Pareiškimas dėl privatumo

Įžanga

Europos Parlamentas yra įsipareigojęs saugoti jūsų asmens duomenis ir gerbti jūsų privatumą. Europos Parlamentas renka ir tvarko asmens duomenis, vadovaudamasis 2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) Nr. 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo.

Šiame pareiškime dėl privatumo paaiškinamos jūsų asmens duomenų tvarkymo priežastys, kaip renkami ir tvarkomi visi pateikti asmens duomenys ir kaip užtikrinama jų apsauga, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su jūsų asmens duomenimis susijusiomis teisėmis galite naudotis. Jame taip pat pateikiami atsakingo duomenų valdytojo, į kurį galite kreiptis, kad pasinaudotumėte savo teisėmis, duomenų apsaugos pareigūno ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno kontaktiniai duomenys.

Šis pareiškimas dėl privatumo yra susijęs su Europos Parlamento atliekamu asmens duomenų tvarkymu, nagrinėjant pirmines ir kartotines paraiškas dėl galimybės susipažinti su dokumentais, pateiktas pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001, ir kurias tvarko Europos Parlamento Vadovybės generalinio direktorato Skaidrumo skyrius.

Europos Parlamentas neatsako už tai, kaip asmens duomenis tvarko privačių interneto svetainių ir platformų, kurios nėra oficialiai susijusios su institucija ir kurios buvo naudojamos teikiant paraišką dėl galimybės visuomenei susipažinti su Parlamento dokumentais, administratoriai.

Kaip ir kodėl saugomi jūsų asmens duomenys?

Europos Parlamentas atlieka duomenų tvarkymo operaciją „Galimybė susipažinti su dokumentais“, kad išnagrinėtų jūsų paraiškas dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, pateiktas pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001, ir parengia metinę statistinę ataskaitą pagal to reglamento 17 straipsnio 1 dalį ir imasi tolesnių veiksmų po Europos ombudsmeno atlikto tyrimo arba teismo proceso atveju.

Duomenų tvarkymo operacija „Galimybė susipažinti su dokumentais“ apima asmens duomenų tvarkymą, susijusį su:

• atitikties Reglamentui (EB) Nr. 1049/2001 ir Europos Parlamento įgyvendinimo priemonėms tikrinimu ir
• bendravimu su pareiškėjais.

Pareiškėjų pateiktų neprivalomų duomenų tvarkymo tikslas – dar labiau palengvinti paraiškų tvarkymą ir pagerinti metinę statistinę ataskaitą.

Pareiškėjai savo duomenis pateikia teikdami paraišką dėl galimybės visuomenei susipažinti su Parlamento dokumentais interneto svetainėje arba funkcinėje e. pašto dėžutėje AccesDocs@europarl.europa.eu arba įprastu paštu (popieriniu formatu).

Jūsų asmens duomenys nebus naudojami jokiam automatizuotam sprendimų priėmimui, įskaitant profiliavimą.

Kokiu teisiniu (-iais) pagrindu (-iais) vadovaujamasi tvarkant jūsų asmens duomenis?

Europos Parlamentas tvarko jūsų asmens duomenis:

• pagal Reglamento (ES) 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktą, nes tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti viešojo intereso užduotį ir
• pagal Reglamento (ES) 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies b punktą, nes tvarkyti duomenis būtina Europos Parlamentui vykdant jam tenkančią teisinę prievolę.

Pirmiau minėtas duomenų tvarkymas grindžiamas Sąjungos teise, t. y. Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 15 straipsnio 3 dalimi ir Reglamentu (EB) Nr. 1049/2001 .

Be to, jūsų paraiškose dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais pateiktų neprivalomų asmens duomenų tvarkymas grindžiamas jūsų sutikimu pagal Reglamento (ES) 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies d punktą.

Kokie asmens duomenys renkami ir tvarkomi?

Siekdami vykdyti pirmiau nurodytą veiklą, renkame ir tvarkome:

a) asmens duomenis, pareiškėjo pateikiamus užpildant internetinę paraiškos formą:

• privalomus duomenis: vardas ir pavardė, pilietybė, tikslūs kontaktiniai duomenys (el. pašto ir pašto adresas, gyvenamosios vietos šalis), prašymo dalykas (jame gali būti pateikti asmens duomenys, jei jis yra susiję su fiziniu asmeniu, kurio tapatybė yra arba gali būti nustatyta);
• neprivalomus duomenis: kiti kontaktiniai duomenys (telefono numeris), profesija ir organizacija;

b) asmens duomenis, kuriuos pareiškėjas pateikė savo paraiškoje, pateiktoje kitu elektroniniu arba popieriniu formatu;

c) asmens duomenis, nurodytus kitoje susijusioje korespondencijoje su pareiškėju.

Kiek laiko saugomi jūsų asmens duomenys?

Europos Parlamentas saugo jūsų asmens duomenis tik tiek, kiek yra būtina atlikti duomenų rinkimo ar tolesnio tvarkymo operacijas, t. y. ne ilgiau kaip penkerius metus nuo bylos nagrinėjimo pabaigos.

