Δηλωση απορρητου

Εισαγωγή

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο έχει δεσμευτεί να προστατεύει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας και να σέβεται την ιδιωτικότητά σας. Συλλέγει και υποβάλλει σε περαιτέρω επεξεργασία τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών.

Η παρούσα δήλωση απορρήτου εξηγεί τους λόγους επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας, τον τρόπο με τον οποίο συλλέγουμε, μεταχειριζόμαστε και διασφαλίζουμε την προστασία όλων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τον τρόπο που χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες αυτές και ποια είναι τα δικαιώματά σας ως προς τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας. Επίσης, προσδιορίζει τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων στον οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, του υπευθύνου προστασίας δεδομένων και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.

Η παρούσα δήλωση απορρήτου αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο κατά τον χειρισμό των αρχικών και των επιβεβαιωτικών αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα που υποβλήθηκαν δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, την οποία πραγματοποιεί η «Μονάδα διαφάνειας» στη Γενική Διεύθυνση Προεδρίας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο δεν είναι υπεύθυνο για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τους διαχειριστές ιδιωτικών ιστοτόπων και πλατφορμών που δεν σχετίζονται επίσημα με αυτό και έχουν χρησιμοποιηθεί για την υποβολή αίτησης για δημόσια πρόσβαση σε έγγραφα του Κοινοβουλίου.

Για ποιο λόγο και με ποιον τρόπο επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας;

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο εκτελεί την πράξη επεξεργασίας «Πρόσβαση σε έγγραφα» με σκοπό τη διεκπεραίωση των αιτήσεών σας για δημόσια πρόσβαση σε έγγραφα που υποβάλλονται δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, την κατάρτιση ετήσιας στατιστικής έκθεσης σύμφωνα με το άρθρο 17 παράγραφος 1 του εν λόγω κανονισμού και την παρακολούθηση έρευνας από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή ή σε περίπτωση δικαστικών διαδικασιών.

Η πράξη επεξεργασίας «Πρόσβαση σε έγγραφα» καλύπτει την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με:

• την επαλήθευση της συμμόρφωσης με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και τα μέτρα εφαρμογής του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου· και
• την επικοινωνία με τους αιτούντες.

Σκοπός της επεξεργασίας των μη υποχρεωτικών δεδομένων που εισάγονται από τους αιτούντες είναι η περαιτέρω διευκόλυνση της διεκπεραίωσης των αιτήσεων και η βελτίωση της ετήσιας στατιστικής έκθεσης.

Οι αιτούντες εισάγουν τα δεδομένα τους όταν υποβάλλουν αίτηση για δημόσια πρόσβαση σε έγγραφα του Κοινοβουλίου μέσω του ιστοτόπου ή της υπηρεσιακής ηλεκτρονικής θυρίδας AccesDocs@europarl.europa.eu , ή μέσω παραδοσιακής αλληλογραφίας (σε έντυπη μορφή).

Τα προσωπικά σας δεδομένα δεν θα χρησιμοποιηθούν για αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ.

Σε ποια νομική βάση (ή βάσεις) στηρίζεται η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας;

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας:

• σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, επειδή η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον· και
• σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, επειδή η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση στην οποία υπόκειται το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

Η προαναφερόμενη επεξεργασία βασίζεται στο δίκαιο της Ένωσης, και συγκεκριμένα στο άρθρο 15 παράγραφος 3 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 .

Επιπλέον, η επεξεργασία των μη απαραίτητων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που παρέχετε μέσω της αίτησής σας για δημόσια πρόσβαση σε έγγραφα βασίζεται στη συγκατάθεσή σας, σύμφωνα με το στοιχείο δ) του άρθρου 5 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε;

Για την υλοποίηση της ως άνω δραστηριότητας συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε:

α) δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που παρέχονται από τον αιτούντα μέσω του ηλεκτρονικού εντύπου αίτησης:

• Απαραίτητα δεδομένα: ονοματεπώνυμο, εθνικότητα, τίτλος (κος/κα), συγκεκριμένα στοιχεία επικοινωνίας (ηλεκτρονική και ταχυδρομική διεύθυνση, χώρα κατοικίας), αντικείμενο της αίτησης (μπορεί να περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε περίπτωση που σχετίζεται με φυσικό πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί)·
• Μη απαραίτητα δεδομένα: άλλα στοιχεία επικοινωνίας (αριθμός τηλεφώνου), επάγγελμα και οργανισμός·

β) δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που παρέχονται από τον αιτούντα σε αίτηση που υποβάλλεται μέσω διαφορετικής ηλεκτρονικής ή έντυπης μορφής·

γ) δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε οποιαδήποτε άλλη αλληλογραφία με τον αιτούντα.

Για πόσο διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας;

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο διατηρεί τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας μόνο για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού της συλλογής τους ή της περαιτέρω επεξεργασίας τους, δηλαδή το αργότερο πέντε έτη μετά το κλείσιμο ενός φακέλου. πέντε έτη μετά το κλείσιμο ενός φακέλου.

