A.    Decisión del Parlamento Europeo sobre el Estatuto del Defensor del Pueblo y sobre las condiciones generales del ejercicio de sus funciones (1)

El Parlamento Europeo,

Vistos los Tratados constitutivos de las Comunidades Europeas y, en particular, el apartado 4 del artículo 195  del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el apartado 4 del artículo 20 D del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero y el apartado 4 del artículo 107 D del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica,

Visto el dictamen de la Comisión,

Vista la aprobación del Consejo,

Considerando que conviene establecer el estatuto y las condiciones generales de ejercicio de las funciones del Defensor del Pueblo, respetando las disposiciones de los Tratados constitutivos de las Comunidades Europeas;

Considerando que procede determinar las condiciones en que se podrán presentar reclamaciones al Defensor del Pueblo, así como las relaciones entre el ejercicio de las funciones del Defensor del Pueblo y los procedimientos judiciales o administrativos;

Considerando que el Defensor del Pueblo, que podrá actuar asimismo por iniciativa propia, deberá poder contar con todos los elementos necesarios para el ejercicio de sus funciones; que, para ello, las instituciones y órganos comunitarios tendrán el deber de facilitarle, a instancia suya, la información que solicite, a no ser que se opongan a ello motivos de secreto debidamente justificados, y sin perjuicio de la obligación que incumbe al Defensor del Pueblo de no divulgar dicha información; que las autoridades de los Estados miembros deberán facilitar al Defensor del Pueblo toda la información necesaria, a no ser que dicha información esté amparada por disposiciones legales o reglamentarias relativas al carácter secreto, o bien por cualquier otra disposición que impida su transmisión; que, en caso de no recibir la asistencia requerida, el Defensor del Pueblo pondrá este hecho en conocimiento del Parlamento Europeo, al que corresponde emprender las gestiones oportunas;

Considerando que conviene establecer los procedimientos que habrán de seguirse en el supuesto de que el resultado de las investigaciones del Defensor del Pueblo ponga de manifiesto casos de mala administración; que procede disponer asimismo la presentación de un informe general del Defensor del Pueblo al Parlamento Europeo al término de cada período anual de sesiones;

Considerando que tanto el Defensor del Pueblo como su personal estarán sujetos a la obligación de discreción en lo que respecta a la información que se les comunique en el ejercicio de sus funciones; que, por el contrario, el Defensor del Pueblo deberá informar a las autoridades competentes de los hechos que, a su juicio, constituyan materia de derecho penal, de los que tenga noticia en el marco de una investigación;

Considerando que conviene prever la posibilidad de cooperación entre el Defensor del Pueblo y las autoridades análogas existentes en determinados Estados miembros, respetando las legislaciones nacionales aplicables;

Considerando que compete al Parlamento Europeo nombrar al Defensor del Pueblo al principio de cada legislatura y por el período que dure la misma, de entre personalidades que sean ciudadanos de la Unión y que ofrezcan todas las garantías de independencia y competencia requeridas;

Considerando que procede establecer las condiciones de cese en sus funciones del Defensor del Pueblo;

Considerando que el Defensor del Pueblo deberá ejercer sus funciones con total independencia, a lo que se comprometerá solemnemente ante el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas en el momento de su toma de posesión; que conviene determinar las incompatibilidades con el cargo de Defensor del Pueblo, así como el trato que habrá que dispensarle y los privilegios e inmunidades que se le concederán;

Considerando que procede adoptar disposiciones relativas a los funcionarios y agentes de la Secretaría que colaborarán con el Defensor del Pueblo, y a su presupuesto; que la sede del Defensor del Pueblo será la del Parlamento Europeo;

Considerando que corresponderá al Defensor del Pueblo adoptar las normas de desarrollo de la presente decisión; que conviene, por otra parte, establecer algunas disposiciones de carácter transitorio por lo que respecta al primer Defensor del Pueblo que se nombre después de la entrada en vigor del Tratado de la Unión Europea,

DECIDE:

Artículo 1

1.   El Estatuto y las condiciones generales de ejercicio de las funciones de Defensor del Pueblo quedan fijados por la presente decisión de conformidad con el apartado 4 del artículo 195 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el apartado 4 del artículo 20 D del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero y el apartado 4 del artículo 107 D del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica.

