om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010

(C7-0290/2011 – 2011/2230(DEC))

Europa-Parlamentet,

–   der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010,

–   der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010, med akademiets svar(1),

–   der henviser til Rådets henstilling af 21. februar 2012 (06083/2012 – C7-0051/2012),

–   der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

–   der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(2), særlig artikel 185,

–   der henviser til Rådets afgørelse 2005/681/RIA af 20. september 2005 om oprettelse af Det Europæiske Politiakademi (Cepol)(3), særlig artikel 16,

–   der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(4), særlig artikel 94,

–   der henviser til Kommissionens afgørelse K(2011)4680 af 30. juni 2011 om samtykke til en undtagelse fra forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 på anmodning af Det Europæiske Politiakademi,

–   der henviser til beretning af 12. juli 2010 fra Det Europæiske Politiakademi om godtgørelse af private udgifter (10/0257/KA),

–   der henviser til den eksterne revision bestilt af Det Europæiske Politiakademi (kontraktreferencenr. CEPOL/2010/001) om refusion af private udgifter,

–   der henviser til den endelige rapport om den femårige eksterne revision af Det Europæiske Politiakademi (kontraktreferencenr. CEPOL/CT/2010/002),

–   der henviser til årsberetningen for 2009 fra Generaldirektoratet for Retlige Anliggender, Frihed og Sikkerhed,

–   der henviser til 4. statusrapport for Det Europæiske Politiakademi om gennemførelsen af dets flerårige handlingsplan for 2010-2014,

–   der henviser til Revisionsrettens beretning om gennemførelsen af Det Europæiske Politiakademis flerårige handlingsplan for 2010-2014,

–   der henviser til notat fra Den Interne Revisionstjeneste (IAS) af 4. juli 2011 (ref. Ares (2011) 722479) om 3. statusrapport om gennemførelsen af Det Europæiske Politiakademis flerårige handlingsplan for 2010-2014,

–   der henviser til Det Europæiske Politiakademis beretning om gennemførelsen af Europa-Parlamentets afgørelse om "Decharge 2009: Det Europæiske Politiakademi" og bilagene hertil,

–   der henviser til Det Europæiske Politiakademis beretning om anvendelsen af dets indkøbsmanual i perioden 1. juli 2010 til 1. juli 2011 og bilaget hertil,

–   der henviser til forretningsordenens artikel 77 og bilag VI,

–   der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A7-0119/2012),

1.  meddeler direktøren for Det Europæiske Politiakademi decharge for gennemførelsen af akademiets budget for regnskabsåret 2010;

2.  fremsætter sine bemærkninger i nedenstående beslutning;

3.  pålægger sin formand at sende denne afgørelse til direktøren for Det Europæiske Politiakademi, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at de offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).

2. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE

om afslutning af regnskaberne for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010

(C7-0290/2011 – 2011/2230(DEC))

Europa-Parlamentet,

–   der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010,

–   der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010, med akademiets svar(5),

–   der henviser til Rådets henstilling af 21. februar 2012 (06083/2012 – C7-0051/2012),

–   der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

–   der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(6), særlig artikel 185,

–   der henviser til Rådets afgørelse 2005/681/RIA af 20. september 2005 om oprettelse af Det Europæiske Politiakademi (Cepol)(7), særlig artikel 16,

–   der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(8), særlig artikel 94,

–   der henviser til Kommissionens afgørelse K(2011)4680 af 30. juni 2011 om samtykke til en undtagelse fra forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 på anmodning af Det Europæiske Politiakademi,

–   der henviser til beretning af 12. juli 2010 fra Det Europæiske Politiakademi om godtgørelse af private udgifter (10/0257/KA),

–   der henviser til den eksterne revision bestilt af Det Europæiske Politiakademi (kontraktreferencenr. CEPOL/2010/001) om refusion af private udgifter,

–   der henviser til den endelige rapport om den femårige eksterne revision af Det Europæiske Politiakademi (kontraktreferencenr. CEPOL/CT/2010/002),

–   der henviser til årsberetningen for 2009 fra Generaldirektoratet for Retlige Anliggender, Frihed og Sikkerhed,

–   der henviser til 4. statusrapport for Det Europæiske Politiakademi om gennemførelsen af dets flerårige handlingsplan for 2010-2014,

