Europaparlamentet fattar detta beslut

–  med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2016,

–  med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2016, med byråns svar(1),

–  med beaktande av förklaringen(2) om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, som avgetts av revisionsrätten för budgetåret 2016 i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av rådets rekommendation av den 20 februari 2018 om att bevilja byrån ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för budgetåret 2016 (05941/2018 – C8‑0062/2018),

–  med beaktande av artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(3), särskilt artikel 208,

–  med beaktande av rådets förordning (EG) nr 2062/94 av den 18 juli 1994 om upprättande av en europeisk arbetsmiljöbyrå(4), särskilt artikel 14,

–  med beaktande av kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 av den 30 september 2013 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 208 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012(5), särskilt artikel 108,

–  med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för sysselsättning och sociala frågor (A8-0084/2018),

1.  Europaparlamentet beviljar direktören för Europeiska arbetsmiljöbyrån ansvarsfrihet för genomförandet av byråns budget för budgetåret 2016.

2.  Europaparlamentet redovisar sina iakttagelser i resolutionen nedan.

3.  Europaparlamentet uppdrar åt talmannen att översända detta beslut och den resolution som utgör en del av beslutet till direktören för Europeiska arbetsmiljöbyrån, rådet, kommissionen och revisionsrätten samt att se till att de offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (L-serien).

(1) EUT C 417, 6.12.2017, s. 201. (2) EUT C 417, 6.12.2017, s. 201. (3) EUT L 298, 26.10.2012, s. 1. (4) EGT L 216, 20.8.1994, s. 1. (5) EUT L 328, 7.12.2013, s. 42.

Europaparlamentet fattar detta beslut

–  med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2016,

–  med beaktande av revisionsrättens rapport om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2016, med byråns svar(1),

–  med beaktande av förklaringen(2) om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, som avgetts av revisionsrätten för budgetåret 2016 i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av rådets rekommendation av den 20 februari 2018 om att bevilja byrån ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för budgetåret 2016 (05941/2018 – C8‑0062/2018),

–  med beaktande av artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(3), särskilt artikel 208,

–  med beaktande av rådets förordning (EG) nr 2062/94 av den 18 juli 1994 om upprättande av en europeisk arbetsmiljöbyrå(4), särskilt artikel 14,

–  med beaktande av kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 av den 30 september 2013 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 208 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012(5), särskilt artikel 108,

–  med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för sysselsättning och sociala frågor (A8-0084/2018),

1.  Europaparlamentet godkänner avslutandet av räkenskaperna för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2016.

2.  Europaparlamentet uppdrar åt talmannen att översända detta beslut till direktören för Europeiska arbetsmiljöbyrån, rådet, kommissionen och revisionsrätten samt att se till att det offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (L-serien).

(1) EUT C 417, 6.12.2017, s. 201. (2) EUT C 417, 6.12.2017, s. 201. (3) EUT L 298, 26.10.2012, s. 1. (4) EGT L 216, 20.8.1994, s. 1. (5) EUT L 328, 7.12.2013, s. 42.

Europaparlamentet utfärdar denna resolution

–  med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska arbetsmiljöbyrån för budgetåret 2016,

–  med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för sysselsättning och sociala frågor (A8-0084/2018), och av följande skäl:

A.  Den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten betonar att det inom ramen för förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet är särskilt viktigt att ytterligare stärka unionsinstitutionernas demokratiska legitimitet genom ökad transparens och ansvarsskyldighet samt att tillämpa resultatbaserad budgetering och god förvaltning av personalresurser.

B.  Enligt redovisningen(1) för Europeiska arbetsmiljöbyrån (nedan kallad byrån) uppgick byråns slutliga budget för budgetåret 2016 till 16 673 153,98 EUR, vilket är en minskning med 1,06 % jämfört med 2015. Byråns budget kommer i huvudsak från unionsbudgeten.

