RAPPORT sur la décharge 2008: performance, gestion financière et contrôle des agences de l'Union

24.3.2010 - (2010/2007(INI))

Commission du contrôle budgétaire
Rapporteure: Véronique Mathieu

PROPOSITION DE RÉSOLUTION DU PARLEMENT EUROPÉEN

sur la décharge 2008: performance, gestion financière et contrôle des agences de l'Union

(2010/2007(INI))

Le Parlement européen,

–   vu le rapport de la Commission au Parlement européen du 15 octobre 2008 sur le suivi des décisions de décharge 2006 (COM(2008)0629) et le document de travail des services de la Commission qui l'accompagne (SEC(2008)2579),

–   vu la communication de la Commission du 11 mars 2008 intitulée: "Agences européennes – Orientations pour l'avenir" (COM(2008)0135),

–   vu sa résolution du 21 octobre 2008 sur une stratégie en faveur de la future mise en œuvre des aspects institutionnels des agences de régulation[1],

–   vu le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes[2],

–   vu le règlement (CE, Euratom) n° 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes[3], et en particulier son article 96,

–   vu le rapport spécial n° 5/2008 de la Cour des comptes européenne, intitulé "Agences de l'Union: obtenir des résultats",

–   vu l'étude de 2009 du Parlement sur la faisabilité et les possibilités de services partagés pour les agences de l'Union,

–   vu l'article 48 de son règlement,

–   vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire (A7‑0074/2010),

A. considérant que la présente résolution comprend, pour chaque organisme visé à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002, les observations horizontales accompagnant la décision de décharge conformément à l'article 96 du règlement (CE, Euratom) n° 2343/2002 et à l'article 3 de l'annexe VI du règlement du Parlement européen,

B.  considérant que la multiplication du nombre d'agences a pris une ampleur sans précédent au cours des dernières années, comme l'a décidé le législateur de l'Union européenne et a permis d'externaliser certaines tâches de la Commission et de confier des tâches supplémentaires aux agences, au risque, parfois, de s'apparenter à un phénomène de démembrement de l'administration communautaire, préjudiciable à l'exercice des responsabilités,

C. considérant que, suite à l'adoption de la communication précitée de la Commission du 11 mars 2008, le Parlement, le Conseil et la Commission ont relancé le projet de définition d'un cadre commun pour les agences et créé en 2009 un groupe de travail interinstitutionnel,

D. considérant que les contributions communautaires aux agences décentralisées - à l'exclusion de l'Agence européenne pour la reconstruction, qui a été fermée - ont augmenté d'environ 610% entre 2000 et 2010, pour passer de 94 700 000 EUR à 578 874 000 EUR, pendant que les effectifs augmentaient d'environ 271%, pour passer de 1219 à 4794; constatant toutefois que le nombre d'agences décentralisées est passé de 11 en 2000 à 29 en 2010, ce qui correspond à 0,102% du budget total de l'UE pour l'année 2000 et à 0,477%  pour l'année 2010,

I. Défis communs en matière de gestion financière

Report et annulation des crédits opérationnels

1.  constate que pour plusieurs agences, la Cour a relevé, pour l'exercice 2008, un niveau élevé de reports et d'annulations de crédits opérationnels; souligne que cette situation est souvent révélatrice de faiblesses dans le système de planification des ressources des agences; considère, par conséquent, que ces agences doivent mettre en place:

- un système efficace de programmation et de contrôle des délais contractuels fixés,

- un processus d'évaluation des risques concernant leurs activités afin de permettre, par la suite, un suivi étroit de celles-ci,

- un système de crédits dissociés dans les futurs budgets affectant les subventions, afin d'éviter des annulations lors des prochains exercices;