–   der henviser til Revisionsrettens beretning om gennemførelsen af Det Europæiske Politiakademis flerårige handlingsplan for 2010-2014,

–   der henviser til notat fra Den Interne Revisionstjeneste (IAS) af 4. juli 2011 (ref. Ares (2011) 722479) om 3. statusrapport om gennemførelsen af Det Europæiske Politiakademis flerårige handlingsplan for 2010-2014,

–   der henviser til Det Europæiske Politiakademis beretning om gennemførelsen af Europa-Parlamentets afgørelse om "Decharge 2009: Det Europæiske Politiakademi" og bilagene hertil,

–   der henviser til Det Europæiske Politiakademis beretning om anvendelsen af dets indkøbsmanual i perioden 1. juli 2010 til 1. juli 2011 og bilaget hertil,

–   der henviser til forretningsordenens artikel 77 og bilag VI,

–   der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A7-0119/2012),

1.  godkender afslutningen af regnskaberne for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010;

2.  pålægger sin formand at sende denne afgørelse til direktøren for Det Europæiske Politiakademi, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at den offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).

3. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010,

(C7-0290/2011 – 2011/2230(DEC))

Europa-Parlamentet,

–   der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010,

–   der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010, med akademiets svar(9),

–   der henviser til Rådets henstilling af 21. februar 2012 (06083/2012 – C7-0051/2012),

–   der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

–   der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(10), særlig artikel 185,

–   der henviser til Rådets afgørelse 2005/681/RIA af 20. september 2005 om oprettelse af Det Europæiske Politiakademi (Cepol)(11), særlig artikel 16,

–   der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(12), særlig artikel 94,

–   der henviser til Kommissionens afgørelse K(2011)4680 af 30. juni 2011 om samtykke til en undtagelse fra forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 på anmodning af Det Europæiske Politiakademi ,

–   der henviser til beretning af 12. juli 2010 fra Det Europæiske Politiakademi om godtgørelse af private udgifter (10/0257/KA),

–   der henviser til den eksterne revision bestilt af Det Europæiske Politiakademi (kontraktreferencenr. CEPOL/2010/001) om refusion af private udgifter; der henviser til den endelige rapport om den femårige eksterne revision af Det Europæiske Politiakademi (kontraktreferencenr. CEPOL/CT/2010/002),

–   der henviser til årsberetningen for 2009 fra Generaldirektoratet for Retlige Anliggender, Frihed og Sikkerhed,

–   der henviser til 4. statusrapport for Det Europæiske Politiakademi om gennemførelsen af dets flerårige handlingsplan for 2010-2014,

–   der henviser til Revisionsrettens beretning om gennemførelsen af Det Europæiske Politiakademis flerårige handlingsplan for 2010-2014,

–   der henviser til notat fra Den Interne Revisionstjeneste (IAS) af 4. juli 2011 (ref. Ares (2011) 722479) om 3. statusrapport om gennemførelsen af Det Europæiske Politiakademis flerårige handlingsplan for 2010-2014,

–   der henviser til Det Europæiske Politiakademis beretning om gennemførelsen af Europa-Parlamentets afgørelse om "Decharge 2009: Det Europæiske Politiakademi" og bilagene hertil,

–   der henviser til Det Europæiske Politiakademis beretning om anvendelsen af dets indkøbsmanual i perioden 1. juli 2010 til 1. juli 2011 og bilaget hertil,

–   der henviser til forretningsordenens artikel 77 og bilag VI,

–   der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A7-0119/2012),

A.  der henviser til, at Det Europæiske Politiakademi ("akademiet") blev oprettet i 2001, og at det med virkning fra 1. januar 2006 blev omdannet til et fællesskabsorgan, jf. finansforordningens artikel 185, hvorved det blev underlagt rammefinansforordningen for agenturer;

B.  der henviser til, at Revisionsretten i sine beretninger om akademiets årsregnskaber for regnskabsårene 2006, 2007 og 2009 afgav en erklæring med forbehold, for så vidt angik de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed med den begrundelse, at udbudsprocedurerne ikke var forløbet i overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser;

C.  der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2008 føjede en henvisning til specialforhold til sin erklæring om regnskabernes rigtighed uden udtrykkeligt at fremsætte forbehold og afgav en erklæring med forbehold, for så vidt angik de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed;

