A.    Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew dwar ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali għall-qadi tad-dmirijiet ta' l-Ombudsman (1)

Il-Parlament Ewropew,

wara li kkunsidra t-Trattati li jwaqqfu l-Komunitajiet Ewropej, u b'mod partikulari l-Artikolu 195(4) tat-Trattat li jwaqqaf il-Komunità Ewropea u l-Artikolu 107d(4) tat-Trattat li jwaqqaf il-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika,

wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kummissjoni,

wara li kkunsidra l-approvazzjoni tal-Kunsill,

billi għandhom jiġu stipulati r-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali għall-qadi tad-dmirijiet ta' l-Ombudsman, skond id-dispożizzjonijiet tat-Trattati li jwaqqfu l-Komunitajiet Ewropej;

billi għandhom jiġu stabbiliti kemm il-kundizzjonijiet li fuq il-bażi tagħhom jista' jiġi ppreżentat ilment lill-Ombudsman kif ukoll ir-relazzjoni bejn il-qadi tad-dmirijiet ta' l-Ombudsman u l-proċeduri legali jew amministrattivi;

Billi l-Ombudsman, li jista' wkoll jaġixxi fuq inizjattiva proprja tiegħu, għandu jkollu aċċess għall-elementi meħtieġa għat-twettiq ta' l-obbligi tiegħu; billi għalhekk l-istituzzjonijiet u l-entitajiet Komunitarji huma obbligati li jipprovdu lill-Ombudsman, fuq talba tiegħu, kwalunkwe tagħrif li jitlob mingħandhom, u mingħajr preġudizzju għall-obbligu ta' l-Ombudsman li ma jiżvelax din l-informazzzjoni; billi l-aċċess għal tagħrif jew dokumenti kklassifikati, l-aktar għal dokumenti sensittivi skond it-tifsira ta' l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 (2), għandu jkun suġġett għall-konformità mar-regoli dwar is-sigurtà ta' l-istituzzjoni jew l-entità Komunitarji kkonċernati; billi l-istituzzjonijiet jew l-entitajiet li jipprovdu tagħrif jew dokumenti kklassifikati kif imsemmi fl-ewwel subparagrafu ta' l-Artikolu 3(2) għandhom jinfurmaw lill-Ombudsman b'din il-klassifikazzjoni; billi, biex ikun hemm l-implimentazzjoni tar-regoli previsti fl-ewwel subparagrafu ta' l-Artikolu 3(2), irid ikun hemm qbil minn qabel bejn l-Ombudsman u l-istituzzjoni jew l-entità kkonċernati dwar il-kundizzjonijiet għat-trattament ta' tagħrif jew dokumenti kklassifikati u tagħrif ieħor kopert mill-obbligu tas-segretezza professjonali; billi jekk l-Ombudsman isib li l-assistenza rikjesta mhix qed tiġi sodisfatta, hu għandu jinforma lill-Parlament Ewropew, li għandu jagħmel ir-rappreżentazzjonijiet xierqa;

billi hu meħtieġ li jiġu stabbiliti l-proċeduri li għandhom jitħarsu f'każ li l-inkjesti ta' l-Ombudsman jikxfu każijiet ta' amministrazzjoni ħażina; billi jeħtieġ ukoll li jiġi stipulat li l-Ombudsman għandu jippreżenta rapport dettaljat lill-Parlament Ewropew fl-aħħar ta' kull sessjoni annwali;

billi l-Ombudsman u persunal tiegħu huma fid-dmir li jittrattaw b'kunfidenzjalità kull informazzjoni li jkunu kisbu fil-qadi ta' dmirijiethom; billi, iżda, l-Ombudsman huwa fid-dmir li jgħarraf lill-awtoritajiet kompetenti b'fatti li fl-opinjoni tiegħu jistgħu jkollhom x'jaqsmu mal-liġi kriminali u li jkun sar jaf bihom waqt xi inkjesta;

billi għandhom jiġu stabbiliti proċeduri li joffru l-possibiltà ta' koperazzjoni bejn l-Ombudsman u awtoritajiet li jwettqu l-istess irwol f'ċerti Stati Membri, bi qbil mal-liġijiet nazzjonali applikabbli;

billi hu l-Parlament Ewropew li għandu s-setgħa li jaħtar lill-Ombudsman fil-bidu tal-leġiżlatura u għall-bqija tagħha, li jagħżlu minn fost persuni li huma ċittadini ta' l-Unjoni u li jagħtu l-garanziji xierqa ta' indipendenza u ta' kompetenza;

billi għandhom jiġu stabbiliti l-kundizzjonijiet li fuq il-bażi tagħhom għandhom jintemmu d-dmirijiet ta' l-Ombudsman;

billi l-Ombudsman għandu jaqdi dmirijietu b'indipendenza assoluta u għandu jagħmel dikjarazzjoni solenni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej li se jagħmel dan meta jidħol fil-kariga tiegħu; billi għandhom jiġu stipulati kemm l-attivitajiet li huma inkompatibbli mal-kariga ta' l-Ombusman, kif ukoll ir-rimunerazzjoni, il-privileġġi u l-immunitajiet ta' l-Ombudsman;

billi għandhom jiġu stipulati dispożizzjonijiet dwar l-uffiċjali u l-impjegati tas-segretarjat li jassisti lill-Ombudsman u dwar il-baġit għas-segretarjat; billi s-sede ta' l-Ombudsman għandha tkun is-sede tal-Parlament Ewropew;

billi huwa l-Ombudsman li għandu s-setgħa li jadotta dispożizzjonijiet għall-implimentazzjoni ta' din id-Deċiżjoni; billi, ukoll, għandhom jiġu stipulati ċerti dispożizzjonijiet tranżitorji għall-ħatra ta' l-ewwel Ombudsman wara d-dħul fis-seħħ tat-Trattat ta' l-UE,

IDDEĊIEDA:

Artikolu 1

1.    Ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali għall-qadi tad-dmirijiet ta' l-Ombudsman huma stabbiliti b'din id-Deċiżjoni skond l-Artikolu 195(4) tat-Trattat li jwaqqaf il-Komunità Ewropea u l-Artikolu 107d(4) tat-Trattat li jwaqqaf il-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika.