Pradiniu etapu byla laikoma baigta, kai pirminis Europos Parlamento sprendimas tampa galutiniu (t. y. baigiasi 15 darbo dienų terminas nuo sprendimo priėmimo ir nepateikiama kartotinė paraiška), išskyrus atvejus, kai Europos ombudsmenui atlikus tyrimą reikia imtis tolesnių veiksmų.

Tokiu atveju byla laikoma baigta, jei Europos ombudsmenas baigė nagrinėti skundą ir Europos Parlamentas neturi imtis jokių tolesnių veiksmų dėl paraiškos visuomenei susipažinti su informacija.

Kartotinės paraiškos etapu byla laikoma baigta, kai Europos Parlamento priimtas patvirtinamasis sprendimas tampa galutiniu, t. y.:

– baigėsi terminas, iki kurio buvo galima kreiptis į ES teismus, arba

– ES teismai patvirtino patvirtinamąjį sprendimą, arba

– Europos Parlamentas užbaigė tolesnius veiksmus, kurių prašė Sąjungos teismai.

Byla nelaikoma baigta net ir priėmus galutinį patvirtinamąjį sprendimą, jei Europos ombudsmenui atlikus tyrimą reikia imtis tolesnių veiksmų. Tokiu atveju byla laikoma baigta, jei Europos ombudsmenas baigė nagrinėti skundą ir Europos Parlamentas neturi imtis jokių tolesnių veiksmų dėl paraiškos visuomenei susipažinti su informacija.

Šis penkerių metų administracinio saugojimo laikotarpis grindžiamas Europos Parlamento dokumentų ir bylų (ir juose nurodytų asmens duomenų) saugojimo politika, kurią reglamentuoja 2012 m. liepos 2 d. Biuro sprendimas dėl dokumentų tvarkymo Europos Parlamente taisyklių ir jų įgyvendinimo priemonių, patvirtintas 2013 m. spalio 25 d. generalinio sekretoriaus sprendimu.

Tai yra norminis dokumentas, išdėstytas kaip dokumentų ir bylų saugojimo grafikas, kuriuo nustatomi įvairių rūšių Europos Parlamento bylų saugojimo laikotarpiai.

Administracinis saugojimo laikotarpis – tai laikotarpis, per kurį Europos Parlamento tarnybos privalo saugoti bylą, atsižvelgdamos į jos tinkamumą administraciniams tikslams ir į atitinkamus nuostatuose numatytus ir teisinius įsipareigojimus. Šis laikotarpis pradedamas skaičiuoti nuo bylos užbaigimo.

Pasibaigus administraciniam saugojimo laikotarpiui bylos, susijusios su paraiškomis dėl galimybės susipažinti su dokumentais (ir juose nurodytais asmens duomenimis), gali būti perduotos Europos Parlamento istoriniam archyvui saugoti istoriniais tikslais (dėl duomenų tvarkymo operacijų, susijusių su istoriniais archyvais, žr. Parlamento duomenų apsaugos įrašų registro įrašus su nuoroda N. 2).

Kaip apsaugomi jūsų asmens duomenys?

Visi elektroniniai duomenys (e. laiškai, dokumentai, įkelti duomenų paketai ir t. t.) saugomi Europos Parlamento arba jo rangovų serveriuose.

Europos Parlamento rangovai privalo laikytis konkrečių sutarties sąlygų, susijusių su asmens duomenų tvarkymu Europos Parlamento vardu, ir konfidencialumo įsipareigojimų, kylančių dėl Bendrojo duomenų apsaugos reglamento perkėlimo į ES valstybių narių teisę.

Europos Parlamentas, siekdamas apsaugoti jūsų asmens duomenis, taiko įvairias technines ir organizacines priemones. Techninės priemonės gali apimti atitinkamus veiksmus, skirtus spręsti interneto saugumo, duomenų praradimo rizikos, duomenų keitimo ar neleistino naudojimo klausimus, atsižvelgiant į tvarkymo keliamą riziką ir tvarkomų asmens duomenų pobūdį. Organizacinės priemonės apima galimybės susipažinti su asmens duomenimis suteikimą tik įgaliotiems asmenims, turintiems pagrįstą poreikį susipažinti su jais šios tvarkymo operacijos tikslais.

Jūsų asmens duomenys tvarkomi tik Sąjungos teritorijoje ir neperduodami trečiosioms šalims ar tarptautinėms organizacijoms.

Kas gali susipažinti su jūsų asmens duomenimis ir kam jie atskleidžiami?

Teisė susipažinti su jūsų asmens duomenimis suteikiama Europos Parlamento įgaliotiems darbuotojams, atsakingiems už duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, laikantis principo „būtina žinoti“. Šie darbuotojai laikosi teisės aktais nustatytų ir, prireikus, papildomų konfidencialumo nuostatų.

