Risoluzione legislativa del Parlamento europeo del 10 luglio 2008 sulla proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio recante modifica dell'Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria in relazione all'introduzione di elementi biometrici e comprendente norme sull'organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto (COM(2006)0269 – C6-0166/2006 – 2006/0088(COD))
(Procedura di codecisione: prima lettura)
Il Parlamento europeo,
– vista la proposta della Commissione al Parlamento europeo e al Consiglio (COM(2006)0269),
– visti l'articolo 251, paragrafo 2, e l'articolo 62, paragrafo 2, lettera b), punto ii), del trattato CE, a norma dei quali la proposta gli è stata presentata dalla Commissione (C6-0166/2006),
– visto l'articolo 51 del suo regolamento,
– vista la relazione della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A6-0459/2007),
1. approva la proposta della Commissione quale emendata;
2. chiede alla Commissione di presentargli nuovamente la proposta qualora intenda modificarla sostanzialmente o sostituirla con un nuovo testo;
3. incarica il suo Presidente di trasmettere la posizione del Parlamento al Consiglio e alla Commissione.
Posizione del Parlamento europeo definita in prima lettura il 10 luglio 2008 in vista dell'adozione del regolamento (CE) n. .../2008 del Parlamento europeo e del Consiglio recante modifica dell'Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria in relazione all'introduzione di elementi biometrici e comprendente norme sull'organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 62, paragrafo 2, lettera b), punto ii),
vista la proposta della Commissione║,
deliberando secondo la procedura di cui all'articolo 251 del trattato(1),
considerando quanto segue:
(1) Per garantire un'esatta verifica e identificazione dei richiedenti il visto è necessario introdurre dati biometrici nel sistema di informazione visti (VIS) istituito con decisione 2004/512/CE del Consiglio ║ (2), e istituire un quadro normativo per il rilevamento di tali dati. Inoltre, l'attuazione del VIS richiede nuove forme di organizzazione per il ricevimento delle domande di visto.
(2) L'introduzione di identificatori biometrici nel VIS è un passo importante verso l'uso di nuovi elementi diretti a stabilire un nesso più affidabile tra il titolare del visto e il passaporto e a prevenire l'uso di false identità. Pertanto, la presentazione di persona del richiedente il visto – almeno per la prima domanda – deve essere un requisito fondamentale per il rilascio del visto con registrazione degli identificatori biometrici nel VIS.
(3) Il regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 luglio 2008, concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS)(3)prevede che le impronte digitali e le fotografie del richiedente siano memorizzate nel VIS. Il presente regolamento definisce le norme applicabili al rilevamento di tali identificatori biometrici in riferimento alle pertinenti disposizioni dell'International Civil Aviation Organisation (ICAO). Non sono necessarie altre specifiche tecniche per garantire l'interoperabilità.
(4)È necessario che le modalità d'accoglienza dei richiedenti siano stabilite nel pieno rispetto della dignità e integrità umana, e che il trattamento delle domande di visto avvenga in modo professionale e rispettoso e sia proporzionato agli obiettivi perseguiti.
(5) Per facilitare la registrazione dei richiedenti il visto e ridurre i costi a carico degli Stati membri, occorre prevedere nuove modalità organizzative oltre all'attuale quadro di "rappresentazione". In primo luogo, va aggiunto all'Istruzione consolare comune un tipo specifico di rappresentazione, limitato al ricevimento delle domande di visto e al rilevamento degli identificatori biometrici.
(6) Occorre introdurre altre opzioni, come la coubicazione, i centri comuni per l'introduzione delle domande di visto e l'esternalizzazione. È necessario fissare un quadro normativo adeguato per queste opzioni, che tenga conto in particolare delle esigenze di protezione dei dati. Per garantire l'integrità del processo di rilascio dei visti, ogni attività connessa con tale rilascio, compreso il rilevamento dei dati biometrici, dovrebbe svolgersi nei locali di uno Stato membro che godono della tutela diplomatica o consolare in base al diritto internazionale o in locali della Commissione di cui lo Stato ospitante riconosce l'inviolabilità. Nell'ambito del quadro normativo fissato, gli Stati membri dovrebbero essere liberi, in conformità delle condizioni indicate nel presente regolamento, di stabilire quale tipo di struttura organizzativa adottare in ciascun paese terzo. La Commissione dovrebbe pubblicare le caratteristiche di queste strutture in un sito internet comune per i visti Schengen.
(7) Nell'organizzare la cooperazione, gli Stati membri dovranno provvedere affinché il richiedente sia indirizzato verso lo Stato membro competente per il trattamento della sua domanda.
