Parlament Europejski,

–  uwzględniając posiedzenie Prezydium z dnia 13 stycznia 2014 r., na którym Prezydium zatwierdziło zalecenia przyjęte w dniu 12 grudnia 2013 r. przez międzyinstytucjonalną grupę wysokiego szczebla ds. przeglądu rejestru służącego przejrzystości,

–  uwzględniając projekt porozumienia międzyinstytucjonalnego pomiędzy Parlamentem Europejskim a Komisją Europejską w sprawie rejestru służącego przejrzystości dotyczącego organizacji i samozatrudnionych osób, zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki Unii Europejskiej (zwany dalej „zmienionym porozumieniem”),

–  uwzględniając art. 11 ust. 1 i 2 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE),

–  uwzględniając art. 295 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE),

–  uwzględniając decyzję Parlamentu Europejskiego z dnia 11 maja 2011 r. w sprawie zawarcia porozumienia międzyinstytucjonalnego pomiędzy Parlamentem Europejskim a Komisją w sprawie „Rejestru służącego przejrzystości”(1),

–  uwzględniając porozumienie międzyinstytucjonalne z dnia 23 czerwca 2011 r. pomiędzy Parlamentem Europejskim a Komisją Europejską w sprawie utworzenia „Rejestru służącego przejrzystości” dotyczącego organizacji i samozatrudnionych osób, zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki Unii Europejskiej (zwane dalej „porozumieniem z dnia 23 czerwca 2011 r.”)(2),

–  uwzględniając art. 127 ust. 1 Regulaminu,

–  uwzględniając sprawozdanie Komisji Spraw Konstytucyjnych (A7-0258/2014),

A.  mając na uwadze, że art. 11 ust. 2 TUE stanowi, że: „instytucje utrzymują otwarty, przejrzysty i regularny dialog ze stowarzyszeniami przedstawicielskimi i społeczeństwem obywatelskim”,

B.  mając na uwadze, że dla zapewnienia przejrzystości tego dialogu niezbędne jest prawidłowe funkcjonowanie wspólnego rejestru organizacji i osób dążących do wywierania wpływu na proces tworzenia i wdrażania polityki UE;

C.  mając na uwadze, że w rezolucji z dnia 8 maja 2008 r. w sprawie określenia ram dla działalności grup interesu (lobbystów) w instytucjach europejskich(3) Parlament Europejski określił zasady, w oparciu o które rozpoczął negocjacje z Komisją dotyczące wspólnego rejestru służącego przejrzystości;

D.  mając na uwadze, że we wspomnianej decyzji z dnia 11 maja 2011 r. zatwierdzono zasady i ramy rejestru służącego przejrzystości dotyczącego organizacji i samozatrudnionych osób, zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki UE;

E.  mając na uwadze, że nieuregulowany i nieprzejrzysty lobbing stanowi istotne zagrożenie dla kształtowania polityki i dla interesu publicznego;

1.  wyraża ubolewanie wobec faktu, że wniosek dotyczący zmiany porozumienia z dnia 23 czerwca 2011 r. nie doprowadzi do stworzenia obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości; w związku z powyższym ponawia swój apel o obowiązkową rejestrację w celu prowadzenia działalności lobbingu w instytucjach UE, jak określono w wyżej wymienionej rezolucji z dnia 8 maja 2008 r. i w wyżej wymienionej decyzji z dnia 11 maja 2011 r.;

2.  uważa, że zaproponowane zmiany do porozumienia z dnia 23 czerwca 2011 r. są na obecnym etapie częściowym rozwiązaniem;

3.  wzywa Komisję do przedstawienia do końca 2016 r. wniosku ustawodawczego w sprawie ustanowienia obowiązkowego rejestru na mocy art. 352 TFUE;

4.  zwraca się do Komisji o uwzględnienie, w kontekście ewentualnych przyszłych wniosków w sprawie całościowej reformy traktatów, propozycji zmiany art. 298 TFUE lub propozycji dotyczącej odpowiedniej specjalnej podstawy prawnej umożliwiającej ustanowienie obowiązkowego rejestru zgodnie ze zwykła procedurą ustawodawczą;

5.  uważa, że przyszłe przeglądy rejestru służącego przejrzystości powinny być jak najbardziej przejrzyste i wszechstronne, a także powinny przewidywać pełen udział właściwej komisji Parlamentu i umożliwiać znaczny udział społeczeństwa obywatelskiego;

6.  domaga się, by kolejnemu przeglądowi rejestru służącego przejrzystości towarzyszyły konsultacje publiczne;

7.  uważa, że niezależnie od okoliczności należy zaplanować kolejny przegląd rejestru służącego przejrzystości tak, aby został przeprowadzony najpóźniej przed końcem 2017 r.;

8.  uznaje rolę, jaką Rada odegrała od dnia utworzenia rejestru służącego przejrzystości, oraz przyjmuje z zadowoleniem fakt, że Rada zaangażowała się, w roli obserwatora, w proces obecnego przeglądu porozumienia z dnia 23 czerwca 2011 r.; jednak w celu zapewnienia przejrzystości na wszystkich etapach stanowienia prawa na poziomie Unii ponawia kierowane do Rady wezwanie do jak najszybszego przystąpienia do rejestru służącego przejrzystości;

9.  wyraża zadowolenie z lepszego określenia informacji, jakie mają być przekazywane zgodnie ze zmienionym porozumieniem, co powinno zostać wdrożone z naciskiem na ujawnianie tożsamości wszystkich klientów, jakich reprezentują organizacje i samozatrudnione osoby zaangażowane w proces opracowania i realizacji polityki UE, a także poprzez wyraźne powiązanie wszelkich działań podlegających wpisowi do rejestru z odnośnymi klientami;

10.  uważa, że interpretacja sformułowania „niewłaściwe postępowanie”, w rozumieniu lit. b) kodeksu postępowania załączonego do zmienionego porozumienia, oprócz ogólnie przyjętych zasad określonych w kodeksie, zwłaszcza w lit. c), f) i g), obejmować powinna:

11.  uważa, że załączony do porozumienia z dnia 23 czerwca 2011 r. kodeks postępowania posłów do Parlamentu Europejskiego w zakresie interesów finansowych i konfliktu interesów powinien zostać zmieniony w celu dopilnowania, by posłowie nie angażowali się w jakiekolwiek umowy lub stosunki umowne z organami zewnętrznymi w celu finansowania lub bezpośredniego zatrudnienia indywidualnych osób w charakterze pracowników biura poselskiego;

12.  z zadowoleniem przyjmuje dokładniejsze definicje przedstawiające wyjątki dotyczące podlegania wpisowi do rejestru działalności kancelarii prawnych;

13.  oczekuje, że takie dokładniejsze definicje będą sprzyjały dalszej rejestracji oraz pozwolą lepiej zrozumieć znaczenie kwalifikującej się działalności kancelarii prawnych, tak by mogły one korzystać z zachęt, jakie oferuje rejestr służący przejrzystości, oraz uczestniczyć w przejrzysty sposób w procesie podejmowania decyzji;

14.  podkreśla, że zarejestrowane kancelarie prawne powinny zadeklarować w rejestrze służącym przejrzystości wszystkich klientów, w których imieniu prowadzą działalność podlegającą wpisowi do rejestru;

