Index 
 Vorige 
 Volgende 
 Volledige tekst 
Procedure : 2008/0090(COD)
Stadium plenaire behandeling
Documentencyclus : A6-0077/2009

Ingediende teksten :

A6-0077/2009

Debatten :

PV 10/03/2009 - 7
CRE 10/03/2009 - 7

Stemmingen :

PV 10/03/2009 - 8.12
CRE 10/03/2009 - 8.12
PV 11/03/2009 - 5.14
CRE 11/03/2009 - 5.14
Stemverklaringen
Stemverklaringen
PV 05/05/2009 - 5.7
CRE 05/05/2009 - 5.7
Stemverklaringen

Aangenomen teksten :

P6_TA(2009)0114

Aangenomen teksten
PDF 258kWORD 186k
Woensdag 11 maart 2009 - Straatsburg Definitieve uitgave
Toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (herschikking) ***I
P6_TA(2009)0114A6-0077/2009
Tekst
 Geconsolideerde tekst
 Bijlage

Voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (herschikking) (COM(2008)0229 – C6-0184/2008 – 2008/0090(COD))

(Medebeslissingsprocedure − eerste lezing)

Het voorstel werd als volgt geamendeerd op 11 maart 2009(1) :

(1) De zaak werd terugverwezen naar de commissie overeenkomstig artikel 53, lid 2 (A6-0077/2009).


Verordening (EG) nr. .../2009 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (herschikking)

HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 255, lid 2,

Gezien het voorstel van de Commissie║,

Handelend volgens de procedure van artikel 251 van het Verdrag(1) ,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)  Verordening (EG) nr. 1049/2001 van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie moet op verscheidene punten ingrijpend worden gewijzigd(2) . Ter wille van de duidelijkheid dient tot herschikking van deze verordening te worden overgegaan.

(2)  In artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie vindt het begrip "openheid" zijn verankering: het Verdrag markeert een nieuwe etappe in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen.

(3)  Deze openheid maakt een betere deelneming van de burgers aan het besluitvormingsproces mogelijk en waarborgt een grotere legitimiteit en meer doelmatigheid en verantwoordelijkheid van de administratie ten opzichte van de burgers binnen een democratisch systeem. Zij draagt bij aan de versterking van de beginselen van democratie en eerbiediging van de grondrechten, zoals vervat in artikel 6 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.

(4)  Transparantie moet ook een versterking betekenen van de beginselen van behoorlijk bestuur bij de instellingen van de Europese Unie als omschreven in artikel 41 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie (3) ("het Handvest"). De interne voorschriften moeten dienovereenkomstig worden opgesteld en er dienen adequate financiële middelen en personeel beschikbaar te worden gesteld om het beginsel van openheid in de praktijk te brengen. [AM 1]

[AM 2]

[AM 3]

(5)  Uit de door de Commissie gehouden raadpleging over de herziening van de verordening is gebleken dat er sprake is van brede steun in het maatschappelijk middenveld voor het verzoek van het Europees Parlement om invoering van een concreet instrument voor vrijheid van informatie dat van toepassing is op het institutioneel kader van de Europese Unie, overeenkomstig het recht op behoorlijk bestuur dat in artikel 41 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie is vastgelegd. [AM 92]

(6)  Deze verordening heeft tot doel het recht van toegang van het publiek tot documenten maximaal zijn beslag te geven en de voorwaarden en de beperkingen van dat recht op grond van openbare of particuliere belangen die bepalend zijn voor een dergelijke toegang in overeenstemming met artikel 255, lid 2, van het EG-Verdrag vast te leggen en rekening te houden met de ervaringen van de aanvankelijke uitvoering van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en de resolutie van het Europees Parlement van 4 april 2006 met aanbevelingen aan de Commissie over de toegang tot de documenten van de instellingen (4) . Deze verordening laat bestaande rechten inzake toegang tot documenten voor lidstaten, gerechtelijke autoriteiten of onderzoeksinstanties onverlet. [AM 4]

(7)  Overeenkomstig artikel 255, lid 2, van het EG-Verdrag wordt in deze verordening een nauwkeurige omschrijving gegeven van de algemene beginselen en de beperkingen vanwege publieke of particuliere belangen die van toepassing zijn op het recht van toegang tot documenten waaraan alle andere EU-voorschriften dienen te voldoen. [AM 16]

(8)  Overeenkomstig artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie geldt het recht van toegang eveneens ten aanzien van documenten met betrekking tot het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid en tot de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken. ▌ [AM 5]

(9)  Aangezien het vraagstuk van de toegang tot documenten niet in het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie is geregeld, dienen het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, overeenkomstig Verklaring nr. 41 bij de Slotakte van het Verdrag van Amsterdam, deze verordening als leidraad te nemen voor documenten die betrekking hebben op activiteiten welke onder dat verdrag vallen.

(10)  Op 6 september 2006 hebben het Europees Parlement en de Raad Verordening (EG) nr. 1367/2006 vastgesteld betreffende de toepassing van de bepalingen van het Verdrag van Aarhus betreffende toegang tot informatie, inspraak bij besluitvorming en toegang tot de rechter inzake milieuaangelegenheden op de communautaire instellingen en organen(5) . Wat de toegang tot documenten met milieu-informatie betreft, dient deze verordening verenigbaar te zijn met Verordening (EG) nr. 1367/2006.

(11)  De Raad en de Commissie handelen in hun hoedanigheid van wetgever wanneer zij met inschakeling van het Europees Parlement, zelfs op grond van gedelegeerde bevoegdheden, door middel van verordeningen, richtlijnen, kaderbesluiten of besluiten op basis van de desbetreffende bepalingen van de Verdragen regelingen van algemene aard vaststellen die in of voor de lidstaten wettelijk bindend zijn. [AM 6]

(12)  Overeenkomstig de democratische beginselen zoals omschreven in artikel 6, lid 1, van het EU-Verdrag en in de jurisprudentie van het Hof van Justitie betreffende de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 1049/2001 dient een ruimere toegang tot documenten te worden verleend in gevallen waarin de instellingen optreden in hun hoedanigheid van wetgever, inbegrepen in het geval van gedelegeerde bevoegdheden. Wetsteksten moeten op duidelijke en begrijpelijk wijze (6) worden opgesteld en worden gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie; voorbereidende documenten en alle bijbehorende informatie, waaronder juridische adviezen en de interinstitutionele procedure, moeten op het internet makkelijk en tijdig toegankelijk voor de burgers openbaar worden gemaakt.

Het Europees Parlement, de Raad en de Commissie moeten het overeenkomstig deze verordening eens worden over betere wetgevingspraktijken, redactiemodellen en -technieken alsmede over technische oplossingen voor het volgen van de levenscyclus van voorbereidende documenten en voor de uitwisseling daarvan met de instellingen en organen die bij de procedure betrokken zijn, en deze dienen in het Publicatieblad van de Europese Unie openbaar te worden gemaakt. [AM 8]

(13)  Een interinstitutioneel register van lobbyisten en andere belanghebbenden is een voor de hand liggend instrument voor de bevordering van openheid en transparantie in het wetgevingsproces. [AM 11]

(14)  Transparantie in het wetgevingsproces is voor de burgers van het allergrootste belang. Daarom dienen instellingen documenten die deel uitmaken van het wetgevingsproces, actief te verspreiden. Ook op andere gebieden dient de actieve verspreiding van documenten te worden bevorderd.

