RELATÓRIO sobre a quitação pela execução do orçamento do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia para o exercício de 2014

8.4.2016 - (2015/2193(DEC))

Comissão do Controlo Orçamental
Relator: Derek Vaughan

Processo : 2015/2193(DEC)

Ciclo de vida em sessão

Ciclo relativo ao documento :

A8-0117/2016

Textos apresentados :

A8-0117/2016

Debates :

PV 27/04/2016 - 17
CRE 27/04/2016 - 17

Votação :

PV 28/04/2016 - 4.39
Declarações de voto

Textos aprovados :

P8_TA(2016)0175

1. PROPOSTA DE DECISÃO DO PARLAMENTO EUROPEU

1. PROPOSTA DE DECISÃO DO PARLAMENTO EUROPEU

sobre a quitação pela execução do orçamento do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia para o exercício de 2014

(2015/2193(DEC))

O Parlamento Europeu,

– Atendendo às contas anuais definitivas do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia relativas ao exercício de 2014,

– Tendo em conta o relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia relativas ao exercício de 2014, acompanhado das respostas do Instituto[1],

– Tendo em conta a declaração relativa à fiabilidade[2] das contas e à legalidade e regularidade das operações subjacentes, emitida pelo Tribunal de Contas para o exercício de 2014, nos termos do artigo 287.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

– Tendo em conta a recomendação do Conselho, de 12 de fevereiro de 2016, sobre a quitação a dar ao Instituto pela execução do orçamento para o exercício de 2014 (05584/2016 – C8-0091/2016),

– Tendo em conta o artigo 319.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

– Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.º 966/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002[3] do Conselho, nomeadamente o artigo 208.º,

– Tendo em conta o Regulamento (CE) n.° 294/2008 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março de 2008, que estabelece o Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia[4], nomeadamente o artigo 21.º,

– Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.º 2343/2002 da Comissão, de 19 de novembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185.º do Regulamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias[5],

– Tendo em conta o Regulamento Delegado (UE) n.º 1271/2013 da Comissão, de 30 de setembro de 2013, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 208.°do Regulamento (UE, Euratom) n.º 966/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho[6], nomeadamente o artigo 108.º,

– Tendo em conta o artigo 94.º e o Anexo V do seu Regimento,

– Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental (A8-0117/2016),

1. Dá quitação ao Diretor do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia pela execução do orçamento do Instituto para o exercício de 2014;

2. Regista as suas observações na resolução que se segue;

3. Encarrega o seu Presidente de transmitir a presente decisão, e a resolução que desta constitui parte integrante, ao Diretor do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia, ao Conselho, à Comissão e ao Tribunal de Contas, bem como de prover à respetiva publicação no Jornal Oficial da União Europeia (série L).

2. PROPOSTA DE DECISÃO DO PARLAMENTO EUROPEU

sobre o encerramento das contas do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia relativas ao exercício de 2014

(2015/2193(DEC))

O Parlamento Europeu,

– Atendendo às contas anuais definitivas do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia relativas ao exercício de 2014,

– Tendo em conta a declaração relativa à fiabilidade[8] das contas e à legalidade e regularidade das operações subjacentes, emitida pelo Tribunal de Contas para o exercício de 2014, nos termos do artigo 287.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

– Tendo em conta o artigo 319.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

– Tendo em conta o Regulamento (CE) n.° 294/2008 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março de 2008, que estabelece o Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia[10], nomeadamente o artigo 21.º,

– Tendo em conta o artigo 94.º e o Anexo V do seu Regimento,

– Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental (A8-0117/2016),

1. Verifica que as contas anuais definitivas do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia se apresentam tal como figuram no anexo do relatório anual do Tribunal de Contas;

2. Aprova o encerramento das contas do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia para o exercício de 2014;

3. Encarrega o seu Presidente de transmitir a presente decisão ao Diretor do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia, ao Conselho, à Comissão e ao Tribunal de Contas, bem como de prover à respetiva publicação no Jornal Oficial da União Europeia (série L).

3. PROPOSTA DE RESOLUÇÃO DO PARLAMENTO EUROPEU

que contém as observações que constituem parte integrante da decisão sobre a quitação pela execução do orçamento do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia para o exercício de 2014

(2015/2193(DEC))

O Parlamento Europeu,

– Tendo em conta a sua decisão sobre a quitação pela execução do orçamento do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia para o exercício de 2014,

– Tendo em conta o artigo 94.º e o Anexo V do seu Regimento,

– Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental (A8-0117/2016),

A. Considerando que, de acordo com as suas demonstrações financeiras, o orçamento definitivo do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia («o Instituto») para o exercício de 2014 ascendeu a 233 115 437 EUR, o que representa um aumento de 65,54 % face a 2013; que o aumento se ficou a dever, principalmente, à sua carteira alargada e ao número de beneficiários, bem como a uma modificação no seu regulamento fundador;

