SPRAWOZDANIE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO) za rok budżetowy 2017

1.3.2019 - (2018/2208(DEC)

Komisja Kontroli Budżetowej
Sprawozdawca: Petri Sarvamaa

1. PROJEKT DECYZJI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017

(2018/2208(DEC)

Parlament Europejski,

–  uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017,

–  uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017 wraz z odpowiedzią Urzędu[1],

–  uwzględniając poświadczenie wiarygodności[2] rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2017 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

–  uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2019 r. w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2017 (05825/2019 – C8-0098/2019),

–  uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

–  uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002[3], w szczególności jego art. 208,

–  uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012[4], w szczególności jego art. 70,

–  uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu[5], w szczególności jego art. 36,

–  uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012[6], w szczególności jego art. 108,

–  uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

–  uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0123/2019),

1.  odracza decyzję w sprawie udzielenia dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2017;

2.  przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3.  zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

2. PROJEKT DECYZJI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

w sprawie zamknięcia ksiąg dochodów i wydatków Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017

(2018/2208(DEC)

Parlament Europejski,

–  uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017,

–  uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017 wraz z odpowiedzią Urzędu[7],

–  uwzględniając poświadczenie wiarygodności[8] rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2017 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

–  uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2019 r. w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2017 (05825/2019 – C8-0098/2019),

–  uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

–  uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002[9], w szczególności jego art. 208,

–  uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012[10], w szczególności jego art. 70,

–  uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu[11], w szczególności jego art. 36,

–  uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012[12], w szczególności jego art. 108,

–  uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

–  uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0123/2019),

1.  odracza zamknięcie ksiąg dochodów i wydatków Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017;

2.  zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

3. PROJEKT REZOLUCJI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

zawierającej uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017

(2018/2208(DEC)

Parlament Europejski,

–  uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017,

–  uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

–  uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0123/2019),

A.  mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków[13] ostateczny budżet Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwanego dalej „Urzędem”) na rok budżetowy 2017 wyniósł 86 795 482 EUR, co stanowi wzrost o 32,78 % w porównaniu z 2016 r.; mając na uwadze, że wzrost ten związany był z nowymi, dodatkowymi zadaniami stanowiącymi rozszerzenie mandatu Urzędu; mając na uwadze, że 75 376 000 EUR z całego budżetu Urzędu pochodzi z budżetu unijnego, a pozostałą jego część stanowią wkłady państw stowarzyszonych i inne dochody;

B.  mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej „Trybunałem”) w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017 (zwanym dalej „sprawozdaniem Trybunału”) stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne, oraz wystarczające dowody kontroli potwierdzające, że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe; mając jednak na uwadze, że Trybunał przedstawił uzasadnienie wydania negatywnej opinii na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń, co oznacza, że w płatnościach leżących u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2017 r. występuje istotny poziom błędu;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2016

1.  przypomina decyzję Parlamentu Europejskiego z dnia 24 października 2018 r.[14] w sprawie odmowy udzielenia dyrektorowi wykonawczemu absolutorium za rok budżetowy 2016; przyjmuje w związku z tym z zadowoleniem środki naprawcze podjęte w międzyczasie przez zarząd Urzędu oraz nowego tymczasowego dyrektora wykonawczego; podkreśla jednak, że budżet za rok budżetowy 2017 wykonano pod nadzorem poprzedniego kierownictwa Urzędu;

2.  przypomina prezentację wyników dochodzenia Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), jakiej dokonał on przy drzwiach zamkniętych przed parlamentarną Komisją Kontroli Budżetowej w dniu 20 listopada 2018 r.;

3.  wyraża ubolewanie z powodu wykrytych przez OLAF nieprawidłowości w postaci naruszenia procedur udzielania zamówień, sprzeniewierzenia środków unijnych, złego zarządzania, nadużywania stanowiska w kwestiach dotyczących zasobów ludzkich, naruszania przepisów o ochronie danych, nękania i niewłaściwego zachowania wobec pracowników; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o działaniach następczych w zakresie środków zaproponowanych przez OLAF;

