Le Parlement européen,

–  vu le budget général de l'Union européenne pour l'exercice 2015(1),

–  vu les comptes annuels consolidés de l'Union européenne relatifs à l'exercice 2015 (COM(2016)0475 – C8-0278/2016)(2),

–  vu le rapport annuel de la Cour des comptes sur l'exécution du budget relatif à l'exercice 2015, accompagné des réponses des institutions(3),

–  vu la déclaration d'assurance(4) concernant la fiabilité des comptes ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, fournie par la Cour des comptes pour l'exercice 2015 conformément à l'article 287 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

–  vu l'article 314, paragraphe 10, et les articles 317, 318 et 319 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

–  vu le règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil(5), et notamment ses articles 55, 99 et 164 à 167,

–  vu le rapport spécial nº 7/2016 de la Cour des comptes intitulé «Comment le Service européen pour l’action extérieure gère ses bâtiments à travers le monde»,

–  vu l’article 94 et l’annexe IV de son règlement,

–  vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des affaires étrangères (A8-0122/2017),

1.  donne décharge à la haute représentante de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité sur l'exécution du budget du Service européen pour l'action extérieure pour l'exercice 2015;

2.  présente ses observations dans la résolution ci-après;

3.  charge son Président de transmettre la présente décision, ainsi que la résolution qui en fait partie intégrante, au Service européen pour l'action extérieure, au Conseil européen, au Conseil, à la Commission, à la Cour de justice de l'Union européenne, à la Cour des comptes, au Médiateur européen et au Contrôleur européen de la protection des données, et d'en assurer la publication au Journal officiel de l'Union européenne (série L).

(1) JO L 69 du 13.3.2015. (2) JO C 380 du 14.10.2016, p. 1. (3) JO C 375 du 13.10.2016, p. 1. (4) JO C 380 du 14.10.2016, p. 147. (5) JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.

Le Parlement européen,

–  vu sa décision concernant la décharge sur l'exécution du budget général de l'Union européenne pour l'exercice 2015, section X - Service européen pour l'action extérieure,

–  vu l’article 94 et l’annexe IV de son règlement,

–  vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des affaires étrangères (A8-0122/2017),

A.  considérant que, dans un contexte de procédure de décharge, l’autorité de décharge insiste sur l’importance particulière de renforcer encore la légitimité démocratique des institutions de l’Union en améliorant la transparence et la responsabilité et en appliquant les concepts de budgétisation axée sur les performances et de bonne gestion des ressources humaines;

1.  se félicite que, selon la Cour des comptes (ci-après la «Cour»), le taux d’erreur global à la rubrique 5 consacrée à l’administration, y compris au budget du Service européen pour l’action extérieure (SEAE), reste relativement faible, étant estimé à 0,6 % en 2015;

2.  constate que la Cour n’a relevé aucune déficience notable en ce qui concerne le rapport annuel d’activité et le système de contrôle interne du SEAE;

3.  invite le SEAE à remédier à certaines des faiblesses relevées par la Cour dans les procédures de recrutement des agents locaux dans les délégations (à savoir un manque de transparence à certaines étapes de la procédure) et dans les procédures de passation de marchés (notamment des évaluations incorrectes des offres par rapport aux spécifications techniques ou l’utilisation d’une procédure d’adjudication incorrecte) organisées par les délégations;

4.  convient avec la Cour qu’il importe d’améliorer les orientations, la conception, la coordination et l’exécution des procédures de passation de marchés publics pour les contrats de faible valeur, car ces contrats représentaient 4,5 % de la valeur totale des contrats conclus en 2015; salue l’intention du SEAE d’organiser des séminaires régionaux et d’assurer un soutien administratif en matière de passation de marchés à l’ensemble du réseau de délégations;

5.  invite le SEAE à améliorer la qualité de ses procédures de sélection, en y intégrant tous les documents justificatifs nécessaires; demande au SEAE de mieux harmoniser les procédures de passation de marchés mises en œuvre dans les délégations; demande, une nouvelle fois, de remédier aux faiblesses dans ce domaine en continuant d’apporter un soutien administratif aux délégations lorsque la situation est la plus critique;

6.  se félicite que des lignes directrices améliorées et plus complètes, renforçant la supervision des chefs des délégations et couvrant les obligations de responsabilité et d'information, aient été publiées dans le cadre du rapport sur la gestion de l'assistance extérieure (RGAE) pour 2015;

7.  déplore l’augmentation du taux d’anomalie moyen sur les engagements, qui est passé à 22,4 % en 2015 (contre 18,3 % en 2014) au niveau des contrôles ex ante;

