Het Europees Parlement,

–  gezien de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2014(1),

–  gezien de geconsolideerde jaarrekening van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2014 (COM(2015)0377 – C8-0205/2015)(2),

–  gezien het jaarverslag van de Rekenkamer over de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 2014, vergezeld van de antwoorden van de instellingen(3),

–  gezien de verklaring van de Rekenkamer voor het begrotingsjaar 2014 waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd(4), overeenkomstig artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien artikel 314, lid 10, en de artikelen 317, 318 en 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

–  gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002(5), en met name de artikelen 55, 99, 164, 165 en 166,

–  gezien artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement,

–  gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A8-0132/2016),

1.  verleent de secretaris-generaal van het Comité van de Regio's kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Comité van de Regio's voor het begrotingsjaar 2014;

2.  formuleert zijn opmerkingen in bijgaande resolutie;

3.  verzoekt zijn Voorzitter dit besluit en de resolutie die daarvan een integrerend deel uitmaakt, te doen toekomen aan het Comité van de Regio's, de Europese Raad, de Raad, de Commissie, de Rekenkamer, de Europese Ombudsman, de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming en de Europese Dienst voor extern optreden, en te zorgen voor publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (serie L).

(1) PB L 51 van 20.2.2014. (2) PB C 377 van 13.11.2015, blz. 1. (3) PB C 373 van 10.11.2015, blz. 1. (4) PB C 377 van 13.11.2015, blz. 146. (5) PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1.

Het Europees Parlement,

–  gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2014, afdeling VII – Comité van de Regio's,

–  gezien artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement,

–  gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A8-0132/2016),

1.  stelt vast dat de Rekenkamer in haar jaarverslag 2014 opmerkt dat er geen significante tekortkomingen zijn vastgesteld met betrekking tot de gecontroleerde aspecten in verband met personeelsbeheer en aanbestedingen bij het Comité van de Regio's (hierna het "Comité");

2.  merkt op dat de Rekenkamer op basis van haar controlewerkzaamheden heeft geconcludeerd dat de betalingen als geheel over het per 31 december 2014 afgesloten jaar met betrekking tot de administratieve en andere uitgaven van de instellingen en organen geen materiële fouten vertonen;

Financieel en begrotingsbeheer

3.  stelt vast dat het Comité in 2014 beschikte over een goedgekeurde begroting van 87 600 000 EUR (87 373 000 EUR in 2013), waarvan 86 300 000 EUR aan vastleggingskredieten, met een benuttingspercentage van 98,5 %; is verheugd over de toename van het benuttingspercentage in 2014;

4.  merkt op dat doelstelling 4 van het directoraat Administratie en Financiën – "omstandigheden voor een doeltreffende interne controle garanderen en toezicht houden op de toepassing van de financiële regelingen" – niet werd behaald voor twee van de drie impactindicatoren: het rendement voor correctie van juridische of begrotingsverplichtingen of -betalingen was lager dan de streefwaarde van 4 %, en het aantal financiële uitzonderingen is in 2014 met 6 % gestegen in plaats van met 3 % gedaald;

5.  is bezorgd over de toename van het aantal uitzonderingsverslagen: 87 financiële uitzonderingen en drie administratieve uitzonderingen; benadrukt dat de drie administratieve uitzonderingen verband hielden met niet-naleving van interne procedures; merkt op dat er in 2014 sprake was van vier afwijkingen (in 2013 was dit er één) op het gebied van regels voor het plaatsen van opdrachten en/of het beheer van contracten en dat de meeste afwijkingsverslagen (58 van de 81) verband hielden met de afwezigheid of ontoereikendheid van juridische verbintenissen; vraagt om gedetailleerde informatie over hoe deze afwijkingen ontstaan zijn en de bedragen die ermee gemoeid zijn; verzoekt dat er uiterlijk eind juni 2016 een volledig verslag wordt opgesteld over corrigerende maatregelen om dergelijke situaties te voorkomen;

6.  merkt op dat er in het begrotingsjaar 2014 13 overschrijvingen tussen begrotingslijnen plaatsvonden; is van mening dat de overschrijvingen die verband hielden met de communicatiebegroting van de fracties en drukwerk in het Publicatieblad van de Europese Unie hadden kunnen worden voorzien in de aanvankelijk goedgekeurde begroting;

