Privacyverklaring

Inleiding

Het Europees Parlement verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te eerbiedigen. Het Europees Parlement verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

In deze privacyverklaring wordt uiteengezet waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt, hoe wij persoonsgegevens verzamelen en ermee omgaan, hoe wij de bescherming van alle verstrekte persoonsgegevens verzekeren, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u hebt in verband met uw persoonsgegevens. Ook worden de contactgegevens vermeld van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt doen gelden, evenals van de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door de afdeling Transparantie van het directoraat-generaal Presidium van het Europees Parlement bij het behandelen van initiële en confirmatieve verzoeken om toegang tot documenten die zijn gedaan uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Het Europees Parlement is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door exploitanten van particuliere websites en platforms die niet officieel verbonden zijn met de instelling en die zijn gebruikt om een verzoek om toegang van het publiek tot documenten van het Parlement in te dienen.

Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Het Europees Parlement voert de verwerkingsactiviteit “Toegang tot documenten” uit met het oog op de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die zijn ingediend op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001, de opstelling van een jaarlijks statistisch verslag overeenkomstig artikel 17, lid 1, van die verordening en de follow-up van een onderzoek door de Europese Ombudsman, of in het geval van gerechtelijke procedures.

De verwerkingsactiviteit “Toegang tot documenten” omvat de verwerking van persoonsgegevens in verband met:

  • controle op de naleving van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en de uitvoeringsmaatregelen van het Europees Parlement; en
  • communicatie met indieners van verzoeken.

Het doel van de verwerking van door indieners ingevoerde niet-verplichte gegevens is de behandeling van verzoeken verder te vergemakkelijken en het jaarlijkse statistische verslag te verbeteren.

Indieners voeren hun gegevens in wanneer zij een verzoek om toegang tot documenten van het Parlement indienen via de website, via de functionele mailbox AccesDocs@europarl.europa.eu of via traditionele post (in papieren vorm).

Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering.

Het Europees Parlement verwerkt uw persoonsgegevens:

  • overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725, omdat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang; en
  • overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt b), van Verordening (EU) 2018/1725, omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op het Europees Parlement rust.

Bovengenoemde verwerking is gebaseerd op het recht van de Unie, namelijk artikel 15, lid 3, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en Verordening (EG) nr. 1049/2001 .

Bovendien gebeurt de verwerking van niet-verplichte persoonsgegevens die u in het kader van uw verzoek om toegang tot documenten verstrekt, op basis van uw toestemming, overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725.

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?

Met het oog op de uitvoering van de bovengenoemde activiteit verzamelen en verwerken wij:

a) persoonsgegevens die de indiener via het onlineformulier verstrekt:

  • Verplichte gegevens: voornaam en naam, titel (dhr./mevr.), nationaliteit, specifieke contactgegevens (e-mailadres en postadres, land van verblijf), onderwerp van het verzoek (dit kan persoonsgegevens omvatten wanneer het betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon);
  • Niet-verplichte gegevens: andere contactgegevens (telefoonnummer), beroep en organisatie;

persoonsgegevens die door de indiener worden verstrekt in een verzoek dat in een ander elektronisch of papieren formaat wordt ingediend;

c) persoonsgegevens die zijn opgenomen in alle andere correspondentie met de indiener.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Het Europees Parlement bewaart uw persoonsgegevens uitsluitend zolang als nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking, en niet langer dan vijf jaar na het afsluiten van het dossier.

In het initiële stadium wordt een dossier als afgesloten beschouwd nadat het initiële besluit van het Europees Parlement definitief is geworden (d.w.z. dat de uiterste termijn van 15 werkdagen na ontvangst van het besluit is verstreken en er geen confirmatief verzoek is ingediend), tenzij follow-up nodig is in het kader van een onderzoek door de Europese Ombudsman.

In een dergelijk geval wordt een dossier als afgesloten beschouwd wanneer de Europese Ombudsman zijn onderzoek in verband met de klacht heeft afgesloten en het Europees Parlement geen verdere maatregelen meer moet treffen in verband met het verzoek om toegang tot documenten.

