ALLEGATO
VII
: Informazione e documenti sensibili e riservati
A.
Esame dei documenti confidenziali trasmessi al Parlamento
Procedura da applicare per l'esame dei documenti confidenziali trasmessi al Parlamento europeo
(1)
1.
Per documenti riservati si intendono i documenti e le informazioni ai quali l'accesso del pubblico può essere rifiutato in virtù dell'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio; in tale definizione rientrano i documenti sensibili quali definiti all'articolo 9 di detto regolamento.
Qualora il carattere riservato di un documento ricevuto dal Parlamento sia messo in dubbio da una delle istituzioni, la questione è deferita al comitato interistituzionale istituito a norma dell'articolo 15, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001.
Quando documenti riservati sono trasmessi al Parlamento con la riserva che siano esaminati in via confidenziale, il presidente della commissione competente del Parlamento applica d'ufficio la procedura di trattamento confidenziale prevista al successivo punto 3.
2.
Qualsiasi commissione del Parlamento può, su richiesta scritta od orale di uno dei suoi membri, far applicare la procedura di trattamento confidenziale a un'informazione o a un documento determinati. Per decidere l'applicazione della procedura di trattamento confidenziale è necessario il voto della maggioranza dei due terzi dei membri presenti.
3.
Qualora il presidente della commissione abbia disposto l'applicazione della procedura di trattamento confidenziale, possono assistere alla discussione soltanto i membri della commissione nonché i funzionari e gli esperti precedentemente designati dal presidente, limitati allo stretto necessario.
I documenti sono numerati, distribuiti all'inizio della riunione e raccolti al termine di quest'ultima. Non si possono prendere appunti né tanto meno fare fotocopie.
Il processo verbale della riunione non fornisce alcun dettaglio dell'esame del punto trattato secondo la procedura confidenziale. Soltanto la decisione, qualora venga presa, può figurare nel processo verbale.
4.
L'esame di casi di violazione del segreto può essere richiesto da tre membri della commissione che ha avviato la procedura ed essere iscritto all'ordine del giorno. La maggioranza dei membri della commissione può decidere che l'esame della violazione del segreto figuri all'ordine del giorno della prima riunione successiva alla presentazione di tale richiesta presso il presidente della commissione.
5.
Sanzioni: in caso di infrazione, il presidente della commissione agisce conformemente all'articolo 11, paragrafo 2, e agli articoli 165, 166 e 167.
B.
Accordo interistituzionale sull’accesso del Parlamento alle informazioni sensibili nel settore della politica di sicurezza e di difesa
Accordo interistituzionale del 20 novembre 2002 tra il Parlamento europeo e il Consiglio relativo all'accesso da parte del Parlamento europeo alle informazioni sensibili del Consiglio nel settore della politica di sicurezza e di difesa
(2)
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO,
considerando quanto segue:
(1)
L'articolo 21 del trattato sull'Unione europea prevede che la Presidenza del Consiglio consulti il Parlamento europeo sui principali aspetti e sulle scelte fondamentali della politica estera e di sicurezza comune e provveda affinché le opinioni del Parlamento europeo siano debitamente prese in considerazione. L'articolo stabilisce anche che il Parlamento europeo sia regolarmente informato dalla Presidenza del Consiglio e dalla Commissione in merito allo sviluppo della politica estera e di sicurezza comune. Occorrerebbe introdurre un meccanismo per garantire l'applicazione di questi principi in tale settore.
(2)
Data la natura specifica e il contenuto particolarmente delicato di talune informazioni classificate con un elevato grado di riservatezza nel settore della politica di sicurezza e di difesa, occorrerebbe introdurre speciali disposizioni per il trattamento dei documenti contenenti tali informazioni.
(3)
Ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 7 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione
(3), il Consiglio è tenuto a informare il Parlamento europeo in merito ai documenti sensibili, quali definiti nell'articolo 9, paragrafo 1 di detto regolamento, conformemente agli accordi conclusi fra le istituzioni.
(4)
Nella maggior parte degli Stati membri vi sono meccanismi specifici per la trasmissione e il trattamento di informazioni classificate tra governi e parlamenti nazionali. Il presente accordo interistituzionale dovrebbe assicurare al Parlamento europeo un trattamento che si richiami alle migliori prassi degli Stati membri,
HANNO CONCLUSO IL PRESENTE ACCORDO INTERISTITUZIONALE:
1.
Portata
1.1.
Il presente accordo interistituzionale verte sull'accesso da parte del Parlamento europeo alle informazioni sensibili, ossia alle informazioni classificate "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" o "CONFIDENTIEL", qualunque ne sia l'origine, il supporto o lo stato di completezza, di cui il Consiglio dispone nel settore della politica di sicurezza e di difesa e sul trattamento dei documenti così classificati.
1.2.
Le informazioni provenienti da uno Stato terzo o da un'organizzazione internazionale sono trasmesse con il consenso di detto Stato o organizzazione.
Per le informazioni provenienti da uno Stato membro che sono trasmesse al Consiglio senza esplicite restrizioni circa la loro diffusione ad altre istituzioni, oltre alla classificazione, si applicano le norme di cui alle sezioni 2 e 3 del presente accordo interistituzionale. Altrimenti esse sono trasmesse con il consenso dello Stato membro di cui trattasi.
Qualora rifiuti di trasmettere informazioni provenienti da uno Stato terzo, da un'organizzazione internazionale o da uno Stato membro, il Consiglio precisa i motivi di tale rifiuto.
1.3.
Le disposizioni del presente accordo interistituzionale si applicano conformemente alla normativa applicabile, fatta salva la decisione 95/167/CE, Euratom, CECA del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, del 19 aprile 1995, relativa alle modalità per l'esercizio del diritto di inchiesta del Parlamento europeo
(4) e fatti salvi gli accordi esistenti, in particolare l'accordo interistituzionale del 6 maggio 1999 tra il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione sulla disciplina di bilancio e il miglioramento della procedura di bilancio
(5).
2.
Norme generali
2.1.
Le due istituzioni agiscono in conformità dei propri doveri reciproci di sincera collaborazione in uno spirito di fiducia reciproca, nonché ai sensi delle pertinenti disposizioni dei trattati. La trasmissione e il trattamento delle informazioni contemplate dal presente accordo interistituzionale devono tenere nel debito conto gli interessi che la classificazione ha lo scopo di proteggere e, in particolare, il pubblico interesse per quanto riguarda la sicurezza e la difesa dell'Unione europea o di uno o più Stati membri ovvero la gestione militare e non militare delle crisi.
2.2.
Su richiesta di una delle persone di cui al punto 3.1, la Presidenza del Consiglio o il Segretario Generale/Alto Rappresentante la mettono al corrente con la dovuta sollecitudine del contenuto delle informazioni sensibili necessarie all'esercizio delle competenze conferite al Parlamento europeo dal trattato sull'Unione europea nel settore coperto dal presente accordo interistituzionale, tenendo conto dell'interesse pubblico in questioni relative alla sicurezza e alla difesa dell'Unione europea o di uno o più Stati membri o alla gestione militare e non militare delle crisi, ai sensi delle disposizioni di cui alla sezione 3.
3.
Disposizioni sull'accesso e il trattamento delle informazioni sensibili
3.1.
Nell'ambito del presente accordo interistituzionale il Presidente del Parlamento europeo o il presidente della commissione del Parlamento europeo per gli affari esteri, i diritti dell'uomo, la sicurezza comune e la politica di difesa possono chiedere che la Presidenza del Consiglio o il Segretario Generale/Alto Rappresentante forniscano informazioni alla suddetta commissione sugli sviluppi della politica europea in materia di sicurezza e di difesa, tra cui anche informazioni sensibili di cui al punto 3.3.
3.2.
Nel caso di una crisi o su richiesta del Presidente del Parlamento europeo o del presidente della commissione per gli affari esteri, i diritti dell'uomo, la sicurezza comune e la politica di difesa, dette informazioni sono fornite con la massima sollecitudine.
3.3.
In quest'ambito il Presidente del Parlamento europeo e un comitato speciale presieduto dal presidente della commissione per gli affari esteri, i diritti dell'uomo, la sicurezza comune e la politica di difesa, composto di quattro membri designati dalla conferenza dei presidenti, sono informati dalla Presidenza del Consiglio e dal Segretario Generale/Alto Rappresentante del contenuto delle informazioni sensibili, ove ciò sia necessario per l'esercizio delle competenze conferite al Parlamento europeo dal trattato sull'Unione europea nel settore coperto dal presente accordo interistituzionale. Il Presidente del Parlamento europeo e il comitato speciale possono chiedere di consultare i documenti di cui trattasi negli edifici del Consiglio.
Qualora sia opportuno e possibile alla luce della natura e del contenuto delle informazioni o dei documenti di cui trattasi, questi sono messi a disposizione del Presidente del Parlamento europeo, il quale sceglie una delle seguenti opzioni:
a)
informazioni destinate al presidente della commissione per gli affari esteri, i diritti dell'uomo, la sicurezza comune e la politica di difesa;
b)
accesso alle informazioni limitato ai soli membri della commissione per gli affari esteri, i diritti dell'uomo, la sicurezza comune e la politica di difesa;
c)
discussione nell'ambito della commissione per gli affari esteri, i diritti dell'uomo, la sicurezza comune e la politica di difesa riunita a porte chiuse, secondo le modalità che possono variare secondo il grado di riservatezza;
d)
comunicazione di documenti dai quali sono state espunte informazioni secondo il grado di segretezza richiesto.
Queste opzioni non si applicano se l'informazione sensibile è classificata "TRÈS SECRET/TOP SECRET".
Per quanto riguarda le informazioni o i documenti classificati "SECRET" o "CONFIDENTIAL", la scelta di una delle opzioni da parte del Presidente del Parlamento europeo è preliminarmente concordata con il Consiglio.
Le informazioni o i documenti di cui trattasi non sono pubblicati né inoltrati ad alcun altro destinatario.
4.
Disposizioni finali
4.1.
Il Parlamento europeo e il Consiglio, ciascuno per le proprie competenze, adottano tutte le misure necessarie per assicurare l'attuazione del presente accordo interistituzionale, inclusi i passi necessari per il nulla osta di sicurezza delle persone coinvolte.
4.2.
Le due istituzioni sono disposte a discutere accordi interistituzionali comparabili relativi alle informazioni classificate in altri settori delle attività del Consiglio, fermo restando che le disposizioni del presente accordo interistituzionale non costituiscono un precedente per altri settori di attività dell'Unione o della Comunità e non incidono sulla sostanza di qualsiasi altro accordo interistituzionale.
4.3.
Il presente accordo interistituzionale è riveduto dopo due anni su richiesta di una delle due istituzioni sulla scorta dell'esperienza maturata nella sua attuazione.
Allegato
Il presente accordo interistituzionale è attuato conformemente alle norme applicabili in materia e, in particolare, al principio secondo cui il consenso dell'originatore costituisce una condizione necessaria per la trasmissione di informazioni classificate, come stabilito al punto 1.2.
La consultazione di documenti sensibili da parte dei membri del comitato speciale del Parlamento europeo ha luogo in una sala munita di dispositivi di sicurezza nei locali del Consiglio.
Il presente accordo interistituzionale entrerà in vigore allorché il Parlamento europeo avrà adottato misure di sicurezza interne conformemente ai principi stabiliti al punto 2.1 e paragonabili a quelle delle altre istituzioni, al fine di garantire un livello di protezione equivalente delle informazioni sensibili di cui trattasi.
C.
