A.    Gennemførelsesbestemmelser til artikel 11, stk. 5-8

Eneste artikel : Adgangskort

1.    Adgangskort med lang gyldighed har form af et plastickort, forsynet med et foto af indehaveren og med angivelse af dennes efternavn, fornavne og navnet på den virksomhed, organisation eller enkeltperson, som den pågældende arbejder for.

Adgangskortet skal til stadighed bæres fuldt synligt af indehaveren i alle Parlamentets lokaler. Manglende overholdelse af denne forpligtelse kan medføre, at adgangskortet inddrages.

Adgangskortene adskiller sig ved deres form og farve fra de kort, der udstedes til lejlighedsvise besøgere.

2.    Adgangskort kan kun fornyes, hvis indehaveren har opfyldt betingelserne i forretningsordenens artikel 11, stk. 6.

Enhver klage, der bygger på faktiske omstændigheder, og som er omfattet af anvendelsesområdet for den adfærdskodeks, der indgår som bilag til aftalen om etablering af et åbenhedsregister (1), henvises til det fælles åbenhedsregistersekretariat. Parlamentets generalsekretær meddeler afgørelserne om slettelse af registret til kvæstorerne, der træffer afgørelse om inddragelse af adgangskortet.

I de afgørelser, hvorved kvæstorerne meddeler, at et eller flere adgangskort er blevet inddraget, anmodes indehaverne eller de enheder, som de pågældende repræsenterer eller arbejder for, om at returnere adgangskortet til Parlamentet inden for 15 dage fra underretningen om afgørelsen.

3.    Adgangskortet giver i intet tilfælde adgang til andre møder i Parlamentet eller dettes organer end de møder, der er erklæret offentlige, og de adgangsbestemmelser, som gælder for andre borgere i Unionen, kan ikke fraviges.

B.    Aftale mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen om oprettelse af et åbenhedsregister for organisationer og personer, der som selvstændige er involveret i udformningen og gennemførelsen af Den Europæiske Unions politikker (2)

Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen ("parterne") har –

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 11, stk. 1 og 2, traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 295, og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (herefter samlet benævnt "traktaterne"),

ud fra følgende betragtning: Europæiske beslutningstagere opererer ikke isoleret fra civilsamfundet, men fører en åben, gennemsigtig og regelmæssig dialog med repræsentative foreninger og civilsamfundet –

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

I.     Oprettelse af åbenhedsregistret

1.     I overensstemmelse med deres tilsagn om åbenhed er parterne enige om at oprette og føre et fælles "åbenhedsregister" (herefter "registret") - til registrering og kontrol af organisationer og selvstændige, der er involveret i udformningen og gennemførelsen af EU’s politikker.

II.     Principper for registret

2.     Registret oprettes og føres på grundlag af de eksisterende registreringssystemer, der er etableret og taget i brug af Europa-Parlamentet i 1996 og af Europa-Kommissionen i juni 2008, suppleret af det arbejde, der er udført af Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens relevante fælles arbejdsgruppe og af forskellige tilpasninger foretaget på grundlag af erfaringerne og input fra berørte parter som beskrevet i Europa-Kommissionens meddelelse af 28. oktober 2009, "Det Europæiske åbenhedsinitiativ: registeret over interesserepræsentanter et år efter" (3). Denne tilgang hverken berører eller foregriber Europa-Parlamentets målsætninger, således som de er kommet til udtryk i Parlamentets beslutning af 8. maj 2008 om udvikling af rammer for interesserepræsentanters (lobbyisters) virksomhed i EU-institutionerne (4).

3.     Registret oprettes og føres i overensstemmelse med EU-rettens generelle principper, herunder proportionalitetsprincippet og princippet om forbud mod forskelsbehandling.

4.     Registret oprettes og føres med respekt for Europa-Parlamentets medlemmers ret til at udøve deres parlamentariske mandat uden begrænsninger og uden at medlemmernes vælgere hindres i at få adgang til Europa-Parlamentets bygninger.

