A.    Beschluss des Europäischen Parlaments über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (1)

Das Europäische Parlament –

gestützt auf die Verträge zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften, insbesondere auf Artikel 195 Absatz 4 EGV und Artikel 107d Absatz 4 EAGV,

nach Stellungnahme der Kommission,

nach Zustimmung des Rates,

in Erwägung nachstehender Gründe:

Die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten sind unter Beachtung der in den Verträgen zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften vorgesehenen Bestimmungen festzulegen.

Hierbei ist es erforderlich, die Voraussetzungen, unter denen der Bürgerbeauftragte mit einer Beschwerde befasst werden kann, sowie die Beziehungen zwischen der Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten und den Gerichts- oder Verwaltungsverfahren festzulegen.

Der Bürgerbeauftragte, der auch auf eigene Initiative tätig werden kann, muss über alle für die Erfüllung seiner Aufgaben notwendigen Mittel verfügen. Im Hinblick darauf sind die Organe und Institutionen der Gemeinschaft verpflichtet, dem Bürgerbeauftragten auf Anfrage die von ihm erbetenen Auskünfte zu erteilen unbeschadet der Auflage für den Bürgerbeauftragten, diese Auskünfte nicht zu verbreiten. Der Zugang zu Verschlusssachen, insbesondere zu sensiblen Dokumenten im Sinne des Artikels 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 (2), sollte nur gewährt werden, wenn die Sicherheitsvorschriften des betreffenden Organs oder der betreffenden Institution der Gemeinschaft eingehalten werden. Die Organe oder Institutionen, die die in Artikel 3 Absatz 2 Unterabsatz 1 genannten Verschlusssachen zur Verfügung stellen, sollten den Bürgerbeauftragten darauf hinweisen, dass es sich um Verschlusssachen handelt. Zur Umsetzung der in Artikel 3 Absatz 2 Unterabsatz 1 vorgesehenen Regelungen sollte der Bürgerbeauftragte im Voraus mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Institution die Bedingungen für die Behandlung von Verschlusssachen und anderen unter das Dienstgeheimnis fallenden Informationen vereinbaren. Wenn der Bürgerbeauftragte die gewünschte Unterstützung nicht erhält, setzt er das Europäische Parlament hiervon in Kenntnis, dem es obliegt, geeignete Schritte zu unternehmen.

Es sind Verfahren für den Fall vorzusehen, dass als Ergebnis der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten Missstände auf Verwaltungsebene festgestellt werden; ferner ist vorzusehen, dass der Bürgerbeauftragte dem Europäischen Parlament am Ende jeder jährlichen Sitzungsperiode einen umfassenden Bericht vorlegt.

Der Bürgerbeauftragte und sein Personal sind hinsichtlich der Informationen, von denen sie bei Erfüllung ihrer Aufgaben Kenntnis erhalten haben, zur Zurückhaltung verpflichtet. Der Bürgerbeauftragte ist andererseits verpflichtet, die zuständigen Behörden über die Sachverhalte, die seines Erachtens unter das Strafrecht fallen und von denen er im Rahmen einer Untersuchung Kenntnis erhält, zu unterrichten.

Unter Wahrung des geltenden nationalen Rechts ist eine Möglichkeit der Zusammenarbeit zwischen dem Bürgerbeauftragten und den in bestimmten Mitgliedstaaten bestehenden Stellen gleicher Art vorzusehen.

Es obliegt dem Europäischen Parlament, den Bürgerbeauftragten zu Beginn jeder Wahlperiode und für deren Dauer zu ernennen; er wird unter den Persönlichkeiten ausgewählt, die Unionsbürger sind und die jede Gewähr für Unabhängigkeit bieten und über die erforderliche Befähigung verfügen.

Es sind die Voraussetzungen festzulegen, unter denen das Amt des Bürgerbeauftragten endet.

Der Bürgerbeauftragte übt sein Amt, für das er bei seinem Amtsantritt vor dem Gerichtshof eine feierliche Verpflichtung ablegt, in völliger Unabhängigkeit aus; es ist festzulegen, welche Tätigkeiten oder Handlungsweisen mit dem Amt des Bürgerbeauftragten unvereinbar sind; sodann sind sein Gehalt und die ihm gewährten Vorrechte und Befreiungen festzulegen.

Es sind Regelungen für die Beamten und Bediensteten des Sekretariats, das den Bürgerbeauftragten unterstützt, sowie für dessen Haushaltsplan vorzusehen; Sitz des Bürgerbeauftragten ist der Sitz des Europäischen Parlaments.

Es ist Sache des Bürgerbeauftragten, die Durchführungsbestimmungen zu diesem Beschluss festzulegen. Im übrigen sind einige Übergangsbestimmungen für den ersten Bürgerbeauftragten zu erlassen, der nach dem Inkrafttreten des Vertrags über die Europäische Union ernannt wird –

BESCHLIESST:

Artikel 1

1.    Dieser Beschluss legt die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten gemäß Artikel 195 Absatz 4 EGV und Artikel 107d Absatz 4 EAGV fest.

