ДОКЛАД за Специален доклад № 9/2006 на Европейската сметна палата относно разходите за превод на Комисията, Европейския парламент и Съвета

8.6.2007 - (2007/2077(INI))

Комисия по бюджетен контрол
Докладчик: Alexander Stubb

Процедура : 2007/2077(INI)

Етапи на разглеждане в заседание

Етапи на разглеждане на документа :

A6-0215/2007

Внесени текстове :

A6-0215/2007

Разисквания :

Гласувания :

PV 10/07/2007 - 8.27
Обяснение на вота

Приети текстове :

P6_TA(2007)0315

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА РЕЗОЛЮЦИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ
EXPLANATORY STATEMENT
PROCEDURE

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА РЕЗОЛЮЦИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ

относно Специален доклад № 9/2006 на Европейската сметна палата относно разходите за превод на Комисията, Европейския парламент и Съвета

(2007/0000(INI))

Европейският парламент,

- като взе предвид Специален доклад №9/2006 на Европейската сметна палата относно разходите за превод на Комисията, Европейския парламент и Съвета, заедно с отговорите на тези институции[1],

- като взе предвид член 248, параграф 4, алинея 1, член 276, параграф 3 и член 280, параграф 5 от Договора за ЕО,

- като взе предвид член 45 от своя правилник,

- като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол (А6-0215/2007),

Зачитане на езиковото многообразие

1. Счита езиковото многообразие за ключова характеристика на ЕС, която подчертава културното и езиковото разнообразие и осигурява равното третиране на гражданите на ЕС; то гарантира правото на гражданите да общуват с институциите на ЕС на всеки един от официалните езици, като по този начин им позволява да упражняват своето право на демократичен контрол; отбелязва, че същевременно езиковите служби допринасят за откритостта и прозрачността на институциите на ЕС пред гражданите на Европа;

2. Счита, че понятието за "контролирано пълно езиково многообразие", установено в Кодекса за поведение[2], представлява единственият начин за запазване на разходите в приемливи бюджетни граници при същевременно запазване на равенството между членовете на ЕП и гражданите;

3. Изразява съжаление, че все повече документи или съобщения, особено компромисните изменения в момента на гласуването им в комисия, или например приложенията към докладите, се представят само на един език;

Разходи за превод

4. Подчертава, че общите разходи за писмен и устен превод на всички езикови служби на европейските институции представляват почти 1 % от общия бюджет на ЕС;

5. Отбелязва, че през 2005 г. обемът на преводите е бил 1 324 000 страници за Комисията (1 450 преводачи), 1 080 000 страници за Парламента (550 преводачи) и 475 000 страници за Съвета (660 преводачи);

6. Изразява учудване, че институциите все още не са изчислили своите общи разходи за превод, нито разходите за страница превод[3]; отбелязва също така, че Европейската сметна палата е оценила общите разходи за преводи за 2003 г. на 414 200 000 евро (511 000 000 евро за 2005 г.), 214 800 000 за Комисията (257 000 000 евро за 2005 г.), 99 000 000 евро за Парламента (128 000 000 евро за 2005 г.) и 100 400 000 за Съвета (126 000 000 евро за 2005 г.); за същата година разходите на страница са възлизали средно на 166,37 евро: (196,3 евро за 2005 г.) - 150,2 евро за Комисията (194 евро за 2005 г.), 149,7 евро за Парламента (119 евро за 2005 г.) и 251,8 евро за Съвета (276 евро за 2005 г.);

7. В тази връзка, приветства факта, че администрацията на ЕП е успяла да намали разходите за превод на страница въпреки разширяването;

8. Изразява загриженост от забележката на Европейската сметна палата за ниската продуктивност на службите за превод на Съвета;

9. Призовава институциите да предприемат подходящи мерки за допълнително подобряване на продуктивността на службите за превод на ЕС;

10. Отбелязва, че цените, заплатени от ЕП за преводачи на свободна практика, са средно с 12% по-високи от заплатените от Комисията цени; отбелязва даденото от администрацията обяснение, в което се посочва, че езиковият обхват на преводачите на свободна практика на Парламента е по-широк и те трябва да спазват по-кратки срокове и много високи стандарти за качество;