5.     Registret oprettes og føres uden at det griber ind i parternes kompetencer eller prærogativer eller berører deres respektive organisatoriske beføjelser.

6.     Parterne søger at behandle alle aktører, der er involveret i lignende aktiviteter, ens og at muliggøre lige vilkår for registrering af organisationer og selvstændige, der er involveret i udformningen og gennemførelsen af EU’s politikker.

III.     Registrets struktur

7.    Registret omfatter følgende:

a)    et sæt retningslinjer vedrørende:

-    registrets anvendelsesområde, berørte aktiviteter og undtagelser

-    registreringskategorier (bilag 1)

-    oplysninger, som registrerede skal give, herunder finansielle oplysninger (bilag 2)

b)    en adfærdskodeks (bilag 3)

c)    en klageordning og foranstaltninger, der skal træffes ved tilsidesættelse af adfærdskodeksen, herunder proceduren for undersøgelse og behandling af klager (bilag 4).

IV.     Registrets anvendelsesområde

Aktiviteter, der er omfattet

8.     Registret omfatter alle de aktiviteter, der ikke er undtaget i afsnit IV, og som udføres med det formål at øve direkte eller indirekte indflydelse på EU-institutionernes udformning eller gennemførelse af politikker og deres beslutningsproces, uanset hvilke kommunikationskanaler eller -midler der benyttes, f.eks. outsourcing, medier, kontrakter med professionelle mellemmænd, tænketanke, "platforme", fora, kampagner eller græsrodsinitiativer. Aktiviteterne består bl.a. i at kontakte medlemmer, tjenestemænd eller øvrige ansatte i EU-institutionerne, udarbejde, udsprede og viderebringe breve, informationsmateriale eller diskussionsoplæg og høringssvar, samt organisere begivenheder, møder eller pr-aktiviteter og sociale arrangementer eller konferencer, hvortil der er sendt indbydelser til medlemmer af eller tjenestemænd eller øvrige ansatte i EU-institutionerne. Frivillige bidrag og deltagelse i formelle høringer om planlagte lovgivningsmæssige eller andre EU-retsakter og andre åbne høringer er også omfattet.

9.     Alle organisationer og selvstændige, uanset deres retlige status, hvis aktiviteter er omfattet af registret forventes at lade sig registrere (5)

Aktiviteter, der ikke er omfattet

10.     Følgende aktiviteter er ikke omfattet af registret:

a)    aktiviteter, der drejer sig om juridisk og anden professionel rådgivning, for så vidt som de vedrører udøvelse af en klients grundlæggende ret til en retfærdig rettergang, herunder kontradiktionsretten i administrative sager, som føres af advokater eller andre fagfolk, der er involveret heri. Følgende er ikke omfattet af registret (uanset hvilke parter der er tale om): rådgivende arbejde og kontakter med offentlige myndigheder for at informere klienter bedre om en generel retstilstand, om klienters særlige retlige stilling eller rådgivning om, hvorvidt et bestemt retligt eller administrativt skridt er hensigtsmæssigt eller tilladt efter gældende lov, rådgivning til klienter med henblik på at hjælpe dem med at sikre, at deres aktiviteter er lovlige, repræsentation i forbindelse med en forligs- eller mæglingsprocedure, der har til formål at forhindre, at en tvist bliver indbragt for domstolene eller en administrativ instans. Dette gælder for alle erhvervssektorer i EU og ikke kun for visse særlige procedurer (konkurrence). Hvis en virksomhed og dens rådgivere er involveret som part i en specifik retssag eller administrativ sag, er alle aktiviteter, der har direkte forbindelse med sagen og ikke som sådan tager sigte på at ændre gældende ret, ikke omfattet af registret

b)    aktiviteter, som udøves af arbejdsmarkedets parter i den sociale dialog (fagforeninger, arbejdsgiverforeninger, osv.), når de handler inden for rammerne af den rolle, som de er tildelt ifølge traktaterne. Dette gælder tilsvarende for alle organer, der ifølge traktaterne specifikt er tildelt en institutionel rolle

c)    aktiviteter, som er et svar på en direkte og individuel henvendelse fra en EU-institution eller medlemmer af Europa-Parlamentet, f.eks. ad hoc-anmodninger eller løbende anmodninger om faktuelle oplysninger, data eller faglig viden og/eller individuelle indbydelser til deltagelse i offentlige høringer eller til deltagelse i rådgivende udvalg eller tilsvarende fora.