Attuazione dell'accordo interistituzionale riguardante l'accesso del Parlamento a informazioni sensibili nel settore della politica di sicurezza e di difesa
Decisione del Parlamento europeo del 23 ottobre 2002 sull'attuazione dell'accordo interistituzionale riguardante l'accesso del Parlamento europeo a informazioni sensibili del Consiglio nel settore della politica di sicurezza e di difesa
(6)
IL PARLAMENTO EUROPEO,
visto l'articolo 9, in particolare i paragrafi 6 e 7, del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio del 30 maggio 2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione
(7),
visto l'allegato VII, Parte A, punto 1, del suo regolamento,
visto l'articolo 20 della decisione dell'Ufficio di Presidenza del 28 novembre 2001 relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo
(8),
visto l'accordo interistituzionale tra il Parlamento europeo e il Consiglio relativo all'accesso da parte del Parlamento europeo alle informazioni sensibili del Consiglio nel settore della politica di sicurezza e di difesa,
vista la proposta dell'Ufficio di presidenza,
considerando la natura specifica e il contenuto particolarmente sensibile di talune informazioni altamente riservate nel settore della politica di sicurezza e di difesa,
considerando l'obbligo del Consiglio di fornire al Parlamento europeo le informazioni relative a documenti sensibili conformemente alle disposizioni convenute tra le istituzioni,
considerando che i deputati al Parlamento europeo che fanno parte del comitato speciale istituito dall'accordo interistituzionale devono essere abilitati ad accedere alle informazioni sensibili in applicazione del principio del "bisogno di conoscere",
considerando la necessità di stabilire meccanismi specifici per il ricevimento, il trattamento e il controllo di informazioni sensibili provenienti dal Consiglio, da Stati membri, da paesi terzi o da organizzazioni internazionali,
DECIDE:
Articolo 1
La presente decisione concerne l'adozione di misure complementari necessarie all'attuazione dell'accordo interistituzionale relativo all'accesso del Parlamento europeo alle informazioni sensibili del Consiglio nel settore della politica di sicurezza e di difesa.
Articolo 2
La richiesta di accesso del Parlamento europeo alle informazioni sensibili del Consiglio sarà da questo trattata nel rispetto della sua regolamentazione. Laddove i documenti richiesti siano stati redatti da altre istituzioni, Stati membri, Stati terzi o organizzazioni internazionali, essi sono trasmessi con il loro accordo.
Articolo 3
Il Presidente del Parlamento europeo è responsabile dell'attuazione, in seno all'Istituzione, dell'accordo interistituzionale.
A tal fine egli adotterà ogni misura necessaria per garantire il trattamento riservato delle informazioni ricevute direttamente dal Presidente del Consiglio o dal Segretario generale/Alto rappresentante o delle informazioni ottenute all'atto della consultazione di documenti sensibili negli edifici del Consiglio.
Articolo 4
Quando il Presidente del Parlamento europeo o il presidente della commissione per gli affari esteri, i diritti dell'uomo, la sicurezza comune e la politica di difesa chiedono alla Presidenza del Consiglio o al Segretario generale/Alto rappresentante di fornire informazioni sensibili al comitato speciale istituito dall'accordo interistituzionale, queste ultime saranno fornite in tempi brevi. A tal fine il Parlamento europeo attrezzerà una sala specialmente concepita allo scopo. La scelta della sala garantirà un livello di protezione equivalente a quello previsto per la tenuta di questo tipo di riunioni dalla decisione 2001/264/CE del Consiglio, del 19 marzo 2001, che adotta le norme di sicurezza del Consiglio
(9).
Articolo 5
La riunione di informazione presieduta dal Presidente del Parlamento europeo o dal presidente della commissione per gli affari esteri, i diritti dell'uomo, la sicurezza comune e la politica di difesa avrà luogo a porte chiuse.
Ad eccezione dei quattro membri designati dalla Conferenza dei presidenti, avranno accesso alla sala di riunione solo i funzionari che, a motivo delle funzioni svolte o delle esigenze di servizio, vi saranno stati abilitati e autorizzati in applicazione del principio del "bisogno di conoscere".
Articolo 6
In applicazione del punto 3.3. dell'accordo interistituzionale, quando il Presidente del Parlamento europeo o il presidente della commissione per gli affari esteri, i diritti dell'uomo, la sicurezza comune e la politica di difesa decidono di chiedere la consultazione di documenti contenenti informazioni sensibili, tale consultazione avverrà negli edifici del Consiglio.
La consultazione in loco dei documenti avverrà nella versione disponibile degli stessi.
Articolo 7
I deputati al Parlamento europeo previsti assistere alle riunioni di informazione o prendere conoscenza dei documenti sensibili saranno soggetti ad una procedura di abilitazione al pari dei membri del Consiglio e della Commissione. A tal fine il Presidente del Parlamento europeo avvierà i passi necessari presso le competenti autorità nazionali.
Articolo 8
I funzionari che hanno accesso alle informazioni sensibili saranno abilitati conformemente alle disposizioni stabilite per le altre istituzioni. I funzionari così abilitati saranno chiamati ad assistere, in applicazione del principio del "bisogno di sapere", alle riunioni d'informazione di cui sopra o a prendere conoscenza del loro contenuto. A tal fine il Segretario generale concederà l'autorizzazione, previo parere delle competenti autorità nazionali degli Stati membri, sulla base di un'indagine di sicurezza condotta dalle stesse autorità.
Articolo 9
Le informazioni ottenute in occasione di tali riunioni o in sede di consultazione dei documenti negli edifici del Consiglio non potranno formare oggetto di alcuna divulgazione, diffusione o riproduzione totale o parziale su qualunque supporto. Non sarà altresì autorizzata alcuna registrazione delle informazioni sensibili fornite dal Consiglio.
Articolo 10
I deputati al Parlamento europeo designati dalla Conferenza dei presidenti ad avere accesso alle informazioni sensibili saranno tenuti al segreto. Coloro che violeranno tale obbligo sono sostituiti in seno al comitato speciale da un altro membro designato dalla Conferenza dei presidenti. A tal fine, il membro ritenuto responsabile della violazione potrà essere ascoltato, prima della sua esclusione dal comitato speciale, dalla Conferenza dei presidenti che si riunirà specialmente a porte chiuse. Oltre alla sua esclusione dal comitato speciale, il membro responsabile della fuga di informazioni potrà essere, se del caso, oggetto di provvedimenti giudiziari in applicazione della legislazione vigente.
Articolo 11
I funzionari debitamente abilitati e autorizzati a avere accesso a informazioni sensibili in applicazione del principio del "bisogno di conoscere" sono tenuti al segreto. Ogni violazione di tale norma sarà oggetto di un'inchiesta condotta sotto l'autorità del Presidente del Parlamento e, se del caso, di una procedura disciplinare conformemente allo Statuto dei funzionari. In caso di provvedimenti giudiziari il Presidente prenderà tutte le misure necessarie a permettere alle competenti autorità nazionali di avviare le pertinenti procedure.
Articolo 12
L'Ufficio di presidenza è competente a procedere a eventuali adattamenti, modifiche o interpretazioni resisi necessari per l'applicazione della presente decisione.
Articolo 13
La presente decisione è allegata al regolamento interno del Parlamento europeo ed entra in vigore il giorno della sua pubblicazione nella
Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
D.
Accordo interistituzionale relativo alla trasmissione al Parlamento europeo e al trattamento da parte di quest'ultimo delle informazioni classificate detenute dal Consiglio su materie che non rientrano nel settore della politica estera e di sicurezza comune
Accordo interistituzionale del 12 marzo 2014 tra il Parlamento europeo e il Consiglio relativo alla trasmissione al Parlamento europeo e al trattamento da parte di quest'ultimo delle informazioni classificate detenute dal Consiglio su materie che non rientrano nel settore della politica estera e di sicurezza comune
(10)
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO,
considerando quanto segue:
(1)
L'articolo 14, paragrafo 1, del trattato sull'Unione europea (TUE) stabilisce che il Parlamento europeo esercita, congiuntamente al Consiglio, la funzione legislativa e la funzione di bilancio e che esercita funzioni di controllo politico e consultive alle condizioni stabilite dai trattati.
(2)
L'articolo 13, paragrafo 2, TUE stabilisce che ciascuna istituzione agisce nei limiti delle attribuzioni che le sono conferite dai trattati, secondo le procedure, condizioni e finalità da essi previste. Tale disposizione stabilisce altresì che le istituzioni attuano tra loro una leale cooperazione. L'articolo 295 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE) prevede che il Parlamento europeo e il Consiglio, tra l'altro, definiscano le modalità della cooperazione e che, a tale scopo, nel rispetto dei trattati, possano concludere accordi interistituzionali che possono assumere carattere vincolante.
(3)
I trattati e, se del caso, altre pertinenti disposizioni stabiliscono che, sia nell'ambito di una procedura legislativa speciale sia secondo altre procedure decisionali, il Consiglio consulta o ottiene l'approvazione del Parlamento europeo prima di adottare un atto giuridico dell'Unione. I trattati stabiliscono altresì che, in taluni casi, il Parlamento europeo è informato dell'andamento o dell'esito di una determinata procedura o è coinvolto nella valutazione o nel controllo di talune agenzie dell'Unione.
(4)
In particolare l'articolo 218, paragrafo 6, TFUE stabilisce che, tranne quando un accordo internazionale riguarda esclusivamente la politica estera e di sicurezza comune, il Consiglio adotta la decisione di conclusione dell'accordo in questione previa approvazione o consultazione del Parlamento europeo; tutti gli accordi internazionali che non riguardano esclusivamente la politica estera e di sicurezza comune rientrano quindi nell’ambito del presente accordo interistituzionale.
(5)
A norma dell'articolo 218, paragrafo 10, TFUE, il Parlamento europeo è immediatamente e pienamente informato in tutte le fasi della procedura; tale disposizione si applica anche agli accordi relativi alla politica estera e di sicurezza comune.
(6)
Nei casi in cui l'attuazione dei trattati e, ove opportuno, di altre disposizioni pertinenti richieda l'accesso del Parlamento europeo a informazioni classificate detenute dal Consiglio, il Parlamento europeo e il Consiglio dovrebbero concordare modalità adeguate per disciplinare tale accesso.
(7)
Ove decida di accordare al Parlamento europeo l'accesso a informazioni classificate detenute dal Consiglio nel settore della politica estera e di sicurezza comune, il Consiglio adotta decisioni ad hoc a tal fine oppure ricorre all'accordo interistituzionale del 20 novembre 2002 tra il Parlamento europeo e il Consiglio relativo all'accesso da parte del Parlamento europeo alle informazioni sensibili del Consiglio nel settore della politica di sicurezza e di difesa
(11) («accordo interistituzionale del 20 novembre 2002»), a seconda dei casi.
(8)
La dichiarazione dell'alto rappresentante sulla responsabilità politica
(12), formulata all'atto dell'adozione della decisione 2010/427/UE del Consiglio, del 26 luglio 2010, che fissa l'organizzazione e il funzionamento del servizio europeo per l'azione esterna
(13), stabilisce che l'alto rappresentante procederà alla revisione e, qualora necessario, proporrà l'adeguamento delle disposizioni vigenti sull'accesso dei deputati al Parlamento europeo a documenti classificati e informazioni nell'area della sicurezza e della difesa (ossia l'accordo interistituzionale del 20 novembre 2002).
(9)
È importante associare il Parlamento europeo a principi, regole e norme per la protezione delle informazioni classificate che sono necessari per salvaguardare gli interessi dell'Unione europea e degli Stati membri. Inoltre, il Parlamento europeo sarà in grado di fornire informazioni classificate al Consiglio.
(10)
Il 31 marzo 2011 il Consiglio ha adottato la decisione 2011/292/UE sulle norme di sicurezza per la protezione delle informazioni classificate UE
(14) («norme di sicurezza del Consiglio»).
(11)
Il 6 giugno 2011 l'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo ha adottato una decisione sulla regolamentazione relativa al trattamento delle informazioni riservate da parte del Parlamento europeo
(15) («norme di sicurezza del Parlamento europeo»).
(12)
Le norme di sicurezza delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell'Unione dovrebbero costituire nel loro insieme un quadro generale globale e coerente nell'ambito dell'Unione europea per la protezione delle informazioni classificate e dovrebbero garantire l'equivalenza dei principi fondamentali e delle norme minime. I principi fondamentali e le norme minime stabiliti dalle norme di sicurezza del Parlamento europeo e dalle norme di sicurezza del Consiglio dovrebbero di conseguenza essere equivalenti.
(13)
Il livello di protezione attribuito alle informazioni classificate in base alle norme di sicurezza del Parlamento europeo dovrebbe essere equivalente a quello attribuito alle informazioni classificate in base alle norme di sicurezza del Consiglio.
(14)
I servizi competenti del segretariato del Parlamento europeo e del segretariato generale del Consiglio collaboreranno strettamente per garantire che si applichino livelli di protezione equivalenti alle informazioni classificate ad entrambe le istituzioni.