2.   El Defensor del Pueblo desempeñará sus funciones respetando las atribuciones conferidas por los Tratados a las instituciones y órganos comunitarios.

3.   El Defensor del Pueblo no podrá intervenir en las causas que se sigan ante los tribunales ni poner en tela de juicio la conformidad a derecho de las resoluciones judiciales.

Artículo 2

1.   En las condiciones y con los límites que establecen los Tratados anteriormente mencionados, el Defensor del Pueblo contribuirá a descubrir los casos de mala administración en la acción de las instituciones y órganos comunitarios, con exclusión del Tribunal de Justicia y del Tribunal de Primera Instancia en el ejercicio de sus funciones jurisdiccionales, y a formular recomendaciones para remediarlos. No podrá ser objeto de reclamación ante el Defensor del Pueblo la actuación de ninguna otra autoridad o persona.

2.   Todo ciudadano de la Unión o toda persona física o jurídica que resida o tenga su sede social en un Estado miembro de la Unión podrá someter al Defensor del Pueblo, directamente o por mediación de un miembro del Parlamento Europeo, una reclamación relativa a un caso de mala administración en la actuación de las instituciones u órganos comunitarios, con exclusión del Tribunal de Justicia y del Tribunal de Primera Instancia en el ejercicio de sus funciones jurisdiccionales. El Defensor del Pueblo informará de la reclamación a la institución u órgano interesado tan pronto como la reciba.

3.   En la reclamación deberá quedar patente el objeto de la misma así como la persona de la que proceda; dicha persona podrá pedir que su reclamación sea confidencial.

4.   La reclamación deberá presentarse en un plazo de dos años contados desde que el promotor de la misma tuvo conocimiento de los hechos que la motivaron, siendo necesario que previamente se hayan hecho adecuadas gestiones administrativas ante las instituciones u órganos de que se trate.

5.   El Defensor del Pueblo podrá aconsejar a la persona de la que proceda la reclamación que se dirija a otra autoridad.

6.   Las reclamaciones presentadas al Defensor del Pueblo no interrumpirán los plazos de recurso fijados en los procedimientos jurisdiccionales o administrativos.

7.   Cuando a causa de un procedimiento jurisdiccional en curso o ya concluido sobre los hechos alegados, el Defensor del Pueblo deba declarar inadmisible una reclamación o dar por terminado el estudio de la misma, se archivarán los resultados de las investigaciones llevadas a cabo hasta ese momento.

8.   El Defensor del Pueblo no podrá admitir ninguna reclamación relativa a las relaciones laborales entre las instituciones y órganos comunitarios y sus funcionarios u otros agentes sin que previamente el interesado haya agotado las posibilidades de solicitud o reclamación administrativas internas, en particular los procedimientos contemplados en los apartados 1 y 2 del artículo 90 del Estatuto de los funcionarios, y después de que hayan expirado los plazos de respuesta de la autoridad ante la que se hubiere recurrido.

9.   El Defensor del Pueblo informará sin demora a la persona de quien emane la reclamación sobre el curso dado a ésta.

Artículo 3

1.   El Defensor del Pueblo procederá a todas las investigaciones que considere necesarias para aclarar todo posible caso de mala administración en la actuación de las instituciones y órganos comunitarios, bien por iniciativa propia, bien como consecuencia de una reclamación. Informará de ello a la institución u órgano afectado, que podrá comunicarle cualquier observación útil.

2.   Las instituciones y órganos comunitarios estarán obligados a facilitar al Defensor del Pueblo las informaciones requeridas y darle acceso a la documentación relativa al caso. Sólo podrán negarse a ello por razones de secreto o de confidencialidad debidamente justificadas.

Para dar acceso a los documentos procedentes de un Estado miembro clasificados como secretos en virtud de una disposición legislativa o reglamentaria será necesario haber obtenido el acuerdo previo de dicho Estado miembro.

Para dar acceso a los demás documentos procedentes de un Estado miembro será necesario haber advertido al Estado miembro de que se trate.

En ambos casos, y con arreglo al artículo 4, el Defensor del Pueblo no podrá divulgar el contenido de dichos documentos.

Los funcionarios y otros agentes de las instituciones y órganos comunitarios estarán obligados a prestar declaración cuando lo solicite el Defensor del Pueblo. Se expresarán en nombre de la administración de la que dependan y conforme a las instrucciones de ésta y tendrán obligación de mantener el secreto profesional.

