A.    Examinarea documentelor confidenţiale transmise Parlamentului

Procedura care se aplică pentru examinarea documentelor confidenţiale transmise Parlamentului European (1)

(1)    Prin documente confidenţiale se înţeleg documentele şi informaţiile care pot fi refuzate accesului public în temeiul articolului 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului şi care conţin documente sensibile, astfel cum acestea au fost definite la articolul 9 din regulamentul menţionat.

În cazul în care caracterul confidenţial al documentelor primite de Parlament este pus la îndoială de către una dintre instituţii, chestiunea se prezintă comisiei interinstituţionale, creată în temeiul articolului 15 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

În cazul în care documentele confidenţiale se transmit Parlamentului sub rezerva confidenţialităţii, preşedintele comisiei competente a Parlamentului aplică din oficiu procedura de confidenţialitate, astfel cum aceasta este prevăzută la punctul (3) de mai jos.

(2)    Orice comisie a Parlamentului European este abilitată, pe baza unei cereri scrise sau orale a unuia dintre membrii acesteia, să aplice procedura de confidenţialitate pentru o informaţie sau un document pe care îl precizează membrul în cauză. Este necesară o majoritate de două treimi dintre membrii prezenţi pentru a decide aplicarea procedurii de confidenţialitate.

(3)    În cazul în care preşedintele comisiei a declarat aplicarea procedurii de confidenţialitate, la dezbatere mai pot asista numai membrii comisiei, funcţionarii şi experţii desemnaţi în prealabil de către preşedinte în limita strictului necesar.

Documentele se numerotează şi se distribuie la începutul reuniunii şi sunt adunate la sfârşitul acesteia. Se interzice luarea de notiţe şi, a fortiori, fotocopierea documentelor respective.

Procesul-verbal al reuniunii nu menţionează niciun detaliu cu privire la punctul examinat în conformitate cu procedura de confidenţialitate. Numai decizia, în cazul în care aceasta există, poate fi prevăzută în procesul-verbal.

(4)    Examinarea cazurilor de violare a secretului poate fi cerută de un număr de trei membri ai comisiei care a deschis procedura şi se înscrie pe ordinea de zi. Majoritatea membrilor comisiei poate decide ca examinarea violării secretului să figureze pe ordinea de zi a primei reuniuni de după depunerea cererii la preşedintele comisiei.

(5)    Sancțiuni: în cazul unei încălcări, președintele comisiei acționează în conformitate cu dispozițiile de la articolul 11 alineatul (2) și de la articolele 165, 166 și 167.

B.    Acord interinstituţional privind accesul Parlamentului la informaţii sensibile din domeniul politicii de securitate şi de apărare

Acord interinstituţional din 20 noiembrie 2002 dintre Parlamentul European şi Consiliu privind accesul Parlamentului European la informaţii sensibile ale Consiliului din domeniul politicii de securitate şi de apărare (2)

PARLAMENTUL EUROPEAN ŞI CONSILIUL,

întrucât:

(1)    Articolul 21 din Tratatul privind Uniunea Europeană prevede că Preşedinţia Consiliului consultă Parlamentul European cu privire la principalele aspecte şi opţiuni fundamentale de politică externă şi de securitate comună şi ia măsuri pentru a se ţine seama în mod corespunzător de punctele de vedere ale Parlamentului European. Acelaşi articol prevede că Parlamentul European este informat periodic de către Preşedinţia Consiliului şi Comisie cu privire la evoluţia politicii externe şi de securitate comună. Este necesară instituirea unui dispozitiv de garantare a aplicării acestor principii în domeniu.

(2)    Ţinând seama de natura specifică şi de conţinutul extrem de sensibil al anumitor informaţii cu un grad ridicat de confidenţialitate în domeniul politicii de securitate şi de apărare, se recomandă stabilirea unui regim special pentru tratarea documentelor care conţin informaţii de acest tip.

(3)    În conformitate cu articolul 9 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului şi ale Comisiei (3), Consiliul are obligaţia de a informa Parlamentul European cu privire la documentele sensibile, astfel cum acestea sunt definite la articolul 9 alineatul (1) din regulament, în conformitate cu dispoziţiile convenite între aceste instituţii.

(4)    În majoritatea statelor membre există mecanisme specifice pentru transmiterea şi tratarea informaţiilor clasificate între guvernele şi parlamentele naţionale. Prezentul acord interinstituţional ar trebui să asigure Parlamentului European un tratament inspirat din cele mai bune practici în vigoare în statele membre.

ADOPTĂ PREZENTUL ACORD INTERINSTITUŢIONAL:

1.    Domeniul de aplicare

1.1    Prezentul acord interinstituţional reglementează accesul Parlamentului European la informaţii sensibile, adică la informaţii clasificate „TRÈS SECRET/TOP SECRET”, „SECRET” sau „CONFIDENTIEL” oricare ar fi originea, suportul sau gradul de finalizare, deţinute de Consiliu în domeniul politicii de securitate şi de apărare, precum şi al tratării documentelor astfel clasificate.

1.2    Informaţiile provenite de la un stat terţ sau de la o organizaţie internaţională se transmit cu acordul acestora.

În cazul în care informaţiile provenite de la un stat membru sunt transmise Consiliului fără menţiunea explicită de difuzare restrânsă către alte instituţii, cu excepţia celei privind clasificarea, se aplică regulile prevăzute la secţiunile 2 şi 3 din prezentul acord interinstituţional. În caz contrar, aceste informaţii se transmit cu acordul statului membru în cauză.

În cazul în care refuză transmiterea informaţiile provenite de la un stat terţ, de la o organizaţie internaţională sau de la un stat membru, Consiliul îşi motivează refuzul.

1.3    Dispoziţiile prezentului acord interinstituţional se aplică în conformitate cu legislaţia aplicabilă, fără a aduce atingere Deciziei 95/167/CE, Euratom, CECO a Parlamentului European, a Consiliului şi a Comisiei din 19 aprilie 1995 privind modalităţile de exercitare a dreptului de anchetă al Parlamentului European (4) şi fără a aduce atingere aranjamentelor existente, în special Acordului interinstituţional din 6 mai 1999 dintre Parlamentul European, Consiliu şi Comisie privind disciplina bugetară şi îmbunătăţirea procedurii bugetare (5).

2.    Reguli generale

2.1    Cele două instituţii acţionează în conformitate cu sarcinile reciproce de cooperare loială şi în spirit de încredere reciprocă, precum şi cu respectarea dispoziţiilor pertinente din tratate. Transmiterea şi tratarea informaţiilor prevăzute de prezentul acord interinstituţional se efectuează cu respectarea intereselor protejate de clasificare, în special interesul public privind securitatea şi apărarea Uniunii Europene sau a unuia sau mai multor state membre sau gestionarea militară şi nemilitară a crizelor.

2.2    La cererea uneia dintre personalităţile prevăzute la punctul 3.1, Preşedinţia Consiliului sau Secretarul General/Înaltul Reprezentant le informează, cu promptitudinea necesară, cu privire la conţinutul oricărei informaţii sensibile necesare pentru a permite Parlamentului European să-şi exercite atribuţiile care îi sunt conferite de Tratatul privind Uniunea Europeană în domeniul reglementat de prezentul acord interinstituţional, ţinând seama de interesul public în ceea ce priveşte securitatea şi apărarea Uniunii Europene sau a unuia sau mai multor state membre sau gestionarea militară şi nemilitară a crizelor, în conformitate cu modalităţile definite în secţiunea 3.

3.    Modalităţi privind accesul la informaţiile sensibile şi tratarea acestora

3.1    În cadrul prezentului acord interinstituţional, Preşedintele Parlamentului European sau preşedintele comisiei pentru afaceri externe, drepturile omului, securitate comună şi politica de apărare a Parlamentului European poate cere ca Preşedinţia Consiliului sau Secretarul General/Înaltul Reprezentant să furnizeze acestei comisii informaţii privind evoluţia în materie de politică europeană de securitate şi de apărare, inclusiv informaţiile sensibile în cazul cărora se aplică punctul 3.3.

3.2    În caz de criză sau la cererea Preşedintelui Parlamentului European sau a preşedintelui comisiei pentru afaceri externe, drepturile omului, securitate comună şi politica de apărare a Parlamentului European, informaţiile de acest tip se furnizează în cel mai scurt timp.

3.3    În acest cadru, Preşedintele Parlamentului European, precum şi un comitet special prezidat de preşedintele comisiei pentru afaceri externe, drepturile omului, securitate comună şi politica de apărare şi compus din patru membri desemnaţi de Conferinţa preşedinţilor sunt informaţi de către Preşedinţia Consiliului sau de către Secretarul General/Înaltul Reprezentant cu privire la conţinutul informaţiilor sensibile în cazul în care acestea sunt necesare pentru a permite Parlamentului European să-şi exercite atribuţiile care îi sunt conferite de Tratatul privind Uniunea Europeană în domeniul reglementat de prezentul acord interinstituţional. Preşedintele Parlamentului European şi comitetul special pot cere consultarea documentelor în cauză la sediul Consiliului.

În cazul în care este posibil şi adecvat, date fiind natura şi conţinutul informaţiilor sau ale documentelor în cauză, acestea se pun la dispoziţia Preşedintelui Parlamentului European, care va alege una dintre posibilităţile următoare:

(a)    informaţii destinate preşedintelui comisiei pentru afaceri externe, drepturile omului, securitate comună şi politica de apărare;

(b)    limitarea accesului la informaţii numai la membrii comisiei pentru afaceri externe, drepturile omului, securitate comună şi politica de apărare;

(c)    examinarea în cadrul comisiei pentru afaceri externe, drepturile omului, securitate comună şi politica de apărare, întrunită cu uşile închise, în conformitate cu modalităţi care pot varia în funcţie de gradul de confidenţialitate avut în vedere;

(d)    comunicarea documentelor filtrate în funcţie de gradul de confidenţialitate necesar.

Aceste posibilităţi sunt excluse în cazul informaţiilor sensibile clasificate „TRÈS SECRET/TOP SECRET”.

În ceea ce priveşte informaţiile sau documentele clasificate „SECRET” sau „CONFIDENTIEL”, Preşedintele Parlamentului European, înainte de a opta pentru una dintre aceste posibilităţi, se pune de acord cu Consiliul.

Informaţiile sau documentele în cauză nu se publică şi nu se transmit altor destinatari.

4.    Dispoziţii finale

4.1    Parlamentul European şi Consiliul iau, fiecare în domeniul său de competenţă, măsurile necesare pentru a asigura aplicarea prezentului acord interinstituţional, inclusiv cele necesare pentru anchetele de securitate privind persoanele în cauză.

4.2    Cele două instituţii sunt dispuse să discute acorduri interinstituţionale comparabile care ar putea reglementa informaţiile clasificate în alte sectoare de activitate ale Consiliului, cu condiţia ca dispoziţiile prezentului acord interinstituţional să nu constituie un precedent pentru alte domenii de activitate ale Uniunii sau ale Comunităţii şi nu aduce atingere conţinutului altor eventuale acorduri interinstituţionale.

4.3    Prezentul acord interinstituţional se reexaminează după doi ani, la cererea uneia dintre cele două instituţii, în conformitate cu experienţa dobândită în aplicarea acestuia.

Anexă

Prezentul acord interinstituţional se aplică în conformitate cu regulamentele pertinente în vigoare şi, în special, cu principiul în conformitate cu care acordul autorităţii de origine este o condiţie necesară pentru transmiterea de informaţii clasificate, prevăzută la punctul 1.2.

Consultarea documentelor sensibile de către membrii comitetului special al Parlamentului European se face într-o sală securizată, situată în localurile Consiliului.

Prezentul acord interinstituţional intră în vigoare după adoptarea de către Parlamentul European a măsurilor de securitate interne în conformitate cu principiile prevăzute la punctul 2.1 şi comparabile cu cele ale altor instituţii, în vederea garantării unui nivel de protecţie echivalent pentru informaţiile sensibile în cauză.

