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Procedura : 2017/2177(DEC)
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Ciclo del documento : A8-0083/2018

Testi presentati :

A8-0083/2018

Discussioni :

PV 18/04/2018 - 10
CRE 18/04/2018 - 10

Votazioni :

PV 18/04/2018 - 12.35

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P8_TA(2018)0140

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Mercoledì 18 aprile 2018 - Strasburgo Edizione definitiva
Discarico 2016: Ufficio europeo di sostegno per l'asilo (EASO)
P8_TA(2018)0140A8-0083/2018
Decisione
 Decisione
 Risoluzione

1. Decisione del Parlamento europeo del 18 aprile 2018 sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2016 (2017/2177(DEC))

Il Parlamento europeo,

–  visti i conti annuali definitivi dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2016,

–  vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2016, corredata della risposta dell'Ufficio(1),

–  vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni(2) presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2016, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  vista la raccomandazione del Consiglio, del 20 febbraio 2018, sul discarico da dare all'Ufficio per l'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(3), in particolare l'articolo 208,

–  visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo(4), in particolare l'articolo 36,

–  visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio(5), in particolare l'articolo 108,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato IV del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0083/2018),

1.  rinvia la decisione sul discarico al direttore esecutivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio per l'esercizio 2016;

2.  esprime le sue osservazioni nella risoluzione in appresso;

3.  incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione e la risoluzione che ne costituisce parte integrante al direttore esecutivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla loro pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

(1) GU C 417 del 6.12.2017, pag. 79.
(2) GU C 417 del 6.12.2017, pag. 79.
(3) GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.
(4) GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11.
(5) GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.


2. Decisione del Parlamento europeo del 18 aprile 2018 sulla chiusura dei conti dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2016 (2017/2177(DEC))

Il Parlamento europeo,

–  visti i conti annuali definitivi dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2016,

–  vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2016, corredata della risposta dell'Ufficio(1),

–  vista la dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni(2) presentata dalla Corte dei conti per l'esercizio 2016, a norma dell'articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  vista la raccomandazione del Consiglio, del 20 febbraio 2018, sul discarico da dare all'Ufficio per l'esecuzione del bilancio per l'esercizio 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  visto l'articolo 319 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

–  visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(3), in particolare l'articolo 208,

–  visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo(4), in particolare l'articolo 36,

–  visto il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio(5), in particolare l'articolo 108,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato IV del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0083/2018),

1.  rinvia la chiusura dei conti dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2016;

2.  incarica il suo Presidente di trasmettere la presente decisione al direttore esecutivo dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (serie L).

(1) GU C 417 del 6.12.2017, pag. 79.
(2) GU C 417 del 6.12.2017, pag. 79.
(3) GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.
(4) GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11.
(5) GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.


3. Risoluzione del Parlamento europeo del 18 aprile 2018 recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2016 (2017/2177(DEC))

Il Parlamento europeo,

–  vista la sua decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2016,

–  visti l'articolo 94 e l'allegato IV del suo regolamento,

–  visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0083/2018),

A.  considerando che, nel contesto della procedura di discarico, l'autorità di discarico sottolinea la particolare importanza di rafforzare ulteriormente la legittimazione democratica delle istituzioni dell'Unione migliorando la trasparenza e la responsabilità e di attuare il concetto della programmazione di bilancio basata sulla performance e la buona gestione delle risorse umane;

B.  considerando che, stando allo stato delle entrate e delle spese(1) dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo ("l'Ufficio"), il bilancio definitivo di quest'ultimo per l'esercizio 2016 ammontava a 65 370 233,75 EUR, il che rappresenta un incremento del 309,98 % rispetto al 2015; che l'aumento era dovuto ai nuovi compiti aggiuntivi che ampliano il suo mandato;

C.  considerando che 29 463 600 EUR provengono dal bilancio dell'Unione, 21 710 759 EUR da altri contributi, principalmente sotto forma di convenzioni di sovvenzione della Commissione, e 1 900 134 EUR dai contributi dei paesi associati (il Regno di Norvegia e la Confederazione svizzera);

D.  considerando che la Corte dei conti ("la Corte"), nella sua relazione sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2016 ("la relazione della Corte"), ha dichiarato di aver ottenuto garanzie ragionevoli in merito all'affidabilità dei conti annuali dell'Ufficio, ma non è riuscita a ottenere sufficienti elementi probatori riguardo alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti;

Seguito dato ai discarichi 2013 e 2014

1.  prende atto con preoccupazione del numero di questioni in sospeso e di azioni correttive in atto in risposta alle osservazioni della Corte del 2013 e 2014 concernenti i ritardi nei pagamenti, le norme di controllo interno e il tasso elevato di avvicendamento del personale; invita l'Ufficio a completare le azioni correttive quanto prima, nel corso del 2018, e a riferire all'autorità di bilancio in merito alla loro attuazione;

Elementi a sostegno del giudizio con rilievi sulla legittimità e la regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti e della decisione di rinviare la concessione del discarico

2.  si rammarica profondamente delle constatazioni rilevanti fatte dalla Corte per due delle cinque procedure di appalto significative relative all'esercizio 2016, i cui pagamenti sono stati effettuati nel corso di tale anno, il che dimostra una mancanza di rigore nelle procedure di appalto dell'Ufficio;