15.  zwraca się do Komisji, by wykazała się również ambitnym podejściem w odniesieniu do wprowadzania środków zachęcających podmioty do rejestracji, aby zwiększyć ich udział w rejestrze służącym przejrzystości; uważa, że takie zachęty mogłyby uwzględniać:

16.  z zadowoleniem przyjmuje niedawne decyzje podjęte przez brukselską i paryską izbę adwokacką, w których uznano różnicę między działalnością sądową prawników a pozostałą działalnością objętą zakresem rejestru służącego przejrzystości; ponadto zwraca się do Rady Izb Adwokackich i Stowarzyszeń Prawniczych Unii Europejskiej, by zachęcały swoich członków do podjęcia podobnych środków;

17.  zauważa, że w niektórych państwach członkowskich istnieją statutowe przepisy dotyczące zasad regulujących wykonywanie zawodów, które to przepisy w sposób obiektywny uniemożliwiają zwłaszcza kancelariom prawnym rejestrację w rejestrze służącym przejrzystości oraz uczestnictwo w procesie ujawniania wymaganych do celów rejestru informacji o ich klientach; dostrzega jednak poważne ryzyko związane z takim stanem rzeczy, gdyż istnieje niebezpieczeństwo nadużywania tych statutowych przepisów w celu unikania publikowania informacji wymaganych do prawidłowej rejestracji w rejestrze; w związku z tym przyjmuje z zadowoleniem wyraźną gotowość organizacji zawodowych do wspólnego działania w celu dopilnowania, by w interesie tych grup zawodowych nieujawnianie informacji ograniczało się wyłącznie do przypadków obiektywnie dopuszczonych przez prawo; wzywa Komisję i przewodniczącego Parlamentu Europejskiego do dopilnowania, by ta gotowość przyniosła wymierne skutki, oraz do jak najszybszego zapisania odnośnych wyników w zmienionym porozumieniu;

18.  wyraża zadowolenie, że Prezydium ma zamiar wprowadzić szereg środków zachęcających, aby zwiększyć udział w rejestrze służącym przejrzystości;

19.  w celu pełnego wdrożenia tych środków zwraca się do Prezydium o rozważenie następujących konkretnych propozycji, jakie należy ująć w odpowiednich decyzjach Prezydium:

20.  zwraca się do Prezydium o opracowanie standardowego formularza dla sprawozdawców w celu dobrowolnego publikowania „śladu legislacyjnego”; ślad legislacyjny to formularz załączany do sprawozdań sporządzanych przez posłów, który wyszczególnia wszystkich lobbystów, z którymi sprawozdawcy odpowiedzialni za dane dossier spotkali się w trakcie sporządzania sprawozdania, jeżeli miało to istotny wpływ na jego treść;

21.  zwraca się do byłych posłów do Parlamentu Europejskiego o stosowanie się do właściwych przepisów(4) przy prowadzeniu działalności objętej zakresem rejestru służącego przejrzystości; uważa, że podczas prowadzenia takiej działalności byli posłowie nie powinni posługiwać się poselską przepustką w celu uzyskania wstępu do budynków Parlamentu Europejskiego; zwraca się do Prezydium o przedstawienie Konferencji Przewodniczących wniosku w sprawie odpowiednich środków zapobiegających nadużywaniu przywilejów, z których korzystają byli posłowie;

22.  zwraca się do wspólnego sekretariatu rejestru służącego przejrzystości o regularne przedstawianie sprawozdania w sprawie funkcjonowania systemu zachęt, w celu ustanowienia ostatecznie rejestru obowiązkowego;

23.  podkreśla, że niezarejestrowane organizacje lub osoby, które kwalifikują się do rejestracji i które mają się zarejestrować, nawet jeżeli sytuacja braku rejestracji jest tylko przejściowa, nie będą miały dostępu do nowych zachęt i korzyści związanych z rejestracją;

24.  przyjmuje z zadowoleniem i popiera rolę, jaką odgrywają prowadzące nadzór podmioty pozainstytucjonalne w monitorowaniu przejrzystości instytucji UE;

25.  uważa, że należy wzmocnić strukturę i personel wspólnego sekretariatu rejestru służącego przejrzystości w celu wprowadzenia w życie nowych przepisów zawartych w zmienionym porozumieniu, tak by prowadzić procedury powiadomień oraz dochodzenia i rozpatrywania skarg, jak również usprawnić procedury weryfikacji wiarygodności danych przedstawianych przez wnioskodawców;

26.  oczekuje, że roczne sprawozdanie w sprawie działania wspólnego rejestru służącego przejrzystości zawierać będzie analizę postępów poczynionych w zakresie rejestracji i jakości wpisów;

27.  zwraca się do Komisji, by przy pełnieniu funkcji związanej z koordynacją rejestru służącego przejrzystości monitorowała z bliska właściwe stosowanie zmienionego porozumienia;

28.  zatwierdza przedstawione poniżej zmienione porozumienie i postanawia załączyć je do Regulaminu PE;

29.  zobowiązuje swojego przewodniczącego do podpisania wraz z przewodniczącym Komisji Europejskiej zmienionego porozumienia i do zarządzenia jego publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej;

30.  zobowiązuje przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z załącznikiem do wiadomości Rady, Komisji oraz parlamentów państw członkowskich.

(1) Dz.U. C 377 E z 7.12.2012, s. 176. (2) Dz.U. L 191 z 22.7.2011, s. 29. (3) Dz.U. C 271 E z 12.11.2009, s. 48. (4) Zgodnie z postanowieniem przyjętym przez kwestorów na posiedzeniu zwyczajnym w dniu 19 kwietnia 2012 r. (PV QUEST)

POROZUMIENIE MIĘDZY PARLAMENTEM EUROPEJSKIM A KOMISJĄ EUROPEJSKĄ W SPRAWIE „REJESTRU SŁUŻĄCEGO PRZEJRZYSTOŚCI” DOTYCZĄCEGO ORGANIZACJI I OSÓB SAMOZATRUDNIONYCH ZAANGAŻOWANYCH W OPRACOWANIE I REALIZACJĘ POLITYKI UNII EUROPEJSKIEJ

Parlament Europejski i Komisja Europejska ( „strony niniejszego porozumienia”),

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 11 ust. 1 i 2, Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 295, oraz Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwane dalej łącznie „traktatami”),

mając na uwadze, że twórcy polityki europejskiej nie działają w oderwaniu od społeczeństwa obywatelskiego, lecz utrzymują otwarty, przejrzysty i regularny dialog ze stowarzyszeniami przedstawicielskimi i społeczeństwem obywatelskim,

mając na uwadze, że strony niniejszego porozumienia dokonały przeglądu rejestru służącego przejrzystości (zwanego dalej „rejestrem”), utworzonego na mocy porozumienia z dnia 23 czerwca 2011 r. zawartego między Parlamentem Europejskim a Komisją Europejską w sprawie utworzenia „Rejestru służącego przejrzystości” dotyczącego organizacji i samozatrudnionych osób, zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki Unii Europejskiej(1) zgodnie z ust. 30 tego porozumienia,

UZGADNIAJĄ, CO NASTĘPUJE:

I.  Zasady, na jakich opiera się rejestr

1.  Utworzenie i prowadzenie rejestru nie ma wpływu na cele Parlamentu Europejskiego sformułowane w jego rezolucji z dnia 8 maja 2008 r. w sprawie określenia ram dla działalności grup interesu (lobbystów) w instytucjach europejskich(2) oraz w jego decyzji z dnia 11 maja 2011 r. w sprawie zawarcia porozumienia międzyinstytucjonalnego pomiędzy Parlamentem Europejskim a Komisją w sprawie „Rejestru służącego przejrzystości”(3) i nie szkodzi realizacji tych celów.

