AANBEVELING over het voorstel voor een verordening van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom) nr. 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence
30.4.2013 - (06867/2013 – C7‑0091/2013 – 2012/0221(APP)) - ***
Commissie cultuur en onderwijs
Rapporteur: Doris Pack
ONTWERPWETGEVINGSRESOLUTIE VAN HET EUROPEES PARLEMENT
over het voorstel voor een verordening van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom) nr. 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence
(06867 – C7‑0081/2013 – 2012/0221(APP))
(Bijzondere wetgevingsprocedure – goedkeuring)
Het Europees Parlement,
– gezien het voorstel voor de ontwerpverordening van de Raad (06867/2013),
– gezien het verzoek om goedkeuring dat de Raad heeft ingediend krachtens artikel 352 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (C7‑0081/2013),
– gezien artikel 81, lid 1, van zijn Reglement,
– gezien de aanbeveling van de Commissie cultuur en onderwijs en het advies van de Commissie constitutionele zaken (A7-0156/2013),
1. stemt ermee in zijn goedkeuring te hechten aan de ontwerpverordening van de Raad;
2. verzoekt zijn Voorzitter het standpunt van het Parlement te doen toekomen aan de Raad en aan de Commissie alsmede aan de nationale parlementen.
TOELICHTING
De historische archieven van de EU-instellingen zijn een belangrijke informatiebron voor de geschiedenis en het erfgoed van de Europese Unie. Het is dan ook van essentieel belang toegang tot de archieven te bieden voor openbare raadpleging, alsook ter bewaring van de informatie over de EU-instellingen en ter ondersteuning van onderzoek naar de geschiedenis van de Europese integratie.
Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983[1] stelt dat de EU-instellingen historische archieven moeten samenstellen en deze na dertig jaar voor het publiek toegankelijk moeten maken. In de verordening wordt niet vermeld op welke plaats de EU-archieven moeten worden bewaard.
In 1984 zijn het Europees Parlement, de Raad en de Commissie overeengekomen hun historische archieven bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence te bewaren. Daarnaast is in december 1984 een specifieke overeenkomst tussen de Europese Gemeenschappen, vertegenwoordigd door de Commissie, en het EUI ondertekend betreffende de voorwaarden van de archivering. In de overeenkomst staat tevens dat de Italiaanse regering het EUI op permanente basis gratis panden ter beschikking stelt om de archieven te bewaren.
Het voorstel voor een verordening van de Raad dat momenteel door het Europees Parlement wordt onderzocht volgens de goedkeuringsprocedure (artikel 81, lid 1 van zijn Reglement), biedt een solider wettelijk en financieel kader voor de samenwerking tussen de EU en het EUI. Tegelijkertijd versterkt het de rol van het EUI, dat de historische archieven van de EU-instellingen moet beheren.
Inhoudelijk wordt er door het voorstel niets veranderd aan de hoofdpunten van Verordening nr. 354/83, zoals de definitie van historische archieven en wanneer en welke documenten voor het publiek toegankelijk moeten zijn. Het voorstel voorziet namelijk in beperkte wijzigingen in de bestaande verordening, zoals de verplichting voor elke EU-instelling (behalve het Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank) om haar historische archieven bij het EUI te bewaren, het beginsel dat elke instelling het eigendomsrecht van haar archieven behoudt, het financieringssysteem voor de archieven, de bescherming van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in de archieven en het zoveel mogelijk langs elektronische weg toegankelijk maken van de archieven.
De rapporteur maakt graag van de gelegenheid gebruik om de goede interinstitutionele samenwerking op dit gebied te onderstrepen.
De rapporteur wil met name graag de aandacht vestigen op een aantal naar haar mening zeer positieve ontwikkelingen in het voorstel aangaande financiering, gegevensbescherming en digitalisering.
In het voorstel wordt duidelijk bepaald dat het EUI uit de algemene begroting van de Unie moet worden gefinancierd middels bijdragen van de bewaargevende instellingen. Daarnaast staat in het voorstel dat de financiële bijdragen de kosten voor het beheer van de archieven zullen dekken, maar niet de kosten voor de terbeschikkingstelling van de panden en de archiefbewaarplaatsen, die door de Italiaanse regering moeten worden gefinancierd.