(15)
Il presente accordo lascia impregiudicate le norme vigenti e future sull'accesso ai documenti adottate conformemente all'articolo 15, paragrafo 3, TFUE, le norme sulla protezione dei dati di carattere personale adottate conformemente all'articolo 16, paragrafo 2, TFUE, le norme sul diritto d'inchiesta del Parlamento europeo adottate conformemente all'articolo 226, terzo comma, TFUE, e le disposizioni pertinenti relative all'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF),
HANNO CONVENUTO QUANTO SEGUE:
Articolo
1
: Oggetto e ambito di applicazione
Il presente accordo stabilisce le modalità per la trasmissione al Parlamento europeo e il trattamento da parte di quest'ultimo delle informazioni classificate detenute dal Consiglio su materie che non rientrano nel settore della politica estera e di sicurezza comune, che sono pertinenti per l'esercizio da parte del Parlamento europeo delle sue attribuzioni e funzioni. Esse riguardano tutte queste questioni, segnatamente:
a)
proposte soggette a procedura legislativa speciale o altra procedura decisionale in base alla quale il Parlamento europeo deve essere consultato o è tenuto a dare la sua approvazione;
b)
accordi internazionali su cui il Parlamento europeo deve essere consultato o è tenuto a dare la sua approvazione a norma dell'articolo 218, paragrafo 6, TFUE;
c)
direttive di negoziato per accordi internazionali di cui alla lettera b);
d)
attività, relazioni di valutazione o altri documenti di cui il Parlamento europeo deve essere informato; e
e)
documenti sull'attività delle agenzie dell'Unione alla cui valutazione o controllo il Parlamento europeo deve essere associato.
Articolo
2
: Definizione di «informazioni classificate»’
Ai fini del presente accordo, per «informazioni classificate» si intende una o la totalità delle seguenti informazioni:
a)
«informazioni classificate UE» (ICUE), quali definite dalle norme di sicurezza del Parlamento europeo e dalle norme di sicurezza del Consiglio e recante uno dei seguenti contrassegni di classifica di sicurezza:
–
RESTREINT UE/EU RESTRICTED;
–
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL;
–
SECRET UE/EU SECRET;
–
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET;
b)
informazioni classificate fornite al Consiglio dagli Stati membri e recanti un contrassegno di classifica di sicurezza nazionale equivalente a uno dei contrassegni di classifica di sicurezza utilizzati per le ICUE elencati alla lettera a);
c)
informazioni classificate fornite all'Unione europea da Stati terzi o organizzazioni internazionali recanti un contrassegno di classifica di sicurezza equivalente a uno dei contrassegni di classifica di sicurezza utilizzati per le ICUE elencati alla lettera a), come previsto nei pertinenti accordi sulla sicurezza delle informazioni o nelle intese amministrative.
Articolo
3
: Protezione delle informazioni classificate
1.
Il Parlamento europeo protegge, conformemente alle proprie norme di sicurezza e al presente accordo, tutte le informazioni classificate fornitegli dal Consiglio.
2.
Poiché occorre mantenere l'equivalenza tra i principi fondamentali e le norme minime per la protezione delle informazioni classificate stabiliti dal Parlamento europeo e dal Consiglio nelle rispettive norme di sicurezza, il Parlamento europeo garantisce che le misure di sicurezza poste in essere nei suoi locali offrano alle informazioni classificate un livello di protezione equivalente a quello attribuito a tali informazioni nei locali del Consiglio. I servizi competenti del Parlamento europeo e del Consiglio collaborano strettamente a tal fine.
3.
Il Parlamento europeo adotta misure adeguate per garantire che le informazioni classificate fornitegli dal Consiglio:
a)
non siano utilizzate a fini diversi da quelli per cui è stato accordato l'accesso;
b)
non siano comunicate a persone diverse da quelle a cui è stato accordato l'accesso conformemente agli articoli 4 e 5 o rese pubbliche;
c)
non siano diffuse ad altre istituzioni o ad altri organi o organismi dell'Unione né agli Stati membri, a paesi terzi o ad organizzazioni internazionali senza previo consenso scritto del Consiglio.
4.
Il Consiglio può concedere al Parlamento europeo l'accesso alle informazioni classificate provenienti da altre istituzioni o da altri organi o organismi dell'Unione o dagli Stati membri, da paesi terzi o da organizzazioni internazionali solo previo consenso scritto dell'originatore
Articolo
4
: Sicurezza del personale
1.
L'accesso alle informazioni classificate è accordato ai membri del Parlamento europeo in conformità dell'articolo 5, paragrafo 4.
2.
Qualora le informazioni in questione siano classificate al livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET o TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET o a un livello equivalente, l'accesso può essere accordato unicamente ai deputati al Parlamento europeo autorizzati dal presidente del Parlamento europeo:
a)
che hanno ottenuto il nulla osta di sicurezza conformemente alle norme di sicurezza del Parlamento europeo; o
b)
per i quali è stata presentata la notifica da parte di una autorità nazionale competente secondo cui sono debitamente autorizzati, in virtù delle loro funzioni, ai sensi delle disposizioni legislative e regolamentari nazionali.
In deroga al primo comma, ove l'informazione in questione sia classificata al livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o a un livello equivalente, l'accesso può essere altresì accordato ai deputati al Parlamento europeo determinati conformemente all'articolo 5, paragrafo 4, che hanno sottoscritto un impegno solenne di non divulgazione conformemente alle norme di sicurezza del Parlamento europeo. Il Consiglio è informato dei nominativi dei deputati al Parlamento europeo a cui è stato accordato l'accesso a norma del presente comma.
3.
Prima che sia loro accordato l'accesso ad informazioni classificate, i deputati al Parlamento europeo sono informati e riconoscono le proprie responsabilità in materia di protezione di tali informazioni conformemente alle norme di sicurezza del Parlamento europeo, nonché sono informati sui mezzi per garantire tale protezione.
4.
L'accesso alle informazioni classificate è concesso soltanto ai funzionari del Parlamento europeo e agli altri agenti del Parlamento impiegati presso i gruppi politici che:
a)
sono stati previamente designati come persone con necessità di conoscere dall'organo parlamentare o dal titolare del mandato stabilito conformemente all'articolo 5, paragrafo 4;
b)
hanno ottenuto il nulla osta di sicurezza a livello adeguato conformemente alle norme di sicurezza del Parlamento europeo, quando l'informazione è classificata al livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET o TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET o a un livello equivalente; e
c)
sono stati informati e hanno ricevuto istruzioni scritte sulle loro responsabilità in materia di protezione di tali informazioni, nonché sui mezzi per garantire tale protezione e hanno sottoscritto una dichiarazione in cui attestano di aver ricevuto tali istruzioni e si impegnano a rispettarle conformemente alle norme di sicurezza del Parlamento europeo.
Articolo
5
: Procedura di accesso alle informazioni classificate
1.
Il Consiglio fornisce al Parlamento europeo le informazioni classificate di cui all'articolo 1 se è giuridicamente obbligato a farlo a norma dei trattati o di atti giuridici adottati sulla base dei trattati. Gli organi parlamentari o i titolari di mandato di cui al paragrafo 3 possono parimenti presentare una richiesta scritta per ottenere tali informazioni.
2.
In altri casi, il Consiglio può fornire al Parlamento europeo le informazioni classificate di cui all'articolo 1 di propria iniziativa o su richiesta scritta di uno degli organi parlamentari o dei titolari di mandato di cui al paragrafo 3.
3.
I seguenti organi parlamentari o titolari di mandato possono presentare richieste scritte al Consiglio:
a)
il presidente;
b)
la conferenza dei presidenti;
c)
l'Ufficio di presidenza;
d)
il presidente della commissione o delle commissioni interessate;
e)
il relatore o i relatori interessati.
Le richieste di altri deputati al Parlamento europeo sono effettuate tramite uno degli organi parlamentari o titolari di mandato di cui al primo comma.
Il Consiglio risponde senza indugio a tali richieste.
4.
Ove sia giuridicamente obbligato o abbia deciso di concedere al Parlamento europeo l'accesso ad informazioni classificate, il Consiglio stabilisce per iscritto quanto segue, prima di trasmettere tali informazioni, d'intesa con l'organo interessato o con il titolare di mandato di cui al paragrafo 3:
a)
che l'accesso può essere concesso a uno o più dei seguenti titolari:
il presidente;
la conferenza dei presidenti;
l'Ufficio di presidenza;
il presidente della commissione o delle commissioni interessate;
il relatore o i relatori interessati;
tutti o taluni membri della commissione o delle commissioni interessate; e
b)
eventuali modalità specifiche di trattamento per la protezione di tali informazioni.
Articolo
6
: Registrazione, conservazione, consultazione e discussione di informazioni classificate presso il Parlamento europeo
1.
Le informazioni classificate fornite al Parlamento europeo dal Consiglio, se classificate al livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET o TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET o a un livello equivalente:
a)
sono registrate a fini di sicurezza per attestarne il ciclo di vita e garantirne la tracciabilità in qualsiasi momento;
b)
sono conservate in una zona protetta conforme alle norme minime di sicurezza materiale stabilite dalle norme di sicurezza del Consiglio e dalle norme di sicurezza del Parlamento europeo, che sono equivalenti; e
c)
possono essere consultate dai pertinenti deputati al Parlamento europeo, funzionari del Parlamento europeo e altri agenti del Parlamento europeo impiegati presso gruppi politici di cui all'articolo 4, paragrafo 4, e all'articolo 5, paragrafo 4, soltanto in una sala di lettura protetta all'interno del Parlamento europeo. In tal caso, si applicano le seguenti condizioni:
le informazioni non sono copiate in alcun modo, neanche mediante fotocopia o fotografia;
non sono prese annotazioni; e
non sono consentiti dispositivi di comunicazione elettronica nella sala.
2.
Le informazioni classificate fornite al Parlamento europeo dal Consiglio, se classificate al livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED o a un livello equivalente, sono trattate e conservate conformemente alle norme di sicurezza del Parlamento europeo che offrono a tali informazioni classificate un livello di protezione equivalente a quello del Consiglio.
In deroga al primo comma, per un periodo di dodici mesi dall'entrata in vigore del presente accordo, le informazioni classificate al livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED o a un livello equivalente sono trattate e conservate conformemente al paragrafo 1. L'accesso a tali informazioni classificate è disciplinato dall'articolo 4, paragrafo 4, lettere a) e c), e dall'articolo 5, paragrafo 4.
3.
Le informazioni classificate possono essere trattate soltanto nei sistemi di comunicazione e informazione che sono stati debitamente accreditati o approvati in conformità di criteri equivalenti a quelli previsti dalle norme di sicurezza del Consiglio.
4.
Le informazioni classificate trasmesse oralmente a destinatari in seno al Parlamento europeo sono soggette a un livello di protezione equivalente a quello attribuito alle informazioni classificate trasmesse per iscritto.
5.
In deroga al paragrafo 1, lettera c), del presente articolo, le informazioni classificate fino al livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o a un livello equivalente fornite al Parlamento europeo dal Consiglio possono essere oggetto di discussione durante riunioni a porte chiuse a cui prendano parte soltanto i deputati al Parlamento europeo, nonché i funzionari del Parlamento europeo e altri agenti del Parlamento impiegati presso gruppi politici a cui è stato accordato l'accesso alle informazioni conformemente all'articolo 4, paragrafo 4, e all'articolo 5, paragrafo 4. Si applicano le seguenti condizioni:
˗
i documenti sono distribuiti all'inizio della riunione e raccolti al termine della stessa;
˗
i documenti non sono copiati in alcun modo, neanche mediante fotocopia o fotografia;
˗
non sono prese annotazioni;
˗
non sono consentiti dispositivi di comunicazione elettronica nella sala; e
˗
i verbali della riunione non menzionano la discussione del punto contenente informazioni classificate.
6.
Se sono necessarie riunioni per discutere informazioni classificate al livello SECRET UE/EU SECRET o TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET o a un livello equivalente, il Parlamento europeo e il Consiglio concordano caso per caso disposizioni specifiche.
Articolo
7
: Violazione della sicurezza, perdita o compromissione di informazioni classificate
1.
In caso di perdita o compromissione accertata o presunta di informazioni classificate fornite dal Consiglio, il segretario generale del Parlamento europeo ne informa immediatamente il segretario generale del Consiglio. Il segretario generale del Parlamento europeo svolge un'indagine e informa il segretario generale del Consiglio dei risultati dell'indagine e dei provvedimenti adottati per impedire che i fatti si ripetano. Qualora sia coinvolto un deputato al Parlamento europeo, il presidente del Parlamento europeo agisce d'intesa con il segretario generale del Parlamento europeo.