4.  uznaje istotne ryzyko wynikające z charakteru działalności Urzędu oraz nadzwyczajne wyzwania operacyjne, które pojawiły się w związku z napływem migrantów w latach 2015–2017; ubolewa jednak, że ryzyko to nie zostało ograniczone za pomocą solidnej struktury zarządzania i skutecznych kontroli;

Uzasadnienie wydania negatywnej opinii na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń za rok budżetowy 2017

5.  wyraża ubolewanie z powodu przytoczonych w sprawozdaniu Trybunału systematycznych przypadków istotnej niezgodności płatności z regulaminem finansowym Urzędu i innymi obowiązującymi zasadami i przepisami, które dotyczyły głównie płatności związanych z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego i z procedurami naboru; ubolewa ponadto nad faktem, że systematyczny charakter tych niezgodności świadczy o nieodpowiednim systemie kontroli wewnętrznej; głęboko ubolewa, że łączny poziom błędu w tych niezgodnych z przepisami płatnościach wyniósł co najmniej 7,7 mln EUR, czyli 10,3 % łącznej kwoty płatności Urzędu dokonanych w 2017 r.;

Zarządzanie budżetem i finansami

6.  zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2017 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 96,88 %, co oznacza spadek o 2,25 % w porównaniu z rokiem 2016; zauważa ponadto, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 92,03 %, co stanowi wzrost o 5,79 % w porównaniu z rokiem 2016; zauważa, że Urząd wykorzystał 29 % wkładów państw stowarzyszonych i 96 % dotacji na wydatki operacyjne; apeluje do Urzędu o wykorzystanie tej kwoty w całości;

7.  z niepokojem zauważa, że Urząd jest w dużym stopniu zależny od udostępnienia przez państwa członkowskie, zwłaszcza Grecję i Włochy, wystarczających zasobów, głównie ekspertów, co odnotowano również w sprawozdaniu specjalnym Trybunału nr 6/2017 zatytułowanym „Podejście »Hotspot« – unijna odpowiedź na kryzys uchodźczy”;

Anulowanie przeniesień środków

8.  ubolewa, że kwota anulowanych środków przeniesionych z 2016 r. na 2017 r. wyniosła 341 190 EUR, co stanowi 11,68 % całkowitej przeniesionej kwoty i oznacza wzrost o 0,82 % w porównaniu z 2016 r.;

Wyniki

9.  zauważa, że Urząd odgrywa aktywną rolę w sieci agencji działających w obszarze sprawiedliwości i spraw wewnętrznych i wspiera ściślejszą współpracę i większą synergię między tymi agencjami; zwraca ponadto uwagę na odnowioną strategię współpracy wspólnego zarządu EASO i Frontexu na lata 2017–2018 oraz nacisk, jaki położono na zespoły wspierające zarządzanie migracjami na obszarach hotspotu oraz na wymianę danych;

10.  zauważa, że Urząd stosuje wskaźniki jakościowe takie jak kluczowe wskaźniki efektywności, aby wykazać wpływ wsparcia Urzędu na rzecz wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego, a także inne wskaźniki efektywności mające na celu poprawę zarządzania jego budżetem;

Polityka kadrowa

11.  z niepokojem zauważa, że na dzień 31 grudnia 2017 r. plan zatrudnienia zrealizowano jedynie w 80,65 %, obsadzając 125 z 155 stanowisk przewidzianych w budżecie Unii dla pracowników zatrudnionych na czas określony (w 2016 r. w budżecie zatwierdzono 91 stanowisk); zauważa, że oprócz 68 pracowników kontraktowych w 2017 r. dla Urzędu pracowało 5 oddelegowanych ekspertów krajowych; zauważa, że w planie zatrudnienia nie przewidziano żadnych stałych pracowników, a Urząd zatrudnia pracowników na czas określony i pracowników kontraktowych, i apeluje do władzy budżetowej, aby dała Urzędowi możliwość zatrudniania pracowników na czas nieokreślony;