На началния етап дадена преписка се счита за приключена, след като първоначалното решение на Европейския парламент стане окончателно (т.е. когато е изтекъл срокът от 15 работни дни след получаването на решението и не е подадено потвърдително заявление), освен ако са необходими последващи действия във връзка с разследване на Европейския омбудсман., ο φάκελος θεωρείται ότι έχει κλείσει μετά την οριστικοποίηση της αρχικής απόφασης του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (όταν δηλαδή έχει παρέλθει η προθεσμία των 15 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή του και δεν έχει υποβληθεί επιβεβαιωτική αίτηση), εκτός εάν απαιτείται παρακολούθηση από έρευνα του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

Σε αυτή την περίπτωση, ο φάκελος θεωρείται ότι έχει κλείσει εάν ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής έχει περατώσει την έρευνά του σχετικά με την καταγγελία και δεν χρειάζεται περαιτέρω ενέργεια εκ μέρους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου όσον αφορά την αίτηση για δημόσια πρόσβαση στα έγγραφα.

Στο στάδιο της επιβεβαίωσης, θεωρείται ότι ο φάκελος έχει κλείσει μετά την οριστικοποίηση της επιβεβαιωτικής απόφασης του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, και συγκεκριμένα:

– όταν έχει παρέλθει η προθεσμία για την άσκηση προσφυγής ενώπιον των Δικαστηρίων της Ένωσης· ή

– όταν τα Δικαστήρια της Ένωσης επιβεβαιώσουν την επιβεβαιωτική απόφαση· ή

– το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ολοκληρώσει τη συνέχεια που ζητήθηκε από τα Δικαστήρια της Ένωσης.

Δεν θεωρείται ότι ο φάκελος έχει κλείσει, παρά το γεγονός ότι η επιβεβαιωτική απόφαση είναι οριστική, σε περίπτωση έρευνας του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή που απαιτεί παρακολούθηση. Σε αυτή την περίπτωση, ο φάκελος θεωρείται ότι έχει κλείσει εάν ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής έχει περατώσει την έρευνά του σχετικά με την καταγγελία και δεν χρειάζεται περαιτέρω ενέργεια εκ μέρους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου όσον αφορά την αίτηση για δημόσια πρόσβαση στα έγγραφα.

Αυτή η πενταετής «περίοδος διοικητικής διατήρησης» βασίζεται στην πολιτική διατήρησης των εγγράφων και των φακέλων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε αυτά), η οποία διέπεται από την απόφαση του Προεδρείου, της 2ας Ιουλίου 2012, σχετικά με τους κανόνες για τη διαχείριση των εγγράφων στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και τα εκτελεστικά μέτρα που εγκρίθηκαν με απόφαση του Γενικού Γραμματέα της 25ης Οκτωβρίου 2013.

Η απόφαση αυτή είναι ένα κανονιστικό έγγραφο υπό τη μορφή χρονοδιαγράμματος διατήρησης που καθορίζει τις περιόδους διατήρησης για τους διάφορους τύπους αρχείων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

Η «περίοδος διοικητικής διατήρησης» είναι η περίοδος κατά την οποία οι υπηρεσίες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου οφείλουν να τηρούν έναν φάκελο, ανάλογα με τη χρησιμότητά του για διοικητικούς σκοπούς και τις σχετικές καταστατικές και νομικές υποχρεώσεις. Η περίοδος αυτή αρχίζει από τη στιγμή που θα κλείσει ο φάκελος.

Μετά την «περίοδο διοικητικής διατήρησης», οι φάκελοι που αφορούν αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα (και τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε αυτά) μπορούν να μεταφερθούν στα Ιστορικά Αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για ιστορικούς σκοπούς (για τις πράξεις επεξεργασίας που αφορούν τα Ιστορικά Αρχεία, βλ. καταχώριση αναφοράς N. στο Μητρώο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού του Κοινοβουλίου).

Με ποιο τρόπο προστατεύουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας;

Όλα τα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή (ηλεκτρονικά μηνύματα, έγγραφα, δέσμες δεδομένων που τηλεφορτώθηκαν κ.λπ.) αποθηκεύονται στους διακομιστές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή των αναδόχων του.

Οι εξωτερικοί συμβαλλόμενοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου δεσμεύονται από ειδικές συμβατικές ρήτρες για κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εξ ονόματος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, καθώς και από τις υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας που απορρέουν από τη μεταφορά του γενικού κανονισμού για την προστασία δεδομένων στα κράτη μέλη της Ένωσης.

Για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο έχει θεσπίσει ορισμένα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. Τα τεχνικά μέτρα μπορούν να περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την αντιμετώπιση της διαδικτυακής ασφάλειας, του κινδύνου απώλειας δεδομένων, της αλλοίωσης των δεδομένων ή της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, λαμβάνοντας υπόψη τον κίνδυνο που ενέχει η επεξεργασία και τη φύση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία. Τα οργανωτικά μέτρα περιλαμβάνουν τον περιορισμό της πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκλειστικά σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα τα οποία απαιτείται να τα γνωρίζουν για την εκτέλεση της επεξεργασίας.

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο εντός της επικράτειας της Ένωσης και δεν διαβιβάζονται σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς.

Ποιοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας και σε ποιους κοινοποιούνται;

Πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας παρέχεται στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που είναι υπεύθυνο για τη διεκπεραίωση της επεξεργασίας και σύμφωνα με την αρχή της «ανάγκης να γνωρίζει». Το εν λόγω προσωπικό δεσμεύεται από καταστατικές υποχρεώσεις και, εφόσον απαιτείται, πρόσθετες ρήτρες τήρησης της εμπιστευτικότητας.

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται στα ζητούμενα έγγραφα μπορούν να δημοσιοποιηθούν στο κοινό μετά από αξιολόγηση βάσει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, σε συνδυασμό με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725. Εάν διαμένετε εκτός της ΕΕ και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο σας επιτρέψει τη δημόσια πρόσβαση στα έγγραφα που ζητήσατε, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται στα εν λόγω έγγραφα θα δημοσιοποιηθούν μόνον εφόσον η εν λόγω διαβίβαση πληροί τις προϋποθέσεις του κεφαλαίου V του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 σχετικά με τις διεθνείς διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Τα προσωπικά στοιχεία που συλλέγονται σχετικά με τους αιτούντες που ζητούν πρόσβαση σε έγγραφα δεν κοινοποιούνται σε τρίτους, παρά μόνο:

• στο βαθμό και προς το σκοπό που μπορεί να απαιτείται από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο να το πράξει βάσει νόμου· και
• για τους σκοπούς της αποστολής αποφάσεων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σχετικά με την πρόσβαση σε έγγραφα μέσω συστημένης επιστολής μέσω της υπηρεσίας επεξεργασίας DHL International (με έδρα το Βέλγιο).

Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Ως «υποκείμενο των δεδομένων» έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα στο πλαίσιο του κεφαλαίου ΙΙΙ (άρθρα 14 έως 25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725. Όσον αφορά αυτή τη διαδικασία επεξεργασίας, μπορείτε να ασκήσετε τα ακόλουθα δικαιώματα:

• δικαίωμα ενημέρωσης (άρθρα 14 έως 16 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725)·
• δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας (άρθρα 14 έως 17 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725)·
• δικαίωμα διόρθωσης σε περίπτωση που τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας είναι ανακριβή ή ελλιπή (άρθρα 14 έως 18 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725)·
• κατά περίπτωση, το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας (άρθρο 20 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725) και το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων (άρθρο 22 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725)· και
• κατά περίπτωση, το δικαίωμα διαγραφής των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας (άρθρο 19 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725) και το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας για λόγους που σχετίζονται συγκεκριμένα με τη δική σας κατάσταση (άρθρο 23 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725). Εφόσον δεν έχει εκδοθεί ακόμη απάντηση στην αίτηση για δημόσια πρόσβαση στα έγγραφα, η άσκηση οποιουδήποτε εκ των δύο αυτών δικαιωμάτων συνεπάγεται ότι η σχετική αίτηση πρέπει να θεωρείται ότι έχει αποσυρθεί.

Στον βαθμό που η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας βασίζεται στη συγκατάθεσή σας (συγκεκριμένα όσον αφορά μη υποχρεωτικά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα), μπορείτε να αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή, ενημερώνοντας τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων. Η απόσυρση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από την απόσυρση.

Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων ή, σε περίπτωση σύγκρουσης, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Εάν χρειαστεί, μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Τα στοιχεία επικοινωνίας τους παρέχονται στην ενότητα «Επικοινωνία» παρακάτω.

Εάν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μίας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας, παραθέστε την περιγραφή τους στην αίτησή σας (συγκεκριμένα παρέχοντας αριθμό αναφοράς, εφόσον υπάρχει).

Θα σας παρασχεθούν πληροφορίες σχετικά με οποιοδήποτε αίτημα άσκησης των προαναφερόμενων δικαιωμάτων σας εντός ενός μηνός από την παραλαβή του αιτήματός σας από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων. Η εν λόγω προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες, εφόσον απαιτείται, λαμβανομένων υπόψη της πολυπλοκότητας του αιτήματος και του αριθμού των αιτημάτων.

Επικοινωνία

Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων:

Εάν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 ή εάν έχετε παρατηρήσεις, ερωτήσεις ή ανησυχίες, ή επιθυμείτε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων.

Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου:

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων όσον αφορά θέματα σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725:

Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ):

Έχετε δικαίωμα να προσφύγετε (δηλαδή να υποβάλετε καταγγελία) στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων ( edps@edps.europa.eu ) εάν εκτιμάτε ότι τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 έχουν παραβιαστεί εξαιτίας της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων.

Πού μπορείτε να βρείτε λεπτομερέστερες πληροφορίες;

Ο ΥΠΔ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου δημοσιεύει το μητρώο όλων των πράξεων επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, οι οποίες τεκμηριώνονται και κοινοποιούνται σε αυτόν. Μπορείτε να δείτε το μητρώο στον ακόλουθο σύνδεσμο:

http://www.europarl.europa.eu/data-protect/?language=en

Αυτή η πράξη επεξεργασίας έχει συμπεριληφθεί στο Μητρώο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού του Κοινοβουλίου με καταχώριση αναφοράς N.116.