2.    Der Bürgerbeauftragte erfüllt seine Aufgaben unter Beachtung der Befugnisse, die den Organen und Institutionen der Gemeinschaft durch die Verträge zugewiesen sind.

3.    Der Bürgerbeauftragte darf nicht in ein schwebendes Gerichtsverfahren eingreifen oder die Rechtmäßigkeit einer gerichtlichen Entscheidung in Frage stellen.

Artikel 2

1.    Der Bürgerbeauftragte trägt im Rahmen und unter den Bedingungen der obengenannten Verträge dazu bei, Missstände bei der Tätigkeit der Organe und Institutionen der Gemeinschaft – mit Ausnahme des Gerichtshofs und des Gerichts erster Instanz in Ausübung ihrer Rechtsprechungsbefugnisse – aufzudecken und Empfehlungen im Hinblick auf ihre Abstellung zu geben. Handlungen anderer Behörden oder Personen können nicht Gegenstand von Beschwerden beim Bürgerbeauftragten sein.

2.    Jeder Bürger der Union oder jede natürliche oder juristische Person mit Wohnort oder satzungsmäßigem Sitz in einem Mitgliedstaat der Union kann den Bürgerbeauftragten unmittelbar oder über ein Mitglied des Europäischen Parlaments mit einer Beschwerde über einen Missstand bei der Tätigkeit der Organe oder Institutionen der Gemeinschaft – mit Ausnahme des Gerichtshofs und des Gerichts erster Instanz in Ausübung ihrer Rechtsprechungsbefugnisse – befassen. Der Bürgerbeauftragte unterrichtet das betroffene Organ oder die betroffene Institution, sobald er mit einer Beschwerde befasst worden ist.

3.    Die Beschwerde muss den Gegenstand der Beschwerde sowie die Person des Beschwerdeführers erkennen lassen; diese Person kann beantragen, dass die Beschwerde vertraulich behandelt wird.

4.    Die Beschwerde muss innerhalb von zwei Jahren ab dem Zeitpunkt, zu dem der Beschwerdeführer Kenntnis von den seiner Beschwerde zugrundeliegenden Sachverhalten erhalten hat, eingelegt werden. Ihr müssen die geeigneten administrativen Schritte bei dem betroffenen Organ oder der betroffenen Institution vorausgegangen sein.

5.    Der Bürgerbeauftragte kann dem Beschwerdeführer empfehlen, sich an eine andere Stelle zu wenden.

6.    Durch Beschwerden beim Bürgerbeauftragten werden die Fristen für gerichtliche oder verwaltungsrechtliche Verfahren nicht unterbrochen.

7.    Wenn der Bürgerbeauftragte aufgrund eines anhängigen oder abgeschlossenen Gerichtsverfahrens über die behaupteten Sachverhalte eine Beschwerde für unzulässig erklären oder ihre Prüfung beenden muss, sind die Ergebnisse der Untersuchungen, die er bis dahin möglicherweise durchgeführt hat, zu den Akten zu legen.

8.    Der Bürgerbeauftragte kann mit einer Beschwerde, die das Arbeitsverhältnis zwischen den Organen und Institutionen der Gemeinschaft und ihren Beamten und sonstigen Bediensteten betrifft, nur dann befasst werden, wenn die internen Möglichkeiten zur Einreichung von Anträgen und Beschwerden, insbesondere gemäß Artikel 90 Absätze 1 und 2 des Statuts der Beamten, von dem Betreffenden genutzt wurden und nachdem die Beantwortungsfrist der so befassten Behörde abgelaufen ist.

9.    Der Bürgerbeauftragte unterrichtet den Beschwerdeführer so rasch wie möglich über die Weiterbehandlung seiner Beschwerde.

Artikel 3

1.    Der Bürgerbeauftragte führt von sich aus oder aufgrund einer Beschwerde alle Untersuchungen durch, die er zur Klärung eines vermuteten Missstands bei der Tätigkeit der Organe und Institutionen der Gemeinschaft für gerechtfertigt hält. Er unterrichtet das betreffende Organ oder die betreffende Institution darüber; das Organ oder die Institution kann ihm zweckdienliche Bemerkungen übermitteln.

2.    Die Organe und Institutionen der Gemeinschaft sind verpflichtet, dem Bürgerbeauftragten die von ihm erbetenen Auskünfte zu erteilen, und gewähren ihm Zugang zu den betreffenden Unterlagen. Der Zugang zu Verschlusssachen, insbesondere zu sensiblen Dokumenten im Sinne des Artikels 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001, wird nur gewährt, wenn die Sicherheitsvorschriften des betreffenden Organs oder der betreffenden Institution der Gemeinschaft eingehalten werden.

