Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (1)

IL-PARLAMENT EWROPEW U L-KUNSILL TA’ L-UNJONI EWROPEA,

wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea, u b'mod partikulari l-Artikolu 255(2) tiegħu,

wara li kkunsidraw il-proposta mressqa mill-Kummissjoni (2),

filwaqt li jaġixxu skond il-proċedura msemmija fl-Artikolu 251 tat-Trattat (3),

billi:

(1)    It-tieni subparagrafu ta’ l-Artikolu 1 tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea jħaddan il-kunċett ta’ trasparenza, billi jistqarr li t-Trattat jindika stadju ġdid fil-proċess tal-ħolqien ta’ għaqda dejjem eqreb fost il-popli ta' l-Ewropa, fejn id-deċiżjonijiet jittieħdu bl-aktar mod miftuħ, u kemm jista' jkun qrib taċ-ċittadin.

(2)    It-trasparenza tgħin liċ-ċittadini jieħdu sehem b’mod aktar mill-qrib fil-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet, u tiggarantixxi li l-amministrazzjoni tgawdi aktar leġittimità u tkun aktar effettiva u responsabbli fir-rigward taċ-ċittadin f'sistema demokratika. It-trasparenza tikkontribwixxi biex jissaħħu l-prinċipji tad-demokrazija u r-rispett lejn id-drittijiet fundamentali, kif stipulat fl-Artikolu 6 tat-Trattat UE u fil-Karta tad-Drittijiet Fundamentali ta’ l-Unjoni Ewropea.

(3)    Il-konklużjonijiet tal-laqgħat tal-Kunsill Ewropew li saru f’Birmingham, f’Edinburgu u f’Kopenħagen enfasizzaw il-bżonn li tiddaħħal aktar trasparenza fix-xogħol ta’ l-istituzzjonijiet ta’ l-Unjoni. Dan ir-Regolament jikkonsolida l-inizjattivi li diġà ttieħdu mill-istituzzjonijiet bi skop li jtejbu t-trasparenza tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet.

(4)    L-iskop ta’ dan ir-Regolament huwa li d-dritt ta’ l-aċċess pubbliku għad-dokumenti jitwettaq bl-aktar mod effettiv possibbli u li jistipula l-pinċipji ġenerali u l-limiti għal dan l-aċċess skond l-Artikolu 255(2) tat-Trattat KE.

(5)    Peress li l-kwistjoni ta' l-aċċess għad-dokumenti m'hijiex koperta mid-dispożizzjonijiet tat-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea tal-Faħam u l-Azzar u tat-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni għandhom, skond id-Dikjarazzjoni Nru 41, mehmuża ma’ l-Att Finali tat-Trattat ta’ Amsterdam, iqisu dan ir-Regolament bħala gwida fir-rigward ta’ dokumenti dwar l-attivitajiet koperti minn dawk iż-żewġ Trattati.

(6)    Għandu jingħata aċċess akbar għad-dokumenti f’każi fejn l-istituzzjonijiet jaġixxu fil-kapaċitajiet leġiżlattivi tagħhom, inklużi każi fejn jaġixxu skond setgħat delegati, filwaqt li fl-istess ħin tinżamm l-effettività tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet ta’ l-istituzzjonijiet. Sa fejn ikun possibbli, dawn id-dokumenti għandhom ikunu aċċessibbli direttament.

(7)    Skond l-Artikoli 28(1) u 41(1) tat-Trattat UE, id-dritt ta’ l-aċċess japplika wkoll għad-dokumenti dwar il-politika barranija u għas-sigurtà komuni u dwar il-koperazzjoni tal-pulizija u l-koperazzjoni ġudizzjarja fi kwistjonijiet kriminali. Kull istituzzjoni għandha tirrispetta r-regoli tas-sigurtà tagħha.

(8)    L-aġenziji kollha mwaqqfa mill-istituzzjonijiet għandhom japplikaw il-prinċipji stabbiliti f’dan ir-Regolament sabiex tiġi żgurata l-applikazzjoni sħiħa ta’ dan ir-Regolament fl-attivitajiet kollha ta’ l-Unjoni.