2.  Rejestr jest prowadzony zgodnie z ogólnymi zasadami prawa Unii, w tym z zasadami proporcjonalności i niedyskryminacji.

3.  Przy prowadzeniu rejestru respektowane są prawa posłów do Parlamentu Europejskiego do sprawowania mandatu parlamentarnego bez ograniczeń.

4.  Prowadzenie rejestru nie narusza uprawnień ani przywilejów stron niniejszego porozumienia, ani też nie ma wpływu na ich odpowiednie kompetencje organizacyjne.

5.  Strony niniejszego porozumienia dążą do traktowania wszystkich podmiotów zaangażowanych w podobną działalność w podobny sposób i do zapewnienia jednakowych warunków w zakresie rejestracji organizacji i samozatrudnionych osób zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki UE.

II.  Struktura rejestru

6.  Struktura rejestru jest następująca:

a)  przepisy dotyczące zakresu rejestru, rodzajów działalności podlegających wpisowi do rejestru, definicji, zachęt i wyjątków;

b)  sekcje rejestracji (załącznik 1);

c)  informacje wymagane od rejestrujących się podmiotów, w tym wymogi dotyczące ujawniania informacji finansowych (załącznik 2);

d)  kodeks postępowania (załącznik 3);

e)  mechanizmy powiadamiania i składania skarg oraz środki mające zastosowanie w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania, w tym procedura obsługi powiadomień oraz badania i rozpatrywania skarg (załącznik 4);

f)  wytyczne dotyczące wdrażania wraz z praktycznymi informacjami dla rejestrujących się podmiotów.

III.  Zakres rejestru

Rodzaje działalności podlegające wpisowi do rejestru

7.  Rejestr obejmuje wszelkie rodzaje działalności, niebędące działalnością, o której mowa w ust. 10–12, prowadzonej w celu wywarcia bezpośredniego lub pośredniego wpływu na procesy opracowywania lub realizacji polityki oraz podejmowania decyzji przez instytucje UE, bez względu na używane środki lub kanały komunikacyjne, na przykład zlecanie usług na zewnątrz, media, umowy z profesjonalnymi pośrednikami, ośrodki analityczne, platformy, fora, kampanie i inicjatywy obywatelskie.

Do celów niniejszego porozumienia „wywieranie bezpośredniego wpływu” oznacza wywieranie wpływu poprzez bezpośredni kontakt lub komunikację z instytucjami UE lub inne następujące po nich działania, a „wywieranie pośredniego wpływu” oznacza wpływanie poprzez wykorzystanie pośrednich środków wpływu, takich jak media, opinia publiczna, konferencje lub wydarzenia towarzyskie skierowane do instytucji UE.

Działalność ta obejmuje w szczególności:

–  kontakty z członkami i ich asystentami, urzędnikami lub innymi pracownikami instytucji UE;

–  opracowywanie, rozprowadzanie i przekazywanie pism, materiałów informacyjnych lub dokumentów do dyskusji lub zawierających stanowiska;

–  organizowanie imprez, spotkań lub działań promocyjnych, konferencji lub wydarzeń towarzyskich, na które wysyłane są zaproszenia do członków i ich asystentów, urzędników lub innych pracowników instytucji UE; oraz

–  dobrowolny wkład w formalne konsultacje lub wysłuchania w sprawie planowanych aktów ustawodawczych lub innych aktów prawnych UE oraz w inne otwarte konsultacje i udział w tych konsultacjach.

8.  Oczekuje się rejestracji ze strony wszelkich organizacji i osób samozatrudnionych, zaangażowanych w rodzaj działalności podlegający wpisowi do rejestru, niezależnie od ich statusu prawnego i niezależnie od tego, czy działalność ta znajduje się na etapie realizacji czy przygotowania.

Każdy rodzaj działalności podlegający wpisowi do rejestru i prowadzony na podstawie umowy przez pośrednika zapewniającego doradztwo prawne i zawodowe powoduje kwalifikowalność do zapisu w rejestrze zarówno w przypadku pośrednika, jak i jego klienta. Tacy pośrednicy muszą zadeklarować wszystkich klientów w ramach takich umów, a także ich dochody na klienta związane z działalnością przedstawicielską, zgodnie z załącznikiem 2 pkt II.C.2.B. Wymóg ten nie zwalnia klientów z obowiązku rejestracji i zapisania w swoim własnym kosztorysie kosztu wszelkiej działalności zleconej pośrednikowi.

Rodzaje działalności niepodlegające wpisowi do rejestru

9.  Organizacja powinna kwalifikować się do zarejestrowania jedynie jeśli prowadzi podlegający wpisowi do rejestru rodzaj działalność, który sprowadza się do bezpośrednich lub pośrednich kontaktów z instytucjami UE. Organizacja uznana za niekwalifikującą się do figurowania w rejestrze może zostać z niego skreślona.

10.  Działalność dotycząca doradztwa prawnego i innego rodzaju doradztwa specjalistycznego nie podlega wpisowi do rejestru, o ile:

–  polega ona na doradztwie i kontaktach z organami publicznymi mającymi na celu dokładniejsze objaśnienie klientom ogólnego stanu prawnego, ich konkretnej sytuacji prawnej lub doradzenia im, czy dane kroki prawne lub administracyjne są właściwe lub dopuszczalne na mocy obowiązującego prawa i przepisów;

–  polega na udzielaniu porad klientom, aby pomóc im w zagwarantowaniu zgodności ich działań z właściwymi przepisami prawa;

–  polega na analizach i badaniach opracowywanych dla klientów na temat potencjalnego wpływu zmian w przepisach ustawowych lub wykonawczych w odniesieniu do ich sytuacji prawnej lub sfery działalności;

–  polega na reprezentowaniu w ramach procedury pojednawczej lub mediacyjnej mającej na celu uniknięcie skierowania sporu do sądu lub organu administracyjnego; lub

–  związana jest z podstawowym prawem klienta do sprawiedliwego procesu, w tym prawa do obrony w postępowaniu administracyjnym, taka jak działalność prowadzona przez prawników lub innych zaangażowanych w nią specjalistów.

Jeżeli dane przedsiębiorstwo i jego doradcy są zaangażowani jako strona w konkretną sprawę lub procedurę sądową lub administracyjną, wszelka działalność bezpośrednio związana z tą sprawą, która nie zmierza do zmiany istniejących ram prawnych, nie podlega wpisowi do rejestru. Niniejszy akapit stosuje się do wszystkich sektorów gospodarczych w Unii Europejskiej.

