet motiverade av att byråernas verksamhetsprogram löper över flera år och att detta inte nödvändigtvis behöver vara en svaghet i budgetplaneringen och budgetgenomförandet eller gå emot principen om budgetens ettårighet, i synnerhet om de planeras i förväg av stödkontoret och om revisionsrätten informeras.

Överföringar

15.  Europaparlamentet noterar att den verkställande direktören verkställde 20 budgetöverföringar under 2016 för att kompensera för budgetunderskott och tillmötesgå de exponentiellt växande budgetbehoven i hotspot-områdena, i synnerhet efter uttalandet från EU och Turkiet. Parlamentet noterar med oro att en av de fyra överföringar som verkställdes mellan avdelningar utfördes genom ett beslut av den verkställande direktören trots att den översteg tröskelvärdet på 10 % som fastställs i artikel 27.1 a i stödkontorets budgetförordning(2). Parlamentet noterar att överföringen kort efteråt godkändes av styrelsen i den andra ändringen av budgeten för 2016.

16.  Europaparlamentet noterar att på grund av migrationskrisen ändrade stödkontoret sin budget vid fyra olika tillfällen under 2016 för att reagera på uppmaningarna från kommissionen och medlemsstaterna om att stödkontoret skulle utvidga sin verksamhet mot bakgrund av ökningen av antalet asylsökande som anlände under 2015 och 2016. Parlamentet anser att detta har gjort det svårt för stödkontoret att utnyttja dessa medel vilket i sin tur lett till vissa annulleringar och överföringar till efterföljande budgetår samt svårigheter med att följa budgetmässiga och finansiella bestämmelser. Parlamentet betonar att denna situation bör lösas i framtiden.

Upphandling och personalpolitik

17.  Europaparlamentet beklagar att när det gäller de betalningar som ligger till grund för stödkontorets räkenskaper var två av de fem granskade upphandlingsförfarandena oriktiga och omfattade betalningar (2,9 % av de totala utgifterna) som också var oriktiga. Parlamentet noterar också undertecknandet av ytterligare ett oriktigt ramavtal, för vilket inga utbetalningar gjordes. Parlamentet noterar att stödkontoret redan har vidtagit korrigerande åtgärder under 2017 för att ersätta de avtal som är ett resultat av dessa förfaranden med nya avtal. Parlamentet uppmanar stödkontoret att se till att sådana oriktigheter inte upprepas.

18.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret 2016 behandlade 4 861 betalningar varav 2 007 gjordes efter den lagstadgade tidsfristen (41 %). Parlamentet noterar dock att detta i huvudsak berodde på den exponentiella ökningen av budgeten. Parlamentet konstaterar att stödkontorets operativa insatser enligt dem själva ökade exponentiellt, vilket ledde till en betydande ökning av antalet finansiella transaktioner som skulle behandlas av samma mängd personal. Parlamentet noterar med tillfredsställelse de olika åtgärder som stödkontoret vidtagit för att hantera denna situation. Parlamentet konstaterar att dessa åtgärder förväntades leda till att betalningarna skulle normaliseras i slutet av första halvåret 2017. Parlamentet uppmanar stödkontoret att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om dessa åtgärders effekter.

19.  Europaparlamentet noterar att enligt revisionsrättens rapport ska den upphandlande myndigheten skriftligen begära upplysningar om beståndsdelarna av priset eller kostnaden, om dessa framstår som onormalt låga, och ge anbudsgivaren möjlighet att lämna synpunkter. Parlamentet noterar dock att för två av delarna (delarna 3 och 5) som gällde tillhandahållande av kulturtolkar/språktolkar i olika länder mottog stödkontoret ekonomiska anbud som var 50 % respektive 31 % lägre än de näst lägsta anbuden. Parlamentet beklagar djupt att detta är ett tecken på att anbuden är onormalt låga, men att stödkontoret inte ansåg det nödvändigt att begära in ytterligare förklaringar från anbudsgivaren i det avseendet.

20.  Europaparlamentet påminner om att kommissionen 2014, som företrädare för över 50 av unionens institutioner och organ (däribland stödkontoret), undertecknade ett ramavtal med en entreprenör för inköp av programvarulicenser samt tillhandahållande av underhåll och support. Parlamentet noterar att entreprenören fungerar som en mellanhand mellan stödkontoret och leverantörer som kan tillgodose stödkontorets behov. Parlamentet noterar att för dessa mellanhandstjänster har entreprenören enligt ramavtalet rätt att ta ut ett påslag på 2–9 % av leverantörens priser. Parlamentet noterar vidare att betalningarna 2016 till entreprenören uppgick till totalt 534 900 EUR. Parlamentet beklagar att stödkontoret inte systematiskt kontrollerade priser och uttagna påslag mot leverantörernas offerter och fakturor till entreprenören. Parlamentet noterar att stödkontoret i sitt svar angav att det skulle införa systematiska kontroller för varje offert som överstiger 135 000 EUR från och med den 1 januari 2018.