D.  der henviser til, at Parlamentet i sin beslutning af 7. oktober 2010 nægtede at meddele direktøren for akademiet decharge for gennemførelsen af akademiets budget for regnskabsåret 2008;

E.  der henviser til, at Europa-Parlamentet i sin afgørelse af 10. maj 2011 vedtog at udsætte sin beslutning om meddelelse af decharge til akademiets direktør for gennemførelsen af dets budget for 2009(13) og siden meddelte det i sin afgørelse af 25. oktober 2011(14);

F.  der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2010 for første gang, siden akademiet blev et agentur, har afgivet en uforbeholden udtalelse om, at årsregnskabet for regnskabsåret 2008 er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige;

G.  der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets flerårige handlingsplan for 2010-2014 fastslog, at akademiet havde udviklet sig planmæssigt i henhold til de milepæle, der var fastsat i handlingsplanen;

H.  der henviser til, at Den Interne Revisionstjeneste (IAS) i sit notat af 4. juli 2011 til direktøren for akademiet fastslog, at beskrivelsen i statusrapporten om gennemførelsen af akademiets flerårige handlingsplan, selv om den er forholdsvis generel, giver et klart overblik over status for de forskellige milepæle og derfor kan anvendes som et tilfredsstillende grundlag for orientering af de forskellige interessenter;

I.   der henviser til, at Kommissionen ved sin afgørelse K(2011)4680 af 30. juni 2011 gav akademiet dispensation fra bestemmelserne i artikel 74b i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002;

J.  der henviser til, at akademiets budget for 2010 beløb sig til 7 800 000 EUR, mens budgettet for 2009 beløb sig til 8 800 000 EUR, hvilket svarer til en reduktion på 11,4 %; der henviser til, at EU's bidrag til akademiets budget i 2010 udgjorde 7 800 000 EUR(15);

Budgetmæssig og økonomisk forvaltning - generelle bemærkninger

1.      noterer sig akademiets påstand om, at regnskabsåret 2010 var karakteriseret ved mangel på tilstrækkelige finansielle midler og en nedskæring på 1 000 000 EUR i EU's bidrag til akademiets budget; er overrasket over dette synspunkt, særlig i denne krisetid, eftersom god forvaltning sikrer, at det disponible budget bliver brugt korrekt og omkostningseffektivt, og fordi 31,6 % af akademiets budget for 2010 blev fremført til 2011;

2.      erfarer dog fra Kommissionen, at det samlede EU-bidrag til akademiet i 2009 udgjorde 8 800 000 EUR, hvoraf 7 800 000 EUR blev finansieret over 2009-budgettet, mens den resterende 1 000 000 EUR faktisk blev finansieret af formålsbestemte indtægter fra 2007-budgettet og hidrørte fra tilbagebetalingen af akademiets overskud i 2007; noterer sig på baggrund af oplysninger fra Kommissionen, at den for 2010 foreslog at reducere 2010-bidraget til akademiet til de for 2009 godkendte bevillinger, dvs. 7 800 000 EUR, på grund af den lave budgetgennemførelsesrate for 2008; opfordrer derfor akademiet til at indføre en klar skelnen mellem de forskellige poster i EU-bidraget til akademiets budget i sit endelige årsregnskab;

3.      bemærker på baggrund af akademiets endelige årsregnskab for regnskabsåret 2010, at der var visse mangler i udarbejdelsen af individuelle budgetter og forpligtelser i forbindelse med kurser og seminarer, hvilket resulterede i, at 2010-bevillinger blev brugt til at indgå forpligtelser og betale for udgifter, der hørte til 2009-budgettet; minder akademiet om, at dette er i strid med princippet om etårighed; opfordrer akademiet til at træffe foranstaltninger med henblik på at undgå, at lignende fejl gentager sig i fremtiden;

4.      noterer sig på baggrund af akademiets årlige aktivitetsrapport for 2010, at der er indgået forpligtelser for 99,56 % af forpligtelsesbevillingerne; noterer sig ligeledes, at 46 % af betalingsbevillingerne er blevet brugt, men at de endelige oplysninger om budgetafsnit III (aktionsudgifter) først ville blive tilgængelige ved udgangen af 2011; noterer sig, at akademiets endelige årsregnskab for 2010 indikerer, at 59,12 % af betalingsbevillingerne blev brugt i 2010;

