относно освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2013 година

(2014/2125(DEC))

Европейският парламент,

–  като взе предвид окончателните годишни отчети на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2013 година,

–  като взе предвид доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2013 година, придружен от отговорите на Института(1),

–  като взе предвид декларацията за достоверност(2) относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции, предоставена от Сметната палата за финансовата 2013 година в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на ЕС,

–  като взе предвид препоръката на Съвета от 17 февруари 2015 г. относно освобождаването от отговорност на Европейския институт за иновации и технологии във връзка с изпълнението на бюджета за финансовата 2013 година (05304/2015 – C8-0054/2015),

–  като взе предвид своето решение от 29 април 2015 г.(3) за отсрочване на решението за освобождаване от отговорност за финансовата 2013 година, както и отговорите на директора на Европейския институт за иновации и технологии,

–  като взе предвид член 319 от Договора за функционирането на ЕС,

–  като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности(4),

–  като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета(5), и по-специално член 208 от него,

–  като взе предвид Регламент (ЕО) № 294/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2008 г. за създаване на Европейски институт за иновации и технологии(6), и по-специално член 21 от него,

–  като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 19 ноември 2002 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности(7),

–  като взе предвид Делегиран регламент (ЕС) № 1271/2013 на Комисията от 30 септември 2013 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета(8), и по-специално член 108 от него,

–  като взе предвид член 94 и приложение V към своя правилник,

–  като взе предвид втория доклад на комисията по бюджетен контрол (A8-0282/2015),

1.  освобождава от отговорност директора на Европейския институт за иновации и технологии във връзка с изпълнението на бюджета на Института за финансовата 2013 година;

2.  представя своите забележки в резолюцията по-долу;

3.  възлага на своя председател да предаде настоящото решение, както и резолюцията, която е неразделна част от него, на директора на Европейския институт за иновации и технологии, на Съвета, Комисията и Сметната палата и да осигури публикуването им в Официален вестник на Европейския съюз (серия L).

2. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ

относно приключването на сметките на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2013 година

(2014/2125(DEC))

Европейският парламент,

–  като взе предвид окончателните годишни отчети на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2013 година,

–  като взе предвид доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2013 година, придружен от отговорите на Института(9),

–  като взе предвид декларацията за достоверност(10) относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции, предоставена от Сметната палата за финансовата 2013 година в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на ЕС,

–  като взе предвид препоръката на Съвета от 17 февруари 2015 г. относно освобождаването от отговорност на Европейския институт за иновации и технологии във връзка с изпълнението на бюджета за финансовата 2013 година (05304/2015 – C8-0054/2015),

–  като взе предвид своето решение от 29 април 2015 г.(11) за отсрочване на решението за освобождаване от отговорност за финансовата 2013 година, както и отговорите на директора на Европейския институт за иновации и технологии,

–  като взе предвид член 319 от Договора за функционирането на ЕС,

–  като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности(12),

–  като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета(13), и по-специално член 208 от него,

–  като взе предвид Регламент (ЕО) № 294/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2008 г. за създаване на Европейски институт за иновации и технологии(14), и по-специално член 21 от него,

–  като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 19 ноември 2002 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности(15),

–  като взе предвид Делегиран регламент (ЕС) № 1271/2013 на Комисията от 30 септември 2013 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета(16), и по-специално член 108 от него,

–  като взе предвид член 94 и приложение V към своя правилник,

–  като взе предвид втория доклад на комисията по бюджетен контрол (A8-0282/2015),

1.  одобрява приключването на сметките на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2013 година;

2.  възлага на своя председател да предаде настоящото решение на директора на Европейския институт за иновации и технологии, на Съвета, Комисията и Сметната палата и да осигури публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз (серия L).

3. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА РЕЗОЛЮЦИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ,

съдържащо забележките, които са неразделна част от решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2013 година

(2014/2125(DEC))

Европейският парламент,

–  като взе предвид своето решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2013 година,

–  като взе предвид член 94 и приложение V към своя правилник,

–  като взе предвид втория доклад на комисията по бюджетен контрол (A8-0282/2015),

Коментари относно законосъобразността и редовността на операциите

1.  припомня, че Сметната палата („Палатата“) установява в своя доклад относно годишните отчети на Европейския институт за иновации и технологии („Института“) за финансовата 2013 година, че за втора поредна година липсва достатъчна увереност относно законосъобразността и редовността на операциите с безвъзмездна финансова помощ; отбелязва, че според Палатата качеството на сертификатите, покриващи около 87% от разходите за безвъзмездна финансова помощ, е поставено под съмнение, тъй като те са издавани от независими одиторски фирми, наети от бенефициентите на безвъзмездната финансова помощ; припомня освен това, че с цел преодоляване на недостатъците, свързани с качеството на одитните сертификати, Институтът е подобрил указанията, давани на сертифициращите одитори и е изпратил актуализираните указания на Общностите на знанието и иновациите (ОЗИ), които са получателите на безвъзмездната финансова помощ от Института, през юни 2013 г.;