Die Organe oder Institutionen, die die in Unterabsatz 1 genannten Verschlusssachen zur Verfügung stellen, weisen den Bürgerbeauftragten darauf hin, dass es sich um Verschlusssachen handelt.

Zur Umsetzung der in Unterabsatz 1 vorgesehenen Regelungen vereinbart der Bürgerbeauftragte im Voraus mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Institution die Bedingungen für die Behandlung von Verschlusssachen und anderen unter das Dienstgeheimnis fallenden Informationen.

Zu Dokumenten eines Mitgliedstaats, die aufgrund von Rechts- oder Verwaltungsvorschriften der Geheimhaltung unterliegen, gewähren die betreffenden Organe oder Institutionen erst nach vorheriger Zustimmung dieses Mitgliedstaats Zugang.

Zu den anderen Dokumenten eines Mitgliedstaats gewähren sie Zugang, nachdem sie den Mitgliedstaat benachrichtigt haben.

In beiden Fällen und gemäß Artikel 4 darf der Bürgerbeauftragte den Inhalt dieser Dokumente nicht verbreiten.

Die Beamten und sonstigen Bediensteten der Organe und Institutionen der Gemeinschaften unterliegen der Zeugnispflicht gegenüber dem Bürgerbeauftragten; sie bleiben an die einschlägigen Bestimmungen des Statuts, insbesondere an die Pflicht zur Wahrung des Dienstgeheimnisses gebunden.

3.    Die Behörden der Mitgliedstaaten sind verpflichtet, dem Bürgerbeauftragten auf Anfrage über die Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten bei den Europäischen Gemeinschaften alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die zur Klärung von Missständen bei den Organen oder Institutionen der Gemeinschaft beitragen können, es sei denn, diese Informationen unterliegen Rechts- oder Verwaltungsvorschriften betreffend die Geheimhaltung oder der Veröffentlichung entgegenstehenden Bestimmungen. In dem zuletztgenannten Fall kann der betreffende Mitgliedstaat dem Bürgerbeauftragten diese Informationen zur Kenntnis bringen, sofern sich der Bürgerbeauftragte verpflichtet, deren Inhalt nicht preiszugeben.

4.    Wird die gewünschte Unterstützung nicht geleistet, so setzt der Bürgerbeauftragte das Europäische Parlament davon in Kenntnis; dieses unternimmt die geeigneten Schritte.

5.    Der Bürgerbeauftragte bemüht sich zusammen mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Institution so weit wie möglich um eine Lösung, durch die der Missstand beseitigt und der eingereichten Beschwerde stattgegeben werden kann.

6.    Deckt der Bürgerbeauftragte einen Missstand auf, so befasst er das betreffende Organ oder die betreffende Institution und unterbreitet gegebenenfalls Entwürfe für Empfehlungen. Das befasste Organ bzw. die befasste Institution übermittelt ihm binnen drei Monaten eine begründete Stellungnahme.

7.    Der Bürgerbeauftragte legt anschließend dem Europäischen Parlament und dem betreffenden Organ oder der betreffenden Institution einen Bericht vor. Er kann darin Empfehlungen geben. Der Beschwerdeführer wird von dem Bürgerbeauftragten über das Ergebnis der Untersuchung, über die Stellungnahme des betreffenden Organs oder der betreffenden Institution sowie über etwaige Empfehlungen des Bürgerbeauftragten unterrichtet.

8.    Am Ende jeder jährlichen Sitzungsperiode legt der Bürgerbeauftragte dem Europäischen Parlament einen Bericht über die Ergebnisse seiner Untersuchungen vor.

Artikel 4

1.    Der Bürgerbeauftragte und sein Personal – auf die Artikel 287 des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und Artikel 194 des Vertrages zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft Anwendung finden – sind verpflichtet, Auskünfte und Dokumente, von denen sie im Rahmen ihrer Untersuchungen Kenntnis erhalten haben, nicht preiszugeben. Sie sind unbeschadet des Absatzes 2 insbesondere verpflichtet, keine Verschlusssachen oder dem Bürgerbeauftragten zur Verfügung gestellten Dokumente, bei denen es sich um sensible Dokumente im Sinne des Artikels 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 oder um Dokumente handelt, die unter den Geltungsbereich der gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften über den Schutz personenbezogener Daten fallen, und keine Informationen, die dem Beschwerdeführer oder anderen betroffenen Personen schaden könnten, zu verbreiten.

2.    Erhält der Bürgerbeauftragte im Rahmen einer Untersuchung Kenntnis von Sachverhalten, die seines Erachtens unter das Strafrecht fallen, so unterrichtet er hiervon unverzüglich die zuständigen nationalen Behörden, indem er die Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten bei den Europäischen Gemeinschaften und, sofern der Fall in die jeweilige Zuständigkeit fällt, das zuständige Organ, die zuständige Institution oder die für Betrugsbekämpfung zuständige Dienststelle der Gemeinschaft einschaltet; gegebenenfalls schaltet der Bürgerbeauftragte auch das Organ oder die Institution der Gemeinschaft ein, dem/der der betreffende Beamte oder Bedienstete angehört und das/die gegebenenfalls Artikel 18 Absatz 2 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemeinschaft anwenden kann. Der Bürgerbeauftragte kann außerdem das betreffende Organ oder die betreffende Institution der Gemeinschaft über Sachverhalte unterrichten, die auf ein disziplinarrechtlich relevantes Verhalten eines seiner/ihrer Beamten oder Bediensteten hindeuten.