8.  fait remarquer que pour l’exercice 2015, le budget total du SEAE s’est élevé à 602,8 millions d’euros, soit une augmentation de 16,2 % par rapport à 2014, qui résulte du transfert à son budget de 71,5 millions d’euros du budget administratif de la Commission (25,2 millions d’euros) et d’autres lignes budgétaires (jusqu’à 46,3 millions d’euros) pour financer les coûts communs des délégations de l’Union, tels que les loyers, les frais concernant l’informatique et la sécurité des bureaux; constate que les fonds du FED ne sont pas inclus;

9.  souligne que l’exécution du budget administratif du SEAE demeure un sujet de préoccupation car certaines délégations bénéficient, en plus du budget propre du SEAE, de contributions budgétaires de la Commission provenant de 33 lignes budgétaires différentes; invite toutes les parties prenantes à continuer d’affiner et de simplifier les sources et les modalités budgétaires afin de faciliter l’exécution du budget; se félicite de la récente disposition budgétaire concernant les coûts administratifs du FED qui seront imputés au budget du SEAE à partir de 2016 sur la base du calcul d’un montant forfaitaire par personne;

10.  prend acte du fait que le budget du siège s’est élevé à 218,9 millions d’euros, dont 140,5 millions d’euros (soit 64,7 %) ont été consacrés au paiement des rémunérations et autres droits du personnel statutaire et externe, 30 millions d’euros (soit 13,7 %) aux bâtiments et 30,7 millions d’euros ont couvert les coûts liés aux systèmes informatiques, aux équipements et au mobilier;

11.  relève que le budget des délégations, soit 383,9 millions d’euros, a été réparti comme suit: 155,8 millions d’euros (soit 40,6 %) pour les bâtiments et les coûts y afférents, 105,5 millions d’euros (27,5 %) pour la rémunération et les droits du personnel statutaire, 60,1 millions d’euros (ou 15,7 %) pour le personnel externe et les services extérieurs, 20,6 millions d’euros (5,4 %) pour d’autres dépenses liées au personnel, et 41,9 millions d’euros (10,9 %) pour les autres dépenses administratives; prend également acte du fait que 204,7 millions d’euros ont été versés par la Commission pour les coûts administratifs du personnel de la Commission affecté dans les délégations de l’Union;

12.  réitère son appel à accorder une attention particulière, notamment dans les délégations, à la «continuité des opérations» et à la «gestion des documents» en tant que normes fondamentales de contrôle interne, mais également en tant que composantes de gestion clés, notamment pour la disponibilité et la fiabilité des informations utilisées à différentes fins de gestion, à savoir le suivi, l’évaluation et le compte rendu des activités et des projets;

13.  relève que seulement deux délégations ont émis des réserves liées à l’absence d’une véritable procédure d’appel d’offres et à un manque d’informations de gestion importantes à utiliser pour la déclaration d’assurance;

14.  soutient les contacts réguliers entre le SEAE et les services de la Commission chargés de questions extérieures sur le thème de la prévention et la détection des fraudes;

15.  soutient la mise en place du Centre régional Europe, initiative qui vise à améliorer l’assistance administrative fournie aux délégations de l’Union dans les domaines de la gestion financière, des marchés publics et des ressources humaines; attend avec intérêt de recevoir l’évaluation du projet pilote en 2017; encourage le SEAE à poursuivre cette pratique de mise en commun les savoir-faire le cas échéant dans d’autres régions en vue de réduire progressivement la charge administrative et les coûts dans les délégations;

16.  estime qu’il est essentiel que les chefs de délégation continuent d’être régulièrement sensibilisés à leur rôle essentiel dans le renforcement global de la fiabilité, de la gestion et de l’obligation de rendre des comptes, en particulier en ce qui concerne la pondération des différents éléments susceptibles de donner lieu à l’émission d’une réserve, outre ses fonctions politiques; encourage le SEAE à proposer des formations et des connaissances spécialisées aux chefs de délégation, en particulier aux diplomates des États membres;

17.  observe les modifications et la rationalisation de l’organisation du SEAE visant à simplifier la structure hiérarchique et les flux d’informations, facilitant ainsi la formulation par le SEAE de réponses aux crises ou aux défis politiques, et à réduire le nombre de niveaux hiérarchiques avec moins de directions;

18.  reconnaît l’aspect essentiel de la gestion des ressources humaines dans le cadre du SEAE avec «trois sources» de recrutement, la gestion des affectations dans les délégations, parallèlement à l’obtention d’une réduction annuelle des effectifs qui, pour 2015, représente 17 postes auprès du siège;

19.  observe que la part des diplomates des États membres représente 32,9 % de l’ensemble du personnel du SEAE de grade AD (soit 307 personnes) contre 33,8 % en 2014; souligne que ce pourcentage est supérieur dans les délégations, à savoir 43,1 % ou 166 diplomates des États membres, et qu’il est de 25,7 % au siège; appelle à une répartition plus équilibrée du personnel et rappelle au SEAE qu’il est important de mettre en commun les connaissances spécialisées des États membres et du personnel du SEAE à tous les niveaux;

