Procedura : 2019/2096(DEC)
Ciclo di vita in Aula
Ciclo del documento : A9-0077/2020

Testi presentati :

A9-0077/2020

Discussioni :

Votazioni :

Testi approvati :

P9_TA(2020)0083

<Date>{04/03/2020}4.3.2020</Date>
<NoDocSe>A9-0077/2020</NoDocSe>
PDF 212kWORD 66k

<TitreType>RELAZIONE</TitreType>

<Titre>sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2018</Titre>

<DocRef>(2019/2096(DEC))</DocRef>


<Commission>{CONT}Commissione per il controllo dei bilanci</Commission>

Relatore: <Depute>Ryszard Czarnecki</Depute>

1. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO
 2. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO
 3. PROPOSTA DI RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO
 PARERE DELLA COMMISSIONE PER LE LIBERTÀ CIVILI, LA GIUSTIZIA E GLI AFFARI INTERNI
 INFORMAZIONI SULLꞌAPPROVAZIONE IN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER IL MERITO
 VOTAZIONE FINALE PER APPELLO NOMINALE IN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER IL MERITO

1. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2018

(2019/2096(DEC))

Il Parlamento europeo,

 visti i conti annuali definitivi dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2018,

 vista la relazione annuale della Corte dei conti sulle agenzie dell'UE per l'esercizio finanziario 2018, corredata delle risposte delle agenzie[1],

 vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni[2] presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2018, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

 vista la raccomandazione del Consiglio del 18 febbraio 2020 sul discarico da dare al comitato di gestione dell'Ufficio per l'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2018 (05761/2020 – C9-0063/2020),

 visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

 visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio[3], in particolare l'articolo 208,

 visto il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012[4], in particolare l'articolo 70,

 visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo[5], in particolare l'articolo 36,

 visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio[6], in particolare l'articolo 108,

 visto il regolamento delegato (UE) 2019/715 della Commissione, del 18 dicembre 2018, relativo al regolamento finanziario quadro degli organismi istituiti in virtù del TFUE e del trattato Euratom, di cui all'articolo 70 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio[7], in particolare l'articolo 105,

 visti l'articolo 100 e l'allegato V del suo regolamento,

 visto il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni,

 vista la relazione della commissione per il controllo dei bilanci (A9-0077/2020),

1. concede il discarico alla direttrice esecutiva dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio per l'esercizio 2018;

2. esprime le sue osservazioni nella risoluzione in appresso;

3. incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione e la risoluzione che ne costituisce parte integrante alla direttrice esecutiva dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla loro pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

 


 

2. PROPOSTA DI DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

sulla chiusura dei conti dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2018

(2019/2096(DEC))

Il Parlamento europeo,

 visti i conti annuali definitivi dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2018,

 vista la relazione annuale della Corte dei conti sulle agenzie dell'UE per l'esercizio finanziario 2018, corredata delle risposte delle agenzie[8],

 vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni[9] presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2018, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

 vista la raccomandazione del Consiglio del 18 febbraio 2020 sul discarico da dare al comitato di gestione dell'Ufficio per l'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2018 (05761/2020 – C9-0063/2020),

 visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

 visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio[10], in particolare l'articolo 208,

 visto il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012[11], in particolare l'articolo 70,

 visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo[12], in particolare l'articolo 36,

 visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio[13], in particolare l'articolo 108,

 visto il regolamento delegato (UE) 2019/715 della Commissione, del 18 dicembre 2018, relativo al regolamento finanziario quadro degli organismi istituiti in virtù del TFUE e del trattato Euratom, di cui all'articolo 70 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio[14], in particolare l'articolo 105,

 visti l'articolo 100 e l'allegato V del suo regolamento,

 visto il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni,

 vista la relazione della commissione per il controllo dei bilanci (A9-0077/2020),

1. approva la chiusura dei conti dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2018;

2. incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione alla direttrice esecutiva dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

 


 

3. PROPOSTA DI RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2018

(2019/2096(DEC))

Il Parlamento europeo,

 vista la sua decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2018,

 visti l'articolo 100 e l'allegato V del suo regolamento,

 visto il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni,

 vista la relazione della commissione per il controllo dei bilanci (A9-0077/2020),

A. considerando che, stando allo stato delle entrate e delle spese[15] dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo ("l'Ufficio"), il bilancio definitivo di quest'ultimo per l'esercizio 2018 ammontava a 97 665 322 EUR, il che rappresenta un incremento del 12,52 % rispetto al 2017; che l'incremento è legato al rafforzamento delle attività operative; che la dotazione dell'Ufficio proviene principalmente dal bilancio dell'Unione[16];

B. considerando che la Corte dei conti ("la Corte"), nella sua relazione sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2018 ("la relazione della Corte"), ha dichiarato di aver ottenuto garanzie ragionevoli in merito all'affidabilità dei conti annuali dell'Ufficio e sufficienti elementi probatori riguardo alla legittimità e alla regolarità delle entrate che sono alla base dei conti; che la Corte ha fornito tuttavia gli elementi per un giudizio con riserva, in relazione alle constatazioni della Corte riferite agli esercizi finanziari 2016 e 2017 in merito alla legittimità e regolarità dei pagamenti; che, fatta eccezione per gli effetti degli esercizi 2016 e 2017, la Corte ritiene che i pagamenti alla base dei conti annuali per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2018 siano, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittimi e regolari;