21.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret, i och med den markanta ökningen av antalet arbetsuppgifter som anförtroddes stödkontoret i början av 2016, upprepade gånger tilldelades ökade resurser, både vad gäller anslag och personal. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att man, för att utnyttja och förvalta dessa resurser på ett effektivt sätt, beslutade att effektivisera den interna organisationsstrukturen med beaktande av de nya ytterligare arbetsuppgifter som tilldelats stödkontoret. Parlamentet noterar att styrelsen den 12 maj 2016 antog en ny organisationsstruktur för stödkontoret i enlighet med dess verkställande direktörs förslag. Parlamentet uppmanar stödkontoret att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de förbättringar som förväntas till följd av denna nya organisation.

22.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret per den 31 december 2016 hade 136 anställda, både i tjänst och utstationerade, det vill säga 86 tillfälligt anställda (av 91 tjänster som godkänts inom ramen för unionens budget), 43 kontraktsanställda och sju utstationerade nationella experter. Parlamentet noterar att 63,2 % av de anställda var kvinnor och 36,8 % var män. Parlamentet uppmanar stödkontoret att ägna uppmärksamhet åt en jämn könsfördelning bland personalen och att ta hänsyn till denna vid framtida rekryteringar.

23.  Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att det skett en ökning i kategorin operativa funktioner från 58,18 % år 2015 till 63,31 % år 2016 på grund av den snabba ökningen av insatsrelaterad verksamhet under 2016.

24.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret har mottagit ett klagomål efter en provanställningsperiod som inte ledde till någon anställning. Parlamentet uppmanar stödkontoret att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten efter att klagomålet har åtgärdats.

25.  Europaparlamentet noterar att stödkontorets personal i genomsnitt var sjuklediga i sammanlagt 2,4 dagar under 2016. Parlamentet noterar med viss oro att stödkontoret inte har rapporterat om budgeten eller om antalet dagar per anställd som ägnats åt friskvårdsaktiviteter under 2016. Parlamentet beklagar att stödkontoret inte har angett vilka olika friskvårdsaktiviteter som infördes under 2016, vilket parlamentet begärt.

26.  Europaparlamentet noterar bekymrat att stödkontoret ännu inte har inrättat någon policy för förebyggande av trakasserier. Parlamentet uppmanar stödkontoret att upprätta ett nätverk av konfidentiella rådgivare som en del av policyn för att skydda personers värdighet och hindra psykologiska eller sexuella trakasserier och att hålla informationsmöten, tillhandahålla standardinformation om trakasserier på sitt intranät samt införa ett program för nyanställda, inbegripet en presentation om hälsa och välbefinnande.

Förebyggande och hantering av intressekonflikter samt transparens och demokrati

27.  Europaparlamentet konstaterar att stödkontoret enligt egen utsago under första halvåret 2018 kommer att utarbeta en praktisk vägledning för hantering och förebyggande av intressekonflikter samt bindande regler för skydd av visselblåsare. Parlamentet uppmanar stödkontoret att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av denna åtgärd.

28.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret kommer att öka sina påtryckningar för att få styrelseledamöterna att lämna sina intresseförklaringar för offentliggörande. Parlamentet påminner om att transparens är väldigt viktigt för att upprätthålla EU-medborgarnas förtroende för unionens institutioner. Parlamentet uppmanar stödkontoret att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om denna fråga.

29.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret inte har svarat på huruvida alla möten med lobbyister registrerades och offentliggjordes. Parlamentet uppmanar stödkontoret att svara den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten.

30.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret under 2016 tog emot åtta begäranden om tillgång till handlingar som stödkontoret beviljade full tillgång till i sju fall och nekade tillgång till en handling på grund av att informationen inte var tillgänglig för stödkontoret, men att hänskjutningar till berörda myndigheter gjordes.

31.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret inte har några officiella fordon, men planerar ett framtida inköp av två fordon.

Huvudsakliga framsteg

32.  Europaparlamentet välkomnar de tre huvudsakliga framsteg som identifierats av stödkontoret under 2016, närmare bestämt att

   det gav aktivt stöd till medlemsstaterna, i synnerhet Grekland och Italien, för att hantera det fortsatta och aldrig tidigare skådade trycket på dessa länders asylsystem,
   det gav fullt stöd till genomförandet av unionens system i Italien och Grekland för omplacering av personer i klart behov av internationellt skydd,
   det förbättrade sin verksamhet för att i tid och på ett effektivt sätt bemöta utmaningarna när det gäller ett konsekvent genomförande av det gemensamma europeiska asylsystemet.