(9)    Minħabba l-kontenut sensittiv ħafna tagħhom, xi dokumenti għandhom jingħataw trattament speċjali, . Arranġamenti sabiex il-Parlament Ewropew ikun infurmat bil-kontenut ta' dawn id-dokumenti għandhom isiru permezz ta' ftehim interistituzzjonali.

(10)    Sabiex ikun hemm aktar trasparenza fix-xogħol ta’ l-istituzzjonijiet, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni għandhom jagħtu aċċess mhux biss għad-dokumenti mħejjija mill-istituzzjonijiet, iżda wkoll għad-dokumenti li huma jirċievu. F’dan il-kuntest, għandu jitfakkar li d-Dikjarazzjoni Nru 35, mehmuża ma’ l-Att Finali tat-Trattat ta’ Amsterdam tipprovdi li Stat Membru jista’ jitlob lill-Kummissjoni jew lill-Kunsill biex ma jikkommunikawx lil terzi dokument li ġej minn dak l-Istat mingħajr il-kunsens tiegħu minn qabel.

(11)    Fil-prinċipju, d-dokumenti kollha ta’ l-istituzzjonijiet għandhom ikunu aċċessibbli għall-pubbliku. Madankollu, bħala eċċezzjoni xi interessi pubbliċi u privati għandhom jiġu protetti. L-istituzzjonijiet għandu jkollhom id-dritt li jipproteġu l-konsultazzjonijiet u d-deliberazzjonijiet interni tagħhom fejn meħtieġ sabiex jissalvagwardjaw il-kapaċità tagħhom li jwettqu dmirijiethom. Meta jevalwaw l-eċċeżżjonijiet, l-istituzzjonijiet għandhom jikkunsidraw il-prinċipji tal-leġiżlazzjoni Komunitarja dwar il-protezzjoni ta’ tagħrif personali, f’kull qasam ta’ l-attivitajiet ta’ l-Unjoni.

(12)    Ir-regoli kollha dwar l-aċċess għal dokumenti ta’ l-istituzzjonijiet għandhom ikunu konformi ma' dan ir-Regolament.

(13)    Sabiex jiġi żgurat li d-dritt ta’ l-aċċess jiġi mħares kompletament, għandha tiġi applikata proċedura amministrattiva f’żewġ stadji, flimkien mal-possibilità miżjuda ta’ proċeduri legali jew ta’ lmenti lill-Ombudsman.

(14)    Kull istituzzjoni għandha tieħu l-miżuri meħtieġa sabiex tinforma lill-pubbliku bid-dispożizzjonijiet ġodda fis-seħħ u sabiex tħarreġ l-impjegati tagħha biex jgħinu liċ-ċittadini jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom skond dan ir-Regolament. Kull istituzzjoni għandha tipprovdi aċċess għal reġistru ta’ dokumenti sabiex tgħin liċ-ċittadini jeżerċitaw dawn id-drittijiet.

(15)    Għalkemm l-emendar ta’ liġijiet nazzjonali dwar aċċess għal dokumenti ma jikkostitwixxix la l-iskop u lanqas l-effett ta' dan ir-Regolament, huwa madankollu ċar li, permezz tal-prinċipju ta' koperazzjoni leali li jirregola r-relazzjonijiet bejn l-istituzzjonijiet u l-Istati Membri, l-Istati Membri għandhom jaraw li ma jfixklux l-applikazzjoni xierqa ta’ dan ir-Regolament u għandhom iħarsu r-regoli ta’ sigurtà ta’ l-istituzzjonijiet.

(16)    Dan ir-Regolament huwa bla preġudizzju għad-drittijiet eżistenti ta’ aċċess għal dokumenti li għandhom l-Istati Membri, l-awtoritajiet ġudizzjarji jew il-korpi investigattivi.