5.      anerkender de foranstaltninger, som akademiets nye ledelse og nye forvaltning har truffet for at rette op på de konstaterede mangler som krævet af Parlamentet efter de alvorlige uregelmæssigheder i forbindelse med gennemførelsen af budgettet for 2009;

6.  henleder opmærksomheden på, at Revisionsretten – selv om den fandt, at de transaktioner, der ligger til grund for akademiets årsregnskab, var lovlige og formelt rigtige – også fremhævede, at akademiets procedure for godkendelse af omkostningsanmeldelser i forbindelse med afholdelse af kurser og seminarer ikke blev overholdt stringent, især hvad angik krav til dokumentationens fuldstændighed; bemærker, at der ifølge akademiets svar, ved bestyrelsens afgørelse 11/2011/GB af 10. marts 2011 blev indført et obligatorisk krav om at vedlægge underskrevne og komplette deltagerlister ved indsendelse af finansielle rapporter og omkostningsanmeldelser;

7.  noterer sig, at reglerne for refusion af udgifter for akademiets aktiviteter i henhold til bestyrelsens afgørelse 11/2011/GB i vid udstrækning er blevet revideret, og at forskellige foranstaltninger i forbindelse med en nøje gennemførelse af finansforordningerne og en yderst disciplineret tilgang til støtteberettigede omkostninger, herunder udgifter i forbindelse med den obligatoriske rapportering, er blevet afklaret;

8.  beklager, at skæringsdatoerne for refusion af udgifter ikke blev håndhævet før vedtagelsen af bestyrelsens afgørelse 34/2010/GB, hvorved det ikke medførte nogen væsentlig forbedring at overholde disse skæringsdatoer; minder om, at overskredne skæringsdatoer er en af de væsentligste hindringer for en forsvarlig økonomisk forvaltning; noterer sig, at refusion i henhold til afgørelse 34/2010/GB ikke finder sted, hvis udgiftsanmeldelsen sker efter skæringsdatoen; anmoder akademiet om at holde dechargemyndigheden underrettet om gennemførelsen af afgørelse 34/2010/GB;

9.      godtager akademiets erklæring om, at Kommissionen skar akademiets budget for 2010 ned med 1 000 000 EUR, men understreger, at det beløb, der blev tildelt for 2010, er det samme, som beløbet for 2009;

Fremførte bevillinger

10.    bemærker på baggrund af akademiets endelige årsregnskab for regnskabsåret 2010, at 2 469 984,20 EUR af forpligtelsesbevillingerne for 2010, hvilket svarer til 31,6 % af akademiets budget for 2010, blev fremført til 2011; minder akademiet om, at dette er i strid med princippet om etårighed;

11.    beklager, at Revisionsretten ikke nævner akademiets fremførte bevillinger i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2010;

12.    er bekymret over, at Revisionsretten – selv om den har fået rimelig sikkerhed for, at akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2010 er pålideligt på alle væsentlig punkter – har bemærket, at, at over 1 600 000 EUR, svarende til 48 % af de bevillinger, som var fremført fra 2009, bortfaldt i 2010; minder akademiet om, at dette ikke er i overensstemmelse med budgetprincippet om etårighed, og at situationen kan forbedres via bedre programmering og overvågning af budgetgennemførelsen med henblik på at minimere bevillingsfremførsler; opfordrer derfor akademiet til at træffe effektive foranstaltninger i denne henseende;

13.    noterer sig ikke desto mindre akademiets svar, i hvilket det blev fastslået, at fremførslen af bevillinger fra 2010 for at undgå en gentagelse af den situation, Revisionsretten beskriver, har været underlagt stramme kriterier for at mindske bortfaldet i 2011;

14.    erfarer fra akademiet, at det i 2010 indførte ugentlige finansielle forvaltningsmøder for at forbedre budgetgennemførelse og budgetkontrol, og at alle åbne bevillinger blev taget op til fornyet overvejelse i juni 2011 for at opnå en bedre overvågning af udnyttelsen af budgettet og optimere budgetgennemførelsen i 2011; opfordrer derfor Revisionsretten og IAS til at forsikre Parlamentet om, at akademiet har gennemført effektive forbedringer på dette område, og anføre, at alle programmerings- og overvågningsinstrumenter er helt på plads;