C.    Aplicarea Acordului interinstituţional privind accesul Parlamentului la informaţii sensibile din domeniul politicii de securitate şi de apărare

Decizia Parlamentului European din 23 octombrie 2002 privind aplicarea Acordului interinstituţional privind accesul Parlamentului European la informaţii sensibile ale Consiliului din domeniul politicii de securitate şi de apărare (6)

PARLAMENTUL EUROPEAN,

având în vedere articolul 9, în special alineatele (6) şi (7) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului şi ale Comisiei (7),

având în vedere anexa VII partea A punctul 1 din Regulamentul de procedură,

având în vedere articolul 20 din Decizia Biroului din 28 noiembrie 2001 privind accesul publicului la documentele Parlamentului European (8),

având în vedere Acordul interinstituţional dintre Parlamentul European şi Consiliu privind accesul Parlamentului la informaţii sensibile ale Consiliului din domeniul politicii de securitate şi de apărare,

având în vedere propunerea Biroului,

având în vedere natura specifică şi conţinutul extrem de sensibil al anumitor informaţii cu un grad ridicat de confidenţialitate în domeniul politicii de securitate şi de apărare,

întrucât Consiliul este obligat să furnizeze Parlamentului European informaţii cu privire la documentele sensibile, în conformitate cu dispoziţiile convenite între instituţii,

întrucât membrii Parlamentului European care fac parte din comitetul special, constituit în temeiul Acordului interinstituţional, trebuie să fie abilitaţi pentru a avea acces la informaţiile sensibile în aplicarea principiului „necesităţii de a cunoaşte”,

având în vedere necesitatea de a stabili mecanisme specifice pentru primirea, tratarea şi controlul informaţiilor sensibile furnizate de Consiliu, de state membre, de ţări terţe sau de organizaţii internaţionale,

DECIDE:

Articolul 1

Prezenta decizie vizează adoptarea de măsuri suplimentare necesare aplicării Acordului interinstituţional privind accesul Parlamentului European la informaţiile sensibile ale Consiliului din domeniul politicii de securitate şi de apărare.

Articolul 2

Consiliul tratează cererile Parlamentului European de acces la informaţiile sale sensibile în conformitate cu propriile reglementări. În cazul în care documentele solicitate au fost întocmite de alte instituţii, state membre, ţări terţe sau organizaţii internaţionale, ele se transmit cu acordul acestora.

Articolul 3

Preşedintele Parlamentului European răspunde de aplicarea, în cadrul acestei instituţii, a Acordului interinstituţional.

În acest sens, Preşedintele ia toate măsurile care se impun pentru a garanta tratarea confidenţială a informaţiilor primite direct de la Preşedintele Consiliului sau de la Secretarul General/Înaltul Reprezentant, sau a informaţiilor obţinute cu ocazia consultării documentelor sensibile în localurile Consiliului.

Articolul 4

În cazul în care, la cererea Preşedintelui Parlamentului European sau a preşedintelui comisiei pentru afaceri externe, drepturile omului, securitate comună şi politica de apărare, Preşedinţia Consiliului sau Secretarul General/Înaltul Reprezentant sunt invitaţi să furnizeze informaţii sensibile comitetului special creat prin Acordul interinstituţional, acestea se vor furniza în cel mai scurt termen. În acest scop, Parlamentul European echipează o sală special concepută pentru aceasta. Alegerea sălii se face în vederea asigurării unui nivel de protecţie echivalent cu cel prevăzut de Decizia 2001/264/CE a Consiliului din 19 martie 2001 de adoptare a regulamentului de securitate al Consiliului (9) pentru organizarea reuniunilor de acest tip.

Articolul 5

Reuniunea de informare prezidată de Preşedintele Parlamentului European sau de preşedintele comisiei menţionate anterior are loc cu uşile închise.

Cu excepţia celor 4 membri desemnaţi de Conferinţa preşedinţilor, numai funcţionarii care, date fiind funcţiile lor sau necesităţile serviciului, au fost abilitaţi şi autorizaţi să intre în sală sub rezerva „necesităţii de a cunoaşte”, au acces în sala de reuniune.

Articolul 6

În aplicarea alineatului 3.3 din Acordul interinstituţional deja menţionat, în cazul în care Preşedintele Parlamentului European sau preşedintele comisiei menţionate anterior decide să solicite consultarea documentelor care conţin informaţii sensibile, consultarea se efectuează în localurile Consiliului.

Consultarea documentelor la faţa locului se efectuează în versiunea sau versiunile disponibile.

Articolul 7

Membrii Parlamentului European care urmează să asiste la reuniunile de informare sau să ia cunoştinţă de documentele sensibile, fac obiectul unei proceduri de abilitare, asemeni membrilor Consiliului şi membrilor Comisiei. În acest sens, Preşedintele Parlamentului European iniţiază demersurile necesare pe lângă autorităţile naţionale competente.

Articolul 8

Funcţionarii care trebuie să aibă acces la informaţiile sensibile sunt abilitaţi în conformitate cu dispoziţiile stabilite pentru celelalte instituţii. Funcţionarii astfel abilitaţi, sub rezerva „necesităţii de a cunoaşte”, sunt chemaţi să asiste la reuniunile de informare menţionate anterior sau să ia cunoştinţă de conţinutul acestora. În acest sens, Secretarul General acordă autorizaţia, după ce a primit avizul autorităţilor naţionale competente ale statelor membre, pe baza anchetei de securitate întreprinse de aceste autorităţi.

Articolul 9

Informaţiile obţinute cu ocazia acestor reuniuni sau cu ocazia consultării documentelor în localurile Consiliului nu fac obiectul divulgării, difuzării şi reproducerii, totale sau parţiale, indiferent de suportul pe care se prezintă. De asemenea, nu se autorizează nici înregistrarea informaţiilor sensibile furnizate de către Consiliu.

Articolul 10

Membrii Parlamentului European desemnaţi de Conferinţa preşedinţilor pentru a avea acces la informaţii sensibile sunt obligaţi să păstreze confidenţialitatea. Cei care nu respectă această obligaţie sunt înlocuiţi în cadrul comitetului special de un alt membru desemnat de Conferinţa preşedinţilor. În acest scop, membrul care nu respectă această obligaţie poate fi audiat, înainte de excluderea sa din comitetul special, de Conferinţa preşedinţilor, întrunită în reuniune extraordinară cu uşile închise. În afară de excluderea sa din comitetul special, membrul responsabil de scurgerea de informaţii poate face obiectul, dacă este cazul, unei proceduri judiciare în aplicarea legislaţiei în vigoare.

Articolul 11

Funcţionarii abilitaţi în mod corespunzător pentru a avea acces la informaţiile sensibile, în aplicarea principiului „necesităţii de a cunoaşte”, sunt obligaţi să păstreze confidenţialitatea. Orice funcţionar care nu respectă această obligaţie face obiectul unei anchete întreprinse sub autoritatea Preşedintelui Parlamentului European şi, dacă este cazul, al unei proceduri disciplinare, în conformitate cu Statutul funcţionarilor. În cazul unei proceduri judiciare, Preşedintele ia toate măsurile care se impun pentru a permite autorităţilor naţionale competente să declanşeze procedurile adecvate.

Articolul 12

Biroul este competent pentru a proceda la eventuale adaptări, modificări sau interpretări necesare pentru aplicarea acestei decizii.

Articolul 13

Prezenta decizie se va anexa la Regulamentul de procedură al Parlamentului European şi va intra în vigoare la data publicării în Jurnalul Oficial al Comunităţilor Europene.

D.    Acord interinstituţional privind transmiterea către Parlamentul European şi prelucrarea de către acesta a informaţiilor clasificate deţinute de Consiliu în alte chestiuni decât cele vizate de domeniul politicii externe şi de securitate comune

Acord interinstituţional din 12 martie 2014 între Parlamentul European şi Consiliu privind transmiterea către Parlamentul European şi prelucrarea de către acesta a informaţiilor clasificate deţinute de Consiliu în alte chestiuni decât cele vizate de domeniul politicii externe şi de securitate comune (10)

PARLAMENTUL EUROPEAN ŞI CONSILIUL,

întrucât:

(1)    Articolul 14 alineatul (1) din Tratatul privind Uniunea Europeană (TUE) prevede că Parlamentul European exercită, împreună cu Consiliul, funcţiile legislativă şi bugetară şi că exercită funcţii de control politic şi consultative, în conformitate cu tratatele.

(2)    Articolul 13 alineatul (2) din TUE prevede că fiecare instituţie acţionează în limitele atribuţiilor care îi sunt conferite prin tratate, în conformitate cu procedurile, condiţiile şi scopurile prevăzute de acestea. Dispoziţia menţionată prevede, de asemenea, că instituţiile trebuie să coopereze unele cu altele în mod loial. Articolul 295 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene (TFUE) prevede că Parlamentul European şi Consiliul, între altele, organizează condiţiile cooperării lor şi că, în acest scop, acestea pot, cu respectarea tratatelor, să încheie acorduri interinstituţionale care pot avea un caracter obligatoriu.

(3)    Tratatele şi, după caz, alte dispoziţii relevante prevăd că, în contextul unei proceduri legislative speciale sau în cadrul altor proceduri decizionale, Consiliul consultă sau obţine aprobarea Parlamentului European înainte de adoptarea unui act juridic. Tratatele prevăd, de asemenea, în anumite cazuri, că Parlamentul European trebuie să fie informat în legătură cu progresele sau rezultatele unei proceduri date sau să fie implicat în evaluarea sau în controlul anumitor agenţii ale Uniunii.

(4)    În special, articolul 218 alineatul (6) din TFUE prevede că, cu excepţia cazului în care un acord internațional se referă exclusiv la politica externă şi de securitate comună, Consiliul adoptă decizia privind încheierea acordului în cauză după aprobarea sau după consultarea Parlamentului European; toate aceste acorduri internaţionale care nu sunt legate în mod exclusiv de politica externă şi de securitate comună intră, prin urmare, sub incidenţa prezentului acord interinstituţional.

(5)    Articolul 218 alineatul (10) din TFUE prevede că Parlamentul European este informat de îndată şi pe deplin pe parcursul tuturor etapelor procedurii; dispoziţia respectivă se aplică şi acordurilor privind domeniul politicii externe şi de securitate comune.

(6)    În cazurile în care punerea în aplicare a tratatelor şi, după caz, a altor dispoziţii relevante ar necesita accesul Parlamentului European la informaţii clasificate deţinute de Consiliu, ar trebui ca Parlamentul European şi Consiliu să convină asupra unor modalităţi adecvate care să reglementeze un astfel de acces.

(7)    În cazul în care Consiliul hotărăşte să acorde Parlamentului European accesul la informaţii clasificate deţinute de Consiliu în domeniul politicii externe şi de securitate comune, acesta fie ia hotărâri ad hoc în acest sens, fie utilizează Acordul interinstituţional din 20 noiembrie 2002 între Parlamentul European şi Consiliu privind accesul Parlamentului European la informaţiile sensibile ale Consiliului în domeniul politicii de securitate şi de apărare (11) (denumit în continuare „Acordul interinstituţional din 20 noiembrie 2002”), după caz.

(8)    Declaraţia Înaltului Reprezentant privind responsabilitatea politică (12), formulată cu ocazia adoptării Deciziei 2010/427/UE a Consiliului din 26 iulie 2010 privind organizarea şi funcţionarea Serviciului European de Acţiune Externă (13), afirmă că Înaltul Reprezentant va revizui şi va propune, după caz, adaptarea dispoziţiilor existente privind accesul deputaţilor în Parlamentul European la documentele şi informaţiile clasificate din domeniul politicii de securitate şi apărare (şi anume Acordul interinstituţional din 20 noiembrie 2002).

(9)    Este important ca Parlamentul European să fie asociat la principiile, standardele şi normele pentru protecţia informaţiilor clasificate necesare pentru protejarea intereselor Uniunii şi ale statelor membre. Mai mult, Parlamentul European va fi în măsură să ofere informaţii clasificate Consiliului.

(10)    La 31 martie 2011, Consiliul a adoptat Decizia 2011/292/EU privind normele de securitate pentru protecţia informaţiilor UE clasificate (14) (denumită în continuare „normele de securitate ale Consiliului”).

(11)    La 6 iunie 2011, Biroul Parlamentului European a adoptat Decizia referitoare la normele de reglementare a tratamentului informaţiilor confidenţiale de către Parlamentul European (15) (denumită în continuare „normele de securitate ale Parlamentului European”).

(12)    Normele de securitate ale instituţiilor, organelor, oficiilor sau agenţiilor Uniunii ar trebui împreună să constituie un cadru general cuprinzător şi coerent în cadrul Uniunii Europene pentru protecţia informaţiilor clasificate şi ar trebui să asigure echivalenţa unor principii de bază şi a unor standarde minime. Principiile de bază şi standardele minime prevăzute de normele de securitate ale Parlamentului European şi normele de securitate ale Consiliului ar trebui, în consecinţă, să fie echivalente.

(13)    Nivelul de protecţie asigurat informaţiilor clasificate în temeiul normelor de securitate ale Parlamentului European ar trebui să fie echivalent cu cel asigurat informaţiilor clasificate în temeiul normelor de securitate ale Consiliului.

(14)    Serviciile relevante ale Secretariatului Parlamentului European şi ale Secretariatului General al Consiliului vor coopera îndeaproape pentru a se asigura că, în ambele instituţii, sunt aplicate niveluri echivalente de protecţie a informaţiilor clasificate.