2.    L-Ombudsman għandu jaqdi dmirijietu skond is-setgħat mogħtija mit-Trattati lill-istituzzjonijiet u l-entitjajiet Komunitarji.

3.    L-Ombudsman ma jistax jintervjeni fi proċeduri li jkunu għaddejin quddiem il-qrati u lanqas ma jista' jitfa' dubju fuq il-korrettezza ta' deċiżjoni ta' qorti.

Artikolu 2

1.    Fil-qafas tat-Trattati msemmija qabel, u skond il-kundizzjonijiet stabbiliti fihom, l-Ombudsman għandu jgħin sabiex jinkixfu każi ta' amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet ta' l-istituzzjonijiet u ta' l-entitajiet Komunitarji, ħlief fil-każ tal-Qorti tal-Ġustizzja u l-Qorti tal-Prim' Istanza fl-eżerċizzju tal-funzjoni ġudizzjarja tagħhom, u għandu jagħti rakkomandazzjonijiet bil-għan li dawn il-każi jitwaqqfu. Ma jista' jsir ebda lment lill-Ombusman dwar l-aġir ta' xi awtorità jew persuna oħra.

2.    Ċittadini ta' l-Unjoni jew persuni fiżiċi jew ġuridiċi li huma residenti fi Stat Membru ta' l-Unjoni jew li għandhom l-uffiċju reġistrat tagħhom fi Stat Membru ta' l-Unjoni jistgħu jippreżentaw lill-Ombudsman, b'mod dirett jew permezz ta' Membru tal-Parlament Ewropew, ilment dwar każ ta' amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet ta' l-istituzzjonijiet jew ta' l-entitajiet Komunitarji, ħlief fil-każ tal-Qorti tal-Ġustizzja u l-Qorti tal-Prim' Istanza fl-eżerċizzju tal-funzjoni ġudizzjarja tagħhom. Malli jirċievi lment, l-Ombudsman għandu jgħarraf lill-istituzzjoni jew lill-entità kkonċernata.

3.    L-ilment għandu juri b'mod ċar min ikun qed jagħmel l-ilment u l-kuntenut tiegħu; il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment tista' titlob li l-ilment jibqa' kunfidenzjali.

4.    Ilment għandu jiġi ppreżentat fi żmien sentejn mid-data meta l-persuna li tippreżenta l-ilment tkun saret taf bil-fatti li fuqhom hu bbażat. Qabel dan, għandhom jittieħdu l-passi amministrattivi xierqa fir-rigward ta' l-istituzzjoni jew l-entità kkonċernata.

5.    L-Ombudsman jista' jagħti parir lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment biex l-ilment tindirizzah lil awtorità oħra.

6.    L-ilmenti ppreżentati lill-Ombudsman ma jaffettwawx limiti ta' żmien sabiex jiġu ppreżentati appelli fi proċeduri amministrattivi jew legali.

7.    Meta l-Ombudsman, minħabba li jkunu għaddejin jew li jkunu ġew konklużi proċeduri legali li jirrigrawdaw il-fatti ppreżentati, ikollu jiddikjara li lment hu inammissibbli jew li ma jkunx jista' jkompli jikkunsidrah, ir-riżultati ta' kwalunkwe inkjesta li jkun għamel sa dak iż-żmien għandhom jiġu arkivjati.

8.    Ma jista' jiġi ppreżentat l-ebda ilment lill-Ombudsman li jirrigwarda relazzjonijiet ta' xogħol bejn l-istituzzjonijiet u korpi Komunitarji u uffiċjali jew impjegati oħra tagħhom ħlief fil-każ li l-persuna kkonċernata tkun eżawriet il-possibiltajiet kollha għall-preżentazzjoni ta' talbiet u lmenti amministrattivi interni b'mod partikulari l-proċeduri imsemmija fl-Artikolu 90 (1) u (2) tar-Regolamenti tal-Persunal, u biss wara li jkun skada ż-żmien għar-risposta mill-awtorità kkonċernata.

9.    L-Ombudsman għandu, mill-aktar fis, jgħarraf lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment bl-azzjoni li jkun ħa f'dak ir-rigward.

Artikolu 3

1.    L-Ombudsman għandu, fuq inizjattiva tiegħu jew wara li jkun ġie ppreżentat ilment, jagħmel l-investigazzjonijiet kollha li, fil-fehma tiegħu, ikun hemm bżonn li jsiru sabiex jiġi ċċarat kwalunkwe suspett ta' amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet ta' l-istituzzjonijiet u korpi Komunitarji. Għandu jgħarraf lill-istituzzjoni jew lill-entità kkonċernata dwar l-azzjoni meħuda, u l-istituzzjoni jew l-entità tista' tippreżenta kwalunkwe kumment li jista' jkun utli għalih.