20.  souligne que le nombre de diplomates des États membres détachés en tant que chefs de délégations était de 63 sur un total de 134 postes de chefs de délégation, soit 47 %; souligne que ces 63 postes ont été attribués avec un ratio hommes-femmes non équilibré (16 % / 84 %), et que seuls 16 de ces 63 postes étaient occupés par des ressortissants des États membres ayant adhéré à l’Union en 2004 ou plus tard; relève également que, parmi les 29 chefs de délégation adjoints, le ratio hommes-femmes était déséquilibré (24 % / 76 %), et que 6 des chefs de délégation adjoints étaient des diplomates des États membres;

21.  constate que le nombre d’experts nationaux détachés par les États membres a continué d’augmenter en 2015 (8 % de plus par rapport à 2014) et a atteint 434 (376 experts ont été affectés au siège et 58 dans les délégations); constate que 40 % des 376 experts nationaux détachés à Bruxelles (soit 151) ont été rémunérés par leurs administrations nationales;

22.  rappelle au SEAE la nécessité de garantir le respect intégral de la formule de composition des effectifs qui établit le rapport entre le personnel issu des États membres et celui des institutions de l’Union, telle que définie dans la décision du Conseil établissant le SEAE;

23.  constate que la répartition générale par sexe a pratiquement atteint la parité, avec un ratio de 47 % / 53 % pour l’ensemble du personnel, alors qu'au niveau AD, le ratio est de 31,7 % / 68,3 % (contre 31 % / 69 % en 2014); fait observer que cette part de 30 % est stable depuis 2011;

24.  exprime une nouvelle fois son inquiétude face aux déséquilibres entre les hommes et les femmes au niveau des postes de direction, le ratio étant actuellement de 21,4 % / 78,6 %; déplore que la proportion de candidats de l'autre sexe à des postes d’encadrement ne dépasse pas le faible taux de 16 %; estime qu’il importe de faire des progrès à cet égard et invite par conséquent le SEAE à redéfinir ses conditions et ses politiques de recrutement afin d’attirer autant de femmes que d'hommes à de tels postes;

25.  souligne que l’équilibre géographique, à savoir le rapport entre la nationalité des membres du personnel et la taille des États membres, devrait constituer un élément important de la gestion des ressources humaines du SEAE, notamment en ce qui concerne les États membres ayant adhéré à l’Union en 2004 ou ultérieurement; se déclare vivement préoccupé par la sous-représentation continue de ces États membres tant au niveau du personnel que de l’encadrement; demande, par conséquent, au SEAE de s’efforcer de remédier à cette situation de manière significative; souligne que ces États membres sont particulièrement sous-représentés au niveau plus élevé de l’administration et aux postes de direction, pour lesquels des progrès significatifs demeurent nécessaires;

26.  salue l’engagement pris par la vice-présidente et haute représentante devant le Parlement de remédier à l’actuel déséquilibre dû à la surreprésentation des diplomates nationaux aux postes de chefs de délégation, et invite le SEAE à présenter, courant 2017, une révision de sa politique des ressources humaines, qui aborde des aspects tels que l’équilibre hommes-femmes ou la mobilité du personnel entre les institutions, et qui tienne également compte de l’incidence sur les ressources humaines du renforcement de l’action extérieure et de la visibilité de l’Union à travers la stratégie globale de l’Union;

27.  encourage le SEAE à développer davantage le rôle des délégations de l’Union, notamment en facilitant et en soutenant la coordination entre les États membres, dans le cadre de la fourniture d’assistance consulaire;

28.  rappelle au SEAE qu’il existe une frontière poreuse entre la diplomatie économique et le lobbying; invite dès lors le SEAE à adhérer au futur accord interinstitutionnel sur un registre de transparence obligatoire, y compris pour les délégations de l'Union, dans la mesure où cela est juridiquement possible;

29.  prend acte des 160 millions d’euros annuellement consacrés au réseau de délégations de l’Union, montant qui a augmenté de plus de 50 % par rapport à l’exercice précédent; constate que 80 % des délégations sont encore installées dans des locaux loués, dont les loyers ont atteint un montant de 53,04 millions d’euros en 2015; se félicite de la convention de prêt de 200 millions d’euros, qui devrait permettre une meilleure gestion de la politique immobilière et une réduction des coûts d’achats des délégations; déplore qu’en dépit de ce prêt et de l’augmentation des dépenses, seuls quelques immeubles des délégations appartiennent au SEAE; invite le SEAE non seulement à présenter les contrats relatifs aux bâtiments des délégations pour l'année actuelle, mais également à fournir un bilan de la situation de l’ensemble des bâtiments des délégations dans son rapport annuel d'activité;