Artikel 4a

Der Bürgerbeauftragte und sein Personal befassen sich im Rahmen der in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Bedingungen und Beschränkungen mit Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu anderen als den in Artikel 4 Absatz 1 genannten Dokumenten.

Artikel 5

1.    Sofern es dazu beitragen kann, die Wirksamkeit seiner Untersuchungen zu verstärken und den Schutz der Rechte und Interessen der Personen, die Beschwerden bei ihm einreichen, zu verbessern, kann der Bürgerbeauftragte mit den in bestimmten Mitgliedstaaten bestehenden Stellen gleicher Art unter Wahrung des geltenden nationalen Rechts zusammenarbeiten. Der Bürgerbeauftragte darf auf diesem Wege keine Dokumente anfordern, zu denen Artikel 3 keinen Zugang gewährt.

2.    Im Rahmen seiner Aufgaben nach Artikel 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und nach Artikel 107d des Vertrags zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft kann der Bürgerbeauftragte unter denselben Voraussetzungen mit anderen Stellen zur Förderung und zum Schutz der Grundrechte zusammenarbeiten, wobei Überschneidungen mit der Arbeit anderer Organe oder Institutionen zu vermeiden sind.

Artikel 6

1.    Der Bürgerbeauftragte wird vom Europäischen Parlament nach jeder Wahl des Europäischen Parlaments für die Dauer der Wahlperiode ernannt. Wiederernennung ist zulässig.

2.    Der Bürgerbeauftragte wird unter Persönlichkeiten ausgewählt, die Unionsbürger sind, die bürgerlichen Ehrenrechte besitzen, jede Gewähr für Unabhängigkeit bieten und in ihrem Staat die für die höchsten richterlichen Ämter erforderlichen Voraussetzungen erfüllen oder anerkanntermaßen über die Erfahrung und Befähigung zur Wahrnehmung der Aufgaben eines Bürgerbeauftragten verfügen.

Artikel 7

1.    Das Amt des Bürgerbeauftragten endet entweder mit Ablauf von dessen Mandat oder durch Rücktritt oder Amtsenthebung.

2.    Außer im Falle der Amtsenthebung bleibt der Bürgerbeauftragte bis zur Neubesetzung des Amtes im Amt.

3.    Im Falle des vorzeitigen Ausscheidens des Bürgerbeauftragten wird binnen drei Monaten nach dem Freiwerden des Amtes ein Nachfolger für die verbleibende Amtszeit bis zum Ende der Wahlperiode ernannt.

Artikel 8

Ein Bürgerbeauftragter, der die Voraussetzungen für die Ausübung seines Amtes nicht mehr erfüllt oder eine schwere Verfehlung begangen hat, kann auf Antrag des Europäischen Parlaments vom Gerichtshof seines Amtes enthoben werden.

Artikel 9

1.    Der Bürgerbeauftragte übt sein Amt in völliger Unabhängigkeit zum allgemeinen Wohl der Gemeinschaften und der Bürger der Union aus. Er darf bei der Erfüllung seiner Pflichten von keiner Regierung und keiner Stelle Anweisungen anfordern oder entgegennehmen. Er hat jede Handlung zu unterlassen, die mit seinen Aufgaben unvereinbar ist.

2.    Bei seinem Amtsantritt übernimmt der Bürgerbeauftragte vor dem Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften die feierliche Verpflichtung, seine Aufgaben in völliger Unabhängigkeit und Unparteilichkeit wahrzunehmen und während der Ausübung sowie nach Ablauf seiner Amtstätigkeit die sich aus seinem Amt ergebenden Pflichten zu erfüllen, insbesondere die Pflicht, bei der Übernahme bestimmter Tätigkeiten oder der Annahme gewisser Vorteile nach Ablauf seiner Amtstätigkeit ehrenhaft und zurückhaltend zu sein.

Artikel 10

1.    Der Bürgerbeauftragte darf während seiner Amtszeit keine anderen politischen oder administrativen Ämter und keine entgeltliche oder unentgeltliche Berufstätigkeit ausüben.

2.    Der Bürgerbeauftragte ist hinsichtlich seiner Bezüge, seiner Zulagen und seines Ruhegehalts einem Richter am Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften gleichgestellt.

3.    Die Artikel 12 bis 15 und 18 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften sind auf den Bürgerbeauftragten und die Beamten und Bediensteten seines Sekretariats anwendbar.

