Izjava o zaštiti privatnosti

Uvod

Europski parlament brine o zaštiti vaših osobnih podataka i poštovanju vaše privatnosti. Europski parlament prikuplja i obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka.

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjavaju se razlozi obrade vaših osobnih podataka, način na koji prikupljamo, obrađujemo i jamčimo zaštitu tih podataka te kako se ti podaci koriste i koja su vaša prava u tom pogledu. U njoj se također navode podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kod kojeg možete ostvariti svoja prava te službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

Ova izjava o zaštiti privatnosti odnosi se na obradu osobnih podataka koju provodi Europski parlament, odnosno Odjel za transparentnost u Glavnoj upravi predsjedništva EP-a, pri obradi početnih i ponovnih zahtjeva za pristup dokumentima podnesenih u skladu s Uredbom (EZ) br.1049/2001.

Europski parlament nije odgovoran za obradu osobnih podataka od strane operatera privatnih internetskih stranica i platformi koje nisu službeno povezane s institucijom i koje su korištene za podnošenje zahtjeva za javni pristup dokumentima Parlamenta.

Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Europski parlament provodi postupak obrade „Pristup dokumentima” u svrhu obrade vaših zahtjeva za javni pristup dokumentima podnesenih u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001, sastavljanja godišnjeg statističkog izvješća u skladu s člankom 17. stavkom 1. te Uredbe i daljnjeg postupanja nakon istrage Europskog ombudsmana ili u slučaju sudskih postupaka.

Postupak obrade „Pristup dokumentima” obuhvaća obradu osobnih podataka koji se odnose na:

• provjeru usklađenosti s Uredbom (EZ) br. 1049/2001 i provedbenim mjerama Europskog parlamenta i
• komunikaciju s podnositeljima zahtjeva.

Svrha obrade neobveznih podataka koje su unijeli podnositelji zahtjeva je dodatno olakšati obradu zahtjeva i poboljšati godišnje statističko izvješće.

Podnositelji zahtjeva unose svoje podatke prilikom podnošenja zahtjeva za javni pristup dokumentima Parlamenta preko internetske stranice, namjenskog pretinca e-pošte AccesDocs@europarl.europa.eu ili obične pošte (u papirnatom obliku).

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući profiliranje.

Koja je pravna osnova za obradu vaših osobnih podataka?

Europski parlament obrađuje vaše osobne podatke:

• u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) 2018/1725, kada je obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa; i
• u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (b) Uredbe (EU) 2018/1725, kada je obrada nužna radi poštovanja pravne obveze kojoj podliježe Europski parlament.

Prethodno navedena obrada temelji se na pravu Unije, odnosno članku 15. stavku 3. Ugovora o funkcioniranju Europske unije i Uredbi (EZ) br. 1049/2001 .

Nadalje, obrada neobveznih osobnih podataka koje ste naveli u vašem zahtjevu za javni pristup dokumentima temelji se na vašoj privoli, u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (d) Uredbe (EU) 2018/1725.

Koje osobne podatke prikupljamo i obrađujemo?

Kako bismo proveli prethodno navedenu aktivnost, prikupljamo i obrađujemo:

a) osobne podatke koje podnositelj zahtjeva navodi u internetskom obrascu:

• Obvezni podaci: ime i prezime, nacionalnost, titula (g./gđa), podaci za kontakt (adresa e-pošte, poštanska adresa i zemlja boravišta), predmet zahtjeva (može sadržavati osobne podatke ako se odnosi na identificiranu fizičku osobu ili fizičku osobu koja se može identificirati);
• Neobvezni podaci: drugi podaci za kontakt (telefonski broj), zanimanje i organizacija;

b) osobne podatke koje je podnositelj zahtjeva naveo u zahtjevu podnesenom u drugom elektroničkom ili papirnatom obliku;

c) osobne podatke sadržane u bilo kojoj drugoj korespondenciji s podnositeljem zahtjeva.

Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Europski parlament čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je to potrebno u svrhu prikupljanja ili obrade, odnosno ne više od pet godina nakon zatvaranja predmeta.