2.  constate, de plus, que certaines agences ont des difficultés à gérer une augmentation importante de leur budget; se demande, par conséquent, s'il n’est pas plus responsable que les autorités budgétaires fassent, à l’avenir, plus attention à se décider pour des augmentations du budget de certaines agences en prenant en considération le temps nécessaire pour mettre en œuvre les activités nouvelles; demande, dans ce contexte, aux agences qui rencontrent souvent ce problème de fournir à l'autorité budgétaire de plus amples détails sur la faisabilité de leurs engagements futurs;

Soldes de trésorerie

3.  observe que de nombreuses agences enregistrent des soldes de trésorerie durablement élevés; invite la Commission et les agences à élaborer des solutions pour ramener ces soldes à un niveau acceptable; à cet égard, demande à la Commission d'examiner également des approches alternatives et communes, et de faire des propositions visant à modifier le cadre structurel, pour une gestion plus efficace des soldes de trésorerie; mais constate également que les agences reçoivent des paiements après que les travaux autorisés ont été réalisés et payés (les travaux entrepris par les rapporteurs, par exemple) et, par conséquent, des soldes de trésorerie sont indispensables dans chaque cas;

Insuffisances entachant les procédures de passation de marchés

4.  regrette que la Cour ait encore relevé des insuffisances dans les procédures de passation de marchés au sein de plusieurs agences; en particulier, se déclare préoccupé du constat de la Cour selon lequel, en 2008, la valeur de la passation des marchés n'a pas été évaluée avant le lancement de la procédure d'une part, et, d'autre part, des déficiences récurrentes et graves ont été relevées dans le suivi des contrats et la planification des opérations de passation de marchés; souligne que cette situation est révélatrice d'une forte carence dans les capacités de collaboration des différents services impliqués dans chaque agence concernée par ce manque;

Ressources humaines

5.  se déclare préoccupé par le fait que la Cour a de nouveau constaté, dans certaines agences, des insuffisances affectant la planification et la mise en œuvre des procédures de recrutement du personnel; souligne en particulier la nécessité de réduire l'écart entre les emplois pourvus et les emplois effectifs des agences; reconnaît les difficultés découlant de l'application du statut des fonctionnaires des Communautés européennes, notamment pour les agences décentralisées; demande, entre autre, aux agences de mieux garantir la transparence et le caractère non discriminatoire du traitement des candidats externes et internes;

Accords de siège

6.  constate que les accords de siège conclus entre les agences et les pays d'accueil présentent souvent des insuffisances et provoquent successivement des problèmes d’efficacité (comme, par exemple, le coût élevé des transports pour rejoindre l'agence, les problèmes liés aux bâtiments loués par l'agence, l'intégration sociale du personnel, etc.); demande par conséquent que lors de la décision de la localisation du siège de l'agence par le Conseil, les pays d'accueil fournissent des accords de siège plus détaillés et avantageux pour les agences; est aussi favorable à un possible déménagement du siège de l'agence dans le cas où ces accords de siège mènent à des inefficacités graves; demande au groupe de travail interinstitutionnel sur les agences d'examiner le dossier et, si possible, de définir des normes communes pour les accords de siège;

Audit interne

7.  n'est pas prêt à accepter qu'une agence recrute un agent intérimaire pour des tâches financières considérées sensibles;

8.  demande aux conseils d'administration des agences de bien vouloir prendre en compte et, ensuite, mettre en œuvre les recommandations du service d'audit interne de la Commission afin de mettre rapidement en place des mesures nécessaires pour combler les carences identifiées;

9.  estime que le comité d'audit créé par l'Autorité européenne de sécurité des aliments en 2006 joue un rôle important d'assistance du conseil d'administration en veillant à ce que les travaux du service d'audit interne de la Commission et des structures d'audit interne de l'Autorité soient correctement effectués et dûment pris en compte par le conseil d'administration et par le directeur exécutif; estime, dès lors, que ce comité d'audit au sein de l'Autorité pourrait servir d'exemple pour d'autres agences;

