Procedura : 2014/2125(DEC)
Przebieg prac nad dokumentem podczas sesji
Dokument w ramach procedury : A8-0077/2015

Teksty złożone :

A8-0077/2015

Debaty :

PV 28/04/2015 - 16
CRE 28/04/2015 - 16

Głosowanie :

PV 29/04/2015 - 10.37
Wyjaśnienia do głosowania

Teksty przyjęte :

P8_TA(2015)0146

SPRAWOZDANIE     
PDF 183kWORD 100k
30.3.2015
PE 539.712v02-00 A8-0077/2015

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013

(2014/2125(DEC))

Komisja Kontroli Budżetowej

Sprawozdawca: Ryszard Czarnecki

1. PROJEKT DECYZJI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

1. PROJEKT DECYZJI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013

(2014/2125(DEC))

Parlament Europejski,

–       uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013,

–       uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Instytutu(1),

–       uwzględniając poświadczenie wiarygodności(2) rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

–       uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Instytutowi absolutorium z wykonania budżetu na rok budżetowy 2013 (05304/2015 – C8‑0054/2015),

–       uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

–       uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(3),

–       uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(4), w szczególności jego art. 208,

–       uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 294/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 marca 2008 r. ustanawiające Europejski Instytut Innowacji i Technologii(5), w szczególności jego art. 21,

–       uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(6),

–       uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 208 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady(7), w szczególności jego art. 108,

–       uwzględniając art. 94 V załącznik V do Regulaminu,

–       uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0077/2015),

1.      odracza decyzję w sprawie udzielenia dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii absolutorium z wykonania budżetu Instytutu na rok budżetowy 2013;

2.      przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3.      zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

2. PROJEKT DECYZJI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

w sprawie zamknięcia ksiąg Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013

(2014/2125(DEC))

Parlament Europejski,

–       uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013,

–       uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Instytutu(8),

–       uwzględniając poświadczenie wiarygodności(9) rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

–       uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Instytutowi absolutorium z wykonania budżetu na rok budżetowy 2013 (05304/2015 – C8‑0054/2015),

–       uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

–       uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(10),

–       uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(11), w szczególności jego art. 208,

–       uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 294/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 marca 2008 r. ustanawiające Europejski Instytut Innowacji i Technologii(12), w szczególności jego art. 21,

–       uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(13),

–       uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 208 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady(14), w szczególności jego art. 108,

–       uwzględniając art. 94 V załącznik V do Regulaminu,

–       uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0077/2015),

1.      stwierdza, że ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii zostało przedstawione w załączniku do sprawozdania Trybunału Obrachunkowego;

2.      odracza zamknięcie ksiąg dochodów i wydatków Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013;

3.      zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

3. PROJEKT REZOLUCJI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

zawierającej uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013

(2014/2125(DEC))

Parlament Europejski,

–       uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013,

–       uwzględniając art. 94 V załącznik V do Regulaminu,

–       uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0077/2015),

A.     mając na uwadze, że według sprawozdania finansowego ostateczny budżet Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej „Instytutem”) na rok budżetowy 2013 wyniósł 142 197 740 EUR w środkach na zobowiązania, co stanowi wzrost o 47,05% w porównaniu z 2012 r., i 98 760 073 EUR w środkach na płatności,

B.     mając na uwadze, że według sprawozdania finansowego ogólny wkład Unii do budżetu Instytutu na rok 2013 wyniósł 93 462 181 EUR, co stanowi wzrost o 36,05% w stosunku do roku 2012,

C.     mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013 Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Instytutu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1.      na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że odnośnie do jednej uwagi poczynionej przez Trybunał w sprawozdaniu za rok 2011 i oznaczonej jako znajdująca się „w trakcie realizacji” w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto działania naprawcze i uwaga ta jest teraz oznaczona w sprawozdaniu Trybunału za rok 2013 jako „zrealizowane”; zwraca ponadto uwagę, że w związku z dwiema uwagami poczynionymi w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto jedno działanie naprawcze, a związana z nim uwaga oznaczona jest teraz jako „zrealizowane”, natomiast jedna uwaga jest oznaczona jako „w trakcie realizacji”;