Niemniej jednak poniższe rodzaje działalności dotyczącej doradztwa prawnego i innego rodzaju doradztwa specjalistycznego podlegają wpisowi do rejestru, w przypadku gdy mają na celu wywieranie wpływu na instytucje UE, ich członków i ich asystentów lub urzędników i innych pracowników:

–  udzielanie wsparcia za pośrednictwem przedstawicieli lub mediacji oraz dostarczanie materiałów poparcia, w tym argumentacja i sporządzanie projektów; oraz

–  doradztwo taktyczne i strategiczne, w tym podnoszenie kwestii, których zakres i czas komunikacji mają na celu wywarcie wpływu na instytucje UE, ich członków wraz z ich asystentami lub urzędników i innych pracowników.

11.  Działalność partnerów społecznych jako uczestników dialogu społecznego (związki zawodowe, stowarzyszenia pracodawców itd.) nie podlega wpisowi do rejestru, w przypadku gdy ci partnerzy społeczni wypełniają funkcję wyznaczoną dla nich w traktatach. Niniejszy punkt stosuje się odpowiednio do wszelkich podmiotów wyraźnie wyznaczonych w traktatach do odgrywania roli instytucjonalnej.

12.  Działalność w odpowiedzi na bezpośrednie i indywidualne wnioski instytucji UE lub posłów do Parlamentu Europejskiego, takie jak jednorazowe lub regularne wnioski o udzielenie informacji faktycznych, udostępnienie danych lub przygotowanie ekspertyzy nie podlega wpisowi do rejestru.

Postanowienia szczególne

13.  Rejestr nie ma zastosowania do kościołów i wspólnot religijnych. Oczekuje się jednak rejestracji ze strony biur przedstawicielskich lub podmiotów prawa, biur i sieci utworzonych w celu reprezentowania kościołów i wspólnot religijnych w kontaktach z instytucjami UE, a także ich stowarzyszeń.

14.  Rejestr nie ma zastosowania do partii politycznych. Oczekuje się jednak rejestracji ze strony wszelkich stworzonych lub wspieranych przez nie organizacji, które są zaangażowane w rodzaje działalności podlegające wpisowi do rejestru.

15.  Rejestr nie ma zastosowania do służb rządów państw członkowskich, rządów państw trzecich, międzynarodowych organizacji międzyrządowych i ich misji dyplomatycznych.

16.  Od regionalnych władz publicznych oraz ich biur przedstawicielskich nie oczekuje się rejestracji, lecz mogą one wpisać się do rejestru na własny wniosek. Oczekuje się rejestracji ze strony stowarzyszeń lub sieci utworzonych w celu wspólnego reprezentowania regionów.

17.  Oczekuje się rejestracji ze strony wszelkich władz publicznych na szczeblu niższym od krajowego innych niż te, o których mowa w pkt 16, takich jak lokalne i gminne organy władzy lub miasta, ich biura przedstawicielskie, a także stowarzyszenia lub sieci.

18.  Oczekuje się rejestracji ze strony sieci, platform i innych rodzajów kolektywnej działalności niemających statusu prawnego lub osobowości prawnej, lecz stanowiących faktycznie źródło zorganizowanego wpływu i zaangażowanych w rodzaje działalności podlegające wpisowi do rejestru. Członkowie takich rodzajów kolektywnej działalności wyznaczają przedstawiciela, który będzie działał jako osoba wyznaczona do kontaktów, odpowiedzialna za współpracę ze „wspólnym sekretariatem rejestru służącego przejrzystości” (JTRS).

19.  Działalność, jaką należy wziąć pod uwagę do celów oceny kwalifikowalności do wpisu w rejestrze, to czynności skierowane (bezpośrednio lub pośrednio) do wszystkich instytucji, agencji i organów UE oraz ich członków i asystentów tych ostatnich, urzędników i innych pracowników. Działalność ta nie obejmuje czynności skierowanych do państw członkowskich, a w szczególności czynności skierowanych do ich stałych przedstawicielstw przy Unii Europejskiej.

20.  Zachęca się europejskie sieci, federacje, stowarzyszenia lub platformy do opracowania wspólnych przejrzystych wytycznych dla ich członków, w których wskazane są rodzaje działalności podlegające wpisowi do rejestru. Oczekuje się podania do publicznej wiadomości tych wytycznych.

IV.  Zasady mające zastosowanie do rejestrujących się podmiotów

21.  Poprzez zarejestrowanie się zainteresowane organizacje i osoby:

—  zgadzają się na ujęcie w ogólnie dostępnej formie informacji dostarczanych przez nie w celu wpisania do rejestru;

—  zgadzają się działać zgodnie z kodeksem postępowania przedstawionym w załączniku 3 i w odpowiednich przypadkach przedstawiają teksty wszelkich branżowych kodeksów postępowania, których zobowiązały się przestrzegać(4);

—  gwarantują, że informacje dostarczone w celu wpisania do rejestru są prawidłowe i zgadzają się na współpracę w przypadku otrzymania administracyjnych wniosków o udzielenie informacji uzupełniających i aktualizacji;

—  zgadzają się, aby wszelkie dotyczące ich powiadomienia lub skargi były rozpatrywane w oparciu o przepisy kodeksu postępowania przedstawionego w załączniku 3;

—  zgadzają się, by podlegać wszelkim środkom mającym zastosowanie w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania przedstawionego w załączniku 3 i przyjmują do wiadomości, że środki przewidziane w załączniku 4 mogą być względem nich zastosowane w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania;

—  przyjmują do wiadomości, że strony niniejszego porozumienia, na wniosek i zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady(5) mają obowiązek ujawnienia korespondencji i innych dokumentów dotyczących działalności rejestrujących się podmiotów.

V.  Wdrożenie

22.  Sekretarze generalni Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej są odpowiedzialni za nadzór nad systemem oraz za wszystkie kluczowe aspekty jego funkcjonowania i za wspólną zgodą podejmują środki niezbędne do wdrożenia niniejszego porozumienia.

23.  Chociaż system będzie prowadzony wspólnie, strony niniejszego porozumienia zachowują swobodę co do stosowania rejestru w sposób niezależny do swoich własnych określonych celów.

24.  W celu wdrożenia systemu służby Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej zachowują wspólną strukturę operacyjną, zwaną „wspólnym sekretariatem rejestru służącego przejrzystości” (JTRS). W skład wspólnego sekretariatu wchodzi grupa urzędników z Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej, na mocy uzgodnień podjętych przez właściwe służby. Działalność JTRS koordynuje kierownik działu w sekretariacie generalnym Komisji Europejskiej. Zadania JTRS obejmują wydawanie wytycznych dotyczących wdrażania w zakresie ustalonym niniejszym porozumieniem w celu ułatwienia spójnej interpretacji przepisów przez rejestrujące się podmioty oraz w celu monitorowania jakości zawartości rejestru. W celu prowadzenia kontroli jakości zawartości rejestru JTRS korzysta z dostępnych zasobów administracyjnych, przy założeniu, że rejestrujące się podmioty ponoszą ostatecznie odpowiedzialność za przekazane informacje.