Seguito dato alla relazione sul discarico 2017

1. prende atto della decisione del consiglio di amministrazione dell'Ufficio, in data 6 giugno 2018, di dispensare dalle sue funzioni il precedente direttore esecutivo con effetto immediato; prende atto della designazione di un direttore esecutivo ad interim, in data 6 giugno 2018, e della nomina di una nuova direttrice esecutiva il 16 giugno 2019; accoglie con favore la relazione di follow-up dell'Ufficio sulle osservazioni del Parlamento per l'esercizio 2017, in particolare le misure correttive adottate dal consiglio di amministrazione dell'Ufficio, dal direttore esecutivo ad interim e dalla nuova direttrice esecutiva al fine di migliorare la struttura di governance e l'efficienza dell'Ufficio, ripristinare la trasparenza e rafforzare la fiducia; sostiene e apprezza le misure delineate nel piano d'azione in materia di governance dell'EASO per il 2019; prende atto del messaggio positivo e dell'intenzione di una futura stretta collaborazione manifestati dalla nuova direttrice esecutiva nell'audizione pubblica del 4 settembre 2019 e nell'audizione delle agenzie presso la commissione per il controllo dei bilanci del 4 dicembre 2019;

Il risultato dell'indagine dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)

2. deplora quanto rilevato dall'OLAF per quanto concerne le irregolarità relative alla violazione delle procedure di appalto, all'appropriazione indebita di fondi dell'UE, alla cattiva gestione, agli abusi di potere nelle questioni relative alle risorse umane, al mancato rispetto delle norme in materia di protezione dei dati, alle molestie e ai comportamenti inappropriati nei confronti del personale nel 2017; ribadisce la richiesta rivolta all'Ufficio di informare l'autorità di discarico in merito al seguito dato alle misure proposte dall'OLAF; comprende la richiesta dell'Ufficio di riferire in modo più dettagliato nella sede opportuna per questioni di riservatezza e protezione dei dati;

3. prende atto della decisione del consiglio di amministrazione dell'Ufficio, in data 6 giugno 2018, di dispensare dalle sue funzioni il direttore esecutivo con effetto immediato; sottolinea tuttavia che l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio per l'esercizio 2017 è avvenuta sotto la supervisione della precedente dirigenza; sottolinea che la presente relazione riguarda la procedura di discarico per l'esercizio 2017; riconosce l'impegno assunto dalla nuova direttrice esecutiva di realizzare riforme significative che garantiscano una governance solida;

Elementi a sostegno del giudizio negativo sulla legittimità e regolarità dei pagamenti su cui sono basati i conti per l'esercizio 2017

4. osserva, alla luce dei commenti e delle osservazioni dell'autorità di discarico in merito all'elevata dipendenza dell'Ufficio da sufficienti risorse, in particolare da esperti messi a disposizione dagli Stati membri, che le carenze di esperti sono segnalate agli Stati membri e alla Commissione a diversi livelli; rileva inoltre che, al fine di compensare le carenze riscontrate negli Stati membri per le nomine e le missioni, l'Ufficio ha aumentato l'impiego di personale interinale assunto a livello locale e che nel 2018 solo il 26 % del fabbisogno operativo era coperto da esperti degli Stati membri; sottolinea che l'Ufficio non sarebbe in grado di fornire agli Stati membri il sostegno critico ai loro sistemi d'asilo senza il ricorso ad agenti temporanei; prende atto della proposta dell'Ufficio che suggerisce un pool di riserva per l'asilo, composto da 500 esperti degli Stati membri; invita gli Stati membri e la Commissione a valutare e a trattare in via d'urgenza questa proposta;

Gestione finanziaria e di bilancio

5. deplora che la limitatezza delle dotazioni finanziarie annuali e l'assenza parziale di fondi per imprevisti nel bilancio dell'Ufficio a copertura del finanziamento di bisogni operativi imprevisti e urgenti creino incertezze di bilancio e ostacolino la pianificazione delle misure di emergenza; osserva che l'Ufficio è in comunicazione costante con la Commissione e le autorità di bilancio per quanto riguarda la sua pianificazione operativa e l'assegnazione delle risorse; riconosce che l'Ufficio utilizza in parte i contributi dei paesi associati come emergenza per le spese operative, in particolare per far fronte a richieste di sostegno non pianificate da parte degli Stati membri; invita l'Ufficio a continuare ad affrontare i vincoli di bilancio in stretta consultazione con la Commissione e le autorità di bilancio;

6. sottolinea che i tagli di bilancio proposti potrebbero ostacolare la capacità dell'Ufficio di continuare ad esercitare correttamente le sue funzioni nel fornire il necessario sostegno agli Stati membri, come previsto dal suo mandato; ricorda che il rafforzamento del mandato dell'Ufficio e l'aumento del carico di lavoro dovrebbero essere accompagnati da adeguati stanziamenti di bilancio;

