HENSTILLING om forslag til Rådets forordning om ændring af forordning (EØS, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze

30.4.2013 - (06867/2013 – C7‑0081/2013 – 2012/0221(APP)) - ***

Kultur- og Uddannelsesudvalget
Ordfører: Doris Pack

FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS LOVGIVNINGSMÆSSIGE BESLUTNING

om forslag til Rådets forordning om ændring af forordning (EØS, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze

(06867/2013 – C7 0081/2013 – 2012/0221(APP))

(Særlig lovgivningsprocedure – godkendelse)

Europa-Parlamentet,

–   der henviser til udkast til Rådets forordning (06867/2013),

–   der henviser til den anmodning om godkendelse, som Rådet har forelagt, jf. artikel 352 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (C7‑0081/2013),

–   der henviser til forretningsordenens artikel 81, stk. 1,

–   der henviser til henstilling fra Kultur- og Uddannelsesudvalget og udtalelse fra Udvalget om Konstitutionelle Anliggender (A7‑0156/2013),

1.  godkender udkastet til Rådets forordning;

2.  pålægger sin formand at sende Parlamentets holdning til Rådet og Kommissionen samt til de nationale parlamenter.

BEGRUNDELSE

EU-institutionernes historiske arkivalier udgør en væsentlig kilde til information om Den Europæiske Unions historie og arv. Følgelig er det afgørende at gøre arkivalierne offentligt tilgængelige og bevare oplysningerne om EU-institutionerne samt støtte forskning i den europæiske integrations historie.

Ifølge Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983[1] skal EU-institutionerne oprette historiske arkiver og gøre dem offentligt tilgængelige, når disse dokumenter er 30 år gamle. I forordningen fastlægges ikke et sted for deponeringen af EU’s arkivalier.

I 1984 blev Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen enige om at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, og der blev udarbejdet en særlig kontrakt om vilkårene for deponeringen i december 1984 mellem De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI. Det fremgår desuden af kontrakten, at den italienske regering permanent og vederlagsfrit skal stille lokaliteter til rådighed, således at EUI kan huse arkiverne.

Det forslag til Rådets forordning, som i øjeblikket er ved at blive behandlet af Europa-Parlamentet i henhold til godkendelsesproceduren (forretningsordenens artikel 81, stk. 1), indeholder en mere solid juridisk og finansiel ramme for samarbejdet mellem EU og EUI. Samtidig styrker det EUI’s rolle med hensyn til at forvalte EU-institutionernes historiske arkiver.

For så vidt angår indholdet ændrer forslaget ikke de centrale elementer i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83, som f.eks. definitionen af historiske arkiver, samt hvornår dokumenter skal være tilgængelige for offentligheden, og hvilke dokumenter der skal være tilgængelige for offentligheden. Forslaget indeholder rent faktisk begrænsede ændringer af den gældende forordning, som f.eks. forpligtelsen for alle EU-institutioner (undtagen Domstolen og Den Europæiske Centralbank) til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI, princippet om at alle institutioner bevarer ejendomsretten til deres arkivalier, systemet til finansiering af arkiverne, beskyttelsen af personoplysninger i arkiverne og at arkiverne så vidt muligt gøres elektronisk tilgængelige.

Ordføreren vil gerne benytte lejligheden til at fremhæve det gode interinstitutionelle samarbejde på dette område.

Ordføreren vil især gerne henlede opmærksomheden på visse ændringer i forslaget, som efter hendes mening er ganske positive med hensyn til finansiering, databeskyttelse og digitalisering.

I forslaget fastlægges tydeligt en forpligtelse til at finansiere EUI over Unionens almindelige budget gennem bidrag fra de deponerende institutioner, og det angives, at de finansielle bidrag vil dække udgifterne til forvaltning af arkiverne, men ikke til tilvejebringelse af bygninger og deponeringsfaciliteter, da disse skal finansieres af den italienske regering.