3.   Las autoridades de los Estados miembros estarán obligadas, cuando el Defensor del Pueblo lo requiera, a facilitar, a través de las Representaciones Permanentes de los Estados miembros ante las Comunidades Europeas, toda la información que pueda contribuir al esclarecimiento de los casos de mala administración por parte de las instituciones u órganos comunitarios, salvo en caso de que dicha información esté cubierta por disposiciones legislativas o reglamentarias relativas al secreto, o por cualquier otra disposición que impida su publicación. No obstante, en este caso el Estado miembro de que se trate podrá permitir al Defensor del Pueblo el acceso a dicha información siempre y cuando se comprometa a no divulgar el contenido de la misma.

4.   En caso de no recibir la asistencia que desee, el Defensor del Pueblo informará de ello al Parlamento Europeo, que emprenderá las gestiones oportunas.

5.   En la medida de lo posible, el Defensor del Pueblo buscará con la institución u órgano afectado una solución que permita eliminar los casos de mala administración y satisfacer la reclamación del demandante.

6.   Cuando el Defensor del Pueblo constatare un caso de mala administración, se dirigirá a la institución u órgano afectado formulando, en su caso, proyectos de recomendaciones. La institución u órgano a que se haya dirigido le transmitirá un informe motivado dentro de un plazo de tres meses.

7.   Posteriormente, el Defensor del Pueblo remitirá un informe al Parlamento Europeo y a la institución u órgano afectado. En el citado informe podrá formular recomendaciones. El Defensor del Pueblo informará a la persona de quien proceda la reclamación acerca del resultado de las investigaciones, del informe motivado presentado por la institución u órgano afectado y, en su caso, de las recomendaciones formuladas por el Defensor del Pueblo.

8.   Al final de cada período anual de sesiones, el Defensor del Pueblo presentará al Parlamento Europeo un informe sobre los resultados de sus investigaciones.

Artículo 4

1.   El Defensor del Pueblo y su personal -a los que se aplicarán el artículo 287 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el apartado 2 del artículo 47 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero y el artículo 194 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica- estarán obligados a no divulgar las informaciones y documentos de los que hubieren tenido conocimiento en el marco de sus investigaciones. Estarán igualmente obligados a guardar discreción respecto de cualquier información que pudiera causar perjuicio al que presenta la reclamación o a otras personas afectadas, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2.

2.   Si, en el marco de sus investigaciones, tuviere conocimiento de hechos que considere materia de derecho penal, el Defensor del Pueblo informará inmediatamente a las autoridades nacionales competentes a través de las Representaciones Permanentes de los Estados miembros ante las Comunidades Europeas así como, en su caso, a la institución comunitaria a que pertenezca el funcionario o el agente afectado; esta última podrá aplicar, en su caso, el segundo párrafo del artículo 18 del Protocolo sobre los privilegios e inmunidades de las Comunidades Europeas. El Defensor del Pueblo podrá asimismo informar a la institución o al órgano comunitario afectado acerca de hechos que cuestionen, desde un punto de vista disciplinario, el comportamiento de alguno de sus funcionarios o agentes.

Artículo 5

Con vistas a reforzar la eficacia de sus investigaciones y proteger mejor los derechos y los intereses de las personas que le presenten reclamaciones, el Defensor del Pueblo podrá cooperar con las autoridades análogas existentes en algunos Estados miembros, respetando las legislaciones nacionales aplicables. El Defensor del Pueblo no podrá tener acceso por esta vía a documentos a los que no tendría acceso en aplicación del artículo 3.

Artículo 6

1.   El Defensor del Pueblo será nombrado por el Parlamento Europeo después de cada elección de éste y hasta el final de su legislatura. Su mandato será renovable.

2.   Como Defensor del Pueblo deberá ser elegida una personalidad que tenga la ciudadanía de la Unión, se encuentre en pleno disfrute de sus derechos civiles y políticos, ofrezca plenas garantías de independencia y reúna las condiciones requeridas en su país para el ejercicio de las más altas funciones jurisdiccionales o posea experiencia y competencia notorias para el ejercicio de las funciones de Defensor del Pueblo.