Artikel 11

1.    Der Bürgerbeauftragte wird von einem Sekretariat unterstützt; er ernennt den Hauptverantwortlichen dieses Sekretariats.

2.    Die Beamten und Bediensteten des Sekretariats des Bürgerbeauftragten unterliegen den Verordnungen und Regelungen für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften. Ihre Zahl wird jährlich im Rahmen des Haushaltsverfahrens festgelegt.

3.    Die in das Sekretariat des Bürgerbeauftragten berufenen Beamten der Europäischen Gemeinschaften und der Mitgliedstaaten werden im dienstlichen Interesse abgeordnet und haben die Gewähr, dass sie in ihre ursprüngliche Institution automatisch wieder eingewiesen werden.

4.    In Angelegenheiten seines Personals ist der Bürgerbeauftragte den Organen im Sinne des Artikels 1 des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften gleichgestellt.

Artikel 12  : (gestrichen)

Artikel 13

Sitz des Bürgerbeauftragten ist der Sitz des Europäischen Parlaments.

Artikel 14

Der Bürgerbeauftragte erlässt die Durchführungsbestimmungen zu diesem Beschluss.

Artikel 15

Die Amtszeit des ersten nach Inkrafttreten des Vertrags über die Europäische Union ernannten Bürgerbeauftragten endet mit Ablauf der Wahlperiode.

Artikel 16  : (gestrichen)

Artikel 17

Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht. Er tritt am Tag seiner Veröffentlichung in Kraft.

B.    Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Annahme von Durchführungsbestimmungen (3)

Artikel 1  : Definitionen

In diesen Durchführungsbestimmungen bezeichnet

a)    „betroffenes Organ“ das Organ oder die Einrichtung der Gemeinschaft, das/die Gegenstand einer Beschwerde oder einer Untersuchung aus eigener Initiative ist;

b)    „Statut“ die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten;

c)    „vertraulich“ in Bezug auf Dokumente und Informationen, dass diese nicht offengelegt werden dürfen.

Artikel 2  : Eingang von Beschwerden

2.1    Beschwerden werden beim Eingang erfasst, registriert und nummeriert.

2.2    Eine Empfangsbestätigung wird dem Beschwerdeführer unter Angabe der Registriernummer der Beschwerde und Nennung des für den Fall zuständigen Sachbearbeiters zugesandt.

2.3    Eine vom Europäischen Parlament mit Zustimmung des Petenten an den Bürgerbeauftragten übermittelte Petition wird wie eine Beschwerde behandelt.

2.4    In geeigneten Fällen und mit Zustimmung des Beschwerdeführers kann der Bürgerbeauftragte eine Beschwerde an das Europäische Parlament weiterleiten, damit sie als Petition behandelt wird.

2.5    In geeigneten Fällen und mit Zustimmung des Beschwerdeführers kann der Bürgerbeauftragte eine Beschwerde an eine andere zuständige Behörde weiterleiten.

Artikel 3  : Zulässigkeit von Beschwerden

3.1    Der Bürgerbeauftragte entscheidet auf der Grundlage der im Vertrag und im Statut festgelegten Kriterien darüber, ob eine Beschwerde in seinen Zuständigkeitsbereich fällt, und falls ja, ob sie zulässig ist. Er kann den Beschwerdeführer auffordern, weitere Informationen oder Dokumente beizubringen, bevor er diese Entscheidung trifft.

3.2    Fällt eine Beschwerde nicht in seine Zuständigkeit oder ist sie unzulässig, schließt der Bürgerbeauftragte die Beschwerdeakte ab. Er unterrichtet den Beschwerdeführer über seine Entscheidung und die Gründe dafür. Der Bürgerbeauftragte kann dem Beschwerdeführer raten, sich an eine andere Behörde zu wenden.

Artikel 4  : Untersuchungen zu zulässigen Beschwerden

4.1    Der Bürgerbeauftragte entscheidet, ob ausreichende Gründe zur Durchführung von Untersuchungen zu einer zulässigen Beschwerde vorliegen.

4.2    Findet er keine ausreichenden Gründe, die eine solche Untersuchung rechtfertigen würden, schließt der Bürgerbeauftragte die Beschwerdeakte ab und unterrichtet den Beschwerdeführer entsprechend. Der Bürgerbeauftragte kann zudem das betroffene Organ informieren.

4.3    Findet der Bürgerbeauftragte ausreichende Gründe zur Einleitung von Untersuchungen, unterrichtet er den Beschwerdeführer und das betroffene Organ darüber. Er übermittelt dem betroffenen Organ eine Kopie der Beschwerde und fordert es auf, innerhalb einer bestimmten Frist von in der Regel nicht mehr als drei Monaten eine Stellungnahme abzugeben. In der Aufforderung an das betroffene Organ können spezielle Aspekte der Beschwerde oder spezifische Probleme aufgeführt sein, auf die in der Stellungnahme eingegangen werden sollte.

4.4    Die Stellungnahme darf keine Informationen oder Dokumente enthalten, die das betroffene Organ für vertraulich erachtet.