2.
Qualsiasi deputato al Parlamento europeo che sia responsabile di una violazione delle disposizioni stabilite dalle norme di sicurezza del Parlamento europeo o dal presente accordo è passibile di misure e sanzioni conformemente all'articolo 9, paragrafo 2, e agli articoli da 152 a 154 del regolamento del Parlamento europeo
(16).
3.
Qualunque funzionario del Parlamento europeo o altro agente del Parlamento impiegato presso un gruppo politico che sia responsabile di una violazione delle disposizioni stabilite dalle norme di sicurezza del Parlamento europeo o dal presente accordo è passibile delle sanzioni di cui allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea stabilito dal regolamento del Consiglio (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68
(17).
4.
Le persone responsabili della perdita o della compromissione di informazioni classificate sono passibili di sanzioni disciplinari e/o azioni legali conformemente alle disposizioni legislative, normative e regolamentari applicabili.
Articolo
8
: Disposizioni finali
1.
Il Parlamento europeo e il Consiglio, per quanto di propria competenza, adottano tutte le misure necessarie per garantire l'attuazione del presente accordo. Essi collaborano a tal fine, in particolare organizzando visite allo scopo di controllare l'attuazione degli aspetti tecnici di sicurezza del presente accordo.
2.
I servizi competenti del segretariato del Parlamento europeo e del segretariato generale del Consiglio si consultano prima che una delle due istituzioni modifichi le rispettive norme di sicurezza al fine di garantire che sia mantenuta l'equivalenza dei principi fondamentali e delle norme minime in materia di protezione delle informazioni classificate.
3.
Le informazioni classificate sono trasmesse al Parlamento europeo a norma del presente accordo allorché il Consiglio, d'intesa con il Parlamento europeo, ha accertato che è stata realizzata un'equivalenza tra i principi fondamentali e le norme minime in materia di protezione delle informazioni classificate delle norme di sicurezza del Parlamento europeo e del Consiglio, da un lato, e tra il livello di protezione attribuito alle informazioni classificate nei locali del Parlamento europeo e del Consiglio, dall'altro.
4.
Il presente accordo può essere rivisto su richiesta di una delle due istituzioni sulla base dell'esperienza maturata nella sua attuazione.
5.
Il presente accordo entra in vigore alla data di pubblicazione nella
Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
E.
Regolamentazione relativa al trattamento delle informazioni riservate da parte del Parlamento europeo
Decisione dell'Ufficio della presidenza del Parlamento europeo del 15 aprile 2013 sulla regolamentazione relativa al trattamento delle informazioni riservate da parte del Parlamento europeo
(18)
L'UFFICIO DI PRESIDENZA DEL PARLAMENTO EUROPEO,
visto l'articolo 23, paragrafo 12
(19) del regolamento del Parlamento europeo,
Considerando quanto segue:
(1)
alla luce del nuovo accordo quadro sulle relazioni tra il Parlamento europeo e la Commissione europea
(20), firmato il 20 ottobre 2010 (l'«accordo quadro») e dell'accordo interistituzionale tra il Parlamento europeo e il Consiglio relativo alla trasmissione al Parlamento europeo e al trattamento da parte di quest'ultimo delle informazioni classificate detenute dal Consiglio su materie che non rientrano nel settore della politica estera e di sicurezza comune
(21), firmato il 12 marzo 2014 (l'«accordo interistituzionale») è necessario stabilire norme specifiche per il trattamento delle informazioni riservate da parte del Parlamento europeo.
(2)
Il trattato di Lisbona attribuisce nuovi compiti al Parlamento europeo e che, al fine di sviluppare le attività di quest'ultimo nei settori che richiedono un certo grado di riservatezza, è necessario stabilire principi base, norme minime di sicurezza e procedure adeguate per il trattamento da parte del Parlamento europeo delle informazioni riservate, comprese quelle classificate (
classified),
(3)
La regolamentazione contenuta nella presente decisione mira a garantire livelli equivalenti di protezione e compatibilità con le norme adottate da altre istituzioni, organi e organismi istituiti in virtù o sulla base dei trattati o dagli Stati membri al fine di agevolare il buon funzionamento del processo decisionale dell'Unione europea,
(4)
Le disposizioni della presente decisione lasciano impregiudicate le norme vigenti e future relative all'accesso ai documenti adottate in conformità dell'articolo 15 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE),
(5)
Le disposizioni della presente decisione lasciano impregiudicate le norme vigenti e future relative alla protezione dei dati di carattere personale adottate in conformità dell'articolo 16 TFUE,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo
1
: Obiettivo
La presente decisione disciplina la gestione e il trattamento delle informazioni riservate da parte del Parlamento europeo, comprese la creazione, la ricezione, la trasmissione e la conservazione di tali informazioni ai fini di un'adeguata tutela della loro natura riservata. Essa attua l'accordo interistituzionale e l'accordo quadro, in particolare, l'allegato II di quest'ultimo.
Articolo
2
: Definizioni
Ai fini della presente decisione si applicano le seguenti definizioni:
a)
«informazione», qualsiasi informazione scritta o orale indipendentemente da quale sia il supporto o l'autore;
b)
«informazioni riservate», le «informazioni classificate UE» (ICUE) e «altre informazioni riservate» non classificate;
c)
«informazioni classificate», le «informazioni classificate UE» e le «informazioni classificate equivalenti»;
-
«informazioni classificate UE» (ICUE), le informazioni e i materiali, classificati come «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» (UE segretissimo), «SECRET UE/EU SECRET» (UE segreto), «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» (UE riservatissimo) o «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» (UE riservato), la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi dell'Unione o di uno o più Stati membri, indipendentemente dal fatto che le informazioni suddette provengano dall'interno delle istituzioni, organi o organismi istituiti in virtù o sulla base dei trattati. A tal riguardo, le informazioni e i materiali classificati al livello:
-
«TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» (UE segretissimo): sono le informazioni e i materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare danni di eccezionale gravità agli interessi fondamentali dell'Unione o di uno o più Stati membri;
-
«SECRET UE/EU SECRET» (UE segreto): sono le informazioni e i materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gravemente gli interessi fondamentali dell'Unione o di uno o più Stati membri;
-
«CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» (UE riservatissimo): sono le informazioni e i materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe nuocere agli interessi fondamentali dell'Unione o di uno o più Stati membri;
-
«RESTREINT UE/EU RESTRICTED» (UE riservato): sono le informazioni e i materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe pregiudicare gli interessi dell'Unione o di uno o più Stati membri;
d)
«informazioni classificate equivalenti» indica informazioni classificate provenienti dagli Stati membri, da Stati terzi o da organizzazioni internazionali recanti un contrassegno di classifica di sicurezza equivalente a un contrassegno di classifica di sicurezza impiegato per le ICUE e che sono state trasmesse al Parlamento europeo dal Consiglio o dalla Commissione;
e)
«altre informazioni riservate» indica qualsiasi altra informazione riservata non classificata, incluse le informazioni coperte dalle disposizioni sulla protezione dei dati o dal segreto d'ufficio, create in seno al Parlamento europeo o trasmesse a quest'ultimo da altre istituzioni, organismi, agenzie istituite in virtù o sulla base dei trattati o da Stati membri;
f)
«documento» indica qualsiasi informazione registrata, a prescindere dalla sua forma o dalle sue caratteristiche materiali;
g)
«materiale» indica qualsiasi documento o elemento di macchinario o attrezzatura, sia sotto forma di prodotto finito sia in corso di lavorazione;
h)
«necessità di sapere» indica la necessità di una persona di accedere a informazioni riservate in modo da essere in grado di svolgere funzioni o compiti ufficiali;
i)
«autorizzazione» indica una decisione adottata dal Presidente, se riguarda deputati al Parlamento europeo, o dal Segretario generale, se riguarda funzionari del Parlamento europeo e altri agenti del Parlamento europeo impiegati presso i gruppi politici, con la quale si concede l'accesso individuale alle informazioni classificate fino a un determinato grado, sulla base dell'esito positivo di un'indagine di sicurezza svolta da un'autorità di sicurezza nazionale a norma del diritto nazionale e delle disposizioni di cui all'allegato I, parte 2;
j)
«declassamento» indica una riduzione del grado di classificazione;
k)
«declassificazione» indica la soppressione di qualsiasi classifica di sicurezza;
l)
«contrassegnazione» indica l'apposizione di un contrassegno ad «altre informazioni riservate», inteso a identificare istruzioni specifiche definite in precedenza riguardo al loro trattamento, o il settore coperto da un determinato documento. Un contrassegno può essere apposto anche alle informazioni classificate per imporre requisiti supplementari riguardo al loro trattamento;
m)
«rimozione del contrassegno» indica la rimozione di tutti i contrassegni;
n)
«originatore» indica l'autore debitamente autorizzato di
un'informazione riservata;
o)
«comunicazioni di sicurezza» indica misure di attuazione di cui all'allegato II;
p)
«istruzioni di trattamento» indica le istruzioni tecniche ai servizi del Parlamento europeo relative alla gestione delle informazioni riservate.
Articolo
3
: Principi fondamentali e norme minime
1.
Il trattamento delle informazioni riservate da parte del Parlamento segue i principi fondamentali e le norme minime di cui all'allegato I, parte 1.
2.
Il Parlamento europeo istituisce un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (Information Security Management System — ISMS) secondo tali principi fondamentali e norme minime. L'ISMS consiste nelle comunicazioni di sicurezza, nelle istruzioni di trattamento e nelle norme applicabili del regolamento. Esso mira a facilitare il lavoro parlamentare e amministrativo, garantendo nel contempo la protezione delle informazioni riservate trattate dal Parlamento europeo, nel pieno rispetto delle norme stabilite dall'originatore di tali informazioni ed enunciate nelle comunicazioni di sicurezza.
Il trattamento delle informazioni riservate mediante i sistemi informativi e di comunicazione automatizzati (CIS) del Parlamento europeo ha luogo secondo il concetto di garanzia di sicurezza delle informazioni (IA), come previsto nella comunicazione di sicurezza 3.
3.
I deputati al Parlamento europeo possono consultare le informazioni classificate fino al livello «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» compreso, senza nulla osta di sicurezza.
4.
Quando le informazioni sono classificate di livello «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» o equivalente, l'accesso é consentito ai deputati al Parlamento europeo autorizzati dal Presidente a norma del paragrafo 5, o previa firma di una dichiarazione solenne con la quale il firmatario si impegna a non divulgare il contenuto di tali informazioni a terzi e a rispettare l'obbligo di proteggere le informazioni di livello «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» e si dichiara consapevole delle conseguenze in caso di inadempienza.
5.
Quando le informazioni sono classificate di livello «SECRET UE/EU SECRET» o «TRÈS SECRET/EU TOP SECRET» o equivalente, l'accesso é consentito ai deputati al Parlamento europeo autorizzati dal Presidente:
a)
previo rilascio del nulla osta di sicurezza a norma dell'allegato I, parte 2, della presente decisione; ovvero
b)
previa notifica all'autorità nazionale competente che i deputati interessati sono debitamente autorizzati, in virtù delle loro funzioni, ai sensi del diritto nazionale.
6.
Prima che sia loro accordato l'accesso ad informazioni classificate, i deputati al Parlamento europeo sono informati circa le proprie responsabilità in materia di protezione di tali informazioni conformemente all'allegato I e le riconoscono. Essi sono altresì informati sui mezzi per garantire tale protezione.
7.
I funzionari del Parlamento europeo e gli altri agenti del Parlamento impiegati presso i gruppi politici possono consultare le informazioni riservate se è accertata la loro «necessità di sapere», e le informazioni di livello superiore a «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» se sono muniti dell'adeguato livello di nulla osta di sicurezza. L'accesso alle informazioni riservate è concesso solo se essi sono stati informati e hanno ricevuto istruzioni scritte in merito alle loro responsabilità in materia di protezione di tali informazioni e ai mezzi per garantire tale protezione e se hanno sottoscritto una dichiarazione in cui attestano di aver ricevuto tali istruzioni e si impegnano a rispettarle conformemente alle norme in vigore.
Articolo
4
: Creazione di informazioni riservate e loro trattamento amministrativo da parte del Parlamento europeo
1.