Særlige bestemmelser

11.     Kirker og trossamfund falder uden for registrets anvendelsesområde. Deres repræsentationskontorer eller retlige organer, kontorer og netværk oprettet med henblik på at repræsentere dem i deres kontakter med EU-institutionerne og sammenslutninger heraf forventes dog at lade sig registrere.

12.     Politiske partier falder uden for registrets anvendelsesområde. Enhver organisation, som de opretter eller støtter, og hvis aktiviteter falder inden for registrets anvendelsesområde, forventes dog at lade sig registrere.

13.     Lokale, regionale og kommunale myndigheder falder uden for registrets anvendelsesområde. Deres repræsentationskontorer eller retlige organer, kontorer og netværk oprettet med henblik på at repræsentere dem i deres kontakter med EU-institutionerne og sammenslutninger heraf forventes dog at lade sig registrere.

14.     Netværk, platforme eller andre former for kollektive aktiviteter, som ikke har retlig status eller er en juridisk person, men som de facto øver organiseret indflydelse, og hvis aktiviteter falder inden for registrets anvendelsesområde, forventes at lade sig registrere. Der bør i så fald udpeges et medlem som deres kontaktperson med ansvar for forbindelserne med registrets forvaltning.

15.     I forbindelse med erklæringen om økonomiske interesser i registret tages der hensyn til alle aktiviteter rettet mod EU's institutioner, agenturer og organer og disses medlemmer, tjenestemænd og øvrige ansatte. Dette omfatter også aktiviteter rettet mod medlemsstaternes organer, der opererer på EU-plan og er involveret i beslutningsprocessen i EU.

16.     Europæiske netværk, forbund, sammenslutninger eller platforme opfordres til at udarbejde fælles, gennemsigtige retningslinjer for deres medlemmer, der nævner de aktiviteter, der falder ind under registerets anvendelsesområde. De forventes at offentliggøre disse retningslinjer.

V.     Regler for registrerede

17.     Registrering indebærer, at de pågældende organisationer og enkeltpersoner:

-    accepterer, at de oplysninger, de afgiver med henblik på optagelse i registeret, bliver offentliggjort

-    accepterer at handle i overensstemmelse med adfærdskodeksen og fremlægge eventuelle faglige adfærdskodekser, de måtte være bundet af

-    garanterer, at de afgivne oplysninger med henblik på optagelse i registeret er korrekte

-    accepterer, at klager over dem vil blive behandlet på grundlag af bestemmelserne i den adfærdskodeks, der gælder for registret

-    accepterer at rette sig efter de foranstaltninger, der skal træffes i tilfælde af tilsidesættelse af adfærdskodeksen, og anerkender, at foranstaltningerne i bilag 4 kan blive anvendt over for dem, hvis de ikke overholder reglerne i adfærdskodeksen

-    tager til efterretning, at parterne efter anmodning og i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (6) kan blive nødsaget til at fremlægge korrespondance og andre dokumenter vedrørende registreredes aktiviteter.

VI.     Foranstaltninger i tilfælde af tilsidesættelse af adfærdskodeksen

18.     Registreredes eller deres repræsentanters tilsidesættelse af adfærdskodeksen kan på grundlag af en undersøgelse foretaget under behørig hensyntagen til proportionalitetsprincippet og retten til kontradiktion føre til anvendelse af foranstaltninger som fastlagt i bilag 4, såsom suspension eller udelukkelse fra registret og eventuelt inddragelse af de adgangskort til Europa-Parlamentet, der er udleveret til de pågældende personer eller i givet fald til deres organisationer. En beslutning om at anvende sådanne foranstaltninger kan offentliggøres på registrets websted.

