o výroční zprávě o činnosti evropského veřejného ochránce práv za rok 2004

(2005/2136(INI))

Evropský parlament,

–   s ohledem na výroční zprávu o činnosti evropského veřejného ochránce práv za rok 2004,

–   s ohledem na článek 195 Smlouvy o ES,

–   s ohledem na článek 43 Charty základních práv,

–   s ohledem na své usnesení ze dne 17. listopadu 1993 o demokracii, transparentnosti a subsidiaritě a o interinstitucionální dohodě o postupech uplatňování zásady subsidiarity; pravidla a všeobecné podmínky pro výkon funkce veřejného ochránce práv; the pravidla pro jednání dohodovacího výboru podle článku189 b ES(1),

–   s ohledem na své předešlé usnesení o činnosti evropského veřejného ochránce práv,- s ohledem na čl. 112 odst. 1 a čl. 195 odst. 2 jednacího řádu,

–   s ohledem na zprávu Petičního výboru (A6‑0276/2005),

A. vzhledem k tomu, že Charta základních práv byla slavnostně vyhlášena v Nice dne 7. prosince 2000 a že existuje politická vůle usilující o její právně závazný charakter,

B.  vzhledem k tomu, že článek 41 Charty základních práv stanoví, že každý má právo na to, aby jeho záležitosti byly orgány, institucemi a jinými subjekty Unie řešeny nestranně, spravedlivě a v přiměřené lhůtě,

C. vzhledem k tomu, že článek 43 charty stanoví, že „každý občan Unie a každí fyzická osoba s bydlištěm nebo právnická osoba se sídlem v členském státě má právo obracet se na evropského veřejného ochránce práv v případě nesprávného úředního postupu orgánů, institucí nebo jiných subjektů Unie, s výjimkou Soudního dvora Evropské unie při výkonu jeho soudních pravomocí“,

D. vzhledem k tomu, že letošní rok charakterizuje jednak začátek druhého mandátu současného evropského veřejného ochránce práv Nikiforose Diamandourose a v září desáté výročí zřízení funkce evropského veřejného ochránce práv,

E.  vzhledem k tomu, že vyroční zpráva evropského veřejného ochránce práv byla formálně předložena předsedovi Evropského parlamentu dne 8. března 2005 a že evropský veřejný ochránce práv Nikiforos Diamandouros předložil zprávu dne 10. května 2005 ve Štrasburku Petičnímu výboru,

F.  vzhledem k tomu, že v roce 2004 v porovnání s předchozím rokem výrazně vzrostl (o 53 %) počet stížností zaslaných evropskému veřejnému ochránci práv a vzhledem k tomu, že pouze polovina tohoto nárůstu (51 %) souvisí se skutečností, že občané deseti nových členských států se nyní staly evropskými občany,

G. vzhledem k tomu, že evropský veřejný ochránce práv je nestranným orgánem a zároveň nabízí občanům možnost mimosoudního opravného opatření v rámci Unie a vzhledem k tomu, že v roce 2004 poskytl účinnou pomoc v téměř 70 % případů, které mu byly předloženy, včetně nepřípustných stížností,

H. vzhledem k tomu, že v roce 2004 evropský veřejný ochránce práv uzavřel 251 šetření, z toho bylo 247 šetření na základě stížnosti a 4 šetření z vlastního podnětu; vzhledem k tomu, že 65 případů bylo urovnáno ze strany orgánu nebo instituce na základě stížnosti podané evropskému veřejnému ochránci práv a ve 12 případech bylo navrženo smírné řešení,

I.   vzhledem k tomu, že se evropský veřejný ochránce práv rozhodl předložit zvláštní zprávu (0I/2/2003/GG) Evropskému parlamentu v reakci na stížnost, která se týkala případu, v němž podle evropského veřejného ochránce práv došlo k diskriminaci stěžovatele ohledně podmínek zaměstnání ve službách Komise a v němž nebylo dosaženo smírného řešení a Komise nepřijala jeho návrhy doporučení,

J.   vzhledem k tomu, že předložení zvláštní zprávy Evropskému parlamentu představuje základní prostředek, kterým může evropský veřejný ochránce práv usilovat o podporu ze strany Evropského parlamentu a jeho Petičního výboru s cílem uspokojit občany, jejichž práva byla porušena, a také podporovat zvyšování standardů evropských úředních postupů,