7. accoglie con favore la rinnovata strategia di cooperazione del consiglio di amministrazione congiunto EASO-Frontex; rileva inoltre con piacere che l'Ufficio svolge un ruolo attivo nella rete delle agenzie nell'ambito della razionalizzazione di azioni comuni, quali la richiesta di assunzione di consulenti soggetti all'obbligo di riservatezza, la partecipazione a procedure di appalto congiunte per i contratti quadro e i programmi di mobilità del personale; incoraggia vivamente l'Ufficio il Centro a perseguire attivamente un'ulteriore e più ampia cooperazione con tutte le agenzie dell'Unione; richiama l'attenzione sulla raccomandazione contenuta nella relazione speciale della Corte sulla gestione delle migrazioni per garantire la complementarità e un migliore coordinamento tra il Fondo Asilo, migrazione e integrazione e l'Ufficio; esorta l'Ufficio a lavorare sul concetto di condivisione delle risorse in caso di sovrapposizione di compiti tra altre agenzie con attività analoghe;

Prestazioni

8. rileva che, al 31 dicembre 2018, l'organico era completo al 68,22 %, con 146 agenti temporanei sui 214 autorizzati a titolo del bilancio dell'Unione rispetto ai 155 posti autorizzati nel 2017; rileva inoltre che nel 2018 lavoravano per l'Ufficio 61 agenti contrattuali e 3 esperti nazionali distaccati; rileva con soddisfazione che il piano di assunzione dell'Ufficio prevede 500 membri del personale entro il 2020;

9. rileva la mancanza di amministratori nel comparto amministrativo, in quanto quattro dei cinque posti di inquadramento erano vacanti o le persone che li occupavano sono state sospese dalle loro funzioni, ma prende atto della risposta dell'Ufficio secondo la quale l'avviso di posto vacante per il capo dell'Unità Risorse umane e sicurezza sarà pubblicato nel primo trimestre del 2020; osserva inoltre che, dato che l'Ufficio interessato è stato interessato da una riorganizzazione, l'assunzione del capo dell'Unità Finanze e appalti è in corso e che il posto di capo dell'Unità TIC è stato coperto nel 2019; invita l'Ufficio a compiere ulteriori sforzi per coprire i posti vacanti, in collaborazione con la Commissione e gli Stati membri, e a tenere informata l'autorità di discarico in merito alle misure correttive adottate per attenuare tale rischio;

10. si rammarica per il fatto che, secondo la relazione della Corte, a partire dalla fine del 2017 la situazione delle risorse umane nell'Ufficio è peggiorata in maniera esponenziale: rileva che, alla fine del 2018, l'Ufficio contava 216 dipendenti, erano state inviate 89 lettere di offerta ed erano stati firmati 60 contratti; osserva, tuttavia, che vi sono ancora 78 posti vacanti da coprire entro la fine del 2018; esprime grave timore che questa situazione rappresenti un rischio significativo per il prosieguo delle operazioni dell'Ufficio al livello attuale;  prende atto dell'impegno espresso dalla dirigenza esecutiva a favore della realizzazione trasparente ed efficiente del piano di assunzione dell'Ufficio;

11. osserva con preoccupazione che nel 2018 l'alta dirigenza comprendeva solo uomini (nove membri), ma che il saldo negativo di genere è stato modificato dalla nomina nel 2019 di una donna a direttore esecutivo; osserva con soddisfazione che nel consiglio di amministrazione è stato raggiunto un buon equilibrio di genere (16 uomini e 15 donne);

12. prende atto del fatto che il 26 novembre 2019 la direttrice esecutiva ha presentato al consiglio di amministrazione un nuovo organigramma; ritiene che una riorganizzazione del personale dovrebbe contribuire a rafforzare il controllo interno, la garanzia della qualità e la gestione dei rischi, così come ad attuare le azioni richieste dalla Corte dei conti e dal servizio di audit interno della Commissione;

Politica del personale

13. osserva con preoccupazione che, al 31 dicembre 2018, l'organico era completo solo al 68,22 % e che erano stati nominati 146 agenti temporanei sui 214 autorizzati a titolo del bilancio dell'Unione (155 posti autorizzati nel 2017); rileva inoltre che nel 2018 lavoravano per l'Ufficio 61 agenti contrattuali e 3 esperti nazionali distaccati;

14. rileva con soddisfazione che, per quanto concerne gli accordi di accoglienza delle squadre di sostegno per l'asilo e delle altre forze dell'Ufficio negli Stati membri (ad esempio per quanto riguarda privilegi e immunità per il personale interno dell'Ufficio, gli esperti degli Stati membri e gli esperti a contratto), l'Ufficio ha firmato un accordo di accoglienza con Cipro nel luglio 2019, firmerà un accordo di accoglienza con la Grecia nel gennaio 2020 e sta concludendo un nuovo accordo anche con l'Italia per rispettare pienamente le disposizioni del regolamento (UE) n. 439/2010[17] e in linea con altri accordi di accoglienza dell'Ufficio; invita l'Ufficio a continuare a cercare, insieme alla Commissione, accordi efficaci con gli Stati membri riguardo all'accoglienza delle squadre di sostegno per l'asilo e delle altre forze dell'Ufficio;

15. rileva le risposte dell'Ufficio alle osservazioni della Corte e gli sforzi per dare loro un seguito nell'ambito della nuova direzione esecutiva, tra l'altro dando priorità alla conclusione di accordi di accoglienza con l'Italia, la Grecia e Cipro per quanto concerne l'accoglienza delle squadre di sostegno per l'asilo e delle altre forze dell'Ufficio negli Stati membri, aumentando la trasparenza delle procedure di assunzione e rafforzando il suo servizio giuridico nel corso del 2019;

