A.    Examen des documents confidentiels transmis au Parlement

Procédure à appliquer pour l'examen des documents confidentiels transmis au Parlement européen (1)

1.    On entend par documents confidentiels les documents et les informations dont l'accès peut être refusé au public en vertu de l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil et qui incluent les documents sensibles tels que définis à l'article 9 dudit règlement.

En cas de doute émis par l'une des institutions quant au caractère confidentiel des documents reçus par le Parlement, la question est soumise à la commission interinstitutionnelle, créée sur la base de l'article 15, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001.

Lorsque les documents confidentiels sont transmis au Parlement sous réserve de les traiter confidentiellement, le président de la commission compétente du Parlement applique d'office la procédure confidentielle telle qu'elle est prévue au point 3 ci-après.

2.    Toute commission du Parlement européen est habilitée, sur demande écrite ou orale de l'un de ses membres, à faire appliquer la procédure confidentielle à une information ou un document qu'il désigne. Une majorité des deux tiers des membres présents est requise pour décider d'appliquer la procédure confidentielle.

3.    Lorsque le président de la commission a déclaré la procédure confidentielle, seuls peuvent encore assister au débat les membres de la commission, ainsi que les fonctionnaires et les experts, préalablement désignés par le président, dont la présence est strictement nécessaire.

Les documents, numérotés, sont distribués au début de la réunion et recueillis à la fin de celle-ci. Aucune note, a fortiori aucune photocopie, ne peut être prise.

Le procès-verbal de la réunion ne mentionne aucun détail de l'examen du point qui a été traité selon la procédure confidentielle. Seule la décision, si décision il y a, pourra figurer au procès-verbal.

4.    L'examen des cas de violation du secret peut être demandé par trois membres de la commission qui a ouvert la procédure et être inscrit à l'ordre du jour. La majorité des membres de la commission peut décider que l'examen de la violation du secret figurera à l'ordre du jour de la première réunion suivant le dépôt de cette demande devant le président de la commission.

5.    Sanctions: en cas d'infraction, le président de la commission agit conformément à l'article 11, paragraphe 2, ainsi qu'aux articles 165, 166 et 167.

B.    Accord interinstitutionnel sur l’accès du Parlement à des informations sensibles dans le domaine de la politique de sécurité et de défense

Accord interinstitutionnel du 20 novembre 2002 entre le Parlement européen et le Conseil concernant l'accès du Parlement européen à des informations sensibles du Conseil dans le domaine de la politique de sécurité et de défense (2)

LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LE CONSEIL,

considérant ce qui suit:

(1)     L'article 21 du traité sur l'Union européenne prévoit que la présidence du Conseil consulte le Parlement européen sur les principaux aspects et les choix fondamentaux de la politique étrangère et de sécurité commune et veille à ce que les vues du Parlement européen soient dûment prises en considération. Le même article prévoit que le Parlement européen est tenu régulièrement informé par la présidence du Conseil et la Commission de l'évolution de la politique étrangère et de sécurité commune. Il convient de mettre en place un dispositif garantissant la mise en œuvre de ces principes dans ce domaine.

(2)     Compte tenu de la nature spécifique et du contenu particulièrement sensible de certaines informations hautement confidentielles dans le domaine de la politique de sécurité et de défense, il y a lieu d'établir un régime spécial pour le traitement des documents qui les contiennent.

(3)     Conformément à l'article 9, paragraphe 7, du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (3), le Conseil est tenu d'informer le Parlement européen au sujet des documents sensibles tels qu'ils sont définis à l'article 9, paragraphe 1, dudit règlement, selon les dispositions convenues entre les institutions.

(4)     Dans la plupart des États membres, il existe des mécanismes spécifiques pour la transmission et le traitement d'informations classifiées entre les gouvernements et les parlements nationaux. Le présent accord interinstitutionnel devrait assurer au Parlement européen un traitement s'inspirant des meilleures pratiques en vigueur dans les États membres,

ONT CONCLU LE PRÉSENT ACCORD INTERINSTITUTIONNEL:

1.    Champ d'application

1.1    Le présent accord interinstitutionnel traite de l'accès du Parlement européen à des informations sensibles, c'est à dire classifiées "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" ou "CONFIDENTIEL", quels qu'en soient l'origine, le support ou l'état d'achèvement, détenues par le Conseil dans le domaine de la politique de sécurité et de défense, ainsi que du traitement des documents ayant une telle classification.

1.2    Les informations originaires d'un État tiers ou d'une organisation internationale sont transmises avec leur accord.

Lorsque des informations originaires d'un État membre sont transmises au Conseil sans mention explicite de diffusion restreinte à d'autres institutions autre que leur classification, les règles figurant dans les sections 2 et 3 du présent accord interinstitutionnel sont applicables. Dans le cas contraire, ces informations sont transmises avec l'accord de l'État membre en question.

Dans les cas où il refuse de transmettre des informations originaires d'un État tiers, d'une organisation internationale ou d'un État membre, le Conseil motive son refus.

1.3    Les dispositions du présent accord interinstitutionnel s'appliquent conformément à la législation applicable, sans préjudice de la décision 95/167/CE, Euratom, CECA du Parlement européen, du Conseil et de la Commission du 19 avril 1995 portant modalités d'exercice du droit d'enquête du Parlement européen (4) et sans préjudice des arrangements existants, notamment l'accord institutionnel du 6 mai 1999 entre le Parlement européen, le Conseil et la Commission sur la discipline budgétaire et l'amélioration de la procédure budgétaire (5).

2.    Règles générales

2.1    Les deux institutions agissent conformément à leurs devoirs réciproques de coopération loyale et dans un esprit de confiance mutuelle ainsi que dans le respect des dispositions pertinentes des traités. La transmission et le traitement des informations visées par le présent accord interinstitutionnel s'effectuent dans le respect des intérêts que la classification vise à protéger, notamment l'intérêt public en ce qui concerne la sécurité et la défense de l'Union européenne ou d'un ou plusieurs de ses États membres ou la gestion militaire et non militaire des crises.

2.2    À la demande de l'une des personnalités visées au point 3.1, la présidence du Conseil ou le Secrétaire général/Haut représentant les informe, avec toute la diligence requise, du contenu de toute information sensible nécessaire pour permettre au Parlement européen d'exercer les attributions qui lui sont conférées par le traité sur l'Union européenne dans le domaine couvert par le présent accord interinstitutionnel, en tenant compte de l'intérêt public en ce qui concerne la sécurité et la défense de l'Union européenne ou d'un ou plusieurs de ses États membres ou la gestion militaire et non militaire des crises, conformément aux modalités définies dans la section 3.

3.    Modalités concernant l'accès aux informations sensibles et leur traitement

3.1    Dans le cadre du présent accord interinstitutionnel, le président du Parlement européen ou le président de la commission des affaires étrangères, des droits de l'homme, de la sécurité commune et de la politique de défense du Parlement européen peut demander que la présidence du Conseil ou le Secrétaire général/Haut représentant fournissent à cette commission des informations sur les développements en matière de politique européenne de sécurité et de défense, y compris des informations sensibles auxquelles s'applique le point 3.3.

3.2    En cas de crise ou à la demande du président du Parlement européen ou du président de la commission des affaires étrangères, des droits de l’homme, de la sécurité commune et de la politique de défense, de telles informations sont fournies dans les meilleurs délais.

3.3    Dans ce cadre, le président du Parlement européen ainsi qu'un comité spécial présidé par le président de la commission des affaires étrangères, des droits de l'homme, de la sécurité commune et de la politique de défense et composé de quatre membres désignés par la conférence des présidents sont informés par la présidence du Conseil ou le Secrétaire général/Haut représentant du contenu des informations sensibles lorsqu'elles sont nécessaires pour permettre au Parlement européen d'exercer les attributions qui lui sont conférées par le traité sur l'Union européenne dans le domaine couvert par le présent accord interinstitutionnel. Le président du Parlement européen et le comité spécial peuvent demander à consulter les documents en question dans les locaux du Conseil.

Lorsque ceci est approprié et possible au vu de la nature et du contenu des informations ou des documents en question, ceux-ci sont mis à la disposition du président du Parlement européen qui choisira l'une des possibilités suivantes:

a)    informations destinées au président de la commission des affaires étrangères, des droits de l'homme, de la sécurité commune et de la politique de défense;

b)    limitation de l'accès à l'information aux seuls membres de la commission des affaires étrangères, des droits de l'homme, de la sécurité commune et de la politique de défense;

c)    examen au sein de la commission des affaires étrangères, des droits de l'homme, de la sécurité commune et de la politique de défense, réunie à huis clos, selon des modalités qui peuvent varier en fonction du degré de confidentialité considéré;

d)    communication de documents expurgés en fonction du degré de confidentialité nécessaire.

Ces possibilités sont exclues s'il s'agit d'informations sensibles classifiées "TRÈS SECRET/TOP SECRET".

Quant aux informations ou documents classifiés "SECRET" ou "CONFIDENTIEL", le président du Parlement européen, avant de choisir l'une de ces possibilités, se met au préalable d'accord avec le Conseil.

Les informations ou documents en question ne sont ni publiés ni transmis à d'autres destinataires.

4.    Dispositions finales

4.1    Le Parlement européen et le Conseil prennent, chacun pour ce qui le concerne, toutes les mesures nécessaires pour assurer la mise en œuvre du présent accord interinstitutionnel, y compris celles requises pour les enquêtes de sécurité relatives aux personnes concernées.

4.2    Les deux institutions sont disposées à discuter d'accords interinstitutionnels comparables qui couvriraient les informations classifiées dans d'autres secteurs d'activité du Conseil, étant entendu que les dispositions du présent accord interinstitutionnel ne constituent pas un précédent pour d'autres domaines d'activité de l'Union ou de la Communauté et ne sauraient conditionner le contenu d'autres accords interinstitutionnels éventuels.

4.3    Le présent accord interinstitutionnel est revu après deux ans à la demande de l'une des deux institutions à la lumière de l'expérience acquise dans sa mise en œuvre.

Annexe

Le présent accord interinstitutionnel est mis en œuvre conformément aux règlements pertinents en vigueur et notamment au principe selon lequel l'accord de l'autorité d'origine est une condition nécessaire à la transmission d'informations classifiées visée au point 1.2.

La consultation de documents sensibles par les membres du comité spécial du Parlement européen se fait dans une salle sécurisée située dans les locaux du Conseil.

Le présent accord interinstitutionnel entre en vigueur après l'adoption par le Parlement européen de mesures de sécurité internes conformes aux principes visés au point 2.1 et comparables à celles des autres institutions, afin de garantir un niveau de protection équivalent des informations sensibles concernées.

C.    Mise en œuvre de l'accord interinstitutionnel concernant l'accès du Parlement à des informations sensibles dans le domaine de la politique de sécurité et de défense

Décision du Parlement européen du 23 octobre 2002 relative à la mise en œuvre de l'accord interinstitutionnel concernant l'accès du Parlement européen à des informations sensibles du Conseil dans le domaine de la politique de sécurité et de défense (6)

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu l'article 9, notamment les paragraphes 6 et 7 du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001, relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen , du Conseil et de la Commission (7),

vu l'annexe VII, partie A, point 1 de son règlement intérieur,

vu l'article 20 de la décision du Bureau du 28 novembre 2001, relative à l'accès du public aux documents du Parlement européen (8),

vu l'accord interinstitutionnel entre le Parlement européen et le Conseil concernant l'accès du Parlement à des informations sensibles du Conseil dans le domaine de la politique de sécurité et de défense,

vu la proposition du Bureau,

considérant la nature spécifique et le contenu particulièrement sensible de certaines informations hautement confidentielles dans le domaine de la politique de sécurité et de défense,

considérant l'obligation du Conseil de fournir au Parlement européen les informations au sujet des documents sensibles, conformément aux dispositions convenues entre les institutions,

considérant que les membres du Parlement européen faisant partie du comité spécial, établi par l’accord interinstitutionnel, doivent faire l’objet d’une habilitation pour accéder aux informations sensibles en application du principe du "besoin d’en connaître",

considérant la nécessité d'établir des mécanismes spécifiques pour la réception, le traitement et le contrôle d'informations sensibles en provenance du Conseil, d'États membres ou de pays tiers ou d’organisations internationales,

DÉCIDE:

Article 1

La présente décision vise l'adoption de mesures complémentaires nécessaires à la mise en œuvre de l'accord interinstitutionnel concernant l'accès du Parlement européen à des informations sensibles du Conseil dans le domaine de la politique de sécurité et de défense.