De voorgestelde aanpak met kostendeling is gebaseerd op het criterium dat de grootte van de bijdrage evenredig zal zijn aan "de omvang van de respectieve personeelsformaties van de bewaargevende instellingen" (artikel 8, lid 10). Dit criterium lijkt erg gunstig voor het Europees Parlement, aangezien het, gezien zijn omvang, geen grote financiële bijdragen zal leveren, maar waarschijnlijk wel een grote hoeveelheid historische archieven in bewaring zal geven.
De rapporteur is tevreden met de uitdrukkelijke bewoordingen dat de instellingen hun archieven zoveel mogelijk langs elektronische weg toegankelijk maken voor het publiek, met inbegrip van gedigitaliseerde en oorspronkelijk digitale archieven, en de raadpleging ervan via internet vergemakkelijken (artikel 9, lid 1). Hierdoor wordt rekening gehouden met het feit dat het huidige proces van digitale archivering in de verschillende EU-instellingen verschillend is. Bovendien worden de EU-instellingen door het voorstel aangemoedigd over te gaan tot digitalisering, daar de archieven in Europa nu moeten worden aangepast aan het digitale tijdperk.
Ten aanzien van de gevoelige kwestie van gegevensbescherming wordt in het voorstel duidelijkheid geschapen over de regels die op de archieven van toepassing zijn. Wanneer er persoonsgegevens in de archieven zijn opgenomen, wordt in het voorstel de nadruk gelegd op de functie van het EUI als "verwerker" van persoonsgegevens uit hoofde van Verordening (EG) nr. 45/2001[2], handelend in opdracht van de Europese bewaargevende instellingen.
In de tekst wordt tevens de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) erkend als de autoriteit die de toezichthoudende bevoegdheden uitoefent op de EU-instellingen krachtens Verordening nr. 45/2001.
In het licht van het bovenstaande adviseert de rapporteur de plenaire vergadering haar goedkeuring te hechten aan de voorgestelde handeling.
ADVIES van de Commissie constitutionele zaken (16.4.2013)
aan de Commissie cultuur en onderwijs
inzake de ontwerpverordening van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom) nr. 354/83, wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence
(06867/2013 – C7‑0081/2013 – 2012/0221(APP))
Rapporteur voor advies: Carlo Casini
BEKNOPTE MOTIVERING
Historische archieven vervullen van oudsher een belangrijke rol in de westerse wereld, waarvan de goede werking afhangt van een schriftelijke cultuur. Reeds in de oude Romeinse republiek bevond het gebouw waarin het staatsarchief was ondergebracht, het Tabularium, zich in het symbolische centrum van de republiek, op het Forum Romanum.
De historische archieven van de instellingen van de Europese Unie zijn deel van het Europese culturele erfgoed en hun openstelling voor het publiek dient academische, opvoedkundige en culturele doelstellingen en belangen. Deze belangen worden beschermd door het primaire recht, want: "De Unie eerbiedigt haar rijke verscheidenheid van cultuur en taal en ziet toe op de instandhouding en de ontwikkeling van het Europese culturele erfgoed"[1]. Het Handvest van de grondrechten stelt: "De kunsten en het wetenschappelijk onderzoek zijn vrij. De academische vrijheid wordt geëerbiedigd".[2]
Bovendien staat in de vierde overweging van Verordening 354/1983 dat "de exploitatie en de kritische analyse van de archieven […] tegelijkertijd de werkzaamheden van de in de Gemeenschappen geïnteresseerde kringen kunnen vergemakkelijken en aldus bijdragen tot een betere verwezenlijking van de doelstellingen van de Gemeenschappen".
Het voorstel van de Commissie heeft als doel de rol van het Europees Universitair Instituut in Florence (EUI) als beheerder van de historische archieven van de instellingen te bevestigen en het partnerschap tussen de Unie en het EUI op een solide juridische en financiële leest te schoeien.[3] Als de juridische en financiële situatie van het EUI na aanneming van de rechtshandeling achteruit zou zijn gegaan ten opzichte van de huidige situatie, dan zou dit bijgevolg in strijd zijn met de doelstellingen van het voorstel.[4]
Met het voorstel van de Commissie (COM(2012)0456), zoals gewijzigd door de Raad, wordt de huidige situatie aan de hand van de volgende institutionele regelingen verbeterd:
― De onderbrenging van de historische archieven bij het EUI wordt een verplichting voor de instellingen, met inbegrip van de Europese Dienst voor extern optreden, op grond van het secundaire recht van de EU.