K. vzhledem k tomu, že šetření evropského veřejného ochránce práv často vedou z pohledu stěžovatelů k pozitivním výsledkům a mohou pomoci zvýšit kvalitu administrativních služeb,

L.  vzhledem k tomu, že četné kritické poznámky učiněné evropským veřejným ochráncem práv ve zprávě za rok 2004 týkající se případů nesprávného úředního postupu mohou do budoucna pomoci předcházet chybám nebo nesprávné funkci služeb, a to přijetím a uplatňováním vhodných opatření ze strany orgánů a institucí EU,

M. vzhledem k tomu, že kritická poznámka byla určena také Evropskému parlamentu kvůli nepřijetí vhodných opatření, která by prosadila pravidla o zákazu kouření v prostorách Parlamentu,

N. vzhledem k tomu, že evropský veřejný ochránce práv nadále buduje konstruktivní pracovní vztahy s orgány a institucemi Evropské unie prostřednictvím schůzí a společných akcí zaměřených na rozvoj spolupráce při dosahování společných cílů,

O. vzhledem k tomu, že výroční zpráva dokládá úsilí evropského veřejného ochránce práv zaměřené na rozšíření a zvýšení intenzity spolupráce národních a regionálních veřejných ochránců práv v Unii, kandidátských zemích, Norsku a na Islandu, a to prostřednictvím rozvoje výměny informací a sdílení osvědčených postupů a se zohledněním skutečnosti, že pravomoci vykonávané veřejnými ochránci práv a jejich oblasti působení a odpovědnosti jsou často velmi rozdílné,

P.  vzhledem k tomu, že účast Petičního výboru Evropského parlamentu na této spolupráci by mohla usnadnit praktickou spolupráci mezi evropskými institucemi a národními a regionálními veřejnými ochránci práv, vzhledem k jejich rozdílným povinnostem,

Q. vzhledem k tomu, že v roce 2004 evropský veřejný ochránce práv rozšířil své komunikační aktivity, především informační návštěvy, veřejné události, konference a rozhovory pro tisk, s cílem zvýšit informovanost občanů o jejich právech ve vztahu k administrativě Společenství,

R.  vzhledem k tomu, že dne 6. září 2001 Evropský parlament jednohlasně schválil Kodex řádného úředního chování, jak bylo doporučeno ve zvláštní zprávě evropského veřejného ochránce práv z dubna 2000, který však Komise ještě neschválila,

S.  vzhledem k tomu, že pan Diamandouros nedávno doporučil v dopise předsedovi Evropského parlamentu a během setkání s předsedou Komise a kolégiem komisařů, aby všechny orgány a instituce EU zvolily společný přístup ve věci Kodexu řádného úředního chování,

T.  vzhledem k tomu, že evropský veřejný ochránce práv ve své zprávě opakoval svou žádost o přehodnocení statutu, kterým se jeho činnosti řídí,

1.  schvaluje výroční zprávu za rok 2004 předloženou evropským veřejným ochráncem práv a vítá nové zpracování a strukturu obsahu zprávy, která kromě poskytnutí srozumitelného přehledu řešených případů a šetření provedených během roku obsahuje jasný a přehledný tematický rozbor;

2.  gratuluje úřadu evropského veřejného ochránce práv k diverzifikaci a modernizaci své výroční zprávy, tak aby vyhovovala rozdílným potřebám stěžovatelů, poslanců, odborníků a široké věřejnosti;

3.  oceňuje výrazné zviditelnění dosažené evropským veřejným ochráncem práv ve snaze informovat veřejnost a domnívá se, že informace vyšší kvality mohou pomoci omezit počet stížností, které nespadají do jeho kompetence;

4.  naléhá na evropského veřejného ochránce práv, aby pokračoval ve svém úsilí a rozvíjel své aktivity účinným a flexibilním způsobem, tak aby byl občany vnímán jako strážce řádné správy evropských orgánů;

5.  konstatuje, že ačkoli došlo k nárůstu počtu stížností, které evropský veřejný ochránce práv obdržel, kolem 75 % těchto stížností nespadá do jeho kompetence, vzhledem k tomu, že ve většině případů je stížnost podávána na vnitrostátní orgány, které jsou odpovědné za uplatňování práva Společenství;