(8)Dal momento che il rilascio dei visti è per sua stessa natura un compito pubblico, ogni eventuale decisione delle autorità centrali di uno Stato membro di affidare parte del processo di trattamento dei visti a un fornitore esterno di servizi dovrebbe essere presa solo se non vi è nessun'altra possibilità e se la decisione stessa è debitamente giustificata. Le relative modalità vanno stabilite in rigorosa conformità con i principi generali per il rilascio dei visti, nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati di cui alla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati(4).
(9)Ogni contratto che uno Stato membro conclude con un fornitore esterno di servizi dovrebbe contenere disposizioni circa: le responsabilità specifiche del fornitore; l' accesso diretto e totale ai suoi dello stesso; le informazioni da dare ai richiedenti; gli obblighi di riservatezza; il rispetto delle norme sulla protezione dei dati; e le circostanze, condizioni e procedure per la sospensione o la risoluzione del contratto. Gli Stati membri dovrebbero adottare misure idonee a garantire l'esecutività dei contratti con i fornitori esterni di servizi.
(10)Gli Stati membri dovrebbero sforzarsi di organizzare il ricevimento delle domande di visto, il rilevamento degli indicatori biometrici ed il colloquio in modo tale che per ottenere il visto il richiedente debba presentarsi di persona una sola volta (principio della presentazione "una tantum").
(11)Il garante europeo della protezione dei dati ha formulato un parere sulla base dell'articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati(5), e il gruppo dell'articolo 29 ha fatto altrettanto in conformità dell'articolo 30, paragrafo 1, lettera c), della direttiva 95/46/CE.
(12)Al trattamento dei dati personali effettuato in applicazione del presente regolamento si applica la direttiva 95/46/CE. Tuttavia occorre chiarire alcuni punti, in particolare per quanto riguarda la responsabilità del trattamento dei dati, la salvaguardia dei diritti delle persone interessate e la vigilanza sulla protezione dei dati.
(13) Gli Stati membri devono essere in grado di consentire a determinate categorie di richiedenti o a tutti i richiedenti l'accesso diretto alle loro rappresentanze diplomatiche e consolari per ragioni umanitarie o di altro tipo.
(14) Per semplificare il trattamento delle domande successive, deve essere possibile copiare i dati biometrici dalla prima domanda per cinquantanove mesi a partire dall'inizio del periodo di conservazione dei dati previsto all'articolo 23 del regolamento VIS. Trascorso tale periodo, gli identificatori biometrici dovranno essere nuovamente rilevati.
(15) Dato l'obbligo di rilevare gli identificatori biometrici, non sarà più possibile servirsi di intermediari commerciali come le agenzie di viaggio per la prima domanda, ma soltanto per le successive.
(16) L'Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria deve essere modificata di conseguenza.
(17) È opportuno che tre anni dopo l'entrata in funzione del VIS, e in seguito ogni quattro anni, la Commissione presenti una relazione sull'attuazione del presente regolamento ▌che riferisca circa il rilevamento degli identificatori biometrici, l'adeguatezza della norma ICAO scelta, il rispetto delle norme sulla protezione dei dati, l'esperienza con fornitori esterni di servizi con specifico riferimento alla raccolta di dati biometrici, il principio della "prima domanda" e l'organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto. La relazione dovrebbe altresì includere, in base all'articolo 17, punti 12, 13 e 14, e all'articolo 50, paragrafo 4, del regolamento VIS, i casi in cui, per ragioni di fatto, le impronte digitali non hanno potuto essere fornite o in cui, per motivi giuridici, la loro presentazione non è stata richiesta, confrontati con i casi in cui le impronte sono rilevate. La relazione dovrebbe riportare informazioni sui casi in cui è stato rifiutato il visto a una persona impossibilitata per ragioni di fatto a fornire le impronte digitali. La relazione dovrebbe essere accompagnata, se del caso, da opportune proposte di modifica del presente regolamento e dovrebbe essere trasmessa dalla Commissione al Parlamento europeo e al Consiglio.
(18)Poiché l'obiettivo del presente regolamento, vale a dire l'organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto per quanto riguarda l'introduzione di dati biometrici nel VIS, non può essere realizzato in misura sufficiente dagli Stati membri, e può dunque essere realizzato meglio a livello comunitario, la Comunità può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del trattato. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tale obiettivo.
▌
(19)Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali ed è conforme ai principi riconosciuti in particolare dalla Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell'uomo e delle libertà fondamentali, dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dalla Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti del fanciullo.