B. Considerando que, segundo as respetivas demonstrações financeiras, a contribuição global da União para o orçamento do Instituto para o exercício de 2014 se cifrou em 169 807 303 EUR, o que representa um aumento de 81,69 % em relação a 2013,

C. Considerando que o Tribunal de Contas («o Tribunal»), no seu relatório sobre as contas anuais do Instituto para o exercício de 2014 («o relatório do Tribunal»), afirmou ter obtido garantias razoáveis de que as contas anuais do Instituto são fiáveis e de que as operações subjacentes são legais e regulares;

Ênfase

1. Observa, com base no relatório do Tribunal, que o limite máximo de 25 % das despesas globais foi respeitado para as «Comunidades de Conhecimento e Inovação» (CCI), as beneficiárias das subvenções do Instituto nos primeiros cinco anos; regista, além disso, que o Instituto obteve os certificados de auditoria sobre os custos das atividades complementares das CCI incorridos no período de 2010-2014; toma nota de que o Instituto procedeu a um exame da carteira de atividades complementares das CCI, para garantir que apenas eram aceites as atividades que cumprissem todos os requisitos legais e operacionais, nomeadamente disporem de uma ligação com as atividades de valor acrescentado das CCI financiadas pelo Instituto;

Orçamento e gestão financeira

2. Assinala que os esforços de supervisão do orçamento durante o exercício de 2014 deram origem a uma taxa de execução orçamental de 94,13 %, o que representa um decréscimo de 2,84 % em comparação com 2013; faz notar que a taxa de execução das dotações de pagamento foi de 92,79 %, o que representa uma diminuição de 4,07 % relativamente a 2013;

3. Reconhece que o orçamento anual do Instituto para 2014 se viu rodeado de grande incerteza devido às negociações em curso em 2013 relativas ao Quadro Financeiro Plurianual 2014-2020 e ao Horizonte 2020; regista que o Conselho de Administração do Instituto decidiu abordar a programação orçamental de forma prudente, afetando apenas uma parte do orçamento, a título de primeira parcela, às convenções de subvenção relativas a 2014; observa, no entanto, que um elevado montante de dotações de autorização ficou por utilizar; constata que tal se ficou a dever ao número inferior de pedidos de subvenção apresentado pelas CCI e também porque uma concessão de montantes mais elevados teria posto em risco a plena execução dos planos de atividades das CCI; reconhece que as atividades operacionais do Instituto e das CCI são, por natureza, plurianuais, o que se reflete numa derrogação específica que permite ao Instituto reintegrar as dotações anuladas no seu orçamento nos três anos seguintes;

4. Constata, de acordo com o relatório do Tribunal, que o Instituto sobreavaliou as suas necessidades orçamentais para 2014 em 13 100 000 e que apenas foram autorizados 220 000 000 EUR dos 233 100 000 EUR disponíveis; faz notar que esta reduzida taxa de execução se deve principalmente às dotações afetadas às subvenções para financiar as atividades das CCI que não foram utilizadas (11,4 11 400 000 EUR); observa que os planos de atividades das CCI, com base nos quais foram assinadas as convenções de subvenção, não exigiram a utilização da totalidade das dotações de que o Instituto dispunha em 2014 e que as dotações não utilizadas serão reintegradas nos orçamentos do Instituto para os anos de 2015-2017, como prevê o seu regulamento financeiro;

5. Assinala com preocupação que, segundo o relatório do Tribunal, embora as CCI devam desenvolver estratégias de sustentabilidade financeira, até à data, e já no seu quinto ano de existência, estas continuam inteiramente dependentes do financiamento do Instituto e dos parceiros das CCI; toma nota da informação do Instituto de que, na sequência da adoção dos princípios de sustentabilidade financeira das CCI, todas elas têm dado prioridade a este objetivo, estando as atividades a ser revistas em conformidade, de molde a gerar um retorno dos lucros resultantes de atividades, bem como a criação de várias fontes de receitas; assinala que o Conselho Diretivo do Instituto adotou, em março de 2015, um conjunto de princípios indicando que o montante máximo da contribuição do Instituto para uma CCI será reduzido, partindo de um financiamento máximo de 100 % após 10 anos da designação de uma CCI, para 80 %, em média, no ano 11, procedendo, seguidamente, a reduções progressivas: de 60 % no ano 12, para 40 % no ano 13, de 20 % no ano 14 para 10 % no ano 15; encoraja o Instituto a ponderar um calendário mais apertado para as reduções; observa, além disso, que o Instituto continuará a acompanhar o progresso das CCI na via da sustentabilidade financeira e a tomar medidas corretivas, sempre que necessário;