Il Presidente del Parlamento europeo, i presidenti delle commissioni parlamentari interessate e il Segretario generale e/o qualsiasi persona che egli abbia debitamente autorizzato in forma scritta possono creare informazioni riservate e/o classificare informazioni secondo quanto stabilito dalle comunicazioni di sicurezza.
2.
Nel creare informazioni classificate, l'originatore applica il livello adeguato di classificazione in linea con le norme e le definizioni internazionali di cui all'allegato I della presente decisione dell'Ufficio di presidenza. L'originatore determina inoltre, come regola generale, i destinatari che sono autorizzati a consultare le informazioni in base al livello di classificazione. Tale informazione è trasmessa all'Unità per le informazioni classificate (UIC) quando il documento è depositato presso di essa.
3.
Le «altre informazioni riservate» coperte da segreto professionale sono trattate conformemente agli allegati I e II e alle istruzioni di trattamento.
Articolo
5
: Ricezione di informazioni riservate da parte del Parlamento europeo
1.
Le informazioni riservate ricevute dal Parlamento europeo sono comunicate:
a)
informazioni di livello «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» o equivalente e «altre informazioni riservate»: alla segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato che ne ha fatto richiesta o direttamente all'UIC,
b)
informazioni di livello «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», «SECRET UE/EU SECRET» o «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» o equivalente: all'UIC.
2.
La registrazione, la conservazione e la tracciabilità delle informazioni riservate è assicurata, a seconda del caso, dalla segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato che ha ricevuto l'informazione o dall'UIC.
3.
Le modalità concordate, da definire di comune accordo, al fine di preservare la riservatezza delle informazioni nel caso di informazioni riservate comunicate dalla Commissione ai sensi dell'allegato II, punto 3.2 dell'accordo quadro, o nel caso di informazioni classificate trasmesse dal Consiglio a norma dell'articolo 5, paragrafo 4, dell'accordo interistituzionale, sono depositate insieme alle informazioni riservate presso la segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o presso l'UIC, a seconda del caso.
4.
Le norme di cui al paragrafo 3 possono essere applicate anche, mutatis mutandis, per la trasmissione di informazioni riservate da parte di altre istituzioni, organi e organismi istituiti in virtù dei trattati o dagli Stati membri.
5.
Al fine di assicurare un livello di protezione commisurato al livello di classificazione «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» o equivalente, la Conferenza dei presidenti istituisce una commissione di controllo. La comunicazione al Parlamento europeo di informazioni di livello «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» o equivalente è soggetta a ulteriori regole, da concordarsi tra il Parlamento europeo e l'istituzione dell'Unione che trasmette le informazioni.
Articolo
6
: Comunicazione di informazioni classificate da parte del Parlamento europeo a terzi
Il Parlamento europeo può, previo consenso scritto dell'originatore o dell'istituzione dell'Unione che ha trasmesso le informazioni classificate al Parlamento europeo, a seconda del caso, trasmettere tale informazione classificata a terzi, a condizione che essi garantiscano che, nel trattare tali informazioni, nei loro servizi e locali siano rispettate disposizioni equivalenti a quelle di cui alla presente decisione.
Articolo
7
: Strutture protette
1.
Ai fini della gestione delle informazioni riservate, il Parlamento europeo predispone una zona protetta e sale di lettura protette.
2.
La zona protetta fornisce il necessario per la registrazione, la consultazione, l'archiviazione, la trasmissione e il trattamento delle informazioni riservate. Essa comprende tra l'altro una sala di lettura e una sala di riunioni per la consultazione delle informazioni riservate ed è gestita dall'UIC.
3.
Al di fuori della zona protetta, possono essere create sale di lettura protette volte a consentire la consultazione di informazioni classificate di livello «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» o equivalente, e di «altre informazioni riservate». Tali sale di lettura protette sono gestite dai servizi competenti delle segreterie dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o dall'UIC, a seconda del caso. Esse non contengono fotocopiatrici, telefoni, fax, scanner o altri mezzi tecnici di riproduzione o trasmissione di documenti.
Articolo
8
: Registrazione, trattamento e conservazione delle informazioni riservate
1.
Le informazioni di livello «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» o equivalente e le «altre informazioni riservate» possono essere registrate e conservate dai servizi competenti delle segreterie dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o dall'UIC, a seconda di chi ha ricevuto l'informazione.
2.
Le seguenti disposizioni disciplinano il trattamento delle informazioni di livello «RESTREINT EU/EU RESTRICTED» o equivalente e delle «altre informazioni riservate»:
a)
i documenti sono consegnati di persona al capo della segreteria, che li registra ed emette un avviso di ricevimento;
b)
quando non sono effettivamente in uso, tali documenti sono conservati in un luogo chiuso, sotto la responsabilità della segreteria;
c)
le informazioni non possono in nessun caso essere salvate su un altro supporto o trasmesse a terzi; tali documenti possono essere riprodotti solo mediante attrezzature adeguatamente accreditate precisate nelle comunicazioni di sicurezza;
d)
l'accesso a tali informazioni è limitato alle persone indicate dall'originatore o dall'istituzione dell'Unione che ha trasmesso l'informazione al Parlamento europeo, secondo il disposto dell'articolo 4, paragrafo 2 o dell'articolo 5, paragrafi 3, 4 e 5;
e)
la segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato tiene un registro delle persone che hanno consultato le informazioni, unitamente alla data e all'ora di tale consultazione e trasmette all'UIC il registro al momento del deposito dell'informazione presso l'UIC.
3.
Le informazioni di livello «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL»«SECRET UE/EU SECRET» o «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» o equivalente sono registrate, trattate e conservate dall'UIC nella zona protetta, a seconda degli specifici livelli di classificazione e secondo quanto definito nelle comunicazioni di sicurezza.
4.
In caso di violazione delle norme di cui ai paragrafi da 1 a 3, il funzionario responsabile della segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o dell'UIC, a seconda del caso, informa il Segretario generale, che ne riferisce al Presidente qualora sia interessato un deputato al Parlamento europeo.
Articolo
9
: Accesso alle strutture protette
1.
Unicamente le seguenti persone hanno accesso alla zona protetta:
a)
persone che, a norma dell'articolo 3, paragrafi da 4 a 7, sono autorizzate a consultare le informazioni ivi detenute e che hanno presentato una richiesta a norma dell'articolo 10, paragrafo 1;
b)
persone che, a norma dell'articolo 4, paragrafo 1, sono autorizzate a creare informazioni riservate e che hanno presentato una domanda a norma dell'articolo 10, paragrafo 1;
c)
i funzionari del Parlamento europeo in servizio presso l'UIC;
d)
i funzionari del Parlamento europeo responsabili della gestione del CIS;
e)
i funzionari del Parlamento europeo responsabili della sicurezza e della protezione antincendio, quando necessario;
f)
il personale di pulizia, ma solo in presenza e sotto stretta sorveglianza di un funzionario in servizio presso l'UIC.
2.
L'UIC può rifiutare l'accesso alla zona protetta a chiunque non sia autorizzato. Qualsiasi contestazione di un tale diniego è sottoposta al Presidente qualora si tratti di richieste di accesso da parte di deputati al Parlamento europeo, e al Segretario generale negli altri casi.
3.
Il Segretario generale può autorizzare riunioni di un ridotto numero di persone nella sala riunioni situata all'interno della zona protetta.
4.
Hanno accesso alla sala di lettura protetta unicamente le persone seguenti:
a)
i deputati al Parlamento europeo, i funzionari del Parlamento europeo e gli altri agenti del Parlamento europeo impiegati presso i gruppi politici, debitamente identificati ai fini della consultazione o creazione di informazioni riservate;
b)
i funzionari del Parlamento europeo responsabili della gestione del CIS, i funzionari della segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato che hanno ricevuto l'informazione e i funzionari dell'UIC;
c)
ove necessario, i funzionari del Parlamento europeo responsabili della sicurezza e della protezione antincendio.
d)
il personale di pulizia, ma solo in presenza e sotto stretta sorveglianza di un funzionario in servizio presso la segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o presso l'UIC, a seconda dei casi.
5.
La segreteria competente dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o l'UIC, a seconda dei casi, può rifiutare l'accesso a una sala di lettura protetta a chiunque non sia autorizzato ad accedervi. Qualsiasi contestazione di un tale diniego è sottoposta al Presidente qualora si tratti di richieste di accesso di deputati al Parlamento europeo, e al Segretario generale negli altri casi.
Articolo
10
: Consultazione o creazione di informazioni riservate in strutture protette
1.
Ogni persona che intenda consultare o creare informazioni riservate all'interno della zona protetta comunica preventivamente il proprio nominativo all'UIC. L'UIC controlla l'identità di tale persona e verifica se essa è autorizzata, a norma dell'articolo 3, paragrafi da 3 a 7, dell'articolo 4, paragrafo 1 o dell'articolo 5, paragrafi da 3 a 5, a consultare o a creare informazioni riservate.
2.
Ogni persona che intenda, a norma dell'articolo 3, paragrafi 3 e 7, consultare informazioni riservate classificate di livello «RESTREINT EU/EU RESTRICTED» o equivalente e «altre informazioni riservate» in una sala di lettura protetta comunica preventivamente il proprio nominativo ai servizi competenti della segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o all'UIC.
3.
Salvo circostanze eccezionali (ad esempio, un elevato numero di richieste di consultazione in un breve lasso di tempo), solo un'unica persona alla volta è autorizzata a consultare le informazioni riservate nella struttura protetta, alla presenza di un funzionario della segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o dell'UIC.
4.
Durante il processo di consultazione non sono autorizzati contatti con l'esterno (compreso mediante l'uso del telefono o di strumenti tecnologici), annotazioni né la riproduzione mediante fotocopia o fotografia delle informazioni riservate consultate.
5.
Prima di autorizzare una persona a lasciare la struttura protetta, il funzionario della segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o dell'UIC si assicura che le informazioni riservate consultate siano ancora presenti, integre e complete.
6.
In caso di violazione delle norme di cui sopra, il funzionario della segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato o dell'UIC informa il Segretario generale, che ne riferisce al Presidente qualora sia interessato un deputato al Parlamento europeo.
Articolo
11
: Norme minime applicabili alla consultazione di informazioni riservate in una riunione a porte chiuse tenuta fuori da strutture protette
1.
Le informazioni di livello «RESTREINT EU/EU RESTRICTED» o equivalente, e le «altre informazioni riservate» possono essere consultate dai membri delle commissioni parlamentari o di altri organi politici e amministrativi del Parlamento europeo durante una riunione a porte chiuse tenuta fuori da strutture protette.
2.
Nelle circostanze di cui al paragrafo 1, la segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato responsabile della riunione assicura che siano rispettate le condizioni seguenti:
a)
solo le persone designate dal presidente della commissione o dall'organo competente a partecipare alla riunione sono autorizzate a entrare nella sala riunioni;
b)
i documenti sono numerati, distribuiti all'inizio della riunione e raccolti al termine della stessa; non si prendono note del loro contenuto e non sono eseguite fotocopie o fotografie;
c)
il verbale della riunione non fa alcun riferimento al contenuto della discussione dell'informazione trattata; soltanto l'eventuale decisione pertinente può figurare nel processo verbale;
d)
le informazioni riservate trasmesse oralmente a destinatari in seno al Parlamento europeo sono soggette a un livello di protezione equivalente a quello applicato alle informazioni riservate trasmesse per iscritto;
e)
nella sala riunioni non sono presenti copie supplementari dei documenti;
f)
le copie dei documenti sono distribuite ai partecipanti e agli interpreti, all'inizio della riunione, solo in numero necessario;
g)
il livello di classificazione/il contrassegno dei documenti è precisato dal presidente della riunione all'inizio della stessa;
h)
i partecipanti non rimuovono i documenti dalla sala riunioni;
i)
tutte le copie dei documenti sono raccolte e contate alla fine della riunione dalla segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato;
j)
non sono introdotti apparecchiature o strumenti elettronici o di comunicazione nella sala riunioni nella quale le informazioni riservate sono consultate o discusse.
3.
Nei casi in cui, conformemente alle eccezioni previste all'allegato II, punto 3.2.2, dell'accordo quadro, e all'articolo 6, paragrafo 5, dell'accordo interistituzionale, informazioni di livello «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» o equivalente sono discusse in una riunione a porte chiuse, la segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato responsabile della riunione assicura, oltre al rispetto delle disposizioni previste al paragrafo 2, che le persone designate a partecipare alla riunione soddisfino i requisiti di cui all'articolo 3, paragrafi 4 e 7.