16. osserva che la Corte ha individuato tra le agenzie una tendenza orizzontale a impiegare personale esterno per ruoli di consulenza informatica; chiede che la dipendenza dalle assunzioni esterne in un settore così importante e delicato venga per quanto possibile ridotta al fine di limitare i rischi potenziali;

17. osserva che, secondo la relazione della Corte, nel 2018 l'Ufficio aveva avviato una procedura di appalto pubblico aperta per la definizione di contratti quadro per la prestazione di servizi di lavoro temporaneo in Italia; rileva che l'Ufficio ha interrotto la procedura perché è stata ricevuta una sola offerta e l'Ufficio ha ritenuto che tale offerta fosse inaccettabile, in quanto l'offerta finanziaria era superiore al bilancio massimo stimato; osserva che la Corte ha riscontrato che il capitolato d'appalto conteneva un errore significativo dell'importo di 25 000 000 EUR; osserva, tuttavia, che l'Ufficio ha accettato tali constatazioni, adottando e attuando azioni correttive che includono: la risoluzione del contratto quadro per le prestazioni dei lavoratori interinali in Italia; l'avvio di una nuova procedura d'appalto per le prestazioni dei lavoratori interinali in Italia; il lancio di un ulteriore bando per gli esperti degli Stati membri e, ove possibile, il ricorso a modalità alternative per l'invio di esperti onde coprire il periodo fino all'entrata in vigore di un nuovo contratto quadro; la temporanea riduzione significativa del numero di lavoratori temporanei dell'Ufficio impiegati in Italia e, unitamente alle autorità italiane, il mantenimento del livello di continuità operativa per le misure di sostegno essenziali; rileva inoltre che la nuova procedura di appalto è stata conclusa e che il nuovo contratto quadro è stato aggiudicato nel dicembre 2019, il che garantisce la continuità operativa durante l'intera procedura; invita l'Ufficio ad applicare le norme UE sugli appalti pubblici in modo rigoroso;

18. rileva che l'Ufficio si avvale di contratti di servizi con imprese informatiche, formulati in modo tale da poter prevedere la messa a disposizione di lavoratori interinali tramite agenzia anziché la fornitura di servizi o prodotti informatici chiaramente definiti; ricorda che la fornitura di lavoratori interinali tramite agenzia al fine di svolgere compiti precisi per una durata specifica è soggetta alla direttiva n. 2018/104/CE[18] e alle norme specifiche adottate dagli Stati membri; rileva che il ricorso a contratti di servizi informatici per la messa a disposizione di personale non è conforme allo Statuto dei funzionari dell'UE o alle norme UE in materia sociale e occupazionale; rileva con soddisfazione che l'Ufficio ha rivisto il suo modello per i contratti T&M (Time and Means contracts), in modo da includere in ciascun contratto un elenco di elementi da fornire che devono essere eseguiti nell'ambito del contratto; esorta l'Ufficio a continuare a esercitare diligenza e ad accertarsi che il modo in cui sono formulati i contratti eviti qualsiasi confusione tra la prestazione di servizi informatici e la messa a disposizione di lavoratori interinali;

Appalti

19. apprende dall'Ufficio che, nel 2018, ha iniziato ad attuare la decisione della Commissione in materia di denunce di irregolarità e ha elaborato una guida pratica per la gestione e la prevenzione dei conflitti di interesse, con un calendario di adozione da parte del consiglio di amministrazione entro il terzo trimestre del 2019, nonché norme per la protezione degli informatori; rileva con soddisfazione che l'Ufficio ha organizzato una serie di sessioni formative per il personale sull'etica, con particolare attenzione alla prevenzione dei conflitti di interesse e con uno speciale modulo ad hoc destinato agli amministratori; osserva con soddisfazione che sono state recepite altresì le pertinenti norme in materia di conflitti di interesse sulle relative procedure e politiche operative standard; invita l'Ufficio a continuare a prestare particolare attenzione alla prevenzione dei conflitti di interesse e alla corretta attuazione delle norme e delle procedure riguardanti le denunce;

20. osserva con preoccupazione che, sebbene pubblichi sul proprio sito web le dichiarazioni di interessi e i CV dei membri del consiglio di amministrazione, tuttora l'Ufficio non pubblica le dichiarazioni di interessi degli alti dirigenti e invita l'Ufficio ad intervenire immediatamente al riguardo;

Prevenzione e gestione dei conflitti di interesse e trasparenza

21. è consapevole del fatto che, a fine 2018, l'Ufficio non disponesse di una struttura di audit interno e che non vi fossero esaustive relazioni di audit del servizio di audit interno pubblicate a partire dal gennaio 2018; rileva inoltre che la predisposizione di controlli ex post per verificare la legittimità e regolarità delle operazioni era agli esordi; si compiace della risposta dell'Ufficio secondo cui ha concordato e documentato misure correttive sui sistemi di controllo interno, compresa la creazione di una struttura di audit entro il quarto trimestre del 2019 e una struttura di controllo interno ex post entro il terzo trimestre del 2019; rileva con soddisfazione che l'Ufficio sta apprestando la sua capacità di controllo ex post con il primo funzionario di controllo ex post assunto nel quarto trimestre del 2019 e con altri funzionari da assumere nel primo semestre del 2020; riconosce che l'Ufficio sta apprestando una capacità di audit interno ed è attualmente in trattative con un'altra agenzia dell'Unione che ha una vasta esperienza nel settore, al fine di individuare il modello migliore per l'Ufficio; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito alle misure adottate a tal proposito;