Artículo 7

1.   El Defensor del Pueblo cesará en sus funciones bien al término de su mandato, bien por renuncia o destitución.

2.   Salvo en caso de destitución, el Defensor del Pueblo seguirá en funciones hasta la toma de posesión del nuevo Defensor del Pueblo.

3.   En caso de cese anticipado en sus funciones se nombrará un nuevo Defensor del Pueblo en un plazo de tres meses a partir del momento en que se produzca la vacante, pero únicamente por el período restante hasta el término de la legislatura.

Artículo 8

A petición del Parlamento Europeo, el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas podrá destituir al Defensor del Pueblo si éste dejare de cumplir las condiciones necesarias para el ejercicio de sus funciones o hubiere cometido falta grave.

Artículo 9

1.   El Defensor del Pueblo ejercerá sus funciones con total independencia y atendiendo al interés general de las Comunidades y de los ciudadanos de la Unión. En el ejercicio de sus funciones, no solicitará ni admitirá instrucciones de ningún Gobierno ni de ningún organismo. Se abstendrá de cualquier acto incompatible con la naturaleza de sus funciones.

2.   Al iniciar sus funciones, el Defensor del Pueblo asumirá ante el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas el compromiso solemne de ejercer sus funciones con independencia e imparcialidad absolutas y de respetar, durante su mandato y tras el cese de sus funciones, las obligaciones que se derivan del cargo y, en particular, los deberes de honestidad y discreción en cuanto a la aceptación, una vez terminado su mandato, de determinadas funciones o beneficios.

Artículo 10

1.   Mientras permanezca en funciones, el Defensor del Pueblo no podrá ejercer ninguna otra función política o administrativa ni actividad profesional alguna, sea o no remunerada.

2.   En lo que se refiere a su remuneración, complementos salariales y pensión de jubilación, el Defensor del Pueblo estará equiparado a un juez del Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas.

3.   Se aplicarán al Defensor del Pueblo y a los funcionarios y agentes de su secretaría los artículos 12 a 15 y 18 del Protocolo sobre los privilegios e inmunidades de las Comunidades Europeas.

Artículo 11

1.   El Defensor del Pueblo estará asistido por una secretaría, cuyo principal responsable nombrará él mismo.

2.   Los funcionarios y agentes de la secretaría del Defensor del Pueblo estarán sujetos a los reglamentos y normativas aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas. Su número se adoptará cada año en el marco del procedimiento presupuestario.

3.   Los funcionarios de las Comunidades Europeas y de los Estados miembros que resulten designados agentes de la secretaría del Defensor del Pueblo lo serán en comisión por interés del servicio, con la garantía de una reintegración de pleno derecho en sus instituciones de origen.

4.   Para todas las cuestiones relativas a su personal, el Defensor del Pueblo estará asimilado a las instituciones en el sentido del artículo 1 del Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas.

Artículo 12 :  (Suprimido)

Artículo 13

La sede del Defensor del Pueblo será la del Parlamento Europeo.

Artículo 14

El Defensor del Pueblo adoptará las normas de ejecución de la presente Decisión.

Artículo 15

El primer Defensor del Pueblo nombrado después de la entrada en vigor del Tratado de la Unión Europea lo será por el período restante hasta el término de la legislatura.

Artículo 16 :  (Suprimido)

Artículo 17

La presente decisión se publicará en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas. Entrará en vigor el día de su publicación.

B.   Decisión del Defensor del Pueblo Europeo por la que se adoptan normas de ejecución (2)

Artículo 1 :  Definiciones

En el sentido de las presentes normas de ejecución,

a)   Se entenderá por "institución afectada" la institución u órgano comunitario que ha sido objeto de una reclamación o de una investigación por propia iniciativa.

b)   Se entenderá por "Estatuto" el Estatuto del Defensor del Pueblo y las condiciones generales del ejercicio de sus funciones.

Artículo 2 :  Recepción de las reclamaciones

2.1.   A su recepción, las reclamaciones serán identificadas, registradas y numeradas.

2.2.    Se remitirá al demandante un acuse de recibo con indicación del número de registro de la reclamación y del jurista encargado del asunto.

2.3.   Toda petición remitida al Defensor del Pueblo por el Parlamento Europeo, con acuerdo del peticionario, será tratada como una reclamación.

2.4.   En caso necesario, el Defensor del Pueblo podrá, con el acuerdo del demandante, remitir una reclamación al Parlamento Europeo, para que reciba tratamiento de petición.