12.  ubolewa, że według sprawozdania Trybunału od końca 2017 r. w Urzędzie nastąpiło gwałtowne pogorszenie sytuacji kadrowej, gdyż jeśli chodzi o kierownictwo Urzędu, 4 z 10 stanowisk kierowników działów oraz 18 z 27 stanowisk kierowników sekcji pozostawało nieobsadzonych; apeluje do Urzędu o opublikowanie wszystkich nieobsadzonych stanowisk; zauważa poza tym, że w dziale administracyjnym nieobsadzone były 3 z 4 stanowisk kierowników działów oraz 5 z 10 stanowisk kierowników sekcji; jest głęboko zaniepokojony, że może to stanowić istotne wyzwanie w zakresie zarządzania Urzędem oraz poważne zagrożenie dla prowadzenia dalszych działań Urzędu na obecną skalę; ubolewa, że mimo wielokrotnych prób Urzędowi nie udało się w 2017 r. zatrudnić lub utrzymać wystarczającej liczby pracowników; stwierdza, na podstawie odpowiedzi Urzędu, że inwestuje on w zadowolenie pracowników i podejmuje środki w celu zmniejszenia ich rotacji, takie jak wprowadzenie elastycznych warunków pracy, również po to, by zrekompensować im niski współczynnik korygujący Malty; wzywa Urząd, aby informował organ udzielający absolutorium o środkach naprawczych podejmowanych z myślą o ograniczeniu tych zagrożeń; apeluje do Urzędu, aby w pierwszej kolejności obsadził wolne stanowiska kierownicze średniego szczebla wysoko wykwalifikowanymi pracownikami stałymi w celu przeszkolenia innych nowych pracowników;

13.  odnotowuje, że według sprawozdania Trybunału płatności związane z pracownikami w 2017 r. wyniosły 13,5 mln EUR; ubolewa, że Trybunał stwierdził poważne uchybienia w 4 spośród 14 procedur rekrutacji poddanych kontroli; zauważa, że na przykład niektóre procedury rekrutacji na stanowiska pracowników administracyjnych nie były odpowiednie dla danej grupy zaszeregowania, a w przypadku jednej procedury Urząd nie udokumentował należycie kontroli kwalifikowalności kandydatów;

14.  zwraca uwagę na zwiększoną obecność Urzędu we Włoszech w 2017 r. wynikającą z konieczności wzmocnienia wsparcia w postaci wykorzystania mobilnych zespołów i otwarcia punktu informacyjnego w Rzymie; zwraca uwagę na otwarcie biura operacyjnego w Nikozji w siedzibie urzędu ds. azylu oraz wysłanie na stałe do Nikozji koordynatora terenowego zgodnie z poprawką do planu wsparcia specjalnego dla Cypru;

15.  zauważa, że Urząd rozpoczął wewnętrzny proces zmierzający do przyjęcia decyzji Komisji w sprawie polityki ochrony godności osobistej i zapobiegania molestowaniu i że stworzy on sieć zaufanych doradców; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o realizacji tej polityki;

Zamówienia

16.  zauważa, że według sprawozdania Trybunału liczba procedur udzielania zamówień znacznie wzrosła, z 87 w 2015 r. do 140 w 2017 r., a liczba płatności wzrosła o 225 %, z 2578 w 2015 r. do 8381 w 2017 r.; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2017 r. w Urzędzie zaobserwowano istotne postępy w obniżaniu wskaźnika opóźnień w płatnościach; zauważa, że ogólny odsetek opóźnień w płatnościach znacznie spadł, z 65 % w styczniu 2017 r. do 9,5 % w grudniu 2017 r., i że ta pozytywna tendencja utrzymała się w 2018 r., kiedy to wskaźnik opóźnień w płatnościach pozostał na docelowym poziomie poniżej 10 %;

17.  odnotowuje, że według sprawozdania Trybunału w 2017 r. płatności na usługi agencji pracy tymczasowej wyniosły 7,7 mln EUR; przypomina, że podczas audytu w 2016 r. Trybunał uznał tę umowę za nieprawidłową; głęboko ubolewa, że mimo to w 2017 r. Urząd wypłacił 4,8 mln EUR z tytułu tej nieprawidłowej umowy; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o środkach naprawczych, jakie zamierza w związku z tym podjąć;