(20) In conformità con gli articoli 1 e 2 del protocollo sulla posizione della Danimarca allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea, la Danimarca non partecipa all'adozione del presente regolamento e non è quindi da esso vincolata né soggetta alla sua applicazione. Poiché però il presente regolamento è inteso a sviluppare l'acquis di Schengen in applicazione delle disposizioni della parte terza, titolo IV del trattato che istituisce la Comunità europea, la Danimarca decide, ai sensi dell'articolo 5 del suddetto protocollo, entro un periodo di sei mesi dall'adozione del presente regolamento da parte del Consiglio, se intende recepirlo nel suo diritto interno.
(21) Per quanto riguarda l'Islanda e la Norvegia, il presente regolamento costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen ai sensi dell'accordo concluso dal Consiglio dell'Unione europea con la Repubblica d'Islanda e il Regno di Norvegia sull'associazione di questi due Stati all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen nei settori di cui all'articolo 1, punto B della decisione 1999/437/CE del Consiglio, del 17 maggio 1999, relativa a talune modalità di applicazione di tale accordo.(6)
(22) Il presente regolamento costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen al quale il Regno Unito non partecipa, in conformità della decisione 2000/365/CE del Consiglio, del 29 maggio 2000, riguardante la richiesta del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord di partecipare ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen(7). Il Regno Unito non partecipa pertanto alla sua adozione, non è da esso vincolato e non è soggetto alla sua applicazione.
(23) Il presente regolamento costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen al quale l'Irlanda non partecipa, in conformità della decisione 2002/192/CE del Consiglio, del 28 febbraio 2002, riguardante la richiesta dell'Irlanda di partecipare ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen(8). L'Irlanda non partecipa pertanto alla sua adozione, non è da esso vincolata e non è soggetta alla sua applicazione.
(24) Per quanto riguarda la Svizzera, il presente regolamento costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen ai sensi dell'accordo tra l'Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l'associazione della Confederazione svizzera all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen, che ricade nell'ambito contemplato all'articolo 4, paragrafo 1, della decisione 2004/860/CE del Consiglio, del 25 ottobre 2004, relativa alla firma, a nome dell'Unione europea, nonché all'applicazione provvisoria di alcune disposizioni, di detto accordo(9).
(25) Il presente regolamento costituisce un atto basato sull'acquis di Schengen o ad esso altrimenti connesso ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 2, dell'Atto di adesione del 2003,
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
L'Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria è modificata come segue:
1)nella parte II, il punto 1.2 è modificato come segue:
a)alla lettera b) è aggiunto il seguente paragrafo:"
Uno Stato membro può anche rappresentare uno o più altri Stati membri limitatamente al ricevimento delle domande e al rilevamento degli identificatori biometrici. Si applicano le pertinenti disposizioni del punto 1.2, lettere c) ed e). Allorché riceve una domanda, lo Stato membro rappresentante crea il relativo fascicolo nel VIS e inserisce i dati di cui all'articolo 9 del regolamento VIS*. Informa quindi della domanda e dell'inserimento nel VIS la rappresentanza consolare dello Stato membro rappresentato attraverso l'infrastruttura di comunicazione del VIS a norma dell'articolo 16 del regolamento VIS. Il ricevimento e la trasmissione delle pratiche e dei dati alla rappresentanza consolare rappresentata si effettuano nel rispetto delle norme applicabili in materia di protezione dei dati e di sicurezza.
______________
* Regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 luglio 2008, concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS) (GU L 218 del 13.8.2008, pag. 60).";
"
b)la lettera d) è sostituita dalla seguente: "
"La rappresentanza per il rilascio di visti uniformi di cui alle lettere a) e b) è indicata nella sintesi relativa ai meccanismi di rappresentanza in materia di rilascio di visti uniformi di cui all'allegato 18.";
"
2) nella parte III è aggiunto il seguente punto -1:"
"Condotta del personale incaricato del trattamento delle domande di visto
Gli Stati membri assicurano che i richiedenti siano accolti cortesemente da tutto il personale incaricato del trattamento delle domande di visto.
Tutto il personale, nell'esercizio delle sue funzioni, rispetta pienamente la dignità umana e l'integrità del richiedente. Tutti i provvedimenti adottati sono proporzionati agli obiettivi perseguiti.
Nello svolgimento delle sue mansioni il personale non pone in atto discriminazioni nei confronti delle persone per motivi di sesso, razza od origine etnica, religione o convinzioni personali, disabilità, età o orientamento sessuale.