(17)    Skond l-Artikolu 255(3) tat-Trattat tal-KE, kull istituzzjoni għandha tistipula dispożizzjonijiet speċifiċi dwar l-aċċess għad-dokumenti tagħha fir-regoli tal-proċedura tagħha. Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 93/731/KE ta’ l-20 ta’ Diċembru 1993 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kunsill (4), id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/90/KEFA, KE, Euratom tat-8 ta’ Frar 1994 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kummissjoni (5), id-Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew 97/632/KE, KEFA, Euratom ta’ l-10 ta’ Lulju 1997 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew (6), u r-regoli dwar il-kunfidenzjalità tad-dokumenti ta’ Schengen, għandhom jiġu emendati jew imħassra,

ADOTTAW DAN IR-REGOLAMENT:

Artikolu 1 Għan

L-għan ta’ dan ir-Regolament huwa:

    (a) li jiġu definiti l-prinċipji, il-kundizzjonijiet u l-limiti għal raġunijiet ta’ interess pubbliku jew privat li jirregolaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (hawnhekk minn issa 'l quddiem imsejħa "l-istituzzjonijiet") kif stipulat fl-Artikolu 255 tat-Trattat tal-KE sabiex jiġi żgurat l-akbar aċċess possibbli għad-dokumenti,

    (b) li jistabbilixxi regoli li jiżguraw l-akbar faċilità possibbli fl-eżerċitar ta’ dan id-dritt, u

    (c) li jippromwovi prattika amministrattiva tajba fl-aċċess għad-dokumenti.

Artikolu 2 Benefiċjarji u skop

1.    Kull ċittadin ta' l-Unjoni, u kull persuna fiżika jew legali residenti jew li għandha l-uffiċċju reġistrat fi Stat Membru, għandhom dritt ta’ aċċess għad-dokumenti ta' l-istituzzjonijiet, bla ħsara għall-prinċipji, għall-kundizzjonijiet u għal-limiti stipulati f’dan ir-Regolament.

2.    L-istituzzjonijiet jistgħu, sakemm josservaw l-istess prinċipji, kundizzjonijiet u limiti, jagħtu aċċess għad-dokumenti lil kull persuna fiżika jew legali li m’hijiex residenti jew li m’għandhiex l-uffiċċju reġistrat fi Stat Membru.

3.    Dan ir-Regolament għandu japplika għad-dokumenti kollha miżmuma minn istituzzjoni, jiġifieri, dokumenti li ħejjiet jew li rċiviet u li qegħdin fil-pussess tagħha, f’kull qasam ta’ attività ta’ l-Unjoni Ewropea.

4.    Mingħajr preġudizzju għall-Artikoli 4 u 9, dokumenti għandhom ikunu aċċessibbli għall-pubbliku wara applikazzjoni bil-miktub, direttament f’forma elettronika jew permezz ta’ reġistru. B’mod partikulari, dokumenti li tħejjew jew li waslu waqt proċedura leġiżlattiva għandhom ikunu aċċessibbli direttament skond l-Artikolu 12.

5.    Dokumenti sensittivi kif definiti fl-Artikolu 9(1) għandhom ikunu suġġetti għal trattament speċjali skond dak l-Artikolu.

6.    Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr preġudizzju għad-drittijiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti miżmuma mill-istituzzjonijiet li jistgħu jirriżultaw minn strumenti tad-dritt internazzjonali jew minn atti ta’ l-istituzzjonijiet li qed jimplementawhom.

Artikolu 3 Definizzjonijiet

Għall-finijiet ta' dan ir-Regolament:

    (a) "dokument" tfisser kull kontenut, ikun liema jkun il-mezz ta' komunikazzjoni tiegħu (miktub fuq karta jew reġistrat f’forma elettronika jew irrekordjat bħala 'sound' jew irrekordjat b'mod viżiv jew awdjoviżiv) li jikkonċerna kwistjoni li għandha x'taqsam mal-politiki, ma' l-attivitajiet u mad-deċiżjonijiet li jaqgħu fi ħdan ir-responsabbiltà ta’ l-istituzzjoni;

    (b) "terza persuna" tfisser kull persuna fiżika jew legali, jew kull entità barra mill-istituzzjoni involuta, inklużi l-Istati Membri, istituzzjonijiet Kommunitarji jew mhux Kommunitarji u korpi u pajjiżi terzi.

