Erklärung zum datenschutz

Einleitung

Das Europäische Parlament ist verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und Ihre Privatsphäre zu achten. Das Europäische Parlament erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr.

In dieser Erklärung zum Datenschutz wird erläutert, warum Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wie das Europäische Parlament sämtliche bereitgestellten personenbezogenen Daten erhebt, behandelt und ihren Schutz sicherstellt, wie die personenbezogenen Daten verwendet werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Außerdem werden die Kontaktangaben des zuständigen Verantwortlichen, bei dem Sie Ihre Rechte ausüben können, des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten aufgeführt.

Diese Erklärung zum Datenschutz betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Europäische Parlament bei der Bearbeitung von Erst- und Zweitanträgen auf Zugang zu Dokumenten, die gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vom Referat Transparenz der Generaldirektion Präsidentschaft des Europäischen Parlaments durchgeführt wird.

Das Europäische Parlament ist nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Betreiber privater Websites und Plattformen zuständig, die nicht offiziell mit dem Organ in Verbindung stehen und für die Einreichung eines Antrags auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Parlaments verwendet wurden.

Weshalb und wie werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Das Europäische Parlament führt den Verarbeitungsvorgang „Zugang zu Dokumenten“ durch, um Ihre Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, die gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 eingereicht wurden, zu bearbeiten, einen statistischen Jahresbericht gemäß Artikel 17 Absatz 1 dieser Verordnung zu erstellen oder Folgemaßnahmen zu einer Untersuchung des Europäischen Bürgerbeauftragten zu treffen, oder im Fall von Gerichtsverfahren seinen Pflichten nachzukommen.

Der Verarbeitungsvorgang „Zugang zu Dokumenten“ umfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit

• der Überprüfung der Einhaltung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 und der Durchführungsmaßnahmen des Europäischen Parlaments und
• der Kommunikation mit den Antragstellern.

Zweck der Verarbeitung der von Ihnen übermittelten, nicht zwingend anzugebenden Daten ist es, die Bearbeitung der Anträge zu erleichtern und den statistischen Jahresbericht zu verbessern.

Sie übermitteln Ihre Daten, wenn Sie einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Parlaments über die Website oder das Funktionspostfach AccesDocs@europarl.europa.eu oder per Brief (in Papierform) stellen.

Ihre personenbezogenen Daten werden weder für die automatisierte Entscheidungsfindung noch für das Profiling verwendet.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Das Europäische Parlament verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten

• gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725, da die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt, und
• gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2018/1725, da die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der das Europäische Parlament unterliegt.

Die vorstehend genannte Verarbeitung beruht auf dem Unionsrecht, insbesondere auf Artikel 15 Absatz 3 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union und der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 .

Überdies beruht die Verarbeitung nicht zwingend anzugebender personenbezogener Daten, die Sie in Ihrem Antrag auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten bereitstellen, auf Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d der Verordnung (EU) 2018/1725.

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet?

Zur Durchführung der vorstehend genannten Tätigkeit erfasst und verarbeitet das Europäische Parlament

a) personenbezogene Daten, die Sie bei der Antragstellung über das Online-Formular bereitstellen:

• zwingend anzugebende Daten – Vor- und Nachname, Staatsangehörigkeit, Anrede, bestimmte Kontaktangaben (E-Mail-Adresse, Postanschrift und Wohnsitzland), Gegenstand des Antrags (möglicherweise mit personenbezogenen Daten, falls sich der Antrag auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht;
• nicht zwingend anzugebende Daten – sonstige Kontaktangaben (Telefonnummer), Beruf und Organisation;

b) personenbezogene Daten, die Sie in Ihrem Antrag bereitstellen, den Sie in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier eingereicht haben;

c) personenbezogene Daten, die im sonstigen Schriftwechsel mit Ihnen enthalten sind.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?

Das Europäische Parlament bewahrt Ihre personenbezogenen Daten lediglich für den Zeitraum auf, der für die Erfüllung des Zwecks der Erhebung oder der Verarbeitung erforderlich ist, also nicht länger als fünf Jahre nach Schließung des Dossiers.

Bei Erstanträgen gilt ein Dossier als geschlossen, sobald die erste Entscheidung des Europäischen Parlaments endgültig ist (d. h. die Frist von 15 Werktagen nach Eingang der Entscheidung ist abgelaufen, und es wurde kein Zweitantrag eingereicht), es sei denn, im Zuge einer Untersuchung des Europäischen Bürgerbeauftragten sind Folgemaßnahmen erforderlich.