Article 2

La demande d'accès du Parlement européen aux informations sensibles du Conseil est traitée par celui-ci dans le respect de sa réglementation. Quand les documents demandés ont été établis par d'autres institutions, États membres, pays tiers ou organisations internationales, ils sont transmis avec leur accord.

Article 3

Le Président du Parlement européen est responsable de la mise en œuvre, au sein de l'Institution, de l'accord interinstitutionnel.

À cet égard, il prend toutes les mesures qui s'imposent afin de garantir le traitement confidentiel des informations reçues directement du Président du Conseil ou du Secrétaire général/Haut représentant, ou des informations obtenues lors de consultations de documents sensibles dans les locaux du Conseil.

Article 4

Quand, à la demande du Président du Parlement européen ou du président de la commission des affaires étrangères, des droits de l'homme, de la sécurité commune et de la politique de défense, la Présidence du Conseil ou le Secrétaire général/Haut représentant sont invités à fournir des informations sensibles au comité spécial créé par l’accord interinstitutionnel, celles-ci seront fournies dans les meilleurs délais. Dans ce but, le Parlement européen équipe une salle spécialement conçue à cet effet. Le choix de la salle se fait en vue d'assurer un niveau de protection équivalent à celui prévu par la décision 2001/264/CE du Conseil du 19 mars 2001 adoptant le règlement de sécurité du Conseil (9) pour la tenue de ce type de réunion.

Article 5

La réunion d'information présidée par le Président du Parlement européen ou par le président de la commission mentionnée ci-dessus a lieu à huis-clos.

À l'exception des 4 membres désignés par la Conférence des Présidents, seuls les fonctionnaires, qui, en raison de leurs fonctions ou des nécessités de service, auront été habilités et autorisés à y entrer sous réserve du "besoin d’en connaître", ont accès à la salle de réunion.

Article 6

En application du paragraphe 3.3 de l'accord interinstitutionnel déjà mentionné, lorsque le Président du Parlement européen ou le président de la commission susmentionnée décident de demander la consultation des documents concernés par les informations sensibles, cette consultation s’effectue dans les locaux du Conseil.

La consultation sur place des documents se fait dans la ou les versions disponibles.

Article 7

Les membres du Parlement européen censés assister aux réunions d’information ou prendre connaissance des documents sensibles font l’objet d’une procédure d’habilitation à l’instar des membres du Conseil et des membres de la Commission. À cet égard, le Président du Parlement européen entame les démarches nécessaires auprès des autorités nationales compétentes.

Article 8

Les fonctionnaires ayant à connaître des informations sensibles sont habilités conformément aux dispositions établies pour les autres institutions. Les fonctionnaires ainsi habilités, et sous réserve du "besoin d'en connaître", sont appelés à assister aux réunions d'information mentionnées ci-dessus ou à prendre connaissance de leur contenu. À cet égard, le Secrétaire général octroie l’autorisation, après avoir recueilli l’avis des autorités nationales compétentes des États membres, sur base de l’enquête de sécurité menée par ces mêmes autorités.

Article 9

Les informations obtenues lors de ces réunions ou lors de la consultation de ces documents dans les locaux du Conseil ne font l’objet d’aucune divulgation, diffusion et reproduction totale ou partielle, quel que soit leur support. De même, aucun enregistrement des informations sensibles fournies par le Conseil n'est autorisé.

Article 10

Les membres du Parlement européen désignés par la Conférence des Présidents pour avoir accès aux informations sensibles sont tenus au secret. Les contrevenants à cette obligation sont remplacés au sein du comité spécial par un autre membre désigné par la Conférence des Présidents. À cet égard, le membre faisant l'objet de la contravention peut être entendu, avant son exclusion du comité spécial, par la Conférence des Présidents qui se réunira spécialement à huis clos. En plus de son exclusion du comité spécial, le membre responsable de la fuite d'informations peut faire, le cas échéant, l'objet de poursuites judiciaires en application de la législation en vigueur.

Article 11

Les fonctionnaires dûment habilités et censés avoir accès aux informations sensibles, en application du principe du "besoin d'en connaître", sont tenus au secret. Tout contrevenant à cette règle fait l'objet d'une enquête menée sous l'autorité du Président du Parlement européen et, le cas échéant, d'une procédure disciplinaire conformément au Statut des fonctionnaires. En cas de poursuites judiciaires, le Président prend toutes les mesures qui s’imposent afin de permettre aux autorités nationales compétentes d’engager les procédures adéquates.

Article 12

Le Bureau est compétent pour procéder à d'éventuelles adaptations, modifications ou interprétations rendues nécessaires pour l'application de cette décision.

Article 13

La présente décision sera annexée au règlement intérieur du Parlement européen et entrera en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

D.    Accord interinstitutionnel relatif à la transmission au Parlement européen et au traitement par celui-ci des informations classifiées concernant des questions autres que celles relevant de la politique étrangère et de sécurité commune

Accord interinstitutionnel du 12 mars 2014 entre le Parlement européen et le Conseil relatif à la transmission au Parlement européen et au traitement par celui-ci des informations classifiées détenues par le Conseil concernant des questions autres que celles relevant de la politique étrangère et de sécurité commune (10)

LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LE CONSEIL,

considérant ce qui suit:

(1)    Aux termes de l’article 14, paragraphe 1, du traité sur l’Union européenne, le Parlement européen exerce, conjointement avec le Conseil, les fonctions législative et budgétaire, et il exerce des fonctions de contrôle politique et consultatives conformément aux conditions prévues par les traités.

(2)    Aux termes de l’article 13, paragraphe 2, du traité sur l’Union européenne, chaque institution agit dans les limites des attributions qui lui sont conférées dans les traités, conformément aux procédures, conditions et fins prévues par ceux-ci. Cette disposition stipule également que les institutions pratiquent entre elles une coopération loyale. L’article 295 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne prévoit que le Parlement européen et le Conseil, entre autres, doivent organiser d’un commun accord les modalités de leur coopération et qu’ils peuvent à cet effet, dans le respect des traités, conclure des accords interinstitutionnels qui peuvent revêtir un caractère contraignant.

(3)    Les traités et, le cas échéant, d’autres dispositions applicables prévoient que, soit dans le cadre d’une procédure législative spéciale, soit dans le cadre d’autres procédures décisionnelles, le Conseil doit consulter le Parlement européen ou obtenir son approbation avant d’adopter un acte juridique. Dans certains cas, les traités prévoient également que le Parlement européen doit être informé de l’état d’avancement ou des résultats d’une procédure donnée ou qu’il doit être impliqué dans l’évaluation ou le contrôle de certaines agences de l’Union.

(4)    En particulier, l’article 218, paragraphe 6, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne dispose que, sauf lorsqu’un accord international porte exclusivement sur la politique étrangère et de sécurité commune, le Conseil adopte la décision de conclusion de l’accord concerné après avoir obtenu l’approbation du Parlement européen ou l’avoir consulté. Tous les accords internationaux qui ne portent pas exclusivement sur la politique étrangère et de sécurité commune relèvent donc du présent accord interinstitutionnel.

(5)    L’article 218, paragraphe 10, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne prévoit que le Parlement européen doit être immédiatement et pleinement informé à toutes les étapes de la procédure. Cette disposition s’applique également aux accords relatifs à la politique étrangère et de sécurité commune.

(6)    Lorsque l’application des traités et, le cas échéant, d’autres dispositions pertinentes requiert que le Parlement européen ait accès à des informations classifiées détenues par le Conseil, le Parlement européen et le Conseil devraient s’accorder sur les modalités appropriées régissant cet accès.

(7)    Lorsque le Conseil décide d’accorder au Parlement européen l’accès à des informations classifiées qu’il détient dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune, il prend des décisions ad hoc à cet effet ou a recours à l’accord interinstitutionnel du 20 novembre 2002 entre le Parlement européen et le Conseil concernant l’accès du Parlement européen à des informations sensibles du Conseil dans le domaine de la politique de sécurité et de défense (11) (ci-après dénommé «accord interinstitutionnel du 20 novembre 2002»), selon le cas.

(8)    Dans la déclaration du haut représentant sur la responsabilité politique (12), faite lors de l’adoption de la décision 2010/427/UE du Conseil du 26 juillet 2010 fixant l’organisation et le fonctionnement du service européen pour l’action extérieure (13), il est précisé que le haut représentant examinera les dispositions en vigueur concernant l’accès des députés au Parlement européen aux documents et informations classifiés portant sur la politique de sécurité et de défense (c’est-à-dire l’accord interinstitutionnel du 20 novembre 2002) et, au besoin, proposera de les adapter.

(9)    Il est important que le Parlement européen soit associé aux principes, normes et règles destinés à protéger les informations classifiées qui sont nécessaires pour préserver les intérêts de l’Union européenne et des États membres. En outre, le Parlement européen sera en mesure de transmettre des informations classifiées au Conseil.

(10)    Le 31 mars 2011, le Conseil a adopté la décision 2011/292/UE concernant les règles de sécurité aux fins de la protection des informations classifiées de l’UE (14) (ci-après dénommées «règles de sécurité du Conseil»).

(11)    Le 6 juin 2011, le Bureau du Parlement européen a adopté une décision concernant les règles applicables au traitement des informations confidentielles par le Parlement européen (15) (ci-après dénommées «règles de sécurité du Parlement européen»).

(12)    Les règles de sécurité des institutions, organes ou organismes de l’Union devraient, dans leur ensemble, constituer un cadre général complet et cohérent au niveau de l’Union européenne, ayant pour objet d’assurer la protection des informations classifiées et l’équivalence des principes de base et normes minimales. Les principes de base et normes minimales établis dans les règles de sécurité du Parlement européen et dans celles du Conseil devraient, par conséquent, être équivalents.

(13)    Le niveau de protection des informations classifiées assuré par les règles de sécurité du Parlement européen devrait être équivalent à celui qui est assuré aux informations classifiées par les règles de sécurité du Conseil.

(14)    Les services concernés du secrétariat du Parlement européen et du secrétariat général du Conseil coopéreront étroitement pour veiller à ce que les informations classifiées bénéficient de niveaux de protection équivalents dans les deux institutions.

(15)    Le présent accord est sans préjudice des règles existantes et futures relatives à l’accès aux documents adoptées conformément à l’article 15, paragraphe 3, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, des règles relatives à la protection des données à caractère personnel adoptées conformément à l’article 16, paragraphe 2, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, des règles relatives au droit d’enquête du Parlement européen adoptées conformément à l’article 226, troisième alinéa, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne et des dispositions pertinentes relatives à l’Office européen de lutte antifraude (OLAF),

SONT CONVENUS DE CE QUI SUIT:

Article premier  : Objet et champ d’application

Le présent accord établit des modalités régissant la transmission au Parlement européen et le traitement par celui-ci des informations classifiées détenues par le Conseil concernant des questions autres que celles relevant de la politique étrangère et de sécurité commune, qui sont utiles pour que le Parlement européen puisse exercer ses attributions et fonctions. Il concerne l’ensemble de ces questions, à savoir:

a)    des propositions faisant l’objet d’une procédure législative spéciale ou d’une autre procédure décisionnelle au titre de laquelle le Parlement européen doit être consulté ou au titre de laquelle l’approbation du Parlement européen est sollicitée;

b)    des accords internationaux sur lesquels le Parlement européen doit être consulté ou sur lesquels l’approbation du Parlement européen est sollicitée, conformément à l’article 218, paragraphe 6, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne;

c)    des directives de négociation portant sur des accords internationaux visés au point b);

d)    des activités, des rapports d’évaluation ou d’autres documents dont le Parlement européen doit être tenu informé; et

e)    des documents relatifs aux activités des agences de l’Union, à l’évaluation ou au contrôle desquelles le Parlement européen doit être associé.