Artikolu 4 Eċċezzjonijiet

1.    L-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw l-aċċess għal dokument li, jekk jiġi żvelat, jista’ jdgħajjef il-ħarsien ta’:

    (a) l-interess pubbliku fir-rigward:

-    tas-sigurtà pubblika,

-    tad-difiża u ta' affarijiet militari,

-    ta' relazzjonijiet internazzjonali,

-    tal-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-Komunità jew ta’ Stat Membru;

    (b) il-privatezza u l-integrità ta’ l-individwu, b’mod partikulari b'konformità mal-leġiżlazzjoni Komunitarja dwar il-ħarsien ta' tagħrif personali.

2.    L-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw l-aċċess għal dokument li, jekk jiġi żvelat, jista’ jdgħajjef il-ħarsien ta’:

-    interessi kummerċjali ta’ persuna fiżika jew legali, inkluża l-proprjetà intellettwali,

-    proċeduri u pariri legali,

-    l-iskop ta’ ispezzjonijiet, investigazzjonijiet u verifiki,

sakemm ma’ jkunx hemm interess pubbliku prevalenti biex id-dokument jiġi żvelat.

3.    Għandu jiġi rifjutat l-aċċess għal dokument imħejji għall-użu intern minn istituzzjoni jew li jkun ġie irċevut minn istituzzjoni, li jikkonċerna kwistjoni fejn id-deċiżjoni ma ttiħditx mill-istituzzjoni, f'każ li, jekk jiġi żvelat, idgħajjef serjament il-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet ta’ l-istituzzjoni, sakemm ma jkunx hemm interess pubbliku prevalenti biex dan id-dokument jiġi żvelat.

Aċċess għal dokument li fih opinjonijiet għall-użu intern bħala parti minn deliberazzjonijiet u konsultazzjonijiet preliminarji fl-istituzzjoni kkonċernata għandu jiġi rrifjutat anke wara li tkun ittieħdet id-deċiżjoni jekk l-iżvelar tad-dokument idgħajjef serjament il-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet ta' l-istituzzjoni, sakemm ma jkunx hemm interess pubbliku prevalenti biex dan id-dokument jiġi żvelat.

4.    Fir-rigward ta’ dokumenti ta' terzi persuni, l-istituzzjoni għandha tikkonsulta mat-terza persuna bl-iskop li tevalwa jekk tkunx tapplika xi eċċezzjoni fil-paragrafu 1 jew 2, sakemm ma jkunx evidenti li d-dokument għandu jiġi żvelat jew le.

5.    Stat Membru jista’ jitlob lill-istituzzjoni sabiex ma tiżvelax dokument li ġej minn dak l-Istat Membru mingħajr il-kunsens tiegħu minn qabel.

6.    Jekk xi eċċezzjonijiet ikopru biss partijiet tad-dokument mitlub, il-partijiet l-oħra tad-dokument għandhom jiġu żvelati.

7.    L-eċċezzjonijiet stipulati fil-paragrafi 1 sa 3 għandhom japplikaw biss għaż-żmien li fih il-ħarsien ikun iġġustifikat fuq il-bażi tal-kontenut tad-dokument. L-eċċezzjonijiet jistgħu japplikaw għal perjodu ta' mhux itwal minn 30 sena. Fil-każ ta’ dokumenti koperti mill-eċċezzjonijiet li jikkonċernaw il-privatezza jew interessi kummerċjali u fil-każ ta’ dokumenti sensittivi, jekk ikun meħtieġ, l-eċċezzjonijiet jistgħu jibqgħu japplikaw wara dan il-perjodu.

Artikolu 5 Dokumenti fl-Istati Membri

Meta Stat Membru jirċievi talba għal dokument li hu għandu fil-pussess tiegħu, liema talba toriġina minn istituzzjoni, sakemm ma jkunx ċar li d-dokument għandu jiġi żvelat jew le, l-Istat Membru għandu jikkonsulta ma’ l-istituzzjoni involuta sabiex jieħu deċiżjoni li ma tpoġġix fil-periklu l-possibiltà li jintlaħqu l-għanijiet ta’ dan ir-Regolament.

L-Istat Membru jista’ minflok jirreferi t-talba lill-istituzzjoni.