25.  Strony niniejszego porozumienia organizują odpowiednie szkolenia i projekty w zakresie komunikacji wewnętrznej, aby zwiększyć wśród swoich członków i pracowników wiedzę o wspólnym rejestrze oraz o procedurze powiadamiania i składania skarg.

26.  Strony niniejszego porozumienia podejmują odpowiednie środki zewnętrzne, aby zwiększyć wiedzę o rejestrze i promować jego wykorzystanie.

27.  Na stronie internetowej rejestru służącego przejrzystości na portalu „Europa” publikuje się w regularnych odstępach czasu szereg podstawowych statystyk uzyskanych z bazy danych rejestru i dostępnych za pomocą łatwej w obsłudze wyszukiwarki. Podana do publicznej wiadomości zawartość tej bazy danych będzie dostępna w formatach elektronicznych, możliwych do odczytu maszynowego.

28.  Sekretarze generalni Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej przedstawiają coroczne sprawozdanie z działania rejestru, odpowiednio, właściwemu wiceprzewodniczącemu Parlamentu Europejskiego i właściwemu wiceprzewodniczącemu Komisji Europejskiej. Roczne sprawozdanie zawiera informacje faktyczne o rejestrze, jego zawartości i zmianach do niego wprowadzanych, oraz publikowane jest co roku w odniesieniu do poprzedniego roku kalendarzowego.

VI.  Środki mające zastosowanie do podmiotów przestrzegających wymogi

29.  Przepustki do budynków Parlamentu Europejskiego będą wydawane jedynie osobom reprezentującym organizacje objęte obowiązkiem wpisu do rejestru lub pracującym dla takich organizacji, jeśli te organizacje lub osoby wpisały się do rejestru. Jednakże wpis do rejestru nie stanowi automatycznego przyznania uprawnienia do takich przepustek. Kwestia wydawania i kontrolowania długoterminowych przepustek umożliwiających wstęp do budynków Parlamentu Europejskiego podlega wewnętrznej procedurze Parlamentu, za którą on sam jest odpowiedzialny.

30.  Strony niniejszego porozumienia oferują zachęty, w ramach swoich administracyjnych uprawnień, w celu nakłaniania do rejestracji w oparciu o ramy ustanowione niniejszym porozumieniem.

Zachęty oferowane rejestrującym się podmiotom przez Parlament Europejski mogą obejmować:

—  dalsze ułatwienia w dostępnie do budynków Parlamentu, do posłów i ich asystentów oraz do urzędników i innych pracowników;

—  zezwolenie na organizowanie lub bycie współgospodarzem wydarzeń odbywających się w budynkach Parlamentu;

—  ułatwione przekazywanie informacji, w tym specjalne listy mailingowe;

—  uczestnictwo z prawem głosu w wysłuchaniach w komisjach;

—  patronat Parlamentu Europejskiego.

Zachęty oferowane rejestrującym się podmiotom przez Komisję Europejską mogą obejmować:

—  środki związane z przesyłaniem do podmiotów zarejestrowanych informacji o rozpoczęciu konsultacji publicznych;

—  środki związane z grupami ekspertów i innymi organami doradczymi;

—  specjalne listy adresów e-mail;

—  patronat Komisji Europejskiej.

Strony niniejszego porozumienia informują rejestrujące się podmioty o dostępnych dla nich specjalnych zachętach.

VII.  Środki mające zastosowanie w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania

31.  Powiadomienia i skargi dotyczące ewentualnego nieprzestrzegania kodeksu postępowania przedstawionego w załączniku 3 może składać każdy, posługując się przy tym standardowym formularzem kontaktowym dostępnym na stronie internetowej rejestru. Powiadomienia i skargi rozpatrywane są zgodnie z procedurami określonymi w załączniku 4.

32.  Mechanizm powiadamiania jest narzędziem uzupełniającym kontrole jakości prowadzone przez JTRS zgodnie z pkt 24. Każdy może zgłosić powiadomienie w związku z błędami dotyczącymi faktów w ramach informacji przekazanych przez zarejestrowane podmioty. Powiadomienia mogą być również zgłaszane w związku z przypadkami rejestracji podmiotów niekwalifikujących się do rejestracji.

33.  Każdy może wnieść oficjalną skargę w przypadku podejrzenia nieprzestrzegania kodeksu, innego niż błąd co do faktu, ze strony zarejestrowanych podmiotów. Skargi muszą być poparte konkretnymi faktami związanymi z domniemanym nieprzestrzeganiem kodeksu postępowania.

JTRS bada sprawę podejrzewanego nieprzestrzegania z należytym uwzględnieniem zasad proporcjonalności i dobrej administracji. Umyślne nieprzestrzeganie kodeksu postępowania ze strony zarejestrowanych podmiotów lub ich przedstawicieli skutkuje zastosowaniem środków określonych w załączniku 4.

34.  W przypadku wykrycia przez JTRS w drodze procedur, o których mowa w pkt 31–33, powtarzających się przypadków braku współpracy lub powtarzającego się nieodpowiedniego postępowania lub poważnego przypadku nieprzestrzegania przepisów, odnośne zarejestrowane podmioty zostają usunięte z rejestru na czas jednego roku lub dwóch lat, a zastosowane środki zostaną w sposób ogólnie dostępny wskazane w rejestrze zgodnie z załącznikiem 4.

VIII.  Udział innych instytucji i organów

35.  Rada Europejska i Rada są zaproszone do przyłączenia się do rejestru. Pozostałe instytucje, organy i jednostki organizacyjne UE zachęca się do samodzielnego korzystania z ram ustanowionych niniejszym porozumieniem jako instrumentu referencyjnego na potrzeby własnych kontaktów z organizacjami i samozatrudnionymi osobami zaangażowanymi w tworzenie polityki UE i jej realizację.

IX.  Postanowienia końcowe

36.  Niniejsze porozumienie zastępuje porozumienie zawarte między Parlamentem Europejskim i Komisją Europejską w dniu 23 czerwca 2011 r., które przestaje obowiązywać w dniu wejścia w życie niniejszego porozumienia.

37.  Rejestr zostanie poddany nowemu przeglądowi w 2017 r.

38.  Niniejsze porozumienie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niniejsze porozumienie stosuje się od dnia ...(6) albo od dnia 1 stycznia 2015 r., w zależności od tego, który z tych terminów przypada wcześniej.

W okresie trzech miesięcy od ww. daty podmioty już zarejestrowane w dniu wejścia w życie niniejszego porozumienia dokonują zmiany ich rejestracji w celu spełnienia nowych wymogów wynikających z niniejszego porozumienia.

Sporządzono w Brukseli dnia […] r.

W imieniu Parlamentu Europejskiego W imieniu Komisji Europejskiej

Przewodniczący Przewodniczący

(1) Dz.U. L 191 z 22.7.2011, s. 29. (2) Dz.U. C 271 E z 12.11.2009, s. 48. (3) Dz.U. C 377 E z 7.12.2012, s. 176. (4) Obowiązujący zarejestrowane podmioty branżowy kodeks postępowania może nakładać bardziej surowe obowiązki niż wymogi określone w kodeksie postepowania przedstawionym w załączniku 3. (5) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego oraz Rady (WE) nr 1049/2001 z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji Europejskiej (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43). (6) Dz.U.: proszę wstawić datę: 3 miesiące od daty wejścia w życie niniejszego porozumienia.