(15)  De Commissie stelt als aanvulling bij deze verordening een door het Europees Parlement en de Commissie aan te nemen instrument voor over gemeenschappelijke voorschriften voor het hergebruik van informatie en documenten die bij de instellingen berusten waarmee, mutatis mutandis, uitvoering wordt gegeven aan de beginselen zoals beschreven in Richtlijn 2003/98/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie (7) . [AM 22]

(16)  De lidstaten mogen, onverminderd de nationale wetgeving inzake toegang tot documenten, overeenkomstig het beginsel van loyale samenwerking en rechtszekerheid, als zij rechtbesluiten van de EU-instellingen ten uitvoer leggen, de verwezenlijking van de doelstellingen van deze verordening, onder meer de mate van transparantie die door middel van de verordening op EU-niveau wordt nagestreefd niet ondermijnen, en zij dienen er met name op toe te zien dat de nationale bepalingen van de lidstaten voor de tenuitvoerlegging van de EU-wetgeving aan burgers van de Unie en andere betrokkenen een helder en nauwkeurig inzicht geven in hun rechten en plichten en de nationale gerechtshoven in staat stellen erop toe te zien dat deze rechten en plichten worden geëerbiedigd. [AM 100]

(17)  Deze verordening heeft weliswaar noch tot doel noch tot gevolg de nationale wetgevingen ter zake van toegang tot documenten te wijzigen, maar het spreekt vanzelf dat de lidstaten, gelet op het beginsel van loyale samenwerking dat hun betrekkingen met de instellingen regelt, hun burgers op nationaal niveau tenminste dezelfde doorzichtigheid moeten bieden als op EU-niveau wordt betracht bij de uitvoering van de EU-voorschriften.

Ook zullen de lidstaten er, onverminderd het nationale parlementaire toezicht, op toezien dat geen afbreuk wordt gedaan aan de verwerking van EU gerubriceerde documenten. [AM 20]

(18)  Documenten die verband houden met niet-wetgevingsprocedures, zoals bindende maatregelen zonder algemene strekking of maatregelen in verband met de interne organisatie, administratieve of begrotingsbesluiten, dan wel niet-bindende besluiten van politieke aard (zoals conclusies, aanbevelingen of resoluties) moeten makkelijk toegankelijk zijn overeenkomstig het beginsel van behoorlijk bestuur als omschreven in artikel 41 van het Handvest, terwijl tevens de doeltreffendheid van het besluitvormingsproces van de instellingen moet behouden blijven. Voor iedere categorie documenten maakt de verantwoordelijke instelling, en, indien van toepassing, maken de andere betrokken instellingen voor de burger toegankelijk: de workflow van de te volgen interne procedures, welke organisatorischee-eenheden verantwoordelijk kunnen zijn, hun werkterrein, de vastgestelde termijnen en het bureau waarmee contact kan worden opgenomen. Tijdens de procedure zijn speciale regelingen met de belanghebbenden mogelijk, zelfs wanneer er geen toegang tot de documenten aan het publiek kon worden verleend. De instellingen dienen terdege rekening te houden met de aanbevelingen van de Europese ombudsman. [AM 9]

(19)  De instellingen moeten tot overeenstemming komen over gemeenschappelijke richtsnoeren voor de wijze waarop zij hun interne documenten overeenkomstig de in deze verordening omschreven beginselen registreren, rubriceren en ze met het oog op hun historische belang archiveren. Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (8) moet dan worden ingetrokken. [AM 10]

(20)  Om de activiteiten van de instellingen te ontwikkelen op gebieden die een bepaalde mate van vertrouwelijkheid vereisen, is het passend een allesomvattend veiligheidssysteem vast te stellen dat betrekking heeft op de behandeling van EU-gerubriceerde informatie. Met de term "EU-gerubriceerd" wordt informatie en materiaal aangeduid waarvan bekendmaking in uiteenlopende mate de belangen van de EU of van een of meer lidstaten zou kunnen schaden, of dergelijke informatie van binnen de EU afkomstig is dan wel ontvangen van lidstaten, derde landen of internationale organisaties. Overeenkomstig de in artikel 6, lid 1, van het EU-Verdrag omschreven democratische beginselen dient het Europees Parlement toegang te hebben tot EU-gerubriceerde informatie, met name wanneer een dergelijke toegang noodzakelijk is voor de uitoefening van de wetgevende of niet- wetgevende taken die het Parlement op grond van de Verdragen zijn toegekend . [AM 13]

(21)   De communautaire instellingen en organen moeten op billijke en doorzichtige wijze omgaan met persoonsgegevens met volledige inachtneming van de rechten van personen over wie gegevens worden verzameld zoals omschreven in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens(9) en in de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen ("het Hof van Justitie"). De instellingen moeten een omschrijving geven van hun interne procedures, waarbij zij naar behoren rekening dienen te houden met de aanbeveling van de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming .

Sedert de aanneming van Verordening (EG) nr. 1049/2001 hebben de jurisprudentie van het Hof van Justitie alsook de besluiten en standpunten van de Europese Ombudsman en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming duidelijkheid gebracht in het verband tussen deze verordening en Verordening (EG) nr. 45/2001, en wel in die zin dat verzoeken om documenten die persoonsgegevens bevatten onder Verordening (EG) nr. 1049/2001 vallen, en dat ter bescherming van persoonsgegevens alleen uitzonderingen op de voorschriften inzake toegang tot documenten en informatie mogen worden toegepast, als er sprake is van DE noodzaak de persoonlijke levenssfeer en integriteit van het individu te beschermen. [AM 7]

(22)  Het recht van toegang tot openbare documenten laat het recht van toegang tot persoonlijke gegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 onverlet. Indien iemand toegang wenst te krijgen tot gegevens die hem of haar betreffen, moet een instelling op eigen initiatief onderzoeken of de persoon in kwestie recht op toegang heeft overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001. [AM 99]

(23)  Artikel 4 van het Statuut van de leden van het Europees Parlement sluit de documenten van leden van het Europees Parlement uit van het toepassingsgebied van de definitie van "document" die in deze verordening wordt gebruikt. Wanneer deze documenten buiten het wetgevingsproces aan de instellingen worden doorgestuurd, blijven zij beschermd krachtens artikel 6 van het Statuut van de leden. Daarom moet bij de interpretatie van deze verordening rekening worden gehouden met de bescherming van de politieke activiteiten van de leden van het Europees Parlement als verankerd in het Statuut van de leden met als doel de democratische beginselen van de Europese Unie te beschermen. [AM 116]

(24)  Er dienen duidelijke regels te worden vastgesteld voor de openbaarmaking van documenten van de lidstaten en van documenten van derden die deel uitmaken van gerechtelijke dossiers of die door de instellingen zijn verkregen krachtens specifieke onderzoeksbevoegdheden die zij aan het EG-recht ontlenen.