Den foreslåede tilgang til fordelingen af omkostningerne er baseret på kriteriet om, at størrelsen af bidragene vil stå i et rimeligt forhold til ”størrelsen af de deponerende institutioners respektive stillingsfortegnelser” (artikel 8, stk. 10). Dette kriterium forekommer temmelig fordelagtigt for Europa-Parlamentet, da det i betragtning af dets størrelse ikke vil yde et stort finansielt bidrag, selv om det sandsynligvis vil deponere et stort antal historiske arkivalier.

Ordføreren glæder sig over følgende klare ordlyd: ”institutionerne gør så vidt muligt deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden, herunder digitaliserede og oprindeligt digitale arkivalier, og gør det lettere at konsultere dem på internettet” (artikel 9, stk. 1). Dette tager højde for de nuværende forhold med hensyn til den digitale arkiveringsproces, som ikke er ensartet i de forskellige EU-institutioner. Da arkiver i Europa i dag står over for udfordringer i forbindelse med den digitale æra, tilskynder forslaget endvidere EU-institutionerne til at fortsætte i retning af digitalisering.

For så vidt angår det følsomme spørgsmål om databeskyttelse, skaber forslaget klarhed over de regler, der gælder for arkivalierne. Skulle der være personoplysninger tilbage i arkivalierne, understreges det, at EUI i henhold til forordning (EF) nr. 45/2001[2] har rollen som "behandler" af personoplysninger, der handler i henhold til de deponerende EU-institutioners instrukser.

Teksten anerkender desuden Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS) som den myndighed, der tillægges beføjelse til at kontrollere EU-institutionerne, således som det er fastlagt i forordning (EF) nr. 45/2001.

I lyset af ovenstående henstiller ordføreren, at plenarforsamlingen giver sin godkendelse af forslaget til retsakt.

• [1]  EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1.
• [2]  EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

UDTALELSE fra Udvalget om Konstitutionelle Anliggender (16.4.2013)

til Kultur- og Uddannelsesudvalget

om udkast til Rådets forordning om ændring af forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze
(06867/2013 – C7‑0081/2013 – 2012/0221(APP))

Ordfører for udtalelse: Carlo Casini

KORT BEGRUNDELSE

Historiske arkivalier har helt siden oldtiden spillet en ikke ubetydelig rolle i forvaltningen af vestlige samfund, der i vid udstrækning er afhængige af en skriftkultur. Den kendsgerning, at det antikke Roms Tabularium (det officielle hovedarkiv) var beliggende på det romerske offentlige livs centrum, Forum Romanum, viser arkivets betydning.

EU-institutionernes historiske arkiver er en del af den europæiske kulturarv, og åbningen af dem for offentligheden tjener videnskabelige, uddannelsesmæssige og kulturelle formål og interesser. Disse interesser er beskyttet af den primære ret, da Unionen ”respekterer medlemsstaternes rige kulturelle og sproglige mangfoldighed og sikrer, at den europæiske kulturarv beskyttes og udvikles”[1]. I chartret om grundlæggende rettigheder anføres det, at ”der er frihed for kunst og videnskabelig forskning.. Den akademiske frihed respekteres”[2].

I fjerde betragtning i forordning nr. 354/83 angives det endvidere, at ”udnyttelse og kritisk analyse af […] arkiver […] kan samtidig lette interesserede kredses indsats på fællesskabsplan og derved bidrage til en mere hensigtsmæssig virkeliggørelse af Fællesskabernes mål som helhed”.

Formålet med Kommissionens forslag er at bekræfte EUI’s rolle i driften af institutionernes historiske arkiver og at skabe et forsvarligt retsgrundlag og økonomisk grundlag for partnerskabet mellem EU og EUI[3]. Følgelig vil det være i strid med forslagets formål, hvis EUI befandt sig i en mindre gunstig juridisk eller økonomisk situation efter vedtagelsen af retsakten[4].