6.  vyzývá evropského veřejného ochránce práv, aby vymezil pojem nesprávný úřední postup(2) vytvořením přesného a vyčerpávajícího seznamu jak z hlediska orgánů a institucí, na něž se vztahuje, tak podle předmětu stížnosti, přičemž budou kategoricky vyčleněny ty, které spadají do pravomoci orgánů členských států;

7.  naléhá na evropského veřejného ochránce práv, aby i nadále díky fungující spolupráci předával stížnosti, které nespadají do jeho působnosti, přímo na příslušnou národní nebo regionální úroveň v souladu se zásadou subsidiarity;

8.  podporuje evropského veřejného ochránce práv v jeho záměru maximálně zvýšit počet návrhů na smírné řešení;

9.  naléhá na evropského veřejného ochránce práv, aby případy předával Petičnímu výboru, aby výbor mohl na jedné ze svých schůzí projednávat případná zamítnutí smírného řešení nebo návrhu doporučení příslušnými orgány nebo institucemi, a případně vyslechl názory stěžovatele;

10. konstatuje, že v sedmi případech došlo k jejich uzavření na základě přijetí návrhu doporučení příslušným orgánem a že jeden případ vedl ke zvláštní zprávě (OI/2/2003/GG),

11.  vítá zvláštní zprávu evropského veřejného ochránce práv (OI/2/2003/GG) a doporučuje Komisi, aby v rámci uznání práv evropských občanů a ve prospěch kvality evropské správy přehodnotila pravidla pro přijímání tiskových mluvčích delegací ve třetích zemích;

12. vyzývá evropského veřejného ochránce práv, aby v souladu s článkem 195 Jednacího řádu pokaždé, když předloží zvláštní zprávu, vystoupil v Petičním výboru a domnívá se, že by Parlament měl obecně přijmout k takovým zprávám stanovisko formou přijetí samostatné zprávy a usnesení;

13. schvaluje úsilí evropského veřejného ochránce práv zajistit ze strany evropských orgánů respektování kratších lhůt pro vyřizování stížností týkajících se odmítnutí přístupu k dokumentům a naléhá na Radu, aby přijala tento návrh;

14. vyzývá orgány a instituce Společenství, aby přijaly co nejširší interpretaci ustanovení nařízení (ES) č. 1049/2001 Evropského parlamentu a Rady ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise(3); především naléhá na Komisi, aby nezamítala zpřístupňování dokumentů s odůvodněním, že jsou určeny pro vnitřní účely;

15. vyzývá Komisi, aby se zabývala stížnostmi na porušování Smlouvy v rámci přiměřených lhůt;

16. naléhá na Komisi, aby přijala opatření na ukončení stávající situace, kdy orgány a instituce uplatňují různé kodexy jednání a vyzývá ji k přijetí Evropského kodexu řádného úředního chování;

17. vyzývá strany šetření evropského veřejného ochránce práv, aby do své korespondence zahrnuly odkaz na příslušný článek evropského kodexu a vyzývá všechny orgány a instituce Společenství, aby přispěly s revizi kodexu a aby podaly veřejnému ochránci práv zprávu ohledně jejich uplatňování kodexu, v souladu s článkem 27;

18. zdůrazňuje, že Komise by měla zahájit přípravné práce vedoucí k předložení právního předpisu o řádné správě;

19. podporuje potřebu přepracovat statut evropského veřejného ochránce práv, což bylo přijato 9. března 1994, v souvislosti s vývojem během posledního desetiletí, včetně pravomocí Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) provádět šetření a přijetí nařízení (ES) č. 1049/2001;

20. vyzývá k rozšíření a posílení systému mimosoudních opravných prostředků, který by občanům poskytl alternativu k soudnímu řízení ve formě rozhodnutí a doporučení, která nejsou právně závazná a nepředstavují donucovací opatření;

21. naléhá na evropského veřejného ochránce práv, aby využil svých pravomocí udělit doporučení a případně vytvořit zvláštní zprávu podle čl. 195 odst. 2 v případě stížností ve věci porušení práv obsažených v Chartě základních práv a aby úzce spolupracoval s Evropským parlamentem a s budoucí Agenturou pro lidská práva s cílem dosáhnout co nejvhodnější nápravy;

22. vítá úzkou spolupráci evropského veřejného ochránce práv a jeho kolegů na národní, regionální a místní úrovni, především v rámci spolupráce evropských veřejných ochránců práv, která se osvědčila jako účinný mechanizmus rychlého a účinného řešení stížností občanů;