"
3)nella parte III, il punto 1 è sostituito dal seguente:"
1. 1 Modulo di domanda di visto ‐ Numero di domande
Il richiedente deve inoltre compilare il corrispondente modulo di domanda di visto uniforme. La domanda di visto uniforme deve essere presentata mediante il modulo armonizzato conforme al modello di cui all'allegato 16.
Il modulo di domanda deve essere compilato in almeno una copia, che potrà essere utilizzata, tra l'altro, per la consultazione delle autorità centrali. Ove le procedure amministrative nazionali lo richiedano, le parti contraenti possono richiedere la compilazione di un numero superiore di esemplari.
1.2. Identificatori biometrici
a) Gli Stati membri rilevano gli identificatori biometrici del richiedente comprendenti l'immagine del volto e le impronte delle dieci dita, nel rispetto dei diritti previsti dalla Convenzione per la salvaguardia dei diritti dell'uomo e delle libertà fondamentali, dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dalla Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti del fanciullo.
Il richiedente che introduca la prima domanda di visto e che non benefici di alcuna delle esenzioni di cui alla lettera b) deve presentarsi di persona. In tale occasione vengono rilevati i seguenti identificatori biometrici:
–
una fotografia, scansionata o presa al momento della domanda e
–
le impronte delle dieci dita piatte, scansionate.
Per eventuali domande successive entro cinquantanove mesi dall'inizio del periodo di conservazione dei dati previsto all'articolo 23 del regolamento VIS, gli identificatori biometrici sono copiati dalla prima domanda ▌. Qualunque domanda introdotta dopo questo periodo è da considerarsi una "prima domanda
"
I requisiti tecnici della fotografia e delle impronte digitali sono conformi alle norme internazionali di cui al documento ICAO 9303, parte 1 (passaporti), sesta edizione ║*.
Gli identificatori biometrici sono rilevati da personale qualificato e debitamente autorizzato della rappresentanza diplomatica o consolare o, con la supervisione e la responsabilità di questi, del fornitore esterno di servizi di cui al punto 1.B.
I dati sono inseriti nel ║VIS ║ soltanto dal personale consolare debitamente autorizzato di cui all'articolo 4, paragrafo 1, a norma dell'articolo 5 ▌del regolamento VIS.
Gli Stati membri provvedono affinché siano pienamente utilizzati tutti i criteri di ricerca di cui all'articolo 13 del regolamento VIS onde evitare respingimenti ingiustificati e false identificazioni.
La raccolta degli identificatori biometrici, ivi compresa la loro trasmissione dal fornitore di servizi alla rappresentanza consolare competente, è sottoposta a controllo a norma degli articoli 41 e 43 del regolamento VIS e dell'articolo 28 della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio**.
b) Esenzioni
Sono esentati dall'obbligo di rilevamento delle impronte digitali i seguenti richiedenti:
–
i bambini di età inferiore a 12 anni;
–
le persone per cui è fisicamente impossibile. Se tuttavia è possibile rilevare un numero di impronte inferiori a dieci dita, si procede al loro rilevamento. Gli Stati membri provvedono affinché siano predisposte procedure idonee a garanzia della dignità della persona interessata in caso di difficoltà nel rilevamento, assicurando altresì che la decisione riguardo all'eventuale impossibilità di rilevare le impronte digitali sia sempre adottata dal personale debitamente autorizzato della rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro o degli Stati membri. Inoltre, in caso di impossibilità temporanea, il richiedente è soggetto all'obbligo di rilevamento delle impronte digitali al momento della domanda di visto successiva. Il personale consolare ha facoltà di chiedere ulteriori chiarimenti circa i motivi dell'impossibilità temporanea.
L'impossibilità fisica di rilevare le impronte digitali non influisce sulla concessione o il rifiuto del visto.
Lo Stato membro può esentare dall'obbligo di rilevamento degli identificatori biometrici i titolari di passaporti diplomatici, ufficiali o di servizio o di altri passaporti speciali.
In ciascuno di questi casi va inserita nel VIS la menzione "non applicabile".
Fatte salve le disposizioni della parte III, punto 4, per le persone di età inferiore ai 12 anni si utilizzano fotografie scansionate che non richiedono la loro presenza fisica.