Article 2  : Définition des «informations classifiées»

Aux fins du présent accord, on entend par «informations classifiées», l’un ou l’ensemble des types d’informations suivants:

a)    «les informations classifiées de l’UE» (ICUE) telles qu’elles sont définies dans les règles de sécurité du Parlement européen et dans les règles de sécurité du Conseil, et qui portent l’un des marquages de classification de sécurité suivants:

-    «RESTREINT UE/EU RESTRICTED»,

-    «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL»,

-    «SECRET UE/EU SECRET»,

-    «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET»;

b)    les informations classifiées communiquées au Conseil par des États membres et portant un marquage de classification de sécurité national équivalent à l’un des marquages de classification de sécurité utilisés pour les ICUE énumérés au point a);

c)    les informations classifiées communiquées à l’Union européenne par des États tiers ou des organisations internationales et portant un marquage de classification de sécurité équivalent à l’un des marquages de classification de sécurité utilisés pour les ICUE énumérés au point a), conformément aux accords sur la sécurité des informations ou aux arrangements administratifs pertinents.

Article 3  : Protection des informations classifiées

1.    Le Parlement européen protège, conformément à ses règles de sécurité et au présent accord, toute information classifiée que le Conseil lui transmet.

2.    Étant donné qu’il faut maintenir une équivalence entre les principes de base et normes minimales pour la protection des informations classifiées établis par le Parlement européen et par le Conseil dans leurs règles de sécurité respectives, le Parlement européen veille à ce que les mesures de sécurité appliquées dans ses locaux offrent un niveau de protection des informations classifiées qui soit équivalent à celui dont ces informations bénéficient dans les locaux du Conseil. Les services compétents du Parlement européen et du Conseil coopèrent étroitement à cet effet.

3.    Le Parlement européen prend les mesures appropriées pour faire en sorte qu’une information classifiée qui lui est transmise par le Conseil ne soit pas:

a)    utilisée à d’autres fins que celles pour lesquelles l’accès a été accordé;

b)    divulguée à d’autres personnes que celles auxquelles l’accès a été accordé conformément aux articles 4 et 5, ni rendue publique;

c)    transmise à d’autres institutions, organes ou organismes de l’Union, ni à des États membres, à des États tiers ou à des organisations internationales sans le consentement préalable écrit du Conseil.

4.    Le Conseil ne peut octroyer au Parlement européen l’accès à une information classifiée provenant d’autres institutions, organes ou organismes de l’Union ou provenant d’États membres, d’États tiers ou d’organisations internationales qu’avec le consentement préalable écrit de l’autorité d’origine.

Article 4  : Mesures de sécurité concernant les personnes

1.    L’accès à des informations classifiées est accordé aux députés au Parlement européen conformément à l’article 5, paragraphe 4.

2.    Lorsque l’information concernée est classifiée au niveau «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», «SECRET UE/EU SECRET» ou «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET», ou à un niveau équivalent, l’accès ne peut être accordé qu’aux députés au Parlement européen autorisés par le président du Parlement européen:

a)    qui ont fait l’objet d’une habilitation de sécurité conformément aux règles de sécurité du Parlement européen; ou

b)    pour lesquels une autorité nationale compétente a fait savoir qu’ils sont dûment autorisés en vertu de leurs fonctions, conformément aux dispositions législatives et réglementaires nationales.

Nonobstant le premier alinéa, lorsque l’information concernée est classifiée au niveau «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», ou à un niveau équivalent, l’accès peut également être accordé aux députés au Parlement européen déterminés conformément à l’article 5, paragraphe 4, qui ont signé une déclaration solennelle de non-divulgation, conformément aux règles de sécurité du Parlement européen. Le Conseil est informé des noms des députés au Parlement européen à qui l’accès a été accordé en vertu du présent alinéa.

3.    Avant de se voir accorder l’accès à une information classifiée, les députés au Parlement européen sont informés de leurs responsabilités en matière de protection de telles informations et prennent acte de ces responsabilités, conformément aux règles de sécurité du Parlement européen, et sont informés des moyens d’assurer cette protection.

4.    L’accès à une information classifiée n’est accordé qu’aux fonctionnaires du Parlement européen et autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques qui:

a)    ont été désignés à l’avance parce qu’ils ont besoin d’en connaître par l’organe ou le titulaire d’un mandat concerné du Parlement, déterminé conformément à l’article 5, paragraphe 4;

b)    ont fait l’objet d’une habilitation de sécurité du niveau approprié conformément aux règles de sécurité du Parlement européen lorsque l’information est classifiée au niveau «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», «SECRET UE/EU SECRET» ou «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET», ou à un niveau équivalent; et

c)    ont été informés et ont reçu des instructions écrites sur leurs responsabilités en matière de protection de telles informations ainsi qu’en ce qui concerne les moyens d’assurer cette protection et ont signé une déclaration par laquelle ils accusent réception de ces instructions et s’engagent à les respecter conformément aux règles de sécurité du Parlement européen.

Article 5  : Procédure d’accès aux informations classifiées

1.    Le Conseil transmet au Parlement européen les informations classifiées visées à l’article 1er lorsqu’il y est légalement tenu en vertu des traités ou des actes juridiques adoptés sur la base des traités. Les organes ou titulaires d’un mandat du Parlement visés au paragraphe 3 peuvent également présenter une demande écrite en vue d’obtenir ces informations.

2.    Dans les autres cas, le Conseil peut transmettre au Parlement européen des informations classifiées visées à l’article 1er soit de sa propre initiative, soit sur demande écrite émanant de l’un des organes ou titulaires d’un mandat du Parlement visés au paragraphe 3.

3.    Des demandes écrites peuvent être présentées au Conseil par les organes ou titulaires d’un mandat du Parlement énumérés ci-dessous:

a)    le président;

b)    la Conférence des présidents;

c)    le Bureau;

d)    le président de la ou des commissions concernées;

e)    le ou les rapporteurs concernés.

Les demandes d’autres députés au Parlement européen sont adressées par l’intermédiaire de l’un des organes ou titulaires d’un mandat du Parlement visés au premier alinéa.

Le Conseil répond à ces demandes sans délai.

4.    Lorsqu’il est légalement tenu d’accorder au Parlement européen l’accès à une information classifiée ou lorsqu’il l’a décidé, le Conseil détermine par écrit, avant que l’information concernée ne soit transmise, conjointement avec l’organe ou titulaire d’un mandat concerné visé au paragraphe 3:

a)    que cet accès peut être accordé à l’un ou à plusieurs des organes, titulaires d’un mandat ou personnes suivants:

i)    le président;

ii)    la Conférence des présidents;

iii)    le Bureau;

iv)    le président de la ou des commissions concernées;

v)    le ou les rapporteurs concernés;

vi)    l’ensemble ou certains des membres de la ou des commissions concernées; et

b)    les modalités spécifiques éventuelles de traitement applicables aux fins de la protection de cette information.

Article 6  : Enregistrement, stockage, consultation et examen des informations classifiéesau sein du Parlement européen

1.    Lorsqu’elle est classifiée au niveau «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», «SECRET UE/EU SECRET» ou «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET», ou à un niveau équivalent, une information classifiée transmise par le Conseil au Parlement européen:

a)    est enregistrée à des fins de sécurité afin de consigner son cycle de vie et de garantir en permanence sa traçabilité;

b)    est stockée dans une zone sécurisée qui satisfait aux normes minimales de sécurité physique énoncées dans les règles de sécurité du Conseil et dans les règles de sécurité du Parlement européen, qui sont équivalentes; et

c)    ne peut être consultée par les députés au Parlement européen, les fonctionnaires du Parlement européen et les autres employés concernés du Parlement travaillant pour les groupes politiques, visés à l’article 4, paragraphe 4, et à l’article 5, paragraphe 4, que dans une salle de lecture sécurisée dans les locaux du Parlement européen. Dans ce cas, les conditions suivantes sont applicables:

i)    l’information ne peut être reproduite d’aucune façon, notamment par photocopie ou photographie;

ii)    toute prise de note est interdite; et

iii)    aucun équipement de communication électronique ne peut être introduit dans la salle.

2.    Lorsqu’elle est classifiée au niveau «RESTREINT UE/EU RESTRICTED», ou à un niveau équivalent, une information classifiée transmise par le Conseil au Parlement européen est traitée et stockée conformément aux règles de sécurité du Parlement européen, qui assurent un niveau de protection de ces informations classifiées équivalent à celui assuré par le Conseil.

Nonobstant le premier alinéa, pendant une période de douze mois suivant l’entrée en vigueur du présent accord, les informations classifiées au niveau «RESTREINT UE/EU RESTRICTED», ou à un niveau équivalent, sont traitées et stockées conformément au paragraphe 1. L’accès à ces informations classifiées est régi par l’article 4, paragraphe 4, points a) et c), et par l’article 5, paragraphe 4.

3.    Une information classifiée ne peut être traitée qu’avec des systèmes de communication et d’information qui ont été dûment accrédités ou agréés conformément à des normes équivalentes à celles qui sont énoncées dans les règles de sécurité du Conseil.

4.    Une information classifiée communiquée oralement à des destinataires au sein du Parlement européen fait l’objet d’un niveau de protection équivalent à celui dont bénéficie une information classifiée sous forme écrite.

5.    Nonobstant le paragraphe 1, point c), du présent article, une information classifiée jusqu’au niveau «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», ou à un niveau équivalent, qui est transmise par le Conseil au Parlement européen, peut être examinée au cours de réunions se déroulant à huis clos et auxquelles n’assistent que les députés au Parlement européen et les fonctionnaires du Parlement européen et autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques auxquels l’accès à l’information a été accordé conformément à l’article 4, paragraphe 4, et à l’article 5, paragraphe 4. Les conditions suivantes sont applicables:

-    les documents sont distribués au début de la réunion et récupérés à la fin de celle-ci,

-    les documents ne peuvent être reproduits d’aucune façon, notamment par photocopie ou photographie,

-    toute prise de note est interdite,

-    aucun équipement de communication électronique ne peut être introduit dans la salle, et

-    le procès-verbal de la réunion ne fait pas mention de l’examen du point qui contient une information classifiée.

6.    Lorsque des réunions doivent être tenues pour examiner une information qui est classifiée au niveau «SECRET UE/EU SECRET» ou «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET», ou à un niveau équivalent, le Parlement européen et le Conseil conviennent, au cas par cas, de modalités spécifiques.

Article 7  : Manquements aux règles de sécurité, perte ou compromission d’informations classifiées

1.    En cas de perte ou de compromission avérée ou suspectée d’une information classifiée transmise par le Conseil, le secrétaire général du Parlement européen en informe immédiatement le secrétaire général du Conseil. Le secrétaire général du Parlement européen mène une enquête et informe le secrétaire général du Conseil des résultats de l’enquête et des mesures prises pour éviter que les faits ne se reproduisent. Lorsqu’un député au Parlement européen est concerné, le président du Parlement européen agit conjointement avec le secrétaire général du Parlement européen.

2.    Tout député au Parlement européen responsable d’un manquement aux dispositions énoncées dans les règles de sécurité du Parlement européen ou dans le présent accord est passible des mesures et sanctions prévues à l’article 9, paragraphe 2, et aux articles 152 à 154 du règlement intérieur du Parlement européen. (16)

3.    Tout fonctionnaire du Parlement européen ou tout autre employé du Parlement travaillant pour un groupe politique qui est responsable d’un manquement aux dispositions énoncées dans les règles de sécurité du Parlement européen ou dans le présent accord est passible des sanctions prévues dans le statut des fonctionnaires de l’Union européenne et le régime applicable aux autres agents de l’Union européenne, fixés dans le règlement (CEE, Euratom, CECA) n° 259/68 du Conseil (17).