Besparingen en administratieve uitgaven

7.  benadrukt dat de begroting van het Comité louter administratief is, waarbij het grootste deel gebruikt wordt voor uitgaven met betrekking tot het personeel dat voor de instelling werkzaam is en de rest voor gebouwen, meubilair, uitrusting en diverse werkingskosten;

8.  merkt niettemin op dat in 2014 aan vergoedingen voor reizen en vergaderingen voor leden en plaatsvervangers van het Comité een totaalbedrag van 8 277 556 EUR werd uitgegeven, plus 409 100 EUR aan dienstreizen en reiskosten van personeel; is van mening dat het aantal dienstreizen (787) buitensporig hoog is, evenals de kosten die gemoeid zijn met vergoedingen voor reizen en vergaderingen van leden; is van mening dat de dienstreizen die leden maken, duidelijk moeten worden toegelicht in het jaarlijkse activiteitenverslag, met een gedetailleerd overzicht van de uitgaven en een kosten-batenanalyse; benadrukt dat de verwijzing naar de dienstreizen van de leden vaag en onnauwkeurig is en geen duidelijke cijfers geeft; spoort het Comité aan altijd gegevens over de dienstreizen van de leden op te nemen in zijn jaarlijkse activiteitenverslag;

9.  is van mening dat het totaalbedrag van 9 594 089 EUR dat het Comité in 2014 heeft uitgegeven aan huurcontracten (externe verhuurders) te hoog is; herinnert eraan dat het nettobedrag dat door het Comité wordt uitgegeven, zelfs na aftrek van de bijdrage van het Europees Economisch en Sociaal Comité ("EESC") van 1 181 382 EUR, hoger blijft dan het boekhoudkundige aandeel van deze huurbetalingen, waarbij het verschil wordt geregistreerd als vastgoedkosten (852 464 EUR); benadrukt dat de meeste geldelijke verplichtingen van het Comité het resultaat zijn van verrichtingen in het kader van de huur van gebouwen (95,6 % in 2014) en dat de financiële huurschuld aan het eind van 2014 65 051 695 EUR bedroeg; verzoekt het Comité om samen met het Parlement en de Commissie naar oplossingen te zoeken, bijvoorbeeld het intensief delen van gebouwen, vergaderzalen en conferentiezalen, om de kosten terug te dringen;

10.  eist dat het vastgoedbeleid van het Comité bij zijn jaarlijkse activiteitenverslag wordt gevoegd, met name omdat het zo belangrijk is dat de kosten van een dergelijk beleid duidelijk beargumenteerd en niet excessief zijn;

11.  merkt de besparingen op het gebied van tolkendiensten op; betreurt dat er in het jaarlijkse activiteitenverslag van het Comité geen uitgebreide informatie is verstrekt over de benuttings- en annuleringspercentages van tolkendiensten; eist dat deze gegevens worden opgenomen in het jaarlijkse activiteitenverslag van het Comité over 2015;

12.  merkt verheugd op dat het Comité informatie over niet-gebruikte tolkendiensten in het jaarlijkse activiteitenverslag van 2013 heeft opgenomen; acht het positief dat het percentage niet-gebruikte tolkendiensten gedaald is van 3,23 % in 2012 tot 2,51 % in 2013 en is van mening dat dit nog verder kan worden verbeterd; roept het Comité op zijn bijeenkomsten beter te plannen;

13.  merkt op dat het Comité meer gebruikmaakt van videoconferenties; betreurt echter de trage invoering van draagbare voorzieningen voor videoconferenties en wenst in het jaarlijks activiteitenverslag van het Comité over 2015 te worden geïnformeerd over de ontwikkelingen op dit gebied; merkt op dat, volgens het Comité, de videoconferentie-apparatuur werd gebruikt in de vergaderingen waar geen vertolking nodig is; spoort het Comité aan doeltreffend gebruik te maken van taalonderricht om ervoor te zorgen dat minder vertolking nodig is en dat het Comité dus efficiënter en doelmatiger werkt; roept het Comité op om de kwijtingsautoriteit uiterlijk eind juni 2016 op de hoogte te brengen van de vorderingen op dit gebied;