C.  Revisionsrätten förklarar i sin rapport om årsredovisningen för byrån för budgetåret 2016 (revisionsrättens rapport) att man har uppnått en rimlig säkerhet om att byråns räkenskaper är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning

1.  Europaparlamentet noterar att budgetövervakningsinsatserna under budgetåret 2016 resulterade i ett budgetgenomförande på 96,31 %, dvs. en minskning med 1,22 % jämfört med föregående år (97,53 %), och att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena var 70,35 %, vilket motsvarar en minskning med 1,70 % jämfört med budgetåret 2015.

2.  Europaparlamentet välkomnar byråns uppföljningsåtgärder till följd av de kommentarer som den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten gjort avseende genomförandet av tidigare års budgetar. Parlamentet välkomnar också byråns snabba tillämpning av revisionsrättens rekommendation när det gäller ramavtal för IKT och konsulttjänster som ett område som måste förbättras under ansvarsfrihetsförfarandet för 2016.

Åtaganden och överföringar till efterföljande budgetår

3.  Europaparlamentet konstaterar utifrån revisionsrättens rapport att andelen gjorda åtaganden som fördes över till 2017 var stor inom avdelning II (administrativa utgifter) – 417 279 EUR eller 30 % (jämfört med 2015: 364 740 EUR eller 26 %). Överföringarna gäller främst it-tjänster som inte hade levererats helt och hållet eller inte hade fakturerats vid utgången av det året. Parlamentet konstaterar vidare att andelen gjorda åtaganden som fördes över inom avdelning III uppgick till 3 370 616 EUR eller 43 % (jämfört med 2015: 3 383 052 EUR eller 41 %). Parlamentet noterar att överföringarna främst gäller forskningsprojekt och studier som varar längre än ett år. Parlamentet noterar att revisionsrätten anser att byrån kan överväga att införa differentierade budgetanslag för att bättre återspegla verksamhetens fleråriga karaktär och oundvikliga förseningar mellan undertecknandet av kontrakt, leveranser och betalningar. Parlamentet noterar att byrån svarar att den kommer att undersöka denna möjlighet för att se om budgetförvaltningen kan förbättras.

4.  Europaparlamentet konstaterar att överföringar ofta kan vara delvis eller fullständigt motiverade eftersom byråernas verksamhetsprogram löper över flera år, och att detta inte nödvändigtvis behöver vara en svaghet i budgetplaneringen och budgetgenomförandet eller gå emot principen om budgetens ettårighet, i synnerhet om byråerna planerat dem i förväg och informerat revisionsrätten om detta.

Överföringar

5.  Europaparlamentet noterar att under budgetåret 2016 gjordes elva budgetöverföringar på totalt 319 240 EUR för att omfördela resurser från sådana områden där budgetbesparingar fastställts till områden med knappa resurser, för att säkerställa att målen för året uppnås.

Upphandling

6.  Europaparlamentet konstaterar att byrån använde underleverantörer av varor och tjänster till ett totalt belopp på 8 492 938,92 EUR av vilket 930 240,32 EUR tilldelades genom 41 förhandlade förfaranden, 580 926,16 EUR genom interinstitutionella avtal eller servicenivåavtal och 6 981 772,44 EUR genom 155 specifika avtal eller andra former inom ramavtal som tilldelades i öppna förfaranden.

7.  Europaparlamentet konstaterar med tillfredsställelse att en upphandlingsgrupp har etablerats för att säkerställa harmonisering av alla upphandlingsförfaranden inom byrån, från början till slut. Dessa förfaranden är föremål för tillsynsåtgärder och förebyggande kontroller, däribland formella öppnings- och utvärderingsprocesser, förklaringar av avsaknad av intressekonflikt som undertecknas av kommittéernas ledamöter och skriftligt dokumenterad utvärdering av uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier

8.  Europaparlamentet noterar från revisionsrättens rapport att byrån ingick ett ramavtal 2014 om tillhandahållande av it-konsulttjänster under perioden 2014–2017 till ett totalt värde av 1 100 000 EUR. Trots att de särskilda kontrakt som undertecknades 2016 för genomförandet av ramavtalet tydligt anger förväntade projektresultat anlitades dessvärre konsulter baserat på tids- och materialåtgång, och priset var inte fast och direkt knutet till resultatet utan berodde i stället på antalet arbetade dagar. Under 2016 utfördes dessutom ungefär 50 % av it-konsultarbetet utanför byråns lokaler, vilket begränsade byråns möjligheter att effektivt övervaka genomförandet av kontrakten. Betalningarna under 2016 inom detta ramkontrakt uppgick till ungefär 400 000 EUR. Byrån svarade att den tillämpar revisionsrättens råd i de nya IKT- och konsultramkontrakten genom att i lämpliga fall använda specifika kontrakt där tid och resurser anges.

Personalpolitik

9.  Europaparlamentet konstaterar att enligt tjänsteförteckningen var 39 tjänster (av totalt 41 godkända i unionsbudgeten) tillsatta den 31 december 2016, jämfört med 40 tjänster 2015.

10.  Europaparlamentet beklagar att antalet tillsatta tjänster den 31 december 2016 inte uppvisar någon jämn könsfördelning, då det finns mer än dubbelt så många kvinnor som män, 72 % jämfört med 28 %. Parlamentet konstaterar att åtgärder mot detta bör vidtas snarast möjligt. Parlamentet konstaterar dock att det råder en jämn könsfördelning (50 %–50 %) på högre ledningsnivå.

11.  Europaparlamentet betonar att balans mellan arbetsliv och privatliv bör ingå i byråns personalpolitik. Parlamentet konstaterar att kostanden för välbefinnande för personalen uppgår till ungefär 194 EUR per anställd, vilket motsvarar tre dagar per anställd. Det genomsnittliga antalet sjukdagar per anställd är 11 dagar.

12.  Europaparlamentet påminner om att byrån antog ett beslut om psykiska och sexuella trakasserier 2007. Parlamentet föreslår att man organiserar utbildningar och informationsträffar för att öka medvetenheten bland personalen. En administrativ utredning genomfördes 2016. Parlamentet begär ytterligare förklaringar om slutsatserna från undersökningen, samtidigt som personuppgiftsskyddet måste respekteras.

13.  Europaparlamentet konstaterar med tillfredsställelse att byrån inte hade några klagomål, stämningar eller rapporterade fall kopplade till anställning eller avskedande av personal under 2016.

14.  Europaparlamentet konstaterar att byrån har fortsatt att anta genomförandebestämmelser till följd av den reform av tjänsteföreskrifterna som trädde i kraft den 1 januari 2014.

Förebyggande och hantering av intressekonflikter, transparens och demokrati

15.  Europaparlamentet noterar att nya förklaringar om intressekonflikter och sammanfattningar av meritförteckningar håller på att samlas in och analyseras, eftersom en ny styrelse har varit på plats sedan slutet av 2016. Parlamentet konstaterade vidare att byrån samlade in 131 fullständiga handlingar, varav 70 från styrelseledamöter (80 %), 52 från styrelsesuppleanter (60 %) och 12 från observatörer och observatörers suppleanter (48 %). Parlamentet välkomnar att inga av de utvärderade handlingarna visar på något som skulle kunna betraktas som en intressekonflikt i den mening som avses i byråns policy.

16.  Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att byrån har infört en anti-bedrägeristrategi upprättade på grundval av de riktlinjer som Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) har utfärdat för unionens byråer. Strategin omfattar tre år (2015–2017) och genomförandet av den övervakas regelbundet av byråns presidium. Parlamentet noterar vidare att ett internt förfarande för att rapportering och hantering av eventuella fall av bedrägeri och resultaten av dessa antogs och gjordes tillgängliga för personalen på intranätet.