Artikolu 6 Applikazzjonijiet

1.    Applikazzjonijiet għall-aċċess għal dokument għandhom isiru fi kwalunkwe forma miktuba, inkluża l-forma elettronika, f’waħda mil-lingwi msemmija fl-Artikolu 314 tat-Trattat tal-KE u b’mod preċiż biżżejjed li jippermettu lill-istituzzjoni sabiex tidentifika d-dokument. L-applikant mhux obbligat li jagħti r-raġunijiet li għalihom qed jagħmel l-applikazzjoni.

2.    Jekk applikazzjoni ma tkunx preċiża biżżejjed, l-istituzzjoni għandha titlob lill-applikant sabiex jiċċara l-applikazzjoni u għandha tgħin lill-applikant f’dan il-proċess billi, per eżempju, tipprovdi tagħrif dwar l-użu tar-reġistri pubbliċi ta’ dokumenti.

3.    Fil-każ ta’ applikazzjoni li għandha x'taqsam ma' dokument twil ħafna jew ma' numru kbir ta’ dokumenti, l-istituzzjoni involuta tista’ tkellem lill-applikant b’mod informali, sabiex tinstab soluzzjoni ġusta.

4.    L-istituzzjonijiet għandhom jipprovdu tagħrif u għajnuna liċ-ċittadini dwar kif u fejn jistgħu jsiru l-applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti.

Artikolu 7 Proċessar ta’ applikazzjonijiet inizjali

1.    Applikazzjoni għall-aċċess għal dokument għandha tiġi proċessata mill-ewwel. Għandha tintbagħat konferma ta' rċevuta lill-applikant. Sa 15-il ġurnata tax-xogħol mir-reġistrazzjoni ta’ l-applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tipprovdi l-aċċess għad-dokument mitlub u tipprovdi l-aċċess skond l-Artikolu 10 f’dak il-perjodu jew, permezz ta' tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali u tavża lill-applikant dwar id-dritt tiegħu li jagħmel applikazzjoni ta' konferma skond il-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu.

2.    Fil-każ ta’ rifjut totali jew parzjali, l-applikant jista’, fi żmien 15-il ġurnata tax-xogħol minn meta jirċievi t-tweġiba mill-istituzzjoni, jagħmel applikazzjoni ta' konferma fejn jitlob lill-istituzzjoni terġa’ tikkunsidra il-pożizzjoni tagħha.

3.    F’każi eċċezzjonali, per eżempju fil-każ ta’ applikazzjoni dwar dokument twil ħafna jew dwar numru kbir ta’ dokumenti, id-data ta' skadenza stipulata fil-paragrafu 1 tista’ tiġi estiża bi 15-il ġurnata tax-xogħol, sakemm l-applikant jiġi avżat minn qabel u jingħataw raġunijiet dettaljati.

4.    Jekk l-istituzzjoni tonqos li twieġeb fiż-żmien stipulat tkun qed tagħti d-dritt lill-applikant li jagħmel applikazzjoni ta' konferma.

Artikolu 8 Proċessar ta’ applikazzjonijiet ta' konferma

1.    Applikazzjoni ta' konferma għandha tiġi proċessata mill-ewwel. Fi żmien 15-il ġurnata tax-xogħol mir-reġistrazzjoni ta’ dan it-tip ta' applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tipprovdi l-aċċess għad-dokument mitlub u tipprovdi l-aċċess skond l-Artikolu 10 f’dak il-perjodu jew, permezz ta' tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali. Fil-każ ta’ rifjut totali jew parzjali, l-istituzzjoni għandha tavża l-applikant dwar ir-rimedji disponibbli għalih jew għaliha, b'mod partikulari dwar il-possibiltà li jinfetħu proċeduri legali kontra l-istituzzjoni u/jew li jsir ilment lill-Ombudsman, skond il-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikoli 230 u 195 tat-Trattat tal-KE, rispettivament.

2.    F’każi eċċezzjonali, per eżempju fil-każ ta’ applikazzjoni li tikkonċerna dokument twil ħafna jew dwar numru kbir ta’ dokumenti, id-data ta' skadenza stipulata fil-paragrafu 1 tista’ tiġi estiża bi 15-il ġurnata tax-xogħol, sakemm l-applikant jiġi avżat minn qabel u jingħataw raġunijiet dettaljati.