23. domnívá se, že zapojení Petičního výboru Evropského parlamentu do této spolupráce umožní zvýšit a posílit jeho pravidelné kontakty s petičními výbory vnitrostátních parlamentů a veřejnými ochránci práv členských států;

24. chválí úsilí evropského veřejného ochránce práv propagovat svou úlohu a informovat občany o jejich právech prostřednictvím rozesílání materiálů, návštěv členských států a konferencí;

25. naléhá na Evropský úřad pro výběr pracovníků (EPSO), aby dodržoval pravidla a postupy týkající se otevřenosti a průhlednosti výběrových řízení a především aby dodržoval článek 4 Evropského kodexu řádného úředního chování uvedením důvodů svých rozhodnutí;

26. chválí dobré pracovní vztahy mezi úřadem evropského veřejného ochránce práv a Petičním výborem, včetně postupu vzájemného předávání případů;

27. pověřuje svého předsedu, aby předal toto usnesení a zprávu Petičního výboru Radě, Komisi a evropskému veřejnému ochránci práv, vládám a parlamentům členských států a veřejným ochráncům práv nebo odpovídajícím orgánům členských států.

(1) Úř. věst. C 329, 6.12.1993, s. 132. (2) Veřejný ochránce práv navrhl ve své výroční zprávě za rok 1997 následující definici: pokud veřejný orgán nejedná v souladu s pravidlem nebo zásadou, která je pro něj závazná, jedná se o nesprávný úřední postup. (3) Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.

Historical Background

At national level, the first Ombudsman (‘Justitie’) of the modern age was established by the Swedish Constitution in 1809. At European level, it was during the 1970s that the European Parliament, shortly before its election by universal suffrage, called on the Commission to consider creating a Community ombudsman in an attempt to remedy the complexity of its bureaucratic structure. It is worth referring back to the report on the appointment of a Community Ombudsman drawn up by Sir Derek Walker-Smith, on behalf of the Legal Affairs Committee, and adopted in plenary on 6 April 1979. In this pathfinding report(1), the committee stressed that, where an administration or European civil service was already in place, the Ombudsman could personify or even give a human face to European bureaucracy in the eyes of the public.

This idea would be taken up in the final report of the Adonnino Committee, published in 1985(2), in which the Ombudsman is suggested as one of the symbols of a new European citizenship, along with the flag, emblem and anthem. Yet it was not until the 1991 Intergovernmental Conference, which paved the way for the Maastricht Treaty, that, on a proposal from Luxembourg, an agreement on the establishment of a European Ombudsman responsible for cases of maladministration in Community institutions and bodies was accepted by the Twelve.

The first holder of the office, Mr Jacob Söderman of Finland, was appointed in July 1995. When Mr Söderman decided to retire before the end of his second term of office, Mr Nikoforos Diamandouros of Greece took over the position in April 2003. He was re-elected by the European Parliament on 11 January 2005 and will continue in office during the sixth parliamentary term.

The function of the European Ombudsman ten years on

In medio stat virtus ('virtue stands in the middle') was the maxim of the scholastic philosophers of the Middle Ages and could well become the motto of the European Ombudsman as the office approaches its tenth anniversary. The European Ombudsman's role, which was originally seen as that of a 'parliamentary commissioner', with essentially consultative and supervisory duties, has evolved rapidly, especially in practice, with the result that the Ombudsman now acts as an external control mechanism for Europe’s public administration, helping to expose recurring malfunctions.

This can be illustrated by a statistical comparison: between 1995 and 2002 the average rate of increase in complaints was 17.9%(3); in 2004 the rate was five times higher than the previous year (10%). As regards the relevance of complaints submitted to the Ombudsman, from the outset inadmissible complaints have exceeded 70% (78% in 1995; 73% in 1999; and 75% in 2003). Lastly, by 2003 draft recommendations and special reports totalled 58 and eight respectively, having increased steadily since the year 2000.

Analysis of complaints examined in 2004

The statistics for the year 2004 show that the institution has already reached maturity: 3726 complaints were received in 2004 (an increase of 53% over 2003), of which 3536 were from individual citizens and 190 from companies and associations. The sharp rise in the number of complaints is not just a result of enlargement: 657 complaints came from the new Member States, equivalent to 51% of the rate of increase for 2004, while the remaining 49% were accounted for by complaints from the 15 old Member States and from third countries.