6. Congratula-se com o facto de o Instituto ter procedido a uma revisão dos seus procedimentos, circuitos e modelos internos, de molde a respeitar plenamente as regras em matéria de contratos públicos, dedicando uma atenção especial a um planeamento racional e a uma correta estimativa das necessidades; observa que o Instituto recrutou mais um responsável pelos contratos públicos em 2015 e organizou uma série de formações sobre esta matéria para o seu pessoal;

Procedimentos de adjudicação de contratos e de recrutamento

7. Destaca que, de acordo com o relatório do Tribunal, desde a sua criação em 2009, o Instituto registou uma elevada rotação do pessoal e instabilidade ao nível da gestão; assinala que, em junho de 2014, o Conselho Diretivo decidiu destacar o Diretor do Instituto, numa missão de longa duração, no Instituto Universitário Europeu em Florença durante os 11 meses restantes do seu mandato; verifica que o Diretor interino assumiu funções em agosto de 2014 (logo após o seu recrutamento e nomeação como Diretor de Operações) e é a quarta pessoa a ocupar o lugar de diretor num período de seis anos; constata que, em julho de 2015, foi publicado o aviso de abertura de vaga para recrutamento de um novo Diretor; toma nota de que a Comissão é responsável pelo acompanhamento do processo de recrutamento; solicita ao Instituto que informe a autoridade de quitação sobre os progressos efetuados nesta matéria;

8. Reconhece as medidas tomadas pelo Instituto para reduzir a elevada rotação do pessoal, em particular o facto de o Instituto ter introduzido melhorias na gestão dos lugares vagos, as quais deveriam ser aplicadas de acordo com o seu plano de ação e que o Instituto criou, no outono de 2014, um sistema de avaliação e reclassificação, com vista a proporcionar melhores perspetivas de carreira ao seu pessoal e a reforçar os quadros médios; assinala, ainda, que o Instituto reviu e melhorou a sua política de formação e que as entrevistas de saída abrangem agora todo o pessoal, procedendo à análise das razões que presidiram à sua saída; verifica que, graças às medidas aplicadas, a rotação do pessoal caiu para 12 % em 2014, contra os 20 % - 25 % registados em 2012-2013; toma nota de que, em junho de 2015, existiam apenas sete lugares vagos dos 60 lugares autorizados e que os restantes lugares vagos deveriam ter sido preenchidos em 2015;

9. Regista que um dos dois lugares de chefe de unidade referido pelo Tribunal como estando vago desde 2013 foi preenchido em agosto de 2015, que a segunda vaga foi publicada, estando o respetivo processo de seleção em curso, devendo a vaga ser preenchida no primeiro semestre de 2016; verifica que, segundo o relatório do Tribunal, ambos os lugares estão ocupados ad interim desde 2013, o que é contrário ao Estatuto dos Funcionários, que prevê um período máximo de um ano para este tipo de situações; reconhece que, em 2014, um lugar se encontrava ocupado pelo Diretor de Operações, que desempenhava, ao mesmo tempo, o cargo de Diretor interino, o que significa que ocupava três lugares em simultâneo; reconhece que se registaram progressos nesta matéria e que as vagas de gestão estão a ser preenchidas de forma gradual; exorta o Instituto a prosseguir de forma ambiciosa os esforços no sentido de melhorar os seus procedimentos de recrutamento e a tomar medidas adicionais para combater a instabilidade ao nível da gestão, de forma a garantir uma melhor continuidade operacional; urge o Instituto a informar a autoridade de quitação sobre os progressos realizados no tocante ao recrutamento;

Prevenção e gestão de conflitos de interesses e transparência

10. Regozija-se que o Conselho Diretivo do Instituto tenha adotado, em junho de 2015, uma revisão geral do Código Deontológico aplicável aos membros do Conselho Diretivo; observa que, em conformidade com o novo Código Deontológico, as declarações anuais de interesses e independência dos membros do Conselho Diretivo do Instituto foram publicadas no seu sítio Web; toma conhecimento do plano do Instituto, de acordo com a qual este tenciona publicar no seu sítio Web as declarações de interesses dos órgãos de gestão, como parte da revisão do Código Deontológico aplicável a todo o seu pessoal; exorta o Instituto a prosseguir esta ação e a informar a autoridade de quitação logo que esta esteja concluída;

Auditoria interna

11. Assinala que o Serviço de Auditoria Interna da Comissão (SAI) efetuou uma auditoria de acompanhamento em fevereiro de 2014, para rever a implementação de ações resultantes do «exame restrito» que efetuou em 2012; observa que o SAI publicou um relatório de acompanhamento final em junho de 2014, no qual reconheceu os progressos realizados pelo Instituto, encerrou duas recomendações das seis originais e reavaliou uma, que passou de «crítica» a «muito importante»; realça que o SAI considerou que um certo número de ações permanecem em aberto; convida o Instituto a completar sem demora as ações em causa e a informar a autoridade de quitação sobre os resultados da próxima avaliação do SAI no atinente à aplicação dessas recomendações;