19.     Alle kan indgive en klage til parterne, underbygget af materielle kendsgerninger, hvis de har mistanke om, at adfærdskodeksen er overtrådt, efter proceduren i bilag 4.

VII.     Gennemførelse

20.     Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens generalsekretærer har ansvaret for at føre tilsyn med systemet og for alle vigtige driftsmæssige aspekter og træffer efter fælles overenskomst de nødvendige foranstaltninger til gennemførelsen af denne aftale.

21.     Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens tjenestegrene opretter med henblik på at gennemføre systemet en fælles driftsstruktur benævnt "det fælles åbenhedsregistersekretariat". Det vil bestå af en gruppe tjenestemænd fra Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen efter en aftale mellem de kompetente tjenestegrene. Det fælles åbenhedsregistersekretariats arbejde koordineres af en kontorchef i Europa-Kommissionens Generalsekretariat. Det vil bl.a. have til opgave at gennemføre foranstaltninger, der kan være med til at sikre kvaliteten af registrets indhold.

22.     Europa-Parlamentet vil fortsat stå for udstedelsen af og kontrollen med permanente adgangskort til denne institutions bygninger. Der vil kun blive udstedt sådanne kort til enkeltpersoner, der repræsenterer eller arbejder for organisationer, som falder inden for registrets anvendelsesområde, hvis de pågældende organisationer eller enkeltpersoner har ladet sig registrere. Registrering giver dog ikke automatisk ret til et sådant kort.

23.     Selv om systemet drives i fællesskab, kan parterne hver især frit anvende registret til deres egne specifikke formål, herunder tilbyde incitamenter som f.eks. underretning af registrerede, når der indledes offentlige høringer eller arrangeres begivenheder.

24.     Parterne sørger for passende undervisning og intern kommunikation med henblik på at øge bevidstheden om registeret og klageproceduren hos deres medlemmer og personale.

25.     Parterne træffer passende foranstaltninger eksternt for at øge bevidstheden om registret og fremme brugen heraf.

26.     En række grundlæggende statistiske oplysninger fra databasen offentliggøres regelmæssigt på Europa-webstedet og gøres tilgængelige ved hjælp af en brugervenlig søgemaskine. Databasens offentlige indhold vil være tilgængeligt efter anmodning i elektroniske, maskinlæsbare formater.

27.     Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens generalsekretærer forelægger de ansvarlige næstformænd for Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen en årsrapport om, hvordan registret fungerer, efter høring af de berørte parter.

VIII.     Andre institutioners og organers deltagelse

28.     Det Europæiske Råd og Rådet opfordres til at tilslutte sig registret. Andre EU-institutioner, -organer og -agenturer opfordres til selv at benytte systemet som et referenceinstrument for deres eget samarbejde med organisationer og selvstændige, der er involveret i udformningen og gennemførelsen af EU's politikker.

IX.     Afsluttende bestemmelser

29.     Overgangen fra parternes eksisterende registre til det nye fælles register vil ske i løbet af en overgangsperiode på tolv måneder fra datoen for iværksættelsen af det fælles register. Organisationer og enkeltpersoner registreret i et af systemerne opfordres til at forny deres registrering i det fælles system.

Efter iværksættelsen af det fælles register:

-    har registrerede mulighed for at ændre deres eksisterende registrering til det fælles register på en dato efter eget valg, men senest på datoen for fornyelse af deres registrering i Europa-Kommissionens register eller, for dem, der kun er registreret i Europa-Parlamentet, senest ved udgangen af en periode på tolv måneder fra denne iværksættelse

-    vil enhver ny registrering eller ajourføring af eksisterende data kun være mulig i det fælles register.