2.  отбелязва въз основа на информация от Института, че усъвършенстваните указания са довели до подобряване на качеството на одитните сертификати, получени във връзка с операциите с безвъзмездна финансова помощ за 2013 г., за които окончателните плащания са били извършени през 2014 г.;

3.  признава, че в споразуменията за отпускане на безвъзмездна финансова помощ за 2014 г. за първи път Институтът използва същата методология за одитно сертифициране като всички други програми по рамковата програма „Хоризонт 2020“; отбелязва, че използването на по-подробна и последователна методология за сертифициране е повишило допълнително достоверността, получена в хода на предварителните проверки;

4.  припомня, че Институтът е въвел допълнителни последващи проверки за операциите с безвъзмездна финансова помощ като второ равнище на увереност относно законосъобразността и редовността на операциите с безвъзмездна финансова помощ; признава, че Институтът е провел одити „на място“, обхващащи около 40% от безвъзмездната финансова помощ, предоставена в рамките на споразуменията от 2013 г. за отпускане на безвъзмездна финансова помощ; отбелязва, че тези одити са довели до възстановяване на 263 239 EUR от общата одитирана сума в размер на 29 163 272 EUR; признава, че установеният процент грешки в одитираната извадка е 0,90%, а остатъчният процент на грешки е 0,69%, което е под прага на същественост от 2%; отбелязва, че в своите предварителни забележки за финансовата 2014 година Палатата не е направила коментари или констатации по отношение на предварителните или последващите проверки;

5.  признава въз основа на информация от Института, че от 2013 г. той е подобрил своите процедури за възлагане на обществени поръчки и е възприел проактивен подход след откриването на грешки от страна на Сметната палата; отбелязва по-специално, че Институтът е прекратил двата рамкови договора, сключени през 2010 г. и 2012 г., при които е установено, че използването на процедурата на договаряне е нередовно; освен това отбелязва, че Институтът е преразгледал вътрешните си процедури, потоци и образци, за да спази напълно приложимите правила за обществените поръчки, като се обръща специално внимание на разумното планиране и оценката на нуждите; признава, че през 2015 г. Институтът е назначил допълнителен служител, отговарящ за обществените поръчки, и че е провел поредица от обучения за своите служители относно възлагането на обществени поръчки;

6.  признава, че вследствие на консултантската задача, осъществена от структурата за вътрешен одит на Института, той е изпълнил следните действия:

-  разработил е наръчник относно възлагането на обществени поръчки, който включва контролни списъци за различните процедури за възлагане на обществени поръчки и конкретни договори към рамковите договори;

-  изискал е от службата за възлагане на обществени поръчки да проверява всички искания за услуги, преди да бъде поискана оферта, което предоставя допълнително ниво на контрол;

-  осигурил е достатъчна степен на обучение на служителите чрез целеви обучения;

-  изяснил е съответната роля на службата за възлагане на обществени поръчки, службата за оперативно управление и службата за управлението на договорите и е въвел подобрени контролни списъци и придружаващи документи;

-  документирал е процедурите за възлагане на обществени поръчки в един-единствен регистър, който е лесен за използване на практика и е пропорционален на размера на Института;

7.  отбелязва въз основа на информация от Института, че не са открити грешки при възлагането на обществени поръчки по отношение на 2014 г.; освен това отбелязва, че тъй като нивото на остатъчна грешка в разходите за безвъзмездна финансова помощ е 0,69%, комбинираният процент грешки за административните и оперативните разходи възлиза на около 0,5% от общия размер на плащанията, направени през 2014 г.; очаква доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Института за финансовата 2014 година, за да потвърди тези констатации;

8.  констатира, че Институтът е получил одитните сертификати относно разходите за допълнителните дейности на ОЗИ, направени през периода 2010 – 2014 г.; отбелязва, че Институтът е извършил преглед на портфейла от допълнителни дейности на ОЗИ, за да гарантира, че са приети само дейностите с ясна връзка с финансираните от Института дейности на ОЗИ с добавена стойност;

9.  признава, че финансирането от Института, предоставено на ОЗИ през периода 2010 – 2014 г., не надвишава тавана от 25%, както е посочено в рамковите споразумения за партньорство между ОЗИ и Института;

