BETÆNKNING om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014
8.4.2016 - (2015/2193(DEC))
Budgetkontroludvalget
Ordfører: Derek Vaughan
1. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE
om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014
Europa-Parlamentet,
– der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014,
– der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014, med instituttets svar[1],
– der henviser til Revisionsrettens erklæring[2] for regnskabsåret 2014 om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, jf. artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til Rådets henstilling af den 12. februar 2016 om decharge til instituttet for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret 2014 (05584/2016 – C8-0091/2016),
– der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002[3], særlig artikel 208,
– der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 294/2008 af 11. marts 2008 om oprettelse af Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi[4], særlig artikel 21,
– der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget[5],
– der henviser til Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 af 30. september 2013 om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning[6] (EU, Euratom) nr. 966/2012, særlig artikel 108,
– der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag V,
– der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A8-0117/2016),
1. meddeler direktøren for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi decharge for gennemførelsen af instituttets budget for regnskabsåret 2014;
2. fremsætter sine bemærkninger i nedenstående beslutning;
3. pålægger sin formand at sende denne afgørelse og beslutningen, der er en integrerende del heraf, til direktøren for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at de offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).
2. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE
om afslutning af regnskaberne for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014
Europa-Parlamentet,
– der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014,
– der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014, med instituttets svar[1],
– der henviser til Revisionsrettens erklæring[2] for regnskabsåret 2014 om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, jf. artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til Rådets henstilling af den 12. februar 2016 om decharge til instituttet for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret 2014 (05584/2016 – C8-0091/2016),
– der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002[3], særlig artikel 208,
– der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 294/2008 af 11. marts 2008 om oprettelse af Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi[4], særlig artikel 21,
– der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget[5],
– der henviser til Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 af 30. september 2013 om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning[6] (EU, Euratom) nr. 966/2012, særlig artikel 108,
– der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag V,
– der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A8-0117/2016),
1. noterer sig, at det endelige årsregnskab for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi ser ud som anført i bilaget til Revisionsrettens beretning;
2. godkender afslutningen af regnskaberne for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014;
3. pålægger sin formand at sende denne afgørelse til direktøren for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at den offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).
3. FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING
med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014
Europa-Parlamentet,
– der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi for regnskabsåret 2014,
– der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag V,
– der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A8-0117/2016),
A. der henviser til, at det endelige budget for Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi ("instituttet") for regnskabsåret 2014 ifølge dets årsregnskab var på 233 115 437 EUR, hvilket er en stigning på 65,54 % i forhold til 2013; der henviser til, at stigningen hovedsageligt skyldtes instituttets udvidede portefølje og antallet af støttemodtagere samt en ændring i dets grundforordning,
B. der henviser til, at Unionens samlede bidrag til instituttets budget for 2014 ifølge dets årsregnskab var på 169 807 303 EUR, hvilket er en stigning på 81,69 % i forhold til 2013;
C. der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om instituttets årsregnskab for regnskabsåret 2014 ("Revisionsrettens beretning") har fastslået, at den havde fået rimelig sikkerhed for, at instituttets årsregnskaber var rigtige, og at de underliggende transaktioner var lovlige og formelt rigtige;
Supplerende oplysninger
1. noterer sig i Revisionsrettens beretning, at loftet på 25 % af de samlede udgifter blev overholdt for "videns- og innovationsfællesskaberne" (VIF'erne), som er modtagerne af instituttets tilskud, i de første fem år; noterer sig endvidere, at instituttet modtog revisionsattester vedrørende omkostningerne til VIF'ernes supplerende aktiviteter i perioden 2010-2014; noterer sig, at det gennemgik porteføljen af VIF'ernes supplerende aktiviteter for at sikre, at der kun godkendes aktiviteter, som opfylder alle de retlige og operationelle krav for VIF'ers supplerende aktiviteter, herunder kravet om, at der skal være forbindelse til merværdiskabende VIF-aktiviteter, som finansieres af instituttet.