„Rejestr służący przejrzystości”

Organizacje i samozatrudnione osoby zaangażowane w opracowanie i realizację polityki Unii Europejskiej

Informacje wymagane od rejestrujących się podmiotów

I.  INFORMACJE OGÓLNE I PODSTAWOWE

a)  nazwa (nazwy) organizacji, adres głównej siedziby oraz, w stosownych przypadkach, adres siedziby w Brukseli, Luksemburgu lub Strasburgu, numer telefonu, adres e-mail, adres strony internetowej;

b)  nazwisko osoby prawnie odpowiedzialnej za organizację i dyrektora organizacji lub jej kierownika lub, jeśli ma to zastosowanie, głównej osoby wyznaczonej do kontaktów w związku z rodzajem działalności podlegającym wpisowi do rejestru (tj. kierownika do spraw UE); nazwiska osób posiadających zezwolenie na wstęp do budynków Parlamentu Europejskiego(1);

c)  liczba osób (członków, pracowników itp.) uczestniczących w rodzaju działalności podlegającemu wpisowi do rejestru oraz osób korzystających z przepustek do budynków Parlamentu Europejskiego, jak również okres czasu poświęcony przez każdą z tych osób na taką działalność, według następujących części pełnego wymiaru czasu pracy: 25%, 50%, 75% lub 100 %;

d)  cele/uprawnienia – dziedziny zainteresowania – rodzaje działalności – kraje, w których prowadzona jest działalność – przynależność do sieci – ogólne informacje objęte zakresem stosowania rejestru;

e)  członkostwo i, w stosownych przypadkach, liczba członków (osób lub organizacji).

II.  INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE

A.  RODZAJE DZIAŁALNOŚCI PODLEGAJĄCE WPISOWI DO REJESTRU

Należy podać szczegółowe informacje dotyczące głównych wniosków ustawodawczych lub strategii politycznych, z którymi wiążą się wchodzące w zakres rejestru działania zarejestrowanych podmiotów. Można nawiązać do innych szczególnych działań, takich jak imprezy lub publikacje.

B.  POWIĄZANIA Z INSTYTUCJAMI UE

a)  Członkostwo w grupach wysokiego szczebla, komitetach konsultacyjnych, grupach ekspertów, innych wspieranych przez UE strukturach i platformach itd.

b)  Członkostwo lub udział w intergrupach lub forach branżowych w Parlamencie Europejskim itp.

C.  INFORMACJE FINANSOWE ZWIĄZANE Z RODZAJAMI DZIAŁALNOŚCI PODLEGAJĄCYMI WPISOWI DO REJESTRU

1.  Wszystkie zarejestrowane podmioty przedstawiają:

a)  Wstępny roczny kosztorys związany z rodzajem działalności podlegającym wpisowi do rejestru. Informacje finansowe obejmują pełny rok działalności i odnoszą się do ostatniego zamkniętego roku obrotowego w dniu wpisu do rejestru lub rocznej aktualizacji szczegółowych informacji zawartych w rejestrze.

b)  Kwota i źródło środków finansowych otrzymanych od instytucji Unii w ostatnim zamkniętym roku finansowym, według stanu z dnia rejestracji lub rocznej aktualizacji szczegółowych informacji zawartych w rejestrze. Informacje te muszą odpowiadać informacjom przedstawionym w Europejskim Systemie Przejrzystości Finansowej(2).

2.  Firmy konsultingowe/kancelarie prawne/samozatrudnieni konsultanci (sekcja I załącznika 1) przekazują dodatkowo następujące informacje:

a)  Obrót związany z rodzajem działalności podlegającym wpisowi do rejestru, według następującej tabeli:

b)  Wykaz wszystkich klientów, w imieniu których prowadzony jest rodzaj działalności podlegający wpisowi do rejestru. Dochody pochodzące od klientów w związku z działalnością przedstawicielską są przedstawiane według następującej tabeli:

c)  Oczekuje się, że klienci również wpiszą się do rejestru. Oświadczenia finansowe sporządzone przez firmy konsultingowe, kancelarie prawne lub samozatrudnionych konsultantów, dotyczące ich klientów (lista i skala) nie zwalniają tych klientów z ujęcia tej zleconej działalności w ich własnych oświadczeniach, aby ich nakłady finansowe nie zostały oszacowane zbyt nisko.

3.  Zatrudnieni lobbyści oraz stowarzyszenia branżowe/przemysłowe/zawodowe (sekcja II załącznika 1) przedstawiają ponadto:

wartość obrotu związanego z rodzajem działalności podlegającym wpisowi do rejestru, w tym kwoty niższe niż 10 000 EUR.

4.  Organizacje pozarządowe – ośrodki analityczne, instytucje naukowe i badawcze – organizacje reprezentujące kościoły i wspólnoty religijne – organizacje reprezentujące władze lokalne, regionalne i gminne, inne podmioty publiczne lub mieszane itp. (sekcje III-VI załącznika 1) przedstawiają dodatkowo:

a)  łączny budżet organizacji;

b)  zestawienie głównych kwot i źródeł finansowania.

(1) Rejestrujące się podmioty mogą wystąpić o udzielenie zezwolenia na wstęp do budynków Parlamentu Europejskiego pod koniec procesu rejestracji. Nazwiska osób, które otrzymały przepustkę do budynków Parlamentu Europejskiego, zostają umieszczone w rejestrze. Wpis do rejestru nie stanowi automatycznego przyznania uprawnienia do takich przepustek. (2) http://ec.europa.eu/budget/fts/index_en.htm

Kodeks postępowania

Strony niniejszego porozumienia uważają, że wszyscy przedstawiciele grup interesu kontaktujący się z nimi jednorazowo lub częściej, niezależnie od tego, czy są zarejestrowani, czy też nie, powinni przestrzegać niniejszego kodeksu postępowania.

W stosunkach z instytucjami UE oraz ich członkami, urzędnikami i innymi pracownikami, przedstawiciele grup interesów:

a)  zawsze podają nazwisko i, we właściwych przypadkach, numer rejestracyjny oraz nazwę podmiotu lub podmiotów, dla których pracują lub które reprezentują; oświadczają, jakie interesy, cele lub zamiary promują, a w stosownych przypadkach określają, jakich klientów lub członków reprezentują;

b)  nie uzyskują ani nie próbują uzyskać informacji lub decyzji w nieuczciwy sposób lub za pomocą niewłaściwego nacisku lub niewłaściwego postępowania;

c)  w stosunkach z osobami trzecimi nie powołują się na żadne formalne związki z Unią Europejską lub jakąkolwiek instytucją unijną i nie przedstawiają skutków wpisu do rejestru w taki sposób, by wprowadzić w błąd osoby trzecie, urzędników lub innych pracowników Unii Europejskiej, ani nie posługują się logo instytucji UE bez uzyskania na to wyraźnej zgody;

d)  dbają o to, aby informacje, jakich dostarczają przy wpisie do rejestru, a następnie w ramach ich rodzaju działalności podlegającego wpisowi do rejestru, były, wedle ich najlepszej wiedzy, pełne, aktualne i niewprowadzające w błąd; przyjmują, że dostarczone informacje podlegają przeglądowi i zgadzają się na współpracę w odniesieniu do wniosków administracji o informacje uzupełniające lub o aktualizację;