(25)  Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen heeft duidelijk gesteld dat de verplichting om de lidstaten ten aanzien van verzoeken om toegang tot van hen afkomstige documenten te raadplegen, de lidstaten niet het recht geeft toegang te weigeren of nationale wetgeving of bepalingen aan te voeren en dat de instelling, tot wie het verzoek is gericht, toegang uitsluitend op grond van de in deze verordening voorziene uitzonderingen kan weigeren. Vooralsnog blijft evenwel de noodzaak bestaan duidelijkheid te scheppen omtrent de status van van derden afkomstige documenten, ten einde ervoor te zorgen dat met name informatie die betrekking heeft op wetgevingsprocedures niet op grotere schaal wordt uitgewisseld met derde partijen (waaronder instanties van derde landen) dan met burgers van de Unie, op wie die wetgeving van toepassing zal zijn. [AM 93/110]

(26)  De Commissie moet, in overeenstemming met artikel 255, lid 1, van het EG-Verdrag, onmiddellijk alle documenten met betrekking tot de lopende internationale onderhandelingen over de handelsovereenkomst ter bestrijding van namaak (ACTA) openbaar maken. [AM 109]

(27)  Teneinde de openheid van de werkzaamheden van de instellingen te verbeteren, dienen het Europees Parlement, de Raad en de Commissie toegang te verlenen niet alleen tot documenten die zij zelf hebben opgesteld, maar ook tot documenten die zij ontvangen hebben. ▌Een lidstaat kan het Europees Parlement, de Commissie of de Raad erom ▌verzoeken een uit die lidstaat afkomstig document niet zonder diens voorafgaande instemming ║ aan derden buiten de instellingen zelf door te geven. Als een dergelijk verzoek niet wordt ingewilligd, dient de instelling die het verzoek ontving de redenen voor de weigering te geven. Volgens artikel 296 van het EG-Verdrag is "geen enkele lidstaat gehouden inlichtingen te verstrekken waarvan de verbreiding naar zijn mening strijdig zou zijn met de wezenlijke belangen van zijn veiligheid". [AM 14]

(28)  In beginsel dienen alle door de instellingen opgestelde en ontvangen documenten die betrekking hebben op hun activiteiten te worden geregistreerd en voor het publiek toegankelijk te zijn. Dit neemt niet weg dat, onverminderd het toezicht van het Europees Parlement, de toegang tot het gehele document of een deel daarvan kan worden uitgesteld. [AM 15]

(29)  De instellingen moeten ervoor zorgen dat de ontwikkeling van de informatietechnologie de uitoefening van het recht op toegang tot documenten makkelijker maakt en geen vermindering van de hoeveelheid voor het publiek toegankelijke informatie tot gevolg heeft. [AM 17]

(30)  Om ervoor te zorgen dat het recht van toegang ten volle wordt geërbiedigd, dient een een administratieve procedure in twee fasen te worden gevolgd, met de aanvullende mogelijkheid van beroep op de rechter of een klacht bij de ombudsman.

(31)  De instellingen moeten op consequente en gecoördineerde wijze het publiek op de hoogte brengen van de maatregelen die genomen zijn om deze verordening uit te voeren en zij moeten hun personeel opleiden zodat het de burgers die zich op hun rechten uit deze verordening beroepen, kan bijstaan. ▌ [AM 19]

[AM 21]

(32)  Ingevolge artikel 255, lid 3, van het EG-Verdrag en de beginselen en voorschriften zoals omschreven in deze verordening, neemt elke instelling in haar eigen reglement van orde specifieke bepalingen betreffende de toegang tot haar documenten op(10) (11) (12) . [AM 23]

(33)  Teneinde de volledige toepassing van deze verordening op alle activiteiten van de Unie te verzekeren, dienen alle door de instellingen ingestelde agentschappen de in deze verordening vervatte beginselen toe te passen. Alle andere EU-instellingen worden ertoe uitgenodigd vergelijkbare maatregelen overeenkomstig artikel 1 van het EU-Verdrag te nemen, [AM 12]

HEBBEN DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

TITEL I

ALGEMENE BEGINSELEN

Artikel 1

Doel

Deze verordening beoogt:

   a) de bepaling, overeenkomstig artikel 255 van het EG-Verdrag, van de beginselen, voorwaarden en beperkingen op grond van openbare of particuliere belangen betreffende het ▌recht van toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (hierna "de instellingen") en van alle door deze instellingen opgerichte agentschappen en organen, en wel zodanig, dat het publiek een zo ruim mogelijke toegang tot deze documenten wordt geboden; [AM 24]
   b) de vaststelling van regels die een zo gemakkelijk mogelijke uitoefening van dit recht verzekeren;
   c) de bevordering van transparante en goede administratieve praktijken in de instellingen ter verbetering van de toegang tot hun documenten. [AM 25]

Artikel 2

Toegangsgerechtigden ▌ [AM 27]

1.  Iedere natuurlijke of rechtspersoon of iedere vereniging van natuurlijke of rechtspersonen heeft een recht van toegang tot documenten van de instellingen, volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen die in deze verordening worden bepaald. [AM 28 ]

[AMS 29, 30, 31, 32, 33 en 34]

2.  Deze verordening is niet van toepassing op documenten als bedoeld in artikel 4 van het Statuut van de leden van het Europees Parlement. [AM 114]

3.  Om de volstrekte naleving van het beginsel van institutionele transparantie te garanderen wordt de vrije toegang van de burgers tot de documenten die betrekking hebben op de inbreukregelingen en -procedures gewaarborgd. [AM 108]

Artikel 3

Toepassingsgebied

1.  Deze verordening is van toepassing op alle bij een instelling berustende documenten, dit wil zeggen documenten die door de instelling zijn opgesteld of ontvangen en zich in haar bezit bevinden, op alle werkterreinen van de Europese Unie.

2.  De documenten worden voor het publiek toegankelijk gemaakt in elektronische vorm, in het Publicatieblad van de Europese Unie of in een officieel register van een instelling, dan wel naar aanleiding van een schriftelijk verzoek.

Documenten die in het kader van een wetgevingsprocedure zijn opgesteld of ontvangen worden direct toegankelijk gemaakt overeenkomstig artikel 11 .

3.  Deze verordening doet geen afbreuk aan een eventueel recht van een hogere orde van publieke toegankelijkheid tot documenten die bij de instellingen berusten, voortvloeiende uit instrumenten van internationaal recht of besluiten van de instellingen ter uitvoering daarvan, dan wel uit de wetgeving van de lidstaten. [AM 35]

Artikel 4

Definities

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

   a) "document": alle gegevens of iedere inhoud, ongeacht de drager ervan (op papier, in elektronische vorm, als geluids-, beeld- of audiovisuele opname), betreffende een materie die verband houdt met beleidsmaatregelen, acties en besluiten welke tot de bevoegdheid van de instelling behoren ; informatie in elektronische opslag-, verwerkings- en opvraagsystemen (met inbegrip van externe systemen die worden gebruikt voor het werk van de instelling) wordt beschouwd als een document of documenten. Een instelling die voornemens is een nieuw elektronisch opslagsysteem in te stellen of een bestaand systeem aanzienlijk te wijzigen moet de waarschijnlijke gevolgen daarvan voor het uit deze verordening voortvloeiende recht van toegang evalueren en zodanig handelen dat de doelstelling van transparantie wordt bevorderd.

