Il Parlamento europeo,

–  visti i conti annuali definitivi dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2013,

–  vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2013, corredata delle risposte dell'Ufficio(1),

–  vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle operazioni sottostanti(2) presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2013, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  vista la raccomandazione del Consiglio del 17 febbraio 2015 sullo scarico da dare all'Ufficio per l'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2013 (05304/2015 – C8-0054/2015),

–  visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(3),

–  visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(4), in particolare l'articolo 208,

–  visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo(5), in particolare l'articolo 35,

–  visto il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(6),

–  visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio(7), in particolare l'articolo 108,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato V del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8‑0085/2015),

1.  concede il discarico al direttore esecutivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio per l'esercizio 2013;

2.  esprime le sue osservazioni nella risoluzione in appresso;

3.  incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione e la risoluzione che ne costituisce parte integrante, al direttore esecutivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla loro pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

(1) GU C 442 del 10.12.2014, pag. 102. (2) GU C 442 del 10.12.2014, pag. 102. (3) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1. (4) GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1. (5) GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11. (6) GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72. (7) GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

Il Parlamento europeo,

–  visti i conti annuali definitivi dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2013,

–  vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2013, corredata delle risposte dell'Ufficio(1),

–  vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle operazioni sottostanti(2) presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2013, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  vista la raccomandazione del Consiglio del 17 febbraio 2015 sullo scarico da dare all'Ufficio per l'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2013 (05304/2015 – C8-0054/2015),

–  visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(3),

–  visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(4), in particolare l'articolo 208,

–  visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo(5), in particolare l'articolo 35,

–  visto il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(6),

–  visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio(7), in particolare l'articolo 108,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato V del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8‑0085/2015),

1.  prende atto dei conti annuali definitivi dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo quali figuranti in allegato alla relazione della Corte dei conti;

2.  approva la chiusura dei conti dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2013;

3.  incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione al direttore esecutivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

(1) GU C 442 del 10.12.2014, pag. 102. (2) GU C 442 del 10.12.2014, pag. 102. (3) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1. (4) GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1. (5) GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11. (6) GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72. (7) GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

Il Parlamento europeo,

–  vista la sua decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2013,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato V del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8‑0085/2015),

A.  considerando che, secondo i suoi stati finanziari, il bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo ("l'Ufficio") per l'esercizio 2013 ammontava a 10 500 000 EUR; che l'intera dotazione dell'Ufficio proviene dal bilancio dell'Unione,

B.  considerando che la Corte dei conti, nella sua relazione sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2013 ("la relazione della Corte") ha dichiarato di aver ottenuto ragionevoli garanzie in merito all'affidabilità dei conti annuali dell'Ufficio nonché alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti;

Seguito dato al discarico 2012

1.  rileva che, a quanto risulta dalla relazione della Corte, delle 12 osservazioni da essa formulate nella sua relazione per il 2012, due risultano ora "completate", una "in corso", otto "non applicabili" e una "in sospeso";

2.  riconosce che l'Ufficio ha effettuato un inventario fisico concluso alla fine del 2013;

3.  riconosce all'Ufficio che le informazioni sull'impatto delle sue attività sui cittadini dell'Unione sono disponibili sul suo sito web grazie alla pubblicazione annuale di documenti, tra cui comunicati stampa, bollettini mensili o risposte dirette a richieste di cittadini dell'Unione;

Osservazioni sull’affidabilità dei conti

4.  rileva con preoccupazione che, secondo la relazione della Corte, la documentazione giustificativa relativa ad una spesa di 40 000 EUR relativa a spese e indennità per il personale entrato in servizio nel 2013 non è stata resa disponibile nel corso dell’audit; riconosce, sulla base delle informazioni fornite dall'Ufficio, che tali spese costituiscono una stima, in attesa della conferma di tutte le indennità cui ha diritto il personale;

Osservazioni sulla legittimità e regolarità delle operazioni

5.  rileva, sulla base delle informazioni fornite dall'Ufficio, che il sistema contabile è stato efficacemente convalidato dal suo contabile;

Gestione finanziaria e di bilancio

6.  osserva che gli sforzi in materia di controllo di bilancio intrapresi durante l'esercizio 2013 hanno avuto come risultato un tasso di esecuzione del bilancio pari all'87,34 % e che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento è stato pari all'87,18%; sottolinea che l'Ufficio ha sensibilmente migliorato il proprio tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento rispetto all'esercizio precedente;