18.  zauważa, że według sprawozdania Trybunału podczas audytu w 2016 r. Trybunał uznał za nieprawidłową umowę na usługi biura podróży opiewającą na sumę 4 mln EUR; ubolewa, że mimo to w 2017 r. Urząd wypłacił 1,5 mln EUR z tytułu tej nieprawidłowej umowy; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o środkach naprawczych, jakie zamierza w związku z tym podjąć;

19.  z niepokojem zauważa, że według sprawozdania Trybunału Urząd nie przeprowadził odpowiedniej oceny potrzeb i alternatywnych rozwiązań, zanim zawarł umowy na usługi agencji pracy tymczasowej opiewające na miliony euro; ubolewa ponadto, że niedostatecznie monitorowano umowy, co naraziło Urząd na znaczne ryzyko finansowe i reputacyjne; zwraca uwagę, że Urząd prowadzi wewnętrzne postępowanie wyjaśniające w tej sprawie; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wynikach tego postępowania oraz środkach podjętych z myślą o ograniczeniu tego ryzyka;

20.  z zadowoleniem zauważa, że Urząd podjął działania mające na celu wzmocnienie jego sekcji zamówień poprzez przydzielenie do niej pracowników wyższego szczebla i dodatkowych pracowników pomocniczych i że przyjęto również środki służące wzmocnieniu procedur udzielania zamówień, wprowadzając także od dnia 1 stycznia 2018 r. systematyczne kontrole w przypadku każdej oferty cenowej powyżej 135 000 EUR;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

21.  przyjmuje do wiadomości informacje podane przez Urząd, według których w 2018 r. zaczął on wdrażać decyzję Komisji w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości i opracował praktyczny przewodnik na temat zarządzania konfliktami interesów i zapobiegania im, jak również przepisy dotyczące ochrony sygnalistów; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wdrożeniu tych środków;

22.  z niepokojem zauważa, że choć Urząd publikuje na swojej stronie internetowej oświadczenia o braku konfliktu interesów i życiorysy członków zarządu, to nie publikuje oświadczeń kierownictwa wyższego szczebla; wzywa Urząd, aby opublikował brakujące dokumenty i poinformował organ udzielający absolutorium o środkach podjętych w tej sprawie;

23.  z niepokojem zauważa, że według sprawozdania Trybunału Urząd nie prowadzi odpowiedniej weryfikacji obsługi prawnej, która pozwoliłaby mu uzyskać pewność, że obsługa ta służy wyłącznie obronie jego interesów, a nie interesów poszczególnych osób; ubolewa, że odpowiednie procedury zapobiegania konfliktom interesów nie zawsze są skuteczne; stwierdza, na podstawie odpowiedzi Urzędu, że trwają wewnętrzne postępowania wyjaśniające w tej sprawie; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wynikach tych postępowań oraz środkach podjętych z myślą o ograniczeniu występującego w związku z tym ryzyka;

Kontrole wewnętrzne

24.  ubolewa, że w sytuacji wyzwania operacyjnego spowodowanego kryzysem migracyjnym w 2017 r. Urząd nie wykorzystał solidnej struktury zarządzania ani skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, aby złagodzić jego skutki; z niepokojem zauważa, że według sprawozdania Trybunału zarząd Urzędu nie utworzył jednostki audytu wewnętrznego i nie poddano audytowi wewnętrznemu operacji w Grecji i we Włoszech; ubolewa, że do końca 2017 r. nadzór zarządu nad zarządzaniem finansami był ograniczony;

25.  z niepokojem zauważa, że według sprawozdania Trybunału brak kontroli wewnętrznych doprowadził do licznych przypadków poważnej niezgodności z przepisami płatności z tytułu usług agencji pracy tymczasowej, wydatków na personel, czynszu i stosownych prac, kosztów podróży, jak również innych płatności;

26.  wyraża ubolewanie z powodu bardzo poważnych uchybień w 8 z 15 standardów kontroli wewnętrznej w 2017 r. oraz z powodu tego, że umiarkowane uchybienia wpłynęły na pozostałe standardy; wyraża zaniepokojenie faktem, że w 2017 r. Urząd nie monitorował regularnie wykorzystania systemów kontroli wewnętrznej;