3.    Jekk l-istituzzjoni tonqos li twieġeb fiż-żmien stipulat tkun qed tagħti d-dritt lill-applikant li jiftaħ proċeduri legali kontra l-istituzzjoni u/jew jagħmel ilment lill-Ombudsman, skond id-dispożizzjonijiet rilevanti tat-Trattat tal-KE.

Artikolu 9 Trattament ta’ dokumenti sensittivi

1.    Dokumenti sensittivi huma dokumenti li ġejjin mill-istituzzjonijiet jew mill-aġenziji mwaqqfa minnhom, mill-Istati Membri, minn pajjiżi terzi jew minn Organizzazzjonijiet Internazzjonali, li huma klassifikati bħala "TRÉS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" jew "CONFIDENTIEL" skond ir-regoli ta’ l-istituzzjoni kkonċernata, li jħarsu l-interessi essenzjali ta’ l-Unjoni Ewropea jew ta’ wieħed jew aktar mill-Istati Membri tagħha fl-oqsma koperti mill-Artikolu 4(1)(a), partikularment is-sigurtà pubblika, id-difiża u affarijiet militari.

2.    Applikazzjonijiet għall-aċċess għal dokumenti sensittivi skond il-proċeduri stabbiliti fl-Artikoli 7 u 8 għandhom jiġu proċessati biss minn dawk il-persuni li għandhom dritt isiru jafu dwar dawk id-dokumenti. Dawn il-persuni għandhom ukoll, bla ħsara għall-Artikolu 11(2), jevalwaw liema referenzi għal dokumenti sensittivi jistgħu jsiru fir-reġistru pubbliku.

3.    Dokumenti sensittivi għandhom jiġu reġistrati fir-reġistru jew żvelati biss bil-kunsens ta’ min oriġina d-dokument.

4.    Istituzzjoni li tiddeċiedi li tiċħad l-aċċess għal dokument sensittiv għandha tagħti r-raġunijiet għad-deċiżjoni tagħha b’mod li ma jagħmilx ħsara lill-interessi protetti mill-Artikolu 4.

5.    L-Istati Membri għandhom jieħdu miżuri adegwati sabiex jiżguraw li fl-ipproċessar ta’ applikazzjonijiet għal dokumenti sensittivi jitħarsu l-prinċipji stipulati f’dan l-Artikolu u fl-Artikolu 4.

6.    Ir-regoli ta’ l-istituzzjonijiet dwar dokumenti sensittivi għandhom isiru pubbliċi.

7.    Il-Kummissjoni u l-Kunsill għandhom javżaw lill-Parlament Ewropew dwar dokumenti sensittivi skond l-arranġamenti miftiehma bejn l-istituzzjonijiet.

Artikolu 10 Aċċess wara applikazzjoni

1.    L-applikant għandu jkollu aċċess għad-dokumenti jew billi jikkonsultahom fuq il-post jew billi jirċievi kopja, inkluż, fejn disponibbli, kopja elettronika, skond il-preferenza ta’ l-applikant. L-applikant jista' jintalab jagħmel tajjeb għall-ispejjeż biex jiġu prodotti u mibgħuta kopji.Dan il-ħlas m’għandux jaqbeż l-ispiża li fil-fatt tkun saret biex jiġu prodotti u mibgħuta l-kopji. Konsultazzjoni fuq il-post, kopji ta’ inqas minn 20 paġna A4 u aċċess dirett fil-forma elettronika jew permezz tar-reġistru għandhom ikunu b'xejn.

2.    Jekk dokument ikun diġà nħareġ mill-istituzzjoni konċernata u jkun faċilment aċċessibbli għall-applikant, l-istituzzjoni tista’ twettaq l-obbligu tagħha li tipprovdi l-aċċess għal dokumenti billi tinforma lill-applikant kif jista’ jikseb id-dokument mitlub.