Kommissionens forslag (COM(2012)0456) som ændret af Rådet indeholder følgende institutionelle ordninger til forbedring af den aktuelle situation:

– Det bliver obligatorisk for institutionerne, herunder Tjenesten for EU’s Optræden Udadtil, at deponere deres historiske arkivalier hos EUI i medfør af EU’s sekundære ret.

– Den særlige karakter af EU-Domstolens og Den Europæiske Centralbanks opgaver berettiger fritagelsen for forpligtelsen til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI. Disse to institutioner kan ikke desto mindre deponere deres arkivalier hos EUI på frivillig basis.

– Deponeringen af institutionernes historiske arkivalier hos EUI berører ikke ejendomsretten til eller beskyttelsen af arkivalierne, jf. artikel 2 i protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten.

– Hver af de deponerende institutioner har ret til at modtage oplysninger om driften af deres arkiver og til at besigtige arkivalierne.

– Arkivernes driftsomkostninger finansieres af bidrag fra EU-budgettet. Omkostningsfordelingen mellem institutionerne bliver baseret på objektive kriterier.

– Hver institution fastsætter interne gennemførelsesbestemmelser til den kommende forordning.

– Kommissionen skal på de deponerende institutioners vegne indgå en partnerskabsrammeaftale med EUI for at fastlægge udførlige bestemmelser om henholdsvis EU-institutionernes og EUI’s rolle. Denne aftale skal være i overensstemmelse med bestemmelserne i den kommende forordning og i traktaterne.

Følgelig foreslår ordføreren, at Udvalget om Konstitutionelle Anliggender opfordrer Kultur- og Uddannelsesudvalget, som er korresponderende udvalg, til at foreslå Parlamentet at give sin godkendelse.

******

Udvalget om Konstitutionelle Anliggender opfordrer Kultur- og Uddannelsesudvalget, som er korresponderende udvalg, til at foreslå Parlamentet at give sin godkendelse.

RESULTAT AF DEN ENDELIGE AFSTEMNING I UDVALGET

Dato for vedtagelse	15.4.2013
Resultat af den endelige afstemning	+: –: 0:	18 1 1
Til stede ved den endelige afstemning - medlemmer	Andrew Henry William Brons, Carlo Casini, Andrew Duff, Roberto Gualtieri, Enrique Guerrero Salom, Daniel Hannan, Stanimir Ilchev, Constance Le Grip, Paulo Rangel, Rafał Trzaskowski, Manfred Weber, Luis Yáñez-Barnuevo García
Til stede ved den endelige afstemning - stedfortrædere	John Stuart Agnew, Sandrine Bélier, Zuzana Brzobohatá, Dimitrios Droutsas, Marietta Giannakou, Helmut Scholz, György Schöpflin, Alexandra Thein
Til stede ved den endelige afstemning - stedfortrædere, jf. art. 187, stk. 2	François Alfonsi, Syed Kamall, Georgios Koumoutsakos, Ioannis A. Tsoukalas

• [1]  Artikel 3, stk. 3, afsnit 4, i TEU.
• [2]  Artikel 13 i chartret.
• [3]  COM(2012)0456, begrundelse, punkt 1.2.
• [4]  Situationen blev i særdeleshed fastlagt ved kontrakten af 17. december 1984 mellem De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI.

RESULTAT AF DEN ENDELIGE AFSTEMNING I UDVALGET

Dato for vedtagelse	23.4.2013
Resultat af den endelige afstemning	+: –: 0:	22 0 0
Til stede ved den endelige afstemning - medlemmer	Zoltán Bagó, Lothar Bisky, Jean-Marie Cavada, Mary Honeyball, Petra Kammerevert, Morten Løkkegaard, Emilio Menéndez del Valle, Marek Henryk Migalski, Katarína Neveďalová, Doris Pack, Monika Panayotova, Marie-Thérèse Sanchez-Schmid, Marietje Schaake, Marco Scurria, Hannu Takkula, László Tőkés, Helga Trüpel, Sabine Verheyen
Til stede ved den endelige afstemning - stedfortrædere	Ivo Belet, Nadja Hirsch, Stephen Hughes, Seán Kelly