2.5.   En caso necesario, el Defensor del Pueblo podrá, con el acuerdo del demandante, remitir una reclamación a otra autoridad competente.

Artículo 3 :  Admisibilidad de las reclamaciones

3.1.   Basándose en los criterios enunciados en el Tratado y en el Estatuto, el Defensor del Pueblo establecerá si una reclamación entra en el ámbito de su competencia y, en caso afirmativo, si puede admitirse a trámite; antes de adoptar la decisión, podrá pedir al demandante que aporte informaciones o documentos complementarios.

3.2.   Cuando una reclamación no entre en el ámbito de competencia del Defensor del Pueblo o no pueda ser admitida a trámite, el Defensor del Pueblo dará por concluido el asunto correspondiente. Informará al demandante de su decisión, exponiendo sus motivos. El Defensor del Pueblo podrá aconsejar al demandante que se dirija a otra autoridad.

Artículo 4 :  Investigaciones relativas a las reclamaciones admisibles

4.1.   El Defensor del Pueblo decidirá si existen elementos suficientes para justificar la apertura de una investigación respecto a una reclamación admisible.

4.2.   Si el Defensor del Pueblo no halla elementos suficientes para justificar la apertura de una investigación, dará por concluido el asunto relativo a la reclamación e informará en consecuencia al demandante.

4.3.   Si el Defensor del Pueblo encuentra elementos suficientes para justificar la apertura de una investigación, informará de ello al demandante y a la institución afectada. Transmitirá a la institución afectada una copia de la reclamación pidiéndole que emita un informe dentro de un plazo determinado, que no exceda normalmente de tres meses. La solicitud dirigida a la institución afectada podrá especificar determinados aspectos de la reclamación, o puntos particulares, que deberán tratarse en el informe

4.4.   El Defensor del Pueblo remitirá el informe de la institución afectada al demandante. El demandante tendrá la posibilidad de presentar observaciones al Defensor del Pueblo en un plazo determinado que no excederá normalmente de un mes.

4.5.   Tras el examen del informe y de las posibles observaciones formuladas por el demandante, el Defensor del Pueblo podrá decidir, o bien archivar el asunto mediante decisión motivada, o bien proseguir su investigación. Informará en consecuencia al demandante y a la institución afectada.

Artículo 5 :  Facultades de investigación

5.1.    Sin perjuicio de las condiciones enumeradas en el Estatuto, el Defensor del Pueblo podrá pedir a las instituciones y órganos comunitarios, así como a las autoridades de los Estados miembros que faciliten, en un plazo razonable, informaciones o documentos a efectos de investigación.

5.2.   El Defensor del Pueblo podrá examinar el expediente de la institución comunitaria afectada con el fin de comprobar que sus respuestas son precisas y completas. El Defensor del Pueblo podrá hacer copias del expediente completo o de documentos específicos del mismo. El Defensor del Pueblo informará al demandante de que se ha efectuado un examen.

5.3.    El Defensor del Pueblo podrá pedir a los funcionarios u otros agentes de las instituciones u órganos comunitarios que presten testimonio en las condiciones previstas en el Estatuto.

5.4.    El Defensor del Pueblo podrá pedir a las instituciones y órganos comunitarios que adopten medidas prácticas que le permitan llevar a cabo sus investigaciones in situ.

5.5.    El Defensor del Pueblo podrá encargar los estudios o peritajes que estime necesarios para la realización de una investigación.

Artículo 6 :  Soluciones amistosas

6.1.    Si el Defensor del Pueblo determina que existe un caso de mala administración, cooperará en la medida de lo posible con la institución afectada para encontrar una solución amistosa que suprima el caso de mala administración y dé satisfacción al demandante.

6.2.    Si el Defensor del Pueblo estima que una cooperación de este tipo ha tenido éxito, archivará el asunto mediante una decisión motivada. Informará de su decisión al demandante y a la institución afectada.

6.3.    Si el Defensor del Pueblo estima que no es posible una solución amistosa, o que la búsqueda de una solución amistosa no ha tenido éxito, o bien archivará el asunto mediante decisión motivada, que podrá contener un comentario crítico, o bien elaborará un informe con proyectos de recomendación.