Procedurer for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler

15.    bemærker, at akademiet den 8. juni 2010 vedtog en indkøbsmanual til intern brug, som Parlamentet krævede det i sin dechargebeslutning til akademiet for 2008; noterer sig ligeledes, at denne manual trådte i kraft den 1. juli 2010, og at der er blevet udnævnt en koordinator for offentlige indkøb;

Fuldstændigheden af den interne registrering af tjenesterejseudgifter

16.    opfordrer akademiet til at underrette dechargemyndigheden om den effektive gennemførelse af IAS' "meget vigtige" henstilling vedrørende fuldstændigheden af den interne registrering af tjenesterejseudgifter;

Akademiets aktiviteter

17.    erfarer fra Revisionsretten, at udgifter i forbindelse med afholdelse af kurser og seminarer udgør en væsentlig del af akademiets budget; anerkender, at akademiets procedure for godkendelse af omkostningsanmeldelser vedrørende sådanne aktiviteter manglede stringens, især hvad angik krav til dokumentationens fuldstændighed;

18.    bemærker dog på baggrund af akademiets erklæring, at det har forbedret indberetningen af og kontrollen med sine aktiviteter og har revideret proceduren for godkendelse af omkostningsanmeldelser og den dertil svarende dokumentation, navnlig gennem:

-          indførelse af krav om obligatorisk vedlæggelse af underskrevne og komplette deltagerlister, når der indsendes finansielle rapporter og omkostningsanmeldelser

-          revidering og tydeliggørelse af reglerne for refusion af akademiets aktiviteter

-          den strenge håndhævelse af fristen for refusionskrav, som blev indført den 29. september 2010, og som betyder, at refusionskrav ikke bliver godkendt efter denne frist

-          afholdelse af et nyt uddannelseskursus for kursusledere for derved yderligere at forbedre kontrollen med kurserne og kvaliteten af betalingsdossiererne

-          indførelse af efterfølgende kontrol af akademiets kurser i 2011

-          kontrol af fire aktiviteter, der fandt sted i Sverige, og seks aktiviteter i Det Forenede Kongerige, hvoraf én fandt sted i 2010 og fem i 2011;

opfordrer IAS til at give dechargemyndigheden en grundig evaluering af disse ændringer, som akademiet har gennemført;

19.    anerkender Kommissionens afgørelse K(2011)4680 af 30. juni 2011, som imødekom akademiets anmodning om ændring af dets finansforordning ved at indføje en artikel (artikel 74c), som indeholder en undtagelse fra forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 om at udelukke udvælgelsen af pædagogiske eksperter fra udbudsbestemmelserne for i stedet at anvende eksperter fra de nationale politiskoler;

Fejl i regnskabet

20.    opfordrer akademiet til at oplyse Europa-Parlamentet om gennemførelsesniveauet for Kommissionens 16 nye interne kontrolstandarder (ICS), som blev vedtaget af akademiets bestyrelse som erstatning for de tidligere interne kontrolstandarder;

Bevillinger anvendt til finansiering af private udgifter

21.    anerkender, at der er foretaget en ekstern efterfølgende kontrol af bevillinger, der var blevet brugt til finansiering af private udgifter i 2007 og 2008, og at de eksterne revisorer vurderede, at der ikke kan inddrives flere midler i forbindelse med denne sag; erfarer fra akademiet, at den indtægtsordre, der pålagde den tidligere direktør at tilbagebetale 2 014,94 GBP (2 196,72 EUR) blev indkasseret i december 2011; opfordrer akademiet til at fortsætte tilbagesøgningsforløbet, indtil alle midler er fuldstændig inddrevet;

Akademiets flerårige handlingsplan for 2010-2014

22.    anerkender, at IAS har evalueret gennemførelsen af akademiets flerårige handlingsplan for 2010-2014 efter anmodning fra dechargemyndigheden; bemærker, at 19 af de 44 milepæle var blevet nået ved udgangen af september 2010, mens 18 milepæle var i sigte i henhold til den forventede tidsplan, og at opnåelsen af syv milepæle endnu ikke var blevet igangsat;