3.    Dokumenti għandhom jiġu pprovduti f’verżjoni u format eżistenti (inklużi dawk elettroniċi jew f’format alternattiv bħal bil-Braille, b'tipa kbira jew fuq tejp) u għandha tingħata kull kunsiderazzjoni tal-preferenza ta’ l-applikant.

Artikolu 11 Reġistri

1.    Sabiex id-drittijiet taċ-ċittadin skond dan ir-Regolament isiru effettivi, kull istituzzjoni għandha tipprovdi aċċess pubbliku għal reġistru ta' dokumenti. Aċċess għar-reġistru għandu jingħata f'forma elettronika. Referenzi għal dokumenti għandhom ikun rreġistrati fir-reġistru mingħajr dewmien.

2.    Għal kull dokument, ir-reġistru għandu jkollu numru ta’ referenza (inkluża, fejn tapplika, ir-referenza interistituzzjonali), is-suġġett u/jew deskrizzjoni fil-qosor tal-kontenut tad-dokument u d-data ta' meta l-istituzzjoni tkun irċeviet id-dokumenti, id-data ta' meta tħejja u d-data ta' meta ddaħħal fir-reġistru. Ir-referenzi għandhom isiru b'mod li ma jdgħajfux il-protezzjoni ta' l-interessi stipulati fl-Artikolu 4.

3.    L-istituzzjonijiet għandhom immedjatament jieħdu l-miżuri meħtieġa sabiex jistabbilixxu reġistru li għandu jkun utilizzabbli sat-3 Ġunju 2002.

Artikolu 12 Aċċess dirett f’forma elettronika jew permezz ta’ reġistru

1.    L-istituzzjonijiet għandhom, sa fejn hu possibbli, jagħmlu d-dokumenti direttament aċċessibbli għall-pubbliku f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru, bi qbil mar-regoli ta' l-istituzzjoni kkonċernata.

2.    B’mod partikulari, d-dokumenti legiżlattivi, jiġifieri, dokumenti mħejjija jew li waslu matul proċeduri għall-adozzjoni ta’ atti li jorbtu legalment fi jew għall-Istati Membri, għandhom ikunu direttament aċċessibbli, bla ħsara għall-Artikoli 4 u 9.

3.    Fejn ikun possibbli, dokumenti oħra, partikularment dokumenti dwar l-iżvilupp ta' politika jew strateġija, għandhom ikunu direttament aċċessibbli.

4.    Meta aċċess dirett ma jingħatax permezz tar-reġistru, ir-reġistratur għandu, sa fejn ikun possibbli, jindika fejn jinsab id-dokument.

Artikolu 13 Pubblikazzjoni fil-Ġurnal Uffiċjali

Flimkien ma' l-atti msemmija fl-Artikolu 254(1) u (2) tat-Trattat tal-KE u fl-ewwel paragrafu ta’ l-Artikolu 163 tat-Trattat Euratom, id-dokumenti li ġejjin, bla ħsara għall-Artikoli 4 u 9 ta’ dan ir-Regolament, għandhom jiġu ppublikati fil-Ġurnal Uffiċjali:

    (a) proposti tal-Kummissjoni;

    (b) pożizzjonijiet komuni adottati mill-Kunsill skond il-proċedura msemmija fl-Artikoli 251 u 252 tat-Trattat tal-KE u r-raġunijiet għal dawk il-pożizzjonijiet komuni, kif ukoll il-pożizzjonijiet tal-Parlament Ewropew f’dawn il-proċeduri;

    (c) il-qafas tad-deċiżjonijiet u deċiżjonijiet msemmija fl-Artikolu 34(2) tat-Trattat UE;

    (d) konvenzjonijiet stipulati mill-Kunsill skond l-Artikolu 34(2) tat-Trattat UE;

    (e) konvenzjonijiet iffirmati bejn l-Istati Membri fuq il-bażi ta’ l-Artikolu 293 tat-Trattat KE;

    (f) ftehimiet internazzjonali konklużi mill-Komunità jew skond l-Artikolu 24 tat-Trattat UE.