(15)    Prezentul acord nu aduce atingere normelor existente şi viitoare privind accesul la documente adoptate în conformitate cu articolul 15 alineatul (3) din TFUE; normelor privind protecţia datelor cu caracter personal adoptate în conformitate cu articolul 16 alineatul (2) din TFUE; normelor privind dreptul de anchetă al Parlamentului European adoptate în conformitate cu articolul 226 al treilea paragraf din TFUE; şi dispoziţiilor relevante referitoare la Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF),

CONVIN DUPĂ CUM URMEAZĂ:

Articolul 1  : Scopul şi domeniul de aplicare

Prezentul acord stabileşte modalităţile care guvernează transmiterea către Parlamentul European şi prelucrarea de către acesta a informaţiilor clasificate deţinute de Consiliu, în alte chestiuni decât cele vizate de domeniul politicii externe şi de securitate comune, care sunt relevante pentru exercitarea de către Parlamentul European a competenţelor şi a funcţiilor sale. Acesta priveşte toate aceste chestiuni, şi anume:

(a)    propunerile supuse unei proceduri legislative speciale sau unei alte proceduri decizionale în care Parlamentul European trebuie consultat sau este solicitat să îşi exprime aprobarea;

(b)    acordurile internaţionale cu privire la care Parlamentul European trebuie consultat sau este solicitat să îşi exprime aprobarea, în temeiul articolului 218 alineatul (6) din TFUE;

(c)    directivele de negociere pentru acordurile internaţionale menţionate la litera (b);

(d)    activităţile, rapoartele de evaluare sau alte documente cu privire la care Parlamentul European trebuie informat; şi

(e)    documentele referitoare la activităţile acelor agenţii ale Uniunii în evaluarea sau controlul cărora Parlamentul European trebuie implicat.

Articolul 2  : Definiţia „informaţiilor clasificate”

În sensul prezentului acord, „informaţii clasificate” înseamnă oricare sau toate dintre următoarele:

(a)    „informaţii UE clasificate” (IUEC), astfel cum sunt definite în normele de securitate ale Parlamentului European şi în normele de securitate ale Consiliului şi pe care figurează unul dintre următoarele marcaje ale clasificării de securitate:

-    RESTREINT UE/EU RESTRICTED;

-    CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL,

-    SECRET UE/EU SECRET,

-    TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET;

(b)    informaţiile clasificate furnizate Consiliului de către statele membre şi pe care figurează un marcaj al clasificării de securitate naţional echivalent cu unul dintre marcajele clasificării de securitate utilizate pentru IUEC, enumerate la litera (a);

(c)    informaţiile clasificate furnizate Uniunii Europene de state terţe sau de organizaţii internaţionale, care poartă un marcaj al clasificării de securitate echivalent cu unul dintre marcajele clasificării de securitate utilizate pentru IUEC, enumerate la litera (a), astfel cum prevăd acordurile privind securitatea informaţiilor sau acordurile administrative relevante.

Articolul 3  : Protecţia informaţiilor clasificate

(1)    Parlamentul European protejează, în conformitate cu normele sale de securitate şi cu prezentul acord, orice informaţie clasificată care îi este furnizată de Consiliu.

(2)    Având în vedere că trebuie menţinută echivalenţa între principiile de bază şi standardele minime pentru protecţia informaţiilor clasificate stabilite de Parlamentul European şi de Consiliu în normele lor respective de securitate, Parlamentul European se asigură că măsurile de securitate aplicate în sediile sale asigură un nivel de protecţie a informaţiilor clasificate echivalent cu cel asigurat acestor informaţii în sediile Consiliului. Serviciile relevante ale Parlamentului European şi ale Consiliului cooperează îndeaproape în acest sens.

(3)    Parlamentul European ia măsurile corespunzătoare pentru a se asigura că informaţiile clasificate primite de la Consiliu:

(a)    nu sunt utilizate în alte scopuri decât cele pentru care a fost acordat accesul;

(b)    nu sunt divulgate altor persoane decât cele cărora le-a fost acordat accesul în conformitate cu articolele 4 şi 5 sau nu sunt făcute publice;

(c)    nu sunt transmise altor instituţii, organe, oficii sau agenţii ale Uniunii sau statelor membre, statelor terţe sau organizaţiilor internaţionale fără consimţământul scris prealabil al Consiliului.

(4)    Consiliul poate acorda Parlamentului European accesul la informaţii clasificate emise de alte instituţii, organe, oficii sau agenţii ale Uniunii sau de statele membre, statele terţe sau organizaţiile internaţionale numai cu consimţământul scris prealabil al emitentului.

Articolul 4  : Securitatea personalului

(1)    Accesul la informaţii clasificate este acordat deputaţilor în Parlamentul European în conformitate cu articolul 5 alineatul (4).

(2)    În cazul în care informaţiile vizate sunt clasificate la nivelul CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET sau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sau unul echivalent, accesul poate fi acordat doar deputaţilor în Parlamentul European autorizaţi de Preşedintele Parlamentului European:

(a)    care deţin certificatul de securitate în conformitate cu normele de securitate ale Parlamentului European; sau

(b)    pentru care a fost întocmită o notificare de către o autoritate naţională competentă conform căreia aceştia sunt autorizaţi în mod corespunzător prin natura funcţiilor deţinute în conformitate cu actele cu putere de lege şi dispoziţiile administrative naţionale.

Prin derogare de la primul paragraf, în cazul în care informaţiile vizate sunt clasificate la nivelul CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau echivalent, accesul poate fi acordat şi deputaţilor în Parlamentul European determinati în conformitate cu articolul 5 alineatul (4) care au semnat o declaraţie solemnă de nedivulgare în conformitate cu normele de securitate ale Parlamentului European. Consiliul este informat cu privire la numele deputaţilor în Parlamentul European cărora li s-a acordat accesul în temeiul prezentului paragraf.

(3)    Înainte de a li se acorda accesul la informaţii clasificate, deputaţii în Parlamentul European sunt informaţi şi iau la cunoştinţă responsabilităţile care le revin cu privire la protecția acestor informaţii, în conformitate cu normele de securitate ale Parlamentului European şi la modalităţile de a asigura această protecţie.

(4)    Accesul la informaţii clasificate este acordat numai acelor funcţionari ai Parlamentului European şi altor angajaţi ai Parlamentului care lucrează pentru grupuri politice care:

(a)    au fost desemnaţi în prealabil ca având o nevoie de a cunoaşte de organul parlamentar/titularul de mandat relevant în conformitate cu articolul 5 alineatul (4);

(b)    deţin certificatul de securitate de nivel corespunzător în conformitate cu normele de securitate ale Parlamentului European în cazul în care informaţiile sunt clasificate la nivelul CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET sau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, sau unul echivalent; şi

(c)    au fost informaţi şi au primit instrucţiuni scrise cu privire la responsabilităţile care le revin cu privire la protecţia acestor informaţii, precum şi la modalităţile de a asigura această protecţie, şi au semnat o declaraţie prin care recunosc primirea respectivelor instrucţiuni şi prin care se obligă să le respecte în conformitate cu normele de securitate ale Parlamentului European.

Articolul 5  : Procedura de acces la informaţii clasificate

(1)    Consiliul furnizează Parlamentului European informaţiile clasificate menţionate la articolul 1 în cazul în care are o astfel de obligaţie legală în temeiul tratatelor sau al actelor juridice adoptate în baza tratatelor. Organele parlamentare sau titularii de mandat menţionaţi la alineatul (3) pot, de asemenea, prezenta o solicitare scrisă pentru astfel de informaţii.

(2)    În alte cazuri, Consiliul poate furniza Parlamentului European informaţiile clasificate menţionate la articolul 1 fie din proprie iniţiativă, fie la solicitarea scrisă transmisă de unul dintre organele parlamentare sau titularii de mandat menţionaţi la alineatul (3).

(3)    Următoarele organe parlamentare sau titulari de mandat pot prezenta solicitări scrise Consiliului:

(a)    Preşedintele;

(b)    Conferinţa preşedinţilor;

(c)    Biroul;

(d)    preşedintele comisiei vizate (preşedinţii comisiilor vizate);

(e)    raportorul vizat (raportorii vizaţi).

Solicitările din partea altor deputaţi în Parlamentul European sunt prezentate prin intermediul unuia dintre organele parlamentare sau titularii de mandat menţionaţi la primul paragraf.

Consiliul răspunde acestor solicitări fără întârziere.

(4)    În cazul în care Consiliul are o obligaţie legală în acest sens sau a decis să acorde Parlamentului European accesul la informaţii clasificate, acesta stabileşte în scris următoarele, înaintea transmiterii informaţiilor respective, împreună cu organul sau titularul funcţiei relevante, astfel cum sunt enumeraţi la alineatul (3):

(a)    dacă accesul poate fi acordat unuia sau mai multora dintre următorii:

(i)    Preşedintele;

(ii)    Conferinţa preşedinţilor;

(iii)    Biroul;

(iv)    preşedintele comisiei vizate (preşedinţii comisiilor vizate);

(v)    raportorul vizat (raportorii vizaţi);

(vi)    toţi sau anumiţi membri ai comisiei (comisiilor) vizate; şi

(b)    orice modalitate specifică de prelucrare pentru protecţia acestor informaţii.

Articolul 6  : Înregistrarea, stocarea, consultarea şi discutarea informaţiilor clasificate în cadrul Parlamentului European

(1)    Informaţiile clasificate furnizate de Consiliu Parlamentului European, în cazul în care sunt clasificate la nivelul CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET sau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sau unul echivalent:

(a)    sunt înregistrate din motive de securitate pentru a le consemna ciclul de viaţă şi a le asigura trasabilitatea în orice moment;

(b)    sunt stocate într-o zonă de siguranţă care întruneşte standardele minime de securitate fizică stabilite de normele de securitate ale Consiliului şi de normele de securitate ale Parlamentului European, care sunt echivalente; şi

(c)    pot fi consultate de deputaţi în Parlamentul European, funcţionari ai Parlamentului European şi alţi angajaţi relevanţi ai Parlamentului care lucrează pentru grupuri politice menţionaţi la articolul 4 alineatul (4) şi la articolul 5 alineatul (4) numai într-o cameră de lectură securizată din clădirile Parlamentului European. În acest caz, se aplică următoarele condiţii:

(i)    informaţiile nu se copiază în niciun fel, cum ar fi prin fotocopiere sau fotografiere;

(ii)    nu se iau notiţe; şi

(iii)    nu se pot introduce în sală dispozitive de comunicaţii electronice.

(2)    Informaţiile clasificate furnizate de Consiliu Parlamentului European, în cazul în care sunt clasificate la nivelul RESTREINT UE/EU RESTRICTED sau echivalent, se prelucrează şi se stochează în conformitate cu normele de securitate ale Parlamentului European, care oferă un nivel de protecţie pentru aceste informaţii clasificate echivalent celui oferit de Consiliu.

Prin derogare de la primul paragraf, informaţiile clasificate la nivelul RESTREINT UE/EU RESTRICTED sau echivalent se prelucrează şi se stochează în conformitate cu alineatul (1) pentru o perioadă de 12 luni de la intrarea în vigoare a prezentului acord. Accesul la aceste informaţii clasificate este reglementat de articolul 4 alineatul (4) literele (a) şi (c) şi de articolul 5 alineatul (4).

(3)    Informaţiile clasificate pot fi manipulate numai prin sisteme de comunicaţii şi de informaţii care au fost acreditate sau aprobate în mod corespunzător în conformitate cu standarde echivalente celor stabilite de normele de securitate ale Consiliului.

(4)    Informaţiile clasificate furnizate verbal destinatarilor din Parlamentul European se supun aceluiaşi nivel de protecţie a informaţiilor clasificate ca cel pentru informaţiile furnizate în scris.

(5)    Fără a aduce atingere alineatului (1) litera (c) de la prezentul articol, informaţiile clasificate până la nivelul CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau echivalent furnizate de Consiliu Parlamentului European pot fi discutate în cadrul reuniunilor desfăşurate in camera şi la care participă doar deputaţii în Parlamentul European şi acei funcţionari ai Parlamentului European şi alţi angajaţi ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice şi care au primit acces la informaţii în conformitate cu articolul 4 alineatul (4) şi articolul 5 alineatul (4). Se aplică următoarele condiţii:

̶    documentele se distribuie la începutul reuniunii şi se strâng din nou la final;

̶    documentele nu se copiază în niciun fel, cum ar fi prin fotocopiere sau fotografiere;

̶    nu se iau notiţe;

̶    nu se pot introduce în sală dispozitive de comunicaţii electronice; şi

̶    procesul-verbal al reuniunii nu menţionează discuţiile privind aspectele care implică informaţii clasificate.