De functies voor het ophalen van informatie die door de instellingen is opgeslagen in elektronische opslagsystemen worden aangepast om tegemoet te komen aan herhaalde verzoeken van het publiek waaraan niet kan worden voldaan met gebruikmaking van de instrumenten die thans voor de exploitatie van het systeem beschikbaar zijn; [AM 36]

   b) "gerubriceerde documenten": documenten waarvan de openbaarmaking de bescherming van de essentiële belangen van de Europese Unie of van een of meer lidstaten zou kunnen schaden, vooral op de gebieden openbare veiligheid, defensie en militaire zaken, welke gedeeltelijk of in hun geheel geclassificeerd kunnen worden; [AM 37]
   c) "wetgevingsdocument": in beginsel een document dat is opgesteld of ontvangen tijdens de procedure voor de aanneming van besluiten, ook in het kader van gedelegeerde bevoegdheden, die wettelijk bindend zijn in of voor de lidstaten en voor de aanneming waarvan overeenkomstig het Verdrag optreden of betrokkenheid van Europees Parlement vereist is; bij wijze van uitzondering worden algemeen toepasbare maatregelen die overeenkomstig de Verdragen door de Raad en de Commissie worden aangenomen zonder dat het Europees Parlement hierbij wordt betrokken, eveneens beschouwd als "wetgevend"; [AM 101]
   d) "niet-wetgevingsdocumenten": documenten die zijn opgesteld of ontvangen in de loop van procedures voor de aanneming van niet-bindende besluiten, zoals conclusies, aanbevelingen of resoluties dan wel besluiten die wettelijk bindend zijn in of voor de lidstaten, maar geen algemene strekking hebben zoals de hierboven onder letter c) genoemde documenten; [AM 39]
   e) "administratieve documenten": documenten betreffende het besluitvormingsproces van de instellingen of maatregelen betreffende organisatorische, administratieve of begrotingstechnische zaken voor gebruik binnen de betrokken instelling; [AM 40]
   f) "archieven": het hulpmiddel van een instelling voor het gestructureerd beheer van de registratie van alle documenten van de instelling die betrekken hebben op een lopende of recentelijk afgesloten procedure; [AM 41]
   g) "historische archieven": het gedeelte van de archieven van de instellingen dat op grond van de in letter a), beschreven voorwaarden voor permanent behoud is geselecteerd; [AM 42]
   h) "derde": natuurlijke of rechtspersonen en entiteiten buiten de betrokken instelling, met inbegrip van de lidstaten, andere communautaire of niet-communautaire instellingen en organen, alsmede derde landen.

Een gedetailleerde lijst van alle categorieën besluiten die vallen onder de definities in de punten a tot en met e) wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie en op de internetsites van de instellingen. De instellingen komen ook tot een akkoord over hun gemeenschappelijke criteria ten aanzien van het archiveren van documenten en maken deze openbaar. [AM 43]

Artikel 5

Gerubriceerde documenten

1.  Indien hiervoor op grond van artikel 6, lid 1, maatschappelijke redenen bestaan en onverlet het parlementaire toezicht op EU- en nationaal niveau, rubriceert een instelling een document wanneer de openbaarmaking daarvan een ondermijning zou betekenen van de bescherming van de essentiële belangen van de Europese Unie of van één of meer lidstaten.

Informatie wordt als volgt gerubriceerd:

a)  "EU TOPGEHEIM": Deze rubricering geldt uitsluitend voor informatie en materiaal waarvan ongeoorloofde openbaarmaking uitzonderlijke schade zou kunnen toebrengen aan de essentiële belangen van de Europese Unie of van één of meer lidstaten;

b)  "EU GEHEIM": Deze rubricering geldt uitsluitend voor informatie en materiaal waarvan ongeoorloofde openbaarmaking ernstige schade zou kunnen toebrengen aan de essentiële belangen van de Europese Unie of van één of meer van de lidstaten;

c)  "EU VERTROUWELIJK": Deze rubricering geldt voor informatie en materiaal waarvan ongeoorloofde openbaarmaking schade zou kunnen toebrengen aan de essentiële belangen van de Europese Unie of van één of meer lidstaten;

d)  "EU BEPERKTE VERSPREIDING": Deze rubricering geldt voor informatie en materiaal waarvan ongeoorloofde openbaarmaking nadelig zou kunnen zijn voor de essentiële belangen van de Europese Unie of van één of meer lidstaten;

2.  Informatie wordt uitsluitend gerubriceerd wanneer dit noodzakelijk is.

Zo mogelijk geven de oorspronkelijke verstrekkers op gerubriceerde documenten een datum of periode aan waarna de inhoud in een lagere categorie kan worden gerubriceerd of kan worden vrijgegeven.

Anders bekijken zij de documenten tenminste om de vijf jaar om na te gaan of de oorspronkelijke rubricering noodzakelijk blijft.

De rubricering wordt duidelijk en correct aangegeven en wordt uitsluitend gehandhaafd zolang de informatie bescherming vereist.

De verantwoordelijkheid voor het rubriceren van informatie en voor eventuele daaropvolgende rubricering in een lagere categorie, dan wel voor het vrijgeven berust uitsluitend bij de instelling die de informatie oorspronkelijk verstrekt of die welke het gerubriceerde document van een derde of van een andere instelling heeft ontvangen.

3.  Onverminderd het recht van toegang door andere EU-instellingen worden gerubriceerde documenten alleen met toestemming van de oorspronkelijke verstrekker aan derden ter beschikking gesteld.

De instelling die echter een dergelijke toegang weigert moet haar besluit zodanig motiveren dat de belangen die overeenkomstig artikel 6, lid 1, worden beschermd niet worden geschaad.

Indien meer dan één instelling is betrokken bij de verwerking van een gerubriceerd document wordt dezelfde reden voor de rubricering gehanteerd en wordt er tot bemiddeling overgegaan als de instellingen van mening verschillen over de mate van bescherming die moet worden geboden.

Documenten die betrekking hebben op wetgevingsprocedures worden niet gerubriceerd; uitvoeringsmaatregelen kunnen vóór aanneming worden gerubriceerd indien de rubricering noodzakelijk is en ten doel heeft schadelijke gevolgen voor de maatregel zelf af te wenden. Internationale overeenkomsten met betrekking tot de uitwisseling van vertrouwelijke informatie worden namens de Europese Unie of de Gemeenschap gesloten en hieraan kunnen door een derde land of een internationale organisatie geen rechten worden ontleend teneinde te voorkomen dat het Europees Parlement toegang krijgt tot vertrouwelijke informatie.

4.  Verzoeken om toegang tot gevoelige documenten volgens de procedures van de artikelen 7 en 8 worden uitsluitend behandeld door personen die het recht hebben zelf van deze documenten kennis te nemen. Deze personen beoordelen eveneens welke verwijzingen naar gerubriceerde documenten in het openbaar register kunnen worden opgenomen.

5.  Gerubriceerde documenten worden uitsluitend na instemming van de oorspronkelijke verstrekker in het register van een instelling vermeld of vrijgegeven.

6.  Het besluit van een instelling om de toegang tot een gerubriceerd document te weigeren wordt zodanig met redenen omkleed, dat de belangen die door de in artikel 6, lid 1, vastgestelde uitzonderingen worden beschermd, een niet worden geschaad.

7.  Onverminderd het parlementaire toezicht door de nationale parlementen nemen de lidstaten de nodige maatregelen om te waarborgen dat de in deze verordening beschreven beginselen bij de behandeling van verzoeken om toegang tot EU gerubriceerde documenten worden geëerbiedigd.