23.    noterer sig ligeledes IAS' erklæring om, at beskrivelsen af visse elementer i den flerårige handlingsplan er uklar, og at statusrapporteringen ikke altid er præcis nok til at sikre en klar forståelse af, hvilke konkrete tiltag der ligger i de enkelte milepæle; erkender desuden, at IAS har konstateret, at nogle af milepælene overlapper hinanden, hvilket gør det svært at vurdere den overordnede status for de forbundne tiltag; noterer sig akademiets erklæring om, at den flerårige handlingsplan blev ajourført i overensstemmelse med IAS' henstillinger, og forbedringerne indføjet i den 3. statusrapport, som godkendtes af bestyrelsen den 8. december 2010; opfordrer IAS til at bekræfte, at den ajourførte statusrapport vedrørende akademiets flerårige handlingsplan afspejler dens henstillinger på fyldestgørende vis;

Intern revision

24.    erfarer fra IAS, at akademiet har rapporteret, at den meget vigtige henstilling vedrørende fuldstændigheden af den interne registrering af tjenesterejseudgifter er blevet gennemført, og at den er ved at blive undersøgt af IAS; opfordrer akademiet og IAS til at oplyse dechargemyndigheden om resultaterne af denne undersøgelse;

25.    noterer sig, at IAS har gennemført en selvevaluering af it-sikkerhed med henblik på at identificere og evaluere de væsentligste it-risici for akademiet; bemærker, at IAS har konstateret, at de væsentligste risici findes inden for it-strategi, elektronisk netværkssystem, dataforvaltning og afhængighed af enkeltpersoner; opfordrer derfor akademiet til at træffe passende foranstaltninger med henblik på at imødekomme og forebygge disse risici;

26.    bemærker, at den interne revisionsfunktion (IAC), som er rådgivende organ for bestyrelsen, i sin revision af akademiets regnskab for 2010 ikke har fundet nogen materielle fej;

Forvaltning og strukturelle mangler

27.    understreger, at akademiets forvaltningsomkostninger er høje i forhold til dets aktiviteter; glæder sig derfor over de bestræbelser på at reducere akademiets forvaltningsudgifter, som blev annonceret på det 25. bestyrelsesmøde i juni 2011, hvor det blev besluttet, at alle udvalg under bestyrelsen senest i 2012 skal afskaffes, og at alle arbejdsgrupperne under bestyrelsen skal gøres til genstand for en kritisk analyse;

28.    bemærker ligeledes på baggrund af oplysninger fra akademiet, at følgende foranstaltninger er ved at blive implementeret på forvaltningsområdet:

-       fra 2012 vil bestyrelsen kun holde regulære møder to gange om året, mens presserende beslutninger imellem møderne vil blive truffet ved skriftlig procedure eller diskuteret på internetmøder

-       bestyrelsen vil udelukkende fokusere på de opgaver, den blev pålagt ved akademiets oprettelse, mens de øvrige opgaver, der tidligere har overbebyrdet bestyrelsen, vil blive overtaget af direktøren

-       hver medlemsstat vil blive bedt om at sende maksimalt to delegerede til hvert møde

-       akademiet vil stå for rejseplanlægningen for refusionsberettigede deltagere for at sikre, at de mest økonomiske løsninger tages i anvendelse med henblik på at undgå refusionsprocedurer efter mødet;

29.    ser frem til Kommissionens forslag om ændring af akademiets retsgrundlag og udfaldet af forhandlingerne mellem Parlamentet og Rådet;

30.    bemærker, at akademiet og Europol er to fællesskabsorganer, der udvikler sig inden for lignende interventionsområder og udfører gensidigt supplerende aktiviteter; mener, at man kunne undgå unødvendige ekstraomkostninger, hvis disse aktiviteter blev samlet under et fælles agentur; minder om, at EU's budget skal bygge på forsvarlig økonomisk forvaltning, hvilket forudsætter, at midlerne anvendes på relevant, virkningsfuld og effektiv vis, og at der tages behørige skridt for at undgå unødvendige udgifter;

31.    opfordrer – under hensyntagen til komplementariteten mellem akademiet og Europol – Kommissionen til inden marts 2013 at udarbejde en omfattende konsekvensanalyse af en eventuel sammenlægning af disse to agenturer med en vurdering af ulemper og fordele;