In het confirmatieve stadium wordt een dossier als afgesloten beschouwd nadat het confirmatieve besluit van het Europees Parlement definitief is geworden, namelijk wanneer:

- de uiterste termijn om een zaak aanhangig te maken bij Hof van Justitie van de EU, is verstreken; of

– het Hof van Justitie van de EU het confirmatieve besluit heeft bevestigd; of

- het Europees Parlement de door het Hof van Justitie van de EU gevraagde follow up heeft voltooid.

Een dossier wordt niet als afgesloten beschouwd, ook als het confirmatieve besluit definitief is geworden, ingeval een onderzoek door de Europese Ombudsman follow up vereist. In een dergelijk geval wordt een dossier als afgesloten beschouwd wanneer de Europese Ombudsman zijn onderzoek in verband met de klacht heeft afgesloten en het Europees Parlement geen verdere maatregelen meer moet treffen in verband met het verzoek om toegang tot documenten.

De “administratieve bewaartermijn” van vijf jaar is gebaseerd op het beleid voor de bewaring van documenten en dossiers van het Europees Parlement (en de daarin opgenomen persoonsgegevens), overeenkomstig het Besluit van het Bureau van 2 juli 2012 betreffende de regeling van het documentenbeheer bij het Europees Parlement en de bij besluit van de secretaris-generaal van 25 oktober 2013 aangenomen uitvoeringsbepalingen daarvan.

Dat besluit is een regelgevend document in de vorm van een tijdschema waarin de bewaartermijnen voor de verschillende soorten dossiers van het Europees Parlement zijn vastgesteld.

De “administratieve bewaartermijn” is de termijn gedurende dewelke de departementen van het Europees Parlement een dossier moeten bewaren, afhankelijk van het nut ervan voor administratieve doeleinden en de relevante statutaire en wettelijke verplichtingen. Deze termijn begint te lopen vanaf het moment waarop het dossier wordt afgesloten.

Na de “administratieve bewaartermijn” kunnen dossiers in verband met verzoeken om toegang tot documenten (en de daarin opgenomen persoonsgegevens) worden overgebracht naar de historische archieven van het Europees Parlement voor historische doeleinden (voor de verwerkingsactiviteiten in verband met de historische archieven, zie referentie N.2 in het register van de verwerkingsactiviteiten van het Parlement).

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Alle gegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, geüploade gegevensbatches enz.) worden op de servers van het Europees Parlement of die van zijn onderaannemers opgeslagen.

De onderaannemers van het Europees Parlement zijn voor het verwerken van uw persoonsgegevens namens het Parlement gebonden aan bijzondere contractbepalingen en aan de vertrouwelijkheidsverplichtingen die voortvloeien uit de omzetting van de algemene verordening gegevensbescherming in het recht van de lidstaten van de Unie.

Met het oog op de bescherming van uw persoonsgegevens heeft het Europees Parlement een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen. Bij de technische maatregelen kan het gaan om passende acties om de veiligheid online, het risico op gegevensverlies, de wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang aan te pakken, waarbij rekening wordt gehouden met het risico dat de verwerking met zich meebrengt en de aard van de te verwerken persoonsgegevens. Bij de organisatorische maatregelen wordt de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot bevoegde personen die daar een legitieme behoefte toe hebben voor het doel van de verwerkingsactiviteit.

Uw persoonsgegevens worden alleen op het grondgebied van de Unie verwerkt, en worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze vrijgegeven?

Toegang tot uw persoonsgegevens wordt verleend aan bevoegd personeel van het Europees Parlement dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de verwerkingsactiviteit overeenkomstig het “need-to-know”-beginsel. Dit personeel is onderworpen aan de wettelijke voorschriften en indien van toepassing aan aanvullende vertrouwelijkheidsbepalingen.