Controlli interni

22. si compiace del fatto che l'Ufficio, secondo la relazione annuale della Corte sulle agenzie dell'Unione per l'esercizio finanziario 2018, abbia adottato misure concrete e positive volte a migliorare la governance organizzativa; rileva che, al momento dell'audit della Corte, delle 61 misure del piano d'azione, 48 erano state completate mentre 13 erano ancora in corso;

23. accoglie con favore la nuova politica in materia di posti sensibili adottata dall'Ufficio nel settembre 2019, che fornisce gli orientamenti e i criteri affinché il gruppo dirigente possa effettuare una valutazione del rischio, individuare e documentare le funzioni sensibili dell'Ufficio unitamente ai controlli di mitigazione concordati e, inoltre, valutare le funzioni sensibili e documentare i controlli di mitigazione entro il primo trimestre del 2020;

24. ricorda che, a fine 2017, la Corte ha indicato che l'Ufficio non disponeva di un servizio giuridico interno e che erano stati impiegati diversi studi legali sotto il controllo del direttore esecutivo precedente; osserva, tuttavia, che nel 2018 l'Ufficio ha creato un elenco di tutti i contratti utilizzati per consulenze legali e che nel 2019 un nuovo consulente giuridico di alto livello ha iniziato la sua attività presso l'Ufficio ed è stato firmato il nuovo contratto quadro per consulenze legali in sostituzione dei precedenti contratti, con altri numerosi consulenti legali da assumere nel 2020; rileva tuttavia che non esisteva ancora un riesame interno sistematico dei documenti legali e la Corte ha rilevato numerose incongruenze negli aspetti legali delle procedure di appalto pubblico esperite nel 2018; invita l'Ufficio a garantire un servizio giuridico forte e una gestione efficace delle procedure legali; prende atto con soddisfazione dell'obiettivo dell'Ufficio di costruire il quadro di governance e di controllo interno con la creazione, tra l'altro, di un settore legale e di protezione dei dati e di un settore di controllo interno e di gestione dei rischi per garantire in futuro una revisione sistematica dei documenti legali anche per gli appalti; accoglie inoltre con favore l'iniziativa dell'Ufficio di istituire una capacità di audit interno, organizzando al contempo una capacità di audit congiunta con l'Agenzia dell'Unione europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia;

25. lamenta che non vi sia ancora alcuna politica relativa ai posti sensibili nell'Ufficio, il che non è in linea con gli standard di controllo interno dell'Ufficio per i quali le funzioni sensibili devono essere chiaramente definite, registrate e aggiornate; prende atto della risposta dell'Ufficio secondo cui una politica dei posti sensibili è in fase di ultimazione e dovrebbe essere approvata entro il terzo trimestre del 2019 e attuata entro il quarto trimestre del 2019; invita l'Ufficio a comunicare all'autorità di discarico eventuali sviluppi al riguardo;

26. apprezza i progressi compiuti nell'attuazione dei sistemi di controllo interno, compresi i controlli sulle operazioni di appalto e di spesa; sostiene la decisione di ridurre e porre rapidamente termine all'esternalizzazione della consulenza legale e di istituire un servizio giuridico interno; sostiene le osservazioni della Corte sulla necessità di introdurre ulteriori azioni correttive;

27. osserva, a seguito dei commenti e delle osservazioni dell'autorità di discarico in merito al fatto che l'Ufficio è uno dei pochi enti dell'Unione in più sedi e che l'Ufficio ha stipulato contratti di locazione in diversi luoghi senza aver effettuato un'adeguata analisi di mercato locale, che, per quanto riguarda l'ufficio di Roma, sarà lanciata a breve una nuova gara, preceduta da un'adeguata analisi di mercato per affittare un ufficio al fine di regolarizzare la situazione attuale; osserva inoltre che, nel caso dell'ufficio ad Atene, l'attuale contratto di locazione è scaduto nel gennaio 2020 e che è in fase di preparazione una nuova procedura di appalto che comprende un'adeguata analisi di mercato; rileva inoltre che la struttura di trattamento di Pagani (Lesbo) ha trasferito i luoghi di lavoro operativi situati all'interno dei punti di crisi al di fuori dei centri; osserva che, per quanto riguarda l'ufficio di Cipro, a metà 2018 è stato firmato un nuovo contratto con il proprietario dell'edificio in seguito a un'offerta intesa a regolarizzare il contratto iniziale comprendente la possibilità di espansione in caso di necessità; accoglie con favore le nuove procedure operative standard per gli appalti adottate il 15 febbraio 2019, che forniscono un orientamento sugli aspetti sensibili della procedura di gestione degli appalti e dei contratti, comprese disposizioni dettagliate sulle indagini di mercato; prende atto dello sforzo dell'Ufficio di allineare le sue procedure di appalto con la "Metodologia che i servizi della Commissione devono seguire per la prospezione e la negoziazione in materia immobiliare" e di pubblica avvisi di prospezione del mercato per tutti i contratti immobiliari previsti, al fine di aumentare la trasparenza e la concorrenza;

28. rileva con preoccupazione che l'assenza di responsabilità e ruoli chiari per quanto riguarda la gestione dei locali affittati e dei servizi e lavori connessi potrebbe ostacolare la riduzione efficiente dei rischi collegati ai locali; invita l'Ufficio a definire una politica efficace per la gestione dei locali affittati e dei servizi connessi;