II. Gouvernance des agences

Justification des agences

10. constate que le champ de compétences de certaines agences se rapproche beaucoup entre elles; demande par conséquent au groupe de travail interinstitutionnel sur les agences de réfléchir à la possibilité d'un rapprochement, voire d’une fusion de certaines d'entre elles;

11. constate, de plus, que les petites agences (comptant moins de 75 membres du personnel, comme le Collège européen de police, l'Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l'information, l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail, l'Agence des droits fondamentaux de l'Union européenne et l'Autorité européenne de surveillance GNSS) font face à de sévères contraintes en matière d'efficacité; demande par conséquent au groupe de travail interinstitutionnel sur les agences de réfléchir à la possibilité d'établir une masse critique pour l'existence d'une agence et d'évaluer la possibilité d'organiser des services partagés, par exemple une assistance dans les procédures d'appel d'offres, une assistance dans les procédures des ressources humaines et une assistance dans le processus budgétaire;

Procédures disciplinaires

12. rappelle qu'il a invité les agences, dans ses résolutions sur la décharge 2006 et 2007, à envisager la création d'un conseil de discipline commun; prend note des obstacles qui demeurent pour la réalisation de ce projet, en particulier en raison des problèmes de recrutement des membres du conseil de discipline parmi les agents des catégories appropriées; invite, néanmoins, l'agence coordinatrice du réseau des agences, à mettre en place un réseau des agents ayant le grade nécessaire pour faire partie du conseil de discipline;

Conseil d'administration des agences

13. relève que la plupart des agences soumises à la décharge pour l'exercice 2008 ont dans leur conseil d'administration un représentant de chaque État membre; considère, en particulier, que le coût fixe de gouvernance pour les petites agences ne peut pas être considéré comme négligeable, comme dans le cas du Collège européen de police qui compte 27 membres dans son conseil d'administration et emploie seulement 24 membres du personnel (au début de l'exercice 2008) ou dans le cas de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail qui compte 84 membres dans son conseil d'administration et emploie 64 membres du personnel (dans l'exercice 2008);

14. exige que les conseils d'administration des agences de l'Union assurent une convergence maximale entre la planification des tâches et la planification des ressources (financières et humaines), en introduisant la méthode de l'établissement du budget par activité (EBA) et de la gestion par activité (méthode EBA/GPA), et souligne que les agences sont soumises au principe de bonne gestion financière et à la discipline budgétaire;

15. demande, par conséquent, au groupe de travail interinstitutionnel sur les agences de réfléchir à la possibilité de donner à la Commission une minorité de blocage lors des votes en conseil d'administration afin qu'elle puisse faire valoir des décisions techniques adéquates pour l'agence;

Rôle du directeur de l'agence

16. demande au groupe de travail interinstitutionnel sur les agences de réfléchir aux qualités et compétences requises pour exercer efficacement la fonction de directeur d'agence et de s'entourer, dès la création de l'agence, des experts en réglementation budgétaire communautaire;

Rôle de la Commission

17. invite la Commission à intensifier ses efforts pour apporter toute l'aide administrative nécessaire aux agences relativement petites, en particulier à celles qui ont été créées récemment;

III. Performance

18. insiste sur la nécessité que les agences élaborent des programmes de travail pluriannuels conformes à la stratégie communautaire pluriannuelle dans le secteur; estime que le programme de travail annuel devrait fixer des objectifs SMART et des indicateurs RACER dans sa programmation afin d'évaluer les réalisations achevées; souligne que le programme de travail devrait aussi respecter les limites du budget de l'agence telles qu'autorisées par l'autorité budgétaire; invite, par conséquent, les agences à considérer l'introduction d'un diagramme de Gantt dans la programmation de chacune de leurs activités opérationnelles, de façon à indiquer rapidement le temps passé par chaque agent sur un projet et à favoriser une approche orientée vers l'obtention de résultats;