(6)    În cazul în care sunt necesare reuniuni pentru discutarea informaţiilor clasificate la nivelul SECRET UE/EU SECRET sau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sau echivalent, sunt convenite modalităţi specifice pentru fiecare caz în parte între Parlamentul European şi Consiliu.

Articolul 7  : Încălcarea securităţii, pierderea sau compromiterea informaţiilor clasificate

(1)    În cazul unei pierderi sau al unei compromiteri dovedite sau prezumate a unor informaţii clasificate furnizate de Consiliu, Secretarul General al Parlamentului European îl informează imediat pe Secretarul General al Consiliului cu privire la aceasta. Secretarul General al Parlamentului European desfăşoară o anchetă şi îl informează pe Secretarul General al Consiliului în legătură cu rezultatele anchetei şi cu măsurile luate pentru prevenirea repetării incidentului. În cazul în care este vizat un deputat în Parlamentul European, Preşedintele Parlamentului European acţionează împreună cu Secretarul General al Parlamentului European.

(2)    Orice deputat în Parlamentul European răspunzător pentru încălcarea dispoziţiilor prevăzute de normele de securitate ale Parlamentului European sau de prezentul acord poate fi supus măsurilor şi sancţiunilor în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) şi articolele 152-154 din Regulamentul de procedură al Parlamentului European (16).

(3)    Orice funcţionar al Parlamentului European sau alt angajat al Parlamentului care lucrează pentru un grup politic răspunzător pentru încălcarea dispoziţiilor prevăzute de normele de securitate ale Parlamentului European sau de prezentul acord poate fi supus sancţiunilor prevăzute de Statutul funcţionarilor sau de Regimul aplicabil altor agenţi ai Uniunii Europene, prevăzute în Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului (17).

(4)    Persoanele răspunzătoare pentru compromiterea sau pierderea de informaţii clasificate sunt pasibile de acţiuni disciplinare şi/sau în justiţie, în conformitate cu legile, normele şi dispoziţiile administrative aplicabile.

Articolul 8  : Dispoziţii finale

(1)    Parlamentul European şi Consiliul iau, fiecare în domeniul său de competenţă, măsurile necesare pentru a asigura aplicarea prezentului acord. Acestea cooperează în acest sens, în special prin organizarea de vizite de monitorizare a punerii în aplicare a aspectelor tehnice de securitate din prezentul acord.

(2)    Serviciile relevante ale Secretariatului Parlamentului European şi ale Secretariatului General al Consiliului se consultă reciproc înainte ca oricare dintre aceste instituţii să îşi modifice normele respective de securitate, pentru a se asigura că este menţinută echivalenţa principiilor de bază şi a standardelor minime de protecţie a informaţiilor clasificate.

(3)    Informaţiile clasificate sunt furnizate Parlamentului European în temeiul prezentului acord odată ce Consiliul, împreună cu Parlamentul European, a stabilit că a fost îndeplinită echivalenţa între principiile de bază şi standardele minime de protecţie a informaţiilor clasificate în cadrul normelor de securitate ale Parlamentului European şi ale Consiliului, pe de o parte, şi între nivelul de protecţie asigurată informaţiilor clasificate în sediile Parlamentului European şi ale Consiliului, pe de altă parte.

(4)    Prezentul acord poate fi revizuit, la cererea oricăreia dintre cele două instituţii, din perspectiva experienţelor înregistrate cu ocazia punerii sale în aplicare.

(5)    Prezentul acord intră în vigoare la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

E.    Norme de reglementare a tratamentului informațiilor confidențiale de către Parlamentul European

Decizia Biroului Parlamentului European din 15 aprilie 2013 referitoare la normele de reglementare a tratamentului informațiilor confidențiale de către Parlamentul European (18)

BIROUL PARLAMENTULUI EUROPEAN,

având în vedere articolul 23 alineatul (12) (19) din Regulamentul de procedură al Parlamentului European,

Întrucât:

(1)    În lumina Acordului-cadru privind relațiile între Parlamentul European și Comisia Europeană (20), semnat la 20 octombrie 2010 (Acordul-cadru) și a acordului interinstituțional dintre Parlamentul European și Consiliu cu privire la transmiterea și manipularea de către Parlamentul European a informațiilor clasificate deținute de Consiliu cu privire la alte chestiuni decât cele din domeniul politicii externe și de securitate comune (21), semnat la 12 martie 2014 (Acordul interinstituțional), este necesar să se stabilească norme specifice cu privire la tratarea informațiilor confidențiale de către Parlamentul European.

(2)    Tratatul de la Lisabona atribuie noi sarcini Parlamentului European și, pentru a dezvolta activitățile Parlamentului în acele domenii care necesită un anumit nivel de confidențialitate, este necesar să se stabilească principii de bază, standarde minime de securitate și proceduri adecvate pentru tratamentul informațiilor confidențiale, inclusiv al celor clasificate, de către Parlamentul European.

(3)    Normele stabilite în prezenta decizie vizează să asigure standarde echivalente de protecție și compatibilitatea cu normele adoptate de alte instituții, organe, oficii și agenții înființate în virtutea sau pe baza tratatelor sau de statele membre pentru a facilita buna funcționare a procesului decizional în Uniunea Europeană.

(4)    Dispozițiile prezentei decizii nu aduc prejudicii normelor prezente și viitoare privind accesul la documentele adoptate în conformitate cu articolul 15 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE).

(5)    Dispozițiile prezentei decizii nu aduc prejudicii normelor prezente și viitoare privind protecția datelor personale adoptate în conformitate cu articolul 16 TFUE,

ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:

Articolul 1  : Obiectiv

Prezenta decizie reglementează gestionarea și manipularea informațiilor confidențiale de către Parlamentul European, inclusiv crearea, primirea, transmiterea și stocarea informațiilor confidențiale în vederea unei protecții adecvate a naturii confidențiale a acestora. Prezenta decizie pune în aplicare Acordul interinstituțional și Acordul-cadru, în special Anexa II la acesta.

Articolul 2  : Definiţii

În sensul prezentei decizii:

(a)    „informații” înseamnă orice informație scrisă sau orală, indiferent de suport sau de autor;

(b)    „informații confidențiale” înseamnă „informații clasificate UE” și „alte informații confidențiale” neclasificate;

(c)    „informații clasificate” înseamnă „informații clasificate UE” (ICUE) și „informații clasificate echivalente”;

(d)    „informații clasificate UE” (ICUE) înseamnă orice informație sau material, clasificat „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET”, „SECRET UE/EU SECRET”, „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” sau „RESTREINT UE/EU RESTRICTED”, a cărui divulgare neautorizată ar putea cauza prejudicii de diverse niveluri la adresa intereselor Uniunii sau ale unuia sau mai multora dintre statele sale membre, indiferent dacă informația în cauză provine din cadrul instituțiilor, organelor, oficiilor sau agențiilor înființate în virtutea sau în baza tratatelor. În acest sens, informațiile și materialele clasificate la nivelul:

̶    „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” înseamnă informații și materiale a căror divulgare neautorizată ar putea cauza prejudicii extrem de grave intereselor esențiale ale Uniunii sau ale unuia sau mai multora dintre statele membre,

̶    „SECRET UE/EU SECRET” înseamnă informații și materiale a căror divulgare neautorizată ar putea cauza prejudicii grave intereselor esențiale ale Uniunii sau ale unuia sau mai multora dintre statele membre,

̶    „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” înseamnă informații și materiale a căror divulgare neautorizată ar putea dăuna intereselor esențiale ale Uniunii sau ale unuia sau mai multora dintre statele membre,

̶    „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” înseamnă informații și materiale a căror divulgare neautorizată ar putea dezavantaja interesele Uniunii sau ale unuia sau mai multora dintre statele membre;

(e)    „informații clasificate echivalent” înseamnă informații clasificate emise de statele membre, țările terțe sau organizațiile internaționale, care poartă un marcaj de clasificare a securității echivalent cu unul dintre marcajele de clasificare a securității utilizate pentru ICUE și care au fost transmise Parlamentului European de către Consiliu sau Comisie;

(f)    „alte informații confidențiale” înseamnă orice altă informație confidențială neclasificată, inclusiv informații vizate de normele privind protecția datelor sau de obligația de a respecta secretul profesional, creată în cadrul Parlamentului European sau transmisă Parlamentului European de alte instituții, organe, oficii și agenții înființate în virtutea sau în baza tratatelor sau de statele membre;

(g)    „document” înseamnă orice informație înregistrată, indiferent de forma sa fizică sau de caracteristicile sale;

(h)    „material” înseamnă orice document, aparat sau echipament, deja fabricat sau în curs de fabricație;

(i)    „nevoia de a cunoaște” înseamnă necesitatea unei persoane de a avea acces la informații confidențiale pentru a putea îndeplini o funcție sau o sarcină oficială;

(j)    „autorizație” înseamnă o decizie adoptată de Președinte, în cazul deputaților în Parlamentul European, sau de Secretarul General, în cazul funcționarilor Parlamentului European și al altor angajați ai Parlamentului European care lucrează pentru grupurile politice, de a permite accesul unei persoane la informații clasificate până la un anumit nivel, pe baza rezultatului pozitiv al unei examinări de securitate (procedură de abilitare), efectuată de o autoritate națională în temeiul legislației naționale și în conformitate cu dispozițiile anexei I partea 2;

(k)    „declasare” înseamnă o reducere a nivelului de clasificare;

(l)    „declasificare” înseamnă eliminarea din orice sistem de clasificare;

(m)    „marcaj” înseamnă un semn anexat „altor informații confidențiale”, cu scopul de a identifica instrucțiuni specifice, predefinite, cu privire la manipularea acestora sau la domeniul vizat de un anumit document. Marcajul poate fi anexat, de asemenea, informațiilor clasificate, pentru a impune cerințe suplimentare cu privire la manipularea acestora.

(n)    „demarcare” înseamnă eliminarea tuturor marcajelor;

(o)    „emitent” înseamnă autorul informațiilor confidențiale, autorizat în mod corespunzător;

(p)    „notificări de securitate” înseamnă măsurile de punere în aplicare prevăzute în Anexa II.

(q)    „instrucțiuni de manipulare” înseamnă instrucțiuni tehnice pentru serviciile Parlamentului European cu privire la gestionarea informațiilor confidențiale.

Articolul 3  : Principii de bază și standarde minime

(1)    Tratamentul informațiilor confidențiale de către Parlamentul European se efectuează în conformitate cu principiile de bază și standardele minime prevăzute în Anexa I partea 1.

(2)    Parlamentul European instituie un sistem de management al securității informațiilor (SMSI) în conformitate cu respectivele principii de bază și standarde minime. SMSI constă din notificările de securitate, instrucțiunile de manipulare și normele relevante din Regulamentul de procedură. SMSI urmărește facilitarea activităților parlamentare și administrative, garantând în același timp protecția oricărei informații confidențiale prelucrate de Parlamentul European, cu respectarea deplină a normelor stabilite de emitentul acestor informații, astfel cum se prevede în notificările de securitate.

Prelucrarea informațiilor confidențiale cu ajutorul unor sisteme informatice de comunicare (SIC) automate ale Parlamentului European, prevăzute în notificarea de securitate 3, se desfășoară în conformitate cu conceptul de asigurare a informațiilor (AI).

(3)    Deputații în Parlamentul European pot consulta informații clasificate până la și incluzând nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” în absența unei autorizații de securitate.

(4)    Atunci când informațiile în cauză sunt clasificate la nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” sau la un nivel echivalent, accesul la astfel de informații se acordă acelor deputați în Parlamentul European care au fost autorizați de Președinte, în conformitate cu alineatul (5) sau care au semnat o declarație solemnă de nedezvăluire a acestor informații către persoanele terțe, de respectare a obligației de a proteja informațiile clasificate la nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” și de recunoaștere a consecințelor în caz de nerespectare a acesteia.

(5)    Atunci când informațiile în cauză sunt clasificate la nivelul „SECRET UE/EU SECRET” sau „TRÈS SECRET/EU TOP SECRET” sau la un nivel echivalent, accesul la astfel de informații se acordă acelor deputați în Parlamentul European care sunt autorizați de Președinte după ce:

(a)    au primit autorizația de securitate în conformitate cu Anexa I partea 2 din prezenta decizie sau

(b)    a fost primită o notificare din partea unei autorități naționale competente conform căreia deputații în cauză sunt autorizați în mod corespunzător prin natura funcțiilor deținute în conformitate cu legislația națională.

(6)    Înainte de a li se acorda acces la informațiile clasificate, deputații în Parlamentul European sunt informați cu privire la responsabilitatea lor de a proteja aceste informații și recunosc această responsabilitate, în conformitate cu Anexa I. Deputații în Parlamentul European sunt informați cu privire la mijloacele de asigurare a acestei protecții.