30.     Det fælles register tages op til revision senest to år efter dets iværksættelse.

Bilag 1:    Åbenhedsregister - Organisationer og selvstændige, der deltager i udformningen og gennemførelsen af EU's politikker

Kategori I - Konsulentfirmaer/advokatfirmaer/selvstændige konsulenter

-    Underkategori: Konsulentfirmaer

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Firmaer, der i henhold til en kontrakt udfører aktiviteter inden for lobbyvirksomhed, promovering, offentlige anliggender og forbindelser til offentlige myndigheder

-    Underkategori: Advokatfirmaer

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Advokatfirmaer, der i henhold til en kontrakt udfører aktiviteter inden for lobbyvirksomhed, promovering, offentlige anliggender og forbindelser til offentlige myndigheder

-    Underkategori: Selvstændige konsulenter

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Selvstændige konsulenter eller advokater, der i henhold til en kontrakt udfører aktiviteter inden for lobbyvirksomhed, promovering, offentlige anliggender og forbindelser til offentlige myndigheder

Kategori II - Internt ansatte lobbyister og brancheforeninger

-    Underkategori: Virksomheder og koncerner

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Virksomheder eller koncerner af virksomheder (med eller uden retlig status), der på egne vegne udfører aktiviteter inden for lobbyvirksomhed, promovering, offentlige anliggender og forbindelser til offentlige myndigheder

-    Underkategori: Brancheforeninger

-    Underkategori: Fagforeninger

-    Underkategori: Andre lignende foreninger

___________________________________________________________________

Kategori III - Ikke-statslige organisationer

-    Underkategori: Ikke-statslige organisationer, platforme og netværk og lignende

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Almennyttige organisationer (med eller uden retlig status), der er uafhængige af offentlige myndigheder, politiske partier og kommercielle organisationer. Omfatter stiftelser, velgørende organisationer osv.

Kategori IV - Tænketanke, forskningsinstitutioner og akademiske institutioner

-    Underkategori: Tænketanke og forskningsinstitutioner

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Specialiserede tænketanke og forskningsinstitutioner, der beskæftiger sig med EU’s aktiviteter og politikker

-    Underkategori: Akademiske institutioner

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Institutioner, hvis hovedformål er uddannelse, men som beskæftiger sig med EU’s aktiviteter og politikker.

Kategori V - Organisationer, der repræsenterer kirker og trossamfund (NB: Kirker i sig selv er ikke berørt af registret)

-    Underkategori: Organisationer, der repræsenterer kirker og trossamfund.

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Juridiske enheder, kontorer eller netværk oprettet med henblik på repræsentation

Kategori VI - Organisationer, som repræsenterer lokale, regionale og kommunale myndigheder, andre offentlige eller blandede organer osv. (NB: Offentlige myndigheder i sig selv er ikke berørt af registret)

-    Underkategori: Lokale, regionale og kommunale myndigheder (på subnationalt plan)

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Juridiske enheder, repræsentationskontorer, foreninger eller netværk oprettet med henblik på at repræsentere lokale, regionale og kommunale myndigheder (på subnationalt plan)

-    Underkategori: Andre offentlige eller blandede organer osv.

    Særlige kendetegn/bemærkninger: Omfatter andre organisationer med offentlig eller blandet (offentlig/privat) status

Bilag 2:    Oplysninger, som registrerede skal give

I. GENERELLE OG GRUNDLÆGGENDE OPLYSNINGER

-    organisationens navn(e), adresse, telefonnummer, e-mail-adresse, websted

-    a) identiteten på den person, der er juridisk ansvarlig for organisationen, og b) navnet på organisationens direktør eller ledende partner eller, hvis det er relevant, vigtigste kontaktperson med hensyn til aktiviteter omfattet af registret; navnene på de personer, til hvem der anmodes om adgangskort til Europa-Parlamentets bygninger (7)

-    antal personer (medlemmer, personale osv.), der er involveret i aktiviteter, som falder inden for registrets anvendelsesområde

-    mål/opgave - interesseområde - aktiviteter - lande, hvori der udføres aktiviteter - tilhørsforhold til netværk - generelle oplysninger, der falder inden for registrets anvendelsesområde

-    hvis det er relevant, antal medlemmer (enkeltpersoner eller organisationer).