L'esenzione dall'obbligo di fornire le impronte digitali per i bambini, e in particolare la fascia di età per la rilevazione delle impronte digitali, sono oggetto di riesame tre anni dopo l'entrata in funzione del VIS. A tal fine la Commissione presenta una relazione concernente in particolare l'esperienza del VIS riguardo al rilevamento e all'utilizzo delle impronte digitali di bambini a partire dal dodicesimo anno di età e una dettagliata valutazione tecnica dell'affidabilità del rilevamento e dell'utilizzo delle impronte digitali di bambini di età inferiore a 12 anni per scopi di identificazione e verifica in una banca dati di vaste dimensioni come il VIS. La relazione è corredata di un'ampia valutazione d'impatto dei limiti di età minimi e massimi per l'obbligo di rilevamento delle impronte digitali, comprendente gli aspetti sociali, ergonomici e finanziari.
La relazione presenta altresì una valutazione analoga riguardo al rilevamento delle impronte digitali di persone anziane. Qualora la relazione evidenzi problemi significativi nel rilevamento delle impronte digitali delle persone al di sopra di una certa età, la Commissione presenta una proposta per imporre un limite massimo di età.
Se del caso, la relazione è corredata di opportune proposte di modifica del presente regolamento.
___________
* I requisiti tecnici sono gli stessi di quelli applicabili ai passaporti rilasciati dagli Stati membri ai loro cittadini a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004 del Consiglio (GU L 385 del 29.12.2004, pag. 1).
** GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31.";║
4)nella parte VII, il punto 1 è sostituito dal seguente testo:"
A Organizzazione del ricevimento e del trattamento della domanda di visto
Ciascuno Stato membro è responsabile dell'organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto.
Per ciascun sito gli Stati membri dotano gli uffici consolari delle attrezzature necessarie per rilevare gli identificatori biometrici ovvero decidono, fatte salve le citate opzioni di rappresentazione, di cooperare con uno o più Stati membri. La cooperazione assume la forma della coubicazione o di un centro comune per l'introduzione delle domande di visto o, qualora queste soluzioni non siano appropriate, di una cooperazione con partner esterni.
a) Se prevale l'opzione della coubicazione, il personale della rappresentanza diplomatica e consolare di uno o più Stati membri tratta le domande rivolte loro e rileva gli identificatori biometrici presso la rappresentanza diplomatica e consolare di un altro Stato membro e condivide le attrezzature di quello Stato membro. Gli Stati membri interessati decidono di comune accordo la durata e le modalità di cessazione di tale opzione, nonché la percentuale di diritti amministrativi dovuta allo Stato membro di cui viene utilizzata la rappresentanza diplomatica e consolare. I richiedenti sono indirizzati verso lo Stato membro competente per il trattamento della domanda di visto.
b) Se prevale l'opzione dei centri comuni per l'introduzione delle domande di visto, il personale della rappresentanza diplomatica e consolare di due o più Stati membri viene riunito nell'edificio di uno Stato membro che gode della tutela diplomatica o consolare in base al diritto internazionale, oppure in un edificio della Commissione di cui lo Stato ospitante riconosce l'inviolabilità, per ricevervi le domande di visto rivolte loro e rilevare gli identificatori biometrici. I richiedenti sono indirizzati verso lo Stato membro competente per il trattamento della domanda di visto. Gli Stati membri decidono di comune accordo la durata e le modalità di cessazione di tale opzione, nonché la ripartizione dei costi tra gli Stati membri partecipanti. Un solo Stato membro è responsabile dei contratti per quanto riguarda la logistica e le relazioni diplomatiche con il paese ospitante.
c) La cooperazione con fornitori esterni di servizi è conforme alle disposizioni del punto 1.B.
1. B Cooperazione con fornitori esterni di servizi
Se, a causa di circostanze particolari o per ragioni legate alle condizioni locali, non è opportuno attrezzare gli uffici consolari per il rilevamento e la raccolta degli identificatori biometrici, né organizzare la coubicazione o un centro comune per l'introduzione delle domande di visto, uno ║o più Stati membri congiuntamente possono║ cooperare con un fornitore esterno di servizi per il ricevimento delle domande di visto (e il rilevamento degli identificatori biometrici). In tal caso, lo o gli Stati membri interessati mantengono la responsabilità del trattamento dei dati e quindi la responsabilità relativa a qualsiasi violazione contrattuale, e in particolare al rispetto delle norme sulla protezione dei dati nel trattamento delle domande di visto. Lo Stato o gli Stati membri provvedono affinché il fornitore esterno di servizi che opera ai sensi della parte VII, punto 1.B.1, lettera b), svolga le proprie attività nei locali di uno Stato membro che godono della tutela diplomatica o consolare in base al diritto internazionale o in locali della Commissione di cui lo Stato ospitante riconosce l'inviolabilità, e assicurano altresì la presenza di personale qualificato e debitamente autorizzato della propria rappresentanza diplomatica o consolare, ai fini di uno stretto controllo delle attività svolte dal fornitore esterno di servizi.