2.    L-istituzzjonijiet u l-entitajiet Komunitarji huma obbligati li jipprovdu lill-Ombudsman bi kwalunkwe tagħrif mitlub minnu u jagħtuh l-aċċess għall-fajls konċernati. L-aċċess għal tagħrif jew dokumenti kklassifikati, l-aktar għal dokumenti sensittivi skond it-tifsira ta' l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/20011, għandu jkun suġġett għall-konformità mar-regoli dwar is-sigurtà ta' l-istituzzjoni jew l-entità Komunitarji kkonċernati;

L-istituzzjonijiet jew l-entitajiet li jipprovdu tagħrif jew dokumenti kklassifikati kif imsemmi fis-subparagrafu ta' qabel dan għandhom jinfurmaw lill-Ombudsman b'din il-klassifikazzjoni.

Biex ikun hemm l-implimentazzjoni tar-regoli previsti fl-ewwel subparagrafu, għandu jkun hemm qbil minn qabel bejn l-Ombudsman u l-istituzzjoni jew l-entità kkonċernati dwar il-kundizzjonijiet għat-trattament ta' tagħrif jew dokumenti kklassifikati u tagħrif ieħor kopert mill-obbligu tas-segretezza professjonali.

L-istituzzjonijiet jew l-entitajiet ikkonċernati għandhom jagħtu aċċess għal dokumenti li oriġinaw fi Stat Membru u ġew klassifikati bħala sigrieti permezz ta' liġi jew regolament biss fejn dak l-Istat Membru ikun ta l-kunsens tiegħu minn qabel.

Huma għandhom jagħtu aċċess għal dokumenti oħra li joriġinaw fl-Istati Membri wara li jkunu nfurmaw lill-Istat Membru kkonċernat.

Fiż-żewġ każijiet, f'konformità l-Artikolu 4, l-Ombudsman ma jistax jiżvela l-kontenut ta' dawn id-dokumenti.

Uffiċjali u impjegati oħra ta' l-istituzzjonijiet u l-entitajiet Komunitarji għandhom jixhdu fuq talba ta' l-Ombudsman; huma għandhom jibqgħu marbuta bir-regoli rilevanti tar-Regolamenti ta' l-Istaff, b'mod partikolari d-dmir tagħhom ta' segretezza professjonali.

3.    L-awtoritajiet ta' l-Istati Membri għandhom id-dmir li jagħtu lill-Ombudsman, fuq talba tiegħu, permezz tar-Rappreżentanzi Permanenti ta' l-Istati Membri għall-Komunitajiet Ewropej, kwalunkwe informazzjoni li tista' titfa' dawl fuq każi ta' amministrazzjoni ħażina ta' l-istituzzjonijiet jew l-entitajiet Komunitarji, ħlief fejn din l-informazzjoni tkun koperta minn liġijiet jew regolamenti dwar is-segretezza jew minn dispożizzjonijiet li jipprojbixxu t-tixrid tagħha. Iżda, f'każ ta' dispożizzjonijiet li jipprojbixxu t-tixrid ta' l-informazzjoni, l-Istat Membru kkonċernat jista' jagħti lill-Ombudsman aċċess għal din l-informazzjoni bil-kundizzjoni li ma jikxifhiex.

4.    Jekk l-Ombudsman ma jingħatax l-għajnuna mitluba, għandu jgħarraf b'dan lill-Parlament Ewropew, li għandu jieħu l-passi xierqa.

5.    Sa fejn hu possibbli, l-Ombudsman għandu jfittex, flimkien ma' l-istituzzjoni jew il-korp kkonċernati, soluzzjoni sabiex jitwaqqaf l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u jkun sodisfatt min ippreżenta l-ilment.

6.    Jekk l-Ombusdman isib li kien hemm każ ta' amministrazzjoni ħażina, għandu jgħarraf lill-istituzzjoni jew lill-korp kkonċernati, u fejn hemm bżonn għandu jħejji abbozzi ta' rakkomandazzjonijet. L-istituzzjoni jew l-entità li tingħata dan it-tagħrif għandha tibgħat opinjoni dettaljata lill-Ombudsman fi żmien tliet xhur.

7.    Imbagħad l-Ombudsman għandu jibgħat rapport lill-Parlament Ewropew u lill-istituzzjoni jew lill-korp kkonċernati. Jista' jagħmel rakkomandazzjonijiet fir-rapport tiegħu. L-Ombudsman għandu jgħarraf lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment bir-riżultati ta' l-inkjesta, u bl-opinjoni mogħtija mill-istituzzjoni jew mill-entità kkonċernata u bi kwalunkwe rakkomandazzjoni li għamel hu stess.

8.    Fi tmiem kull sessjoni annwali l-Ombudsman għandu jippreżenta rapport dwar ir-riżultati ta' l-inkjesti tiegħu lill-Parlament Ewropew.

Artikolu 4

1.    L-Ombudsman u l-istaff tiegħu, li għalihom japplikaw l-Artikolu 287 tat-Trattat li jistabbilixxi il-Komunitajiet Ewropej u l-Artikolu 194 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika, għandhom ikunu marbuta li ma jiżvelawx tagħrif jew dokumenti li jiksbu waqt il-qadi ta' dmirijiethom. Huma għandhom, b'mod partikolari, jkunu obligati li ma jgħaddu l-ebda tagħrif jew dokumenti kklassifikati pprovduti lill-Ombudsman, b'mod partikulari dokumenti sensittivi skond it-tifsira ta' l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, jew dokumenti li jaqgħu fl-ambitu tal-leġiżlazzjoni tal-Komunità rigward il-ħarsien tad-data personali, kif ukoll kull tagħrif li jista' jippreġudika lill-persuna li rreġistrat l-ilment jew kwalunkwe persuna oħra involuta, mingħajr preġudizzju għall-paragrafu 2.