4.
Nel caso previsto al paragrafo 3, l'UIC fornisce alla segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato responsabile della riunione a porte chiuse il numero necessario di copie dei documenti da discutere, che sono restituite all'UIC dopo la riunione.
Articolo
12
: Archiviazione delle informazioni riservate
1.
All'interno della zona protetta è assicurato un sistema protetto di archiviazione. L'UIC è responsabile della gestione degli archivi protetti, conformemente ai normali criteri di archiviazione.
2.
Le informazioni classificate depositate in via definitiva presso l'UIC e le informazioni di livello «RESTREINT EU/EU RESTRICTED» o equivalente depositate presso la segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato sono trasferite nella sala di archiviazione protetta ubicata nella zona protetta sei mesi dopo l'ultima consultazione e al massimo un anno dopo il loro deposito. Le «altre informazioni riservate», se non sono state depositate presso l'UIC, sono archiviate dalla segreteria dell'organo parlamentare/del titolare di un mandato interessato, conformemente alle regole generali sulla gestione dei documenti.
3.
Le informazioni riservate conservate negli archivi protetti possono essere consultate alle seguenti condizioni:
a)
sono autorizzate unicamente le persone identificate per nome, per funzione o per carica tramite il documento di accompagnamento stilato al momento del deposito dell'informazione riservata;
b)
la domanda di consultazione è presentata all'UIC, che trasferisce il documento in questione alla sala di lettura protetta; e
c)
si applicano le procedure e le condizioni che disciplinano la consultazione delle informazioni riservate di cui all'articolo 10.
Articolo
13
: Declassamento, declassificazione e rimozione del contrassegno delle informazioni riservate
1.
Le informazioni riservate possono essere declassate, declassificate o private del contrassegno unicamente previo consenso dell'originatore e, se necessario, previa discussione con altre parti interessate.
2.
Il declassamento o la declassificazione sono confermati per iscritto. L'originatore è tenuto a informare i destinatari del cambiamento di classificazione, e questi ultimi sono a loro volta tenuti a informarne i destinatari successivi ai quali hanno trasmesso l'originale o una copia del documento. Nella misura del possibile, l'originatore indica sul documento classificato la data, un termine o un evento a partire dal quale le informazioni in esso contenute potranno essere declassate o declassificate. In caso contrario, esso verifica almeno ogni cinque anni che la classificazione iniziale del documento sia ancora necessaria.
3.
Le informazioni riservate conservate negli archivi protetti sono esaminate a tempo debito, e non oltre il 25o anno successivo alla data della loro creazione, per determinare se debbano o meno essere declassificate, declassate o se debba essere rimosso il contrassegno. L'esame e la pubblicazione di tali informazioni si svolge in conformità con le disposizioni del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica
(22). La declassificazione è effettuata dall'originatore dell'informazione classificata o dal servizio responsabile a norma dell'allegato I, parte 1, sezione 10.
4.
Dopo la declassificazione, le informazioni precedentemente classificate conservate nell'archivio protetto sono trasferite agli archivi storici del Parlamento europeo a fini di conservazione permanente e ulteriore trattamento secondo le norme applicabili.
5.
Dopo la rimozione del contrassegno, le «altre informazioni riservate» sono soggette alle regole del Parlamento europeo sulla gestione dei documenti.
Articolo
14
: Violazioni della sicurezza, perdita o compromissione di informazioni riservate
1.
Una violazione della riservatezza in generale e della presente decisione in particolare comporta, qualora si tratti di deputati al Parlamento europeo, l'applicazione delle pertinenti disposizioni in materia di sanzioni previste dal regolamento del Parlamento europeo.
1.
Una violazione commessa da un membro del personale del Parlamento europeo comporta l'applicazione delle procedure e delle sanzioni previste rispettivamente dallo statuto dei funzionari dell'Unione europea e dal regime applicabile agli altri agenti dell'Unione, stabilito dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68
(23) («Statuto dei funzionari»).
2.
Il Presidente e/o il Segretario generale, a seconda del caso, organizzano tutte le indagini necessarie nel caso di una violazione quale definita nella comunicazione di sicurezza 6.
3.
Se le informazioni riservate sono state trasmesse al Parlamento europeo da un'istituzione dell'Unione o da uno Stato membro, il Presidente e/o il Segretario generale, a seconda dei casi, informa l'istituzione dell'Unione o lo Stato membro interessati della perdita o compromissione accertata o presunta delle informazioni classificate, dei risultati delle indagini svolte e delle misure adottate per evitare che i fatti si ripetano.
Articolo
15
: Adeguamento della presente decisione e delle relative norme di attuazione e relazione annuale sull'applicazione della presente decisione
1.
Il Segretario generale propone i necessari adeguamenti della presente decisione e degli allegati recanti le modalità di attuazione e sottopone le proposte per decisione all'Ufficio di presidenza.
2.
Il Segretario generale è responsabile dell'attuazione della presente decisione da parte dei servizi del Parlamento europeo ed emana le istruzioni relative al trattamento delle questioni oggetto del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS) secondo i principi stabiliti dalla presente decisione.
3.
Il Segretario generale presenta una relazione annuale all'Ufficio di presidenza sull'applicazione della presente decisione.
Articolo
16
: Disposizioni transitorie e finali
2.
Le informazioni non classificate depositate presso l'UIC o in altri archivi del Parlamento europeo che sono considerate riservate e hanno data anteriore al 1o aprile 2014 sono considerate, ai fini della presente decisione, come «altre informazioni riservate». L'originatore può modificarne il livello di riservatezza in qualunque momento.
3.
In deroga all'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), e all'articolo 8, paragrafo 1, della presente decisione, per un periodo di dodici mesi a decorrere dal 1o aprile 2014, le informazioni fornite dal Consiglio a norma dell'accordo interistituzionale, classificate di livello «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» o equivalente sono depositate presso l'UIC, che le registra e conserva. Tali informazioni possono essere consultate secondo il disposto dell'articolo 4, paragrafo 2, lettere a) e c), e dell'articolo 5, paragrafo 4, dell'accordo interistituzionale.
4.
La decisione dell'Ufficio di presidenza del 6 giugno 2011 sulla regolamentazione relativa al trattamento delle informazioni riservate da parte del Parlamento europeo è abrogata.
Articolo
17
: Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore il giorno della sua pubblicazione nella
Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Allegato
I
PARTE
1:
PRINCIPI FONDAMENTALI E NORME MINIME DI SICUREZZA PER LA PROTEZIONE DELLE INFORMAZIONI RISERVATE
1.
INTRODUZIONE
Con le presenti disposizioni si espongono i principi fondamentali e le norme minime di sicurezza per la protezione delle informazioni riservate che devono essere osservate dal Parlamento europeo in tutte le sue sedi di servizio, compresi tutti i destinatari di informazioni classificate e «altre informazioni riservate», perché sia salvaguardata la sicurezza e ogni persona interessata abbia la garanzia che è in vigore un regime comune di protezione. Le disposizioni sono completate dalle comunicazioni di sicurezza di cui all'allegato II e dalle altre disposizioni relative al trattamento delle informazioni riservate da parte delle commissioni parlamentari e di altri organi parlamentari/titolari di un mandato.
2.
PRINCIPI FONDAMENTALI
La politica di sicurezza del Parlamento europeo forma parte integrante della sua politica generale di gestione interna e si basa pertanto sugli stessi principi informatori di quest'ultima. Tra questi principi si annoverano la legalità, la trasparenza, la responsabilità (o dovere di rendere conto delle proprie azioni), la sussidiarietà e la proporzionalità.
La legalità implica la necessità di una stretta adesione al quadro giuridico nell'espletamento delle funzioni legate alla sicurezza e la rigorosa ottemperanza alle prescrizioni legali applicabili. Inoltre, le responsabilità nel campo della sicurezza devono fondarsi su adeguate disposizioni normative. Tra queste, trovano piena applicazione le disposizioni dello statuto del personale, in particolare l'articolo 17 sull'obbligo imposto al personale di astenersi dal rivelare senza autorizzazione informazioni ricevute nell'ambito della propria funzione e il titolo VI sulle misure disciplinari. Infine, le violazioni della sicurezza nell'ambito di responsabilità del Parlamento europeo devono essere affrontate in maniera coerente con il suo regolamento e con la sua politica in materia di misure disciplinari.
La trasparenza implica chiarezza in tutte le norme e disposizioni sulla sicurezza, equilibrio nella ripartizione delle competenze tra i vari servizi e settori (sicurezza materiale rispetto alla protezione delle informazioni, ecc.) e un'azione sistematica e strutturata di sensibilizzazione alla tematica della sicurezza. Inoltre, sono necessari chiari orientamenti scritti per l'attuazione delle misure di sicurezza.
La responsabilità implica una chiara definizione dei compiti in materia di sicurezza, da cui discende altresì la necessità di una regolare verifica del corretto esercizio di tali compiti.
La sussidiarietà significa che la sicurezza dev'essere organizzata al livello gerarchico più basso, il più possibile in connessione con le direzioni generali e con i servizi del Parlamento europeo. La proporzionalità implica che gli interventi nel campo della sicurezza devono essere limitati a quanto è assolutamente necessario e le misure di sicurezza devono essere proporzionate agli interessi da tutelare, come pure alle minacce, reali o potenziali, contro tali interessi, così da poterli difendere nel modo che assicuri il minor danno possibile.
3.
FONDAMENTI DELLA SICUREZZA DELL'INFORMAZIONE
Un'efficace sicurezza delle informazioni si fonda sui seguenti elementi:
a)
appropriati sistemi di comunicazione e informazione (CIS), sotto la responsabilità dell'autorità di sicurezza del Parlamento europeo (quale definita nella comunicazione di sicurezza 1;
b)
all'interno del Parlamento europeo, l'autorità di garanzia dell'informazione (quale definita nella comunicazione di sicurezza 1 incaricata di collaborare con l'autorità di sicurezza competente per fornire informazioni e consulenza circa le minacce tecniche ai CIS e i relativi mezzi di protezione contro tali minacce;
c)
una stretta collaborazione tra i servizi responsabili del Parlamento europeo e i servizi di sicurezza delle altre istituzioni dell'Unione;
4.
PRINCIPI DI SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI
4.1.
Obiettivi
La sicurezza delle informazioni persegue principalmente i seguenti obiettivi:
a)
proteggere le informazioni riservate dallo spionaggio, da manomissioni o dalla diffusione non autorizzata;
b)
proteggere le informazioni classificate impiegate in sistemi e reti di comunicazione e d'informazione da minacce contro la loro riservatezza, integrità e disponibilità;
c)
proteggere i locali del Parlamento europeo in cui si trovano le informazioni classificate dal sabotaggio e dal danneggiamento intenzionale premeditato;
d)
in caso di incidente di sicurezza, valutare il danno arrecato, limitare le conseguenze, svolgere indagini sulla sicurezza e adottare le misure correttive necessarie.
4.2.
Classificazione
4.2.1.
Per quanto riguarda la riservatezza, la selezione delle informazioni e dei materiali da proteggere e la valutazione del grado di protezione necessaria richiedono diligenza ed esperienza. È fondamentale che il grado di protezione corrisponda al grado di sensibilità, in termini di sicurezza, richiesto dalla singola informazione e dal singolo materiale da proteggere. Perché non vi siano ostacoli al flusso delle informazioni, occorre evitare sia la sovra- che la sottoclassificazione.
4.2.2.
Il sistema di classificazione è lo strumento per tradurre in pratica i principi stabiliti nella presente sezione. Un sistema di classificazione analogo deve essere adottato nella pianificazione e nell'organizzazione della lotta contro lo spionaggio, il sabotaggio, il terrorismo e altre minacce, al fine di garantire la massima protezione ai principali edifici in cui sono contenute informazioni classificate e ai punti più sensibili all'interno di tali edifici.
4.2.3.
La responsabilità della classificazione delle informazioni spetta unicamente all'originatore.
4.2.4.
Il grado di classificazione può dipendere unicamente dal contenuto delle informazioni stesse.
4.2.5.
Quando più elementi d'informazione sono raggruppati tra loro, la loro classificazione è almeno equivalente al grado di classificazione più elevato attribuito a uno dei suoi singoli elementi. Tuttavia, a una raccolta di informazioni può essere attribuito un grado di classificazione più elevato di quello dei suoi elementi costitutivi.