8.  De veiligheidsregels van de instellingen betreffende gerubriceerde documenten worden openbaar gemaakt.

9.  Het Europees Parlement krijgt toegang tot gerubriceerde documenten via een speciaal comité van toezicht dat is samengesteld uit leden die benoemd worden door zijn Conferentie van voorzitters. Deze leden moeten zich onderwerpen aan een specifieke goedkeuringsprocedure en die onder ede moeten beloven de inhoud van de informatie waartoe zij toegang hebben op generlei wijze openbaar te maken.

Het Europees Parlement stelt in zijn interne voorschriften en overeenkomstig zijn verplichtingen uit hoofde van de Verdragen veiligheidsnormen en sancties vast die vergelijkbaar zijn met die uit de interne veiligheidsvoorschriften van de Raad en de Commissie. [AM 44]

Artikel 6 [AM 45]

Algemene uitzonderingen op het recht op toegang

1.  Onverminderd de gevallen die in artikel 5 worden behandeld weigeren de instellingen de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van het openbaar belang, wat betreft: [AM 46]

   a) de interne openbare veiligheid van de Europese Unie of van een of meer lidstaten ; [AM 47]
   b) defensie en militaire aangelegenheden;
   c) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu overeenkomstig de communautaire wetgeving voor de bescherming van persoonsgegevens, met name de voorschriften van toepassing op de instellingen als vastgelegd in artikel 286 van het EG-Verdrag en overeenkomstig het beginsel van transparante en goede administratieve praktijken als bedoeld in artikel 1, letter c) van deze verordening; [AM 49]
   d) de internationale betrekkingen;
   e) het financieel, monetair of economisch beleid van de Gemeenschap of van een lidstaat;
   f) het milieu, zoals broedplaatsen van zeldzame soorten.

2.  De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van overheidsbelangen of de belangen van particulieren in verband met: [AM 48]

   a) de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon;
   b) intellectuele-eigendomsrechten;
   c) juridisch advies en gerechtelijke procedures, tenzij het gaat om juridisch advies in samenhang met procedures die tot een wetgevingsbesluit of een niet-wetgevingsbesluit van algemene strekking leiden ; [AM 50]
   d) het doel van inspecties, onderzoeken en audits;
   e) de objectiviteit en de onpartijdigheid van openbare aanbestedingsprocedures totdat een besluit is genomen door de aanbestedende instelling, of van een selectiecomité in een procedure voor de werving van personeel totdat een besluit is genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag. [AM 51]

[AM 52]

3.  De onder 2) en 3) genoemde uitzonderingen gelden tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt. Van een sterk openbaar belang dat openbaarmaking gebiedt is sprake als de aangevraagde documenten zijn opgesteld of ontvangen in de loop van procedures voor de aanneming van wetgevingsbesluiten van de EU of van niet-wetgevingsbesluiten met een algemene strekking. Bij de beoordeling hoe groot het openbaar belang is dat tot openbaarmaking moet worden overgegaan, wordt − in voorkomend geval − speciaal gewicht toegekend aan het feit dat de gevraagde documenten verband houden met de bescherming van fundamentele rechten of het recht in een gezond milieu te wonen. [AM 53]

4.  In de definitie van doorslaggevend openbaar belang van bekendmaking moet terdege rekening worden gehouden met de bescherming van de politieke activiteit en de onafhankelijkheid van de leden van het Europees Parlement, in het bijzonder gelet op artikel 6, lid 2 van het Statuut van de leden. [AM 115]

5 .  Documenten waarvan openbaarmaking een risico zou inhouden voor milieubeschermingswaarden, zoals broedplaatsen van zeldzame soorten, worden uitsluitend openbaar gemaakt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1367/2006. [AM 54]

6.  Persoonsgegevens worden niet openbaar gemaakt indien zulke openbaarmaking de persoonlijke levenssfeer of de integriteit van de betrokkene zou schaden . Dergelijke schade wordt niet geacht te worden veroorzaakt:

   indien de gegevens uitsluitend betrekking hebben op de beroepsactiviteiten van de betrokkene tenzij, gegeven de specifieke omstandigheden, er reden is om aan te nemen dat de betrokkenen nadeel zou ondervinden van openbaarmaking;
   indien de gegevens uitsluitend betrekking hebben op een publieke persoonlijkheid tenzij, gegeven de specifieke omstandigheden, er reden is om aan te nemen dat die persoon of anderen die met hem of haar verbonden zijn, nadeel zouden ondervinden van openbaarmaking;
   indien de gegevens reeds met toestemming van de betrokkene openbaar zijn gemaakt.

Persoonsgegevens worden niettemin openbaar gemaakt indien een hoger openbaar belang dat gebiedt. In dat geval moet de instelling of het orgaan aangeven wat dat openbaar belang is. De instellingen of het orgaan geeft aan waarom het openbaar belang in dit specifieke geval zwaarder weegt dan de belangen van de betrokkene.

Wanneer een instelling of orgaan op grond van lid 1 toegang tot een document weigert, overweegt die instelling of dat orgaan of het mogelijk is gedeeltelijke toegang tot dat document te verlenen. [AMS 90, 96 en 102]

7.  Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven.

8.  De uitzonderingen die in dit artikel worden genoemd zijn niet van toepassing op documenten die worden doorgezonden in verband met procedures die tot een wetgevingsbesluit of een niet-wetgevingsbesluit van algemene strekking leiden. De uitzonderingen zijn slechts van toepassing gedurende de periode waarin bescherming op grond van de inhoud van het document gerechtvaardigd is. De uitzonderingen gelden voor ten hoogste 30 jaar. In geval van documenten die vallen onder de uitzondering op grond van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van de persoon, kan de uitzondering zo nodig na afloop van deze periode van toepassing blijven. [AM 55]

9.  De in dit artikel bedoelde uitzonderingen dienen niet te worden opgevat als een verwijzing naar informatie van algemeen belang betreffende de begunstigden van de fondsen van de Europese Unie die beschikbaar is in het kader van het stelsel inzake financiële transparantie. [AM 56]

Artikel 7 [AM 57)

Raadpleging van derden

1.  ▌Documenten van derden worden door de instelling zonder raadpleging van de oorspronkelijke verstrekker openbaar gemaakt als duidelijk is dat geen van de in deze verordening beschreven uitzonderingsgevallen van toepassing is. Een derde wordt geraadpleegd als deze bij de beschikbaarstelling van het document gevraagd heeft om een speciale behandeling daarvan om te kunnen beoordelen of een van de uitzonderingen waarin deze verordening voorziet, van toepassing is. Documenten die aan de instellingen worden verstrekt om het politieke besluitvormingsproces te beïnvloeden, moeten openbaar worden gemaakt. [AM 58]

2.  Wanneer het gaat om een document van een lidstaat:

   dat niet door die lidstaat is doorgegeven in zijn hoedanigheid van lid van de Raad, of
   dat geen informatie betreft die aan de Commissie in verband met de uitvoering van beleid en wetgeving van de Europese Unie is voorgelegd,
worden de autoriteiten van die lidstaat geraadpleegd. De instelling waar het document zich bevindt maakt het document openbaar, tenzij de betrokken lidstaat redenen aanvoert om dat niet te doen en zich daarbij baseert op de in artikel 4 of in soortgelijke bepalingen van de nationale wetgeving genoemde uitzonderingen, dan wel bezwaar maakt op grond van artikel 296, lid 1, letter a), van het EG-Verdrag omdat de openbaarmaking strijdig zou zijn met de wezenlijke belangen van zijn veiligheid. De instelling beoordeelt de gegrondheid van de redenen die de betrokken lidstaat aanvoert. [AM 91]