II. SPECIFIKKE OPLYSNINGER

A. AKTIVITETER

Vigtigste lovgivningsmæssige forslag i det foregående år omfattet af den registreredes aktiviteter, som falder inden for åbenhedsregistrets anvendelsesområde.

B. FINANSIELLE OPLYSNINGER

Alle afgivne finansielle oplysninger bør dække et fuldt forretningsår og angå det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller fornyelsen.

Dobbelt indberetning er ikke udelukket. Konsulentfirmaers, advokatfirmaers og selvstændige konsulenters erklæring om økonomiske interesser for deres klienter (liste og skala) fritager ikke klienterne fra selv at medtage disse kontraktlige aktiviteter i deres egen erklæring, således at deres erklærede finansielle bidrag ikke undervurderes.

-    Konsulentfirmaer/advokatfirmaer/selvstændige konsulenter (kategori I i bilag I): der skal angives nærmere oplysninger om den omsætning, der kan tilskrives aktiviteter, der falder inden for registrets anvendelsesområde, og om de enkelte kunders del heri efter følgende skala:

    Omsætning i euro: 0 - 499 999 - Tranche i euro: 50 000

    Omsætning i euro: 500 000 - 1 000 000 - Tranche i euro: 100 000

    Omsætning i euro: > 1 000 000 - Tranche i euro: 250 000

-    Internt ansatte lobbyister og brancheforeninger (kategori II i bilag I): der skal angives et skøn over omkostningerne til aktiviteter, der falder inden for registrets anvendelsesområde.

-    Ikke-statslige organisationer, tænketanke, forskningsinstitutioner og akademiske institutioner - organisationer, som repræsenterer kirker og trossamfund - organisationer, som repræsenterer lokale, regionale og kommunale myndigheder, andre offentlige eller blandede organer osv. (kategori III-VI i bilag I): det samlede budget skal anføres sammen med en oversigt over de væsentligste finansieringskilder.

Endvidere for alle registrerede: størrelsen af og kilden til finansiering modtaget fra EU-institutionerne i det senest afsluttede regnskabsår forud for datoen for registreringen eller fornyelsen.

Bilag 3:    Adfærdskodeks

I deres forbindelser med EU-institutionerne og disses medlemmer, tjenestemænd og øvrige ansatte skal registrerede:

a)    altid opgive deres navn, og hvilket eller hvilke organer de arbejder for eller repræsenterer; de skal opgive, hvilke interesser eller mål og i givet fald hvilke klienter eller medlemmer, de repræsenterer

b)    ikke på uhæderlig vis eller ved hjælp af upassende pression eller utilbørlig optræden forsøge at indhente oplysninger eller indvirke på beslutninger

c)    ikke påberåbe sig et formelt tilknytningsforhold til EU eller en EU-institution over for tredjemand eller give falske oplysninger om registreringen på en sådan måde, at tredjeparter eller tjenestemænd eller øvrige ansatte i EU vildledes

d)    sikre, at de oplysninger, de giver ved registreringen og senere inden for rammerne af deres aktiviteter, der falder ind under registrets anvendelsesområde, er fuldstændige, opdaterede og ikke misvisende

e)    ikke sælge kopier af dokumenter indhentet fra en EU-institution til tredjemand

f)    ikke forlede EU-institutioners medlemmer, tjenestemænd eller øvrige ansatte eller medlemmers assistenter eller praktikanter til at bryde regler og adfærdsnormer, som gælder for dem

g)    ved ansættelse af tidligere tjenestemænd eller øvrige ansatte i EU eller tidligere assistenter eller praktikanter for EU-institutionernes medlemmer respektere disses forpligtelse til at rette sig efter regler og krav om fortrolighed, som er gældende for dem

h)    overholde alle bestemmelser om Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens tidligere medlemmers rettigheder og ansvar

i)    orientere dem, de repræsenterer, om deres forpligtelser over for EU-institutionerne.