4.5    Das betroffene Organ kann darum ersuchen, dass bestimmte Teile seiner Stellungnahme nur an den Beschwerdeführer weitergegeben werden. Das betroffene Organ muss die betroffenen Teile eindeutig kennzeichnen und die Gründe für sein Ersuchen erläutern.

4.6    Der Bürgerbeauftragte sendet dem Beschwerdeführer die Stellungnahme des betroffenen Organs zu. Der Beschwerdeführer hat die Möglichkeit, dem Bürgerbeauftragten innerhalb einer bestimmten Frist von in der Regel nicht mehr als einem Monat seine Anmerkungen dazu zu übermitteln.

4.7    Der Bürgerbeauftragte führt weitere Untersuchungen durch, falls er dies für hilfreich erachtet. Die Bestimmungen gemäß Artikel 4 Absatz 3 und Artikel 4 Absatz 6 gelten für weitere Untersuchungen, wobei die Beantwortungsfrist für das betroffene Organ in der Regel einen Monat beträgt.

4.8    Falls er es für angemessen erachtet, kann der Bürgerbeauftragte ein vereinfachtes Verfahren anwenden, um zu einer raschen Lösung zu gelangen.

4.9    Nach Abschluss seiner Untersuchungen schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit einer begründeten Entscheidung ab und unterrichtet den Beschwerdeführer und das betreffende Organ darüber.

Artikel 5  : Untersuchungsbefugnisse

5.1    Vorbehaltlich der im Statut festgelegten Bedingungen kann der Bürgerbeauftragte Gemeinschaftsorgane und -institutionen sowie die Behörden von Mitgliedstaaten auffordern, innerhalb eines angemessenen Zeitraums Informationen oder Dokumente zum Zwecke einer Untersuchung zu liefern. Die für vertraulich erachteten Informationen oder Dokumente müssen von der jeweiligen Partei eindeutig als solche gekennzeichnet werden.

5.2    Der Bürgerbeauftragte kann die Akte des betroffenen Organs einsehen. Das betroffene Organ muss alle Dokumente, die es für vertraulich erachtet, eindeutig als solche kennzeichnen. Der Bürgerbeauftragte kann Kopien der gesamten Akte oder von in der Akte befindlichen spezifischen Dokumenten anfertigen. Der Bürgerbeauftragte unterrichtet den Beschwerdeführer davon, dass eine Akteneinsicht stattgefunden hat.

5.3    Der Bürgerbeauftragte kann Beamte oder andere Bedienstete von Gemeinschaftsorganen oder -institutionen auffordern, nach den im Statut festgelegten Bedingungen auszusagen. Der Bürgerbeauftragte kann bestimmen, dass eine derartige Aussage vertraulich erfolgt.

5.4    Der Bürgerbeauftragte kann von Gemeinschaftsorganen und -institutionen verlangen, die entsprechenden Vorkehrungen zu treffen, damit er seine Untersuchungen vor Ort durchführen kann.

5.5    Der Bürgerbeauftragte kann die von ihm für einen erfolgreichen Ausgang einer Untersuchung für notwendig erachteten Untersuchungen oder Expertenberichte in Auftrag geben.

Artikel 6  : Gütliche Regelung

6.1    Stellt der Bürgerbeauftragte einen Missstand in der Verwaltung fest, sucht er so weit wie möglich in Zusammenarbeit mit dem betroffenen Organ nach Mitteln zur Abhilfe und zur Zufriedenstellung des Beschwerdeführers durch eine gütliche Regelung.

6.2    Ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass eine solche Zusammenarbeit erfolgreich verlaufen ist, schließt er die Beschwerdeakte mit einer mit Gründen versehenen Entscheidung. Er unterrichtet den Beschwerdeführer und das betroffene Organ über seine Entscheidung.

6.3    Ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass eine gütliche Regelung nicht möglich ist oder die Suche nach einer gütlichen Regelung sich als nicht erfolgreich erwiesen hat, schließt er entweder den Fall mit einer mit Gründen versehenen Entscheidung ab, die auch kritische Bemerkungen enthalten kann, oder erstellt einen Bericht mit Empfehlungsentwürfen.

Artikel 7  : Kritische Bemerkungen

7.1    Der Bürgerbeauftragte macht eine kritische Bemerkung, falls er der Auffassung ist:

a)    dass es dem betroffenen Organ nicht mehr möglich ist, den Missstand zu beseitigen, und

b)    dass der vorhandene Missstand keine allgemeinen Auswirkungen hat.

7.2    Schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit einer kritischen Bemerkung ab, unterrichtet er den Beschwerdeführer sowie das betroffene Organ darüber.

Artikel 8  : Berichte mit Entwürfen von Empfehlungen

8.1    Der Bürgerbeauftragte verfasst einen Bericht, der Entwürfe von Empfehlungen an das betroffene Organ enthält, falls er der Auffassung ist, dass es entweder

a)    dem betroffenen Organ möglich ist, den Missstand zu beseitigen, oder

b)    der Missstand allgemeine Auswirkungen hat.