Budgetmæssig og økonomisk forvaltning
2. bemærker, at instituttets budgetovervågningsindsats i regnskabsåret 2014 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad på 94,13 %, hvilket er et fald på 2,84 % i forhold til 2013; bemærker endvidere, at udnyttelsesgraden for betalingsbevillingerne var på 92,79 %, hvilket er et fald på 4,07 % i forhold til 2013;
3. anerkender, at instituttet i hele 2013 stod i en usikker situation hvad angår dets årlige budget for 2014 som følge af de igangværende forhandlinger om den flerårige finansielle ramme for 2014 til 2020 og Horisont 2020; bemærker, at instituttets bestyrelse besluttede at gribe budgetplanlægningen an på en forsigtig måde ved kun at tildele en del af budgettet til tilskudsaftalerne for 2014 som en første tranche; bemærker dog, at en stor andel af forpligtelsesbevillinger endnu ikke var anvendt; bemærker, at dette skyldtes få anmodninger om tilskud fra VIF'erne og den omstændighed, at tildelingen af større beløb ville have bragt den fulde gennemførelse af VIF'ernes forretningsplaner i fare; anerkender, at instituttets og VIF'ernes operationelle aktiviteter i deres natur er flerårige, og at dette fremgår af en undtagelse, som er specifik for instituttet, og som giver det mulighed for at genopføre eventuelle bortfaldne bevillinger på sit budget i de følgende tre år;
4. noterer sig i Revisionsrettens beretning, at instituttet vurderede sit budgetbehov for 2014 13 100 000 EUR for højt, og der kun blev indgået forpligtelser for 220 000 000 EUR ud af de disponible 233 100 000 EUR; bemærker, at dette primært er forbundet med ikke-udnyttede forpligtelser vedrørende tilskud (11 400 000 EUR) til finansiering af VIF-aktiviteter; bemærker, at VIF'ernes forretningsplaner, som tilskudsaftalerne er underskrevet på grundlag af, ikke indeholdt krav om, at alle instituttets bevillinger for 2014 skulle opbruges, og ikke-udnyttede bevillinger vil blive genopført på instituttets budgetter for 2015-2017 som fastsat i instituttets finansielle regler;
5. noterer sig med bekymring i Revisionsrettens beretning, at selv om VIF'erne skal udvikle strategier for finansiel bæredygtighed, er de fortsat – nu hvor de har eksisteret i fem år – fuldstændig afhængige af instituttets og VIF-partnernes finansiering; anerkender, at alle VIF'er – efter instituttets vedtagelse af principperne om VIF'ers finansielle bæredygtighed – har gjort sidstnævnte til et af deres prioriterede mål, og at aktiviteter gennemgås i overensstemmelse hermed for at skabe indtægter fra aktiviteter og etablere adskillige indtægtskilder; noterer sig, at instituttets bestyrelse i marts 2015 vedtog et sæt principper og fastslog, at instituttets maksimale bidrag til et VIF vil blive reduceret fra op til 100 % finansiering ti år efter udpegelsen af et VIF til i gennemsnit 80 % i år 11 og derefter med gradvise reduktioner: 60 % i år 12, 40 % i år 13, 20 % i år 14 og 10 % i år 15; opfordrer instituttet til at overveje en strammere tidsplan for reduktionerne; bemærker endvidere, at instituttet fortsat vil overvåge VIF'ernes fremskridt hen imod finansiel bæredygtighed og træffe specifikke korrigerende foranstaltninger, når det er nødvendigt;
6. glæder sig over, at instituttet foretog en revision af de interne procedurer, kredsløb og skabeloner med henblik på fuld overholdelse af de respektive regler for offentlige indkøb med særlig fokus på fornuftig planlægning og vurdering af behov; konstaterer, at instituttet har ansat en udbudsansvarlig yderligere i 2015, og at det gennemførte en række uddannelseskurser om indkøb for sit personale;
Indkøbs- og ansættelsesprocedurer