32.    gentager sin henstilling om at slå akademiet sammen med Europol i nær fremtid; er overbevist om, at denne sammenlægning vil medføre større rationalisering og omkostningseffektivitet; er overbevist om, at omkostningerne ved fortsat at holde akademiet og Europol adskilt vil blive højere end ved en sammenlægning; glæder sig derfor over Kommissionens forslag om, at Europol overtager akademiets uddannelsesopgaver; beklager, at medlemsstaterne har afvist dette forslag, og opfordrer til en revurdering;

33.    har tiltro til, at en sammenlægning af akademiet med Europol vil være til gavn for de aktiviteter, der på nuværende tidspunkt udføres af de to agenturer; mener, at en sammenlægning ikke blot vil skabe konkrete løsninger på akademiets ovennævnte strukturelle og kroniske problemer, men også vil sætte akademiet i stand til at drage direkte fordel af Europols ekspertise vedrørende international organiseret kriminalitet og terrorisme med henblik på at varetage dets opgave vedrørende uddannelse af ledende politipersonale; mener, at Europol ved en sammenlægning vil få gavn af akademiets netværk såvel som uddannelsesekspertise og vil drage fordel af at have en enhed til stede, der udelukkende fokuserer på uddannelsesmæssige forhold;

34.    bemærker desuden, at det i den endelige rapport om den femårige eksterne revision af akademiet konkluderedes, at der findes argumenter for at flytte akademiet;

35.    glæder sig over bestyrelsens afgørelse 24/2011/GB af 15. juni 2011, der pr. 1. januar 2012 opløste de eksisterende udvalg og dermed reducerede den vertikale overlapning, som fandtes mellem de forskellige strukturer; opfordrer bestyrelsen til at træffe drastiske beslutninger om de eksisterende arbejdsgrupper; minder om, at artikel 10, stk. 10, i afgørelse 2005/681/RIA fastsætter, at bestyrelsen, hvis det er strengt nødvendigt, kan beslutte at oprette arbejdsgrupper til at udarbejde anbefalinger samt til at udvikle og foreslå enhver anden rådgivningsfunktion, som bestyrelsen finder nødvendig;

36.    noterer sig akademiets svar om, at dets forretningsorden blev ændret med henblik på at begrænse antallet af faste bestyrelsesmøder til ét for hvert formandskab og begrænse størrelsen af de nationale delegationer, således at hver medlemsstat opfordres til højst at sende to delegerede til hvert møde;

37.    bemærker, at decharge for gennemførelsen af akademiets budget i større omfang bør baseres på akademiets præstationer i løbet af året;

°

° °

38.    henleder opmærksomheden på sine henstillinger fra tidligere dechargebetænkninger, som er anført i bilaget til denne beslutning;

39.    henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af ... 2012 om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.

BILAG

Europa-Parlamentets henstillinger gennem de seneste år

BILAG

Europa-Parlamentets henstillinger gennem de seneste år

9.2.2012

UDTALELSE fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender

til Budgetkontroludvalget

om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2010

2011/2230(DEC)

Ordfører for udtalelse: Véronique Mathieu

FORSLAG

Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender opfordrer Budgetkontroludvalget, som er korresponderende udvalg, til at optage følgende forslag i det beslutningsforslag, det vedtager:

1.  er bekymret over, at Revisionsretten – selv om den har fået rimelig sikkerhed for, at Det Europæiske Politiakademis (akademiets) årsregnskab for regnskabsåret, der sluttede den 31. december 2010, er pålideligt på alle væsentlige punkter – har bemærket, at over 1 600 000 EUR, svarende til 48 % af de bevillinger, som var fremført fra 2009, bortfaldt i 2010, og at denne situation ikke er i overensstemmelse med budgetprincippet om etårighed;

2.  henleder opmærksomheden på, at Revisionsretten – selv om den fandt, at de transaktioner, der ligger til grund for akademiets årsregnskab, var lovlige og formelt rigtige – også fremhævede, at akademiets procedure for godkendelse af omkostningsanmeldelser i forbindelse med afholdelse af kurser og seminarer ikke blev overholdt stringent, især hvad angik krav til dokumentationens fuldstændighed; bemærker, at der ifølge akademiets svar, med bestyrelsens afgørelse 11/2011/GB af 10. marts 2011 blev indført et obligatorisk krav om at vedlægge underskrevne og komplette deltagerlister ved indsendelse af finansielle rapporter og omkostningsanmeldelser;