8.2    Der Bürgerbeauftragte übermittelt eine Kopie seines Berichts und der Empfehlungsentwürfe an das betroffene Organ und den Beschwerdeführer.

8.3    Das betroffene Organ übermittelt dem Bürgerbeauftragten binnen drei Monaten eine ausführliche Stellungnahme. Diese könnte darin bestehen, dass die Entscheidung des Bürgerbeauftragten akzeptiert wird und die zur Umsetzung der Empfehlungsentwürfe getroffenen Maßnahmen beschrieben werden.

8.4    Hält der Bürgerbeauftragte die ausführliche Stellungnahme für nicht zufriedenstellend, kann er einen Sonderbericht an das Europäische Parlament hinsichtlich des Missstandes ausarbeiten. Der Bericht kann Empfehlungen enthalten. Der Bürgerbeauftragte übermittelt eine Kopie des Berichts an das betroffene Organ und den Beschwerdeführer.

Artikel 9  : Untersuchungen aus eigener Initiative

9.1    Der Bürgerbeauftragte kann beschließen, Untersuchungen aus eigener Initiative durchzuführen.

9.2    Bei der Durchführung von Untersuchungen aus eigener Initiative genießt der Bürgerbeauftragte dieselben Untersuchungsbefugnisse wie bei Untersuchungen, die im Anschluss an eine Beschwerde durchgeführt werden.

9.3    Das Verfahren für Untersuchungen, die im Anschluss an eine Beschwerde eingeleitet wurden, gilt analog auch für Untersuchungen aus eigener Initiative.

Artikel 10  : Verfahrensfragen

10.1    Auf Antrag des Beschwerdeführers stuft der Bürgerbeauftragte eine Beschwerde als vertraulich ein. Der Bürgerbeauftragte kann, falls er es für erforderlich hält, die Interessen des Beschwerdeführers oder Dritter zu schützen, auch aus eigener Initiative beschließen, dass eine Beschwerde als vertraulich zu behandeln ist.

10.2    Wenn er es für angemessen hält, kann der Bürgerbeauftragte Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass eine Beschwerde vorrangig behandelt wird.

10.3    Werden im Zusammenhang mit Angelegenheiten, die vom Bürgerbeauftragten untersucht werden, Gerichtsverfahren eingeleitet, so schließt er den Fall ab. Die Ergebnisse der von ihm bis dahin durchgeführten Untersuchungen werden ohne weitere Maßnahmen zu den Akten gelegt.

10.4    Der Bürgerbeauftragte unterrichtet die zuständigen nationalen Behörden und gegebenenfalls ein Gemeinschaftsorgan oder eine Gemeinschaftsinstitution über etwaige Straftatbestände, von denen er im Laufe einer Untersuchung erfährt. Der Bürgerbeauftragte kann ferner ein Gemeinschaftsorgan oder eine Gemeinschaftsinstitution über Tatsachen unterrichten, die seiner Ansicht nach ein Disziplinarverfahren rechtfertigen könnten.

Artikel 11  : Berichte an das Europäische Parlament

11.1    Der Bürgerbeauftragte legt dem Europäischen Parlament einen jährlichen Bericht über seine Tätigkeit insgesamt, einschließlich der Ergebnisse seiner Untersuchungen, vor.

11.2    Neben den gemäß Artikel 8 Absatz 4 ausgearbeiteten Sonderberichten kann der Bürgerbeauftragte dem Europäischen Parlament weitere Sonderberichte vorlegen, wenn er dies zur Erfüllung der ihm im Rahmen der Verträge übertragenen Aufgaben für erforderlich erachtet.

11.3    Der Jahresbericht und die Sonderberichte des Bürgerbeauftragten können Empfehlungen enthalten, die er zur Erfüllung der ihm im Rahmen der Verträge und des Statuts übertragenen Aufgaben für angemessen erachtet.

Artikel 12  : Zusammenarbeit mit Bürgerbeauftragten und ähnlichen Organen in den Mitgliedstaaten

Der Bürgerbeauftragte kann mit den Bürgerbeauftragten und ähnlichen Einrichtungen in den Mitgliedstaaten zusammenarbeiten, um die Effizienz seiner eigenen Untersuchungen sowie der Untersuchungen nationaler Bürgerbeauftragter und ähnlicher Einrichtungen zu steigern und wirksamere Vorkehrungen zur Wahrung der Rechte und Interessen gemäß EU- und EG-Recht zu treffen.

Artikel 13  : Recht des Beschwerdeführers auf Akteneinsicht

13.1    Der Beschwerdeführer ist befugt, vorbehaltlich Artikel 13 Absatz 3 die Akte des Bürgerbeauftragten zu seiner Beschwerde einzusehen.