U početnoj fazi predmet se smatra zaključenim nakon što početna odluka Europskog parlamenta postane konačna (tj. nakon što je istekao rok od 15 radnih dana od primitka odluke i nije podnesen ponovni zahtjev), osim ako nisu potrebne daljnje mjere za istragu europskog ombudsmana.

U tom se slučaju predmet smatra zaključenim ako je europski ombudsman zaključio svoju istragu o pritužbi bez potrebe za daljnjim postupanjem Europskog parlamenta u pogledu zahtjeva za javni pristup dokumentima.

U fazi ponovnog zahtjeva predmet se smatra zaključenim nakon što potvrđujuća odluka Europskog parlamenta postane konačna, odnosno nakon što je:

- istekao rok za podnošenje žalbe pred sudovima Unije; ili

- donesena potvrđujuća odluka od strane sudova Unije; ili

- Europski parlament dovršio daljnje radnje koje su zatražili sudovi Unije.

Usprkos konačnoj potvrđujućoj odluci, predmet se ne smatra zaključenim ako istraga europskog ombudsmana zahtijeva daljnje postupanje. U tom se slučaju predmet smatra zaključenim ako je europski ombudsman zaključio svoju istragu o pritužbi bez potrebe za daljnjim postupanjem Europskog parlamenta u pogledu zahtjeva za javni pristup dokumentima.

To se „razdoblje administrativnog čuvanja“ od pet godina temelji na politici Europskog parlamenta koja se odnosi na čuvanje dokumenata i spisa (i osobnih podataka koje ti zahtjevi sadržavaju), a uređena je odlukom Predsjedništva od 2. srpnja 2012. o pravilniku o upravljanju dokumentima Europskog parlamenta i njezinim provedbenim mjerama koje su donesene odlukom glavnog tajnika od 25. listopada 2013.

Ta odluka predstavlja regulatorni dokument u obliku nacrta čuvanja u kojem se utvrđuju rokovi čuvanja različitih vrsta spisa Europskog parlamenta.

„Razdoblje administrativnog čuvanja“ jest razdoblje tijekom kojeg službe Europskog parlamenta moraju čuvati spis ovisno o njegovoj korisnosti za administrativne svrhe i u skladu s relevantnim zakonskim i pravnim obvezama. To razdoblje započinje u trenutku zaključenja spisa.

Nakon „razdoblja administrativnog čuvanja“, spisi koji se tiču zahtjeva za pristup dokumentima (i osobnih podataka koje ti zahtjevi sadržavaju) mogu se prenijeti u Povijesni arhiv Europskog parlamenta u historiografske svrhe (za postupke obrade koji se odnose na Povijesni arhiv vidjeti bilješku br. 2 u registru Parlamenta za zaštitu podataka).

Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, učitani grupni podaci itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europskog parlamenta ili njegovih ugovornih suradnika.

Na ugovorne suradnike Europskog parlamenta primjenjuju se posebne ugovorne klauzule za svaku vrstu obrade vaših osobnih podataka u ime Europskog parlamenta i obveze čuvanja povjerljivosti koje proizlaze iz prijenosa Opće uredbe o zaštiti podataka u državama članicama Unije.

Da bi zaštitio vaše osobne podatke, Europski parlament uspostavio je niz tehničkih i organizacijskih mjera. Tehničke mjere mogu obuhvaćati odgovarajuće korake za rješavanje pitanja sigurnosti na internetu, rizika od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se u obzir uzimaju rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo za ovlaštene osobe za koje postoji opravdana potreba za poznavanjem tih podatka u svrhu relevantne obrade.

Vaši osobni podaci obrađuju se samo na području Unije i ne prenose se trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.

Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima ovlašteno osoblje Europskog parlamenta nadležno za provođenje obrade i u skladu s načelom nužne potrebe za informiranošću. To osoblje pridržava se zakonskih i, po potrebi, dodatnih klauzula o povjerljivosti.