Бюджетно и финансово управление

10.  отбелязва, че Институтът е подобрил процедурите за планиране и мониторинг, свързани с изпълнението на бюджета; отбелязва, че тези процедури понастоящем включват по-стриктна оценка на всички предложени дейности с отражение върху бюджета, надхвърлящо 50 000 EUR, както и въвеждането на допълнителни документи за планиране, които да гарантират, че нуждите от човешки и финансови ресурси са добре определени и че тези ресурси са на разположение за изпълнение на всички планирани дейности; отбелязва освен това, че връзката между планираните дейности и разпределението на ресурсите е била засилена чрез обвързване на годишната работна програма и годишния бюджет;

11.  отбелязва, че Институтът, съвместно с ОЗИ, е подобрил значително способността за усвояване на ОЗИ от първата вълна за периода 2010 – 2014 г., като средният годишен темп на растеж на усвоената безвъзмездна финансова помощ на Института е в размер на 85%; освен това отбелязва, че управителният съвет на Института е избрал и определил две партньорства, които да станат ОЗИ от втората вълна, което допълнително ще увеличи капацитета за усвояване, считано от 2015 г., и ще увеличи степента на изпълнение на бюджета на Института;

12.  припомня, че ниската степен на изпълнение на бюджета за дял I (разходи за персонала) е свързана предимно с високото текучество на персонала и с факта, че все още не е бил приет правилникът за актуализиране на заплатите; отбелязва, че анализът на интервютата, провеждани при напускане на персонала, определя липсата на ясна перспектива за професионално развитие, трудните условия на работа и непривлекателния пакет от възнаграждение и придобивки във връзка с корекционния коефициент за Унгария като основните причини за голямото текучество на персонала;

13.  признава действията, предприети от Института с цел намаляване на голямото текучество на персонала; отбелязва, по-конкретно, подобряването на управлението на свободните работни места, създаването на система за оценка и прекласифициране, предоставяща по-добра перспектива за професионално развитие и укрепваща средното управленско равнище; приветства намаляването на текучеството на персонала от 20 – 25% през периода 2012 – 2013 г. до 12% през 2014 г.; отбелязва, че останалите четири свободни работни места ще бъдат запълнени постепенно през 2015 г.;

Вътрешен одит

14.  признава, че през юни 2014 г. Службата за вътрешен одит (СВО) на Комисията публикува доклад, в който проследява на какъв етап е изпълнението на плана за действие, приет в резултат на „Ограничения преглед на управлението на безвъзмездната финансова помощ – подготовка на годишните споразумения за безвъзмездна финансова помощ“; отбелязва, че СВО е маркирала като приключени две препоръки от общо шестте първоначални и че квалификацията на още една препоръка е понижена от „критична“ на „много важна“;

15.  признава, че през декември 2014 г. СВО е осъществила посещение за установяване на фактите в Института, за да направи преглед на напредъка, постигнат при изпълнението на препоръките, които не са били приключени; освен това признава, че посещението е довело до констатация на СВО, че са направени допълнителни подобрения в процеса на отпускане на годишната безвъзмездна финансова помощ и че всички подробни действия, представени на СВО по време на посещението, независимо дали са били завършени, текущи или планирани, съдържат адекватни мерки с оглед на рисковете, изтъкнати в ограничения преглед, изготвен от СВО;

16.  отбелязва, че от 25 действия, свързани с плана за действие, 18 са били изпълнени, както и че изпълнението на останалите седем действия е в ход; освен това отбелязва, че три от тези седем действия трябва да бъдат изпълнени преди края на 2015 г., след подписване на измененото рамково споразумение за партньорство между Института и ОЗИ; отбелязва въз основа на информация от Института, че изпълнението на оставащите действия напредва по планирания начин;

17.  отбелязва, че структурата за вътрешен одит е извършила седем одиторски и консултантски дейности през 2014 г. и признава действията на Института, предприети вследствие на препоръките на тази структура.

РЕЗУЛТАТ ОТ ОКОНЧАТЕЛНОТО ГЛАСУВАНЕВЪВ ВОДЕЩАТА КОМИСИЯ

(1) OВ C 442, 10.12.2014 г., стр. 184. (2) OВ C 442, 10.12.2014 г., стр. 184. (3) Приети текстове от тази дата, P8_TA(2015)0146. (4) ОВ L 248, 16.9.2002 г., стр. 1. (5) ОВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1. (6) OВ L 97, 9.4.2008 г., стр. 1. (7) ОВ L 357, 31.12.2002 г., стр. 72. (8) ОВ L 328, 7.12.2013 г., стр. 42. (9) OВ C 442, 10.12.2014 г., стр. 184. (10) OВ C 442, 10.12.2014 г., стр. 184. (11) Приети текстове от тази дата, P8_TA(2015)0146. (12) ОВ L 248, 16.9.2002 г., стр. 1. (13) ОВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1. (14) OВ L 97, 9.4.2008 г., стр. 1. (15) ОВ L 357, 31.12.2002 г., стр. 72. (16) ОВ L 328, 7.12.2013 г., стр. 42.