e)  nie sprzedają osobom trzecim kopii dokumentów otrzymanych od instytucji UE;

f)  zasadniczo przestrzegają wszystkich przepisów, kodeksów i dobrych wzorców zarządzania ustanowionych przez instytucje Unii oraz unikają utrudniania ich wdrażania i stosowania;

g)  nie nakłaniają członków instytucji Unii Europejskiej, urzędników lub innych pracowników Unii Europejskiej, asystentów ani stażystów tych członków do naruszania przepisów i zasad postępowania, jakim osoby te podlegają;

h)  jeżeli zatrudniają byłych urzędników lub innych byłych pracowników Unii Europejskiej, byłych asystentów lub byłych stażystów członków instytucji UE, przestrzegają spoczywającego na tych osobach obowiązku stosowania się do przepisów i wymogów dotyczących poufności, jakim podlegają;

i)  uzyskują wcześniejszą zgodę danego posła lub posłów do Parlamentu Europejskiego w odniesieniu do wszelkich stosunków umownych lub zatrudnienia wszelkich osób znajdujących się w otoczeniu posła;

j)  przestrzegają wszelkich przepisów dotyczących praw i obowiązków byłych posłów do Parlamentu Europejskiego i byłych członków Komisji Europejskiej;

k)  informują wszelkie reprezentowane przez siebie osoby o spoczywających na nich obowiązkach w stosunku do instytucji Unii;

Osoby, które zarejestrowały się w Parlamencie Europejskim, aby otrzymać nieprzenoszalną przepustkę imienną umożliwiającą im wstęp do budynków Parlamentu Europejskiego:

l)  zobowiązują się do noszenia przepustki w widocznym miejscu zawsze, kiedy przebywają w budynkach Parlamentu Europejskiego;

m)  ściśle przestrzegają odnośnych artykułów Regulaminu Parlamentu Europejskiego;

n)  akceptują fakt, że wszelkie decyzje w sprawie wniosków o wstęp do budynków Parlamentu Europejskiego wchodzą w zakres wyłącznych uprawnień Parlamentu, zaś wpis do rejestru nie stanowi automatycznego przyznania uprawnienia do przepustki.

Procedura powiadomień oraz dochodzenia i rozpatrywania skarg

I.  POWIADOMIENIA

Powiadomienia do wspólnego sekretariatu rejestru służącego przejrzystości (JTRS) w związku z informacjami zawartymi w rejestrze i przypadkami rejestracji podmiotów niekwalifikujących się do niej może zgłaszać każdy za pomocą standardowego formularza kontaktowego na stronie internetowej rejestru.

Jeżeli powiadomienia dotyczą danych zawartych w rejestrze, są one rozpatrywane jako zarzuty naruszenia lit. d) kodeksu postępowania przedstawionego w załączniku 3(1). Zarejestrowany podmiot, którego to dotyczy, zostanie poproszony o aktualizację informacji lub wyjaśnienie JTRS powodów, dla których informacja nie wymaga aktualizacji. W przypadku braku współpracy ze strony zarejestrowanego podmiotu mogą zostać zastosowane środki przedstawione w poniższej tabeli środków (wiersze 2–4).

II.  SKARGI

Etap 1: Składanie skarg

1.  Skargi do JTRS może składać każdy za pomocą standardowego formularza dostępnego na stronie internetowej rejestru. Formularz ten zawiera następujące informacje:

a)  dane zarejestrowanego podmiotu będącego przedmiotem skargi;

b)  nazwę/nazwisko i dane kontaktowe składającego skargę;

c)  szczegółowe informacje dotyczące zarzutu nieprzestrzegania kodeksu postępowania, w tym ewentualne dokumenty lub inne materiały uzasadniające skargę, wskazanie ewentualnej szkody wyrządzonej składającemu skargę oraz powody do podejrzeń o umyślne nieprzestrzeganie kodeksu.

Skargi złożone anonimowo nie są rozpatrywane.

2.  W skardze wskazuje się przepisy kodeksu postępowania, które zdaniem składającego skargę nie były przestrzegane. W przypadku nieprzestrzegania kodeksu, które od początku zostało wyraźnie określone przez JTRS jako nieumyślne, wszelka skarga może zostać zakwalifikowana przez JTRS jako „powiadomienie”.

3.  Kodeks postępowania stosuje się wyłącznie do stosunków między przedstawicielami grup interesu a instytucjami UE i nie może być wykorzystywany do regulowania stosunków między stronami trzecimi lub między podmiotami zarejestrowanymi.

Etap 2: Dopuszczalność

4.  Po otrzymaniu skargi, JTRS dokonuje następujących czynności:

a)  w ciągu pięciu dni roboczych potwierdza składającemu skargę jej otrzymanie;

b)  ustala, czy skarga wchodzi w zakres rejestru zgodnie z zapisem w kodeksie postępowania zawartym w załączniku 3 i z etapem 1 powyżej;

c)  sprawdza wszelkie dowody przedstawione w celu uzasadnienia skargi – dokumenty, inne materiały lub osobiste oświadczenia; co do zasady wszelki materiał dowodowy powinien pochodzić od podmiotu zarejestrowanego, którego dotyczy skarga, z dokumentu wystawionego przez stronę trzecią lub z publicznie dostępnych źródeł. Zwykłe sądy wartościujące przedstawione przez składającego skargę nie są traktowane jako dowody;

d)  na podstawie analizy, o której mowa w lit. b) i c), stanowi o dopuszczalności skargi.

5.  Jeżeli skarga zostanie uznana za niedopuszczalną, JTRS informuje o tym na piśmie składającego skargę, przedstawiając uzasadnienie decyzji.

6.   Jeśli skarga zostanie uznana za dopuszczalną, zarówno składający skargę, jak i podmiot zarejestrowany powinni zostać poinformowani przez JTRS o decyzji oraz o stosowanej procedurze przedstawionej poniżej.

Etap 3: Rozpatrywanie skargi uznanej za dopuszczalną – dochodzenie i środki tymczasowe

7.  Zainteresowany podmiot zarejestrowany jest informowany przez JTRS o treści skargi oraz o rzekomo nieprzestrzeganych przepisach i jednocześnie jest proszony o przedstawienie swojego stanowiska w odpowiedzi na tę skargę w terminie 20 dni roboczych. W uzasadnieniu tego stanowiska, w tym samym terminie memorandum zawodowej organizacji przedstawicielskiej może również zostać przedłożone przez podmiot zarejestrowany, w szczególności w odniesieniu do zawodów regulowanych lub organizacji podlegających branżowemu kodeksowi postępowania.

8.  Nieprzestrzeganie terminu wskazanego w pkt 7 prowadzi do czasowego zawieszenia zainteresowanego podmiotu zarejestrowanego w rejestrze aż do chwili wznowienia współpracy.

9.  Wszelkie informacje zebrane podczas dochodzenia są rozpatrywane przez JTRS, który może podjąć decyzję o przesłuchaniu podmiotu zarejestrowanego, którego dotyczy skarga, składającego skargę lub obu stron.