Altre osservazioni

29. si compiace del fatto che, alla luce delle osservazioni formulate dall'autorità di discarico in merito alla nomina del nuovo direttore esecutivo ad interim, entrato in carica il 6 giugno 2018, dopo tale cambiamento della dirigenza, tale trasparenza ha ottenuto priorità assoluta quale principio fondante del piano d'azione sulla governance sotto la guida della sua nuova direttrice esecutiva, la quale si è impegnata a portare avanti tale approccio in futuro;

30. invita l'Ufficio a concentrarsi sulla diffusione presso il grande pubblico dei risultati della sua ricerca e a raggiungere il pubblico attraverso i social media e altri mezzi di comunicazione;

31. rileva, alla luce dei commenti e delle osservazioni dell'autorità di discarico in merito al fatto che l'Ufficio ha ampliato i propri spazi per uffici a Malta a un blocco aggiuntivo dell'edificio in cui sono situati i suoi locali, che l'Ufficio ha finalizzato un contratto di locazione nell'ottobre 2018, i cui costi sono pienamente coperti dal bilancio dell'Ufficio, al fine di occupare l'intero complesso;

o

o  o

32. rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione di discarico, alla sua risoluzione del ... 2020[19] sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.


 

 

PARERE DELLA COMMISSIONE PER LE LIBERTÀ CIVILI, LA GIUSTIZIA E GLI AFFARI INTERNI (21.1.2020)

<CommissionInt>destinato alla commissione per il controllo dei bilanci</CommissionInt>


<Titre>sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2018</Titre>

<DocRef>(2019/2096(DEC))</DocRef>

Relatrice per parere: <Depute>Roberta Metsola</Depute>

 

 

SUGGERIMENTI

La commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni invita la commissione per il controllo dei bilanci, competente per il merito, a includere nella proposta di risoluzione che approverà i seguenti suggerimenti:

1. ricorda l'importanza che l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo ("EASO" o "l'Ufficio") riveste per lo sviluppo del sistema europeo comune di asilo e pone l'accento sul suo contributo positivo al rafforzamento della cooperazione pratica tra gli Stati membri in materia di asilo in Europa e all'assistenza degli Stati membri nell'assolvimento dei loro obblighi in materia di offerta di protezione alle persone che ne hanno bisogno, nonché nel fungere da centro di consulenza sull'asilo; sottolinea che l'Ufficio dovrebbe sempre rispettare, nello svolgimento delle sue attività, la sovranità degli Stati membri;

2. ricorda le irregolarità in seno all'EASO segnalate nel 2017 dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e le raccomandazioni in materia disciplinare rivolte dall'OLAF al consiglio di amministrazione dell'Ufficio, la decisione di detto consiglio di amministrazione, in data 6 giugno 2018, di sollevare il direttore esecutivo dalle sue funzioni con effetto immediato, la nomina di un direttore esecutivo ad interim il 6 giugno 2018 e la nomina di un nuovo direttore esecutivo il 16 giugno 2019;

3. accoglie positivamente il fatto che la Corte dei conti ("la Corte") abbia dichiarato legittime e regolari, sotto tutti gli aspetti rilevanti, le operazioni alla base dei conti annuali dell'EASO per l'esercizio 2018 e che la posizione finanziaria dell'Ufficio al 31 dicembre 2018 sia rappresentata fedelmente; sottolinea, tuttavia, che la Corte ha emesso un giudizio di audit con rilievi ("positivo") sulla legittimità e regolarità dei pagamenti; prende atto della spiegazione della Corte secondo cui il giudizio con rilievi è stato emesso a motivo del lento miglioramento dell'insoddisfacente situazione segnalata, in rapporto al 2017, per quanto concerne la governance e le modalità di controllo interno dell'Ufficio, che si riflette in un altro importante appalto pubblico irregolare, e la legittimità e regolarità delle operazioni;

4. sottolinea che è necessario che l'Ufficio istituisca una struttura di audit interno e introduca un'efficace politica di verifica ex post, al fine di garantire la legittimità e la regolarità di tutte le operazioni;

5. constata che il bilancio dell'EASO è stato incrementato in misura sostanziale passando da 79 milioni di EUR a 98 milioni di EUR (+ 24 %), mentre il personale è passato solamente da 200 a 207 unità (+ 3,5 %); è preoccupato dinanzi alla constatazione della Corte secondo cui nel bilancio dell'EASO manca una riserva rischi per far fronte a esigenze operative urgenti e impreviste; invita l'Ufficio a intensificare il dialogo con la Commissione e le autorità di bilancio per quanto riguarda la sua pianificazione operativa e l'assegnazione delle risorse, soprattutto alla luce della natura delle sue attività operative; si compiace del fatto che la Corte abbia riconosciuto che, delle 61 misure contenute nel piano d'azione, 30 erano state completate, mentre 31 erano ancora in corso; sottolinea che un trattamento efficiente, equo e umano delle domande dei richiedenti asilo rappresenta una priorità dell'Unione; plaude, a tale proposito, all'intenzione dell'EASO di istituire procedure solide e di prevedere una pianificazione tempestiva per le situazioni di emergenza;