2.    Jekk, waqt xi inkjesti, jiskopri fatti li jaħseb li jistgħu ikollhom x'jaqsmu mal-liġi kriminali, l-Ombudsman għandu minnufih javża lill-awtoritajiet nazzjonali kompetenti permezz tar-Rappreżentazzjonijiet Permanenti ta' l-Istati Membri għall-Komunitajiet Ewropej u, sa fejn il-każ ikun jaqa' taħt is-setgħat tagħhom, lill-istituzzjoni, entità jew servizz kompetenti tal-Komunità inkarigati li jiġġieledu l-frodi; jekk ikun il-każ, l-Ombudsman għandu javża ukoll lill-istituzzjoni jew entità Komunitarji li jkollhom awtorità fuq l-uffiċjal jew impjegat ikkonċernat, li jistgħu japplikaw it-tieni paragrafu ta' l-Artikolu 18 tal-Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Komunitajiet Ewropej. L-Ombudsman jista' wkoll jgħarraf lill-istituzzjoni jew korp Komunitarju kkonċernati bil-fatti li jirrigwardaw l-imġiba ta' membru ta' l-istaff tagħhom minn aspett dixxiplinarju.

Artikolu 4 a

L-Ombudsman u l-istaff tiegħu għandhom jieħdu ħsieb tat-talbiet għall-aċċess mill-pubbliku għad-dokumenti, ħlief dawk imsemmija fl-Artikolu 4(1), skond il-kundizzjonijiet u l-limiti stipulati fir-Regolament (KE) Nru 1049/2001.

Artikolu 5

1.    Sa fejn dan jista' jgħin biex jagħmel l-inkjesti iktar effiċjenti u biex ikunu salvagwardati aħjar id-drittijiet u l-interessi ta' persuni li rreġistraw ilmenti lilu, l-Ombudsman jista' jikkopera ma' awtoritajiet ta' l-istess xorta f'ċerti Stati Membri kemm-il darba jkun konformi mal-liġi nazzjonali applikabbli. L-Ombudsman ma jistax għalhekk jitlob li jara dokumenti li ma kienx ikollu aċċess għalihom skond l-Artikolu 3.

2.    Fl-ambitu tal-funzjonijiet tiegħu kif stipulati fl-Artikolu 195 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea u l-Artikolu 107 d tat-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika u filwaqt li jevita kwalunkwe titnija ta' l-attivitajiet ta’ l-istituzzjonijiet u l-entitajiet l-oħra, l-Ombudsman jista', taħt l-istess kundizzjonijiet, jikkopera ma' l-istituzzjonijiet u l-entitajiet ta’ l-Istati Membri responsabbli għall-promozzjoni u għall-ħarsien tad-drittijiet fundamentali.

Artikolu 6

1.    L-Ombudsman għandu jinħatar mill-Parlament Ewropew wara kull elezzjoni tal-Parlament, għall-bqija tal-leġiżlatura. Il-ħatra tiegħu tista' tiġġedded.

2.    L-Ombudsman għandu jintgħażel minn fost persuni li huma ċittadini ta' l-Unjoni, li jgawdu d-drittijiet ċivili u politiċi kollha, li jagħtu kull garanzija ta' indipendenza, u li jissodisfaw il-kundizzjonijiet għall-eżerċizzju ta' l-ogħla funzjoni ġudizzjarja f'pajjiżhom jew li jkunu magħrufa bħala persuni li għandhom il-kompetenza u l-esperjenza sabiex jaqdu d-dmirijiet ta' Ombudsman.

Artikolu 7

1.    L-Ombudsman għandu jieqaf milli jeżerċita l-funzjoni tiegħu fi tmiem iż-żmien tal-ħatra jew mar-riżenja jew it-tkeċċija tiegħu.

2.    Ħlief f'każ ta' tkeċċija, l-Ombudsman għandu jkompli fil-kariga sakemm jinħatar is-suċċessur tiegħu.

3.    F'każ ta' tmiem antiċipat tal-funzjonijiet ta' l-Ombudman, għandu jiġi maħtur suċċessur għall-bqija tal-leġiżlatura fi żmien tliet xhur minn meta l-kariga ssir vakanti.

Artikolu 8

Ombudsman li ma jibqax jissodisfa l-kundizzjonijiet meħtieġa għall-qadi tad-dmirijiet tiegħu jew li jkun ħati ta' mġieba ħażina serja jista' jitkeċċa mill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej fuq talba tal-Parlament Ewropew.

Artikolu 9

1.    L-Ombudsman għandu jaqdi d-dmirijiet tiegħu b'indipendenza assoluta, fl-interess ġenerali tal-Komunitajiet u taċ-ċittadini ta' l-Unjoni. Fil-qadi tad-dmirijiet tiegħu, la għandu jfittex u lanqas ma għandu jaċċetta istruzzjonijiet minn kwalunkwe gvern jew entità oħra. M'għandu jagħmel l-ebda att li jkun inkompatibbli man-natura tad-dmirijiet tiegħu.