33.  Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att 218 utbildare deltog i 15 fortbildningskurser för fortbildare som anordnades av stödkontoret under 2016. Parlamentet noterar vidare att stödkontoret anordnade 361 nationella fortbildningskurser på sin plattform för e-lärande ”EASO Training Curriculum” för 5 833 nationellt anställda.

Internkontroller

34.  Europaparlamentet noterar att i början av 2016 hade fyra av de 16 normerna för internkontroll delvis genomförts, och en hade inte genomförts. Parlamentet noterar att stödkontoret har tagit fram de tillämpningsföreskrifter för tjänsteföreskrifterna som saknats (norm för internkontroll nr 3), upprättat sitt system för årlig utvärdering av arbetsinsatser (norm för internkontroll nr 4), för första gången genomfört riskhantering (norm för internkontroll nr 6), antagit it-styrningsbestämmelser samt styrningsbestämmelser för projektledning (norm för internkontroll nr 7) samt gjort framsteg med att fastställa och genomföra bestämmelser för dokumentförvaltning genom att godkänna dokumenthanteringspolicyn (norm för internkontroll nr 11). Parlamentet uppmanar stödkontoret att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om förbättringarna med avseende på genomförandet av dessa normer.

35.  Europaparlamentet noterar att enligt revisionsrättens rapport skulle man i enlighet med bidragsöverenskommelsen köpa in och senare till den grekiska staten donera 90 maskiner för scanning av fingeravtryck och 90 kompatibla datorer (utrustning) till ett belopp av 1 100 000 EUR och utrustningen skulle levereras till it-avdelningen vid polisen i Aten och därifrån distribueras till mottagningscentrumen på de grekiska öarna. Parlamentet påminner om att enligt beskrivningen av åtgärden skulle personal från stödkontoret finnas på plats för att se till att leveransen, installeringen och den efterföljande överföringen av ägandet till den grekiska polisen skedde korrekt. Parlamentet beklagar dock djupt att stödkontorets personal inte fanns på plats för att uppfylla detta krav, och att någon bekräftelse från de berörda grekiska myndigheterna om att utrustningen hade levererats till mottagningscentrumen i februari och början av mars 2016 och att den användes för avsett syfte inte mottogs förrän i juli 2017. Parlamentet noterar att enligt stödkontorets svar hade man först den 23 maj 2016 formellt bett de grekiska myndigheterna om bekräftelse på leverans och installation av utrustningen på mottagningscentrumen.

36.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret 2016 ställdes inför flera utmaningar när det gällde de operativa förutsättningarna då bland annat dess budget ökade kraftigt och dess uppgifter utvidgades, men även att antalet transaktioner ökade betydligt, att räkenskapsföraren byttes ut genom flera tillfälliga lösningar och att ett papperslöst arbetsflödessystem infördes. Parlamentet beklagar att denna situation präglad av stora förändringar och instabilitet varken mildrades genom att redovisningssystemet validerades på nytt eller genom att ett system för regelbundna efterhandskontroller av transaktioner infördes. Parlamentet noterar att stödkontoret i sitt svar anger att en ny validering av redovisningssystemet planerades göras under 2017 och att en strategi för efterhandskontroll kommer att övervägas på medellång sikt.

Intern revision

37.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret 2016 omfattades av en revision som genomfördes av tjänsten för internrevision (IAS) avseende genomförandet av budgeten och genomförandet av upphandlingsplanen inom stödkontoret. Parlamentet noterar att revisorerna erkände stödkontorets pågående insatser för att säkerställa att den administrativa processen fungerar ordentligt, t.ex. avseende genomförandet av budgeten och upphandlingar, samtidigt som stödkontoret stod inför operativa utmaningar i samband med dess roll i flyktingkrisen. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att stödkontoret på ett markant sätt har förbättrat genomförandet av sin budget och att genomförandet ansågs vara tillfredsställande. Parlamentet noterar vidare att även om överföringarna var relativt stora så ansågs de vara berättigade. Parlamentet anser att stödkontoret bör förstärka sin planering av upphandlingsförfaranden när det gäller administrativa utgifter. Parlamentet noterar att övervakningen av förfaranden och specifika avtal som slutits inom ramen för ramavtal är svag och därför bör förstärkas ytterligare. Parlamentet noterar att stödkontoret fortsätter att samarbeta med IAS för att utveckla konkreta åtgärder för att minimera de fastställa riskerna. Parlamentet uppmanar stödkontoret att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om vidtagna åtgärder för att förbättra upphandlingsförfarandena.

38.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret i början av 2016 hade tre öppna handlingsplaner till följd av tre revisioner som genomfördes under 2014 och 2015. Parlamentet konstaterar med tillfredsställelse att stödkontoret slutförde 19 av 20 oavslutade uppföljningsåtgärder som härrörde från granskningar som genomförts av IAS. Parlamentet noterar att stödkontoret förväntar sig att avsluta den enda rekommendation som fortfarande inte är åtgärdad när den nya förordningen om inrättande av den fullt utvecklade byrån antas.