14.  spoort aan veel gebruik te maken van videoconferenties en vergelijkbare hulpmiddelen om de kosten aanzienlijk terug te dringen; ziet niet in hoe een zo hoog aantal dienstreizen naar Griekenland en Italië (respectievelijk 77 en 125) zich vertaalt in toegevoegde waarde voor de burgers van deze landen of andere burgers van de Unie;

Samenwerking en akkoorden

15.  is verheugd over de vaststelling van het Handvest voor multilevel governance in Europa in 2014, waarbij wordt ingezet op de ontwikkeling van nieuwe vormen van dialoog en partnerschap tussen alle overheidsinstanties in de Unie om overheidsbeleid en de openbare uitgaven te optimaliseren en de politieke resultaten te verbeteren; wenst op de hoogte te worden gebracht van de desbetreffende strategie en resultaten van het project;

16.  merkt op dat er op 5 februari 2014 een samenwerkingsovereenkomst ondertekend is tussen het Parlement, het Comité en het EESC, met als doel politieke samenwerking tot stand te brengen; neemt kennis van het feit dat er ook een bijlage over administratieve samenwerking is goedgekeurd;

17.  is van mening dat er nog steeds ruimte is voor verbetering wat betreft de samenwerking tussen het Parlement en het Comité op basis van de samenwerkingsovereenkomst, met name op politiek gebied; verzoekt beide instellingen na te gaan of er verdere synergieën mogelijk zijn om de productiviteit in de domeinen die onder de samenwerkingsovereenkomst vallen te verhogen, en wenst op de hoogte te worden gehouden van de ontwikkelingen op dit gebied; dringt aan op concrete en gedetailleerde bepalingen inzake het functioneren van de diensten die het Parlement, het Comité en het EESC delen;

18.  wenst dat er onder de leden van het Comité een tevredenheidsonderzoek wordt gehouden met betrekking tot de dienstverlening van de EPRS (Onderzoeksdienst van het Europees Parlement); verzoekt doorlopend op de hoogte te worden gehouden van de ontwikkelingen met betrekking tot de samenwerkingsovereenkomst;

19.  wenst dat in de tussentijdse evaluatie een gedetailleerde beoordeling per instelling wordt opgenomen van de begrotingsbesparingen en/of -stijgingen als gevolg van de samenwerkingsovereenkomst;

20.  neemt er nota van dat het Comité en het EESC in 2014 in het kader van de samenwerkingsovereenkomst een positieve begrotingsbalans hadden; neemt met bezorgdheid kennis van het feit dat er 24 ambtenaren van het comité en 36 van het EESC, die allen tot de vertaaldienst behoorden en in de meeste gevallen heel dicht bij hun pensioen stonden, in het kader van deze overeenkomst zijn overgeplaatst, wat een aanzienlijke besparing op de personeelsposten (salarissen en pensioenen) van beide instellingen betekent, maar ook een forse verhoging van de kosten van het Parlement, zowel op korte termijn (salarissen) als op lange termijn (pensioenen);

21.  neemt er nota van dat er in 2015 een nieuwe administratieve bilaterale samenwerkingsovereenkomst tussen het Comité en het EESC is ondertekend; wenst in de context van de tussentijdse evaluatie te worden geïnformeerd over die bilaterale samenwerking;

22.  neemt kennis van de samenwerking tussen het Comité en de Commissie begrotingscontrole van het Parlement, in het bijzonder voor wat de kwijtingsprocedure betreft;

Personeelsbeheer

23.  betreurt dat doelstelling 2 van het directoraat Vertaling – "de werkmethoden verbeteren en het beheer van menselijk kapitaal en financiële middelen optimaliseren" – niet werd gehaald; is bezorgd over de geringe uitvoeringsgraad voor begrotingslijn 1420 (uitbesteding van en hulpmiddelen voor vertaling); merkt in het bijzonder op dat de uitvoeringsgraad van de begroting voor een aantal van de lijnen voor vertaling ruim onder het gemiddelde van de afgelopen jaren lag;

24.  erkent het resultaat dat geboekt is door het interinstitutioneel comité voor vertaling en vertolking bij het vaststellen van een geharmoniseerde methodologie waarmee de vertaalkosten van alle instellingen direct kunnen worden vergeleken; is verheugd over het feit dat het Comité gegevens verstrekt in overeenstemming met deze methodologie;