2.      na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu stwierdza, że:

-  przedstawił on poprawione instrukcje dla kontrolerów poświadczających, a w czerwcu 2013 r. przekazał zaktualizowane instrukcje wspólnotom wiedzy i innowacji, które są odbiorcami dotacji Instytutu; zauważa, że poprawione instrukcje powinny gwarantować wyższy poziom pewności uzyskiwanej na podstawie zaświadczeń audytora;

-  do wytycznych wydawanych dla wspólnot wiedzy i innowacji włączono wymierne cele, a same wytyczne poddano przeglądowi w 2013 i 2014 r., aby podnieść jakość planowania i sprawozdawczości ze strony wspólnot wiedzy i innowacji;

-  kontrole ex post dotyczące umowy o udzielenie dotacji z 2010 r. doprowadziły do odzyskania wszystkich środków nienależnie wypłaconych przez Instytut;

-  jednostka audytu wewnętrznego Instytutu dokonuje przeglądu polityki zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz oczekuje się wdrożenia zmienionej wersji kodeksu postępowania dla pracowników Instytutu oraz dla członków jego zarządu; zwraca uwagę, że Instytut wprowadzi politykę publikowania deklaracji o braku konfliktu interesów przez członków zarządu Instytutu i jego wyższą kadrę kierowniczą; wzywa Instytut do pilnego zaradzenia tej sytuacji oraz do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach działań naprawczych;

-  informacje na temat wpływu działalności Instytutu na obywateli Unii znajdują się na jego stronie internetowej, a dostęp do nich ułatwiono dzięki wykorzystaniu mediów społecznościowych oraz poprzez publikowanie rocznego sprawozdania z działalności i wyników pracy Instytutu;

Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

3.      jest głęboko zaniepokojony, że drugi rok z rzędu Trybunał nie uzyskał wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji Instytutu związanych z dotacjami; zauważa, że ok. 87% wydatków na dotacje deklarowanych przez beneficjentów posiada świadectwa wystawione przez niezależne firmy audytorskie działające na zlecenie samych beneficjentów i ich partnerów; ubolewa, że choć Instytut w dalszym ciągu starał się wdrożyć skuteczne kontrole ex ante i udzielać lepszych wskazówek niezależnym firmom audytorskim, Trybunał uznał ich jakość na niewystarczającą i zauważył, że ogólnie pracę firm można jeszcze usprawnić; apeluje do Instytutu o zajęcie się tą sprawą i o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o podjętych krokach do dnia 1 września 2015 r.;

4.      zauważa, że aby uzyskać dodatkową pewność co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami, Instytut wprowadził uzupełniające kontrole ex post tych transakcji, a kontrole te przeprowadziła niezależna firma audytorska; zwraca ponadto uwagę, że skontrolowane deklaracje kosztów to 29% wszystkich transakcji dotyczących dotacji, jakich dokonano w 2013 r.; ubolewa, że wyniki kontroli ex post potwierdziły, iż kontrole ex ante wciąż nie są w pełni skuteczne; jest zaniepokojony, że z powodu błędów wykrytych w ramach kontroli ex post Instytut postanowił w 2014 r. odzyskać 3% skontrolowanych dotacji z roku 2012; apeluje do Instytutu o poprawienie skuteczności kontroli ex ante oraz o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o krokach, które należy podjąć, do dnia 1 września 2015 r.;

5.      z niepokojem zauważa, że płatności dotyczące dwóch umów ramowych zawartych w roku 2010 i 2012 w ramach procedury negocjacyjnej, opiewające na kwotę 770 000 EUR, uznano za nieprawidłowe, gdyż kontrola wykazała, iż zastosowanie procedury negocjacyjnej nie było uzasadnione; wzywa Instytut do usprawnienia swoich wewnętrznych procedur w zakresie udzielania zamówień oraz do poinformowania organu udzielającego absolutorium o podjętych krokach do dnia 1 września 2015 r.;