4.2.6.
Le classificazioni sono attribuite soltanto nella misura e per la durata in cui sia necessario.
4.3.
Finalità delle misure di sicurezza
Le misure di sicurezza:
e)
riguardano tutte le persone che hanno accesso alle informazioni classificate, ai supporti contenenti informazioni classificate e alle «altre informazioni riservate», nonché a tutti i locali che contengono tali informazioni e alle installazioni importanti;
f)
sono destinate a individuare le persone che, per la loro situazione (in termini di accesso, relazioni o altro), potrebbero mettere in pericolo la sicurezza di tali informazioni o di importanti installazioni che contengono tali informazioni e a provvedere alla loro esclusione o allontanamento;
g)
impediscono alle persone non autorizzate di accedere a tali informazioni o alle installazioni che le contengono;
h)
garantiscono che tali informazioni siano diffuse soltanto in base al principio della necessità di sapere, che è fondamentale per tutti gli aspetti della sicurezza;
i)
assicurano l'integrità (ossia la prevenzione della corruzione, dell'alterazione o della cancellazione non autorizzate) e la disponibilità (per coloro che hanno bisogno e sono autorizzati ad averne accesso) di tutte le informazioni, siano esse classificate o non, e soprattutto qualora esse siano immagazzinate, elaborate o trasmesse sotto forma elettromagnetica.
5.
NORME COMUNI MINIME
Il Parlamento europeo garantisce che tutti i destinatari di informazioni classificate, all'interno dell'istituzione e nel suo ambito di competenza, segnatamente tutti i suoi servizi e contraenti, osservino norme minime comuni di sicurezza affinché tali informazioni possano essere trasmesse con la certezza che saranno trattate con la stessa diligenza. Dette norme minime includono criteri per il rilascio del nulla osta di sicurezza ai funzionari del Parlamento europeo e altri agenti del Parlamento impiegati presso i gruppi politici, e procedure per la protezione delle informazioni riservate.
Il Parlamento europeo autorizza l'accesso di terzi a tali informazioni solo quando i terzi garantiscono che, nel trattarle, sono rispettate disposizioni almeno strettamente equivalenti alle suddette norme minime.
Dette norme minime comuni si applicano anche quando, in virtù di un contratto o di un accordo di sovvenzione, il Parlamento europeo affida a soggetti industriali o di altra natura mansioni che comportano informazioni riservate.
6.
SICUREZZA DEI FUNZIONARI E ALTRI AGENTI DEL PARLAMENTO EUROPEO IMPIEGATI PRESSO I GRUPPI POLITICI
6.1.
Istruzioni di sicurezza per i funzionari del Parlamento europeo e altri agenti impiegati presso i gruppi politici
I funzionari del Parlamento europeo e altri agenti del Parlamento impiegati presso i gruppi politici che ricoprono incarichi in cui potrebbero aver accesso a informazioni classificate sono dettagliatamente istruiti al momento di assumere l'incarico e poi a intervalli regolari circa la necessità della sicurezza e le relative procedure. Tali persone sono tenute a confermare per iscritto di aver letto e perfettamente capito le norme di sicurezza in vigore.
6.2.
Responsabilità dei dirigenti
I dirigenti hanno il dovere di sapere quali dei loro subordinati lavorino a contatto con informazioni classificate o abbiano accesso a sistemi di comunicazione o d'informazione protetti e di registrare e riferire qualsiasi incidente o caso di palese vulnerabilità che possa avere conseguenze sulla sicurezza.
6.3.
Status di sicurezza dei funzionari del Parlamento europeo e altri agenti del Parlamento impiegati presso i gruppi politici
Sono istituite procedure per garantire che, allorché si viene a conoscenza di informazioni negative riguardo a un funzionario del Parlamento europeo o un altro agente del Parlamento impiegato presso i gruppi politici, siano prese misure per verificare se costui svolge un lavoro a contatto con informazioni classificate o ha accesso a sistemi di comunicazione o d'informazione protetti e l'ufficio responsabile del Parlamento europeo ne sia informato. Se l'autorità di sicurezza nazionale competente indica che rappresenta un pericolo per la sicurezza, la persona in questione deve essere allontanata o rimossa da ogni incarico in cui potrebbe mettere a repentaglio la sicurezza.
7.
SICUREZZA MATERIALE
La sicurezza materiale consiste nell'applicazione di misure di protezione fisica e tecnica volte a evitare che persone non autorizzate abbiano accesso alle informazioni classificate.
7.1.
Necessità di protezione
Il grado di sicurezza materiale da applicare per garantire la protezione delle informazioni classificate deve essere proporzionato alla classificazione, al volume e alle minacce che incombono sulle informazioni e sul materiale custodito. Tutti i detentori di informazioni classificate devono seguire pratiche uniformi per quanto riguarda la classificazione di tali informazioni in loro possesso e ottemperare a norme comuni di protezione per quel che riguarda la custodia, la trasmissione e la diffusione di informazioni e di materiale soggetti a protezione.
7.2.
Verifica
Prima di lasciare i locali in cui sono conservate informazioni classificate senza sorveglianza, le persone che ne hanno la custodia devono accertarsi che le informazioni siano immagazzinate in modo sicuro e che tutti i dispositivi di sicurezza siano stati attivati (serrature, allarmi, ecc.). Al termine dell'orario di lavoro devono essere effettuati altri controlli indipendenti.
7.3.
Sicurezza degli edifici
Gli edifici contenenti informazioni classificate o sistemi di comunicazione e d'informazione protetti devono essere tutelati contro l'accesso non autorizzato.
Il tipo di protezione destinato alle informazioni classificate, per esempio sbarramento di finestre, serrature alle porte, guardie all'entrata, sistemi di controllo dell'accesso automatizzati, controlli di sicurezza e ispezioni, sistemi d'allarme, sistemi di individuazione delle intrusioni e cani da guardia dipende:
a)
dalla classificazione, dal volume e dall'ubicazione all'interno dell'edificio delle informazioni e dei materiali da proteggere;
b)
dalla qualità dei contenitori di sicurezza per le informazioni e i materiali interessati;
c)
dalle caratteristiche dell'edificio e dalla sua ubicazione.
Anche per i sistemi di comunicazione e d'informazione il tipo di protezione prescelto deve dipendere da una stima del valore di quanto è in gioco e del danno potenziale che deriverebbe dal venir meno della sicurezza, dalle caratteristiche e dall'ubicazione dell'edificio nel quale è custodito il sistema e dalla collocazione del sistema all'interno dell'edificio.
7.4.
Piani d'emergenza
Sono predisposti in anticipo piani dettagliati per assicurare la protezione delle informazioni classificate in caso di emergenza.
8.
INDICAZIONI DI SICUREZZA, CONTRASSEGNI, APPOSIZIONI E GESTIONE DELLA CLASSIFICAZIONE
8.1.
Indicazioni di sicurezza
Non sono consentite classificazioni diverse da quelle definite all'articolo 2, lettera d), della presente decisione.
Possono essere utilizzate indicazioni di sicurezza convenzionali per porre limiti alla validità di una classificazione (per il declassamento o la declassificazione automatica di informazioni classificate).
Le indicazioni di sicurezza possono essere utilizzate soltanto unitamente a una classificazione.
Le indicazioni di sicurezza sono ulteriormente disciplinate nella comunicazione di sicurezza 2 e definite nelle istruzioni di trattamento.
8.2.
Contrassegni
Un contrassegno è usato per specificare istruzioni specifiche prestabilite sul trattamento delle informazioni confidenziali. I contrassegni possono anche indicare il settore che forma oggetto del documento, una distribuzione particolare sulla base del principio della necessità di sapere, o la scadenza di un embargo (nel caso di informazioni non classificate).
Un contrassegno non è una classificazione e non può essere usato al posto di questa.
I contrassegni sono ulteriormente disciplinati nella comunicazione di sicurezza 2 e definiti nelle istruzioni di trattamento.
8.3.
Apposizione della classificazione
L'apposizione delle classificazioni, delle indicazioni di sicurezza e dei contrassegni avviene in conformità della comunicazione di sicurezza 2, sezione E, e delle istruzioni di trattamento.
8.4.
Gestione della classificazione
8.4.1
Prescrizioni generali
Le informazioni sono classificate solo se necessario. La classificazione è indicata chiaramente e correttamente ed è mantenuta solo per la durata in cui è necessario proteggere l'informazione.
La responsabilità della classificazione dell'informazione e di eventuali declassamenti o declassificazioni successivi spetta unicamente all'originatore.
Il funzionario del Parlamento europeo classifica un'informazione, oppure la declassa o la declassifica su istruzione o per delega del Segretario generale.
Le modalità dettagliate per il trattamento dei documenti classificati sono elaborate in modo da garantire che essi siano soggetti a una protezione commisurata alle informazioni che contengono.
Il numero di persone autorizzate a creare informazioni classificate «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» è limitato al minimo e il loro nominativo è registrato in un elenco compilato dall'UIC.
8.4.2
Attribuzione delle classificazioni
La classificazione di un documento è determinata dal livello di sensibilità del suo contenuto, secondo la definizione di cui all'articolo 2, lettera d). È importante che la classificazione sia assegnata correttamente e utilizzata con moderazione.
Il grado di classificazione attribuito a una lettera o nota cui è accluso altro materiale corrisponde almeno a quello dell'elemento accluso con grado più elevato. L'originatore indica chiaramente il livello di classificazione da attribuire alla lettera o nota quando è separata dal materiale accluso.
L'originatore di un documento che deve essere classificato segue le disposizioni che precedono ed evita la sovra — o sottoclassificazione.
È possibile che singole pagine, paragrafi, sezioni, annessi, appendici, allegati di un determinato documento e altro materiale accluso richiedano classificazioni differenti: in tal caso, all'insieme del documento viene attribuita la classificazione dell'elemento con grado più elevato.
9.
ISPEZIONI
La direzione della sicurezza e della valutazione del rischio del Parlamento europeo compie ispezioni periodiche interne delle misure di sicurezza per la protezione delle informazioni classificate; essa può chiedere l'assistenza delle autorità di sicurezza del Consiglio o della Commissione.
Le autorità di sicurezza e i servizi competenti delle istituzioni dell'Unione possono effettuare, quale parte di un processo concordato avviato da una delle parti, valutazioni tra pari delle disposizioni di sicurezza per la protezione delle informazioni classificate scambiate a titolo dei pertinenti accordi interistituzionali.
10.
PROCEDURE DI DECLASSIFICAZIONE E DI RIMOZIONE DEL CONTRASSEGNO
10.1.
L'UIC esamina le informazioni classificate contenute nel suo registro e chiede il consenso dell'originatore per la declassificazione o la rimozione del contrassegno da un documento entro il 25o anno successivo alla data della sua creazione. I documenti non declassificati o a cui non è stato rimosso il contrassegno a seguito di un primo esame sono riesaminati periodicamente e comunque almeno ogni cinque anni. Oltre ad essere applicata ai documenti effettivamente conservati negli archivi protetti nella zona protetta e debitamente classificati, la procedura di rimozione del contrassegno può anche coprire le altre informazioni confidenziali conservate presso l'organo parlamentare/il titolare di un mandao o presso il servizio responsabile degli archivi storici del Parlamento.
10.2.
La decisione relativa alla declassificazione o alla rimozione del contrassegno di un documento è, come regola generale, adottata unicamente dall'originatore o, in via eccezionale, in collaborazione con il servizio che detiene tali informazioni, prima che le informazioni che contiene siano trasmesse al servizio responsabile degli archivi storici del Parlamento. La declassificazione o la rimozione del contrassegno da informazioni classificate può essere effettuata unicamente previo accordo scritto dell'originatore. Nel caso delle «altre informazioni riservate», la segreteria dell'organo parlamentare/titolare di un mandato che detiene tali informazioni decide, in cooperazione con l'originatore, se si possa rimuovere il contrassegno dal documento.
10.3.
L'UIC è tenuta a informare, per conto dell'originatore, i destinatari del documento del cambiamento di classificazione o di contrassegno e questi ultimi sono a loro volta tenuti a informarne i destinatari successivi ai quali hanno trasmesso l'originale o una copia del documento.
10.4.
La declassificazione lascia impregiudicati eventuali
indicazioni di sicurezza o contrassegni che possano figurare sul documento.