19. considère comme positive la mise en place par l'Autorité européenne de sécurité des aliments d'un processus d'évaluation des risques qui, pour l'année 2009, devrait déjà renforcer et permettre le suivi étroit des activités scientifiques et administratives de l'Autorité; demande, par conséquent, que les autres agences aient recours à cette bonne pratique de l'Autorité;

20. considère comme bonne pratique l'initiative de l'Agence européenne pour l'environnement qui, afin de piloter sa performance, a construit un système intégré de contrôle de gestion qui relie diverses applications informatiques de gestion permettant à la direction de l'Agence de suivre l’avancement de ses projets et l’utilisation de ses ressources en temps réel; précise que ce système intégré de contrôle de gestion relie les applications suivantes:

     i)   les applications financières qui informent sur le degré d’utilisation des crédits                            d’engagement et de paiement;

     ii)  l’application de gestion du cycle des carrières qui permet de confirmer la cohérence                 entre les descriptions de postes, les performances individuelles et l’engagement de     mesures correctives;

     iii) le système d’enregistrement du temps de travail;

     iv) le système de pilotage des publications qui relie chaque produit à une action du                        programme de travail;

21. considère comme bonne pratique l'initiative de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail qui a élaboré un système de suivi de l'information qu’elle fournit; souligne, en particulier, que ce système tend à évaluer l’utilisation des informations qu’elle adresse aux instances ciblées et leur impact sur le processus de décision au plan des institutions communautaires et des partenaires sociaux;

22. souligne l'importance d'entamer une évaluation de la performance des agences dans le processus de la décharge et de la mettre à la disposition de la commission compétente pour l'agence respective au Parlement européen; invite, par conséquent, la Cour des comptes à aborder le sujet dans ses prochains rapports sur les agences;

23. demande, dans ce contexte, aux agences de présenter, dans leur tableau à annexer aux prochains rapports de la Cour des comptes, un comparatif entre les réalisations effectuées pendant l’année de décharge examinée et celles effectuées lors de l’exercice précédent, afin de permettre à l’autorité de décharge de mieux évaluer la performance des agences d’une année à l’autre;

24. invite, en outre, les agences à fournir à l'autorité de décharge les "cadres logiques" qui devraient être présentés dans l'audit de performance de l'agence afin de déterminer et de relier entre eux les besoins socio-économiques à prendre en considération dans le cadre de son intervention, ses objectifs, ses réalisations et ses effets, étant donné que les résultats obtenus par les agences sont essentiels et qu'il y a lieu de leur donner une plus grande visibilité;

IV. Dialogue interinstitutionnel sur un cadre commun pour les agences

25. se félicite de la création d'un groupe interinstitutionnel sur les agences qui a pour objectif d'analyser et éventuellement d'établir des normes communes minimales pour les agences décentralisées;

oo   o

26. charge son Président de transmettre la présente résolution aux agences soumises à la présente procédure de décharge, au Conseil, à la Commission ainsi qu'à la Cour des comptes.

• [1]  JO C 15 E du 21.1.2010, p. 27.
• [2]  JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.
• [3]  JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

RÉSULTAT DU VOTE FINAL EN COMMISSION

Date de l’adoption	23.3.2010
Résultat du vote final	+: –: 0:	19 4 2
Membres présents au moment du vote final	Jean-Pierre Audy, Jorgo Chatzimarkakis, Ryszard Czarnecki, Luigi de Magistris, Tamás Deutsch, Martin Ehrenhauser, Jens Geier, Ingeborg Gräßle, Martin Häusling, Ville Itälä, Iliana Ivanova, Monica Luisa Macovei, Christel Schaldemose, Theodoros Skylakakis, Bart Staes, Georgios Stavrakakis, Søren Bo Søndergaard
Suppléant(s) présent(s) au moment du vote final	Thijs Berman, Esther de Lange, Christofer Fjellner, Salvador Garriga Polledo, Edit Herczog, Ivailo Kalfin, Véronique Mathieu, Olle Schmidt, Derek Vaughan