6.      z niepokojem odnotowuje, że łączny wskaźnik błędu w odniesieniu do dotacji i płatności związanych z umowami ramowymi wynosi 2–3% wszystkich wydatków Instytutu w 2013 r.;

Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

7.      zauważa, że zdaniem Trybunału, z wyjątkiem kwestii opisanych powyżej, transakcje leżące u podstaw sprawozdania finansowego za rok 2013 są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

8.      ubolewa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału działania uzupełniające wspólnot wiedzy i innowacji będących beneficjentami dotacji Instytutu nie zostaną poddane kontroli przed 2015 r.; jest zaniepokojony, że podczas kontroli Trybunał nie uzyskał odpowiednich dowodów na to, że finansowanie Instytutu nie przekracza pułapu w wysokości 25% całkowitych wydatków wspólnot wiedzy i innowacji; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium do dnia 1 września 2015 r. o stanie wspomnianej wyżej kontroli;

Zarządzanie budżetem i finansami

9.      na podstawie ostatecznego sprawozdania finansowego Instytutu zwraca uwagę, że jego wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2013 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 96,97%, natomiast wskaźnik wykonania płatności w stosunku do środków na płatności wyniósł 96,86%;

10.    z niepokojem zauważa jednak, że wskaźnik wykonania budżetu w tytule I (wydatki personalne) był niski i wyniósł 74%; w oparciu o sprawozdanie Trybunału stwierdza, że jest to związane głównie ze znaczną rotacją pracowników i nierozstrzygniętą kwestią przyjęcia regulacji dotyczących indeksacji wynagrodzeń; w związku z tym wzywa Instytut do skutecznego zajęcia się swą strategią kadrową w celu uniknięcia dużej rotacji pracowników;

Zobowiązania i przeniesienia

11.    z niepokojem zauważa, że w tytule II (wydatki administracyjne) Instytut przeniósł środki, na które zaciągnięto zobowiązania, w kwocie 193 420 EUR (24%); przyznaje, że przeniesienia te dotyczyły głównie faktur, które jeszcze nie wpłynęły, oraz projektów informatycznych w trakcie realizacji; z niepokojem stwierdza, że nie wykorzystano przeniesionych z roku 2012 na 2013 środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przede wszystkim z powodu przeszacowania kosztów posiedzenia zarządu;

12.    jest zaniepokojony, że w tytule III (wydatki operacyjne), do którego Instytut wprowadził kwotę 34 078 025 EUR przeznaczoną na dotacje dla wspólnot wiedzy i innowacji, wskaźnik wykonania był stosunkowo niski i wyniósł 82%; zauważa, że niski wskaźnik wykonania wynika z faktu, iż wspólnoty wiedzy i innowacji nie wykorzystały w pełni dostępnych środków finansowych na działalność w 2012 r.; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium do dnia 1 września 2015 r. o działaniach, jakie podejmie, aby poprawić zdolność absorpcyjną wspólnot wiedzy i innowacji;

Kontrola wewnętrzna

13.    na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Instytutu zauważa, że jego jednostka kontroli wewnętrznej zrezygnowała z pełnienia swojej funkcji z dniem 31 grudnia 2012 r., a rekrutacja nowego audytora wewnętrznego Instytutu trwała dłużej niż oczekiwano, gdyż z braku wystarczającej liczby odpowiednich kandydatów konieczna była ponowna publikacja ogłoszenia o naborze; zauważa, że nowy audytor wewnętrzny rozpoczął pełnienie obowiązków z dniem 1 stycznia 2014 r., wobec czego w 2013 r. nie przeprowadzono kontroli wewnętrznych;

14.    na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu stwierdza, że na okres między odejściem byłego audytora wewnętrznego a rozpoczęciem pracy przez nowego Instytut postanowił powołać komitet ds. audytu pod auspicjami zarządu, który wspiera zarząd w podnoszeniu jakości wdrażania zaleceń z kontroli, za co wyłączną odpowiedzialność ponosi dyrektor Instytutu;