2.    Meta jidħol fil-kariga tiegħu, l-Ombudsman għandu jagħmel dikjarazzjoni solenni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej fejn iwiegħed li se jaqdi d-dmirijiet tiegħu b'indipendenza u b'imparzjalità assoluta u li tul, u wara li jagħlaq, iż-żmien tal-kariga tiegħu hu se jirrispetta d-dmirijiet marbutin mal-kariga tiegħu, b'mod partikulari d-dmir li jaġixxi b'integrità u b'diskrezzjoni meta jiġi biex jaċċetta ċerti karigi jew benefiċċji wara li tkun intemmet il-kariga tiegħu.

Artikolu 10

1.    Tul iż-żmien tal-kariga tiegħu, l-Ombudsman ma jista' jeżerċita l-ebda funzjoni politika jew amministrattiva, jew kwalunkwe kariga oħra, kemm bi ħlas kif ukoll jekk bla ħlas.

2.    Għal dak li għandu x'jaqsam ma' rimunerazzjoni, allowances u pensjoni, l-Ombudsman għandu jitqies li hu fl-istess pożizzjoni ta' mħallef tal-Qotri tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej.

3.    L-Artikoli 12 sa 15 u l-Artikolu 18 tal-Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Komunitajiet Ewropej għandhom japplikaw għall-Ombudsman u għall-uffiċjali u l-impjegati tas-segretarjat tiegħu.

Artikolu 11

1.    L-Ombudsman għandu jiġi assistit minn segretarjat. Il-prinċipal tas-segretarjat jinħatar mill-Ombudsman.

2.    Ir-regoli u r-regolamenti li japplikaw għall-uffiċjali u l-impjegati l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej għandhom japplikaw ukoll għall-uffiċjali u l-impjegati tas-segretarjat ta' l-Ombudsman. In-numru tagħhom għandu jiġi ffissat kull sena bħala parti mill-proċess baġitarju.

3.    L-uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej u ta' l-Istati Membri li jingħataw kariga fis-segretarjat ta' l-Ombudsman għandhom jiġu sekondati fl-interess tas-servizz b'garanzija li jerġgħu jingħataw il-kariga tagħhom b'mod awtomatiku fl-istituzzjoni fejn kienu jaħdmu qabel.

4.    Għall-kwistjonijiet li jirrigwardaw l-istaff tiegħu, l-Ombudsman għandu jitqies li hu fl-istess pożizzjoni ta' l-istituzzjonijiet fis-sens ta' l-Artikolu 1 tar-Regolament ta' l-Istaff ta' l-Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.

Artikolu 12  : Imħassar

Artikolu 13

Is-sede ta' l-Ombudsman għandha tkun is-sede tal-Parlament Ewropew.

Artikolu 14

L-Ombudsman għandu jadotta dispożizzjonijiet għall-implimentazzjoni ta' din id-Deċiżjoni.

Artikolu 15

L-ewwel Ombudsman li jinħatar wara d-dħul fis-seħħ tat-Trattat UE għandu jinħatar għall-bqija tal-leġiżlatura.

Artikolu 16  : Imħassar

Artikolu 17

Din id-Deċiżjoni għandha tiġi ppublikata fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej. Għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-pubblikazzjoni tagħha.

B.    Deċiżjoni li permezz tagħha l-Ombudsman Ewropew adotta dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni (3)

Artikolu 1  : Definizzjonijiet

F'dawn id-dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni,

(a)    "istituzzjoni kkonċernata" tfisser l-istituzzjoni jew l-entità Komunitarja li hija s-suġġett ta' lment jew ta' inkjesta li tinfetaħ fuq inizjattiva ta' l-Ombudsman,

(b)    "l-istatut" tfisser ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali għall-qadi tad-dmirijiet ta' l-Ombudsman.

Artikolu 2  : Wasla ta' lmenti

2.1    Malli jaslu, l-ilmenti jiġu kklassifikati, reġistrati u nnumerati.

2.2    Tintbagħat irċevuta li tindika n-numru ta' reġistrazzjoni ta' l-ilment u l-isem ta' l-uffiċjal legali li jkun qed jieħu ħsieb il-każ lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment.

2.3    Petizzjoni li tkun intbagħtet lill-Ombudsman mill-Parlament Ewropew bil-kunsens tal-persuna li tkun għamlet il-petizzjoni titqies bħala lment.

2.4    Fejn xieraq, u bil-kunsens tal-persuna li tkun ippreżentat l-ilment, l-Ombudsman jista' jibgħat ilment lill-Parlament Ewropew sabiex jitqies bħala petizzjoni.

2.5    Fejn xieraq, u bil-kunsens tal-persuna li tkun ippreżentat l-ilment, l-Ombudsman jista' jibgħat ilment lil awtorità kompetenti oħra.

Artikolu 3  : L-ammissibiltà ta' lmenti

3.1    Fuq il-bażi tal-kriterji stipulati fit-Trattat u fl-Istatut, l-Ombudsman jiddeċiedi jekk ilment jaqax fil-limitu tal-mandat tiegħu u, jekk iva, jekk ikunx ammissibbli; qabel ma jiddeċiedi, jista' jitlob lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment sabiex tagħti aktar informazzjoni jew tippreżenta aktar dokumenti.

3.2    Jekk ilment ma jkunx fil-limiti tal-mandat tiegħu, jew jekk ikun inammissibbli, l-Ombudsman jagħlaq il-fajl dwar l-ilment. Jinforma lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment bid-deċiżjoni tiegħu u bir-raġunijiet għala ddeċieda hekk. L-Ombudsman jista' jagħti parir lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment biex tindirizzah lil awtorità oħra.