4.    Les personnes responsables de la perte ou de la compromission d’une information classifiée peuvent faire l’objet d’une procédure disciplinaire et/ou judiciaire conformément aux lois, aux règles et aux règlements applicables.

Article 8  : Dispositions finales

1.    Le Parlement européen et le Conseil prennent, chacun pour ce qui le concerne, toutes les mesures nécessaires pour assurer la mise en œuvre du présent accord. Ils coopèrent à cet effet, en particulier en organisant des visites pour contrôler la mise en œuvre des aspects techniques liés à la sécurité, établis par le présent accord.

2.    Les services concernés du secrétariat du Parlement européen et du secrétariat général du Conseil se concertent avant que l’une ou l’autre de ces institutions ne modifie ses propres règles de sécurité, afin de veiller à ce que l’équivalence des principes de base et normes minimales établis pour la protection des informations classifiées soit maintenue.

3.    Une information classifiée est communiquée au Parlement européen en vertu du présent accord une fois que le Conseil, conjointement avec le Parlement européen, a déterminé que l’équivalence est assurée, d’une part, entre les principes de base et normes minimales établis pour la protection des informations classifiées dans les règles de sécurité du Parlement européen et du Conseil et, d’autre part, entre le niveau de protection dont bénéficient les informations classifiées dans les locaux du Parlement européen et dans ceux du Conseil.

4.    Le présent accord peut être réexaminé à la demande de l’une des deux institutions à la lumière de l’expérience acquise dans le cadre de sa mise en œuvre.

5.    Le présent accord entre en vigueur à sa date de publication au Journal officiel de l’Union européenne.

E.    Règles applicables au traitement des informations confidentielles par le Parlement européen

Décision du Bureau du Parlement européen du 15 avril 2013 concernant les règles applicables au traitement des informations confidentielles par le Parlement européen (18)

LE BUREAU DU PARLEMENT EUROPÉEN,

vu l'article 23, paragraphe 12 (19), du règlement du Parlement européen,

considérant ce qui suit:

(1)    Vu l'accord-cadre sur les relations entre le Parlement européen et la Commission européenne (20), signé le 20 octobre 2010 (ci-après dénommé "accord-cadre"), et l'accord interinstitutionnel entre le Parlement européen et le Conseil relatif à la transmission au Parlement européen et au traitement par celui-ci des informations classifiées détenues par le Conseil concernant d'autres questions que celles relevant de la politique étrangère et de sécurité commune (21), signé le 12 mars 2014 («l'accord interinstitutionnel»), il est nécessaire de définir des règles spécifiques sur le traitement des informations confidentielles par le Parlement européen.

(2)    Le traité de Lisbonne confère de nouvelles tâches au Parlement européen et, afin de développer les activités du Parlement dans les domaines qui exigent un certain degré de confidentialité, il est nécessaire d'établir des principes de base, des normes minimales de sécurité et des procédures appropriées pour le traitement des informations confidentielles, y compris des informations classifiées, par le Parlement européen.

(3)    Les règles établies par la présente décision visent à garantir des normes de protection équivalentes et une compatibilité avec les réglementations adoptées par d'autres institutions, organes, organismes et agences établis en vertu ou sur la base des traités ou par les États membres, afin de faciliter le bon fonctionnement du processus décisionnel de l'Union européenne.

(4)    Les dispositions de la présente décision sont arrêtées sans préjudice des règles actuelles et futures sur l'accès aux documents adoptées conformément à l'article 15 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE).

(5)    Les dispositions de la présente décision sont arrêtées sans préjudice des règles actuelles et futures sur la protection des données personnelles adoptées conformément à l'article 16 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE),

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION

Article premier  : Objectif

La présente décision régit la gestion et le traitement des informations confidentielles par le Parlement européen, y compris la création, la réception, la transmission et le stockage de ces informations en vue d'assurer une protection appropriée de leur caractère confidentiel. Elle met en œuvre l'accord interinstitutionnel et l'accord-cadre, l'annexe II de celui-ci en particulier.

Article 2  : Définitions

Aux fins de la présente décision, on entend par:

a)    «information»: toute information écrite ou orale, quel qu'en soit le support ou l'auteur;

b)    «informations confidentielles»: «informations classifiées» et «autres informations confidentielles» non classifiées;

c)    «informations classifiées»: «informations classifiées de l'UE» et «informations classifiées équivalentes»;

d)    «informations classifiées de l'UE» (ICUE): toute information et tout matériel classifiés «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET», «SECRET UE/EU SECRET», «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» ou «RESTREINT UE/EU RESTRICTED», dont la divulgation non autorisée porterait atteinte à des degrés divers aux intérêts de l'Union, ou à ceux d'un ou plusieurs de ses États membres, que ces informations aient leur origine au sein des institutions, organes ou agences établis en vertu ou sur la base des traités. À cet égard, les informations et le matériel classifiés au niveau:

-    «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» sont des informations et du matériel dont la divulgation non autorisée pourrait causer un préjudice exceptionnellement grave aux intérêts essentiels de l'Union ou d'un ou plusieurs des États membres,

-    «SECRET UE/EU SECRET» sont des informations et du matériel dont la divulgation non autorisée pourrait nuire gravement aux intérêts essentiels de l'Union ou d'un ou plusieurs des États membres,

-    «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» sont des informations et du matériel dont la divulgation non autorisée pourrait nuire aux intérêts essentiels de l'Union ou d'un ou plusieurs des États membres;

-    «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» sont des informations et du matériel dont la divulgation non autorisée pourrait être défavorable aux intérêts de l'Union ou d'un ou plusieurs des États membres;

e)    «informations classifiées équivalentes»: informations classifiées transmises par des États membres, des États tiers ou des organisations internationales, qui portent un marquage de classification de sécurité équivalent à l'un des marquages de classification de sécurité utilisé pour les ICUE et qui ont été transmises au Parlement européen par le Conseil ou la Commission;

f)    «autres informations confidentielles»: toutes autres informations confidentielles non classifiées, y compris les informations couvertes par les règles relatives à la protection des données ou par l'obligation de secret professionnel, qu'elles aient leur origine au sein du Parlement européen ou qu'elles aient été transmises au Parlement européen par d'autres institutions, organes, organismes et agences établis en vertu ou sur la base des traités ou par les États membres;

g)    «document»: toute information enregistrée, quelles que soient sa forme physique ou ses caractéristiques;

h)    «matériel»: tout document ou élément de machine ou d'équipement déjà fabriqué ou en cours de fabrication;

i)    «besoin d'en connaître»: la nécessité, pour une personne, d'accéder à des informations confidentielles pour pouvoir s'acquitter d'une fonction officielle ou d'une tâche donnée;

j)    «autorisation»: une décision par laquelle le Président, si elle concerne les députés au Parlement européen, ou le Secrétaire général, si elle concerne les fonctionnaires du Parlement européen et autres employés du Parlement européen travaillant pour les groupes politiques, permet à un individu d'accéder à des informations classifiées jusqu'à un niveau donné, sur la base du résultat positif d'une enquête de sécurité (vérification) effectuée par une autorité nationale au titre du droit national et conformément aux dispositions de l'annexe I, partie 2;

k)    «déclassement»: une diminution du niveau de la classification;

l)    «déclassification»: la suppression de toute classification;

m)    «marquage»: un signe apposé à «d'autres informations confidentielles» destiné à identifier des instructions concrètes prédéfinies sur leur traitement ou le domaine couvert par un document donné. Il peut aussi être apposé à des informations classifiées afin d'imposer des exigences supplémentaires pour leur traitement.

n)    «retrait de marquage»: la suppression de tout marquage;

o)    «autorité d'origine»: l'auteur, dûment autorisé, d'une information confidentielle;

p)    «consignes de sécurité»: les mesures de mise en œuvre établies à l'annexe II;

q)    «instructions de traitement»: les instructions techniques données aux services du Parlement sur la gestion des informations confidentielles.

Article 3  : Principes de base et normes minimales

1.    Le traitement des informations confidentielles par le Parlement européen obéit aux principes de base et normes minimales fixés à l'annexe I, partie 1.

2.    Le Parlement européen met en place un système de gestion de la sécurité des informations (SGSI) conformément à des principes de base et des normes minimales. Le SGSI se compose de notices de sécurité, d'instructions de manipulation et de règles de procédure pertinentes. L'objectif du SGSI est de faciliter le travail administratif et parlementaire tout en garantissant la protection de toute information confidentielle traitée par le Parlement, dans le respect des règles établies par l'autorité d'origine de cette information décrites dans les consignes de sécurité. Le SGSI comprend les consignes de sécurité, les instructions de traitement et les dispositions applicables du règlement.

Le traitement des informations confidentielles par le biais du système informatique et de communication automatisé (SIC) du Parlement européen est mis en œuvre conformément au concept d'assurance information, inscrit dans la consigne de sécurité no 3

3.    Les députés au Parlement européen peuvent consulter les informations classifiées jusque et y compris au niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED sans habilitation de sécurité.

4.    Quand les informations en question sont classifiées au niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou à son équivalent, l'accès à ces informations est accordé aux membres du Parlement européen qui ont été autorisés par le Président conformément au paragraphe 5 ou après avoir signé une déclaration solennelle de non-divulgation du contenu de ces informations à des tiers, du respect de l'obligation de protéger les informations classifiées au niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL et de reconnaissance des conséquences en cas de manquement.

5.    Quand lesdites informations sont classifiées au niveau SECRET UE/EU SECRET, au niveau TRÈS SECRET/EU TOP SECRET ou à leurs équivalents, l'accès à ces informations est accordé aux députés au Parlement européen autorisés par le Président du Parlement européen après:

a)    qu'ils aient reçu l'habilitation de sécurité nécessaire, conformément à l'annexe I, partie 2, de la présente décision, ou

b)    qu'une autorité nationale compétente a fait savoir qu'ils sont dûment autorisés en vertu de leurs fonctions, conformément aux dispositions législatives nationales.

6.    Avant de se voir accorder l'accès à une information classifiée, les députés au Parlement européen sont informés des responsabilités qui leur incombent en matière de protection de cette information et prennent acte de leurs responsabilités quant à la protection de ces informations, conformément à l'annexe I. ils sont aussi informés des moyens d'assurer cette protection.

7.    Les fonctionnaires du Parlement européen et les autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques peuvent consulter des informations confidentielles s'ils ont un «besoin d'en connaître» avéré et peuvent consulter les informations classifiées au-dessus du niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED s'ils disposent de l'habilitation de sécurité du niveau approprié. L'accès aux informations classifiées est accordé uniquement s'ils ont été informés de, et ont reçu des instructions écrites sur, leurs responsabilités en matière de protection de cette information et les moyens d'assurer cette protection, et aussi s'ils ont signé une déclaration par laquelle ils accusent réception de ces instructions et s'engagent à les respecter conformément aux présentes règles.

Article 4  : Création d'informations confidentielles et traitement administratif par le Parlement européen

1.    Le Président du Parlement européen, les présidents des commissions parlementaires concernées et le Secrétaire général et/ou toute personne qu'il a dûment autorisée par écrit peuvent créer des informations confidentielles et/ou classifier des informations tel que cela est prévu par les consignes de sécurité.

2.    Lorsqu'elle crée une information classifiée, l'autorité d'origine applique le degré de classification approprié, conformément aux normes internationales et définitions établies à l'annexe I de la présente décision du Bureau. L'autorité d'origine définit aussi, en règle générale, les destinataires qui sont habilités à consulter cette information, en fonction du niveau de classification. Cette information est communiquée à l'unité Informations classifiées (UIC) lors du dépôt du document auprès de l'UIC.

3.    Les autres informations confidentielles couvertes par le secret professionnel sont traitées conformément aux annexes I et II et aux instructions de traitement.

Article 5  : Réception d'informations confidentielles par le Parlement européen

1.    Les informations confidentielles reçues par le Parlement européen sont communiquées comme suit:

a)    les informations classifiées au niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED ou à son équivalent et les autres informations confidentielles: au secrétariat de l'organe/du titulaire d'un mandat au sein du Parlement qui a présenté la demande, ou directement à l'UIC,

b)    les informations classifiées aux niveaux CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET, TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ou à leurs équivalents: à l'UIC.