11. Приветства факта, че Комисията и Съветът са успели да ограничат нарастването на обема на преводите след разширяването с десетте нови държави-членки, като по този начин преодоляват всяко нарастване на разходите; отбелязва, че Парламентът е въвел понятието за "контролирано пълно езиково многообразие", като по този начин е осигурил поддържането на нивото на услугата при същевременно контролиране на разходите;

12. Призовава трите институции да установят ясни и съпоставими параметри за изчисляване на разходите с цел установяване на общите разходи за превод и цената на страница; подчертава, че получените данни следва да се използват не само за бюджетни цели, но и за повишаване на осведомеността на ползвателите относно разходите;

13. Изразява съгласие с принципа[4], че пълните стенографски протоколи от пленарните заседания следва да се публикуват като многоезичен документ, в който изявленията на ораторите са единствено на оригиналния език на изказването, при условие че при поискване от страна на обществеността се предоставя безплатно филмов запис на разискванията, заедно с устен превод на живо на всички официални езици, на подходящ носител и при отчитане на факта, че единствено оригиналният текст е автентичен, предвид че от правна гледна точка симултанният превод не представлява устен превод; счита, че членовете на ЕП трябва да имат право на достъп до извадки от разискванията на техния език, с възможност да ги изтеглят в електронен формат и без срок; счита също, че трябва да се осигури поддържането на дигитален и позволяващ търсене архив; изисква Генералният секретар да състави официално предложение за прилагане на това принципно решение, което да включи клаузи срещу злоупотребата и да установи евентуалните промени в Правилника за дейността на ЕП (например, в член 173) и в други вътрешни разпоредби, които е необходимо да бъдат направени, за да започне прилагането на предвидения нов подход;

Качество на превода

14. Приветства факта, че според извършено от ЕСП проучване на удовлетвореността на потребителите, качеството и навременното предоставяне на преводи на езиците на държавите от ЕС-15 като цяло се счита за задоволително, въпреки че продължават да съществуват проблеми по отношение на техническата и правната терминология;

15. Въпреки това, изразява загриженост за значително по-ниското качество на превода на езиците на десетте нови държави-членки в някои институции през 2004 г., което се дължи главно на липса на квалифицирани преводачи; отбелязва, че същевременно Комисията се е заела с проблема и че с помощта на държавите-членки всички институции са постигнали напредък при назначаването на квалифицирани преводачи;

16. Призовава Комисията да организира критичен преглед на неспособността на Европейската служба за подбор на персонал (EPSO) да набере необходимия персонал от десетте нови държави-членки;

17. Изразява принципно становище, че институциите трябва да предприемат необходимите мерки за гарантиране на високо качество на превода; следователно призовава Съвета, администрацията на Парламента и Комисията да дадат отчет относно предприетите мерки за контрол и подобряване на качеството на превода навреме за процедурата по освобождаване от отговорност за 2006 г.;

18. Призовава институциите да създадат средства за измерване на удовлетвореността на ползвателите и да извършват редовни проучвания на удовлетвореността на потребителите;

Процедури за управление на заявките за превод

19. Отбелязва, че ЕСП е отправила критика относно неясните процедури за подаване на заявки за преводи, както и липсата на яснота относно вида документи, които трябва или които не е необходимо да бъдат превеждани;

20. В тази връзка, приветства готовността на Комисията да проучи процедурата за разрешаване и подбор на заявките за превод през 2006 г.; също така изразява задоволство от факта, че през 2003 г. Съветът е изготвил списък на основните документи, като по този начин е ограничил превода на други текстове;

21. Препоръчва по-засилено използване на документи с ограничена дължина и на писмени резюмета;

22. Насърчава парламентарните комисии и делегации да предоставят текстовете само на езиците на титулярните или заместващите членове; счита, че други езикови редакции могат да се предоставят при специално искане;

23. Подчертава значението на комисиите, делегациите и политическите групи при изготвянето на месечните прогнози за превод[5]; подчертава, че в замяна ползвателите следва да бъдат осведомявани за разходите, направени вследствие на техните заявки за превод;

Ефективност на преводаческия процес

24. Призовава институциите да разработят количествени и качествени показатели за постигнатите резултати с цел улесняване на контрола на процеса на превод за управленски цели;