Enkeltpersoner, der repræsenterer eller arbejder for enheder, som har ladet sig registrere ved Europa-Parlamentet med henblik på at få udstedt et personligt adgangskort, som ikke kan overdrages, til Europa-Parlamentets bygninger, skal:

j)    nøje overholde bestemmelserne i artikel 9 (8) i, og bilag X (9) til, samt artikel 2, stk. 2, i bilag I (10) til Europa-Parlamentets forretningsorden

k)    sikre sig, at enhver form for bistand, der ydes inden for rammerne af artikel 2 i bilag I (11) til Europa-Parlamentets forretningsorden, opføres i det pågældende register

l)    med henblik på at undgå mulige interessekonflikter, på forhånd indhente tilladelse fra det eller de pågældende medlemmer af Europa-Parlamentet til ethvert kontrakt- eller ansættelsesforhold for medlemmers assistenter og efterfølgende give oplysninger derom i registeret.

Bilag 4:     Procedure for undersøgelse og behandling af klager

Fase 1: Indgivelse af en klage

1.     Der kan indgives klager ved udfyldelse af en standardformular på det fælles registers websted. Formularen indeholder oplysninger om den registrerede, der klages over, klagerens navn og kontaktoplysninger og nærmere oplysninger om klagen, herunder, som udgangspunkt, dokumenter eller andet materiale til støtte for klagen. Anonyme klager behandles ikke.

2.     Klagen skal angive en eller flere bestemmelser i adfærdskodeksen, som klageren påstår, er blevet tilsidesat. Klager over oplysninger, der er indført i registret, behandles som påståede overtrædelser af adfærdskodeksens litra d) (12).

3.     Klagerne skal som udgangspunkt fremlægge dokumentation og andet materiale til støtte for deres klage.

Fase 2: Afgørelse om, hvorvidt klagen kan behandles

4.     Det fælles åbenhedsregistersekretariatet skal:

a)    kontrollere, at der er fremlagt tilstrækkeligt bevismateriale til støtte for klagen, enten i form af dokumenter, andet skriftligt materiale eller personlige erklæringer; for at kunne behandles bør bevismateriale som udgangspunkt stamme enten fra den registrerede, der klages over, eller fra dokumenter udstedt af tredjemand

b)    på grundlag af denne kontrol afgøre, om klagen kan behandles

c)    hvis det mener, at klagen kan behandles, registrere klagen og fastsætte en frist (20 arbejdsdage) for afgørelsen om klagens berettigelse.

5.     Besluttes det, at klagen ikke kan behandles, underrettes klageren skriftligt herom med angivelse af begrundelsen for afgørelsen. Hvis klagen kan behandles, undersøges den efter proceduren nedenfor.

Fase 3: Undersøgelse

6.     Efter at have registreret klagen underretter det fælles åbenhedsregistersekretariatet skriftligt den registrerede, der er klaget over, om klagen og dens indhold og opfordrer den registrerede til at fremlægge forklaringer, argumenter eller andre elementer til sit forsvar inden for ti arbejdsdage.

7.     Alle oplysninger, der indhentes i forbindelse med undersøgelsen, kontrolleres af det fælles åbenhedsregistersekretariat.

8.     Det fælles åbenhedsregistersekretariat kan beslutte at høre den registrerede, der er klaget over, eller klageren.

Fase 4: Afgørelse om klagen

9.     Viser undersøgelsen, at klagen er ubegrundet, underretter det fælles åbenhedsregistersekretariat begge parter om denne afgørelse. Gives der medhold i klagen, kan den registrerede blive midlertidigt suspenderet fra registret med henblik på at få løst problemet (jf. punkt 11-14 nedenfor) eller blive gjort til genstand for foranstaltninger fra en længerevarende suspension fra registret til udelukkelse fra registret og eventuel inddragelse af adgangskort til Europa-Parlamentet (jf. fase 6 og 7 nedenfor).