2.    L'enregistrement, le stockage et la traçabilité des informations confidentielles sont assurés, selon le cas, soit par le secrétariat de l'organe/titulaire d'un mandat au sein du Parlement européen qui a reçu les informations, soit par l'UIC.

3.    Les modalités convenues à établir de commun accord afin de préserver la confidentialité des informations, dans le cas d'informations confidentielles communiquées par la Commission sur la base du point 3.2 de l'annexe II de l'accord-cadre, ou, dans le cas d'informations classifiées transmises par le Conseil conformément à l'article 5, paragraphe 4, de l'accord interinstitutionnel, sont déposées, avec les informations confidentielles, auprès du secrétariat de l'organe parlementaire/de la personne mandatée ou de l'UIC, selon le cas.

4.    Les modalités visées au paragraphe 3 peuvent également être appliquées mutatis mutandis à la communication d'informations confidentielles par d'autres institutions, organes, organismes et agences établis en vertu ou sur la base des traités ou par les États membres.

5.    Afin de garantir un niveau de protection proportionné au niveau de classification «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» ou à son équivalent, la Conférence des présidents établit un comité de surveillance. Les informations classifiées au niveau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ou à son équivalent sont communiquées au Parlement européen selon d'autres modalités, à convenir entre le Parlement européen et l'institution de l'Union de laquelle les informations sont reçues.

Article 6  : Communication d'informations classifiées par le Parlement européen à des tiers

Le Parlement européen peut, avec le consentement écrit préalable de l'autorité d'origine ou de l'institution de l'Union qui a communiqué les informations classifiées au Parlement européen, selon le cas, transmettre de telles informations classifiées à des tiers à la condition qu'ils garantissent que, lors du traitement de telles informations, des règles équivalentes à celles fixées par la présente décision sont respectées dans leurs services et leurs locaux.

Article 7  : Installations sécurisées

1.    Aux fins de la gestion des informations confidentielles, le Parlement européen établit une zone sécurisée et des salles de lecture sécurisées.

2.    La zone sécurisée prévoit des installations pour l'enregistrement, la consultation, l'archivage, la transmission et le traitement des informations classifiées. Elle comprend, entre autres, une salle de lecture sécurisée et une salle de réunion pour la consultation des informations classifiées et est gérée par l'UIC.

3.    En dehors de la zone sécurisée, des salles de lecture sécurisées peuvent être créées, afin de permettre la consultation des informations classifiées au niveau RESTREINT UE/UE RESTRICTED ou à son équivalent, et d'«autres informations confidentielles». Ces salles de lecture sécurisées sont gérées par les services compétents des secrétariats des organes ou titulaires d'un mandat du Parlement ou par l'UIC, selon le cas. Elles ne comportent ni photocopieurs, ni téléphones, ni fax, ni scanners ni autre moyen technique de reproduction ou de transmission de documents.

Article 8  : Enregistrement, traitement et stockage des informations confidentielles

1.    Les informations classifiées au niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED ou à son équivalent et les «autres informations confidentielles» peuvent être enregistrées et stockées par les services compétents des secrétariats des organes ou titulaires d'un mandat du Parlement ou par l'UIC, en fonction de la personne qui a reçu les informations.

2.    Les conditions suivantes s'appliquent au traitement des informations classifiées au niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED ou à son équivalent et des «autres informations confidentielles»:

a)    les documents sont remis en mains propres au chef du secrétariat, qui les enregistre et fournit un accusé de réception;

b)    lorsqu'ils ne sont pas effectivement utilisés, ces documents sont tenus dans un lieu fermé à clé, sous la responsabilité du secrétariat;

c)    en aucun cas les informations ne sont sauvegardées sur un autre support ou transmises à quiconque. De tels documents peuvent seulement être reproduits à l'aide de matériel dûment homologué, comme défini dans les consignes de sécurité;

d)    l'accès à ces informations est limité aux personnes désignées par l'autorité d'origine ou par l'institution de l'Union qui a communiqué les informations au Parlement européen, conformément aux modalités visées à l'article 4, paragraphe 2, ou à l'article 5, paragraphes 3, 4 et 5;

e)    le secrétariat de l'organe/titulaire d'un mandat parlementaire tient un registre des personnes ayant consulté les informations, qui indique la date et l'heure de la consultation, and transmettent le registre à l'UIC lors du dépôt des informations auprès de l'UIC.

3.    Les informations classifiées au niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET, TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ou à leurs niveau équivalents sont enregistrées, traitées et stockées par l'UIC dans la zone sécurisée, conformément au niveau de classification donné et comme défini dans les consignes de sécurité.

4.    En cas de manquements aux règles définies aux paragraphes 1 à 3, le fonctionnaire responsable du secrétariat de l'organe/titulaire d'un mandat du Parlement européen ou de l'UIC, selon le cas, en informe le Secrétaire général, qui en réfère au Président au cas où un député au Parlement européen est concerné.

Article 9  : Accès aux installations sécurisées

1.    Seules les personnes ci-après ont accès à la zone sécurisée:

a)    les personnes qui, conformément à l'article 3, paragraphes 4 à 7, sont autorisées à consulter les informations qui y sont détenues et qui ont introduit une demande en vertu de l'article 10, paragraphe 1;

b)    les personnes qui, conformément à l'article 4, paragraphe 1, sont autorisées à créer des informations classifiées et qui ont introduit une demande en vertu de l'article 10, paragraphe 1;

c)    les fonctionnaires du Parlement européen de l'UIC;

d)    les fonctionnaires du Parlement européen gestionnaires du SIC;

e)    les fonctionnaires du Parlement européen responsables de la sécurité et de la protection contre l'incendie, si nécessaire;

f)    le personnel de nettoyage, mais uniquement en la présence et sous la surveillance étroite d'un fonctionnaire de l'UIC.

2.    L'UIC peut refuser l'accès à la zone sécurisée à toute personne non autorisée à entrer. Toute contestation de la décision de l'UIC est soumise au Président dans le cas de demande d'accès émanant des députés au Parlement européen, et au Secrétaire général dans les autres cas.

3.    Le Secrétaire général peut autoriser une réunion pour un nombre limité de personnes dans la salle de réunion située au sein de la zone sécurisée.

4.    Seules les personnes ci-après ont accès à une salle de lecture sécurisée:

a)    les députés au Parlement européen, les fonctionnaires du Parlement européen et les autres employés du Parlement européen travaillant pour les groupes politiques, dûment identifiés aux fins de la consultation ou de la création des informations confidentielles;

b)    les fonctionnaires du Parlement européen chargés de la gestion du SIC, les fonctionnaires du secrétariat de l'organe/titulaire d'un mandat du Parlement européen qui a reçu les informations et les fonctionnaires de l'UIC;

c)    quand cela est nécessaire, les fonctionnaires du Parlement européen responsables de la sécurité et de la protection contre l'incendie;

d)    le personnel de nettoyage, mais uniquement en la présence et sous la surveillance étroite d'un fonctionnaire travaillant au secrétariat de l'organe/titulaire d'un mandat du Parlement européen ou à l'UIC, selon le cas.

5.    Le secrétariat compétent de l'organe/du titulaire d'un mandat du Parlement européen ou l'UIC, selon le cas, peut refuser l'accès d'une salle de lecture sécurisée à toute personne non autorisée. Toute contestation d'un tel refus d'accès est soumise au Président dans le cas de demande d'accès émanant des députés au Parlement européen, et au Secrétaire général dans les autres cas.

Article 10  : Consultation ou création d'informations confidentielles dans les installations sécurisées

1.    Toute personne qui souhaite consulter ou créer des informations confidentielles dans la zone sécurisée communique à l'avance son nom à l'UIC. L'UIC vérifie l'identité de cette personne présentant une demande et vérifie qu'elle est autorisée, conformément aux modalités visées à l'article 3, paragraphes 3 à 7, à l'article 4, paragraphe 1, ou à l'article 5, paragraphes 3, 4 et 5, à consulter ou à créer des informations confidentielles.

2.    Toute personne qui souhaite, conformément à l'article 3, paragraphes 3 et 7, consulter des informations confidentielles classifiées au niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED ou à son équivalent, ou d'«autres informations confidentielles» dans une salle de lecture sécurisée, communique à l'avance son nom aux services compétents des secrétariats de l'organe/du titulaire d'un mandat du Parlement européen ou à l'UIC.

3.    Sauf dans des circonstances exceptionnelles (par exemple lorsqu'un grand nombre de demandes de consultation est introduit dans un court laps de temps), une seule personne à la fois est autorisée à consulter des informations confidentielles dans l'installation sécurisée, en présence d'un fonctionnaire du secrétariat de l'organe/du titulaire d'un mandat du Parlement européen ou de l'UIC.

4.    Pendant la période de consultation, ne sont autorisés ni les contacts avec l'extérieur (y compris par l'usage du téléphone ou d'autres outils technologiques), ni la prise de notes, ni la photocopie ou la photographie des informations confidentielles consultées.

5.    Avant d'autoriser une personne à quitter l'installation sécurisée, le fonctionnaire du secrétariat de l'organe/du titulaire d'un mandat du Parlement européen ou de l'UIC s'assure que les informations confidentielles consultées sont toujours présentes, intactes et complètes.

6.    En cas de manquements aux règles définies ci-dessus, le fonctionnaire du secrétariat de l'organe/titulaire d'un mandat du Parlement européen ou de l'UIC informe le Secrétaire général qui en référera au Président au cas où un député au Parlement européen est concerné.

Article 11  : Normes minimales applicables à la consultation d'informations confidentielles lors d'une réunion à huis clos à l'extérieur des installations sécurisées

1.    Les informations classifiées au niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED ou à son équivalent et d'autres informations confidentielles peuvent être consultées par des membres de commissions parlementaires ou d'autres organes politiques et administratifs du Parlement européen lors d'une réunion à huis clos à l'extérieur des installations sécurisées.

2.    Dans le cas prévu au paragraphe 1, le secrétariat de l'organe/du titulaire d'un mandat au sein du Parlement européen responsable de la réunion veille à ce que les conditions suivantes soient respectées, à savoir:

a)    seules les personnes désignées pour participer à la réunion par la présidence de la commission compétente ou de l'organe compétent sont autorisées à pénétrer dans la salle de réunion;

b)    tous les documents sont numérotés, distribués au début de la réunion et récupérés à la fin et aucune note, photocopie ou photographie de ces documents n'est prise;

c)    le procès-verbal de la réunion ne mentionne pas le contenu de la discussion sur les informations qui ont été examinées. Seule la décision, si décision il y a, peut figurer au procès-verbal;

d)    les informations confidentielles communiquées oralement à des destinataires au Parlement européen sont soumises à un niveau de protection équivalent à celui appliqué aux informations confidentielles ayant la forme d'un écrit;

e)    aucun document supplémentaire ne peut être détenu dans les salles de réunion;

f)    seul le nombre nécessaire de copies des documents est distribué aux participants et aux interprètes au début de la réunion;

g)    l'état de classification ou de marquage des documents est précisé par la présidence de la réunion au début de la réunion;

h)    les participants n'emportent pas de documents en dehors de la salle de réunion;

i)    toutes les copies de documents sont rassemblées et comptées à la fin de la réunion par le secrétariat de l'organe/du titulaire d'un mandat du Parlement européen;

j)    aucun équipement de communication électronique ou autre équipement électronique n'est introduit dans la salle de réunion lorsque les informations confidentielles en question sont consultées ou examinées.

3.    Lorsque, conformément aux exceptions prévues au point 3.2.2 de l'annexe II à l'accord-cadre et à l'article 6, paragraphe 5, de l'accord interinstitutionnel, les informations classifiées au niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou à son équivalent sont examinées lors d'une réunion à huis clos, le secrétariat de l'organe/du titulaire d'un mandat du Parlement européen responsable de la réunion, outre les dispositions prévues au paragraphe 2, s'assure que les personnes désignées pour participer à la réunion satisfont aux exigences de l'article 3, paragraphes 4 et 7.