Osobni podaci koji se nalaze u zatraženim dokumentima mogu se iznijeti javnosti nakon procjene u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001, koja se tumači u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725. Ako boravite izvan EU-a i Europski parlament odobri javni pristup dokumentima koje ste zatražili, osobni podaci iz tih dokumenata bit će objavljeni samo ako se prijenosom ispunjavaju uvjeti iz Poglavlja V. Uredbe (EU) 2018/1725 o međunarodnim prijenosima osobnih podataka.

Osobni podaci koji se prikupljaju o podnositeljima zahtjeva koji zatraže pristup dokumentima neće se prenositi nijednoj trećoj strani, osim:

• u mjeri u kojoj i u svrhu u koju se od Europskog parlamenta može zahtijevati da to učini po zakonu; i
• za potrebe slanja odluka Europskog parlamenta o pristupu dokumentima preporučenom poštom preko poduzeća DHL International (s poslovnim nastanom u Belgiji).

Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik“ u skladu s Poglavljem III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725 imate posebna prava. U pogledu postupka obrade možete ostvariti sljedeća prava:

• pravo na informiranost (članci od 14. do 16. Uredbe (EU) 2018/1725);
• pravo na pristup vlastitim osobnim podacima (članak 17. Uredbe (EU) 2018/1725);
• pravo na ispravak ako vaši osobni podaci nisu točni ili su nepotpuni (članak 18. Uredbe (EU) 2018/1725);
• ako je primjenjivo, pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka (članak 20. Uredbe (EU) 2018/1725) i pravo na prenosivost podataka (članak 22. Uredbe (EU) 2018/1725); i
• ako je primjenjivo, pravo na brisanje vaših osobnih podataka (članak 19. Uredbe (EU) 2018/1725) i pravo na prigovor na obradu vaših osobnih podataka na temelju vlastite posebne situacije (članak 23. Uredbe (EU) 2018/1725). Sve dok odgovor na zahtjev za javni pristup dokumentima nije dostavljen, ostvarenje bilo kojeg od tih dvaju prava podrazumijeva da se dotičan zahtjev smatra povučenim.

Ako se obrada vaših osobnih podataka temelji na vašoj privoli (prvenstveno u pogledu neobveznih osobnih podataka), u svakom trenutku možete povući privolu tako što ćete obavijestiti voditelja obrade podataka. Povlačenje neće utjecati na zakonitost obrade podataka koja je izvršena prije nego što ste povukli privolu.

Svoja prava možete ostvariti tako što ćete se obratiti voditelju obrade podataka ili, u slučaju spora, službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Njihovi podaci za kontakt navedeni su u rubrici „Kontakt” u nastavku teksta.

Ako želite ostvariti svoja prava u kontekstu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, navedite njihov opis u zahtjevu (navedite referentni broj, ako je dostupan).

Informacije o svakom zahtjevu za ostvarivanje navedenih prava dobit ćete u roku od mjesec dana nakon što voditelj obrade zaprimi vaš zahtjev. Taj se rok može prema potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjevâ.

Kontakt

Voditelj obrade podataka:

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, ako imate primjedbe, pitanja ili nedoumice, ili ako želite uložiti pritužbu zbog prikupljanja i upotrebe vaših osobnih podataka, možete se obratiti voditelju obrade podataka.

Službenik za zaštitu podataka Europskog parlamenta:

U vezi s pitanjima povezanima s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka:

Europski nadzornik za zaštitu podataka (EDPS):

U svakom se trenutku imate pravo obratiti (primjerice, podnijeti žalbu) službeniku za zaštitu podataka u Europskom parlamentu ( edps@edps.europa.eu ) ako smatrate da je voditelj obrade podataka prilikom obrade vaših osobnih podataka prekršio vaša prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725.

Gdje možete pronaći detaljnije informacije?

Službenik za zaštitu podataka Europskog parlamenta objavljuje registar svih postupaka obrade osobnih podataka u Europskom parlamentu koji su dokumentirani i o kojima je on obaviješten. Registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici:

http://www.europarl.europa.eu/data-protect/?language=en

Ovaj konkretni postupak obrade uvršten je u registar Parlamenta za zaštitu podataka pod referentnim brojem 116.