10.  Jeśli badanie dostarczonego materiału dowodowego wskazuje, że skarga jest bezzasadna, JTRS informuje zarówno zarejestrowany podmiot, którego to dotyczy, jak i składającego skargę o decyzji w tej sprawie, podając jej uzasadnienie.

11.  Jeżeli skarga zostanie uznana za uzasadnioną, podmiot zarejestrowany, którego ona dotyczy, jest tymczasowo zawieszany w rejestrze w oczekiwaniu na podjęcie kroków w celu rozwiązania problemu (zob. etap 4 poniżej) i może zostać zastosowany wobec niego szereg środków dodatkowych, w tym skreślenie z rejestru i cofnięcie – w stosownych przypadkach – zezwolenia umożliwiającego wstęp do Parlamentu Europejskiego, zgodnie z wewnętrznymi procedurami tej instytucji (zob. etap 5 i wiersze 2–4 tabeli środków poniżej), szczególnie w przypadku odmowy współpracy.

Etap 4: Rozpatrywanie skargi uznanej za dopuszczalną – rozwiązywanie problemów

12.  Jeżeli zasadność skargi zostanie potwierdzona i wykryte zostaną problematyczne kwestie, JTRS podejmie wszystkie niezbędne działania we współpracy z danym zarejestrowanym podmiotem w celu podjęcia i rozwiązania tej kwestii.

13.  Jeżeli dany zarejestrowany podmiot podejmuje współpracę, wówczas, w zależności od przypadku JTRS przyznaje mu odpowiedni termin na znalezienie rozwiązania.

14.  Jeżeli znalezione zostało możliwe rozwiązanie problemu, a zarejestrowany podmiot podjął współpracę w celu wdrożenia takiego rozwiązania, rejestracja takiego podmiotu powinna zostać reaktywowana, a sprawa zamknięta. JTRS informuje zarówno dany zarejestrowany podmiot, jak i składającego skargę o decyzji w tej sprawie, podając jej uzasadnienie.

15.  Jeżeli znalezione zostało możliwe rozwiązanie problemu, lecz dany zarejestrowany podmiot nie podjął współpracy w celu wdrożenia takiego rozwiązania, rejestracja takiego podmiotu zostaje skreślona (zob. wiersze 2 i 3tabeli środków poniżej). JTRS informuje zarówno zarejestrowany podmiot, którego skarga dotyczy, jak i składającego skargę o decyzji w tej sprawie, podając jej uzasadnienie.

16.  W przypadku gdy możliwe rozwiązanie kwestii wymaga decyzji strony trzeciej, w tym danego organu w państwie członkowskim, ostateczna decyzja JTRS jest odroczona do czasu podjęcia takiej decyzji przez stronę trzecią.

17.  Jeżeli podmiot zarejestrowany odmawia współpracy w okresie 40 dni roboczych od powiadomienia o skardze, zgodnie z pkt 7, stosuje się środki przewidziane w przypadku nieprzestrzegania kodeksu (zob. pkt 19–22 etapu 5 oraz wiersze 2–4 tabeli środków poniżej).

Etap 5: Rozpatrywanie skargi uznanej za dopuszczalną – środki mające zastosowanie w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania

18.  Jeżeli zarejestrowany podmiot niezwłocznie skoryguje dane, zarówno składający skargę, jak i podmiot zarejestrowany otrzymają pisemne powiadomienie od JTRS przedstawiające fakty i sposób ich naprawienia (zob. wiersz 1tabeli środków poniżej).

19.  Brak odpowiedzi ze strony danego podmiotu zarejestrowanego w terminie 40 dni przewidzianym w pkt 17 powoduje usunięcie z rejestru (zob. wiersz 2 tabeli środków poniżej) oraz utratę możliwości korzystania z zachęt związanych z rejestracją.

20.  Jeżeli wykryte zostało niewłaściwe postępowanie, zarejestrowany podmiot zostaje usunięty z rejestru (zob. wiersz 3 tabeli środków poniżej) i traci możliwość korzystania z zachęt związanych z rejestracją.

21.  W przypadkach, o których mowa w pkt 19 i 20, dany zarejestrowany podmiot może dokonać ponownej rejestracji, jeżeli rozwiązany został problem będący powodem jego usunięcia.

22.  W przypadku uznania, że brak współpracy lub nieodpowiednie postępowanie są powtarzalne i umyślne, lub w razie wykrycia poważnego przypadku niezgodności z przepisami (zob. wiersz 4 tabeli środków poniżej), JTRS podejmuje decyzję o zakazie ponownej rejestracji przez okres jednego roku lub dwóch lat (w zależności od powagi przypadku).

23.  JTRS informuje dany zarejestrowany podmiot i składającego skargę o wszelkich środkach przyjętych na podstawie pkt 18–22 lub wierszy 1–4tabeli środków poniżej.

24.  W przypadkach, w których środek przyjęty przez JTRS powoduje długoterminowe usunięcie z rejestru (zob. wiersz 4 tabeli środków poniżej), dany podmiot rejestrujący może – w ciągu 20 dni roboczych od dnia powiadomienia – przedłożyć sekretarzom generalnym Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej uzasadniony wniosek o ponowne zbadanie takiego środka.

25.  Po upływie tych 20 dni lub po podjęciu przez sekretarzy generalnych ostatecznej decyzji, właściwy wiceprzewodniczący Parlamentu Europejskiego i właściwy wiceprzewodniczący Komisji Europejskiej zostaną o tym poinformowani, a zastosowany środek zostanie w sposób publicznie widoczny wskazany w rejestrze.

26.  Jeżeli decyzja o zakazie ponownej rejestracji obowiązująca przez określony czas wiąże się z odebraniem możliwości występowania o udzielane przedstawicielom grup interesu zezwolenia na wstęp do budynków Parlamentu Europejskiego, sekretarz generalny Parlamentu Europejskiego przedkłada wniosek Kolegium Kwestorów, które jest proszone o zatwierdzenie wycofania na dany okres odnośnych zezwoleń na wstęp, które uzyskała dana osoba lub osoby.

27.  W swoich decyzjach dotyczących mających zastosowanie środków przedstawionych w niniejszym załączniku JTRS kieruje się należycie zasadami proporcjonalności i dobrej administracji. Działalność JTRS koordynuje kierownik działu w Sekretariacie Generalnym Komisji Europejskiej i jest ona prowadzona pod zwierzchnictwem sekretarzy generalnych Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej, którzy są na bieżąco i należycie informowani.

Tabela środków mających zastosowanie w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania

(1) Zgodnie z lit. d) przedstawiciele grup interesu w swoich stosunkach z instytucjami UE i ich członkami, urzędnikami i innymi pracownikami „dbają o to, aby informacje, jakich dostarczają przy wpisie do rejestru, a następnie w ramach ich rodzaju działalności podlegającemu wpisowi do rejestru, były, wedle ich najlepszej wiedzy, pełne, aktualne i niewprowadzające w błąd” oraz „przyjmują, że wszelkie dostarczone informacje podlegają przeglądowi, i zgadzają się na współpracę w odniesieniu do wniosków administracji o informacje uzupełniające lub o aktualizację”.