(7)    Funcționarii Parlamentului European și alți angajați ai Parlamentului European care lucrează pentru grupurile politice pot consulta informații confidențiale dacă s-a stabilit în cazul lor „nevoia de a cunoaște” și pot consulta informații clasificate peste nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” dacă dispun de nivelul adecvat de autorizare de securitate. Accesul la informațiile clasificate este acordat doar dacă au fost informați și dacă au primit instrucțiuni scrise cu privire la responsabilitățile ce le revin în ceea ce privește protejarea acestor informații, precum și cu privire la mijloacele de asigurare a acestei protecții, precum și dacă au semnat o declarație de luare la cunoștință a acestor instrucțiuni și de asumare a obligației de a le respecta, în conformitate cu prezentele norme.

Articolul 4  : Crearea de informații confidențiale și manipularea administrativă de către Parlamentul European

(1)    Președintele Parlamentului European, președinții comisiilor parlamentare vizate și Secretarul General și/sau orice persoană autorizată de acesta sau aceasta în scris poate crea informații confidențiale și/sau clasifica informațiile în conformitate cu notificările de securitate.

(2)    Atunci când creează o informație clasificată, emitentul aplică nivelul adecvat de clasificare în conformitate cu standardele internaționale și definițiile menționate în Anexa I. De asemenea, emitentul decide, ca regulă generală, destinatarii care urmează a fi autorizați să consulte informațiile, în funcție de nivelul de clasificare. Informația respectivă se comunică Unității de Informații Confidențiale (UIC) atunci când documentul este depus la UIC.

(3)    „Alte informații confidențiale” care fac obiectul secretului profesional sunt manipulate în conformitate cu anexele I și II și cu instrucțiunile de manipulare.

Articolul 5  : Primirea de informații confidențiale de către Parlamentul European

(1)    Informațiile confidențiale primite de Parlamentul European se comunică după cum urmează:

(a)    informațiile clasificate la nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” sau la un nivel echivalent și „alte informații confidențiale”, secretariatului organului/titularului de mandat parlamentar care a înaintat cererea sau direct UIC;

(b)    informațiile clasificate la nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”„SECRET UE/EU SECRET” sau „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” sau la un nivel echivalent, UIC.

(2)    Înregistrarea, stocarea și trasabilitatea informațiilor confidențiale se asigură, după caz, fie de secretariatul organului/titularului de mandat parlamentar care a primit informațiile, fie de UIC.

(3)    Modalitățile convenite care urmează a fi stabilite de comun acord pentru a păstra confidențialitatea informațiilor, în cazul informațiilor confidențiale comunicate de Comisie în conformitate cu punctul 3.2 din Anexa II la Acordul-cadru sau, în cazul informațiilor clasificate transmise de Consiliu în conformitate cu articolul 5 alineatul (4) din Acordul interinstituțional, se depun împreună cu informația confidențială la secretariatul organului/titularului de mandat parlamentar sau la UIC, după caz.

(4)    Măsurile menționate la alineatul 3 pot fi aplicate mutatis mutandis și în cazul comunicării de informații confidențiale de către alte instituții, organe, oficii și agenții înființate în virtutea sau în baza tratatelor sau de către statele membre.

(5)    Pentru a asigura un nivel de protecție proporțional cu nivelul de clasificare „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” sau cu un nivel echivalent, Conferința președinților instituie un comitet de supraveghere. Informațiile clasificate la nivelul „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” sau la un nivel echivalent sunt comunicate Parlamentului European, făcând obiectul altor măsuri care urmează a fi convenite între Parlamentul European și instituția Uniunii de la care sunt primite informațiile.

Articolul 6  : Comunicarea informațiilor clasificate de către Parlamentul European unor terți

Parlamentul European poate, sub rezerva consimțământului anterior scris al emitentului sau al instituției Uniunii care a comunicat informația clasificată Parlamentului European, după caz, să transmită aceste informații clasificate părților terțe, cu condiția ca acestea să asigure, la manipularea acestor informații, că se respectă norme similare celor menționate în prezenta decizie în cadrul serviciilor și sediilor părților terțe respective.

Articolul 7  : Incinte securizate

(1)    În scopul gestionării informațiilor confidențiale, Parlamentul European instituie o zonă securizată și săli de lectură securizate.

(2)    Zona securizată furnizează echipamente pentru înregistrarea, consultarea, arhivarea, transmiterea și manipularea informațiilor clasificate. Aceasta cuprinde, printre altele, o sală de lectură și o sală de reuniune pentru consultarea informațiilor clasificate și este gestionată de UIC.

(3)    În afara zonei securizate, pot fi create săli de lectură securizate pentru a permite consultarea informațiilor clasificate la nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” sau la un nivel echivalent, precum și alte „alte informații confidențiale”. Aceste săli de lectură securizate sunt administrate de serviciile competente ale secretariatelor organului/titularului de mandat parlamentar sau de UIC, după caz. Acestea nu conțin copiatoare, telefoane, faxuri, scanere sau orice alt mijloc tehnic de reproducere sau transmitere de documente.

Articolul 8  : Înregistrarea, manipularea și stocarea informațiilor confidențiale

(1)    Informațiile clasificate la nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” sau la un nivel echivalent și „alte informații confidențiale” sunt înregistrate și depozitate de serviciile competente ale secretariatelor organului/titularului de mandat parlamentar sau de UIC, în funcție de cine a primit informațiile.

(2)    Următoarele condiții se aplică manipulării informațiilor clasificate la nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” sau la un nivel echivalent și „altor informații confidențiale”:

(a)    documentele se înmânează personal șefului secretariatului, care le înregistrează și furnizează o confirmare de primire;

(b)    când nu sunt folosite în mod efectiv, astfel de documente se păstrează sub cheie, sub răspunderea secretariatului;

(c)    în niciun caz informațiile nu pot fi salvate pe un alt suport sau transmise altei persoane; aceste documente pot fi reproduse numai cu ajutorul echipamentelor acreditate adecvat, astfel cum sunt definite în notificările de securitate;

(d)    accesul la aceste informații este rezervat doar acelor persoane desemnate de emitent sau de instituția Uniunii care a comunicat informațiile Parlamentului European, în conformitate cu modalitățile menționate la articolul 4 alineatul (2) sau la articolul 5 alineatele (3), (4) și (5);

(e)    secretariatul organului/titularului de mandat parlamentar ține un registru al persoanelor care au consultat informațiile, cuprinzând data și ora la care s-a efectuat consultarea, și transmite registrul către UIC la momentul depunerii informațiilor la UIC.

(3)    Informațiile clasificate la nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”, „SECRET UE/EU SECRET” sau „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” sau la un nivel echivalent sunt înregistrate, tratate și depozitate de UIC în zona securizată, în conformitate cu nivelul specific al clasificării și astfel cum este definit în notificările de securitate.

(4)    În situația unei încălcări a regulilor prevăzute la alineatele (1) — (3), funcționarul din cadrul secretariatului organului/titularului de mandat parlamentar sau al UIC, după caz, îl informează pe Secretarul General, care va prezenta situația Președintelui, în cazul în care persoana vinovată de a fi încălcat aceste reguli este un deputat în Parlamentul European.

Articolul 9  : Accesul la incintele securizate

(1)    Accesul în zona securizată este permis exclusiv:

(a)    persoanelor care, în conformitate cu articolul 3 alineatele (4)-(7), sunt autorizate să consulte informațiile aflate acolo și care au prezentat o cerere în conformitate cu articolul 10 alineatul (1);

(b)    persoanelor care, în conformitate cu articolul 4 alineatul (1) sunt autorizate să creeze informații clasificate și care au prezentat o cerere în conformitate cu articolul 10 alineatul (1);

(c)    funcționarilor UIC din Parlamentul European;

(d)    funcționarilor Parlamentului European responsabili cu gestionarea SIC;

(e)    funcționarilor Parlamentului European responsabili cu securitatea și protecția împotriva incendiilor, atunci când este necesar;

(f)    personalului de curățenie, dar numai în prezența și sub atenta supraveghere a unui funcționar din cadrul UIC.

(2)    UIC poate refuza accesul în zona securizată oricărei persoane neautorizate. Toate contestațiile privind un astfel de refuz al accesului se transmit Președintelui, în cazul cererilor de acces ale deputaților în Parlamentul European, și Secretarului General, în alte cazuri.

(3)    Secretarul General poate autoriza o reuniune pentru un număr limitat de persoane în sala de reuniune din cadrul zonei securizate.

(4)    Accesul în sala de lectură securizată este permis exclusiv:

(a)    deputaților în Parlamentul European, funcționarilor din cadrul Parlamentului European și altor angajați ai Parlamentului European care lucrează pentru grupurile politice, identificați în mod corespunzător, în scopul consultării informațiilor confidențiale sau al creării acestora;

(b)    funcționarilor Parlamentului European responsabili cu gestionarea SIC, funcționarilor din cadrul secretariatului organului/titularului de mandat parlamentar care au primit informațiile și funcționarilor UIC;

(c)    dacă este necesar, funcționarilor Parlamentului European responsabili cu securitatea și protecția împotriva incendiilor;

(d)    personalului de curățenie, dar numai în prezența și sub atenta supraveghere a unui funcționar din cadrul secretariatului organului/titularului de mandat parlamentar sau al UIC, după caz;

(5)    Secretariatul competent al organului/titularului de mandat parlamentar sau UIC, după caz, poate refuza accesul într-o sală de lectură securizată oricărei persoane neautorizate. Toate contestațiile privind un astfel de refuz al accesului se transmit Președintelui, în cazul cererilor de acces ale deputaților în Parlamentul European, și Secretarului General, în alte cazuri.

Articolul 10  : Consultarea informațiilor confidențiale sau crearea acestora în incintele securizate

(1)    Orice persoană care dorește să consulte sau să creeze informații confidențiale în zona securizată comunică în avans numele său UIC. UIC verifică identitatea persoanei respective și controlează dacă persoana respectivă este autorizată, în conformitate cu articolul 3 alineatele (3)-(7), articolul 4 alineatul (1) sau articolul (5) alineatele (3), (4) și (5), să consulte sau să creeze informații confidențiale.

(2)    Orice persoană care dorește, în conformitate cu articolul 3 alineatele (3) și (7), să consulte informațiile confidențiale clasificate la nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” sau la un nivel echivalent sau „alte informații confidențiale” într-o sală de lectură securizată, își comunică numele în prealabil serviciilor competente ale secretariatului organului/titularului de mandat parlamentar sau UIC.

(3)    În afara cazurilor excepționale (de exemplu în cazul în care sunt depuse solicitări numeroase de consultare într-un interval scurt), doar câte o singură persoană este autorizată să consulte informații confidențiale într-o incintă securizată, în prezența unui funcționar din cadrul secretariatului organului/titularului de mandat parlamentar sau al UIC.

(4)    În timpul consultării, se interzice contactul cu exteriorul (inclusiv prin intermediul telefonului sau al altor echipamente tehnice), luarea de notițe și fotocopierea sau fotografierea informațiilor confidențiale consultate.

(5)    Înainte să se permită unei persoane să părăsească sala de lectură securizată, funcționarul din cadrul secretariatului organului/titularului de mandat parlamentar sau al UIC se asigură de existența informațiilor confidențiale consultate și verifică dacă acestea sunt în continuare intacte și complete.

(6)    În situația unei încălcări a regulilor de mai sus, funcționarul din cadrul secretariatului organului/titularului de mandat parlamentar sau al UIC îl informează pe Secretarul General, care va prezenta situația Președintelui, în cazul în care este implicat un deputat în Parlamentul European.

Articolul 11  : Standarde minime privind consultarea informațiilor confidențiale în cadrul unei reuniuni in camera din afara incintelor securizate

(1)    Informațiile clasificate la nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” sau la un nivel echivalent și „alte informații confidențiale” pot fi consultate de membrii comisiilor parlamentare sau de alte organe politice și administrative ale Parlamentului European în cadrul unei reuniuni in camera din afara incintelor securizate.