27.  zauważa, że w 2017 r. Komisja przedstawiła zmieniony zestaw standardów kontroli wewnętrznej, które zostały przyjęte przez zarząd na posiedzeniu w listopadzie 2017 r.; zauważa, że te nowe standardy zaczęły obowiązywać w 2018 r. i że Urząd ustanowił wskaźniki pozwalające monitorować wdrażanie nowych standardów zgodnie z harmonogramem; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wdrożeniu nowych standardów kontroli wewnętrznej;

Inne uwagi

28.  uznaje mimo wszystko wysiłki podjęte przez Urząd w celu skutecznego i szybkiego usunięcia niedociągnięć wskazanych przez Trybunał; wzywa Urząd do regularnego informowania Parlamentu Europejskiego o postępach pod względem skuteczności i wdrażania tych środków w celu rozwiązania kluczowych problemów wskazanych przez Trybunał; wzywa Urząd do dokładnego wyjaśnienia Parlamentowi Europejskiemu rozbieżności występujących między zasobami obecnie dostępnymi, zasobami zaplanowanymi, a wciąż niedostępnymi, oraz zasobami niezaplanowanymi, a autentycznie niezbędnymi do realizacji zadań Urzędu;

29.  ubolewa, że Urząd nie opublikował swojego rocznego sprawozdania z działalności za 2017 r. w terminie, który rozporządzenie delegowane (UE) nr 1271/2013[15] przewidywało na 1 lipca 2018 r.; zauważa, że sprawozdanie zostało przyjęte przez zarząd w dniu 10 stycznia 2019 r.;

30.  zauważa, że w dniu 4 maja 2016 r. Komisja przedstawiła wniosek dotyczący nowego rozporządzenia, które miało przekształcić Urząd w pełnoprawną agencję, i że po dyskusjach na temat reformy wspólnego europejskiego systemu azylowego w dniu 12 września 2018 r. Komisja zaproponowała zmienione rozporządzenie;

31.  przypomina, że Urząd jest jedną z nielicznych agencji unijnych działających w więcej niż jednym miejscu; z niepokojem zauważa, że w wielu miejscach Urząd zawarł umowy najmu bez przeprowadzenia odpowiedniej analizy rynku lokalnego; zwraca uwagę, że na przykład na Lesbos Urząd dostosował pomieszczenia biurowe do swoich potrzeb i zgodził się na zamówienia na roboty budowlane opiewające na 0,7 mln EUR, co stanowi wielokrotność rocznej wartości umowy najmu i niesie ze sobą ryzyko finansowe związane z inwestowaniem znacznych sum w wynajmowane budynki; wzywa Urząd, aby dokonał przeglądu swoich umów najmu i zamówień na roboty budowlane i poinformował organ udzielający absolutorium o środkach podjętych z myślą o ograniczeniu wszelkiego ryzyka finansowego i operacyjnego;

32.  zauważa, że Urząd zmienił umowę najmu na Malcie i w drugiej połowie 2016 r. powiększył swoją przestrzeń biurową o dodatkową część budynku, w którym znajduje się jego siedziba; podkreśla, że w związku z większą liczbą obowiązków i zadań liczba pracowników do końca 2020 r. powinna wzrosnąć do 500, co znacznie zwiększy zapotrzebowanie na przestrzeń biurową; ponawia swój apel do Urzędu o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o przewidywanym wpływie tego wzrostu na budżet oraz środkach planowanych w odpowiedzi na wzrost zapotrzebowania; ubolewa, że Urzędowi nie udało się osiągnąć w 2017 r. porozumienia z właścicielem głównej siedziby, agencją Transport Malta, w sprawie wynajmu dodatkowej przestrzeni w kompleksie i że miało to bezpośredni wpływ na koszty wynajmu i inne powiązane koszty, na przykład konserwacji i ochrony budynku; zauważa, że umowa najmu została podpisana w dniu 9 października 2018 r.;