3.  Wordt van een lidstaat een document gevraagd dat hij in zijn bezit heeft en dat van een instelling afkomstig is, dan raadpleegt hij de betrokken instelling, om een besluit te kunnen nemen waardoor het doel van deze verordening niet in gevaar komt − tenzij het duidelijk is dat het document wel of niet wordt vrijgegeven. Deze bepaling laat het toezicht door het nationale parlement onverlet. De lidstaat kan het verzoek ook doorgeleiden aan de betrokken instelling. [AM 60]

Artikel 8

Reproductie van documenten

Deze verordening doet niet af aan bestaande regelingen inzake copyright die een beperking kunnen inhouden voor derden om ▌vrijgegeven documenten te reproduceren of te gebruiken. [AM 82]

Artikel 9

Beginsel van behoorlijk bestuur

Op de grondslag van de code voor correct bestuurlijk gedrag nemen de instellingen richtsnoeren aan over de omvang van de verplichtingen tot vertrouwelijkheid en beroepsgeheim overeenkomstig artikel 287 van het EG-verdrag, de verplichtingen die voortkomen uit redelijk en doorzichtig bestuur en de bescherming van persoonlijke gegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001, en zij publiceren deze. In deze richtsnoeren wordt eveneens vastgelegd welke strafmaatregelen van toepassing zijn als niet wordt voldaan aan onderhavige verordening, overeenkomstig het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen, de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen en het Reglement van orde van iedere instelling. [AM 107]

TITEL II

OPENBAARHEID VAN WETGEVING EN NIET-WETGEVING

Artikel 10

Openbaarheid van wetgeving

1.  Overeenkomstig de democratische beginselen die worden uiteengezet in artikel 6, lid 1 van het EU-Verdrag en overeenkomstig de jurisprudentie van het Hof van Justitie inzake de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 1049/2001, verlenen instellingen als zij in hun wetgevende hoedanigheid optreden, met inbegrip van optreden in het kader van gedelegeerde bevoegdheden, een zo ruim mogelijke toegang tot hun werkzaamheden.

2.  Documenten met betrekking tot hun wetgevingsprogramma's, voorlopige raadplegingen van de maatschappelijke organisaties, effectbeoordelingen en andere voorbereidende documenten in verband met de wetgevingsprocedure moeten toegankelijk zijn op een gebruikersvriendelijke interinstitutionele site en zij worden gepubliceerd in een speciale reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie.

3.  Wetgevingsvoorstellen en andere juridische teksten van de EU moeten helder en begrijpelijk worden geformuleerd en de instellingen moeten gezamenlijke redactionele richtsnoeren en modellen overeenkomen, waardoor de rechtszekerheid overeenkomstig de desbetreffende jurisprudentie van het Hof van Justitie wordt verbeterd.

4.  Tijdens de wetgevingsprocedure maakt iedere instelling en ieder orgaan dat bij het besluitvormingsproces betrokken is zijn of haar voorbereidende documenten en alle daarmee verband houdende gegevens, met inbegrip van juridische adviezen, openbaar in een speciale reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie en op een gezamenlijke Internetpagina waarop de levenscyclus van de procedure in kwestie wordt weergegeven.

5.  Door belanghebbende partijen met het oog op beïnvloeding van het besluitvormingsproces aangeleverde initiatieven of documenten worden openbaar gemaakt.

6.  Na te zijn aangenomen worden wetgevingsbesluiten overeenkomstig artikel 12 gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie.

7.  Overeenkomstig het beginsel van loyale samenwerking dat de betrekkingen tussen de instellingen en de lidstaten bepaalt, streven de lidstaten er, om de verwezenlijking van de doelen van onderhavige verordening niet te ondermijnen, naar een gelijkwaardige mate van openbaarheid te verlenen aan de nationale maatregelen voor de tenuitvoerleggingen van wetsinstrumenten van de instellingen van de Europese Unie, met name door de verwijzingen van de nationale maatregelen duidelijk bekend te maken. Doel is aan de burgers een helder en nauwkeurig inzicht geven in hun rechten en plichten uit hoofde van specifieke EU-voorschriften en de nationale gerechtshoven in staat stellen erop toe te zien dat deze rechten en plichten worden geëerbiedigd overeenkomstig de beginselen van rechtszekerheid en bescherming van de persoon. [AM 103]

Artikel 11

Bekendmaking in het Publicatieblad

1.  Overeenkomstig de in deze verordening neergelegd beginselen bereiken de instellingen overeenstemming over de structuur en presentatie van het Publicatieblad van de Europese Unie door rekening te houden met het reeds bestaande Interinstitutioneel Akkoord.

Naast de besluiten van artikel 254, leden 1 en 2, van het EG-Verdrag en van artikel 163 van het Euratom-Verdrag worden de volgende documenten, met inachtneming van de artikel 6 van deze verordening, in het Publicatieblad bekendgemaakt:

   a) gemeenschappelijke standpunten van de Raad overeenkomstig de artikelen 251 en 252 van het EG-Verdrag, tezamen met de motivering, almede de standpunten van het Europees Parlement in deze procedures;
   b) richtlijnen die niet vallen onder artikel 254, leden 1 en 2, van het EG-Verdrag, en besluiten, aanbevelingen en adviezen die niet vallen onder artikel 254, lid 1, van het EG-Verdrag;
   c) overeenkomsten tussen de lidstaten overeenkomstig artikel 293 van het EG-Verdrag;
   d) internationale overeenkomsten gesloten door de Gemeenschap of overeenkomstig artikel 24 van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
   e) gemeenschappelijke standpunten in de zin van artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
   f) kaderbesluiten en besluiten in de zin van artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
   g) overeenkomsten vastgesteld door de Raad overeenkomstig artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie .

2.  De andere documenten die in het Publicatieblad van de Europese Unie moeten worden gepubliceerd, worden vastgelegd bij gezamenlijk besluit van het Europees Parlement en de Raad, op voorstel van het Directiecomité van het Publicatiebureau van de EU (13) . [AMS 74 en 105]

Artikel 12

Administratieve transparantiepraktijken in de instellingen [AM 77]

1.  De instellingen werken goede administratieve praktijken uit, om de uitoefening van het door deze verordening gewaarborgde recht van toegang te vergemakkelijken. Ook organiseren en beheren zij de informatie die ze in hun bezit hebben zodanig dat het publiek er zonder bijkomende moeite toegang toe kan hebben. [AM 78]

2.  Om te waarborgen dat de beginselen transparantie en behoorlijk bestuur doeltreffend worden toegepast moeten de betrokken instellingen het eens worden over gemeenschappelijke uitvoeringsvoorschriften en –procedures voor de presentatie, de rubricering, het vrijgeven, de registratie en verspreiding van documenten.