25. Изразява съжаление, че службите за превод все още не използват системно помагалата за писмен превод; следователно призовава своето ръководство да предприеме необходимите стъпки за гарантиране на системното използване на подобни средства, по-специално на системите с преводаческа памет (т. е. Euramis), при които съществува голям потенциал за повторно използване на текстове и следователно за подобряване на качеството;

26. Призовава Съвета, Парламента и Комисията да използват ефективно и ефикасно вътрешните и външните ресурси, като бази данни, превод с помощта на компютърни програми, дистанционна работа и възлагане на външни изпълнители;

27. Приветства подобряващото се сътрудничество между службите за превод на различните институции, по-специално по отношение на създаването на обща терминологична база, разработването на обща преводаческа памет и съвместно използване на ресурсите посредством проекта за балансиране на работната натовареност;

0 0

28. Възлага на своя председател да предаде настоящата резолюция на Съвета, Комисията и Европейската сметна палата.

[1] ОВ С 284, 21.11.2006 г., стр.1
[2] Кодекс за поведение относно езиковото многообразие, приет от Бюрото на 4 септември 2006 г.
[3] Според Сметната палата тези цифри включват разходи за преводачи, секретари, ръководни служители, служители, планиране, сгради, компютърно оборудване и управление на човешките ресурси (т.е. обучение).
[4] PE 368.524/BUR/Corr, Протокол от заседание на Бюрото на 16 януари 2006 г.
[5] Член 12, параграф 2 на Кодекса за поведение относно езиковото многообразие.

EXPLANATORY STATEMENT

On 13 September 2006 the European Court of Auditors (ECA) presented its Special Report n°9/2006 concerning translation expenditures incurred by the Commission, the Parliament and the Council to the Committee on Budgetary Control (CONT).

Twenty-one languages have the status of official and working languages of the European institutions. Each EU institution has its own translation service. The institutions which, on account of their activities, have to provide the largest volume of translations are the Commission, the Parliament and the Council (approximately 70° %).

For practical reasons the languages most frequently used within the institutions are reduced in number, but documentation received from, and sent to Member States is in their official languages. The translation of incoming and outgoing documents is therefore vital to the sound running of the institutions, and for communicating with Member States and their citizens.

Respect for multilingualism

Multilingualism[1] is one of the key features of the European Union, which highlights cultural and linguistic diversity and ensures equal treatment of EU citizens. It guarantees citizens' right to communicate with the EU institutions in any of its official languages, thus enabling them to exercise their right of democratic control. At the same, time the linguistic services contribute to the EU institutions remaining open and transparent to the citizens of Europe.

In Parliament the use of official languages is governed by its 'Code of Conduct on Multilingualism', updated in 2004; its Rules of Procedure stipulate that Members may speak in the official language of their choice and that interpretation into the other languages is provided.

The total cost of all the linguistic services of the EU institutions, translation and interpretation combined, represent approximately 1 % of the total EU budget.

While multilingualism is an expression of the EU's cultural diversity, the increasing number of official languages calls for pragmatic solutions in the preparatory work within the institutions.

Objective of the audit

The objective of the audit was to assess the extent to which the Commission, the Parliament and the Council manage their translation resources and expenditure efficiently and effectively. The Court addressed three questions:

· Is translation demand met and are there adequate procedures to avoid unnecessary translations?

· Are translations timely and of adequate quality for their purpose?

· Were the institutions able to keep the cost of translations under control?

The audit principally covered the years 2003 and 2004, but changes which occurred in 2005 as a consequence of enlargement were also taken into consideration.

Management of interpretation demands

Clear guidelines would be necessary to establish criteria for translation requests. However, according to the Court, none of the institutions has established consistent and clear procedures defining who can request a translation, which types of documents should be translated (when and into which languages), criteria for authorising non-mandatory translations and procedures for monitoring the enforcement of "translation policy".

Requests for translations concerning the EU-15 languages were generally met by the institutions, whereas the situation was different for the 10 new enlargement languages (EU-10) due to an insufficient number of translators from the new Member States.

None of the institutions was able to meet its targets for recruitment of staff translators and support staff for the new language units.

Over recent years the institutions have managed to limit the increase in translation volume using the following measures:

· establishing a list of "core documents",

· limiting the maximum length of texts,

· offering executive summaries in different languages rather than complete translation,

· concentrating on translating the final version of documents,

· encourage users to exercise restraint.