― De specifieke aard van de werkzaamheden van het Hof van Justitie van de Europese Unie en de Europese Centrale Bank rechtvaardigt hun uitsluiting van de verplichting om hun historische archieven bij het EUI onder te brengen. Deze twee instellingen kunnen echter besluiten dit op vrijwillige basis toch te doen.
― De onderbrenging van de historische archieven van de instellingen bij het EUI heeft geen gevolgen voor het eigendomsrecht of de bescherming van de archieven als voorzien in artikel 2 van het aan het Verdrag gehechte Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie.
― De bewaargevende instellingen krijgen het recht om door het EUI op de hoogte te worden gehouden over het beheer van hun archieven en een inspectie uit te voeren.
― De kosten voor het beheer van de archieven worden gedekt door de algemene begroting van de EU. De verdeling van de kosten over de instellingen geschiedt aan de hand van objectieve criteria.
― Elke instelling neemt interne regels aan voor de toepassing van de toekomstige verordening.
― De Commissie is verplicht om namens de bewaargevende instellingen een kaderpartnerschapsovereenkomst met het EUI te sluiten voor de vaststelling van gedetailleerde regels betreffende de verantwoordelijkheden en taken van respectievelijk de EU-instellingen en het EUI. Deze overeenkomst moet de bepalingen van de toekomstige verordening en de Verdragen nakomen.
Om deze redenen stelt uw rapporteur voor advies voor dat de Commissie constitutionele zaken de ten principale bevoegde Commissie cultuur en onderwijs verzoekt het Parlement voor te stellen zijn goedkeuring te geven.
******
De Commissie constitutionele zaken verzoekt de ten principale bevoegde Commissie cultuur en onderwijs het Parlement voor te stellen zijn goedkeuring te geven.
UITSLAG VAN DE EINDSTEMMING IN DE COMMISSIE
|
Datum goedkeuring |
15.4.2013 |
|
|
|
|
|
Uitslag eindstemming |
+: –: 0: |
18 1 1 |
|||
|
Bij de eindstemming aanwezige leden |
Andrew Henry William Brons, Carlo Casini, Andrew Duff, Roberto Gualtieri, Enrique Guerrero Salom, Daniel Hannan, Stanimir Ilchev, Constance Le Grip, Paulo Rangel, Rafał Trzaskowski, Manfred Weber, Luis Yáñez-Barnuevo García |
||||
|
Bij de eindstemming aanwezige vaste plaatsvervanger(s) |
John Stuart Agnew, Sandrine Bélier, Zuzana Brzobohatá, Dimitrios Droutsas, Marietta Giannakou, Helmut Scholz, György Schöpflin, Alexandra Thein |
||||
|
Bij de eindstemming aanwezige plaatsvervanger(s) (art. 187, lid 2) |
François Alfonsi, Syed Kamall, Georgios Koumoutsakos, Ioannis A. Tsoukalas |
||||
UITSLAG VAN DE EINDSTEMMING IN DE COMMISSIE
|
Datum goedkeuring |
23.4.2013 |
|
|
|
|
|
Uitslag eindstemming |
+: –: 0: |
22 0 0 |
|||
|
Bij de eindstemming aanwezige leden |
Zoltán Bagó, Lothar Bisky, Jean-Marie Cavada, Mary Honeyball, Petra Kammerevert, Morten Løkkegaard, Emilio Menéndez del Valle, Marek Henryk Migalski, Katarína Neveďalová, Doris Pack, Monika Panayotova, Marie-Thérèse Sanchez-Schmid, Marietje Schaake, Marco Scurria, Hannu Takkula, László Tőkés, Helga Trüpel, Sabine Verheyen |
||||
|
Bij de eindstemming aanwezige vaste plaatsvervanger(s) |
Ivo Belet, Nadja Hirsch, Stephen Hughes, Seán Kelly |
||||