Sa fejn hu possibbli, id-dokumenti li ġejjin għandhom jiġu ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali:

    (a) inizjattivi preżentati lill-Kunsill minn Stat Membru skond l-Artikolu 67(1) tat-Trattat KE jew skond l-Artikolu 34(2) tat-Trattat UE;

    (b) pożizzjonijiet komuni msemmija fl-Artikolu 34(2) tat-Trattat UE;

    (c) direttivi li m'humiex id-direttivi isemmija fl-Artikolu 254(1) u (2) tat-Trattat KE, deċiżjonijiet li m'humiex id-deċiżjonijiet imsemmija fl-Artikolu 254(1) tat-Trattat KE, rakkomandazzjonijiet u opinjonijiet.

3.    Fir-regoli ta' proċedura tagħha kull istituzzjoni tista’ tistabbilixxi liema dokumenti oħrajn għandhom jiġu ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali.

Artikolu 14 Tagħrif

1.    Kull istituzzjoni għandha tieħu l-miżuri meħtieġa sabiex tavża l-pubbliku dwar id-drittijiet li għandu skond dan ir-Regolament.

2.    L-Istati Membri għandhom jikkoperaw ma’ l-istituzzjonijiet fl-għoti ta’ tagħrif liċ-ċittadini.

Artikolu 15 Prattika amministrattiva fl-istituzzjonijiet

1.    L-istituzzjonijiet għandhom jiżviluppaw prattiki amministrattivi tajbin sabiex jiffaċilitaw l-eżerċizzju tad-dritt ta’ l-aċċess garantit minn dan ir-Regolament.

2.    L-istituzzjonijiet għandhom iwaqqfu kumitat interistituzzjonali sabiex jeżamina l-aħjar prattika, jindirizza konflitti li jistgħu jinqalgħu u jiddiskuti żviluppi futuri dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

Artikolu 16 Riproduzzjoni ta’ dokumenti

Dan ir-Regolament għandu jkun bla ħsara għal regoli fis-seħħ li jistgħu jillimitaw id-dritt ta' terza persuna li tirriproduċi jew li tisfrutta dokumenti żvelati.

Artikolu 17 Rapporti

1.    Kull istituzzjoni għandha ta' kull sena tippubblika rapport għas-sena ta’ qabel, inkluż in-numru ta’ każi fejn l-istituzzjoni rriffjutat l-aċċess għal dokumenti, ir-raġunijiet għal dan ir-rifjut u n-numru ta’ dokumenti sensittivi li m'humiex reġistrati fir-reġistru.

2.    Sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar 2004, il-Kummissjoni għandha tippubblika rapport dwar l-implimentazzjoni tal-prinċipji ta’ dan ir-Regolament u għandha tagħmel rakkomandazzjonijiet li jinkludu, jekk japplika, proposti għar-reviżjoni ta' dan ir-Regolament u programm ta’ azzjoni li jinkludi l-miżuri li għandhom jittieħdu mill-istituzzjonijiet.

Artikolu 18 Miżuri ta’ implimentazzjoni

1.    Kull istituzzjoni għandha tadatta r-regoli ta' proċedura tagħha għad-dispożizzjonijiet ta’ dan ir-Regolament. L-adattamenti għandhom jidħlu fis-seħħ mit-3 ta’ Diċembru 2001.

2.    Fi żmien sitt xhur mid-dħul fis-seħħ ta’ dan ir-Regolament, il-Kummissjoni għandha teżamina l-konformità tar-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom) Nru 354/83 ta’ l-1 ta’ Frar 1983 dwar il-ftuħ għall-pubbliku ta’ l-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u tal-Komunità Ewropea għall-Enerġija Atomika (7) ma’ dan ir-Regolament sabiex tiżgura, sa fejn ikun possibbli, il-preservazzjoni u l-arkivjar ta’ dokumenti.

3.    Fi żmien sitt xhur mid-dħul fis-seħħ ta’ dan ir-Regolament, il-Kummissjoni għandha teżamina l-konformità tar-regoli fis-seħħ dwar l-aċċess ta’ dokumenti ma' dan ir-Regolament.

Artikolu 19 Dħul fis-seħħ

Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fit-tielet jum wara l-jum tal-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.

Għandu jibda japplika mit-3 ta’ Diċembru 2001.