7. noterer sig, at instituttet ifølge Revisionsrettens beretning siden sin oprettelse i 2009 har lidt under stor personaleudskiftning og ustabilitet på ledelsesniveau; bemærker, at bestyrelsen i juni 2014 besluttede at sende instituttets direktør på en langvarig forskningsmission til Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze i de resterende elleve måneder af hans mandat; bemærker, at den midlertidige direktør tog over i august 2014, umiddelbart efter at han var blevet ansat og udnævnt til driftsdirektør, og at han er den fjerde i direktørstillingen på seks år; anerkender, at stillingsopslaget vedrørende ansættelse af en ny direktør blev offentliggjort i juli 2015; noterer sig, at Kommissionen er ansvarlig for ansættelsesproceduren; anmoder instituttet om at informere dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort i denne henseende;
8. anerkender, at instituttet har truffet foranstaltninger med henblik på at afhjælpe den store personaleudskiftning, og at det navnlig har indført forbedringer med hensyn til forvaltningen af ledige stillinger, som skulle gennemføres i overensstemmelse med en handlingsplan udarbejdet af instituttet, og at instituttet i efteråret 2014 indførte et system til præstationsvurdering og omklassificering med henblik på at give sit personale et bedre karriereperspektiv og styrke mellemlederniveauet; bemærker endvidere, at det reviderede og forbedrede sin uddannelsespolitik, og at der nu afholdes fratrædelsessamtaler med alle medarbejdere for at analysere årsagerne til, at de forlader instituttet; anerkender, at personaleudskiftningen i instituttet – som et resultat af de gennemførte foranstaltninger – faldt til 12 % i 2014 i forhold til 20-25 % i perioden 2012-2013; anerkender, at der i juni 2015 kun var syv ubesatte stillinger ud af 60 godkendte stillinger i instituttet, og at de resterende ubesatte stillinger forventedes besat i 2015;
9. erfarer, at den ene af to kontorchefposter, som ifølge Revisionsretten havde været ubesat siden 2013, blev besat i august 2015, og at den anden er blevet slået op, og udvælgelsesprocessen er i gang, og at den ubesatte stilling forventes besat i første halvdel af 2016; erfarer fra Revisionsrettens beretning, at begge stillinger har været midlertidigt besat siden 2013, hvilket ikke er i overensstemmelse med personalevedtægten, der fastsætter, at en stilling højst må være midlertidigt besat i ét år; anerkender, at en stilling i 2014 var besat af driftsdirektøren, som fungerede som midlertidig direktør, og som dermed indtog tre roller på samme tid; anerkender, at der har været fremskridt på disse områder, og at lederstillingerne i instituttet besættes gradvist; opfordrer instituttet til på ambitiøs vis at fortsætte sin indsats for at forbedre sine ansættelsesprocedurer og til at træffe yderligere foranstaltninger til at tackle ustabiliteten på ledelsesniveau med henblik på at sikre bedre operationel kontinuitet; anmoder instituttet om at informere dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort med hensyn til ansættelse;
Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt gennemsigtighed
10. glæder sig over, at instituttets bestyrelse i juni 2015 vedtog en omfattende revision af den adfærdskodeks, som gælder for bestyrelsesmedlemmerne; noterer sig, at de årlige erklæringer om instituttets bestyrelsesmedlemmers interesser og uafhængighed er blevet offentliggjort på dets websted i overensstemmelse med den nye adfærdskodeks; anerkender instituttets planer om at offentliggøre interesseerklæringer fra den øverste ledelse på sit websted som led i revisionen af den adfærdskodeks, der gælder for dets personale; opfordrer instituttet til at fortsætte denne foranstaltning og aflægge rapport til dechargemyndigheden, når den er afsluttet;
Intern revision
11. noterer sig, at Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS) i februar 2014 gennemførte en opfølgningsrevision med henblik på at evaluere gennemførelsen af foranstaltninger fra den "begrænsede gennemgang", som den foretog i 2012; noterer sig, at IAS i juni 2014 offentliggjorde en opfølgningsrapport, hvori den anerkendte de fremskridt, instituttet havde gjort, afsluttede to anbefalinger ud af de oprindelige seks og omklassificerede én fra "kritisk" til "meget vigtig"; bemærker, at IAS mente, at en række foranstaltninger stadig var uafsluttede; opfordrer instituttet til straks at gennemføre de pågældende foranstaltninger og underrette dechargemyndigheden om resultatet af den næste IAS-evaluering vedrørende gennemførelsen af disse anbefalinger;