25.  merkt op dat er binnen het Comité nog steeds een tekort is aan vrouwen in leidinggevende functies; roept op tot de opstelling van een plan voor gelijke kansen voor managementfuncties, om deze wanverhouding zo snel mogelijk te corrigeren;

26.  betreurt dat minder dan 35 % van de leidinggevende posten door vrouwen wordt bekleed, terwijl meer dan 60 % van het personeel vrouw is; benadrukt daarom dat slechts 28 % van de hogere leidinggevende posten door vrouwen worden bekleed; verzoekt het Comité deze onevenwichtige situatie recht te trekken;

Aanbestedingen en het beheer van contracten

27.  benadrukt dat de controlecommissie een analyse heeft uitgevoerd van de huidige aanbestedingspraktijken van het Comité en aanbevelingen heeft gedaan die verband hielden met de verbetering van de financiële circuits, vergezeld van 15 maatregelen om de controlesystemen te verbeteren; wenst uiterlijk eind juni 2016 gedetailleerde informatie te ontvangen over de kwaliteitswaarborgingsgroep voor aanbestedingen en de doelmatigheid ervan, alsmede een beschrijving van de aanbevelingen van de controlecommissie en de follow-up op dit gebied;

28.  betreurt dat het aantal afwijkingen op het gebied van regels voor het plaatsen van opdrachten en/of het beheer van contracten is toegenomen van 1 in 2013 tot 4 in 2014; neemt ter kennis dat één afwijking te wijten is aan een procedurefout in een procedure waarbij het Comité met het Parlement samenwerkte in het kader van de continuïteit van de IT-diensten; verzoekt het Comité de nodige maatregelen te nemen om te voorkomen dat dergelijke situaties zich opnieuw voordoen; vraagt het Comité onmiddellijk aandacht te besteden aan de lopende kwesties van alle uitzonderingsverslagen als gevolg van de niet-conformiteit met de bepalingen van het Financieel Reglement of de interne procedureregels; merkt echter op dat het aantal uitzonderingen slechts 0,4 % van de betrokken verrichtingen bedraagt;

Interne controle

29.  merkt op dat de controlecommissie, die in 2013 opgericht is, in 2014 tweemaal bijeenkwam; is bezorgd over de resultaten van de follow-up van de controle inzake de resultaten van IT-projecten; is van mening dat het resultaat van IT-projecten en -toepassingen een duidelijk geïdentificeerd zwak punt is en dat er hiervoor weinig tot geen maatregelen genomen zijn; betreurt ten zeerste dat slechts één van de 15 aanbevelingen van de controleautoriteit is afgesloten; wenst uiterlijk eind juni 2016 een analyse te ontvangen van de impact van deze IT-projecten en hun toegevoegde waarde voor de burgers van de Unie;

30.  merkt met voldoening op dat van de 18 aanbevelingen die gedaan zijn door de auditors inzake de resultaten van externe, schriftelijke communicatie, er 16 zijn afgesloten en dat het gevaar van gebrekkige doelmatigheid en doeltreffendheid als gevolg van de nog niet opgevolgde aanbevelingen volgens het tweede follow-upverslag gering wordt geacht;

31.  merkt op dat de secretaris-generaal in 2015 de controle inzake de toereikendheid van het systeem voor definiëring van wettelijke rechten heeft goedgekeurd en verzoekt om aanvullende informatie inzake de 19 aanbevelingen over procedures voor herziening en subdelegatie, de verbetering van risicoanalyses in samenhang met verificatieresultaten, de definiëring of herziening van procedures en checklists, de toepassing van het opleidingsbeleid, en publicatie van de besluiten over benoemingen, overplaatsingen en status; spoort het Comité aan uiterlijk eind juni 2016 een actieplan op te stellen dat is ontworpen door de gecontroleerde dienst, met deadlines voor de uitvoering van de noodzakelijke corrigerende maatregelen;

Regels met betrekking tot klokkenluiders, belangenconflicten of "draaideur"-situaties