The most numerous complaints came from citizens of the following countries: 482 from Spain (12.9%), 464 from Germany (12.4%), 303 from France (8.1%), 285 from Poland (7.6%), 269 from Italy (7.2%), 268 from Belgium (7.2%) and 195 from the United Kingdom (5.2%).

In terms of the EU’s population, however, the geographical distribution of complaints is slightly different: Germany (18%), France (13.5%), United Kingdom (13%), Italy (12.6%), Spain (9.2%), Poland (8.3%) and the Netherlands (3.5%).

Admissibility and processing of complaints

2730 complaints (74.8 %) fell outside the Ombudsman’s mandate, in most cases because they did not refer to a Community institution or body (91.4%) or did not concern instances of maladministration (6.2%). However, 919 complaints (25.2%) did fall within the Ombudsman’s mandate and of these 490 were admissible, while 147 did not give rise to an enquiry, with the result that enquiries were conducted in 343 cases, in other words approximately 10% of the total number of complaints lodged in 2004. Among the most frequent reasons for complaints being declared inadmissible were the failure to make appropriate administrative approaches beforehand and uncertainty surrounding the author or object of the complaint.

Overall, the Ombudsman dealt with 534 enquiries in 2004, of which 351 were new ones, including eight own-initiatives, and 183 carried over from previous years.

Of the complaints that led to an enquiry, 375 were against the European Commission (69%), 58 against the European Communities Personnel Selection Office (10.7%), 48 against the European Parliament (8.9%) and 22 against the Council of the European Union (7.2%). Some enquiries concerned more than one institution or body.

The main types of maladministration justifying an enquiry were lack of transparency, including refusal of information (22%), discrimination (19%), avoidable delay (12%), unsatisfactory procedures (9%), unfairness or abuse of power (7%), failure to fulfil obligations deriving from Article 226 of the EC Treaty (7%), negligence (6%) and legal error (5%).

In addition to the enquiries opened, the Ombudsman gave complainants advice (in 2117 cases), recommending that they turn to a national or regional ombudsman (906 cases), address a petition to the European Parliament (179 complainants), or contact the European Commission (359 cases). He also transferred 71 complaints, including 54 to other ombudsmen, 13 to the European Parliament’s Committee on Petitions and four to the European Commission.

Lastly, in 2004 the Ombudsman closed 251 enquiries, four of which were opened on his own initiative. As for final decisions, 113 cases (44.3%) were closed with a finding of no maladministration, 65 cases were settled by the institution or body itself following the complaint, five cases were closed when a friendly solution was achieved, 36 (around 1% of the total) resulted in a critical remark to the institution, seven included a draft recommendation accepted by the institution and one resulted in a special report to the European Parliament in the absence of a satisfactory reply from the institution concerning a draft recommendation.

Thematic analysis

The 2004 report offers a number of keys to understanding. In particular, Chapters 1 and 2 provide a full overview of how complaints have been dealt with and at the same time classify them thematically with a breakdown according to the type of decision closing the enquiry. Chapter 3 details more than one fifth of the closure decisions in 2004.

The regulation on public access to documents (1049/2001 of 30 May 2001) is frequently at the origin of complaints to the Ombudsman. In 2004, the Ombudsman settled 11 complaints in this area, of which nine were against the Commission and one each against OLAF and the Council. In one case, he secured a friendly solution from the Commission, under which it supplied the complainant, whose application for access to documents had been rather vague, with a list of documents concerning negotiations in the World Trade Organisation, thus enabling him to make a more precise application. In other cases, even if no maladministration was detected, the Ombudsman also made remarks. For example, while accepting that the Commission was entitled to refuse access to parts of a mission report by its Food and Veterinary Office, he suggested that in future it would be useful to record non-confidential information separately from the rest of the report so as to simplify the granting of partial access. In other cases, the Ombudsman made quite critical remarks. For example, he noted that the European Parliament’s rules on traineeships could be revised in order to make public the list of names of persons who accept the offer of a traineeship, as requested by a complainant

A further area of complaint concerned the failure to act by the Commission as guardian of the Treaty, in particular with regard to monitoring the application of Community law. Chapter 3 illustrates three decisions in this category, where the most frequent subjects of complaint concern the failure to register complaints, undue delay and failure to investigate properly. To take one example, the Ombudsman made critical remarks concerning the failure to register complaints. In reply the Commission promised in future to comply more strictly with rules on clarity and transparency and in particular undertook to state the reasons for its refusal to register a complaint. In addition, following a draft recommendation, it agreed to comply with the procedures established in a communication to the European Parliament and the European Ombudsman on relations with the complainant in respect of infringements of Community law. In another case, the Ombudsman made a further remark asking the Commission to explain its reasons for closing Article 226 complaints in a more intelligible manner. The Commission also apologised to the complainant for having failed to give him a right to reply in respect of a closure decision.