Övriga kommentarer

39.  Europaparlamentet noterar att kommissionen den 4 maj 2016 lade fram ett förslag till en ny förordning(3) där man föreslår att stödkontoret ska omvandlas till en fullt utvecklad byrå.

40.  Europaparlamentet påminner om att stödkontoret i enlighet med artikel 46 i förordning (EU) nr 439/2010(4) ska beställa en oberoende extern utvärdering av de resultat stödkontoret har uppnått. Parlamentet noterar att den tematiska omfattningen av utvärderingen omfattade mervärde för unionen och stödkontorets effektivitet och genomslagskraft när det gäller att bidra till genomförandet av det gemensamma europeiska asylsystemet, inbegripet lagstiftningspaketet på asylområdet. Parlamentet noterar att de externa utvärderarna presenterade sina iakttagelser och rekommendationer för styrelsen i januari 2016. Parlamentet noterar att stödkontoret samtyckte till att utarbeta en handlingsplan för att åtgärda de externa utvärderarnas nio rekommendationer. Parlamentet uppmanar stödkontoret att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om handlingsplanens genomförande.

41.  Europaparlamentet uppmanar stödkontoret att förbättra sina interna kontrollprocesser. Parlamentet välkomnar de korrigerande åtgärder som redan har vidtagits när det gäller antagandet av nya normer för intern kontroll. Parlamentet framhåller att det råder brist på lämplig planering av förfarandena för offentlig upphandling och påminner stödkontoret om betydelsen av en sådan planering även under en kris. Paparlamentet noterar att stödkontoret enligt revisionsrättens rapport köpte och installerade 65 containrar för användning som mobila kontor vid de grekiska och italienska mottagningscentrumen till ett totalt belopp av 852 136 EUR. Parlamentet noterar att en del av containrarna placerades på en plats där liknande containrar som inte tillhörde stödkontoret senare förstördes i samband med upplopp. Parlamentet noterar att stödkontoret inte försäkrade de 65 containrarna mot denna risk eftersom det ansåg att en sådan försäkring inte var kostnadseffektiv. Parlamentet noterar att stödkontoret inte hade krävt in alla sina återbetalningar av mervärdesskatt i tid för åren 2014 och 2015. Parlamentet välkomnar att dessa belopp nu har återkrävts.

42.  Europaparlamentet noterar att stödkontoret ändrade sitt leasingavtal och utökade sitt kontorsutrymme under andra halvåret 2016 till att omfatta ytterligare en del av den byggnad där dess lokaler är belägna. Parlamentet konstaterar att till följd av de ökade åtagandena och uppgifterna bör antalet anställda öka till 500 fram till slutet av 2020, vilket således skapar ett betydande behov av mer kontorsutrymme. Parlamentet uppmanar stödkontoret att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de förväntade budgetkonsekvenserna av denna ökning.

43.  Europaparlamentet noterar öppnandet av kontor i Rom och Aten samt stödkontorets utvidgade roll inom unionen när det är närmare till mottagningscentrumen.

44.  Europaparlamentet noterar utnämningen av kontaktpersoner för unionens institutioner i Bryssel och för den europeiska gräns- och kustbevakningen i syfte att främja närmare förbindelser och underlätta samarbete på områden av gemensamt intresse.

45.  Europaparlamentet noterar att enligt stödkontorets svar har informationsutbytet rörande brexit mellan stödkontoret och kommissionen varit grundligt och att stödkontoret noga följer de råd det fått av kommissionens generaldirektorat för migration och inrikes frågor och gör förberedelser i enlighet med dessa, även mot bakgrund av stödkontorets omvandling till Europeiska unionens asylbyrå.

46.  Europaparlamentet konstaterar med missnöje att stödkontoret inte svarat den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten när det gäller stödkontorets insatser för att säkerställa en kostnadseffektiv och miljövänlig arbetsplats och för att minska eller kompensera för utsläpp av koldioxid. Parlamentet uppmanar stödkontoret att även uppmärksamma miljökonsekvenserna av sin verksamhet, i synnerhet mot bakgrund av att personalstyrkan förväntas utökas till 500 anställda.

o
o   o

47.  När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 18 april 2018(5) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

(1) EUT C 248, 29.7.2017, s. 16.
(2) Beslut nr 20 av styrelsen för Europeiska stödkontoret för asylfrågor av den 27 december 2013 om Easos budgetförordning.
(3) COM(2016)0271.
(4) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 439/2010 av den 19 maj 2010 om inrättande av ett europeiskt stödkontor för asylfrågor (EUT L 132, 29.5.2010, s. 11).
(5) Antagna texter, P8_TA(2018)0133.

Senaste uppdatering: 1 juli 2019Rättsligt meddelande