In diesem Fall gilt ein Dossier als geschlossen, wenn der Europäische Bürgerbeauftragte seine Untersuchung in Bezug auf die Beschwerde abgeschlossen hat und seitens des Europäischen Parlaments keine weiteren Maßnahmen in Bezug auf den Antrag auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten erforderlich sind.

Bei Zweitanträgen gilt ein Dossier als geschlossen, sobald die zweite Entscheidung des Europäischen Parlaments endgültig ist, also nachdem

– die Frist für die Befassung der Gerichte der Europäischen Union mit der Angelegenheit abgelaufen ist oder

– die Gerichte der Europäischen Union die zweite Entscheidung bestätigt haben oder

– das Europäische Parlament die von den Gerichten der Europäischen Union geforderten Folgemaßnahmen abgeschlossen hat.

Ein Dossier gilt trotz einer endgültigen bestätigenden Entscheidung nicht als geschlossen, wenn eine Untersuchung des Europäischen Bürgerbeauftragten, die Folgemaßnahmen erfordert, noch läuft. In diesem Fall gilt ein Dossier als geschlossen, wenn der Europäische Bürgerbeauftragte seine Untersuchung in Bezug auf die Beschwerde abgeschlossen hat und seitens des Europäischen Parlaments keine weiteren Maßnahmen in Bezug auf den Antrag auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten erforderlich sind.

Die „Dauer der Relevanz für die Verwaltung“ von fünf Jahren beruht auf den Vorschriften für die Aufbewahrung von Dokumenten und Dossiers des Europäischen Parlaments (und der darin enthaltenen personenbezogenen Daten) gemäß dem Beschluss des Präsidiums vom 2. Juli 2012 über die Vorschriften für die Verwaltung der Dokumente des Europäischen Parlaments und der dazugehörigen, durch Beschluss des Generalsekretärs vom 25. Oktober 2013 angenommenen Durchführungsbestimmungen.

Dieser Beschluss ist eine Regelung, in der die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Arten von Dossiers des Europäischen Parlaments festgelegt sind.

Die „Dauer der Relevanz für die Verwaltung“ bezeichnet die administrative Aufbewahrungsfrist, bis zu deren Ablauf die Dienststellen des Europäischen Parlaments Dossiers aufbewahren müssen, und zwar je nach ihrem Nutzen für Verwaltungszwecke und den einschlägigen statutarischen und rechtlichen Verpflichtungen. Dieser Zeitraum beginnt mit dem Zeitpunkt der Schließung des Dossiers.

Nach Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist können Dossiers mit Anträgen auf Zugang zu Dokumenten (und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten) zu Zwecken der historischen Dokumentation in das Historische Archiv des Europäischen Parlaments übergeführt werden (Hinweise zu den Verarbeitungsvorgängen im Historischen Archiv finden Sie unter dem Verweis N.2 im Datenschutzregister des Europäischen Parlaments).

Wie schützt das Europäische Parlament Ihre personenbezogenen Daten?

Alle in elektronischem Format (E-Mails, Unterlagen, hochgeladene Datenstapel usw.) werden entweder auf Servern des Europäischen Parlaments oder Servern seiner Auftragnehmer gespeichert.

Die Auftragnehmer des Europäischen Parlaments sind bei sämtlichen Verarbeitungsvorgängen Ihrer personenbezogenen Daten im Auftrag des Europäischen Parlaments durch bestimmte Vertragsklauseln sowie durch die aus der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung in den Mitgliedstaaten der Union abgeleiteten Vertraulichkeitspflichten gebunden.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat das Europäische Parlament eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen ergriffen. Zu den technischen Maßnahmen können beispielsweise geeignete Maßnahmen für die Sicherheit im Internet sowie gegen die Risiken des Datenverlusts, der Veränderung von Daten und des unbefugten Zugriffs auf Daten zählen, wobei das durch die Verarbeitung gegebene Risiko und die Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten berücksichtigt wird. Mittels organisatorischer Maßnahmen wird beispielsweise der Zugriff auf personenbezogene Daten nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ für die Zwecke des jeweiligen Verarbeitungsvorgangs streng auf befugte Personen beschränkt.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb des Gebiets der Union verarbeitet und nicht an Drittländer oder internationale Organisationen weitergegeben.