4.    Dans le cas prévu au paragraphe 3, l'UIC fournit au secrétariat de l'organe/du titulaire d'un mandat du Parlement européen responsable de la réunion à huis clos, le nombre nécessaire de copies des documents à examiner, qui sont restituées à l'UIC après la réunion.

Article 12  : Archivage des informations confidentielles

1.    Un système d'archivage sécurisé est assuré dans la zone sécurisée. L'UIC est responsable de la gestion des archives sécurisées, conformément aux normes en matière d'archivage.

2.    Les informations classifiées définitivement déposées auprès de l'UIC et les informations classifiées au niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED ou son équivalent qui sont déposées auprès du secrétariat de l'organe /du titulaire d'un mandat au sein du Parlement européen sont transférées vers les archives sécurisées dans la zone sécurisée six mois après la dernière consultation et, au plus tard, un an après leur dépôt. Les «autres informations confidentielles» sont archivées, à moins qu'elles ne soient déposées auprès de l'UIC, par les secrétariats de l'organe/titulaire d'un mandat du Parlement européen concerné, conformément aux règles générales relatives à la gestion des documents.

3.    Les informations confidentielles conservées dans les archives sécurisées peuvent être consultées aux conditions suivantes:

a)    seules sont autorisées à consulter ces informations les personnes identifiées, par leur nom ou par leur fonction, dans le document d'accompagnement établi lors du dépôt des informations;

b)    la demande de consultation de ces informations est présentée à l'UIC qui assure le transfert du document vers la salle de lecture sécurisée;

c)    les procédures et conditions applicables à la consultation des informations confidentielles, définies à l'article 10, s'appliquent.

Article 13  : Déclassement, déclassification et retrait du marquage des informations confidentielles

1.    Les informations confidentielles ne peuvent être déclassées, déclassifiées ou faire l'objet d'un retrait de marquage qu'avec l'accord préalable de l'autorité d'origine et, si nécessaire, après consultation des autres parties intéressées.

2.    Le déclassement ou la déclassification fait l'objet d'une confirmation écrite. Il incombe à l'autorité d'origine d'informer ses destinataires du changement, ces derniers étant à leur tour chargés d'en aviser les destinataires successifs auxquels ils ont fait suivre l'original ou une copie du document. Dans la mesure du possible, l'autorité d'origine indique sur le document classifié la date, le délai ou l'événement à partir duquel son contenu peut être déclassé ou déclassifié. À défaut, elle réexamine la question tous les cinq ans au plus pour s'assurer que la classification initiale demeure nécessaire.

3.    Les informations confidentielles conservées dans les archives sécurisées sont examinées en temps utile et au plus tard le jour du 25e anniversaire de sa création, afin de décider si elles doivent ou non être déclassifiées, déclassées ou faire l'objet d'un retrait de marquage. L'examen et la publication de telles informations ont lieu conformément aux dispositions du règlement (CEE, Euratom) no 354/83 du Conseil du 1er février 1983 concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique (22). L'autorité d'origine des informations classifiées ou le service qui est responsable procède à la déclassification conformément à l'annexe I, partie 1, section 10.

4.    À la suite de la déclassification, les informations anciennement classifiées et conservées dans les archives sécurisées sont transférées aux archives historiques du Parlement européen pour une conservation permanente et pour un traitement ultérieur conformément aux règles applicables.

5.    À la suite du retrait d'un marquage, les anciennes «autres informations confidentielles» sont soumises aux règles du Parlement européen relatives à la gestion des documents.

Article 14  : Manquements aux règles de sécurité, perte ou compromission d'informations confidentielles

1.    Une violation de la confidentialité en général, et de la présente décision en particulier, entraîne, dans le cas des députés au Parlement européen, l'application des dispositions pertinentes concernant les sanctions, prévues par le règlement du Parlement européen.

2.    Une violation commise par un membre du personnel du parlement européen entraîne l'application des procédures et sanctions prévues respectivement par le statut des fonctionnaires et le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 du Conseil (23) (ci-après dénommés "statut des fonctionnaires").

3.    Le Président et/ou le Secrétaire général, selon le cas, diligentent les enquêtes nécessaires en cas de violation telle que définie à la consigne de sécurité no 6.

4.    Si les informations confidentielles ont été communiquées au Parlement européen par une autre institution de l'Union ou par un État membre, le Président et/ou le Secrétaire général, selon le cas, informent l'institution de l'Union concernée de toute perte suspecte ou avérée ou compromission d'informations classifiées et des résultats de l'enquête et des mesures prises pour empêcher une récidive.

Article 15  : Adaptation de la présente décision et de ses modalités de mise en œuvre et rapport annuel sur l'application de la présente décision

1.    Le Secrétaire général propose les adaptations nécessaires de la présente décision et des annexes qui la mettent en œuvre et transmet ces propositions au Bureau en vue d'une décision.

2.    Le Secrétaire général est responsable de la mise en œuvre de la présente décision par les services du Parlement européen et publie les instructions de traitement sur les sujets couverts pas le SGSI, conformément aux principes établis par la présente décision.

3.    Le Secrétaire général présente un rapport annuel au Bureau sur l'application de la présente décision.

Article 16  : Dispositions transitoires et finales

1.    Les informations non classifiées se trouvant à l'UIC ou dans d'autres archives du Parlement européen qui sont considérées comme confidentielles et datées avant le 1 avril 2014 sont considérées, aux fins de la présente décision, comme étant des «autres informations confidentielles». Leur autorité d'origine peut à tout moment réexaminer leur niveau de confidentialité.

2.    Par dérogation au point a) de l'article 5, paragraphe 1, et à l'article 8, paragraphe 1, de la présente décision, pendant une période de douze mois à compter du 1 avril 2014, les informations communiquées par le Conseil conformément à l'accord interinstitutionnel qui sont classifiées au niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED ou à son équivalent sont déposées auprès de l'UIC, enregistrées et conservées par celle-ci. Ces informations peuvent être consultées conformément à l'article 4, paragraphe 2, point a) et c) et à l'article 5, paragraphe 4, de l'accord interinstitutionnel.

3.    La décision du Bureau du 6 juin 2011 concernant les règles applicables au traitement des informations confidentielles par le Parlement européen est abrogée.

Article 17  : Entrée en vigueur

La présente décision entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Annexe I    

PARTIE 1:    PRINCIPES DE BASE ET NORMES MINIMALES DE SÉCURITÉ POUR LA PROTECTION DES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES

1.     INTRODUCTION

Les présentes dispositions définissent les principes de base et les normes minimales de sécurité pour la protection des informations confidentielles devant être respectés et appliqués par le Parlement européen dans tous ses lieux de travail ainsi que par tout destinataire d'informations classifiées et d'autres informations confidentielles, de manière à assurer la sécurité et de sorte que toutes les personnes concernées puissent avoir la certitude qu'une norme de protection commune est établie. Ces dispositions sont complétées par les consignes de sécurité inclue dans l'annexe II et d'autres dispositions régissant le traitement des informations confidentielles par les commissions parlementaires et les autres organes/titulaires d'un mandat au sein du Parlement européen.

2.     PRINCIPES DE BASE

La politique de sécurité du Parlement européen fait partie intégrante de sa politique de gestion interne générale et est par conséquent basée sur les principes régissant cette politique générale. Ces principes comprennent la légalité, la transparence, la responsabilité ainsi que la subsidiarité et la proportionnalité.

La légalité implique qu'il est nécessaire de maintenir strictement dans le cadre juridique l'exécution des fonctions de sécurité, ainsi que de se conformer aux exigences juridiques applicables. En outre, les responsabilités en matière de sécurité doivent s'appuyer sur des dispositions juridiques appropriées. Les dispositions du statut des fonctionnaires s'appliquent pleinement, en particulier son article 17 concernant l'obligation de s'abstenir de toute divulgation non autorisée d'informations portées à leur connaissance dans l'exercice de leurs fonctions et son titre VI concernant le régime disciplinaire. Enfin, les manquements aux règles de sécurité commis dans le domaine de responsabilité du Parlement européen seront traités conformément à son règlement et à la politique du Parlement européen en matière de mesures disciplinaires.

La transparence implique qu'il est nécessaire d'établir des règles et dispositions de sécurité qui soient toutes caractérisées par leur clarté et d'assurer l'équilibre entre les différents services et les différents domaines (sécurité physique par opposition à la protection des données, etc.) et impose une politique cohérente et structurée de sensibilisation à la sécurité. De plus, il est nécessaire de disposer d'orientations écrites claires pour la mise en œuvre des mesures de sécurité.

La responsabilité signifie que les responsabilités dans le domaine de la sécurité doivent être clairement définies. Il implique également qu'il est nécessaire de contrôler régulièrement si ces responsabilités ont été correctement exécutées.

La subsidiarité signifie que la sécurité doit être organisée au plus bas niveau possible et au plus près des directions générales et des services du Parlement européen.

La proportionnalité signifie que les activités de sécurité doivent être strictement limitées à celles qui sont absolument nécessaires et que les mesures de sécurité doivent être proportionnelles aux intérêts à protéger ainsi qu'aux menaces réelles ou potentielles qui pèsent sur ces intérêts, de manière à en organiser la protection dans des conditions imposant le moins de perturbations possible.

3.     FONDEMENTS D'UNE BONNE SÉCURITÉ DES INFORMATIONS

Un système de sécurité des informations fiable a pour fondements:

a)    un système de communication et d'information propre (SIC), qui relève de la responsabilité de l'autorité de sécurité du Parlement européen (telle que définie dans la consigne de sécurité n° 1)

b)    au sein du Parlement européen, l'Autorité chargée de l'assurance de l'information (telle que définie dans la consigne de sécurité n° 1), chargée de travailler avec l'autorité responsable de la sécurité concernée (telle que définie dans la consigne de sécurité n° 1) pour fournir des informations et des avis sur les menaces d'ordre technique pesant sur les systèmes d'information et de communication (SIC) et sur les moyens de se protéger de ces menaces;

c)    une collaboration étroite entre les services compétents du Parlement européen et les services de sécurité des autres institutions de l'Union.

4.     PRINCIPES RELATIFS À LA SÉCURITÉ DES INFORMATIONS

4.1.     Objectifs

La sécurité des informations a pour objectifs principaux:

a)    la protection des informations confidentielles contre l'espionnage, la compromission ou la divulgation non autorisée;

b)    la sauvegarde des informations classifiées faisant l'objet de communications et transitant par des systèmes et réseaux d'information contre les menaces pesant sur leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité;

c)    la protection des locaux du Parlement européen abritant des informations classifiées contre les tentatives de sabotage et les actes intentionnels de détérioration;

d)    en cas d'échec de la sécurité, l'évaluation du dommage causé, la limitation des conséquences, la réalisation d'enquêtes de sécurité et l'adoption des mesures correctives nécessaires.

4.2.     Classement

4.2.1.     En matière de confidentialité, prudence et expérience sont nécessaires pour choisir les informations et matériels à protéger et pour évaluer le degré de protection à assurer. Il est essentiel que le degré de protection soit en rapport avec le caractère sensible que revêt, du point de vue de la sécurité, l'élément d'information ou le matériel à protéger. Afin d'assurer la bonne circulation des informations, doivent être évitées tant la surclassification que la sous-classification.

4.2.2.     Le système de classification constitue l'instrument qui permet de mettre en œuvre les principes énoncés dans la présente section. Il convient d'adopter un système similaire pour la planification et l'organisation des mesures de lutte contre l'espionnage, le sabotage, le terrorisme et d'autres menaces de façon à protéger au mieux les installations les plus importantes contenant des informations classifiées et les éléments les plus sensibles à l'intérieur de ces installations.