33.  z zadowoleniem przyjmuje mianowanie nowego tymczasowego dyrektora wykonawczego, który objął stanowisko w dniu 6 czerwca 2018 r.; zauważa, że nowe kierownictwo zobowiązało się przeprowadzić ambitne reformy, i z zadowoleniem przyjmuje w tym kontekście plan działań w zakresie zarządzania, który spotkał się z poparciem zarządu, a który zawiera szereg wymiernych celów i wyników służących poprawie wewnętrznego zarządzania Urzędem oraz odbudowie wewnętrznego potencjału i zaufania; apeluje do nowego kierownictwa, aby nie ustawało w jego zdecydowanych i przejrzystych wysiłkach na rzecz zwiększenia rozliczalności, wiarygodności i skuteczności struktury zarządzania i odpowiednich procedur Urzędu; przypomina, że wszystkie procedury i procesy realizowane w ramach Urzędu powinny być w pełni przejrzyste, aby odbudować zaufanie i pewność wśród członków personelu, oraz że Urząd powinien poinformować organ udzielający absolutorium o postępach w realizacji nowego planu działania w zakresie zarządzania;

34.  zauważa z zaniepokojeniem, że nikt nie odnotował oburzających zachowań poprzedniego dyrektora wykonawczego na przestrzeni kilku lat; ubolewa, że nie uświadomiono sobie występowania tych niedopuszczalnych zachowań wcześniej; ubolewa, że odpowiedzialne organy monitorujące nie odkryły różnych nieprawidłowości; wzywa Komisję, by zaproponowała mechanizm wczesnego reagowania na tego rodzaju niewłaściwe zachowania;

o

o o

35.  w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia … 2019 r.[16] w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

17.1.2019

OPINIA Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych

dla Komisji Kontroli Budżetowej

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2017

(2018/2208(DEC))

Sprawozdawca komisji opiniodawczej: Romeo Franz

WSKAZÓWKI

Komisja Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych zwraca się do Komisji Kontroli Budżetowej, jako komisji przedmiotowo właściwej, o uwzględnienie w końcowym tekście projektu rezolucji następujących wskazówek:

1.  przypomina o znaczeniu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO) (zwanego dalej „Urzędem”) dla rozwoju wspólnego europejskiego systemu azylowego; głęboko ubolewa nad faktem, że EASO jest jedyną zdecentralizowaną agencją UE, dla której Trybunał Obrachunkowy („Trybunał”) nie wydał jednoznacznej opinii na temat legalności i prawidłowości płatności; ubolewa, że w porównaniu z poprzednimi latami jeszcze bardziej zwiększył się udział opóźnień w płatnościach oraz czas trwania przeciętnego opóźnienia; wzywa EASO do poprawy terminowości płatności dokonywanych zgodnie z rozporządzeniem finansowym oraz do zwiększenia opłacalności;

2.  uznaje główne zagrożenia związane z charakterem działań Urzędu oraz nadzwyczajne wyzwania operacyjne, które pojawiły się w wyniku napływu migrantów w latach 2015–2017; ubolewa jednak, że zagrożenia te nie zostały zmniejszone za pomocą solidnej struktury zarządzania i skutecznych kontroli;

3.  podkreśla znaczenie odpowiednich zasobów kadrowych i wzywa EASO do pilnego zajęcia się gwałtownym pogorszeniem sytuacji w zakresie zasobów ludzkich zgłoszonym przez Trybunał; podkreśla, że od 2014 r. Urząd doświadczał wysokiej rotacji pracowników, w 2017 r. zawieszono procedury rekrutacji, a do końca 2017 r. Urząd nie miał możliwości administracyjnych, aby obsadzić dużą liczbę wolnych stanowisk; zwraca uwagę, że sytuacja w zakresie zasobów ludzkich poważnie zagraża kontynuacji operacji EASO; z zadowoleniem odnotowuje zobowiązanie Urzędu do zajęcia się tą kwestią poprzez opracowanie nowego planu zatrudnienia i środków organizacyjnych mających na celu poprawę warunków pracy personelu; wzywa zatem Urząd do znacznej poprawy jakości jej wewnętrznego zarządzania oraz zwiększenia skuteczności jego wewnętrznych procedur i procesów;