Impegni e riporti

7.  rileva con preoccupazione che, secondo la relazione della Corte, il fabbisogno di bilancio è stato sovrastimato del 13% e che gli stanziamenti impegnati riportati sono stati pari al 24% del totale degli stanziamenti impegnati, 13% dei quali non era coperto da un impegno giuridico;

8.  rileva che i riporti di stanziamenti impegnati si riferiscono per lo più a linee di bilancio dei titoli II e III e sono destinati principalmente a fatture non ancora ricevute o pagate a fine anno o ai casi in cui i servizi in questione non sono stati forniti;

9.  prende atto delle misure adottate dall'Ufficio per ridurre e salvaguardare il livello degli stanziamenti d'impegno riportati, come le relazioni mensili sull'esecuzione del bilancio, la revisione semestrale del bilancio annuale e l'adozione del suo nuovo regolamento finanziario;

10.  rileva che esiste ancora notevole margine di miglioramento nella pianificazione di bilancio, anche se sono stati compiuti significativi miglioramenti rispetto all'esercizio 2012, durante il quale l'Ufficio ha ottenuto la propria autonomia finanziaria; invita l'Ufficio a migliorare ulteriormente in futuro i propri sforzi di monitoraggio del bilancio;

Procedure di appalto e di assunzione

11.  rileva con preoccupazione che le procedure di assunzione evidenziano una mancanza di trasparenza; concorda con l'osservazione della Corte secondo la quale la formulazione delle domande per i colloqui e le prove scritte dopo l'esame delle candidature aumentano il rischio che tali domande siano influenzate dalle singole candidature; rileva inoltre che è stata osservata una discrepanza in una procedura di assunzione tra un criterio di ammissibilità indicato nell'avviso di posto vacante e il corrispondente criterio di selezione; invita l'Ufficio a informare l'autorità di discarico in merito alle misure adottate per prevenire analoghe situazioni in futuro;

Prevenzione e gestione dei conflitti d'interessi e trasparenza

12.  riconosce, in base alle informazioni dell'Ufficio, che esso ha ottemperato alle osservazioni della Corte e ha modificato la dichiarazione di conflitto di interessi per i comitati di selezione, al fine di includere un rapporto professionale come potenziale conflitto di interessi;

13.  riconosce, sulla base delle informazioni dell'Ufficio, che è stata siglata nel 2013 una strategia in materia di prevenzione e gestione dei conflitti d'interessi e che il suo consiglio di amministrazione la ha approvata ; rileva inoltre che i membri del consiglio di amministrazione e il direttore esecutivo hanno firmato moduli di conflitto d'interessi conformi a detta strategia; invita l'Ufficio a rendere pubblici la propria strategia in materia di conflitti d'interessi e i rispettivi moduli firmati dai membri del Consiglio di amministrazione e dal direttore esecutivo;

Controlli interni

14.  rileva con preoccupazione che, di tutti i pagamenti effettuati, il 18 % risulta essere stato effettuato oltre i termini ultimi fissati dal regolamento finanziario dell'Ufficio; rileva, dalle informazioni dell'Ufficio che, sebbene il loro numero sia diminuito entro il primo semestre 2013, si sono nuovamente verificati pagamenti in ritardo nel corso dell'ultimo trimestre del 2013, a causa di un notevole aumento del carico di lavoro di fine anno; accoglie con favore le nuove procedure messe in atto da parte dell'Ufficio al fine di diminuire il tasso di pagamenti in ritardo; invita l'Ufficio a porre rimedio a questo problema in via d'urgenza e ad informare l'autorità di discarico in merito agli effetti delle misure adottate;

15.  riconosce, sulla base delle informazioni dell'Ufficio, che nel 2013 il servizio di audit interno della Commissione (IAS) ha effettuato una limitata revisione dell'attuazione di 16 standard di controllo interno (SCI) adottati dal consiglio di amministrazione dell'Ufficio; rileva che, in base ai risultati di tale analisi e alla luce dello stato attuale del controllo interno sulle attività operative e le funzioni di supporto amministrativo dell'Ufficio, l'IAS ha formulato 18 raccomandazioni, sei classificate come "molto importanti" e 12 come "importanti";

16.  rileva che l'Ufficio ha effettuato un'autovalutazione per quanto riguarda lo stato di attuazione degli SCI nel marzo 2013, dimostrando la sua determinazione a comprendere e creare un valido ambiente di controllo interno;

17.  stabilisce, sulla base della relazione della Corte, che sei dei 16 SCI non sono stati pienamente attuati; riconosce che la loro attuazione è in corso e invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito a propri risultati;

o
o   o

18.  rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione sul discarico, alla sua risoluzione del 29 aprile 2015(1) sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.

(1) Testi approvati in tale data, P8_TA(2015)0130.