32.  is verheugd dat het Comité een besluit heeft aangenomen waarin regels worden vastgesteld voor klokkenluiders(1), dat op 1 januari 2016 in werking is getreden; is evenwel van mening dat de vaststelling van deze regels te lang op zich heeft laten wachten; roept het Comité op die regels te publiceren en de kwijtingsautoriteit in haar jaarlijks activiteitenverslag op de hoogte te brengen van de vorderingen bij de tenuitvoerlegging; is niettemin verheugd over de nauwe samenwerking tussen het Comité van de Regio's en het Europees Economisch en Sociaal Comité bij de formulering van hun interne regels inzake klokkenluiders, aangezien zij sommige diensten en personeelsleden gemeen hebben; is tevens ingenomen met het feit dat deze regels met terugwerkende kracht worden toegepast;

33.  vindt het onaanvaardbaar dat het Comité al sinds 2003 een klokkenluiderszaak in behandeling heeft en dat het, ondanks de arresten van het Gerecht voor ambtenarenzaken van 2013(2) en 2014(3) en de kwijtingsresolutie van het Parlement van 29 april 2015(4), nog niet aan de eisen heeft voldaan, de vordering van de eiser nog niet als legitiem heeft erkend en de zaak nog niet heeft afgesloten; spoort het Comité aan alle nodige stappen te nemen om deze situatie onmiddellijk op te lossen en openbaar toe te geven dat de bevindingen van de klokkenluider correct waren, zoals verklaard door het Europees Bureau voor fraudebestrijding en andere organen van de Unie; roept het Comité op om het Parlement uiterlijk eind juni 2016 op de hoogte te brengen van de vorderingen met betrekking tot de klokkenluiderszaak;

34.  erkent dat er, volgens het Comité, geen sprake is geweest van situaties van belangenconflicten tijdens het begrotingsjaar 2014; spoort het Comité aan cv's en belangenverklaringen te publiceren voor alle leden en hoger leidinggevend personeel, en een intern beleid en duidelijke regels aan te nemen inzake de preventie van en de omgang met belangenconflicten en "draaideur"-situaties, in overeenstemming met de richtsnoeren die door de Commissie zijn gepubliceerd; verwacht dat het Comité deze cv's, belangenverklaringen en regels uiterlijk eind juni 2016 aan het Parlement bezorgt;

Algehele prestaties, planning en strategisch beheer

35.  neemt nota van de inspanningen en resultaten van het Comité op het gebied van de intensivering van het informatie- en communicatiebeleid; moedigt het Comité aan de interinstitutionele samenwerking te versterken om de communicatie en zichtbaarheid te verbeteren, alsook de aanwezigheid van de leden van de instellingen op nationaal niveau te vergroten; juicht in dit verband elke verdere inspanning van het Comité toe die tot een betere informatievoorziening kan leiden en daarmee ook tot verhoging van de transparantie;

36.  benadrukt dat er onmiddellijk aandacht moet worden besteed aan de risico's die geïdentificeerd zijn tijdens de controles en de risicoanalyses die zijn uitgevoerd, in het bijzonder op het gebied van financieel beheer en operationele of organisatorische aangelegenheden; wenst uiterlijk eind juni 2016 een gedetailleerde presentatie over de risicobeperkende maatregelen die het Comité voorstelt en een duidelijk tijdschema voor de tenuitvoerlegging te ontvangen;

37.  verzoekt het Comité het Parlement in kennis te stellen van de acties om de deelname van de burgers te stimuleren, zoals situaties waarin sprake is geweest van uitwisselingen met burgers en hun betrokkenheid en van directe – meetbare, gerichte en zichtbare – resultaten die door dergelijke deelname zijn behaald;

(1) Besluit nr. 508/2015 van het Comité van de Regio's van 17 december 2015 tot vaststelling van regels voor klokkenluiders. (2) Arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken (Eerste kamer) van 7 mei 2013, Robert McCoy tegen Comité van de Regio's van de Europese Unie (Zaak F-86/11; ECLI:EU:F:2013:56). (3) Arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken (Eerste kamer) van 18 november 2014, Robert McCoy tegen Comité van de Regio's van de Europese Unie (Zaak F-156/12; ECLI:EU:F:2014:247). (4) Resolutie van het Europees Parlement van 29 april 2015 met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2013, afdeling VII – Comité van de Regio's (PB L 255 van 30.9.2015, blz. 132).