3.  noterer sig, at reglerne for refusion af udgifter for akademiets aktiviteter i henhold til bestyrelsens afgørelse 11/2011/GB af 10. marts 2011 i vid udstrækning er blevet revideret, og at forskellige foranstaltninger i forbindelse med en nøje gennemførelse af finansforordningerne og en yderst disciplineret tilgang til støtteberettigede omkostninger, herunder udgifter i forbindelse med den obligatoriske rapportering, er blevet afklaret;

4.  beklager, at skæringsdatoerne for refusion af udgifter ikke blev håndhævet før vedtagelsen af bestyrelsens afgørelse 34/2010/GB af 29. september 2010, hvorved det ikke medførte nogen væsentlig forbedring at overholde disse skæringsdatoer; minder om, at overskredne skæringsdatoer er en af de væsentligste hindringer for en forsvarlig økonomisk forvaltning; noterer sig, at refusion i henhold til beslutning 34/2010/GB ikke finder sted, hvis udgiftsanmeldelsen sker efter skæringsdatoen; anmoder akademiet om at holde dechargemyndigheden underrettet om gennemførelsen af denne beslutning;

5.  noterer sig Revisionsrettens kommentar vedrørende opfølgningen på tidligere revisionsresultater, der blev foretaget ved en ekstern efterfølgende kontrol af bevillinger, som var blevet brugt til finansiering af private udgifter i 2007 og 2008; glæder sig over, at akademiet har svaret, at indtægtsordren mod den tidligere direktør om, at denne skulle tilbagebetale et beløb på 2 014,94 EUR, blev fuldstændigt opfyldt i december 2011;

6.  glæder sig over bestyrelsens afgørelse 24/2011/GB af 15. juni 2011, der pr. 1. januar 2012 opløste de eksisterende udvalg og dermed reducerede den vertikale overlapning, der fandtes mellem de forskellige strukturer; opfordrer bestyrelsen til at træffe drastiske beslutninger om de eksisterende arbejdsgrupper; minder om, at artikel 10, stk. 10, i afgørelse 2005/681/RIA fastsætter, at bestyrelsen, hvis det er strengt nødvendigt, kan beslutte at oprette arbejdsgrupper til at udarbejde anbefalinger samt til at udvikle og foreslå enhver anden rådgivningsfunktion, som bestyrelsen finder nødvendig;

7.  noterer sig akademiets svar om, at dets forretningsorden blev ændret med henblik på at begrænse antallet af faste bestyrelsesmøder til ét for hvert formandskab og begrænse størrelsen af de nationale delegationer, således at hver medlemsstat opfordres til højst at sende to delegerede til hvert møde;

8.  anerkender akademiets erklæring om, at Kommissionen skar akademiets budget for 2010 ned med 1 000 000 EUR, men understreger, at det beløb, der blev tildelt for 2010, er det samme, som beløbet for 2009;

9.  anmoder Kommissionen om at føre nøje tilsyn med gennemførelsen af akademiets budget;

10. bemærker, at decharge for gennemførelsen af akademiets budget i større omfang bør baseres på akademiets præstationer i løbet af året.

RESULTAT AF DEN ENDELIGE AFSTEMNING I UDVALGET

RESULTAT AF DEN ENDELIGE AFSTEMNING I UDVALGET

(1) EUT C 366 af 15.12.2011, s. 134. (2) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1. (3) EUT L 256 af 1.10.2005, s. 63. (4) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72. (5) EUT C 366 af 15.12.2011, s. 134. (6) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1. (7) EUT L 256 af 1.10.2005, s. 63. (8) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72. (9) EUT C 366 af 15.12.2011, s. 134. (10) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1. (11) EUT L 256 af 1.10.2005, s. 63. (12) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72. (13)           EUT L 250 af 27.9.2011, s. 260. (14)           EUT L 313 af 26.11.2011, s. 17. (15) EUT L 64 af 12.3.2010, s. 1047.