Artikolu 4  : Inkjesti fir-rigward ta' lmenti ammissibbli

4.1    L-Ombudsman jiddeċiedi jekk ikunux jeżistu raġunijiet biżżejjed li jiġġustifikaw li tinfetaħ inkjesta fir-rigward ta' lment ammissibbli.

4.2    Jekk ma jkunx tal-fehma li jeżistu raġunijiet biżżejjed li jiġġustifikaw inkjesta, l-Ombudsman jarkivja l-fajl dwar l-ilment u jgħarraf lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment b'dan.

4.3    Jekk l-Ombudsman ikun tal-fehma li jeżistu raġunijiet biżżejjed biex jiġġustifikaw inkjesta, għandu jgħarraf lill-persuna li tippreżenta l-ilment u lill-istituzzjoni kkonċeranta. Għandu jibgħat kopja ta' l-ilment lill-istituzzjoni kkonċernata u jistidinha sabiex tippreżenta opinjoni fi żmien stabbilit, li normalment ma jkunx ta' aktar minn tliet xhur. L-istedina lill-istituzzjoni kkonċernata tista' tispeċifika aspetti partikulari ta' l-ilment, jew kwistjonijiet speċifiċi, li għandhom jiġu diskussi fl-opinjoni.

4.4    L-Ombudsman jibgħat l-opinjoni ta' l-istituzzjoni kkonċernata lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment. Il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment tista' tibgħat il-kummenti tagħha lill-Ombudsman, fi żmien stabbilit li normalment ma jkunx ta' aktar minn xahar.

4.5    Wara li jkun ikkunsidra l-opinjoni u kwalunkwe kumment li tkun għamlet il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment, l-Ombudsman jista' jew jiddeċiedi li jagħlaq il-każ b'deċiżjoni mmotivata jew li jkompli bl-indaġni tiegħu. Għandu jgħarraf lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment u lill-istituzzjoni kkonċernata.

Artikolu 5  : Setgħat ta' investigazzjoni

5.1    Bla ħsara għall-kundizzjonijiet stipulati fl-Istatut, l-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjonijiet jew lill-entitajiet Komunitarji u lill-awtoritajiet ta' l-Istati Membri sabiex jagħtuh, fi żmien raġjonevoli, informazzjoni jew dokumenti biex jintużaw fl-inkjesta.

5.2    L-Ombudsman jista' jeżamina l-fajl ta' l-istituzzjoni Komunitarja kkonċernata sabiex jivverifika l-eżattezza u s-sħuħija tat-tweġibiet tagħha. L-Ombudsman jista' jikkopja l-fajl sħiħ jew dokumenti partikulari li jinsabu fil-fajl. L-Ombudsman għandu jgħarraf lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment li l-fajl ikun ġie eżaminat.

5.3    L-Ombudsman jista' jitlob lil uffiċjali jew impjegati oħra ta' l-istituzzjonijiet jew l-entitajiet Komunitarji sabiex jagħtu x-xiehda tagħhom skond il-kundizzjonijiet stipulati fl-Istatut.

5.4    L-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjonijiet jew lill-entitajiet Komunitarji sabiex jagħmlu arranġamenti biex ikun jista' jagħmel l-inkjesti tiegħu fuq il-post.

5.5    L-Ombudsman jista' jikkummissjona studji jew rapporti mħejjija minn esperti, jekk fil-fehma tiegħu dawn ikunu meħtieġa għas-suċċess ta' l-inkjesta.

Artikolu 6  : Soluzzjonijiet bonarji

6.1    Jekk isib li kien hemm każ ta' amministrazzjoni ħażina, l-Ombudsman jikkopera, sa fejn jista', ma' l-istituzzjoni kkonċernata sabiex tinstab soluzzjoni bonarja biex jiġi eliminat il-każ ta' amministrazzjoni ħażina u tkun sodisfatta l-persuna li tkun ippreżentat l-ilment.

6.2    Jekk l-Ombusman jidhirlu li din il-koperazzjoni tkun irnexxiet, jista' jagħlaq il-każ billi jagħti deċiżjoni mmotivata. Għandu jgħarraf lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment u lill-istituzzjoni kkonċernata bid-deċiżjoni.

6.3    Jekk fil-fehma ta' l-Ombudsman, ma jkunx possibbli li tinstab soluzzjoni bonarja, jew jekk l-isforz biex tinstab soluzzjoni bonarja jkun falla, l-Ombudsman jista' jew jagħlaq il-każ u jagħti deċiżjoni mmotivata li tista' tinkludi kumment ta' kritika, jew inkella jħejji rapport li fih jagħmel abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet.

Artikolu 7  : Kummenti ta' kritika

7.1    L-Ombudsman jagħmel kumment ta' kritika jekk iħoss:

(a)    li ma jkunx aktar possibbli għall-istituzzjoni kkonċernata li telimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u

(b)    li l-każ ta' amministrazzjoni ħażina ma jkollu l-edba implikazzjoni ġenerali.

7.2    Meta l-Ombudsman jagħlaq il-każ b'kumment ta' kritika, għandu jgħarraf b'dan lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment.

Artikolu 8  : Rapporti u rakkomandazzjonijiet

8.1    L-Ombudsman jikteb rapport li fih jagħmel abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-istituzzjoni kkonċernata jekk iħoss li jew

(a)    ikun possibbli għall-istituzzjoni kkonċernata li telimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina, jew

(b)    il-każ ta' amministrazzjoni ħażina jkollu implikazzjonijiet ġenerali.