Quality control

The quality of translations into the EU-15 languages was generally considered to be good. However, the Court noticed quality problems for translations into the EU-10 languages.

About 90% of translations were finished within the agreed deadlines.

At the Commission, the Directorate General for Translation (DGT) divides all translations into five categories of "translation quality types" (TQT), with a different degree of revision and/or quality evaluation according to the type of document. In addition, some Commission DGs, such as DG Competition, systematically review the translations they receive.

The Parliament and the Council do not allocate translations to quality categories and their quality control procedures are therefore less structured. As a result, revision practices vary significantly, although legislative acts are always revised by lawyer-linguists before publication.

In addition, the Parliament uses bi-monthly random checks to verify spelling and grammar.

None of the institutions' translation services has put in place specific tools to measure users' satisfaction or formulated procedures for handling complaints about quality.

Cost and efficiency of translations

In the past he institutions have calculated neither their total translation costs, not their costs per page.

For 2003 the Court estimated the full costs of translations[2] at EUR 414.2 million: Commission - EUR 214.8 million, Parliament - EUR 99 million and Council - EUR 100.4 million.

The average cost per page was EUR 166.37: Commission - EUR 150.2, Parliament - EUR 149.7 and Council - EUR 251.8.

External translations were approximately 30% cheaper than in-house translations.

In general, the institutions did not produce sufficient indicators and management information to monitor the translation process.

Given the character of its (political) work, reliable forecasts of demand are difficult to estimate in the Parliament and the Council.

It seems to be common practice that translators decide on the use of IT-tools (computer assisted translation), research tools and voice recognition software themselves.

Productivity, defined as the number of standard pages translated internally per internal translator ("full time equivalent" = FTE), fluctuates widely from one language division to another and from one institution to another

The productivity of the EU translation services is considered lower than in the private sector[3].

The productivity of the Commission DGT (approximately 5 pages a day) was slightly lower than the Parliament's translation service. The lower productivity can to some extent be explained by the Commission's role as initiator of the legislative process. The Council's productivity was systematically lower than that of the Commission and the Parliament, due to a high share of legislative documents requiring particular attention and highly fluctuating demand.

The institutions did not dispose of a comparable set of performance indicators which would allow monitoring the translation process in the institutions in the same way.

[1] The principle of multilingualism is laid down in Articles 21, 290 and 314 of the EU Treaty
[2] Full costs entail, according to the Court, costs for translators, secretaries, management, service staff, planning, building, IT, and human resource management (i. e. training).
[3] See also PriceWaterhouseCoopers, Comité Economique et Social (CES) & Comité des Régions (CdR), "Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes", Bruxelles, 4 août 2000, p. 24: "Il est à noter que la productivité d'un traducteur d'un établissement privé tourne aux environs de 8 à 10 pages par jour sans tenir compte de la production via "Translation Memory" (une page correspondant à 350 mots)" (350 words = 2 100 characters = 1,4 standard pages).

PROCEDURE

Title

Special Report No 9/2006 of the European Court of Auditors concerning translation expenditure incurred by the Commission, the Parliament and the Council

Procedure number

2007/2077(INI)

Committee responsible
Date authorisation announced in plenary

CONT
26.4.2007

Committee(s) asked for opinion(s)
Date announced in plenary

Not delivering opinion(s)
Date of decision

Enhanced cooperation
Date announced in plenary

Rapporteur(s)
Date appointed

Alexander Stubb
20.6.2006

Previous rapporteur(s)

Discussed in committee

2.5.2007

Date adopted

5.6.2007

Result of final vote

Members present for the final vote

Jean-Pierre Audy, Herbert Bösch, Paulo Casaca, Antonio De Blasio, Szabolcs Fazakas, Christofer Fjellner, Ingeborg Gräßle, Rodi Kratsa-Tsagaropoulou, Jan Mulder, Francesco Musotto, José Javier Pomés Ruiz, Alexander Stubb

Substitute(s) present for the final vote

Daniel Caspary, Edit Herczog, Bill Newton Dunn, Paul Rübig, Margarita Starkevičiūtė

Substitute(s) under Rule 178(2) present for the final vote

Monica Maria Iacob Ridzi

Date tabled

8.6.2007