Controlos internos

12. Constata, de acordo com o relatório do Tribunal, que o Instituto tem melhorado gradualmente a sua verificação financeira das declarações de custos das CCI; observa com preocupação, porém, que a verificação operacional das realizações regista atrasos, que os planos de atividades anuais das CCI continuam a apresentar uma definição inadequada das realizações, não existindo uma relação clara entre as realizações previstas e o custo elegível por parceiro e categoria de custos; manifesta-se preocupado com os casos identificados pelo Tribunal em que foi pago o montante integral da subvenção do Instituto apesar de não terem sido alcançados alguns dos objetivos definidos no plano de atividades; reconhece que o nível de pormenor da avaliação técnica ex ante da execução das atividades das CCI levada acabo pelo Instituto melhorou significativamente em relação aos exercícios anteriores e que agora é seguida uma metodologia mais sólida para avaliar o desempenho das CCI com base nos relatórios;

13. Observa que a maioria das normas de controlo interno foi amplamente cumprida; faz notar, todavia, que se impõem mais melhorias em certos domínios, como a gestão das subvenções, a adjudicação de contratos e a informática; toma nota de que o Instituto preparou uma lista completa pormenorizada de auditoria e de outras recomendações que exigem ações complementares; exorta o Instituto a informar a autoridade de quitação sobre a implementação dessas medidas;

14. Verifica que a Estrutura de Auditoria Interna (EAI) do Instituto fez 39 recomendações, uma das quais classificada como «crítica», sobre a política em matéria de conflitos de interesses do Instituto, bem como 23 recomendações classificadas como «muito importantes» sobre gestão dos lugares vagos, adjudicação de contratos, gestão de conflitos de interesses e lugares sensíveis; regista que o Instituto aceitou todas as recomendações da EAI e que elaborou planos de ação para aplicar e controlar a sua execução;

Desempenho

15. Observa que, para reduzir custos e promover boas práticas no domínio dos contratos públicos, o Instituto participa numa série de procedimentos interinstitucionais de adjudicação de contratos da Comissão; toma nota de que o Instituto e a Academia Europeia de Polícia assinaram um memorando de entendimento em 2014, tendo em conta a sua proximidade geográfica, de molde a partilharem procedimentos conjuntos de adjudicação de contratos;

16. Regista a estratégia de comunicação do Instituto, a sua presença nos meios de comunicação social e a divulgação das suas atividades; chama a atenção, além disso, para o novo sítio Web lançado em 2014, dinâmico e interativo, que deverá manter informadas as partes interessadas externas, aumentar a visibilidade do Instituto e chegar aos cidadãos da União de forma mais eficaz;

17. Exorta ao Instituto a reforçar os seus procedimentos e as suas práticas com vista a salvaguardar os interesses financeiros da União e a dar o seu contributo ativo para um processo de quitação orientado para os resultados;

° °

18. Remete, em relação a outras observações, de natureza horizontal, que acompanham a sua decisão sobre a quitação, para a sua Resolução, de [xx de xxxx de 2016][13] [sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das agências].).

RESULTADO DA VOTAÇÃO FINALNA COMISSÃO COMPETENTE QUANTO À MATÉRIA DE FUNDO

Data de aprovação	4.4.2016
Resultado da votação final	+: –: 0:	15 3 0
Deputados presentes no momento da votação final	Louis Aliot, Inés Ayala Sender, Dennis de Jong, Martina Dlabajová, Ingeborg Gräßle, Verónica Lope Fontagné, Monica Macovei, Dan Nica, Gilles Pargneaux, Georgi Pirinski, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Marco Valli, Derek Vaughan, Anders Primdahl Vistisen, Tomáš Zdechovský
Suplentes presentes no momento da votação final	Marian-Jean Marinescu
Suplentes (art. 200.º, n.º 2) presentes no momento da votação final	Bodil Valero

[1] JO C 409 de 9.12.2015, p. 187.
[2] JO C 409 de 9.12.2015, p. 187.
[3] JO L 298 de 26.10.2012, p. 1.
[4] JO L 97 de 9.4.2008, p. 1.
[5] JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.
[6] JO L 328 de 7.12.2013, p. 42.
[7] JO C 409 de 9.12.2015, p. 187.
[8] JO C 409 de 9.12.2015, p. 187.
[9] JO L 298 de 26.10.2012, p. 1.
[10] JO L 97 de 9.4.2008, p. 1.
[11] JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.
[12] JO L 328 de 7.12.2013, p. 42.
[13] Textos aprovados desta data, P[8_TA(-PROV)(2016)0000].

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