4.  wyraża ubolewanie, że w przypadku prawie wszystkich służb EASO skontrolowanych przez Trybunał wykazano istotne niedociągnięcia w zakresie zamówień publicznych w związku z przygotowaniem specyfikacji przetargowych, wyborem rodzaju umowy, metod oceny i udzielania zamówień, zmianami i przedłużaniem umów, wykonaniem umów, weryfikacją świadczonych usług itp.; wzywa Urząd, aby zawsze ściśle przestrzegał rozporządzenia finansowego UE; oczekuje, że Urząd będzie w szczególności przestrzegał zasad konkurencji, przejrzystości, równego traktowania i niedyskryminacji; domaga się identyfikacji, a następnie anulowania niespełniających wymogów procedur zamówień publicznych udzielonych przez Urząd;

5.  uznaje jednak wysiłki podejmowane przez Urząd w celu skutecznego i szybkiego usunięcia niedociągnięć wskazanych przez Trybunał; wzywa Urząd do regularnego informowania Parlamentu Europejskiego o postępach pod względem skuteczności i wdrażania tych środków w celu rozwiązania kluczowych problemów wskazanych przez Trybunał; wzywa Urząd do szczegółowego uzasadnienia Parlamentowi Europejskiemu rozbieżności występujących między obecnie dostępnymi zasobami, zasobami uwzględnianymi w programowaniu, ale jeszcze niedostępnymi, oraz zasobami jeszcze nieuwzględnianymi w programowaniu, ale autentycznie niezbędnymi do wypełnienia misji Urzędu;

6.  przypomina, że w październiku 2018 r. Parlament Europejski ponownie odmówił udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016; wyraża ubolewanie z powodu nieprawidłowości w zakresie budżetowania zadaniowego, przejrzystości i demokracji oraz zarządzania personelem, które doprowadziły do odmowy udzielenia absolutorium w kwietniu 2018 r.; ubolewa, że zobowiązania te nie zostały jeszcze w pełni zrealizowane; odnotowuje zmianę w kierownictwie Urzędu i z zadowoleniem przyjmuje jego starania o podjęcie wszelkich niezbędnych środków w celu zapewnienia wydajnej pracy Urzędu zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zamówień publicznych i regulaminem pracowniczym;

7.  wzywa do utworzenia specjalnej linii budżetowej wspierającej działania służące poprawie widoczności Urzędu i ogólnej wiedzy na jego temat; wzywa Urząd do większej aktywności w tym względzie dzięki publikowaniu informacji na temat jego rocznej działalności.

INFORMACJE O PRZYJĘCIU PRZEZ KOMISJĘ OPINIODAWCZĄ

Data przyjęcia	10.1.2019
Wynik głosowania końcowego	+: –: 0:	42 2 1
Posłowie obecni podczas głosowania końcowego	Asim Ademov, Martina Anderson, Heinz K. Becker, Monika Beňová, Michał Boni, Caterina Chinnici, Rachida Dati, Frank Engel, Laura Ferrara, Romeo Franz, Ana Gomes, Nathalie Griesbeck, Sylvie Guillaume, Monika Hohlmeier, Sophia in ‘t Veld, Cécile Kashetu Kyenge, Monica Macovei, Roberta Metsola, Claude Moraes, Ivari Padar, Judith Sargentini, Birgit Sippel, Csaba Sógor, Helga Stevens, Traian Ungureanu, Bodil Valero, Marie-Christine Vergiat, Udo Voigt, Josef Weidenholzer, Cecilia Wikström, Kristina Winberg, Tomáš Zdechovský, Auke Zijlstra
Zastępcy obecni podczas głosowania końcowego	Dennis de Jong, Anna Hedh, Lívia Járóka, Marek Jurek, Jean Lambert, Jeroen Lenaers, Andrejs Mamikins, Angelika Mlinar, Maite Pagazaurtundúa Ruiz, Christine Revault d’Allonnes Bonnefoy
Zastępcy (art. 200 ust. 2) obecni podczas głosowania końcowego	Fernando Ruas, Adam Szejnfeld