Ter vergemakkelijking van een werkelijk debat onder degenen die bij de besluitvormingsprocedures zijn betrokken en onverminderd het transparantiebeginsel maken de instellingen tegenover de burgers duidelijk indien en wanneer geen rechtstreekse toegang tot documenten gedurende de specifieke fasen van het besluitvormingsproces kan worden verleend. Deze beperkingen zijn niet meer van toepassing nadat dit besluit is genomen. [AM 79]

3.  De instellingen informeren burgers op eerlijke en transparante wijze over hun organigram door vermelding van hun interne eenheden, de interne workflow en de indicatieve termijnen voor de binnen hun bevoegdheidsterrein vallende procedures en de diensten waartoe de burgers zich kunnen wenden voor steun, informatie of correcties in administratieve kwesties. [AM 80]

4.  De instellingen richten een interinstitutioneel "artikel 255"- comité op dat nagaat welke de beste praktijk is en zorg draagt voor de uitwisseling daarvan, toegangs- en gebruiksbelemmeringen alsmede ongepubliceerde gegevensbronnen in kaart brengt , eventuele geschillen behandelt, de interoperabiliteit, het gebruik en het samenvoegen van registers bevordert, de documentcodering standaardiseert via een Europese organisatie voor standaardisering, één enkel EU-portaal creëert om de toegang tot alle EU-documenten te garanderen, en toekomstige ontwikkelingen van de toegang van het publiek tot documenten bespreekt. [AM 81]

Artikel 13

Financiële transparantie

Informatie over de EU-begroting, de uitvoering ervan en de begunstigden van EU-financiering en toelages is openbaar en toegankelijk voor de burgers.

Dergelijke informatie is ook toegankelijk via een specifieke website en database, waarop kan worden gezocht aan de hand van bovengenoemde informatie, betreffende de financiële transparantie in de EU. [AM 85]

TITEL III

TOEGANGSMETHODEN

Artikel 14

Rechtstreekse toegang tot documenten

1.  Voorzover mogelijk maken de instellingen hun documenten rechtstreeks toegankelijk voor het publiek, in elektronische vorm of via een register, overeenkomstig de regels van de betrokken instelling. [AM 71]

2.  De instellingen maken alle documenten direct beschikbaar voor het publiek, in elektronische vorm of middels een register, in het bijzonder die welke zijn opgesteld of ontvangen in de loop van procedures tot aanneming van EU-wetgevingshandelingen of niet-wetgevingshandelingen van algemene strekking ▌. [AM 72]

3 .  Indien mogelijk worden andere documenten, met name documenten die verband houden met de ontwikkeling van beleid of strategie, rechtstreeks toegankelijk gemaakt in elektronische vorm.

4 .  Biedt het register geen rechtstreekse toegang, dan dient het aan te geven waar het document gelokaliseerd is.

5 .  De instellingen ontwikkelen een gemeenschappelijke interface voor hun documentenregisters, en stellen met name een centraal toegangspunt in voor rechtstreekse toegang tot documenten die zijn opgesteld of ontvangen in de loop van procedures tot aanneming van rechtshandelingen of handelingen van niet-wetgevende aard met een algemene strekking . [AM 73]

Artikel 15

Registers

1.  Teneinde de rechten van de burgers uit deze verordening ten volle hun beslag te geven, voorziet elke instelling in toegang van het publiek tot een documentenregister. Deze toegang dient in elektronische vorm te worden verschaft. Verwijzingen naar documenten worden onverwijld in het register opgenomen.

2.  Het register bevat voor ieder document een referentienummer (en, indien van toepassing, de interinstitutionele referentie), het behandelde onderwerp en/of een korte beschrijving van de inhoud van het document en de datum waarop het document werd ontvangen of opgesteld en in het register werd opgenomen. Verwijzingen worden gemaakt op een wijze die de bescherming van de in artikel 6 bedoelde belangen niet schaadt.

3.  Onverminderd de interne voorschriften van de instellingen bevat het register of het systeem van registers (in geval van meervoudige registers voor dezelfde instelling) van elke instelling in het bijzonder verwijzingen naar:

   inkomende en uitgaande documenten, evenals de officiële post van de instelling indien dergelijke post onder de definitie van artikel 4, letter a), valt,
   agenda's en korte samenvattingen van vergaderingen en documenten die vóór vergaderingen ter circulatie worden voorbereid, evenals andere documenten die tijdens vergaderingen circuleren.

   stelt vóór … (14) interne voorschriften voor de registratie van documenten vast en publiceert deze,
   zorgt er vóór … (15) * voor dat haar register volledig operationeel is. [AM 70]

Artikel 16

Verzoeken

1.  Verzoeken om toegang tot een document geschieden in schriftelijke vorm - elektronische vorm daaronder begrepen -, in één der talen van artikel 314 van het EG-Verdrag, en zijn voldoende nauwkeurig geformuleerd opdat de instelling het document kan identificeren. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.

2.  Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, ▌dan vraagt de instelling de verzoeker binnen vijftien werkdagen om nadere precisering en is zij hem hierbij behulpzaam, bijvoorbeeld door informatie te verstrekken over het gebruik van de openbare documentenregisters. ▌ [AM 62]

3.  In geval van verzoeken om omvangrijke documenten of om een zeer groot aantal documenten, kan de betrokken instelling informeel met de aanvrager overleggen om een billijke en praktische oplossing te vinden.

4.  De instellingen voorzien in voorlichting van de burger over hoe en waar verzoeken om toegang tot documenten kunnen worden ingediend en in bijstand terzake.

Artikel 17

Behandeling van initiële verzoeken

1.  Een verzoek om toegang tot een document wordt onmiddellijk behandeld. De verzoeker ontvangt een ontvangstbevestiging. Binnen ten hoogste vijftien werkdagen na registratie van het verzoek verleent de instelling de verzoeker toegang tot het gevraagde document en maakt zij het toegankelijk in de zin van artikel 10, ofwel deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mede waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij zij hem attendeert op zijn recht om overeenkomstig lid 4 een confirmatief verzoek in te dienen. [AM 63]

2.  In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of om een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met ten hoogste vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor. [AM 64]

3.  In geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing kan de verzoeker binnen vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord van de instelling een confirmatief verzoek indienen, welk verzoek ertoe strekt de instelling haar standpunt te doen herzien of de aanvrager kan, als hij betwijfelt of werkelijk schade zal worden toegebracht aan de desbetreffende belangen en/of van mening is dat er een groter belang gediend is bij bekendmaking, de Europese ombudsman verzoeken om een onafhankelijke en objectieve opinie over schade en/of groter openbaar belang.

In afwachting van het advies van de Europese ombudsman wordt de in lid 1 bepaalde termijn met ten hoogste 30 werkdagen opgeschort.

Nadat de Europese ombudsman advies heeft uitgebracht of ten laatste na afloop van de periode van 30 werkdagen, kan de aanvrager binnen ten hoogste 15 werkdagen een confirmatief verzoek indienen, welk verzoek ertoe strekt de instelling haar standpunt te doen herzien. [AM 104]

4.  Bij uitblijven van een antwoord van de instelling binnen de voorgeschreven termijn, heeft de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.

Artikel 18

Behandeling van confirmatieve verzoeken

1.  Een confirmatief verzoek wordt onmiddellijk behandeld. Binnen vijftien werkdagen te rekenen na registratie van het confirmatief verzoek verleent de instelling toegang tot het gevraagde document en maakt zij het toegankelijk in de zin van artikel 10, of deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mede waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij zij hem attendeert op de beroepsmogelijkheden die hem openstaan. [AM 66]

2.  In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of om een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met ten hoogste vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor. [AM 67]

3.  In het geval het verzoek geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, kan de aanvrager bij het Gerecht van eerste aanleg in beroep gaan tegen de instelling en/of een klacht indienen bij de Europese Ombudsman, onder de voorwaarden van respectievelijk de artikelen 230 en 195 van het EG-Verdrag.