A further category of complaints concerns the award and management of contracts and grants. Chapter 3 details nine decisions under this heading. In one case, where the Commission was at fault with regard to precontractual responsibilities, it accepted a draft recommendation to pay compensation on an ex gratia basis. In another case, the Commission acted promptly to rectify an error in the reading of a postmark, which had led it to reject a proposal from the complainant for having been submitted after the deadline. In a third case, where a contract was terminated because of failure to meet contractual obligations on the part of a company, the Ombudsman considered that mere reference to the results of an OLAF investigation in the notification sent to the complainant by the Community institutions was not adequate. The Ombudsman also drew the Commission’s attention to a general principle governing the award of grants, namely the need to strike a fair balance between the interests of private persons and the general public interest.

Recruitment and working relations with the Community institutions and bodies gave rise to a whole series of staff complaints. Chapter 3 includes details of 15 decisions in this area, which also gave the Ombudsman the opportunity to deal with issues of general importance. These included the critical remarks addressed to Parliament because of its failure to apply the rules on smoking at its premises, following a complaint from staff. In particular, the Ombudsman disagreed with Parliament's opinion that the question of failure to comply with the rules for coexistence between smokers and non-smokers was a matter for individual responsibility. Parliament's Bureau endorsed the Ombudsman's criticisms and decided to bring forward by two years the total ban on smoking and to strengthen supervision of compliance with the existing restrictions.

Interinstitutional cooperation

Cooperation between the Ombudsman and the institution or body concerned by a complaint is vital in order to restore citizens' confidence in the respect for the principles of sound administration at European level. Moreover, the Code of Good Administrative Behaviour adopted by Parliament in 2001 stipulates that the failure to comply with these principles may be the subject of a complaint to the Ombudsman (Article 26). That is why the Ombudsman is requesting Parliament's support to secure the effective cooperation of the Commission (the subject of 70% of enquiries) in all cases where complaints are made in future. The Committee on Petitions endorses this position and also supports the Ombudsman in his aim of increasing the number of proposals for friendly solutions, in order to facilitate the adoption of corrective measures in the event of maladministration.

Application and revision of the European Code

This committee deplores the fact that, despite its repeated requests to the competent Community authorities to enforce the Ombudsman's draft recommendations and take action on his critical remarks (De Rossa resolution, paragraph 9), there has been no appreciable change in attitude towards a systematic commitment to combating acts or behaviour constituting maladministration. Furthermore, the Commission persists in using its own code, seemingly ignoring all reminders (most recently in paragraph 21 of the De Rossa resolution) to adopt and apply the European Union Code of Good Administrative Behaviour, which is the only one including provision for informing the public (Article 25). As a result, the Commission is promoting uncertainty and inconsistency in the management of relations with citizens.

For all these reasons, the Committee on Petitions urges the Commission to take measures to end the current situation, whereby institutions and bodies are applying different codes of conduct. Furthermore, it calls on the parties concerned by an Ombudsman's enquiry to refer to the relevant articles of the European Code in their correspondence so as to prevent any instances of maladministration. Lastly, it takes the opportunity to call on all institutions to contribute to the review of the European Code, as provided for in Article 27 thereof.

Shortening deadlines and full explanations in the event of failure to comply with reasonable time limits

The Committee on Petitions endorses the Ombudsman's efforts to secure acceptance by the European Institutions of shorter deadlines for dealing with complaints concerning refusals to grant access to documents and urges the Council to accept this proposal. In addition, it deplores the fact that some institutions are unable to provide convincing explanations for their failure to act over long periods of time (almost two years in the case of complaints 2185/2002/IP and 2204/2002/MF against the Commission). It supports the Ombudsman's critical remarks on this clear lack of action and advocates at least the application by analogy of the measures laid down in Article 17(2) of the European Code in the event of decisions on complex matters.