GŁOSOWANIE KOŃCOWE W FORMIE GŁOSOWANIA IMIENNEGO W KOMISJI OPINIODAWCZEJ

42	+
ALDE	Nathalie Griesbeck, Sophia in 't Veld, Angelika Mlinar, Maite Pagazaurtundúa Ruiz, Cecilia Wikström
ECR	Marek Jurek, Monica Macovei, Helga Stevens
EFDD	Laura Ferrara
GUE/NGL	Martina Anderson, Dennis de Jong, Marie-Christine Vergiat
PPE	Asim Ademov, Heinz K. Becker, Michał Boni, Rachida Dati, Frank Engel, Monika Hohlmeier, Lívia Járóka, Jeroen Lenaers, Roberta Metsola, Fernando Ruas, Csaba Sógor, Adam Szejnfeld, Traian Ungureanu, Tomáš Zdechovský
S&D	Monika Beňová, Caterina Chinnici, Ana Gomes, Sylvie Guillaume, Anna Hedh, Cécile Kashetu Kyenge, Andrejs Mamikins, Claude Moraes, Ivari Padar, Christine Revault d'Allonnes Bonnefoy, Birgit Sippel, Josef Weidenholzer
VERTS/ALE	Romeo Franz, Jean Lambert, Judith Sargentini, Bodil Valero

2	-
ENF	Auke Zijlstra
NI	Udo Voigt

1	0
ECR	Kristina Winberg

Objaśnienie używanych znaków:

+  :  za

-  :  przeciw

0  :  wstrzymało się

INFORMACJE O PRZYJĘCIU PRZEZ KOMISJĘ PRZEDMIOTOWO WŁAŚCIWĄ

Data przyjęcia	20.2.2019
Wynik głosowania końcowego	+: –: 0:	21 0 0
Posłowie obecni podczas głosowania końcowego	Nedzhmi Ali, Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Dennis de Jong, Tamás Deutsch, Martina Dlabajová, Ingeborg Gräßle, Jean-François Jalkh, Wolf Klinz, Monica Macovei, Georgi Pirinski, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Bart Staes, Marco Valli, Derek Vaughan, Tomáš Zdechovský
Zastępcy obecni podczas głosowania końcowego	Karin Kadenbach, Marian-Jean Marinescu
Zastępcy (art. 200 ust. 2) obecni podczas głosowania końcowego	Petra Kammerevert

GŁOSOWANIE KOŃCOWE W FORMIE GŁOSOWANIA IMIENNEGO W KOMISJI PRZEDMIOTOWO WŁAŚCIWEJ

21	+
ALDE	Nedzhmi Ali, Martina Dlabajová, Wolf Klinz
ECR	Monica Macovei
EFDD	Marco Valli
ENF	Jean-François Jalkh
GUE/NGL	Dennis de Jong
PPE	Tamás Deutsch, Ingeborg Gräßle, Marian-Jean Marinescu, José Ignacio Salafranca Sánchez-Neyra, Petri Sarvamaa, Claudia Schmidt, Tomáš Zdechovský
S&D	Inés Ayala Sender, Zigmantas Balčytis, Karin Kadenbach, Petra Kammerevert, Georgi Pirinski, Derek Vaughan
VERTS/ALE	Bart Staes

0	-

0	0

Objaśnienie używanych znaków:

+  :  za

-  :  przeciw

0  :  wstrzymało się

• [1]  Dz.U. C 434 z 30.11.2018, s. 116.
• [2]  Dz.U. C 434 z 30.11.2018, s. 116.
• [3]  Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.
• [4]  Dz.U. 193 z 30.7.2018, s. 1.
• [5]  Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.
• [6]  Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.
• [7]  Dz.U. C 434 z 30.11.2018, s. 116.
• [8]  Dz.U. C 434 z 30.11.2018, s. 116.
• [9]  Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.
• [10]  Dz.U. 193 z 30.7.2018, s. 1.
• [11]  Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.
• [12]  Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.
• [13]  Dz.U. C 415/09 z 5.12.2017, s. 36.
• [14]  Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0406.
• [15]  Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).
• [16]  Teksty przyjęte, P8_TA-PROV(2019)0000.