4.  Uitblijven van een antwoord van de instelling binnen de voorgeschreven termijn geldt als een afwijzend antwoord en geeft de verzoeker het recht beroep in te stellen tegen de instelling en/of een klacht in te dienen bij de ombudsman, onder de voorwaarden van het EG-Verdrag.

[AM 68]

Artikel 19

Toegang in aansluiting op een verzoek

1.  De toegang tot de documenten wordt gegeven, volgens de voorkeur van de verzoeker, door hetzij inzage ter plaatse, hetzij afgifte van een kopie, eventueel een elektronische kopie indien deze beschikbaar is.

2.  Indien een document openbaar en voor de verzoeker gemakkelijk toegankelijk is, kan de instelling aan haar verplichting tot het verschaffen van toegang tot documenten voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het gewenste document kan worden verkregen.

3.  De documenten worden geleverd in een bestaande versie en een bestaand formaat (inbegrepen in elektronische vorm of in een alternatieve vorm, zoals braille, grootgedrukt of op band), ten volle rekening houdend met de door de aanvrager te kennen gegeven voorkeur.

4.  De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht. Deze kosten mogen de werkelijke kosten van het vervaardigen en verzenden van de kopieën niet overschrijden. Inzage ter plekke, kopieën van minder dan twintig bladzijden A4 en rechtstreekse toegang in elektronische vorm of via het register, zijn kosteloos. In het geval van afdrukken of documenten in elektronische vorm, gebaseerd op informatie in elektronische opslag-, verwerkings- en opvraagsystemen kunnen de werkelijke kosten van het zoeken en opvragen van het document of de documenten ook aan de aanvrager in rekening worden gebracht. Er worden geen extra kosten berekend als de instelling het betrokken document of de betrokken documenten al geproduceerd heeft. De aanvrager wordt vooraf geïnformeerd over de hoogte en de berekeningsmethode van de eventuele kosten. [AM 69]

5.  Deze verordening laat specifieke toegangsbepalingen in het Gemeenschapsrecht of het nationale recht, zoals betaling van een vergoeding, onverlet.

Artikel 20

Voorlichting

1.  Iedere instelling neemt de maatregelen die nodig zijn om de burgers voor te lichten over de rechten die zij op grond van deze verordening genieten.

2.  De lidstaten werken met de instellingen samen bij de voorlichting van de burgers.

Artikel 21

Voorlichtingsambtenaar

1.  Ieder directoraat-generaal van iedere instelling benoemt een voorlichtingsambtenaar wiens taak het is ervoor te zorgen dat de bepalingen van deze verordening worden nageleefd en dat in het desbetreffende directoraat-generaal administratief op correcte wijze te werk wordt gegaan.

2.  De voorlichtingsambtenaar bepaalt welke gegevens met betrekking tot:

   a) de tenuitvoerlegging van onderhavige verordening,
   b) adequate werkmethoden
geschikt zijn voor openbaarmaking en hij ziet erop toe dat deze gegevens in de juiste vorm en op de juiste manier worden verspreid.

3.  De voorlichtingsambtenaar beoordeelt of de diensten in zijn of haar directoraat-generaal adequate werkmethoden hanteren.

4.  De voorlichtingsambtenaar kan de persoon die de gegevens opvraagt doorverwijzen naar een ander directoraat indien de gegevens in kwestie buiten zijn verantwoordelijkheid vallen en binnen de bevoegdheid van een ander directoraat in dezelfde instelling, mits hij of zij over deze informatie beschikt. [AM 106]

TITEL IV

SLOTBEPALINGEN

Artikel 22

Verslagen

1.   Elke instelling publiceert jaarlijks een verslag over het voorgaande jaar met vermelding van het aantal gevallen waarin zij toegang tot documenten heeft geweigerd, de redenen voor die weigering en het aantal niet in het register vermelde gevoelige documenten.

2.  Uiterlijk op ... * publiceert de Commissie een verslag over de toepassing van deze verordening en doet zij aanbevelingen die, indien noodzakelijk, ook voorstellen bevatten voor de herziening van deze verordening en voor een actieprogramma van door de instellingen te treffen maatregelen. [AM 83]

Artikel 23

Intrekking

Verordening (EG) nr. 1049/2001 wordt met ingang van […] ingetrokken.

Verwijzingen naar de ingetrokken verordening gelden als verwijzingen naar de onderhavige verordening en worden gelezen volgens de in de bijlage opgenomen concordantietabel.

Artikel 24

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te ║

Voor het Europees Parlement Voor de Raad

De Voorzitter De Voorzitter

(1)
(2) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.
(3) PB C 303 van 14.12.2007, blz. 1.
(4) PB C 293 E van 2.12.2006, blz. 151.
(5) PB L 264 van 25.9.2006, blz. 13.
(6) Interinstitutioneel Akkoord van 22 december 1998 betreffende de gemeenschappelijke richtsnoeren voor de redactionele kwaliteit van de communautaire wetgeving (PB C 73 van 17.3. 1999, blz. 1).
(7) PB L 35 van 31.12.2003, blz. 90.
(8) PB L 43 van 15.2.1983, blz. 1.
(9) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.
(10) PB L 340 van 31.12.1993, blz. 43. ║
(11) PB L 46 van 18.2.1994, blz. 58. ║
(12) PB L 263 van 25.9.1997, blz. 27.
(13) Zie artikel 7 van SEC(2008)2109.
(14)* Zes maanden na de datum van inwerkingtreding van deze verordening.
(15)** Een jaar na de datum van inwerkingtreding van deze verordening.


BIJLAGE

Concordantietabel (1)

Verordening 1049/2001

Deze verordening

Artikel 1

Artikel 1

Artikel 2, lid 1

Artikel 2, lid 1

Artikel 2, lid 2

Artikel 2, lid 3

Artikel 2, lid 2

Artikel 2, lid 4

Artikel 2, lid 3

Artikel 2, lid 5

Artikel 2, lid 4

Artikel 2, lid 5

Artikel 2, lid 6

Artikel 2, lid 6

Artikel 2, lid 7

Artikel 3

Artikel 3

Artikel 4, lid 1, onder a)

Artikel 4, lid 1

Artikel 4, lid 1, onder b)

Artikel 4, lid 5

Artikel 4, lid 2

Artikel 4, lid 2

Artikel 4, lid 3

Artikel 4, lid 3

Artikel 4, lid 4

Artikel 5, lid 1

Artikel 4, lid 5

Artikel 5, lid 2

Artikel 4, lid 4

Artikel 4, lid 6

Artikel 4, lid 6

Artikel 4, lid 7

Artikel 4, lid 7

Artikel 5

Artikel 5, lid 3

Artikel 6

Artikel 6

Artikel 7

Artikel 7

Artikel 8

Artikel 8

Artikel 9

Artikel 9

Artikel 10

Artikel 10

Artikel 11

Artikel 11

Artikel 12

Artikel 12

Artikel 13

Artikel 13

Artikel 14

Artikel 14

Artikel 15

Artikel 15

Artikel 16

Artikel 16

Artikel 17, lid 1

Artikel 17

Artikel 17, lid 2

Artikel 18

Artikel 18

Artikel 19

Bijlage

(1) Bij te werken.

Laatst bijgewerkt op: 2 december 2009Juridische mededeling