(2)    În cazul prevăzut la alineatul (1), secretariatul organului/titularului de mandat parlamentar responsabil pentru reuniune asigură respectarea următoarelor condiții:

(a)    doar persoanele desemnate de președintele comisiei competente sau al organului politic să participe la reuniune pot intra în sala de reuniune;

(b)    toate documentele sunt numerotate, distribuite la începutul reuniunii și colectate din nou la sfârșit, nu se iau notițe după respectivele documente și nu se fac fotocopii sau fotografii;

(c)    procesul-verbal al reuniunii nu menționează conținutul discuției cu privire la informațiile avute în vedere. Numai decizia relevantă, în cazul în care aceasta există, poate fi consemnată în procesul-verbal;

(d)    informațiile confidențiale furnizate oral destinatarilor din Parlamentul European se supun aceluiași nivel de protecție a informațiilor confidențiale ca acela aplicat informațiilor confidențiale furnizate în scris;

(e)    în sălile de reuniune nu sunt ținute stocuri suplimentare de documente;

(f)    la începutul reuniunii se distribuie participanților și interpreților doar numărul necesar de copii ale documentelor;

(g)    statutul clasificării/marcajului documentelor este clarificat de președinte la începutul reuniunii;

(h)    participanții nu scot documentele din sala de reuniune;

(i)    toate copiile documentelor sunt adunate și verificate la sfârșitul reuniunii de secretariatul organului/titularului de mandat parlamentar; și

(j)    niciun echipament electronic sau de comunicare nu este introdus în sala de reuniune în cazul când se consultă sau se discută informația confidențială în cauză.

(3)    În cazul în care, în conformitate cu excepțiile prevăzute la punctul 3.2.2 din Anexa II la Acordul-cadru și în articolul 6 alineatul (5) din Acordul interinstituțional, informațiile clasificate la nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” sau la un nivel echivalent, se discută în cadrul unei reuniuni desfășurate in camera, secretariatul organului/titularului de mandat parlamentar responsabil cu reuniunea se asigură, pe lângă respectarea dispozițiilor prevăzute la alineatul (2), că persoanele desemnate să participe la reuniune respectă cerințele articolului 3 alineatele (4) și (7).

(4)    În cazul prevăzut la alineatul (3), UIC furnizează secretariatului organului/titularului de mandat parlamentar responsabil cu reuniunea in camera numărul necesar de copii ale documentelor ce urmează a fi discutate, care sunt înapoiate UIC după reuniune.

Articolul 12  : Arhivarea informațiilor confidențiale

(1)    Se pun la dispoziție posibilități de arhivare sigure în zona securizată. UIC este responsabil de gestionarea arhivei securizate, în conformitate cu criteriile standard de arhivare.

(2)    Informațiile clasificate depozitate definitiv la UIC și informațiile clasificate la nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” sau la un nivel echivalent, depozitate la secretariatul organului/titularului de mandat parlamentar, sunt transferate în arhiva securizată din zona securizată după șase luni de la data ultimei consultări, dar nu mai târziu de un an de la data depozitării. „Alte informații confidențiale” sunt arhivate, dacă nu sunt depozitate la UIC, de secretariatul organului/titularului de mandat parlamentar respectiv, în conformitate cu normele generale privind gestionarea documentelor.

(3)    Informațiile confidențiale păstrate în arhiva securizată pot fi consultate sub rezerva îndeplinirii următoarelor condiții:

(a)    singurele persoane autorizate să consulte aceste informații sunt cele menționate, nominal, prin funcția sau poziția deținută, în documentul însoțitor redactat în momentul depunerii informațiilor confidențiale;

(b)    cererea de consultare a informațiilor confidențiale trebuie prezentată UIC, care asigură transferul documentului în cauză în sala de lectură securizată;

(c)    se aplică procedurile și condițiile privind consultarea informațiilor confidențiale stabilite la articolul 10.

Articolul 13  : Declasarea, declasificarea și demarcarea informațiilor confidențiale

(1)    Informațiile confidențiale pot fi declasate, declasificate sau demarcate doar cu consimțământul prealabil al emitentului și, dacă este necesar, după consultarea celorlalte părți în cauză.

(2)    Declasarea sau declasificarea se confirmă în scris. Emitentul trebuie să comunice modificarea destinatarilor documentelor, iar aceștia din urmă trebuie să informeze cu privire la modificare eventualii destinatari ulteriori, cărora le-au transmis documentele în cauză sau copii ale acestora. Dacă este posibil, emitenții specifică pe documentele clasificate o dată, o perioadă sau un eveniment de la care conținutul poate fi declasat sau declasificat. Altfel, aceștia revizuiesc documentele cel târziu o dată la cinci ani pentru a asigura necesitatea menținerii clasificării inițiale.

(3)    Informațiile confidențiale păstrate în arhivele securizate sunt examinate la timp, cel mai târziu în al 25-lea an după data creării lor, pentru a decide dacă ar trebui sau nu declasificate, declasate sau demarcate. Examinarea și publicarea acestor informații are loc în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice (22). Declasificarea se efectuează de către emitentul informațiilor clasificate sau de către serviciul responsabil în momentul respectiv, în conformitate cu Anexa I, partea 1, secțiunea 10.

(4)    În urma declasificării, informațiile anterior clasificate, păstrate în arhiva securizată, sunt transferate în arhivele istorice ale Parlamentului European în scopul păstrării permanente și al tratării lor ulterioare în conformitate cu normele aplicabile.

(5)    În urma eliminării marcajului, fostele „alte informații confidențiale” fac obiectul normelor Parlamentului European privind gestionarea documentelor.

Articolul 14  : Încălcările securității, pierderea sau compromiterea informațiilor confidențiale

(1)    Încălcarea confidențialității în general și, în special, a prezentei decizii atrage după sine, în cazul deputaților în Parlamentul European, aplicarea dispozițiilor relevante privind sancțiunile stabilite în Regulamentul de procedură al Parlamentului European.

(2)    Încălcarea confidențialității de către un membru al personalului Parlamentului European atrage după sine aplicarea procedurilor și sancțiunilor prevăzute de Statutul funcționarilor și Regimul aplicabil altor agenți ai Uniunii Europene, prevăzut în Regulamentul (CEE, Euratom, ECSC) nr. 259/68 (23)(„Statutul funcționarilor”).

(3)    Președintele și/sau Secretarul General, după caz, organizează eventualele anchete care se impun în cazul încălcării confidențialității, astfel cum este definită la notificarea de securitate 6.

(4)    Dacă informațiile confidențiale au fost comunicate Parlamentului European de către o instituție a Uniunii sau de către un stat membru, Președintele și/sau Secretarul General, după caz, informează instituția Uniunii sau statul membru în cauză cu privire la orice pierdere sau compromitere, dovedită sau suspectată, a informațiilor clasificate și cu privire la rezultatele anchetei și la măsurile adoptate pentru a preveni repetarea faptelor.

Articolul 15  : Adaptarea prezentei decizii și normele sale de punere în aplicare și raportul anual privind aplicarea prezentei decizii

(1)    Secretarul General propune orice adaptare necesară a prezentei decizii și a anexelor care o pun în aplicare și transmite aceste propuneri Biroului în vederea adoptării unei decizii.

(2)    Secretarul General este responsabil cu punerea în aplicare a prezentei decizii de către serviciile Parlamentului European și emite instrucțiunile de manipulare a chestiunilor care fac obiectul SMSI, în conformitate cu principiile stabilite de prezenta decizie.

(3)    Secretarul General prezintă Biroului un raport anual privind aplicarea prezentei decizii.

Articolul 16  : Dispoziții tranzitorii și finale

(1)    Informațiile neclasificate care sunt deținute de UIC sau de oricare altă arhivă a Parlamentului European și care sunt considerate confidențiale și datate înainte de 1 aprilie 2014 sunt considerate „alte informații confidențiale” în sensul prezentei decizii. Emitentul informațiilor respective poate în orice moment să reexamineze nivelul de confidențialitate.

(2)    Prin derogare de la articolul 5 alineatul (1) litera (a) și de la articolul 8 alineatul (1) din prezenta decizie, pentru o perioadă de 12 luni de la 1 aprilie 2014, informațiile furnizate de Consiliu în temeiul Acordului interinstituțional, și care sunt clasificate la nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” sau la un nivel echivalent sunt depozitate, înregistrate și stocate la UIC. Aceste informații pot fi consultate în conformitate cu articolul 4 alineatul (2) literele (a) și (c) și cu articolul 5 alineatul (4) din Acordul interinstituțional.

(3)    Decizia Biroului Parlamentului European din 6 iunie 2011 referitoare la normele de reglementare a tratamentului informațiilor confidențiale de către Parlamentul European se abrogă.

Articolul 17  : Intrarea în vigoare

Prezenta decizie intră în vigoare în ziua publicării sale în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

ANEXA I    

PARTEA 1    PRINCIPII DE BAZĂ ȘI STANDARDE MINIME DE SECURITATE PENTRU PROTEJAREA INFORMAȚIILOR CONFIDENȚIALE

1.    INTRODUCERE

Prezentele dispoziții stabilesc principiile de bază și standardele minime de securitate pentru protejarea informațiilor confidențiale care trebuie respectate de către Parlamentul European în toate punctele sale de lucru, inclusiv de către toți destinatarii informațiilor confidențiale și ai „altor informații confidențiale”, astfel încât să se garanteze securitatea, toate părțile interesate fiind asigurate în legătură cu stabilirea unui standard comun de protecție. Aceste dispoziții sunt completate de notificările de securitate din Anexa II și de alte dispoziții care reglementează tratamentul informațiilor confidențiale de către comisiile parlamentare și de către alte organe parlamentare/titulari de mandat.

2.    PRINCIPII DE BAZĂ

Politica de securitate a Parlamentului European face parte integrantă din politica sa de gestionare internă generală și, prin urmare, se bazează pe principiile care reglementează respectiva politică generală. Aceste principii includ legalitatea, transparența, răspunderea, subsidiaritatea și proporționalitatea.

Legalitatea presupune necesitatea de a menține strict în cadrul legal executarea funcțiilor de securitate și necesitatea de a respecta cerințele legale aplicabile. În plus, responsabilitățile din domeniul securității trebuie să se bazeze pe dispoziții juridice adecvate. Se aplică integral dispozițiile din Statutul funcționarilor, în special articolul 17 privind obligația personalului de a se abține de la orice divulgare neautorizată a informațiilor care i-au fost aduse la cunoștință în exercitarea atribuțiilor sale și titlul său VI privind măsurile disciplinare. În fine, acest principiu înseamnă că încălcările normelor de securitate în domeniile de responsabilitate ale Parlamentului European sunt tratate în conformitate cu Regulamentul său de procedură și cu politica sa privind măsurile disciplinare.

Transparența presupune nevoia de claritate în ceea ce privește toate normele și dispozițiile de securitate, pentru găsirea unui echilibru între diversele servicii și diversele domenii (securitatea fizică în comparație cu protecția informațiilor etc.) și nevoia unei politici coerente și structurate de conștientizare a securității. În plus, sunt necesare orientări scrise clare pentru punerea în aplicare a măsurilor de securitate.

Răspunderea presupune că responsabilitățile din domeniul securității trebuie să fie clar definite. În plus, presupune nevoia de a monitoriza cu regularitate corecta executare a acestor responsabilități.

Subsidiaritatea înseamnă că securitatea trebuie să fie organizată la cel mai jos nivel posibil și cât mai aproape posibil de Direcțiile Generale și de serviciile Parlamentului European. Proporționalitatea înseamnă că activitățile de securitate trebuie să se limiteze strict la ceea ce este absolut necesar și că măsurile de securitate trebuie să fie proporționale cu interesele care trebuie protejate și cu amenințările reale sau potențiale care planează asupra acestor interese, astfel încât să permită o apărare care să determine cât mai puține perturbări posibile.

3.    FUNDAMENTELE SECURITĂȚII INFORMAȚIEI

Fundamentele unei bune securități a informației sunt:

(a)    sisteme informatice adecvate de comunicare (SIC). Acestea se află sub responsabilitatea autorității de securitate a Parlamentului European (astfel cum este definită în notificarea de securitate 1);

(b)    în cadrul Parlamentului European, Autoritatea de asigurare a informațiilor (astfel cum este definită în notificarea de securitate 1) este însărcinată cu colaborarea cu autoritatea de securitate în cauză pentru a furniza informații și sfaturi privind amenințările tehnice la adresa SIC și mijloacele de protecție împotriva acestor amenințări;

(c)    cooperarea strânsă între serviciile responsabile ale Parlamentului European și serviciile de securitate ale altor instituții ale Uniunii.

4.    PRINCIPIILE SECURITĂȚII INFORMAȚIEI

4.1. Obiective

Principalele obiective ale securității informației sunt, după cum urmează:

(a)    salvgardarea informațiilor confidențiale împotriva spionajului, compromiterii sau divulgării neautorizate;

(b)    salvgardarea informațiilor clasificate prelucrate în sisteme și rețele informatice și de comunicații împotriva amenințărilor la adresa confidențialității, integrității și disponibilității acestora;

(c)    salvgardarea sediilor Parlamentului European care adăpostesc informațiile clasificate împotriva sabotajelor și a actelor intenționate de deteriorare;

(d)    în caz de eșec al securității, evaluarea daunelor cauzate, limitarea consecințelor, efectuarea unor anchete de securitate și adoptarea măsurilor necesare de remediere.