Asmens duomenys, kurie yra įtraukti į prašomus dokumentus, gali būti atskleisti visuomenei, atlikus vertinimą pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001, taikomą kartu su Reglamentu (ES) 2018/1725. Jei gyvenate ne ES ir Europos Parlamentas jums suteikia galimybę susipažinti su prašomais dokumentais, į šiuos dokumentus įtraukti asmens duomenys atskleidžiami tik tuo atveju, jei toks perdavimas atitinka Reglamento (ES) 2018/1725 dėl tarptautinio asmens duomenų perdavimo V skyriaus sąlygas.

Apie pareiškėjus, kurie prašo leisti susipažinti su dokumentais, surinkti asmens duomenys nebus pateikti jokiai trečiajai šaliai, išskyrus atvejus, kai:

• tai daroma tokiu mastu ir tokiu tikslu, kokiu Europos Parlamentas tai privalo atlikti įstatymų numatyta tvarka, ir
• Europos Parlamento sprendimai dėl galimybės susipažinti su dokumentais siunčiami registruotu paštu per paslaugų teikėją „DHL International“(įsteigtą Belgijoje).

Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

Duomenų subjektas pagal Reglamento (ES) Nr. 2018/1725 III skyriaus 14–25 straipsnius turi konkrečias teises. Vykdant šią duomenų tvarkymo operaciją jūs galite naudotis šiomis teisėmis:

• teise būti informuotam (Reglamento (ES) Nr. 2018/1725 14–16 straipsniai);
• teise susipažinti su savo asmens duomenimis (Reglamento (ES) Nr. 2018/1725 17 straipsnis);
• teise reikalauti ištaisyti jūsų asmens duomenis, jei jie yra netikslūs ar neišsamūs (Reglamento (ES) Nr. 2018/1725 18 straipsnis);
• jei taikoma, teise apriboti asmens duomenų tvarkymą (Reglamento (ES) Nr. 2018/1725 20 straipsnis) ir teise į duomenų perkeliamumą (Reglamento (ES) Nr. 2018/1725 22 straipsnis) ir,
• jei taikoma, teise reikalauti ištrinti asmens duomenis (Reglamento (ES) Nr. 2018/1725 19 straipsnis) ir teise dėl su jūsų konkrečiu atveju susijusių priežasčių nesutikti, kad būtų tvarkomi jūsų asmens duomenys (Reglamento (ES) Nr. 2018/1725 23 straipsnis). Kol atsakymas į paraišką dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais dar nėra pateiktas, naudojimasis šiomis pastarosiomis dviem teisėmis atitinkamai reiškia, kad ši paraiška turi būti laikoma atsiimta.

Jei jūsų asmens duomenų tvarkymas yra pagrįstas jūsų sutikimu (ypač susijęs su neprivalomais asmens duomenimis), jūs galite bet kuriuo metu atšaukti savo sutikimą, apie tai pranešdamas duomenų valdytojui. Sutikimo atšaukimas nedarys poveikio duomenų tvarkymo, atlikto iki tol, kol jūs atšaukėte savo sutikimą, teisėtumui.

Jūs galite naudotis savo teisėmis, kreipdamiesi į duomenų valdytoją arba, kilus konfliktui, į duomenų apsaugos pareigūną. Jei būtina, Jūs taip pat galite kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną. Šių pareigūnų kontaktinė informacija nurodyta skyriuje „Kontaktai“.

Jei norite pasinaudoti savo teisėmis, susijusiomis su viena ar keliomis konkrečiomis duomenų tvarkymo operacijomis, savo prašyme pateikite jų aprašymą (visų pirma nurodykite nuorodos numerį, jei yra).

Per vieną mėnesį nuo tada, kai duomenų valdytojas gaus jūsų prašymą, jums bus suteikta informacija apie visus prašymus pasinaudoti pirmiau nurodytomis teisėmis. Tas laikotarpis prireikus gali būti pratęstas dar dviem mėnesiams, atsižvelgiant į prašymų sudėtingumą ir skaičių.

Kontaktiniai duomenys

Duomenų valdytojas:

Jei norėtumėte pasinaudoti savo teisėmis pagal Reglamentą (ES) 2018/1725 arba jei turite pastabų, klausimų ar iškyla problemų, arba norėtumėte pateikti skundą dėl jūsų asmens duomenų rinkimo ir naudojimo, prašome kreiptis į duomenų valdytoją Europos Parlamente.

Europos Parlamento duomenų apsaugos pareigūnas:

Dėl klausimų, susijusių su jūsų asmens duomenų tvarkymu pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, galite kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną:

Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas (EDAPP):

Jei manote, kad duomenų valdytojui tvarkant jūsų asmens duomenis buvo pažeistos jūsų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, turite teisę kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną ( edps@edps.europa.eu ).

Kur rasti išsamesnės informacijos?

Europos Parlamento duomenų apsaugos pareigūnas skelbia visų Europos Parlamento atliktų asmens duomenų tvarkymo operacijų, kurios buvo patvirtintos dokumentais arba apie jas jam buvo pranešta, registrą. Su registru galite susipažinti spustelėję šią nuorodą:

http://www.europarl.europa.eu/data-protect/?language=en

Ši konkreti duomenų tvarkymo operacija įtraukta į Europos Parlamento Duomenų apsaugos įrašų registrą, įrašo nuoroda N.116.