6. è allarmato dalla constatazione della Corte secondo cui la situazione delle risorse umane in seno all'Ufficio è peggiorata in maniera esponenziale dalla fine del 2017 e la maggior parte dei posti vacanti, in particolare per dirigenti del dipartimento Amministrazione, non era ancora coperta alla fine del 2018; si rammarica del fatto che, perlomeno per due anni consecutivi, la questione delle risorse umane in seno all'Ufficio non sia stata risolta; sollecita l'Ufficio a intervenire immediatamente per trovare una soluzione definitiva e sostenibile a tale problema; esorta l'EASO a dare priorità alla copertura, con personale permanente altamente qualificato, dei posti vacanti a livello dirigenziale intermedio, al fine di formare gli altri nuovi membri del personale;

7. si rammarica della forte dipendenza dell'EASO dai lavoratori interinali volta a compensare la mancanza di esperti nazionali distaccati che gli Stati membri sono tenuti a inviare nel quadro del regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio; osserva che tale dipendenza dai lavoratori interinali, in contrapposizione all'indispensabile invio di esperti da parte degli Stati membri, potrebbe portare l'EASO all'impossibilità di fornire agli Stati membri un sostegno critico ai loro sistemi di asilo; invita gli Stati membri a rispettare i loro obblighi in materia di distacco di personale; incoraggia l'Ufficio a dare seguito alla raccomandazione della Corte di analizzare, unitamente alle autorità di bilancio, l'efficienza in termini di costi del personale esterno rispetto a quello statutario e di accertarsi che il quadro giuridico applicabile sia pienamente rispettato, in particolare per quanto riguarda le condizioni di lavoro; ritiene in ogni caso che il personale dell'EASO dovrebbe essere rafforzato per consentire all'Ufficio di svolgere correttamente i compiti affidatigli; accoglie con favore, a questo proposito, l'ambizioso piano di assunzioni predisposto nel frattempo e il suo impatto positivo sulla copertura dei posti vacanti;

8. si rammarica della constatazione della Corte secondo cui il rispetto da parte dell'Ufficio dell'obiettivo di riduzione del 5 % del personale ha determinato carenze nel settore dei servizi informatici sia in Grecia che in Italia; osserva con preoccupazione che l'Ufficio ricorre a contratti di servizi per la prestazione di servizi informatici e di altri servizi di consulenza formulati in un modo che potrebbe comportare l'assegnazione di lavoratori interinali anziché la fornitura di servizi o prodotti chiaramente definiti; riconosce che la natura delle operazioni dell'Ufficio rende difficile prevedere i tempi e la durata dei contratti pertinenti, ma invita l'Ufficio a garantire che i contratti siano formulati così da evitare qualsiasi confusione tra l'appalto di servizi informatici e la messa a disposizione di lavoratori interinali;

9. rileva le risposte dell'EASO alle osservazioni della Corte e gli sforzi compiuti per dare loro un seguito nell'ambito della nuova direzione esecutiva, tra l'altro dando priorità alla conclusione di accordi di accoglienza con l'Italia, la Grecia e Cipro per quanto concerne l'accoglienza delle squadre di sostegno per l'asilo e delle altre forze dell'EASO negli Stati membri, aumentando la trasparenza delle procedure di assunzione e rafforzando la funzione giuridica dell'EASO nel corso del 2019;

10. si compiace dei progressi concreti e proficui compiuti dall'Ufficio per riformare la propria governance organizzativa attraverso il piano d'azione per la governance dell'EASO, approvato dal consiglio di amministrazione nel 2018; osserva che circa la metà delle azioni correttive avviate dalla direzione dell'Ufficio deve ancora essere completata; accoglie con favore, in particolare, le azioni correttive messe in atto per quanto riguarda le norme di controllo interno; invita l'EASO a migliorare ulteriormente i suoi processi di controllo interno prestando particolare attenzione all'introduzione di una "politica in materia di posti sensibili", compresa un'attenuazione dei meccanismi di controllo e della mobilità del personale per gestire meglio i rischi associati alle funzioni sensibili;

11. prende atto del fatto che il 26 novembre 2019 la direttrice esecutiva ha presentato al consiglio di amministrazione un nuovo organigramma; ritiene che una riorganizzazione del personale dovrebbe contribuire a rafforzare il controllo interno, la garanzia della qualità e la gestione dei rischi, così come ad attuare le azioni richieste dalla Corte dei conti e dal servizio di audit interno della Commissione.


INFORMAZIONI SULL'APPROVAZIONE
IN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER PARERE

Approvazione

13.1.2020

 

 

 

Esito della votazione finale

+:

–:

0:

48

8

2

Membri titolari presenti al momento della votazione finale

Konstantinos Arvanitis, Malik Azmani, Pietro Bartolo, Nicolas Bay, Vladimír Bilčík, Vasile Blaga, Saskia Bricmont, Damien Carême, Caterina Chinnici, Tudor Ciuhodaru, Clare Daly, Lena Düpont, Cornelia Ernst, Sylvie Guillaume, Balázs Hidvéghi, Evin Incir, Sophia in ‘t Veld, Patryk Jaki, Assita Kanko, Fabienne Keller, Moritz Körner, Alice Kuhnke, Jeroen Lenaers, Juan Fernando López Aguilar, Roberta Metsola, Javier Moreno Sánchez, Maite Pagazaurtundúa, Kostas Papadakis, Nicola Procaccini, Emil Radev, Paulo Rangel, Terry Reintke, Ralf Seekatz, Michal Šimečka, Birgit Sippel, Sylwia Spurek, Tineke Strik, Ramona Strugariu, Tom Vandendriessche, Bettina Vollath, Ann Widdecombe, Elena Yoncheva, Javier Zarzalejos