Wer hat Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, und wem gegenüber werden sie offengelegt?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten wird nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ den befugten Bediensteten des Europäischen Parlaments gewährt, die für die Durchführung des Verarbeitungsvorgangs zuständig sind. Für diese Bediensteten gelten die im Statut der Beamten der Europäischen Union verankerten Vertraulichkeitsvereinbarungen und bei Bedarf zusätzliche Vertraulichkeitsklauseln.

Personenbezogene Daten, die in den angeforderten Dokumenten enthalten sind, können gegenüber der Öffentlichkeit im Anschluss an eine Bewertung nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 in Verbindung mit der Verordnung (EU) 2018/1725 offengelegt werden. Wenn Sie außerhalb der EU wohnhaft sind und das Europäische Parlament Zugang zu den von Ihnen angeforderten Dokumenten gewährt, werden in diesen Dokumenten enthaltene Daten nur offengelegt, wenn bei der Übermittlung die in Kapitel V der Verordnung (EU) 2018/1725 über die internationale Übermittlung personenbezogener Daten niedergelegten Voraussetzungen erfüllt sind.

Die bei einem Antrag auf Zugang zu Dokumenten stellenden Personen erhobenen personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer

• in dem Umfang und zu dem Zweck, zu dem das Europäische Parlament gesetzlich verpflichtet sein kann, und
• zum Zwecke des Versands von Entscheidungen des Europäischen Parlaments über den Zugang zu Dokumenten per Einschreiben über den Postdienstleister DHL International (mit Sitz in Belgien)

Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Sie als betroffene Person haben spezifische Rechte gemäß Kapitel III (Artikel 14 bis 25) der Verordnung (EU) 2018/1725. Was diesen Verarbeitungsvorgang anbelangt, können Sie die folgenden Rechte ausüben:

• das allgemeine Recht auf Auskunft (Artikel 14 bis 16 der Verordnung (EU) 2018/1725
• das Recht auf Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725)
• das Recht auf Berichtigung Sie betreffender unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Artikel 18 der Verordnung (EU) 2018/1725)
• in bestimmten Fällen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten (Artikel 20 der Verordnung (EU) 2018/1725) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 22 der Verordnung (EU) 2018/1725) und
• in bestimmten Fällen das Recht auf Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten (Artikel 19 der Verordnung (EU) 2018/1725) und das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen (Artikel 23 der Verordnung (EU) 2018/1725), wobei die Ausübung eines dieser beiden Rechte zur Folge hat, dass der jeweilige Antrag als zurückgenommen gilt, solange noch keine Antwort auf den Antrag auf Zugang zu Dokumenten erteilt wurde

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht (bei nicht zwingend anzugebenden personenbezogenen Daten), können Sie Ihre Einwilligung jederzeit per Mitteilung an den Verantwortlichen widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie sich an den Verantwortlichen oder im Fall eines Konflikts an den Datenschutzbeauftragten wenden. Bei Bedarf können Sie sich außerdem an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktangaben finden Sie im Abschnitt „Kontakt“.

Sollten Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit einem oder mehreren besonderen Verarbeitungsvorgängen ausüben wollen, müssen Sie in Ihrem Antrag beschreiben, um welche dieser Verarbeitungsvorgänge es sich handelt (insbesondere durch Angabe einer Referenznummer, sofern vorhanden).

Zu allen Anträgen auf Ausübung Ihrer vorstehend genannten Rechte werden Sie innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags beim Verantwortlichen informiert. Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Zahl der Anträge erforderlich ist.

Kontakt

Der Verantwortliche:

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben wollen oder Anmerkungen, Fragen oder Anliegen haben oder eine Beschwerde im Zusammenhang mit der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen wollen, können Sie sich jederzeit gern an den Verantwortlichen wenden:

Der Datenschutzbeauftragte des Europäischen Parlaments:

In Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden:

Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB):

Sie haben hat das Recht, sich per E-Mail ( edps@edps.europa.eu ) an den Europäischen Datenschutzbeauftragten zu wenden, d. h. bei ihm Beschwerde einzureichen, wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte aus der Verordnung (EU) 2018/1725 aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen verletzt wurden.

Wo finden Sie ausführlichere Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte des Europäischen Parlaments pflegt das öffentliche Register aller Vorgänge zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Europäische Parlament, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register über den folgenden Link aufrufen:

http://www.europarl.europa.eu/data-protect/?language=en

Dieser besondere Verarbeitungsvorgang wurde mit dem Verweis N.116 in das Datenschutzregister des Europäischen Parlaments aufgenommen.