30.  demande au SEAE de revoir en profondeur ses politiques immobilières conformément aux recommandations formulées par la Cour des comptes dans son rapport spécial nº 7/2016, en particulier en ce qui concerne:

31.  invite le SEAE à continuer d’optimiser l’utilisation des espaces, et à remédier en priorité aux différents cas de locaux inoccupés ou surdimensionnés et aux coûts supplémentaires y afférents indiqués par la Cour (7,8 millions d’euros), tout en reconnaissant les difficultés de la gestion immobilière dans des environnements souvent complexes;

32.  insiste sur le fait que le SEAE et les États membres ont un intérêt commun à s’intéresser de près à l’utilisation des bâtiments et à mettre en place une coopération au niveau local dans le domaine de la gestion immobilière, une attention particulière devant être en permanence accordée au meilleur rapport qualité-prix, aux questions de sécurité et à l’image de l’Union;

33.  se félicite de la hausse du nombre de projets de regroupement entre des délégations de l’Union et des représentations des États membres, avec la signature en 2015 de six mémorandums d’entente, ce qui porte à 86 le nombre total d’accords de regroupement à la fin de 2015; encourage le SEAE à rechercher d’autres moyens de généraliser cette bonne pratique; estime que cette politique devrait intégrer des approches innovantes visant à définir une stratégie coordonnée de regroupement avec les États membres favorables à cette pratique et des dispositions appropriées en matière de partage des coûts pour les bâtiments et la logistique; fait observer que les accords de regroupement concernent également d’autres entités contribuant à la gestion des politiques étrangères, telles que la Banque européenne d’investissement, les services ECHO, les missions de la politique de sécurité et de défense commune et les représentants spéciaux de l’Union;

34.  déplore les carences en matière d’enregistrement et le manque de précision du système d’information pour ce qui est de la gestion des bureaux des délégations et des résidences; demande un examen régulier de l’exhaustivité et de la fiabilité des données enregistrées par les délégations de l’Union afin d’approfondir la planification générale des espaces, la localisation et le recouvrement des coûts;

35.  prie instamment le SEAE de renforcer les outils qu’il emploie pour gérer, contrôler et surveiller tous les coûts encourus dans le cadre de la politique immobilière, de façon à disposer d’une vue d’ensemble détaillée de toutes les dépenses dans ce domaine et à en assurer le suivi; estime qu’il faut mettre l’accent sur le suivi des plafonds fixés dans la politique immobilière afin de réduire le montant total annuel versé pour le loyer des bureaux des délégations et des coûts récurrents y afférents, et veiller au caractère adéquat des contributions versées par les entités regroupées dans les mêmes locaux, à la couverture des frais de fonctionnement encourus en cas de partage de locaux et à la mise en phase des coûts avec le marché immobilier local;

36.  estime qu’il faut acquérir rapidement une expertise juridique et technique en matière de gestion immobilière tout en étudiant d’autres solutions présentant un bon rapport coût-efficacité, notamment la coopération avec des experts externes (par exemple des courtiers locaux) chargés d’explorer le marché et, éventuellement, de négocier avec les propriétaires;

37.  demande au SEAE de fournir une liste annuelle de toutes les inspections réalisées dans les délégations;

38.  invite le SEAE à faire réaliser des contrôles par l'inspection des délégations sur les cinq derniers contrats de location ou d'acquisition de résidences pour les ambassadeurs de l'Union européenne, y compris la résidence de Tirana, en Albanie, et à faire rapport au Parlement;

39.  préconise la mise en œuvre d’une stratégie à moyen et long termes envisageant toutes les options possibles dans ce domaine, des priorités d’investissement ou des possibilités d’achat, jusqu’au renouvellement de locations ou au partage de locaux avec les États membres, et en tenant compte des besoins futurs en personnel ainsi que de la planification et du développement de la politique immobilière;

40.  encourage le SEAE à continuer d’appliquer le système de management environnemental et d’audit (EMAS), ainsi que le principe des marchés publics écologiques dans sa politique immobilière, étant entendu que les conditions locales des 139 délégations exigent une certaine souplesse;

41.  estime qu’il y a lieu de continuer à renforcer la sécurité du SEAE et de ses délégations et invite le SEAE à accorder la priorité à cet aspect au moment de choisir les bâtiments et les espaces pour ses délégations; considère que la sécurité des bâtiments devrait faire partie intégrante de sa politique immobilière et que le dispositif d’évacuation du SEAE et ses décisions en la matière devraient, le cas échéant, être coordonnées avec les représentations des États membres concernés;

42.  se félicite que le SEAE envisage un projet de vision commune et d'action commune dans l'objectif d'une Europe plus forte qui contribue à la paix et à la sécurité dans la région et dans le monde entier;

43.  invite le SEAE à améliorer sa politique de communication à destination des citoyens de l’Union.