Reflections on developments in the Ombudsman's role

One thing stands out clearly in each year's Ombudsman's report, namely, the consistently high percentage of complaints falling outside his mandate (74.8% in 2004, 75% in 2003, 72% in 2002 and 80% in 1995). Furthermore, an overwhelming majority of these complaints are not directed at a Community institution or body. At a time when a debate is in progress on the failure on the part of European institutions and national governments to educate the peoples of the Union, following the twin referendum failures in France and the Netherlands on the European Constitutional Treaty, the European Ombudsman and the Committee on Petitions need to fulfil their mission of engaging in dialogue with citizens. In particular, they need to explain in a clear and simple manner what their respective powers are and what the fundamental criteria are (allocation of powers, subsidiarity and proportionality) for recognising where 'European powers' derive from and how far they extend, as well as the scope of, and consequently the limits of control over, national administrative acts which fall within the Union's sphere of competence.

From this standpoint, the initiatives taken by the European Ombudsman, together with a proactive concept of his role can only be encouraged. With regard to this role, the current Ombudsman has shown that he is well aware of its potential by proposing on the one hand to step up cooperation with his national or regional counterparts, through joint enquiries or establishing a telephone hotline with access to the ombudsmen's network, and, on the other hand, opening more own-initiative enquiries and promoting the highest standards of European public administration.

The statute governing the Ombudsman's activities derives from a parliamentary decision of 9 March 1994. That is why Mr Diamandouros has repeated his request that the statute be amended with a view inter alia to giving the Ombudsman broader powers of enquiry, particularly as regards access to documents and the hearing of witnesses.

While endorsing the need for such measures, the Committee on Petitions stresses that it is vital to maintain the impartiality of this influential body which acts as a conciliator between the European public administration and citizens and providing extrajudicial remedies. Accordingly, and regardless of the uncertainty surrounding the fate of the Constitutional Treaty, it does not seem appropriate to give the Ombudsman the power to bring legal proceedings. The fact that the European Ombudsman has always shown a preference for the interpretation of Community rules provided by the case law of the European Court of Justice does not mean that he needs to ask for its rulings on the most sensitive aspects of the cases he examines, such as those where questions of principle concerning violations of fundamental rights are at stake.

However, Parliament has just adopted the Gal own-initiative report(4) on the promotion and protection of fundamental rights, in which it points out that the institutions enjoy the right to bring actions before the Court in the interests of the law and that Parliament can, using that means, 'defend the rights of citizens in cases where fundamental rights might be affected by a Union act'. Here, the Ombudsman could play his role by condemning cases of maladministration that may constitute a violation of fundamental rights through special reports or by highlighting in his annual report particular cases symptomatic of recurring malfunctions in European bureaucracy, in particular in the light of the principles and procedural rules on good administration and transparency enshrined in Articles 41 and 42 of the Charter of Fundamental Rights. With this in view, the European Ombudsman could enjoy fruitful cooperation with the future Fundamental Rights Agency and play an important role in the multi-layered structure ('network of networks') envisioned in the abovementioned report, so as to avoid overlapping of activities by different bodies.

Lastly, the Committee on Petitions endorses the Ombudsman's request to the European Commission to propose legislation seeking to promote good administration in the Union's institutions and bodies. It stresses, however, that this is not essential if the Commission chooses to adopt the European Code of Good Administrative Behaviour for its own services. That is why the European Parliament urges the new Commission under the presidency of Mr Barroso to take all necessary measures without delay to show that, despite the political uncertainty surrounding the Union's future, it genuinely intends to launch the ‘Plan D’ for democracy and dialogue with citizens announced at the June part-session in Strasbourg, so as to help the Union overcome the crisis of public confidence in its institutions.

(1) Report on the appointment of a Community Ombudsman by the European Parliament, presented in 1979 by the Legal Affairs Committee, EC, (1979) OJ C 29/79. (2) EC Adonnino Committee, 'A people's Europe' in Bulletin of the European Communities, supp. 7/85. (3) The International Ombudsman Yearbook, volume 6/2002, p. 161. (4) Own-initiative report on promotion and protection of fundamental rights; the role of national and European institutions including the Fundamental Rights Agency (2005-2007(INI)), adopted on 26 May 2005.