17.  Europaparlamentet beklagar djupt att byrån ännu inte har infört interna bestämmelser om rapportering av missförhållanden. Parlamentet noterar att byrån väntar på kommissionens riktlinjer. Under tiden hänvisar byrån till kommissionens riktlinjer för rapportering av missförhållanden från 2012. Parlamentet uppmanar med kraft byrån att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten när bestämmelserna om rapportering av missförhållanden har fastställts och införts.

18.  Europaparlamentet anser att det finns behov av ett oberoende informations-, rådgivnings- och hänvisningsorgan med tillräckliga budgetresurser för att kunna hjälpa visselblåsare att använda de korrekta kanalerna för att lämna ut sin information om eventuella oriktigheter som riktar sig mot unionens ekonomiska intressen, samtidigt som man värnar om konfidentialiteten för personerna i fråga och erbjuder stöd och råd som de behöver.

Huvudresultat

19.  Europaparlamentet välkomnar byråns tre viktigaste resultat 2016, nämligen följande:

Internrevision

20.  Europaparlamentet noterar att 2016 genomförde tjänsten för internrevision (IAS) en strategisk riskbedömning med det huvudsakliga syftet att upprätta en ny strategisk flerårsplan för internrevisionen för perioden 2017–2019.

21.  Europaparlamentet välkomnar det faktum att vid slutet av 2016 hade inte byrån några kritiska eller mycket viktiga oavslutade rekommendationer. Parlamentet konstaterar att under hela detta år arbetade byrån för att genomföra den handlingsplan som följde av de fyra viktiga rekommendationer som fanns i IAS-revisionen för 2015 rörande ”Verktyg för arbetsmiljöförvaltning”. Parlamentet konstaterar att IAS granskade det arbete som utförts angående de fyra rekommendationerna och rekommenderade att de skulle avslutas i början av 2017.

Resultat

22.  Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse de viktiga steg byrån har vidtagit för att stödja sitt verksamhetsbaserade förvaltningssystem med ett it-system. Parlamentet välkomnar de nya digitala verktyg som har införts för att hantera den tid som har ägnats åt olika projekt och olika verksamheter samt för att hantera anbudsförfaranden och upphandling.

Övriga kommentarer

23.  Europaparlamentet noterar att enligt revisionsrättens rapport så innehåller rådets förordning (EG) nr 2062/94(2), dvs. byråns inrättandeförordning, inget uttryckligt krav på att verksamheten ska utvärderas externt. Parlamentet konstaterar med tillfredsställelse att kommissionens förslag till ny inrättandeförordning (COM(2016)0528) innehåller ett krav på att en utvärdering ska göras vart femte år, och att man ska använda externa revisionsrapporter.

24.  Europaparlamentet uppskattar byråns verksamhet och analyser avseende hälsa och säkerhet på arbetsplatsen som bidrar till utformningen av unionens politik i syfte att främja hälsosamma och säkra arbetsplatser i hela unionen. Parlamentet noterar de pågående arbetspaketen till stöd för små och medelstora företag och mikroföretag, som innehåller specifika verktyg och riktlinjer för dessa företag för att fylla kunskapsluckor och underlätta en bättre efterlevnad av bestämmelserna om hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.

25.  Europaparlamentet välkomnar det goda samarbetet mellan de byråer som arbetar inom områdena sysselsättning, sociala frågor och inkludering och särskilt samarbetet mellan byrån, Eurofound, Cedefop och Europeiska jämställdhetsinstitutet om rapporten Towards age-friendly work in Europe: a life course perspective on work and ageing from EU agencies (Mot åldersanpassat arbete i Europa: ett livslångt perspektiv på arbete och åldrande från EU:s byråer).

o
o   o

26.  När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 18 april 2018(3) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

(1) EUT C 12, 13.1.2017, s. 9. (2) Rådets förordning (EG) nr 2062/94 av den 18 juli 1994 om upprättande av en europeisk arbetsmiljöbyrå (EGT L 216, 20.8.1994, s. 1). (3) Antagna texter, P8_TA(2018)0133.