4.2.3.     L'autorité d'origine de l'information est seule responsable de sa classification.

4.2.4.     Le niveau de classification se fonde exclusivement sur le contenu de l'information concernée.

4.2.5.     Quand un certain nombre de renseignements sont regroupés, leur classification est au moins égale au degré de classification le plus élevé attribué à une partie séparée.. Il est néanmoins possible d'attribuer à un groupement d'informations une classification plus élevée que celle de ses composantes.

4.2.6.     Les classifications sont attribuées uniquement en cas de nécessité et maintenues seulement aussi longtemps que nécessaire.

4.3.     Objectifs des mesures de sécurité

Les mesures de sécurité doivent:

a)    s'appliquer à toutes les personnes ayant accès à des informations classifiées, aux supports des informations classifiées, aux autres informations confidentielles et à tous les locaux contenant de telles informations ainsi qu'aux installations importantes;

b)    être conçues de façon à permettre d'identifier les personnes dont le poste (en termes d'accès, de relations ou autres) pourrait nuire à la sécurité de ces informations et des installations importantes contenant de telles informations, et de les exclure ou de les changer de poste;

c)    empêcher toute personne non autorisée d'avoir accès à ces informations et aux installations qui en contiennent;

d)    garantir que la diffusion de ces informations repose exclusivement sur le principe du besoin d'en connaître, qui est fondamental pour tous les aspects de la sécurité;

e)    garantir l'intégrité (en empêchant l'altération, la modification non autorisée ou la destruction non autorisée) et la disponibilité (pour les personnes qui ont besoin de consulter les informations et qui y sont autorisées) d'informations confidentielles, en particulier lorsqu'elles sont stockées, traitées ou transmises sous forme électromagnétique.

5.     NORMES MINIMALES COMMUNES

Le Parlement européen veille à ce que les normes minimales communes en matière de sécurité soient respectées par tout destinataire d'une information classifiée, à la fois à l'intérieur de l'institution et dans son domaine de compétence, par exemple ses services et contractants, de sorte que cette information puisse être transmise avec la certitude qu'elle sera traitée avec les mêmes précautions. Ces normes minimales doivent comprendre les critères applicables à l'habilitation de sécurité des fonctionnaires du Parlement européen et autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques et les procédures à suivre pour la protection des informations confidentielles.

L'accès à ces informations ne peut être autorisé par le Parlement européen à des tiers que pour autant que ces tiers garantissent que de telles informations sont traitées conformément à des dispositions qui soient au moins strictement équivalentes aux présentes normes minimales communes.

Ces normes minimales communes sont également appliquées lorsque le Parlement charge, par contrat ou attribution, des entités industrielles ou autres de tâches qui font intervenir des informations confidentielles.

6.     MESURES DE SÉCURITÉ APPLICABLES AUX FONCTIONNAIRES DU PARLEMENT EUROPÉEN ET AUX AUTRES EMPLOYÉS DU PARLEMENT TRAVAILLANT POUR LES GROUPES POLITIQUES

6.1.     Instructions de sécurité applicables aux fonctionnaires du Parlement européen et autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques

Les fonctionnaires du Parlement européen et les autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques occupant un poste qui peut leur donner accès à des informations classifiées doivent recevoir, lors de leur entrée en fonction puis à intervalles réguliers, un exposé très complet des mesures de sécurité nécessaires et des procédures concernées. Ces personnes doivent confirmer par écrit avoir lu et pleinement compris les dispositions applicables en matière de sécurité.

6.2.     Responsabilités du personnel d'encadrement

Il incombe au personnel d'encadrement de savoir quels sont les membres de leur personnel qui traitent des informations classifiées ou qui ont accès à des systèmes de communication ou d'information sécurisés ainsi que de prendre note des incidents ou des vulnérabilités apparentes pouvant avoir des répercussions sur le plan de la sécurité, et de les signaler.

6.3.     Statut, en matière de sécurité, des fonctionnaires du Parlement européen et autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques

Sont établies des procédures garantissant, si des renseignements défavorables viennent à être communiqués à propos d'un fonctionnaire du Parlement européen ou d'un autre employé du Parlement travaillant pour un groupe politique, que des mesures sont prises pour déterminer si cette personne effectue un travail lui donnant accès à des informations classifiées, ou si elle a accès à des systèmes de communication ou d'information sécurisés, et que le service compétent du Parlement européen est informé. Si l'autorité nationale de sécurité compétente indique que cette personne présente un risque pour la sécurité, elle doit être exclue ou écartée des fonctions dans lesquelles elle risquerait de nuire à la sécurité.

7.     SÉCURITÉ PHYSIQUE

La sécurité physique est l'application de mesures de protection physiques et techniques en vue d'éviter l'accès non autorisé à des informations classifiées.

7.1.     Exigences en matière de protection

Le degré de sécurité physique à mettre en œuvre pour assurer la protection des informations classifiées doit être proportionné à la classification des informations et matériels détenus et à leur volume, ainsi qu'à la menace à laquelle ils sont exposés. Tous les détenteurs d'informations classifiées doivent se conformer à des pratiques normalisées de classification de ces informations et respecter des critères de protection communs concernant la garde, la transmission et la destruction d'informations et de matériels devant être protégés.

7.2.     Contrôle

Avant de laisser sans surveillance une zone contenant des informations classifiées, les personnes en ayant la garde doivent s'assurer que ces informations sont en sécurité et que tous les dispositifs de sécurité (fermetures, alarmes, etc.) sont enclenchés. Des contrôles indépendants supplémentaires doivent être effectués après les heures de bureau.

7.3.     Sécurité des bâtiments

Les bâtiments contenant des informations classifiées ou des systèmes de communication et d'information sécurisés doivent être défendus contre les accès non autorisés.

La nature de la protection des informations classifiées, par exemple fenêtres à barreaux, portes verrouillables, présence de gardes aux entrées, systèmes de contrôle d'entrée automatiques, inspections et patrouilles de sécurité, systèmes d'alarme, systèmes de détection des intrusions et chiens de garde, est fonction des paramètres suivants:

a)    classification, volume et localisation dans le bâtiment concerné des informations et matériels à protéger;

b)    qualité des meubles de sécurité contenant ces informations et matériels; et

c)    caractéristiques physiques et situation du bâtiment.

La nature de la protection des systèmes de communication et d'information est fonction de l'évaluation de la valeur des actifs en jeu et des dommages potentiels en cas d'atteinte à la sécurité, des caractéristiques physiques et de la situation du bâtiment qui héberge le système concerné, ainsi que de la localisation du système dans le bâtiment.

7.4.     Plans d'urgence

Sont établis à l'avance des plans détaillés destinés à protéger les informations classifiées en cas d'urgence.

8.     IDENTIFIANTS DE SÉCURITÉ, MARQUAGES, APPOSITIONS ET POLITIQUE EN MATIÈRE DE CLASSIFICATION

8.1.     Identifiants de sécurité

Aucune autre classification que celles définies à l'article 2, point d), n'est permise.

Pour fixer des limites à la validité d'une classification (c'est-à-dire déclassement ou déclassification automatique de l'information classifiée), il est possible d'utiliser un identifiant de sécurité convenu.

Les identifiants de sécurité ne sont utilisés qu'en association avec une classification.

Les identifiants de sécurité sont en outre réglementés dans la consigne de sécurité n° 2 et définis dans les instructions de traitement.

8.2.     Marquages

Un marquage est utilisé pour préciser les instructions spécifiques prédéfinies sur le traitement des informations confidentielles. Les marquages peuvent aussi indiquer le domaine couvert par un document donné, pour indiquer une diffusion particulière fondée sur le besoin d'en connaître ou (dans le cas d'une information non classifiée) pour indiquer la fin d'une interdiction.

Un marquage n'est pas une classification et n'est pas utilisé en lieu et place d'une classification.

Les marquages sont en outre réglementés dans la consigne de sécurité n° 2 et définis dans les instructions de traitement.

8.3.     Apposition de classifications et d'identifiants de sécurité

L'apposition de classifications et d'identifiants de sécurité et de marquages est effectuée conformément à la consigne de sécurité n° 2, section E, et aux instructions de traitement.

8.4.     Politique en matière de classification

8.4.1     Généralités

Les informations ne sont classifiées qu'en tant que de besoin. La classification est clairement et correctement indiquée et elle n'est maintenue qu'aussi longtemps que les informations doivent être protégées.

La classification des informations ainsi que tout déclassement ou déclassification ultérieurs incombent à la seule autorité d'origine.

Les fonctionnaires du Parlement européen classifient, déclassent ou déclassifient les informations sur instruction du Secrétaire général ou en vertu d'une délégation de celui-ci.

Les procédures détaillées régissant le traitement des documents classifiés sont conçues de façon à assurer à ces documents une protection adaptée aux informations qu'ils contiennent.

Le nombre de personnes autorisées à émettre des informations classifiées «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» est limité au strict minimum et les noms de ces personnes sont consignés sur une liste établie par l'UIC.

8.4.2     Application de la classification

La classification d'un document est déterminée par le degré de sensibilité de son contenu, conformément aux définitions données à l'article 2, point d). Il importe que la classification soit attribuée à bon escient et utilisée avec modération.

Les lettres ou notes d'envoi accompagnant des pièces jointes portent au moins le plus haut degré de classification attribué à l'une de ces pièces. L'autorité d'origine indique clairement le niveau de classification des lettres ou notes d'envoi lorsqu'elles sont séparées de leurs pièces jointes.

En déterminant la classification à attribuer à un document, l'autorité d'origine doit suivre les diverses règles susmentionnées et éviter la surclassification ou la sous-classification.

Des pages, paragraphes, sections, annexes, appendices et pièces jointes d'un document donné peuvent nécessiter une classification différente et doivent alors recevoir la classification correspondante. La classification du document dans son ensemble est celle de sa partie portant la classification la plus élevée.

9.     INSPECTIONS

Des inspections périodiques internes des mesures de sécurité prises pour la protection des informations classifiées sont menées par la direction de la sécurité et de l'évaluation du risque qui peut demander l'assistance des autorités de sécurité du Conseil ou de la Commission.

Les autorités de sécurité et les services compétents des institutions de l'Union peuvent effectuer, dans le cadre d'une procédure convenue initiée par l'une des parties, des évaluations par les pairs des dispositions de sécurité pour la protection des informations classifiées échangées au titre des accords interinstitutionnels pertinents.

10.     PROCÉDURES DE DÉCLASSIFICATION ET DE RETRAIT DE MARQUAGE

10.1.     L'UIC examine les informations confidentielles contenues dans son registre et demande le consentement de l'autorité d'origine à la déclassification ou au retrait de marquage du document au plus tard la 25e année suivant la date de création du document. Les documents qui ne sont pas déclassifiés ou qui n'ont pas fait l'objet d'un retrait de marquage lors du premier examen sont réexaminés régulièrement, et ce au moins tous les cinq ans. Outre aux documents effectivement conservés dans les archives sécurisées dans la zone sécurisée et dûment classifiés, le processus de retrait de marquage peut également être appliqué à d'autres informations confidentielles conservées soit dans l'organe/titulaire d'un mandat du Parlement, soit dans le service en charge des archives historiques du Parlement.

10.2.     La décision concernant la déclassification ou le retrait de marquage d'un document est, en règle générale, prise uniquement par l'autorité d'origine en règle générale ou, exceptionnellement, en coopération avec l'organe/titulaire d'un mandat du Parlement détenteur de ces informations, avant que les informations qu'elle contient ne soient transférées au service responsable des archives historiques du Parlement. Les informations classifiées ne peuvent être déclassifiées ou ne peuvent se voir retirer leur marquage qu'avec l'accord préalable écrit de l'autorité d'origine. En ce qui concerne les «autres informations confidentielles», le secrétariat de l'organe/titulaire d'un mandat du Parlement qui détient de telles informations décide, en coopération avec le service détenteur de ces informations, si le marquage peut être retiré du document.

10.3.     Il incombe à l'UIC, agissant pour le compte de l'autorité d'origine, d'informer les destinataires du document du changement de classification ou de marquage, ces derniers étant à leur tour chargés d'en aviser les destinataires successifs auxquels ils ont fait suivre l'original ou une copie du document.