Artículo 7 :  Comentarios críticos

7.1.   El Defensor del Pueblo formulará un comentario crítico si considera que:

a)   ha dejado de ser posible que la institución afectada suprima el caso de mala administración, y

b)   el caso de mala administración no ha tenido consecuencias generales.

7.2.   Cuando el Defensor del Pueblo archive un asunto formulando un comentario crítico, informará de su decisión al demandante.

Artículo 8 :  Informes y recomendaciones

8.1.   El Defensor del Pueblo elaborará un informe con proyectos de recomendación dirigidos a la institución afectada si considera bien que:

a)   es posible que la institución afectada suprima el caso de mala administración, o que

b)   el caso de mala administración tiene consecuencias generales.

8.2.    El Defensor del Pueblo remitirá una copia de su informe y de los proyectos de recomendación a la institución afectada y al demandante.

8.3.    La institución afectada remitirá al Defensor del Pueblo un informe motivado en el plazo de tres meses. El informe motivado podrá consistir en la aceptación de la decisión del Defensor del Pueblo y en detallar las medidas adoptadas con vistas a la ejecución de los proyectos de recomendación.

8.4.    Si el Defensor del Pueblo no considera que el informe motivado es satisfactorio, podrá elaborar un informe especial dirigido al Parlamento Europeo sobre el caso de mala administración. El informe podrá contener recomendaciones. El Defensor del Pueblo remitirá un ejemplar del informe a la institución afectada y al demandante.

Artículo 9 :  Investigaciones por iniciativa propia

9.1.   El Defensor del Pueblo podrá decidir la incoación de investigaciones por iniciativa propia.

9.2.   El Defensor del Pueblo dispondrá de las mismas facultades de investigación para las investigaciones por iniciativa propia que para las investigaciones abiertas a consecuencia de una reclamación.

9.3.   El procedimiento relativo a las investigaciones abiertas a consecuencia de una reclamación se aplicará igualmente, por analogía, a las investigaciones por iniciativa propia

Artículo 10 :  Cuestiones de procedimiento

10.1.   El Defensor del Pueblo clasificará como confidencial una reclamación a petición del demandante. Podrá ser clasificada como confidencial una reclamación por el Defensor del Pueblo por iniciativa propia, si lo considera necesario para proteger los intereses del demandante o de un tercero.

10.2.   Si lo considera oportuno, el Defensor del Pueblo podrá adoptar disposiciones que permitan tratar con prioridad una reclamación.

10.3.   Si se incoa un procedimiento jurisdiccional en relación con hechos que se encuentren sometidos a estudio en su servicio, el Defensor del Pueblo archivará el asunto. Se archivarán igualmente los resultados de las investigaciones a las que haya podido proceder con anterioridad.

10.4.   El Defensor del Pueblo informará a las autoridades nacionales competentes y, en su caso, a la institución u órgano comunitario de los hechos pertinentes de carácter penal de que pudiera tener conocimiento en el marco de una investigación. El Defensor del Pueblo podrá informar igualmente a una institución u órgano comunitario de los hechos que, a su entender, pudieran justificar la apertura de un procedimiento disciplinario.

Artículo 11 :  Informes al Parlamento Europeo

11.1.   El Defensor del Pueblo presentará al Parlamento Europeo un informe anual sobre el conjunto de sus actividades y, particularmente, sobre el resultado de sus investigaciones.

11.2.   Además de los informes especiales elaborados de conformidad con el apartado 4 del artículo 8, el Defensor del Pueblo podrá remitir al Parlamento Europeo cualesquiera otros informes especiales que considere oportunos para cumplir su mandato de conformidad con los Tratados y con el Estatuto.

11.3.   El informe anual y los informes especiales del Defensor del Pueblo podrán contener todas las recomendaciones que considere oportunas para dar cumplimiento a su mandato de conformidad con los Tratados y el Estatuto.

Artículo 12 :  Cooperación con los defensores del pueblo y órganos análogos de los Estados miembros

El Defensor del Pueblo podrá cooperar con los defensores del pueblo o las autoridades del mismo tipo que existan en los Estados miembros para potenciar la eficacia tanto de sus propias investigaciones como de las investigaciones de los citados defensores del pueblo o autoridades del mismo tipo y organizar de forma más eficaz la protección de derechos e intereses de conformidad con la legislación de la Unión Europea y de la Comunidad Europea.