8.2    L-Ombudsman jibgħat kopja tar-rapport u ta' l-abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet tiegħu lill-istituzzjoni kkonċernata u lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment.

8.3    L-istituzzjoni kkonċernata tibgħat opinjoni dettaljata lill-Ombudsman fi żmien tliet xhur. L-opinjoni dettaljata tista' tikkonsisti f'aċċettazzjoni tad-deċiżjoni ta' l-Ombudsman u f'deskrizzjoni tal-miżuri li jkunu ttieħdu sabiex jiġi implimentat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni.

8.4    Jekk fil-fehma ta' l-Ombudsman l-opinjoni dettaljata ma tkunx sodisfaċenti, jista' jħejji rapport speċjali lill-Parlament Ewropew fir-rigward tal-każ ta' amministrazzjoni ħażina. Ir-rapport jista' jinkludi rakkomandazzjonijiet. L-Ombudsman jibgħat kopja tar-rapport lill-istituzzjoni kkonċernata u lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment.

Artikolu 9  : Inkjesti li jinfetħu fuq inizjattiva ta' l-Ombudsman stess

9.1    L-Ombudsman jista' jiddeċiedi li jiftaħ inkjesti fuq inizjattiva tiegħu stess.

9.2    Is-setgħat ta' investigazzjoni li jgawdi l-Ombudsman waqt li jkun qed jagħmel inkjesta fuq inizjattiva tiegħu stess huma l-istess bħal dawk li jgawdi f'inkjesta li tinfetaħ wara li jkun ġie ppreżentat ilment.

9.3    Il-proċeduri li jiġu segwiti f'inkjesti li jinfetħu wara li jkun ġie ppreżentat ilment japplikaw ukoll, b'mod analoġiku, għal inkjesti li jinfetħu fuq inizjattiva ta' l-Ombudsman.

Artikolu 10  : Proċedura

10.1    L-Ombudsman jikklassifika lment bħala wieħed kunfidenzjali, jekk ikun mitlub biex jagħmel hekk mill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment. Jekk ikun tal-fehma li jeħtieġ li jiġu mħarsa l-interessi tal-persuna li tkun ippreżentat l-ilment jew ta' terza persuna, l-Ombudsman stess jista' jiddeċiedi li jikklassifika lment bħala wieħed kunfidenzjali.

10.2    Jekk ikun tal-fehma li jkun xieraq li jsir hekk, l-Ombudsman jista' jieħu passi sabiex jiġi żgurat li l-ilment jitqies bħala wieħed prijoritarju.

10.3    Jekk jinfetħu proċeduri legali fir-rigward ta' kwistjonijiet li jkun qed jiġu investigati mill-Ombudsman, l-Ombudsman jagħlaq il-każ. Ir-riżultati ta' kwalunkwe inkjesta li tkun saret sa dak iż-żmien jiġu arkivjati mingħajr ma tittieħed azzjoni ulterjuri.

10.4    L-Ombudsman jgħarraf lill-awtoritajiet nazzjonali kompetenti u, jekk hemm bżonn, lil istituzzjoni jew entità Komunitarja, bi kwalunkwe kwistjoni ta' liġi kriminali li hu jista' jkun sar jaf biha waqt inkjesta. L-Ombudsman jista' jgħarraf ukoll lil xi istituzzjoni jew entità Komunitarja b'fatti li, fil-fehma tiegħu, jistgħu jiġġustifikaw proċeduri dixxiplinarji.

Artikolu 11  : Rapporti lill-Parlament Ewropew

11.1    L-Ombudsman jibgħat lill-Parlament Ewropew rapport annwali dwar l-attivitajiet tiegħu b'mod ġenerali, inklużi r-riżultati ta' l-inkjesti tiegħu.

11.2    Minbarra rapporti speċjali mħejjija skond kif stipulat fl-Artikolu 8.4 ta' din id-deċiżjoni, l-Ombudsman jista' jippreżenta lill-Parlament rapporti speċjali oħra li fil-fehma tiegħu jkunu meħtieġa sabiex hu jaqdi d-dmirijiet tiegħu skond it-Trattati u l-Istatut.

11.3    Ir-rapporti annwali u speċjali ta' l-Ombudsman jistgħu jinkludu r-rakkomandazzjonijiet li jidhirlu li jkun xieraq li jagħmel sabiex jaqdi d-dmirijiet tiegħu skond it-Trattati u l-Istatut.

Artikolu 12  : Koperazzjoni ma' ombudsmen u korpi simili fl-Istati Membri

L-Ombudsman jista' jaħdem flimkien ma' ombudsmen u entitajiet simili fl-Istati Membri bil-għan li tiżdied l-effikaċja kemm ta' l-inkjesti tiegħu kif ukoll ta' l-inkjesti li jsiru minn ombudsmen u entitajiet simili fl-Istati Membri u bil-għan li jkun hemm dispożizzjonijiet aktar effettivi għall-ħarsien tad-drittijiet u l-interessi taċ-ċittadini fil-liġi ta' l-Unjoni Ewropea u tal-Komunità Ewropea.

Artikolu 13  : Id-dritt tal-persuna li tkun ippreżentat l-ilment li tara l-fajl

13.1    Il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment għandha d-dritt li tara l-fajl ta' l-Ombudsman dwar l-ilment taghħa, bla ħsara għal dak li jingħad fl-Artikolu 13.3 ta' din id-deċiżjoni.