13.2    Der Beschwerdeführer kann das Recht auf Akteneinsicht vor Ort ausüben. Er kann vom Bürgerbeauftragten eine Kopie der gesamten Akte oder von in der Akte befindlichen spezifischen Dokumenten anfordern.

13.3    Der Beschwerdeführer hat keinen Zugang zu

a)    Dokumenten oder Informationen, die der Bürgerbeauftragte gemäß Artikel 5 Absatz 1 oder Artikel 5 Absatz 2 erhalten hat und die dem Bürgerbeauftragten gegenüber als vertraulich bezeichnet wurden;

b)    vertraulich getätigten Aussagen gemäß Artikel 5 Absatz 3.

Artikel 14  : Öffentlicher Zugang zu beim Bürgerbeauftragten befindlichen Dokumenten

14.1    Die Öffentlichkeit hat Zugang zu Dokumenten. die sich im Besitz des Bürgerbeauftragten befinden und sich nicht auf Untersuchungen beziehen, vorbehaltlich derselben Bedingungen und Beschränkungen wie in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 (4) über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission.

14.2    Die Öffentlichkeit kann Zugang zu Dokumenten beantragen, die sich im Besitz des Bürgerbeauftragten befinden und sich auf Untersuchungen beziehen, vorausgesetzt, die Beschwerde wurde auf Ersuchen des Beschwerdeführers oder vom Bürgerbeauftragten gemäß Artikel 10 Absatz 1 nicht als vertraulich eingestuft. Der Zugang wird nicht gewährt zu:

a)    Dokumenten oder Informationen, die der Bürgerbeauftragte gemäß Artikel 5 Absatz 1 oder Artikel 5 Absatz 2 erhalten hat und die dem Bürgerbeauftragten gegenüber als vertraulich bezeichnet wurden;

b)    vertraulich getätigten Aussagen gemäß Artikel 5 Absatz 3;

c)    Teilen seiner Stellungnahme und Antworten auf weitere Untersuchungen, die gemäß Artikel 4 Absatz 5 auf Ersuchen des betroffenen Organs ausschließlich an den Beschwerdeführer weitergegeben werden dürfen. Der Antragsteller muss über die Gründe des Ersuchens des betroffenen Organs informiert werden;

d)    Dokumenten, deren Offenlegung der Integrität einer laufenden Untersuchung schaden würde.

14.3    Anträge auf Zugang zu Dokumenten sind schriftlich (per Brief, Fax oder E-Mail) und hinreichend präzise zu stellen, damit das Dokument ermittelt werden kann.

14.4    Der Zugang wird vor Ort oder durch Lieferung einer Kopie gewährt. Der Bürgerbeauftragte kann angemessene Kosten für die Bereitstellung von Kopien von Dokumenten in Rechnung stellen. Die Methode zur Berechnung etwaiger Kosten wird erläutert.

14.5    Entscheidungen über einen Antrag auf öffentlichen Zugang werden binnen 15 Arbeitstagen nach Eingang des Antrags gefasst. In Ausnahmefällen kann die Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden, wobei der Antragsteller über die Verlängerung und die genauen Gründe im Voraus informiert werden muss.

14.6    Wird ein Antrag auf Zugang zu einem Dokument vollständig oder teilweise abgelehnt, werden Gründe für die Ablehnung angegeben.

Artikel 15  : Sprachen

15.1    Eine Beschwerde kann beim Bürgerbeauftragten in jeder der Vertragssprachen eingereicht werden. Der Bürgerbeauftragte ist nicht verpflichtet, Beschwerden, die in anderen Sprachen abgefasst sind, zu bearbeiten.

15.2    Das vom Bürgerbeauftragten durchgeführte Verfahren wird in einer der Vertragssprachen abgewickelt; bei einer Beschwerde in der Sprache, in der sie abgefasst ist.

15.3    Der Bürgerbeauftragte bestimmt, welche Dokumente in der Verfahrenssprache erstellt werden müssen.

Artikel 16  : Veröffentlichung von Berichten

16.1    Der Europäische Bürgerbeauftragte veröffentlicht im Amtsblatt Mitteilungen über die Annahme von Jahresberichten und Sonderberichten und gibt öffentlich bekannt, wie alle Interessierten Zugang zum vollen Wortlaut der Dokumente haben können.

16.2    Alle Berichte oder Zusammenfassungen der Entscheidungen des Bürgerbeauftragten, die vertrauliche Beschwerden betreffen, werden in einer Form veröffentlicht, die eine Identifizierung des Beschwerdeführers nicht ermöglicht.

Artikel 17  : Inkrafttreten

17.1    Die am 16. Oktober 1997 angenommenen Durchführungsbestimmungen werden aufgehoben.

17.2    Dieser Beschluss tritt am 1. Januar 2003 in Kraft.

17.3    Der Präsident des Europäischen Parlaments wird über die Annahme dieses Beschlusses unterrichtet. Eine Mitteilung hierüber wird auch im Amtsblatt veröffentlicht.