15.    zauważa, że w 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji zweryfikowała proces wdrażania w Instytucie zaakceptowanych zaleceń wynikających z dokumentu „Ograniczony przegląd zarządzania dotacjami – przygotowywanie rocznych umów o dotacje”; zwraca ponadto uwagę, że w wyniku tego ograniczonego przeglądu wydano sześć zaleceń, z których jedno oznaczono jako „o zasadniczym znaczeniu”, a cztery jako „bardzo istotne”, oraz że Instytut zareagował na owe sześć zaleceń szczegółowym planem działania obejmującym 25 działań, z których 13 miało zostać zrealizowanych najpóźniej do dnia 31 sierpnia 2013 r., a 10 zgłoszono do tego terminu jako „gotowe do przeglądu”;

16.    ubolewa nad faktem, że kiedy Służba Audytu Wewnętrznego dokonała kontroli w postaci przeglądu dokumentacji w odniesieniu do stanu wdrożenia owych dziesięciu działań, w dniu 24 września 2013 r. stwierdziła ona, że albo stopień wdrożenia jest niewystarczający, albo konieczne są dodatkowe kontrole na miejscu, aby potwierdzić wdrożenie w praktyce; odnotowuje, że w konsekwencji Instytut przeformułował niektóre z działań i zrewidował odpowiednie terminy, aby dostosować się do uwag Służby Audytu Wewnętrznego;

17.    jest zaniepokojony wnioskami Służby Audytu Wewnętrznego zawartymi w sprawozdaniu uzupełniającym, w których podkreśla się ryzyko niewdrożenia przez Instytut w terminie wszystkich działań, zwłaszcza tych, których zakończenie przewidziano na drugi kwartał 2014 r.; stwierdza, że opóźnienia są nie do przyjęcia biorąc pod uwagę, iż zdaniem Służby Audytu Wewnętrznego opóźnienia we wdrażaniu mogą nawet spowodować zwiększenie ryzyka dla całej organizacji;

18.    przyjmuje do wiadomości zobowiązanie się przez Instytut do monitorowania kontroli ex ante w celu uzyskania wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami;

19.    wzywa Instytut do przedłożenia – do dnia 1 września 2015 r. – organowi udzielającemu absolutorium szczegółowego sprawozdania z wdrożenia zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego oraz z działań podjętych w związku z zaleceniami jednostki kontroli wewnętrznej Instytutu;

o

o   o

20.    w odniesieniu do innych uwag o charakterze przekrojowym, towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, odsyła do swojej rezolucji z dnia … 2015 r.(15) w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

WYNIK GŁOSOWANIA KOŃCOWEGO W KOMISJI

Data przyjęcia

23.3.2015

 

 

 

Wynik głosowania końcowego

+:

–:

0:

23

4

0

Posłowie obecni podczas głosowania końcowego

Inés Ayala Sender, Ryszard Czarnecki, Dennis de Jong, Tamás Deutsch, Martina Dlabajová, Ingeborg Gräßle, Bernd Kölmel, Bogusław Liberadzki, Verónica Lope Fontagné, Monica Macovei, Georgi Pirinski, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Michael Theurer, Marco Valli, Derek Vaughan, Anders Primdahl Vistisen, Joachim Zeller

Zastępcy obecni podczas głosowania końcowego

Caterina Chinnici, Iris Hoffmann, Monika Hohlmeier, Benedek Jávor, Andrey Novakov, Julia Pitera, Miroslav Poche

Zastępcy (art. 200 ust. 2) obecni podczas głosowania końcowego

Laura Ferrara

(1)

Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 184.

(2)

Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 184.

(3)

Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(4)

Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

(5)

Dz.U. L 97 z 9.4.2008, s. 1.

(6)

Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

(7)

Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

(8)

Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 184.

(9)

Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 184.

(10)

Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(11)

Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

(12)

Dz.U. L 97 z 9.4.2008, s. 1.

(13)

Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

(14)

Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

(15)

Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA-PROV(2015)0000.

Informacja prawna - Polityka ochrony prywatności