1.B.1 - Tipi di cooperazione con i fornitori esterni di servizi
La cooperazione con i fornitori esterni di servizi assume [la o] le seguenti forme:
a)
il fornitore esterno di servizi funge da centralino dispensando informazioni generali sui requisiti per presentare domanda di visto e si occupa dell'organizzazione degli appuntamenti;
b)
il fornitore esterno di servizi fornisce informazioni generali sui requisiti per presentare domanda di visto, raccoglie le domande, i documenti giustificativi e i dati biometrici dei richiedenti, incassa i diritti corrispondenti alle spese amministrative per il trattamento (come stabilito alla parte VII, punto 4, e all'allegato 12), trasmette le pratiche e i dati completi alla rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro competente per il trattamento della domanda e restituisce il passaporto al richiedente o al rappresentante legale al termine della procedura.
1.B.2 - Obblighi degli Stati membri
A norma della direttiva 95/46/CE, lo Stato o gli Stati membri interessati selezionano un fornitore esterno di servizi in grado di garantire un servizio di elevata qualità e di prendere tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative necessarie per tutelare i dati personali da una distruzione accidentale o illecita, da un'alterazione o perdita accidentale, dall'accesso o divulgazione non autorizzati, in particolare quando il trattamento comporta la trasmissione di dati attraverso una rete e il ricevimento e la trasmissione di pratiche e dati alla rappresentanza consolare, e da qualsiasi altra forma illecita di trattamento.
Nel selezionare i fornitori esterni di servizi, le rappresentanze diplomatiche o consolari degli Stati membri verificano la solvibilità e l'affidabilità dell'impresa (comprese le licenze necessarie, l'iscrizione al registro delle imprese, lo statuto e i contratti bancari) e si assicura che non intervengano conflitti di interesse.
Le rappresentanze diplomatiche o consolari degli Stati membri assicurano che l'impresa selezionata offra le pertinenti competenze professionali in materia di assicurazione delle informazioni e di sicurezza dei dati. È opportuno che gli Stati membri seguano le migliori prassi nell'aggiudicazione degli appalti di servizi esterni di supporto alle procedure di visto.
I fornitori esterni di servizi non hanno in alcun caso accesso al ║VIS ║. L'accesso al VIS è riservato esclusivamente al personale debitamente autorizzato delle rappresentanze diplomatiche e consolari ed esclusivamente ai fini previsti dal regolamento VIS.
Lo Stato o gli Stati membri interessati concludono un contratto scritto con il fornitore esterno di servizi in conformità con l'articolo 17 della direttiva 95/46/CE. Prima di concludere il contratto, la rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro interessato motiva la necessità del contratto, adducendo ragioni in conformità della parte VII, punto 1.B, alle rappresentanze diplomatiche e consolari degli altri Stati membri e alla delegazione della Commissione, nell'ambito della cooperazione consolare locale.
Oltre agli obblighi di cui all'articolo 17 della direttiva 95/46/CE, il contratto contiene disposizioni che:
a)
definiscono le esatte responsabilità del fornitore di servizi;
b)
impongono al fornitore di servizi di attenersi alle istruzioni degli Stati membri responsabili e di trattare i dati ai soli fini del trattamento dei dati personali contenuti nelle domande di visto per conto degli Stati membri responsabili in conformità della direttiva 95/46/CE;
c)
esigono dal fornitore di servizi che comunichi ai richiedenti il visto le informazioni richieste a norma dell'articolo 37 del regolamento VIS;
d)
esigono dal fornitore di servizi la garanzia che il suo personale abbia ricevuto un'adeguata formazione e si attenga alle norme di cui alla parte III, punto 1;
e)
esigono dal fornitore di servizi che adotti opportune misure anticorruzione;
f)
impongono al fornitore di servizi di comunicare senza indugio allo Stato membro competente ogni violazione della sicurezza o qualsiasi altro problema;
g)
impongono al fornitore di servizi di registrare qualsiasi reclamo o notifica da parte dei richiedenti in merito ad un uso illecito dei dati o a un accesso non autorizzato. Il fornitore esterno di servizi informa senza indugio la rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro competente e si coordina con loro per trovare una soluzione. I reclami sono trattati in modo tale da garantire che ai richiedenti il visto siano fornite prontamente risposte esplicative;
h)
consentono al personale consolare di accedere in qualsiasi momento ai locali del fornitore di servizi;
i)