Persoonsgegevens die in de opgevraagde documenten worden vermeld, mogen openbaar worden gemaakt na een beoordeling uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001 in samenhang met Verordening (EU) 2018/1725. Indien u niet in de EU woont en het Europees Parlement toegang verleent tot de documenten waar u om hebt verzocht, worden persoonsgegevens die in die documenten worden vermeld alleen vrijgegeven als die doorgifte voldoet aan de voorwaarden van hoofdstuk V van Verordening (EU) 2018/1725 inzake internationale doorgiften van persoonsgegevens.

De persoonsgegevens van indieners van verzoeken om toegang tot documenten worden niet aan derden gegeven, behalve:

  • voor zover en voor de doeleinden waarvoor het Europees Parlement daartoe wettelijk verplicht is; en
  • om besluiten van het Europees Parlement in verband met verzoeken om toegang tot documenten aangetekend te verzenden via DHL International (gevestigd in België).

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze doen gelden?

Uit hoofde van hoofdstuk III (artikelen 14 t/m 25) van Verordening (EU) 2018/1725 geniet u als betrokkene specifieke rechten. In het kader van deze verwerkingsactiviteit kunt u de volgende rechten doen gelden:

  • het recht op informatie (artikelen 14 t/m 16 van Verordening (EU) 2018/1725);
  • het recht op inzage van uw persoonsgegevens (artikel 17 van Verordening (EU) 2018/1725);
  • het recht op rectificatie, in het geval uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn (artikel 18 van Verordening (EU) 2018/1725);
  • indien van toepassing, het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (artikel 20 van Verordening (EU) 2018/1725) en het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 22 van Verordening (EU) 2018/1725); en
  • indien van toepassing, het recht op wissing van gegevens (artikel 19 van Verordening (EU) 2018/1725) en het recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen (artikel 23 van Verordening (EU) 2018/1725). Als u gebruikmaakt van een van deze twee rechten wanneer er nog geen antwoord is gegeven op uw verzoek om toegang tot documenten, moet uw verzoek als ingetrokken worden beschouwd.

Voor zover uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming (namelijk in het geval van niet-verplichte persoonsgegevens), kunt u uw toestemming op elk moment intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

U kunt uw rechten doen gelden door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in het geval van een conflict, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. U vindt hun contactgegevens hieronder, onder “Contact”.

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen in het kader van een of meer specifieke verwerkingsactiviteiten, gelieve deze in uw verzoek te beschrijven (met name door indien mogelijk een referentienummer te vermelden).

Binnen een maand na ontvangst van uw verzoek door de verwerkingsverantwoordlijke ontvangt u informatie over uw verzoek om uitoefening van uw bovengenoemde rechten. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd.

Contact

De verwerkingsverantwoordelijke:

Indien u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt doen gelden, indien u opmerkingen, vragen of zorgen hebt, of indien u een klacht wilt indienen over de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, gelieve dan contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke.

Europees Parlement

Directoraat-generaal Presidium
Directoraat Interinstitutionele Zaken en Wetgevingscoördinatie
Afdeling Transparantie
Wiertzstraat 60
B-1047 BRUSSEL

De functionaris voor gegevensbescherming van het Europees Parlement:

U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming voor kwesties die verband houden met de verwerking van uw persoonsgegevens uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725:

Functionaris voor gegevensbescherming van het Europees Parlement

Dienst gegevensbescherming
LUX - ADENAUER 14T012
L-2929 LUXEMBOURG

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS):

U hebt het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming ( edps@edps.europa.eu ), indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 door de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden.

Waar kunt u gedetailleerdere informatie vinden?

De functionaris voor gegevensbescherming van het Europees Parlement publiceert een register van alle verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens door het Europees Parlement die zijn gedocumenteerd en waarvan hij in kennis is gesteld. U kunt het register raadplegen via de volgende link:

http://www.europarl.europa.eu/data-protect/?language=en

Deze specifieke verwerkingsactiviteit is in het register van de verwerkingsactiviteiten van het Parlement opgenomen met referentie N.116.