4.2. Clasificare

4.2.1.     În ceea ce privește confidențialitatea, este nevoie de atenție și experiență pentru selectarea informațiilor și a materialelor care trebuie protejate, precum și pentru evaluarea nivelului de protecție necesar. Este esențial ca nivelul de protecție să corespundă sensibilității, în termeni de securitate, a elementului individual de informație sau a materialului care trebuie salvgardat. Pentru a asigura buna circulație a informațiilor, se evită atât clasificarea excesivă, cât și clasificarea insuficientă.

4.2.2.     Sistemul de clasificare este instrumentul de aplicare a principiilor prevăzute în prezenta secțiune. Un sistem similar de clasificare se aplică pentru planificarea și organizarea măsurilor de luptă împotriva spionajului, sabotajului, terorismului și a altor amenințări, astfel încât să se asigure cel mai înalt nivel de protecție celor mai importante sedii care adăpostesc informații clasificate și celor mai sensibile puncte din interiorul acestora.

4.2.3.     Responsabilitatea pentru clasificarea informațiilor îi revine exclusiv emitentului informațiilor în cauză.

4.2.4.     Nivelul de clasificare poate fi bazat exclusiv pe conținutul informațiilor în cauză.

4.2.5.     Atunci când mai multe elemente de informație sunt grupate, clasificarea acestora este cel puțin egală cu nivelul de clasificare cel mai ridicat atribuit unuia dintre elementele individuale. Cu toate acestea, unui grup de informații i se poate atribui o clasificare mai înaltă decât cea a părților sale componente.

4.2.6.     Clasificările sunt atribuite doar atunci când este necesar și pentru cât timp este necesar.

4.3. Obiectivele măsurilor de securitate

Măsurile de securitate:

(a)    se aplică tuturor persoanelor care au acces la informații clasificate, la mijloacele de transmitere a informațiilor clasificate și la „alte informații confidențiale”, precum și la toate sediile care conțin astfel de informații și la instalații importante;

(b)    sunt concepute pentru a identifica persoanele a căror poziție (din punct de vedere al accesului, al relațiilor sau altele) ar putea pune în pericol securitatea unor asemenea informații și a instalațiilor importante care conservă astfel de informații și pentru a asigura excluderea și îndepărtarea acestora;

(c)    împiedică accesul oricărei persoane neautorizate la astfel de informații sau la instalațiile care le conțin;

(d)    asigură difuzarea unor astfel de informații exclusiv pe baza principiului nevoii de a cunoaște, principiu fundamental tuturor aspectelor securității;

(e)    asigură integritatea (prin prevenirea coruperii, a modificării neautorizate sau a ștergerii neautorizate) și disponibilitatea (accesul nu este refuzat celor care au nevoie de informații și au acces autorizat) informațiilor confidențiale, în special a informațiilor stocate, prelucrate sau transmise în formă electromagnetică.

5.    STANDARDE MINIME COMUNE

Parlamentul European asigură respectarea unor standarde minime comune de securitate de către toți destinatarii informațiilor clasificate, din cadrul instituției și care țin de competența sa, și anume de către toate serviciile și toți contractanții săi, astfel încât informațiile să poată fi transmise cu asigurarea că sunt manipulate cu aceleași precauții. Aceste standarde minime includ criteriile de autorizare de securitate a funcționarilor Parlamentului European și a altor angajați ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice și procedurile de protecție a informațiilor confidențiale.

Parlamentul European permite accesul terților la aceste informații doar cu condiția ca aceștia să garanteze că manipularea lor se realizează cu respectarea unor dispoziții cel puțin strict echivalente cu aceste standarde minime comune.

Aceste standarde minime comune se aplică, de asemenea, atunci când, prin contract sau înțelegere privind subvențiile, Parlamentul conferă entităților industriale sau altor entități sarcini care implică informații confidențiale.

6.    SECURITATEA PENTRU FUNCȚIONARII PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI ALȚI ANGAJAȚI AI PARLAMENTULUI CARE LUCREAZĂ PENTRU GRUPURILE POLITICE

6.1.     Instrucțiuni de securitate pentru funcționarii Parlamentului European și alți angajați ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice

Funcționarii Parlamentului European și alți angajați ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice și care ocupă un post care le poate permite accesul la informații clasificate primesc, atât la intrarea în funcție cât și ulterior, periodic, un instructaj amănunțit asupra măsurilor de securitate necesare și asupra procedurilor în vigoare în materie. Persoanele respective confirmă în scris faptul că au citit și că înțeleg pe deplin dispozițiile curente de securitate aplicabile.

6.2.     Responsabilitățile conducerii

Personalul de conducere are obligația de a ști care dintre membrii personalului propriu lucrează cu informații clasificate sau au acces la sisteme informatice sau de comunicații securizate și de a înregistra și raporta orice incidente sau vulnerabilități evidente care ar putea afecta securitatea.

6.3.     Statutul de securitate al funcționarilor Parlamentului European și al altor angajați ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice

Se instituie proceduri care să asigure, în momentul în care se obțin informații nefavorabile privind un funcționar al Parlamentului European sau un alt angajat al Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice, luarea de măsuri pentru a determina dacă persoana în cauză ocupă un post care implică accesul la informații clasificate sau dacă are acces la sisteme informatice sau de comunicații securizate și informarea serviciul responsabil al Parlamentului European. Dacă se stabilește de către autoritatea națională de securitate competentă că această persoană constituie un risc de securitate, ea este exclusă sau îndepărtată de la sarcinile în cadrul cărora ar putea pune în pericol securitatea.

7.    SECURITATEA FIZICĂ

„Securitatea fizică” înseamnă aplicarea unor măsuri de protecție fizice sau tehnice pentru a preveni accesul neautorizat la informații clasificate.

7.1.     Nevoia de protecție

Nivelul măsurilor de securitate fizică ce trebuie aplicate pentru a asigura protecția informațiilor clasificate este proporțional cu clasificarea și volumul informațiilor și materialelor deținute și cu amenințarea la care acestea sunt expuse. Toți deținătorii de informații clasificate se conformează unor reguli standardizate de clasificare și respectă criterii de protecție uniforme cu privire la deținerea, transmiterea și distrugerea informațiilor și materialelor care trebuie protejate.

7.2.     Verificări

Înainte de a lăsa nesupravegheate zonele care conțin informații clasificate, persoanele care răspund de păstrarea informațiilor în cauză se asigură că acestea sunt stocate în siguranță și că au fost activate toate dispozitivele de securitate (încuietori, alarme etc.). După orele de program se efectuează verificări suplimentare independente.

7.3.     Securitatea clădirilor

Clădirile care adăpostesc informații clasificate sau sisteme informatice sau de comunicații securizate sunt protejate împotriva accesului neautorizat.

Natura protecției asigurate informațiilor clasificate, de exemplu ferestre cu gratii, încuietori pentru uși, paznici la intrări, sisteme automate de control al accesului, verificări și patrule de securitate, sisteme de alarmă, sisteme de detectare a efracțiilor și câini de pază, depinde de:

(a)    clasificarea, volumul și amplasarea în cadrul clădirii a informațiilor și a materialelor care trebuie protejate;

(b)    calitatea containerelor de securitate care conțin informațiile și materialele în cauză; și

(c)    natura fizică și amplasarea clădirii.

Natura protecției asigurate sistemelor informatice și de comunicații depinde, în mod similar, de evaluarea valorii activelor în cauză și a eventualelor daune cauzate prin compromiterea securității, de natura fizică și amplasarea clădirii în care este adăpostit sistemul și de localizarea sistemului respectiv în clădire.

7.4.     Planuri pentru situații de urgență

Se pregătesc anticipat planuri detaliate pentru protecția informațiilor clasificate în cazul unor situații de urgență.

8.    CLASIFICĂRI, IDENTIFICATORI DE SECURITATE, APLICARE, MĂRCI DE SECURITATE ȘI GESTIONAREA CLASIFICĂRII

8.1.     Identificatori de securitate

Nu sunt permise alte clasificări decât cele definite la articolul 2 litera (d) din prezenta decizie.

Se poate utiliza un identificator de securitate convenit, pentru a stabili limitele valabilității unei clasificări (însemnând, pentru informațiile clasificate, momentul declasării sau al declasificării automate).

Identificatorii de securitate se utilizează doar în combinație cu o clasificare.

Identificatorii de securitate sunt reglementați în detaliu în notificarea de securitate 2 și sunt definiți în instrucțiunile de manipulare.

8.2.     Marcajele

Un marcaj este utilizat pentru a specifica instrucțiunile specifice predefinite privind manipularea informațiilor confidențiale. Marcajele pot indica și domeniul vizat de document sau o difuzare specială conform principiului nevoii de a cunoaște sau (pentru informații neclasificate) pentru a indica sfârșitul unei interdicții.

Un marcaj nu este o clasificare și nu este utilizat în locul unei clasificări.

Marcajele sunt reglementate în detaliu în notificarea de securitate 2 și sunt definite în instrucțiunile de manipulare.

8.3.     Aplicarea clasificării și a identificatorilor de securitate

Aplicarea clasificării, a identificatorilor de securitate și a marcajelor se execută în conformitate cu notificarea de securitate 2, secțiunea E și cu instrucțiunile de manipulare.

8.4.     Administrarea clasificărilor

8.4.1.     În general

Informațiile se clasifică doar dacă este necesar. Clasificarea se indică clar și corect și se menține doar atât timp cât informația trebuie protejată.

Responsabilitatea pentru clasificarea informațiilor și pentru orice declasare sau declasificare ulterioară aparține exclusiv emitentului.

Funcționarii Parlamentului European clasifică, declasează sau declasifică informații la instrucțiunile Secretarului General sau în virtutea competențelor delegate de acesta.

Procedurile detaliate privind tratamentul aplicat documentelor clasificate sunt astfel concepute pentru a asigura faptul că acestea beneficiază de un tip de protecție corespunzător cu informațiile conținute.

Numărul de persoane autorizate să emită informații clasificate la nivelul „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” este păstrat la minimum, iar numele persoanelor în cauză sunt înscrise pe o listă întocmită de UIC.

8.4.2.     Aplicarea clasificărilor

Clasificarea unui document este determinată de nivelul de sensibilitate a conținutului său, în conformitate cu definiția de la articolul 2 litera (d). Este importantă utilizarea corectă și cu moderație a clasificării.

Nivelul de clasificare al unei scrisori sau al unei note care conține documente însoțitoare este cel puțin la fel de înalt ca cel mai înalt nivel de clasificare atribuit unuia dintre documentele însoțitoare. Emitentul indică clar la ce nivel ar trebui clasificată scrisoarea sau nota după separarea de documentele însoțitoare.

Emitentul unui document care urmează a fi clasificat ține cont de normele stabilite anterior și evită clasificarea excesivă sau insuficientă.

Paginile individuale, paragrafele, secțiunile, anexele, apendicele și documentele însoțitoare ale unui anumit document pot necesita clasificări diferite și sunt clasificate în consecință. Clasificarea documentului per ansamblu este clasificarea de cel mai înalt nivel atribuită unei părți din document.

9.    INSPECȚII

Direcția pentru securitate și evaluarea riscurilor a Parlamentului European, care poate solicita asistență din partea autorităților de securitate ale Consiliului sau ale Comisiei, efectuează inspecții interne periodice ale aranjamentelor de securitate stabilite pentru protecția informațiilor clasificate.

Autoritățile de securitate și serviciile competente ale instituțiilor Uniunii pot efectua, ca parte a unui proces convenit inițiat de oricare dintre părți, evaluări inter pares ale aranjamentelor de securitate pentru protecția informațiilor clasificate în circulație în temeiul acordurilor interinstituționale relevante.

10.    PROCEDURA DE DECLASIFICARE ȘI DE DEMARCARE

10.1.     UIC examinează informațiile confidențiale conținute în registrul său și solicită acordul emitentului pentru declasificarea sau demarcarea unui document cu cel mult 25 de ani după data la care documentul a fost creat. Documentele care nu sunt declasificate sau demarcate după o primă examinare sunt reexaminate periodic, și cel puțin o dată la cinci ani. Pe lângă documentele care se află în arhivele sigure din incinta securizată și care sunt clasificate în mod adecvat, procesul de demarcare poate să acopere, de asemenea, alte informații confidențiale deținute de organul/titularul de mandat parlamentar sau de serviciul responsabil de arhivele istorice ale Parlamentului.