Fase 5: Foranstaltninger i tilfælde af tilsidesættelse af adfærdskodeksen

10.     De foranstaltninger, der kan anvendes i tilfælde af tilsidesættelse af adfærdskodeksen, spænder fra midlertidig suspension til sletning fra registret (jf. skemaet nedenfor).

11.     Konstateres det, at der er indført forkerte eller ufuldstændige oplysninger i registret, anmodes den pågældende registrerede om at berigtige oplysningerne inden for otte uger, og registreringen af den pågældende registrerede suspenderes i denne periode. Eventuelle adgangskort til Europa-Parlamentet inddrages ikke i perioden.

12.     Berigtiger den registrerede oplysningerne indenfor perioden på otte uger, jf. punkt 11, genoptages registreringen af den registrerede. Hvis den registrerede ikke handler inden for perioden på otte uger, jf. punkt 11, kan der pålægges en foranstaltning.

13.     Anmoder den registrerede om mere tid til at berigtige oplysningerne, jf. punkt 11, og begrundes denne anmodning tilstrækkeligt, kan suspensionsperioden forlænges.

14.     I tilfælde af andre overtrædelser af adfærdskodeksen suspenderes den pågældende registreredes registrering i en periode på otte uger, inden for hvilken Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen træffer endelig afgørelse om at pålægge eventuelle foranstaltninger.

15.     Alle afgørelser om at slette en registreret fra registret indebærer også udelukkelse fra fornyet registrering i en periode på et eller to år.

Fase 6: Afgørelse om, hvilken foranstaltning der skal anvendes

16.     Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens kompetente tjenestegrene udarbejder i fællesskab et udkast til afgørelse om, hvilken foranstaltning der skal anvendes, og forelægger det for disse institutioners generalsekretærer til endelig afgørelse. De ansvarlige næstformænd i Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen underrettes.

17.     Det fælles åbenhedsregistersekretariat underretter straks begge parter (klageren og den registrerede, der er klaget over) om afgørelsen om foranstaltningen og gennemfører foranstaltningen.

Fase 7: Eventuel inddragelse af adgangskort til Europa-Parlamentet

18.     Træffes der afgørelse om slettelse fra registeret, som indebærer inddragelse af adgangskort til Europa-Parlamentet, giver Europa-Parlamentets generalsekretær meddelelse herom til den ansvarlige kvæstor, som anmodes om at tillade, at alle adgangskort udstedt til den pågældende organisation eller enkeltperson inddrages.

19.     Den registrerede anmodes om at returnere alle eller nogle af sine adgangskort inden for 15 dage.

Skema over mulige foranstaltninger i tilfælde af tilsidesættelse af adfærdskodeksen

Form for tilsidesættelse 1: Uforsætlig tilsidesættelse, som straks afhjælpes

    Foranstaltning: Skriftlig meddelelse med anerkendelse af de faktiske omstændigheder og afhjælpningen

    Anmærkning om foranstaltningen i registret: Nej

    Inddragelse af EP-adgangskort: Nej

Form for tilsidesættelse 2: Forsætlig tilsidesættelse af kodeksen, der gør det nødvendigt at ændre adfærd eller berigtige oplysninger i registret inden for den fastsatte frist

    Foranstaltning: Midlertidig suspension i op til seks måneder, eller indtil den berigtigelse, der er anmodet om, er gennemført inden for den fastsatte frist

    Anmærkning om foranstaltningen i registret: Ja, i suspensionsperioden

    Inddragelse af EP-adgangskort: Nej

Form for tilsidesættelse 3: Vedvarende tilsidesættelse af kodeksen (Ingen adfærdsændring/Undladelse af at berigtige oplysninger inden for den fastsatte frist)

    Foranstaltning: Slettelse fra registeret i et år

    Anmærkning om foranstaltningen i registret: Ja

    Inddragelse af EP-adgangskort: Ja

Form for tilsidesættelse 4: Alvorlig, forsætlig tilsidesættelse af kodeksen

    Foranstaltning: Slettelse fra registret i to år

    Anmærkning om foranstaltningen i registret: Ja

    Inddragelse af EP-adgangskort: Ja