10.5.
In caso di declassificazione, la classificazione originale figurante in cima e in fondo a ciascuna pagina è barrata. La prima pagina (pagina di copertina) del documento è vidimata e completata con il riferimento dell'UIC. In caso di rimozione del contrassegno, il contrassegno originale in cima a ciascuna pagina è barrato.
10.6.
Il testo del documento declassificato o a cui è stato rimosso il contrassegno è allegato alla scheda elettronica o al sistema equivalente nel quale è stato registrato.
10.7.
Nel caso di documenti coperti dalle eccezioni relative alla vita privata o all'integrità degli interessi privati o commerciali e nel caso di documenti sensibili si applica l'articolo 2 del regolamento del Consiglio (CEE, Euratom) n. 354/83.
10.8.
Oltre alle disposizioni di cui ai punti da 10.1 a 10.7, si applicano le seguenti norme:
a)
per quanto concerne i documenti di terzi, l'UIC consulta il terzo interessato prima di procedere alla declassificazione o alla rimozione del contrassegno;
b)
per quanto concerne eccezioni relative alla vita privata e all'integrità dell'individuo, la procedura di declassificazione o di rimozione del contrassegno tiene conto in particolare del consenso della persona interessata o, all'occorrenza, dell'impossibilità di identificare la persona interessata;
c)
per quanto concerne le eccezioni relative agli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, la persona interessata può essere informata mediante pubblicazione sulla
Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e dispone di un periodo di quattro settimane dal giorno della pubblicazione per presentare eventuali osservazioni.
PARTE
2:
PROCEDURA PER IL RILASCIO DEL NULLA OSTA DI SICUREZZA
11.
PROCEDURA PER IL RILASCIO DEL NULLA OSTA DI SICUREZZA AI DEPUTATI AL PARLAMENTO EUROPEO
11.1.
Per poter accedere alle informazioni di livello «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» o equivalente, i deputati al Parlamento europeo devono essere stati autorizzati secondo la procedura di cui ai punti 11.3 e 11.4 del presente allegato o in base a una dichiarazione solenne di non divulgazione a norma dell'articolo 3, paragrafo 4, della presente decisione.
11.2.
Per poter accedere alle informazioni di livello «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» o «SECRET UE/EU SECRET» o equivalente, i deputati al Parlamento europeo devono essere stati autorizzati a tal fine secondo la procedura di cui ai punti 11.3 e 11.14.
11.3.
L'autorizzazione è rilasciata soltanto ai deputati al Parlamento europeo che sono stati oggetto di un'indagine di sicurezza da parte delle autorità nazionali competenti degli Stati membri secondo la procedura di cui ai punti da 11.9 a 11.14. Il Presidente è responsabile del rilascio dell'autorizzazione ai deputati.
11.4.
Il Presidente rilascia tale autorizzazione per iscritto previo parere delle autorità nazionali competenti degli Stati membri sulla base dell'indagine di sicurezza condotta conformemente ai punti da 11.8 a 11.13.
11.5.
La direzione della sicurezza e della valutazione del rischio del Parlamento europeo tiene un elenco aggiornato di tutti i deputati al Parlamento europeo cui è stata rilasciata un'autorizzazione, compreso un'autorizzazione temporanea ai sensi del punto 11.15.
11.6.
L'autorizzazione è valida per un periodo di cinque anni o per la durata delle funzioni che ne hanno giustificato il rilascio, se più breve. Esso può essere rinnovato secondo la procedura di cui al punto 11.4.
11.7.
L'autorizzazione è revocata dal Presidente ove questi ritenga che ve ne sia motivo. La decisione di revoca è notificata al deputato al Parlamento europeo interessato, che può chiedere di essere ascoltato dal Presidente prima che la revoca abbia effetto, nonché all'autorità nazionale competente.
11.8.
L'indagine di sicurezza è effettuata con la collaborazione del deputato al Parlamento europeo interessato e su richiesta del Presidente. L'autorità nazionale competente è quella dello Stato membro di cui il deputato interessato è cittadino.
11.9.
Ai fini dell'indagine di sicurezza, il deputato al Parlamento europeo interessato è tenuto a compilare un modulo informativo individuale.
11.10.
Nella richiesta alle autorità nazionali competenti il Presidente specifica il livello di classificazione delle informazioni di cui il deputato al Parlamento europeo interessato dovrà prendere visione, per consentire loro di svolgere l'indagine di sicurezza.
11.11.
Per lo svolgimento e i risultati della procedura relativa all'indagine di sicurezza svolta dalle autorità nazionali competenti si applicano le disposizioni e le norme vigenti in materia nello Stato membro interessato, comprese quelle relative agli eventuali mezzi di impugnazione.
11.12.
Se l'autorità nazionale competente dello Stato membro esprime parere positivo, il Presidente può rilasciare l'autorizzazione al deputato al Parlamento europeo interessato.
11.13.
Se l'autorità nazionale competente esprime parere negativo, il deputato al Parlamento europeo interessato è informato di tale parere e può chiedere di essere ascoltato dal Presidente. Il Presidente può, se lo ritiene necessario, rivolgersi all'autorità nazionale competente per chiarimenti complementari. In caso di riconferma del parere negativo, l'autorizzazione non può essere rilasciata.
11.14.
I deputati al Parlamento europeo che abbiano ottenuto l'autorizzazione a norma del punto 11.3 ricevono, al momento del rilascio dell'autorizzazione e, successivamente, a intervalli regolari, le necessarie linee guida concernenti la protezione delle informazioni classificate e le modalità per garantirla. Tali deputati firmano una dichiarazione in cui confermano di avere ricevuto tali linee guida.
11.15.
In via eccezionale, il Presidente, previa informazione dell'autorità nazionale competente e in mancanza di reazioni da parte di queste ultime entro il termine di un mese, può rilasciare a un deputato al Parlamento europeo un'autorizzazione temporanea per un periodo che non può essere superiore a sei mesi, in attesa dell'esito dell'indagine di cui al punto 11.11. Le autorizzazioni temporanee rilasciate non danno accesso alle informazioni di livello «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» o equivalente.
12.
PROCEDURA PER IL RILASCIO DEL NULLA OSTA DI SICUREZZA AI FUNZIONARI DEL PARLAMENTO EUROPEO E ALTRI AGENTI IMPIEGATI PRESSO I GRUPPI POLITICI
12.1.
Hanno accesso alle informazioni classificate in possesso del Parlamento soltanto i funzionari del Parlamento europeo e gli altri agenti del Parlamento impiegati presso i gruppi politici i quali, a motivo delle loro funzioni e per esigenze di servizio, abbiano bisogno di prenderne visione o di effettuarne il trattamento.
12.2.
Per poter accedere alle informazioni di livello «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», «SECRET UE/EU SECRET» o «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET», o equivalente, i funzionari del Parlamento europeo e gli altri agenti del Parlamento impiegati presso i gruppi politici devono essere stati autorizzati a tal fine secondo la procedura di cui ai punti 12.3 e 12.4.
12.3.
L'autorizzazione è rilasciata soltanto alle persone di cui al punto 12.1 che sono state oggetto di un'indagine di sicurezza da parte delle autorità nazionali competenti degli Stati membri secondo la procedura di cui ai punti da 12.9 a 12.14. Il Segretario generale è responsabile del rilascio dell'autorizzazione ai funzionari del Parlamento europeo e altri agenti del Parlamento impiegati presso i gruppi politici.
12.4.
Il Segretario generale può rilasciare per iscritto tale autorizzazione, previo parere delle autorità nazionali competenti degli Stati membri sulla base dell'indagine di sicurezza condotta conformemente ai punti da 12.8 a 12.13.
12.5.
La direzione della sicurezza e della valutazione del rischio del Parlamento europeo tiene un elenco aggiornato di tutti i posti che richiedono un nulla osta di sicurezza, comunicati dai rispettivi servizi del Parlamento europeo, e di tutte le persone cui è stata rilasciata un'autorizzazione, anche temporanea ai sensi del punto 12.15.
12.6.
L'autorizzazione, che è valida per un periodo di cinque anni, o per la durata delle funzioni che ne hanno giustificato il rilascio, se più breve. Essa può essere rinnovata secondo la procedura di cui al punto 12.4.
12.7.
L'autorizzazione è revocata dal Segretario generale ove questi ritenga che ve ne sia motivo. La decisione di revoca è notificata al funzionario del Parlamento europeo o altro agente del Parlamento impiegato presso i gruppi politici interessato, che può chiedere di essere ascoltato dal Segretario generale prima che la revoca prenda effetto, nonché all'autorità nazionale competente.
12.8.
L'indagine di sicurezza è effettuata con la collaborazione del funzionario del Parlamento europeo o dell'altro agente del Parlamento impiegato presso i gruppi politici interessato e su richiesta del Segretario generale. L'autorità nazionale competente è quella dello Stato membro di cui l'interessato è cittadino. Se consentito dalle disposizioni legislative e regolamentari nazionali, le autorità nazionali competenti possono condurre indagini sui cittadini stranieri che chiedono di consultare informazioni di livello «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», «SECRET UE/EU SECRET» o «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET».
12.9.
Ai fini dell'indagine di sicurezza, il funzionario del Parlamento europeo o altro agente del Parlamento impiegato presso i gruppi politici interessato è tenuto a compilare un modulo informativo individuale.
12.10.
Nella richiesta all'autorità nazionale competente il Segretario generale specifica il grado di classificazione delle informazioni di cui il funzionario del Parlamento europeo o altro agente del Parlamento impiegato presso i gruppi politici interessato dovrà prendere visione, per consentire all'autorità di svolgere l'indagine di sicurezza ed esprimere un parere in merito al grado di autorizzazione appropriato da accordare alla persona in questione.
12.11.
Per lo svolgimento e i risultati della procedura relativa all'indagine di sicurezza svolta dall'autorità nazionale competente si applicano le disposizioni e le norme vigenti in materia nello Stato membro interessato, comprese quelle relative agli eventuali mezzi di impugnazione.
12.12.
Se l'autorità nazionale competente dello Stato membro esprime parere positivo, il Segretario generale può accordare l'autorizzazione al funzionario del Parlamento europeo o altro agente del Parlamento impiegato presso i gruppi politici interessato.
12.13.
Se l'autorità nazionale competente esprime parere negativo, il funzionario del Parlamento europeo o altro agente del Parlamento impiegato presso i gruppi politici interessato è informato di tale parere e può chiedere di essere ascoltato dal Segretario generale. Il Segretario generale può, se lo ritiene necessario, rivolgersi all'autorità nazionale competente per chiarimenti complementari. In caso di riconferma del parere negativo, l'autorizzazione non può essere rilasciata.
12.14.
Ogni funzionario del Parlamento europeo e altro agente del Parlamento impiegato presso i gruppi politici che abbia ottenuto l'autorizzazione a norma dei punti 12.4 e 12.5 riceve, al momento del rilascio del medesimo e, successivamente, a intervalli regolari, le necessarie istruzioni concernenti la protezione delle informazioni classificate e le modalità per garantirla. Il funzionario o agente firma una dichiarazione in cui conferma di avere ricevuto tali istruzioni e di impegnarsi a rispettarle.
12.15.
In via eccezionale, il Segretario generale, previa informazione dell'autorità nazionale competente e in mancanza di reazioni da parte di quest'ultima entro il termine di un mese, può rilasciare a un funzionario del Parlamento europeo o altro agente impiegato presso i gruppi politici un'autorizzazione temporanea per un periodo che non può essere superiore a sei mesi, in attesa dell'esito dell'indagine di sicurezza di cui al punto 12.11. Le autorizzazioni temporanee rilasciate non danno accesso alle informazioni di livello «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» o equivalente.
Col consenso dell'Ufficio di presidenza, mediante decisione motivata, può essere rifiutato a un deputato l'accesso a un documento del Parlamento ove l'Ufficio di presidenza, sentito l'interessato, giunga alla convinzione che tale accesso nuocerebbe in modo inaccettabile agli interessi istituzionali del Parlamento o all'interesse pubblico e che la richiesta del deputato è motivata da ragioni private e personali. Entro un mese dalla notificazione della decisione il deputato può presentare contro di essa un ricorso scritto e motivato. La decisione in merito a tale ricorso è adottata dal Parlamento, senza discussione, durante la tornata successiva alla presentazione del ricorso.