impongono al fornitore di servizi e al suo personale di rispettare gli obblighi di riservatezza, che sussistono anche quando il personale non è più alle dipendenze del fornitore esterno di servizi o dopo la sospensione o risoluzione del contratto;
j)
garantiscono l'osservanza delle norme sulla protezione dei dati, prevedendo obblighi di rendicontazione, verifiche esterne e ispezioni periodiche in loco, inter alia da parte dei garanti nazionali della protezione dei dati, e assicurano altresì la predisposizione di meccanismi per la ripartizione delle responsabilità dei contraenti in caso di violazione della normativa sulla privacy, incluso l'obbligo di risarcimento a favore dei soggetti che abbiano subito un danno imputabile a un atto o a un'omissione del fornitore di servizi;
k)
impongono al fornitore di servizi di trasmettere senza indugio la pratica completata alla rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro competente per il trattamento della domanda, e di astenersi dal copiare, memorizzare o conservare altrimenti i dati raccolti dopo la trasmissione;
l)
impongono al fornitore di servizi di impedire la lettura, la copia, la modifica o la cancellazione non autorizzate dei dati relativi ai visti durante la loro trasmissione alla rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro competente per il trattamento della domanda, segnatamente mediante il ricorso ad opportune tecniche di criptaggio;
m)
contemplano una clausola di sospensione e di risoluzione;
n)
contemplano una clausola di revisione al fine di garantire che i contratti riflettano le migliori prassi correnti;
o)
stabiliscono regole di condotta per il personale incaricato del trattamento delle domande di visto e della raccolta dei dati biometrici nel massimo rispetto della dignità umana. Qualsiasi misura adottata nell'esercizio di tali funzioni é proporzionata ai suoi obiettivi. Nel trattare la domanda il personale evita qualsiasi discriminazione tra le persone fondata sul sesso, la razza o l'origine etnica, la religione o le convinzioni personali, la disabilità, l'età o l'orientamento sessuale.
È stabilito un contratto tipo nell'ambito della cooperazione consolare locale.
Gli Stati membri provvedono affinché sia ridotta al minimo l'interruzione del servizio per i richiedenti il visto in caso di improvvisa cessazione della fornitura dei servizi previsti dal contratto da parte del fornitore esterno di servizi.
Lo Stato o gli Stati membri interessati cooperano strettamente con il fornitore esterno di servizi e controllano attentamente l'esecuzione del contratto verificando in particolare:
a)
le informazioni generali fornite ai richiedenti il visto;
b)
le misure di sicurezza tecniche e organizzative e le misure tecniche e organizzative per tutelare i dati personali da una distruzione accidentale o illecita, da un'alterazione o perdita accidentale, dall'accesso o divulgazione non autorizzati, in particolare quando il trattamento comporta la trasmissione di dati attraverso una rete, e da qualsiasi altra forma illecita di trattamento, così come il ricevimento e la trasmissione di pratiche e dati alla rappresentanza diplomatica o consolare ║;
c)
il rilevamento e la trasmissione degli identificatori biometrici;
d)
le misure prese per assicurare l'osservanza delle norme sulla protezione e sulla sicurezza dei dati nonché le misure anticorruzione.
I diritti pagati dal richiedente non superano i diritti di cui all'allegato 12, a prescindere dal fatto che gli Stati membri cooperino o meno con fornitori esterni di servizi.
Gli Stati membri provvedono affinché sia predisposta una procedura che consenta di identificare il fornitore esterno di servizi che tratta una determinata domanda di visto.
Il personale consolare dello Stato o degli Stati membri interessati assicura la formazione del fornitore di servizi nei settori necessari per fornire servizi adeguati e informazioni sufficienti ai richiedenti il visto.
1.B. 3 - Informazioni
Gli Stati membri e le loro rappresentanze diplomatiche o consolari forniscono al pubblico tutte le informazioni pertinenti in relazione a una domanda di visto, compresi:
a)
i criteri, le condizioni e le procedure per presentare una domanda di visto;
b)
le modalità per ottenere un appuntamento, ove applicabile;
c)
dove presentare la domanda (alla rappresentanza diplomatica o consolare competente, a un centro comune per l'introduzione delle domande di visto o a un fornitore esterno di servizi).
Tali informazioni al pubblico sono disponibili anche su un sito internet comune per i visti Schengen.
Detto sito è istituito allo scopo di contribuire ulteriormente all'applicazione della politica comune in materia di visti e alla gestione della procedura per i visti.