10.4.     La déclassification n'affecte aucun des identifiants de sécurité ou des marquages pouvant apparaître sur le document.

10.5.     En cas de déclassification, la classification initiale figurant en tête et en pied de chaque page est barrée. La première page (page de couverture) du document porte un cachet et une référence ajoutée par l'UIC. En cas de retrait de marquage, le marquage initial figurant en tête de chaque page est barré.

10.6.     Le texte du document déclassifié ou qui a fait l'objet d'un retrait de marquage est joint à la fiche électronique ou au système équivalent dans lequel il a été enregistré.

10.7.     Dans le cas de documents relevant des exceptions concernant la vie privée et l'intégrité de l'individu ou les intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale et de documents sensibles, l'article 2 du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 s'applique.

10.8    Outre les dispositions des points 10.1 à 10.7, les règles suivantes s'appliquent:

a)    dans le cas de documents de tiers, l'UIC consulte le tiers concerné avant de procéder à la déclassification ou au retrait de marquage;

b)    s'agissant des exceptions concernant la vie privée et l'intégrité de l'individu, la procédure de déclassification ou de retrait de marquage tient compte, en particulier, de l'accord de la personne concernée ou, le cas échéant, de l'impossibilité d'identifier la personne concernée;

c)    s'agissant de l'exception concernant les intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale, la notification à la personne concernée peut être assurée par une publication au Journal officiel de l 'Union européenne et cette personne dispose d'un délai de 4 semaines à compter de la date de cette publication pour présenter des observations.

PARTIE 2:    PROCÉDURE D'HABILITATION DE SÉCURITÉ

11.     PROCÉDURE D'HABILITATION DE SÉCURITÉ POUR LES DÉPUTÉS AU PARLEMENT EUROPÉEN

11.1.     Pour pouvoir accéder aux informations classifiées au niveau confidentiel CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou à son équivalent, les députés au Parlement européen auront été autorisés à cet effet soit conformément à la procédure visée aux points 11.3 et 11.4 de la présente annexe ou sur la base d'une déclaration solennelle de non-divulgation conformément à l'article 3, paragraphe 4, de la présente décision.

11.2.     Pour pouvoir accéder aux informations classifiées au niveau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, au niveau SECRET UE/EU SECRET ou à leurs équivalents, les députés au Parlement européen doivent avoir été autorisés à cet effet conformément à la procédure décrite aux points 11.3 et 11.14.

11.3.     L'autorisation n'est délivrée qu'aux députés au Parlement européen qui ont fait l'objet d'une enquête de sécurité effectuée par les autorités nationales compétentes des États membres, selon la procédure visée aux points 11.9 à 11.14. Le Président est responsable de l'octroi de cette autorisation aux députés.

11.4.     Le Président peut accorder l'autorisation écrite après avoir recueilli l'avis des autorités nationales compétentes des États membres sur la base de l'enquête de sécurité effectuée conformément aux points 11.8 à 11.13.

11.5.     La direction de la sécurité et de l'évaluation du risque du Parlement européen tient une liste actualisée de tous les députés au Parlement européen ayant reçu une autorisation, y compris une autorisation provisoire au sens du point 11.15.

11.6.     L'autorisation vaut pour une durée de cinq ans ou, si elle est plus courte, la durée des tâches qui en ont justifié l'octroi. Elle peut être renouvelée conformément à la procédure visée au point 11.4.

11.7.     Le Président retire l'autorisation dès lors qu'il estime qu'il y a des motifs justifiant de le faire. Toute décision de retrait d'autorisation est notifiée au député au Parlement européen concerné, qui peut demander à être entendu par le Président avant que le retrait ne prenne effet, ainsi qu'à l'autorité nationale compétente.

11.8.     L'enquête de sécurité est effectuée avec le concours du député au Parlement européen concerné et à la demande du Président. L'autorité nationale compétente aux fins de l'enquête est celle de l'État membre dont le député est ressortissant.

11.9.     Dans le cadre de la procédure d'enquête, le député au Parlement européen concerné est tenu de remplir un formulaire d'information personnel.

11.10.     Le Président spécifie dans sa demande à l'autorité nationale compétente le niveau de classification des informations que le député au Parlement européen concerné aurait à connaître, de sorte que cette autorité puisse mener la procédure d'enquête.

11.11.     L'ensemble du déroulement et des résultats de la procédure d'enquête de sécurité menée par l'autorité nationale compétente respecte les prescriptions et réglementations en vigueur en la matière dans l'État membre concerné, y compris celles relatives aux voies de recours.

11.12.     Lorsque l'autorité nationale compétente de l'État membre émet un avis positif, le Président peut octroyer l'autorisation au député au Parlement européen concerné.

11.13.     Un avis négatif d'une autorité nationale compétente est notifié au député au Parlement européen concerné, qui peut demander à être entendu par le Président. Le Président peut, s'il le juge nécessaire, s'adresser aux autorités nationales compétentes afin de demander des éclaircissements complémentaires. En cas de confirmation de l'avis négatif, l'autorisation ne peut être accordée.

11.14.     Tout député au Parlement européen qui est autorisé au sens du point 11.3 reçoit, au moment de l'autorisation et par la suite à intervalles réguliers, les lignes directrices nécessaires quant à la protection des informations classifiées et aux moyens de l'assurer. Il signe une déclaration confirmant qu'il a reçu ces lignes directrices.

11.15.     À titre exceptionnel, le Président peut, après en avoir préalablement informé l'autorité nationale compétente et pourvu qu'aucune réaction de celle-ci n'ait été reçue dans un délai d'un mois, octroyer une autorisation provisoire à un député au Parlement européen pour une période qui ne peut excéder six mois, en attendant le résultat de l'enquête visée au point 11.11. Les autorisations provisoires ainsi octroyées ne donnent pas accès aux informations classifiées à un niveau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ou à son équivalent.

12.     PROCÉDURE D'HABILITATION DE SÉCURITÉ POUR LES FONCTIONNAIRES DU PARLEMENT EUROPÉEN ET LES AUTRES EMPLOYÉS DU PARLEMENT TRAVAILLANT POUR LES GROUPES POLITIQUES

12.1.     Seuls les fonctionnaires du Parlement européen et les autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques qui, en raison de leurs fonctions et pour des nécessités de service, ont besoin de prendre connaissance d'informations classifiées ou d'en faire usage, peuvent avoir accès auxdites informations.

12.2.     Pour pouvoir accéder aux informations classifiées aux niveaux CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET, TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ou à leurs équivalents, les fonctionnaires du Parlement européen et les autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques concernés auront été autorisés à cet effet conformément à la procédure décrite aux points 12.3 et 12.4.

12.3.     L'autorisation n'est délivrée qu'aux personnes visées au point 12.1 qui ont fait l'objet d'une enquête de sécurité effectuée par les autorités nationales compétentes des États membres, selon la procédure visée aux points 12.9 à 12.14. Le Secrétaire général est responsable de l'octroi de l'autorisation aux fonctionnaires du Parlement européen et aux autres employés du Parlement travaillant pour les groupes politiques.

12.4.     Le Secrétaire général peut accorder l'autorisation écrite après avoir recueilli l'avis des autorités nationales compétentes des États membres sur la base de l'enquête de sécurité effectuée conformément aux points 12.8 à 12.13.

12.5.     La direction de la sécurité et de l'évaluation du risque du Parlement européen tient une liste actualisée de tous les postes nécessitant une habilitation de sécurité, fournie par les services concernés du Parlement européen, et de toutes les personnes ayant reçu une autorisation, y compris une autorisation provisoire au sens du point 12.15.

12.6.     L'autorisation vaut pour une durée de cinq ans ou, si elle est plus courte, la durée des tâches qui en ont justifié l'octroi. Elle peut être renouvelée conformément à la procédure visée au point 12.4.

12.7.     Le Secrétaire général retire l'autorisation dès lors qu'il estime qu'il y a des motifs justifiant de le faire. Toute décision de retrait d'autorisation est notifiée au fonctionnaire du Parlement européen concerné ou à l'autre employé concerné du Parlement travaillant pour un groupe politique, qui peut demander à être entendu par le Secrétaire général avant que le retrait ne prenne effet, ainsi qu'à l'autorité nationale compétente.

12.8.     L'enquête de sécurité est effectuée avec le concours du fonctionnaire au Parlement européen concerné ou d'un autre employé concerné du Parlement travaillant pour les groupes politiques et à la demande du Secrétaire général. L'autorité nationale compétente aux fins de l'enquête est celle de l'État membre dont l'intéressé est ressortissant. Lorsque les lois et réglementations nationales l'autorisent, les autorités nationales compétentes peuvent mener des enquêtes sur des ressortissants étrangers qui demandent un accès à des informations classifiées aux niveaux CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET ou TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

12.9.     Dans le cadre de la procédure d'enquête, le fonctionnaire du Parlement européen concerné ou l'autre employé concerné du Parlement travaillant pour un groupe politique est tenu de remplir un formulaire d'information personnel.

12.10.     Le Secrétaire général spécifie dans sa demande à l'autorité nationale compétente le niveau de classification des informations que le fonctionnaire du Parlement européen concerné ou un autre employé concerné du Parlement travaillant pour des groupes politiques aurait à connaître, de sorte que cette autorité puisse mener la procédure d'enquête et rendre un avis quant au niveau d'autorisation qu'il serait approprié d'accorder à la personne concernée.

12.11.     L'ensemble du déroulement et des résultats de la procédure d'enquête de sécurité menée par l'autorité nationale compétente respecte les prescriptions et réglementations en vigueur en la matière dans l'État membre concerné, y compris celles relatives aux voies de recours.

12.12.     Lorsque l'autorité nationale compétente de l'État membre émet un avis positif, le Secrétaire général peut octroyer l'autorisation au fonctionnaire du Parlement européen ou à un autre employé du Parlement travaillant pour des groupes politiques concerné.

12.13.     Un avis négatif de l'autorité nationale compétente est notifié au fonctionnaire du Parlement européen concerné ou à l'autre employé concerné du Parlement travaillant pour un groupe politique, qui peut demander à être entendu par le Secrétaire général. Le Secrétaire général peut, s'il le juge nécessaire, s'adresser à l'autorité nationale compétente afin de demander des éclaircissements complémentaires. En cas de confirmation de l'avis négatif, l'autorisation ne peut être accordée.

12.14.     Tout fonctionnaire du Parlement européen ou autre employé du Parlement travaillant pour un groupe politique, autorisé au sens des points 12.4 et 12.5, reçoit, au moment de l'autorisation et par la suite à intervalles réguliers, les instructions qui s'imposent sur la protection des informations classifiées et sur les moyens de l'assurer. Il signe une déclaration confirmant qu'il a reçu ces instructions et qu'il s'engage à les respecter.

12.15.     À titre exceptionnel, le Secrétaire général peut, après en avoir préalablement informé l'autorité nationale compétente et en l'absence de réaction de celle-ci dans un délai d'un mois, octroyer une autorisation provisoire à un fonctionnaire du Parlement européen ou à un autre employé du Parlement travaillant pour un groupe politique, pour une période qui ne peut excéder six mois, en attendant le résultat de l'enquête visée au point 12.11. Les autorisations provisoires ainsi octroyées ne donnent pas accès aux informations classifiées au niveau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ou à son équivalent.

Annexe II     (24)

F.    Conflits d'intérêts personnels

Sous réserve de l'approbation du Bureau, un député peut se voir refuser le droit de consulter un document du Parlement par une décision motivée, si le Bureau a, après avoir entendu le député concerné, acquis la conviction que cette consultation affecterait de manière inacceptable les intérêts institutionnels du Parlement ou l'intérêt public, et que le député concerné demande à consulter le document pour des motifs privés et personnels. Le député peut introduire une réclamation écrite et motivée contre une telle décision dans le délai d'un mois après sa notification. Le Parlement se prononce sur cette réclamation sans débat au cours de la période de session qui suit son introduction.