Intern kontrol
12. noterer sig i Revisionsrettens beretning, at instituttet gradvist har forbedret sin finansielle kontrol af VIF'ernes omkostningsanmeldelser; bemærker dog med bekymring, at den operationelle kontrol af resultater halter bagefter, og at resultaterne stadig ikke er defineret tilstrækkeligt i VIF'ernes årlige forretningsplaner, og at der ingen klar forbindelse er mellem de planlagte resultater og støtteberettigede omkostninger pr. partner- og omkostningskategori; er bekymret over, at Revisionsretten har konstateret en række tilfælde, hvor det fulde beløb i instituttets støtte var udbetalt, selv om nogle af de mål, der var fastsat i forretningsplanen, ikke var blevet nået; anerkender, at instituttets detaljeringsgrad i den forudgående tekniske vurdering af gennemførelsen af VIF-aktiviteter er blevet væsentligt forbedret sammenlignet med tidligere år, og at der nu er indført en mere robust metode til vurdering af VIF'ernes resultater på baggrund af rapporteringen;
13. anerkender, at instituttets interne kontrolstandarder i det store hele er gennemført; bemærker dog, at der er behov for yderligere forbedringer på visse områder såsom tilskudsforvaltning, indkøb og IT; noterer sig, at instituttet har udarbejdet et omfattende register over revisioner og andre anbefalinger, der kræver yderligere foranstaltninger; opfordrer instituttet til at underrette dechargemyndigheden om status for gennemførelsen af disse foranstaltninger;
14. erfarer, at instituttets interne revisionsfunktion (IAC) fremsatte 39 anbefalinger, herunder en, der var klassificeret som "kritisk", om instituttets politik vedrørende interessekonflikter, samt 23 anbefalinger, der var klassificeret som "meget vigtig", angående forvaltning af ledige stillinger, indkøb og håndtering af interessekonflikter og følsomme stillinger; noterer sig, at instituttet har accepteret alle IAC-anbefalingerne og udarbejdet handlingsplaner for at gennemføre og overvåge dem;
Resultater
15. bemærker, at instituttet deltager i en række interinstitutionelle indkøbsprocedurer i Kommissionen med henblik på at nedbringe omkostninger og fremme bedste praksis inden for området offentlige indkøb; noterer sig, at instituttet og Det Europæiske Politiakademi i 2014 undertegnede et aftalememorandum i betragtning af deres geografiske nærhed med henblik på at dele fælles indkøbsprocedurer;
16. noterer sig instituttets kommunikationsstrategi, dets tilstedeværelse på sociale medier og udbredelsen af dets aktiviteter; noterer sig endvidere instituttets nye dynamiske og interaktive websted, som blev lanceret i 2014, og som bør holde eksterne interesseparter informeret, øge instituttets synlighed og nå ud til EU-borgerne på mere effektiv vis;
17. opfordrer instituttet til at forbedre sine procedurer og praksisser, der tager sigte på at beskytte Unionens finansielle interesser, og til aktivt at bidrage til en resultatorienteret dechargeprocedure;
°
° °
18. henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af [xx xxxx 2016][7] [om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol].
RESULTAT AF ENDELIG AFSTEMNINGI KORRESPONDERENDE UDVALG
|
Dato for vedtagelse |
4.4.2016 |
|
|
|
|
|
Resultat af den endelige afstemning |
+: –: 0: |
15 3 0 |
|||
|
Til stede ved den endelige afstemning - medlemmer |
Louis Aliot, Inés Ayala Sender, Dennis de Jong, Martina Dlabajová, Ingeborg Gräßle, Verónica Lope Fontagné, Monica Macovei, Dan Nica, Gilles Pargneaux, Georgi Pirinski, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Marco Valli, Derek Vaughan, Anders Primdahl Vistisen, Tomáš Zdechovský |
||||
|
Til stede ved den endelige afstemning – stedfortrædere |
Marian-Jean Marinescu |
||||
|
Til stede ved den endelige afstemning – stedfortrædere (forretningsordenens art. 200, stk. 2) |
Bodil Valero |
||||