Supplenti presenti al momento della votazione finale

Damian Boeselager, Patrick Breyer, Delara Burkhardt, Lucia Ďuriš Nicholsonová, Monika Hohlmeier, Beata Kempa, Ondřej Kovařík, Kris Peeters, Robert Roos, Miguel Urbán Crespo, Loránt Vincze, Petar Vitanov, Axel Voss, Maria Walsh

Supplenti (art. 209, par. 7) presenti al momento della votazione finale

Lukas Mandl

 


 

VOTAZIONE FINALE PER APPELLO NOMINALE
IN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER PARERE

48

+

PPE

Vladimír Bilčík, Vasile Blaga, Lena Düpont, Balázs Hidvéghi, Monika Hohlmeier, Jeroen Lenaers, Lukas Mandl, Roberta Metsola, Kris Peeters, Emil Radev, Paulo Rangel, Ralf Seekatz, Loránt Vincze, Axel Voss, Maria Walsh, Javier Zarzalejos

S&D

Pietro Bartolo, Delara Burkhardt, Caterina Chinnici, Tudor Ciuhodaru, Sylvie Guillaume, Evin Incir, Juan Fernando López Aguilar, Javier Moreno Sánchez, Birgit Sippel, Sylwia Spurek, Petar Vitanov, Bettina Vollath, Elena Yoncheva

RENEW

Malik Azmani, Sophia in 't Veld, Fabienne Keller, Moritz Körner, Ondřej Kovařík, Maite Pagazaurtundúa, Michal Šimečka, Ramona Strugariu

VERTS/ALE

Damian Boeselager, Patrick Breyer, Saskia Bricmont, Damien Carême, Alice Kuhnke, Terry Reintke, Tineke Strik

ECR

Lucia Ďuriš Nicholsonová

GUE/NGL

Konstantinos Arvanitis, Clare Daly, Miguel Urbán Crespo

 

8

-

ID

Nicolas Bay, Tom Vandendriessche

ECR

Patryk Jaki, Assita Kanko, Beata Kempa, Robert Roos

NI

Kostas Papadakis, Ann Widdecombe

 

2

0

ECR

Nicola Procaccini

GUE/NGL

Cornelia Ernst

 

Significato dei simboli utilizzati:

+ : favorevoli

- : contrari

0 : astenuti

 

 


 

INFORMAZIONI SULLꞌAPPROVAZIONE IN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER IL MERITO

Approvazione

19.2.2020

 

 

 

Esito della votazione finale

+:

–:

0:

19

2

2

Membri titolari presenti al momento della votazione finale

Matteo Adinolfi, Olivier Chastel, Caterina Chinnici, Lefteris Christoforou, Ryszard Czarnecki, José Manuel Fernandes, Luke Ming Flanagan, Isabel García Muñoz, Cristian Ghinea, Monika Hohlmeier, Jean-François Jalkh, Joachim Kuhs, Sabrina Pignedoli, Michèle Rivasi, Nico Semsrott, Angelika Winzig, Lara Wolters, Tomáš Zdechovský

Supplenti presenti al momento della votazione finale

Maria Grapini, David Lega, Mikuláš Peksa, Ramona Strugariu

Supplenti (art. 209, par. 7) presenti al momento della votazione finale

József Szájer

 


 

VOTAZIONE FINALE PER APPELLO NOMINALE IN SEDE DI COMMISSIONE COMPETENTE PER IL MERITO

19

+

ECR

Ryszard Czarnecki

GUE/NGL

Luke Ming Flanagan

PPE

Lefteris Christoforou, José Manuel Fernandes, Monika Hohlmeier, David Lega, József Szájer, Angelika Winzig, Tomáš Zdechovský

RENEW

Olivier Chastel, Cristian Ghinea, Ramona Strugariu

S&D

Caterina Chinnici, Isabel García Muñoz, Maria Grapini, Lara Wolters

VERTS/ALE

Mikuláš Peksa, Michèle Rivasi, Nico Semsrott

 

2

-

ID

Matteo Adinolfi, Joachim Kuhs

 

2

0

ID

Jean-François Jalkh

NI

Sabrina Pignedoli

 

Significato dei simboli utilizzati:

+ : favorevoli

- : contrari

0 : astenuti

 

 

[1] GU C 417 dell'11.12.2019, pag.1.

[2] GU C 417 dell'11.12.2019, pag.1.

[3] GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.

[4] GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1.

[5] GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11.

[6] GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

[7] GU L 122 del 10.5.2019, pag. 1.

[8] GU C 417 dell'11.12.2019, pag.1.

[9] GU C 417 dell'11.12.2019, pag.1.

[10] GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.

[11] GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1.

[12] GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11.

[13] GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

[14] GU L 122 del 10.5.2019, pag. 1.

[15] GU C 306/2 del 30.8.2018, pag. 6.

[16] GU C 306/2 del 30.8.2018, pag. 5.

[17] Regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo (GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11).

[18] Direttiva 2008/104/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 novembre 2008, relativa al lavoro tramite agenzia interinale (GU L 327 del 5.12.2008, pag. 9).

[19] Testi approvati, P9_TA-PROV(2020)0000.

Ultimo aggiornamento: 17 aprile 2020Note legali - Informativa sulla privacy