1.B.4- Campagna d'informazione
Poco prima dell'entrata in funzione del VIS in un paese terzo, le rappresentanze diplomatiche o consolari degli Stati membri e la delegazione della Commissione avviano una campagna d'informazione destinata a illustrare al pubblico gli obiettivi perseguiti, i dati conservati nel VIS e le autorità che vi hanno accesso, nonché i diritti dei richiedenti il visto. Tali campagne informative sono effettuate periodicamente.
1.C. - Mantenimento di un accesso diretto dei richiedenti alle rappresentanze diplomatiche e consolari degli Stati membri
Indipendentemente dal tipo di cooperazione scelto, gli Stati membri possono decidere di mantenere la possibilità per i richiedenti il visto di accedere direttamente ai locali delle loro rappresentanze diplomatiche o consolari per presentare domanda. Nell'eventualità che cessi d'improvviso la cooperazione con altri Stati membri o con un fornitore esterno di servizi, gli Stati membri assicurano la continuità del ricevimento e del trattamento delle domande di visto.
1.D.- Decisione e pubblicazione
Gli Stati membri comunicano alla Commissione le modalità con cui intendono organizzare il ricevimento e il trattamento delle domande di visto in ciascuna rappresentanza consolare. La Commissione ne dà adeguata pubblicità sul sito internet comune per i visti Schengen.
Gli Stati membri trasmettono alla Commissione copia dei contratti conclusi.
1.E.- Responsabilità generali
1.E.1- Documenti
Qualsiasi documento, dato o identificatore biometrico che uno Stato membro, o un altro soggetto per conto di uno Stato membro, riceve nell'ambito di una domanda di visto è considerato un "documento consolare" ai sensi della Convenzione di Vienna sulle relazioni consolari ed è trattato in modo appropriato.
1.E.2- Formazione
Prima di essere autorizzato a rilevare identificatori biometrici, il personale della rappresentanza diplomatica o consolare segue un'idonea formazione, onde garantire che tale rilevamento abbia luogo senza problemi e con professionalità.
1.E.3- Responsabilità
Qualsiasi persona o Stato membro che abbia subito un danno in seguito ad un'operazione illegale di trattamento di dati o ad un atto che violi il presente regolamento ha diritto a un indennizzo per il danno subito da parte dello Stato membro responsabile. Quest'ultimo è esonerato, in tutto o in parte, da tale responsabilità se prova che l'evento dannoso non gli è imputabile.
Le azioni proposte contro uno Stato membro per il risarcimento dei danni di cui al precedente comma sono disciplinate dalle disposizioni nazionali dello Stato membro convenuto.
1.E.4- Sanzioni
Gli Stati membri adottano le misure necessarie a garantire che ogni violazione del presente regolamento, in particolare ogni abuso di dati presentati per una domanda di visto, sia passibile di sanzioni, anche a carattere amministrativo e/o penale in conformità della legislazione nazionale, che siano efficaci, proporzionate e dissuasive.
"
5) Nella parte VIII, il punto 5.2 è modificato come segue:
a)
il titolo è sostituito dal seguente:" 5.2. Cooperazione delle rappresentanze diplomatiche e consolari degli Stati membri con intermediari commerciali"
b)
tra il titolo e il punto 5.2 a) è inserita la seguente frase:" Per domande ripetute ai sensi della parte III, punto 1.2, gli Stati membri possono consentire alle proprie rappresentanze diplomatiche o consolari di cooperare con intermediari commerciali (vale a dire agenzie amministrative, agenzie di trasporto o di viaggio (operatori turistici e loro rivenditori))."
Articolo 2
Tre anni dopo l'entrata in funzione del VIS, e in seguito ogni quattro anni, la Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sull'attuazione del presente regolamento, che include l'attuazione del rilevamento degli identificatori biometrici, l'adeguatezza della norma ICAO scelta, il rispetto delle norme sulla protezione dei dati, l'esperienza con fornitori esterni di servizi, con specifico riferimento alla raccolta di dati biometrici, il principio della "prima domanda" e l'organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto. La relazione include altresì, in base all'articolo 17, punti 12, 13 e 14, e all'articolo 50, paragrafo 4, del regolamento VIS, i casi in cui, per ragioni di fatto, le impronte digitali non hanno potuto essere fornite o in cui, per motivi giuridici, la loro presentazione non è stata richiesta, confrontati col numero di casi in cui le impronte sono rilevate. La relazione riporta informazioni sui casi in cui è stato rifiutato il visto a una persona impossibilitata per ragioni di fatto a fornire le impronte digitali.
La relazione è accompagnata, se del caso, da opportune proposte di modifica del presente regolamento.
Articolo 3
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.