10.2.     Decizia de declasificare sau de demarcare a unui document este luată, ca regulă generală, doar de emitent sau, în mod excepțional, în cooperare cu organul/titularul de mandat parlamentar care deține informațiile, anterior ca informațiile conținute să fie transmise serviciului responsabil de arhivele istorice ale Parlamentului. Informațiile clasificate pot fi declasificate sau demarcate numai cu acordul scris prealabil al emitentului. În cazul informațiilor din categoria „alte informații confidențiale”, secretariatul organului/titularului de mandat parlamentar care deține respectivele informații decide, în cooperare cu emitentul, dacă documentul poate fi demarcat.

10.3.     În numele emitentului, UIC îi revine responsabilitatea de a informa destinatarii documentului cu privire la modificarea clasificării sau a marcajului, iar aceștia din urmă sunt responsabili, la rândul lor, să informeze eventualii destinatari ulteriori, cărora le-au transmis documentele în cauză sau copii ale acestora, cu privire la modificare.

10.4.     Declasificarea nu afectează identificatorii de securitate sau marcajele care pot apărea pe document.

10.5.     În cazul declasificării, clasificarea originală, marcată în partea de sus și în cea de jos pe fiecare pagină este barată. Prima pagină a documentului (coperta) este ștampilată și completată cu referința UIC. În cazul demarcării, marcajul original care figurează în partea de sus pe fiecare pagină este barat.

10.6.     Textul documentului declasificat sau demarcat este atașat fișei electronice sau sistemului echivalent în care acesta a fost înregistrat.

10.7.     În cazul documentelor care fac obiectul unei excepții privind viața privată și integritatea persoanei sau interesele comerciale ale unei persoane fizice sau juridice și în cazul documentelor sensibile se aplică dispozițiile prevăzute la articolul 2 din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83.

10.8.     Pe lângă prevederile de la punctele 10.1-10.7, se aplică următoarele norme:

(a)    în ceea ce privește documentele terților, UIC consultă terții în cauză înainte de a efectua declasificarea sau demarcarea;

(b)    în ceea ce privește excepția privind viața privată și integritatea persoanei, procedura de declasificare sau de demarcare ține seama în special de acordul persoanei în cauză, sau, după caz, de imposibilitatea identificării persoanei în cauză;

(c)    în ceea ce privește excepția privind interesele comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, persoana în cauză poate fi notificată prin publicarea în Jurnalul Oficial al Uniunii Eur o pene, acordându-se un termen de patru săptămâni de la data publicării pentru a-și prezenta observațiile.

PARTEA 2    PROCEDURA DE ACORDARE A AUTORIZĂRII DE SECURITATE

11.    PROCEDURA DE ACORDARE A AUTORIZĂRII DE SECURITATE PENTRU DEPUTAŢII ÎN PARLAMENTUL EUROPEAN

11.1.     Pentru a avea acces la informații clasificate la nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” sau la un nivel echivalent, deputații în Parlamentul European trebuie să fi fost autorizați în conformitate cu procedura prevăzută la punctele 11.3 și 11.4 din prezenta anexă sau în baza unei declarații solemne de nedivulgare în temeiul articolului 3 alineatul (4) din prezenta decizie.

11.2.     Pentru a avea acces la informații clasificate la nivelul „SECRET UE/EU SECRET” sau „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” sau la un nivel echivalent, deputații în Parlamentul European trebuie să fi fost autorizați în conformitate cu procedura menționată la punctele 11.3 și 11.14.

11.3.     Autorizațiile se acordă doar deputaților care au fost supuși unei verificări de securitate de către autoritățile naționale competente ale statelor membre în conformitate cu procedura menționată la punctele 11.9-11.14. Președintelui îi revine responsabilitatea de a acorda deputaților autorizația.

11.4.     Președintele poate acorda autorizația scrisă după obținerea avizului emis de autoritățile naționale competente ale statelor membre pe baza verificării de securitate efectuate în conformitate cu punctele 11.8 și 11.13.

11.5.     Direcția pentru securitate și evaluarea riscului a Parlamentului European păstrează o listă actualizată a tuturor deputaților în Parlamentul European cărora li s-a acordat o autorizație, inclusiv o autorizație provizorie în sensul punctului 11.15.

11.6.     Autorizația este valabilă pe o perioadă de cinci ani sau pe durata sarcinilor pentru care a fost eliberată, oricare dintre aceste perioade este mai scurtă. Autorizația poate fi reînnoită în conformitate cu procedura stabilită la punctul 11.4.

11.7.     Autorizația este retrasă de Președinte în cazul în care acesta consideră că există motive justificate pentru a dispune retragerea. Orice decizie de retragere a autorizației se notifică deputatului în Parlamentul European în cauză, care poate cere să fie audiat de către Președinte înainte ca retragerea autorizației să producă efecte, precum și autorității naționale competente.

11.8.     Verificarea de securitate se efectuează cu sprijinul deputatului vizat și la cererea Președintelui. Autoritatea națională competentă pentru verificare este cea a statului membru al cărui cetățean este deputatul în cauză.

11.9.     În cadrul procedurii de verificare, deputatul în Parlamentul European în cauză trebuie să completeze un formular cu informații personale.

11.10.     Președintele specifică în cererea sa către autoritatea națională competentă nivelul de clasificare a informațiilor care vor fi puse la dispoziția deputatului în Parlamentul European în cauză, astfel încât aceasta să poată desfășura verificarea de securitate.

11.11.     Întregul proces de verificare de securitate desfășurat de autoritatea națională competentă și rezultatele obținute sunt supuse reglementărilor relevante în vigoare în statul membru în cauză, inclusiv celor privind căile de atac.

11.12.     Dacă autoritatea națională competentă emite un aviz favorabil, Președintele poate elibera autorizația deputatului în Parlamentul European în cauză.

11.13.     Un aviz negativ al autorității naționale competente se notifică deputatului în Parlamentul European în cauză, care poate cere să fie audiat de către Președinte. În cazul în care consideră necesar, Președintele se poate adresa autorității naționale competente pentru a-i solicita clarificări suplimentare. Dacă avizul negativ este confirmat, nu se acordă autorizația.

11.14.     Toți deputații în Parlamentul European autorizați în sensul punctului 11.3 primesc, în momentul acordării autorizației și, ulterior, periodic, toate informațiile necesare privind protecția informațiilor clasificate și mijloacele care se asigură această protecție. Deputații în Parlamentul European semnează o declarație prin care confirmă primirea informațiilor.

11.15.     În circumstanțe excepționale, după ce a notificat în prealabil autoritatea națională competentă și în cazul în care aceasta nu răspunde în termen de o lună, Președintele poate să acorde unui deputat în Parlamentul European o autorizație provizorie, pentru o perioadă care nu poate depăși șase luni, în așteptarea rezultatului verificării de securitate menționate la punctul 11.11. Autorizațiile provizorii astfel acordate nu permit accesul la informații clasificate „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” sau la un nivel echivalent.

12.    PROCEDURA DE ACORDARE A AUTORIZAȚIEI DE SECURITATE PENTRU FUNCȚIONARII PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI ALȚI ANGAJAȚI AI PARLAMENTULUI CARE LUCREAZĂ PENTRU GRUPURILE POLITICE

12.1.     Doar funcționarii Parlamentului European și alți angajați ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice care, prin natura sarcinilor lor și pentru cerințe de serviciu, trebuie să cunoască sau să utilizeze informații clasificate deținute de Comisie au acces la astfel de informații.

12.2.     Pentru a avea acces la informații clasificate la nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”, „SECRET UE/EU SECRET” sau „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” sau la un nivel echivalent, funcționarii Parlamentului European și alți angajați ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice implicate trebuie să fi fost autorizați în conformitate cu procedura prevăzută la punctele 12.3 și 12.4.

12.3.     Autorizațiile se acordă doar persoanelor menționate la punctul 12.1 care au fost supuse unei verificări de securitate de către autoritățile naționale competente ale statelor membre în conformitate cu procedura menționată la punctele 12.9-12.14. Secretarul general este responsabil pentru procedura prin care autorizația este acordată funcționarilor Parlamentului European și altor angajați ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice.

12.4.     Secretarul general poate acorda autorizația scrisă după obținerea avizului emis de autoritățile naționale competente ale statelor membre pe baza verificării de securitate efectuate în conformitate cu punctele 12.8-12.13.

12.5.     Direcția pentru securitate și evaluarea riscului a Parlamentului European păstrează o listă actualizată a tuturor posturilor pentru care este necesară o procedură de acordare a autorizației de securitate, furnizată de serviciile competente ale Parlamentului European, și a tuturor persoanelor cărora li s-a acordat o autorizație, inclusiv o autorizație provizorie în sensul punctului 12.15.

12.6.     Autorizația este valabilă pe o perioadă de cinci ani sau pe durata sarcinilor pentru care a fost eliberată, oricare dintre aceste perioade este mai scurtă. Autorizația poate fi reînnoită în conformitate cu procedura menționată la punctul 12.4.

12.7.     Autorizația este retrasă de Secretarul General în cazul în care acesta consideră că există motive justificate pentru a dispune retragerea. Orice decizie de retragere a autorizației se notifică funcționarului Parlamentului European și angajatului Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice, care poate cere să fie audiat de către Secretarul General înainte ca retragerea autorizației să producă efecte, precum și autorității naționale competente.

12.8.     Verificarea de securitate se efectuează cu sprijinul funcționarului Parlamentului European și al angajatului Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice și la cererea Secretarului General. Autoritatea națională competentă pentru verificare este cea a statului membru al cărui cetățean este persoana în cauză. În cazul în care acest lucru este permis de legislația și reglementările naționale, autoritățile naționale competente pot să supună persoane care nu sunt cetățeni ai statului membru respectiv unor investigații în cazul în care acestea solicită acces la informații clasificate la nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”, „SECRET UE/EU SECRET” sau „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET”.

12.9.     În cadrul procedurii de verificare, funcționarul Parlamentului European sau angajatul Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice completează un formular cu informații personale.

12.10.     Secretarul General specifică în cererea sa către autoritatea națională competentă tipul și nivelul de clasificare a informațiilor de care funcționarul Parlamentului European sau angajatul Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice urmează să ia la cunoștință, astfel încât aceasta să poată desfășura verificarea de securitate și furniza un aviz cu privire la nivelul de autorizare care ar fi potrivit să îi fie acordat persoanei în cauză.

12.11.     Întregul proces de verificare de securitate desfășurat de autoritatea națională competentă și rezultatele obținute sunt supuse reglementărilor relevante în vigoare în statul membru în cauză, inclusiv celor privind căile de atac.

12.12.     Dacă autoritatea națională competentă emite un aviz favorabil, Secretarul General poate acorda autorizația funcționarului în cauză al Parlamentului European sau angajatului Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice.

12.13.     Un aviz negativ al autorității naționale competente se notifică funcționarului Parlamentului European sau altui angajat al Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice, care poate cere să fie audiat de către Secretarul General. În cazul în care consideră necesar, Secretarul General se poate adresa autorității naționale competente pentru a-i solicita clarificări suplimentare. Dacă avizul negativ este confirmat, nu se acordă autorizația.

12.14.     Toți funcționarii Parlamentului European și angajații Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice, autorizați în sensul punctelor 12.4 și 12.5 primesc, în momentul acordării autorizației și ulterior periodic, toate instrucțiunile necesare privind protecția informațiilor clasificate și mijloacele prin care se asigură această protecție. Acești funcționari și angajați semnează o declarație prin care confirmă că au primit aceste instrucțiuni și că se obligă să le respecte.

12.15.     În circumstanțe excepționale, după ce a notificat în prealabil autoritatea națională competentă și în cazul în care aceasta nu răspunde în termen de o lună, Secretarul General poate să acorde o autorizație provizorie unui funcționar al Parlamentului European sau unui alt angajat al Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice, pentru o perioadă care nu poate depăși șase luni, în așteptarea rezultatului verificării de securitate menționate la punctul 12.11. Autorizațiile provizorii astfel acordate nu permit accesul la informații clasificate la nivelul „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” sau la un nivel echivalent.

ANEXA II     (24)

F.    Conflicte de interese personale

Unui deputat îi poate fi refuzat, cu acordul Biroului, printr-o decizie motivată corespunzător, dreptul de a consulta un document al Parlamentului, dacă Biroul, după audierea deputatului respectiv, ajunge la concluzia că această consultare ar compromite de o manieră inacceptabilă interesele instituţionale ale Parlamentului sau interesul public şi că acţiunea deputatului are la bază considerente private şi personale. Împotriva unei astfel de decizii, deputatul poate introduce o cale de atac în scris, motivată corespunzător, în termen de o lună de la notificarea acesteia. Parlamentul ia o decizie cu privire la calea de atac respectivă, fără dezbatere, în cadrul perioadei de sesiune care urmează după introducerea acesteia.