13.2    Il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment tista' teżerċita d-dritt li tara l-fajl fuq il-post. Tista' titlob lill-Ombudsman biex jipprovdilha kopja tal-fajl sħiħ, jew ta' dokumenti partikulari fil-fajl.

13.3    Meta l-Ombudsman jeżamina l-fajl ta' l-istituzzjoni kkonċernata jew jeżamina xhud skond l-Artikoli 5.2 u 5.3 ta' din id-deċiżjoni, il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment m'għandux ikollha aċċess għal dokumenti kunfidenzjali jew għal informazzjoni kunfidenzjali miksuba permezz ta' l-eżami tal-fajl jew tax-xhud.

Artikolu 14  : Aċċess pubbliku għad-dokumenti miżmuma mill-Ombudsman

14.1    Il-pubbliku għandu jingħata aċċess għad-dokumenti miżmuma mill-Ombudsman li ma jkunux ġew ippubblikati, taħt l-istess kundizzjonijiet u skond l-istess limiti li huma stipulati fir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 (4) dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni u fl-Artikolu 14.2 ta' din id-deċiżjoni.

14.2    Meta l-Ombudsman jeżamina l-fajl ta' l-istituzzjoni kkonċernata jew meta jeżamina xhud skond l-Artikoli 5.2 u 5.3 ta' din id-deċiżjoni, il-pubbliku ma jkollux aċċess għal dokumenti kunfidenzjali jew għal informazzjoni kunfidenzjali miksuba permezz ta' l-eżami tal-fajl jew tax-xhud.

14.3    It-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti għandhom isiru bil-miktub (ittra, faks jew e-mail) u b'mod preċiż biżżejjed sabiex d-dokument ikun jista' jiġi identifikat.

14.4    It-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti li ġejjin għandhom jintlaqgħu awtomatikament, ħlief fir-rigward ta' lmenti li jkunu ġew klassifikati bħala kunfidenzjali skond l-Artikolu 10.1 ta' din id-deċiżjoni:

(a)    ir-reġistru ġenerali ta' l-ilmenti;

(b)    ilmenti u dokumenti li jkunu ġew mehmuża mill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment;

(c)    opinjonijiet u opinjonijiet dettaljati ta' l-istituzzjonijiet ikkonċernati u kummenti dwarhom magħmula mill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment;

(d)    id-deċiżjonijiet ta' l-Ombudsman li jagħlqu l-każ;

(e)    rapporti u abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet magħmulin skond l-Artikolu 8 ta' din id-Deċiżjoni.

14.5    L-aċċess jingħata fuq il-post jew billi tingħata kopja. L-Ombudsman jista' jimponi tariffi raġonevoli għall-għoti tal-kopji. Il-metodu ta' kif jiġu kkalkulati t-tariffi jkun spjegat.

14.6    L-aċċess għad-dokumenti msemmija fl-Artikolu 14.1 ta' din id-deċiżjoni jingħata mill-ewwel. Deċiżjonijiet dwar talbiet għall-aċċess pubbliku għal dokumenti oħra jittieħdu fi żmien 15-il jum tax-xogħol mid-data tal-wasla tagħhom.

14.7    Jekk talba għall-aċċess għal dokument tiġi rifjutata għal kollox, jew tiġi rifjutata parti minnha, jingħataw raġunijiet għala t-talba ma ntlaqgħetx.

Artikolu 15  : Lingwi

15.1    Ilment jista' jiġi ppreżentat lill-Ombudsman b'waħda mil-lingwi tat-Trattat. L-Ombudsman ma jkunx obbligat jeżamina lmenti ppreżentati b'lingwi oħra.

15.2    Il-lingwa proċedurali ta' l-Ombudsman tkun waħda mil-lingwi tat-Trattat; f'każ ta' lment, il-lingwa li biha jkun inkiteb.

15.3    L-Ombudsman jiddeċiedi liema dokumenti għandhom jinkitbu bil-lingwa proċedurali.

15.4    Il-korrispondenza ma' l-awtoritajiet ta' l-Istati Membri ssir bil-lingwa uffiċjali ta' l-istat ikkonċernat.

15.5    Ir-rapport annwali, ir-rapporti speċjali u, fejn ikun possibbli, dokumenti oħra ppublikati mill-Ombudsman jiġu ppubblikati bil-lingwi uffiċjali kollha.

Artikolu 16  : Pubblikazzjoni ta' rapporti

16.1    L-Ombudsman Ewropew għandu jippubblika fil-Ġurnal Uffiċjali avviżi dwar l-adozzjoni ta' rapporti annwali u speċjali. B'dan il-mod, il-mezzi li permezz tagħhom dawk kollha interessati jkunu jistgħu jkollhom aċċess għat-test sħiħ tad-dokumenti jsiru pubbliċi.

16.2    Kull rapport jew sommarju tad-deċiżjonijeit ta' l-Ombudsman dwar ilmenti kunfidenzjali jiġi ppubblikat b'mod li l-persuna li tkun ippreżentat l-ilment ma tkunx tista' tiġi identifikata.

Artikolu 17  : Dħul fis-seħħ

17.1    Id-dispożizzjonijiet għall-implimentazzjoni adottati fis-16 ta' Ottubru 1997 huma mħassra.

17.2    Din id-deċiżjoni tidħol fis-seħħ fl-1 ta' Jannar 2003.

17.3    3 Il-President tal-Parlament Ewropew għandu jiġi infurmat dwar l-adozzjoni ta' din id-deċiżjoni. Għandu jiġi ppubblikat ukoll avviż fil-Ġurnal Uffiċjali.