Artículo 13 :  Derecho del demandante a examinar el expediente

13.1.   El demandante tendrá derecho a examinar el expediente del Defensor del Pueblo relativo a su reclamación, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 13.

13.2.   El demandante podrá ejercer in situ su derecho a examinar el expediente. Podrá solicitar al Defensor del Pueblo que le facilite una copia del expediente completo o de documentos específicos del mismo.

13.3.   Cuando el Defensor del Pueblo examine el expediente de la institución afectada o tome declaración a un testigo de conformidad con los apartados 2 y 3 del artículo 5, el demandante no tendrá acceso a documentos confidenciales o información confidencial obtenida a raíz del examen o de la audiencia.

Artículo 14 :  Acceso del público a los documentos custodiados por el Defensor del Pueblo

14.1.   El público podrá acceder a documentos no publicados custodiados por el Defensor del Pueblo con arreglo a las mismas condiciones y restricciones establecidas por el Reglamento (CE) n° 1049/2001(3) para el acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, y de conformidad con el apartado 2 del artículo 14.

14.2.   Cuando el Defensor del Pueblo examine el expediente de la institución afectada o tome declaración a un testigo de conformidad con los apartados 2 y 3 del artículo 5, el demandante no tendrá acceso a documentos confidenciales o información confidencial obtenida a raíz del examen o de la audiencia.

14.3.   Las solicitudes de acceso a documentos se presentarán por escrito (por carta, fax o correo electrónico) y de manera suficientemente precisa para permitir la identificación del documento.

14.4.   Se concederán inmediatamente las solicitudes de acceso a los documentos siguientes, excepto si guardan relación con reclamaciones clasificadas como confidenciales de conformidad con el apartado 1 del artículo 10:

a)   el registro general de reclamaciones;

b)   las reclamaciones remitidas por los demandantes y los documentos adjuntos;

c)   los informes e informes motivados emanados de las instituciones afectadas, así como las observaciones formuladas al efecto por los demandantes;

d)   las decisiones del Defensor del Pueblo de archivar un asunto;

e)   los informes y proyectos de recomendación a los que se refiere el apartado 4 del artículo 8.

14.5.   Se dará acceso a los documentos in situ o mediante expedición de una copia. El Defensor del Pueblo podrá condicionar la expedición de copia de documentos al pago de una tasa razonable. El método de cálculo de las tasas será motivado.

14.6.   El acceso a los documentos mencionados en el apartado 4 del artículo 14 se facilitará con prontitud. Las decisiones sobre solicitudes de acceso público a otros documentos se adoptarán en un plazo de 15 días hábiles a partir de su recepción.

14.7.   El rechazo total o parcial de una solicitud de acceso a un documento será motivado.

Artículo 15 :  Régimen lingüístico

15.1.   Podrá presentarse una reclamación al Defensor del Pueblo en cualquiera de las lenguas del Tratado. El Defensor del Pueblo no estará obligado a examinar las reclamaciones que se le presenten en otras lenguas.

15.2.   La lengua de procedimiento del Defensor del Pueblo será una de las lenguas del Tratado. La lengua aplicable a cada reclamación será aquella en la que estuviera redactada.

15.3.   El Defensor del Pueblo decidirá los documentos que deberán estar redactados en la lengua de procedimiento.

15.4.   La correspondencia con las autoridades de los Estados miembros se mantendrá en la lengua oficial del Estado de que se trate.

15.5.   El informe anual, los informes especiales y, en la medida de lo posible, los demás documentos publicados por el Defensor del Pueblo se elaborarán en todas las lenguas oficiales.

Artículo 16 :  Publicación de informes

16.1.   El Defensor del Pueblo publicará en el Diario Oficial anuncios sobre la aprobación de los informes anuales y especiales en los que se harán públicos los modos en que los interesados pueden tener acceso al texto completo de los documentos.

16.2.   Todos los informes y síntesis de decisiones del Defensor del Pueblo referentes a reclamaciones confidenciales se publicarán de manera que no sea posible la identificación del demandante.

Artículo 17 :  Entrada en vigor

17.1.   Quedan revocadas las medidas de aplicación adoptadas el 16 de octubre de 1997.

17.2.   La presente decisión entrará en vigor el 1 de enero de 2003.

17.3.   Se informará al Presidente del Parlamento Europeo de la adopción de la presente decisión. Se publicará asimismo un anuncio en el Diario Oficial.