Le Parlement européen a adopté par 573 voix pour, 62 contre et 44 abstentions, une résolution législative sur la proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil visant à favoriser la libre circulation des citoyens et des entreprises en simplifiant l'acceptation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) nº 1024/2012.
La position en première lecture adoptée par le Parlement européen suivant la procédure législative ordinaire a modifié la proposition de la Commission comme suit :
Champ d’application : la simplification de l'acceptation dans un autre État membre de certains documents publics devrait être étendue à un plus grand nombre de catégories. Il s'agit, entre autres, des cartes d'identité, des permis de conduire, du statut migratoire, des certifications scolaires et des diplômes, de la preuve du handicap, des documents fiscaux et de sécurité sociale, qui posent, dans tous ces cas, des problèmes lors des formalités. La suppression des formalités devrait également concerner les autres institutions européennes.
Copies certifiées conformes ou non : les députés ont proposé que les autorités acceptent à la place de l'original d'un document public délivré par les autorités d'autres États membres ou par les autorités de l'Union, une copie de ce document, certifiée conforme ou non.
Si, dans un cas précis, les autorités de l'État membre dans lequel est présentée une copie non certifiée conforme d'un document public délivré par les autorités d'autres États membres ou par les autorités de l'Union, ont des doutes fondés sur l'authenticité de la copie, elles pourraient demander à la personne ayant remis la copie de leur présenter, au choix, soit l'original, soit une copie certifiée conforme du document public.
Si une copie non certifiée conforme d'un tel document public est présentée aux fins de l'inscription dans un registre public d'un fait ou d'un acte juridique pour lequel la responsabilité financière publique est engagée, les autorités concernées pourraient également, même en l'absence de doutes fondés sur l'authenticité de la copie, demander à la personne ayant remis cette dernière de leur présenter, au choix, soit l'original, soit une copie certifiée conforme du document public.
Traductions certifiées : les traductions certifiées représentent un coût considérable pour les citoyens. Les traductions certifiées ne devraient donc être exigées qu'à titre exceptionnel. Les citoyens ne devraient supporter les coûts de traduction que lorsque les doutes exprimés par les autorités s'avèrent fondés, sauf pour certains documents complexes. D’une manière générale, les autorités devraient accepter les traductions certifiées établies dans d'autres États membres.
Apostille et légalisation : le texte amendé dispose que les autorités devraient accepter sans légalisation et sans apostille les documents publics délivrés par les autorités d'un autre État membre ou par les autorités de l'Union qui leur sont soumis.
Demande d’informations en cas de doutes raisonnables : en cas de doute raisonnable, les autorités devraient pouvoir, après un examen objectif et approfondi, vérifier l'authenticité d'un document auprès de l'autorité compétente, en ayant recours au système d'information du marché intérieur (IMI).
La Commission devrait veiller à ce que le système d'information du marché intérieur soit conforme aux exigences techniques et personnelles relatives à l'échange d'informations.
Formulaires types multilingues de l'Union : l'introduction des formulaires types multilingues devrait être encouragée. C’est pourquoi le Parlement a proposé d’ajouter à la liste des cinq formulaires proposés, des formulaires concernant le nom, la descendance, l'adoption, le statut non marié, le divorce, la dissolution du partenariat enregistré, la citoyenneté européenne et la nationalité, le casier judiciaire, le domicile, les diplômes et le handicap.
Le coût de la délivrance d'un formulaire de l'Union ne pourrait pas être supérieur au coût de la délivrance du document public équivalent qui est usuel dans l'État membre concerné. Les formulaires types multilingues de l'Union seraient acceptés sans traduction de leur contenu par les autorités des États membres dans lesquels ils sont présentés.