3.  ricorda che due dei tre offerenti, che hanno partecipato a una procedura di appalto oggetto di audit relativa alla prestazione di servizi di viaggio nell'ambito di un contratto quadro di servizi per un importo di 4 000 000 EUR per il periodo dal 2016 al 2020, sono stati invitati a fornire informazioni aggiuntive relative agli stessi criteri di selezione; rileva che, benché nessuno di essi abbia fornito le informazioni richieste (i CV delle persone che avrebbero eseguito l'incarico presso i locali dell'Ufficio), solo uno di essi è stato escluso dalla procedura di gara per tale motivo; osserva che l'altro offerente si è aggiudicato l'appalto, sulla base della promessa di fornire i pertinenti CV dopo l'aggiudicazione; è pertanto del parere che la procedura di appalto non abbia rispettato il principio della parità di trattamento e che il contratto sia stato aggiudicato a un offerente che non soddisfaceva tutti i criteri di selezione; ritiene che il contratto quadro e i relativi pagamenti del 2016, per un importo di 920 561 EUR, siano pertanto irregolari;

4.  rammenta che nel febbraio 2016, l'Ufficio ha affidato con aggiudicazione diretta un contratto quadro per la prestazione di servizi interinali a sostegno della propria risposta alla crisi migratoria, per un periodo di 12 mesi, ammontante a 3 600 000 EUR; deplora che detto contratto quadro sia stato affidato ad un unico operatore economico preselezionato, senza applicare nessuna delle procedure di appalto previste dal regolamento finanziario; reputa che l'aggiudicazione non abbia pertanto rispettato le pertinenti norme dell'Unione e che i relativi pagamenti del 2016, ammontanti a 592 273 EUR, siano irregolari;

5.  osserva che gli importi in causa relativi alla concessione dei due contratti quadro summenzionati corrispondono al 2,9 % delle spese totali dell’Ufficio per l'esercizio 2016;

6.  osserva che, stando all'Ufficio, nel caso del contratto quadro di cui al paragrafo 3, esso ha adottato la sua decisione sulla base del fatto che il contraente aggiudicatario era l'unico in grado di soddisfare gli obblighi contrattuali; osserva inoltre che, per quanto riguarda il contratto quadro di cui al paragrafo 4, l'operato dell'Ufficio si situa in un contesto di estrema urgenza, quello della crisi dei rifugiati che al tempo era all'apice, aggravato dalla necessità di mettere in atto le decisioni del Consiglio sui compiti di emergenza assegnati all'Ufficio; osserva che al contraente prescelto in tali circostanze estreme era stato precedentemente aggiudicato un contratto da un'altra agenzia dell'Union con sede in Grecia; rileva che la decisione è stata documentata e approvata in una richiesta di eccezione;

7.  chiede all'Ufficio di riferire all'autorità di discarico in merito alle misure adottate per porre rimedio alle questioni identificate dalla Corte prima del 15 giugno 2018;

8.  osserva che l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) ha aperto un'indagine sull'operato dell'Ufficio; rispetta pienamente l'indipendenza dell'indagine dell'OLAF e il fatto che nessuna singola parte di tale indagine possa essere divulgata prima della chiusura dell'intera indagine;

9.  è del parere che concedere il discarico prima di conoscere pienamente tutte le pertinenti informazioni sull'operato dell'Ufficio sarebbe irresponsabile; invita l'OLAF a informare l'autorità di discarico riguardo all'esito dell'indagine non appena questa sarà conclusa in modo da includere i risultati pertinenti nella relazione sul discarico dell'Ufficio per il 2016;

Osservazioni sulla legittimità e regolarità delle operazioni

10.  osserva che, stando alla relazione della Corte, l'Ufficio ha indetto una gara d'appalto a procedura aperta (cinque lotti) nell'agosto 2016 per l'aggiudicazione di un contratto quadro per sopperire al proprio fabbisogno di mediatori culturali/interpreti in diversi paesi; osserva inoltre che l'importo totale del contratto quadro per i quattro lotti firmati e sottoposti ad audit (lotti 2-5) era di 60 000 000 EUR per quattro anni; rileva che questi quattro lotti sono stati aggiudicati al medesimo offerente come primo aggiudicatario del contratto a cascata; osserva che detto contraente ha rispettato i requisiti finanziari dei criteri di selezione (fatturato annuo di 1 000 000 EUR), tranne che per uno dei tre anni precedenti, per il quale è stato firmato un contratto di avvalimento con un'organizzazione senza scopo di lucro che si è impegnata a rendere disponibile il proprio "fatturato" al contraente; rammenta che il regolamento finanziario consente che si faccia affidamento sulla capacità finanziaria ed economica di altre entità; si rammarica tuttavia del fatto che in questo caso non sia chiaro come il "fatturato" di detta organizzazione potesse essere reso disponibile, né se, in ragione della natura delle sue attività, essa potesse sostenere la fornitura dei servizi da prestare; ritiene che l'Ufficio avrebbe dovuto respingere l'offerta, in quanto non era dimostrato il rispetto dei requisiti concernenti la capacità economica e finanziaria degli offerenti; considera che il contratto quadro e tutti i relativi pagamenti siano irregolari (nessun pagamento eseguito nel 2016);

Gestione finanziaria e di bilancio

11.  osserva con preoccupazione che gli sforzi in materia di controllo di bilancio intrapresi durante l'esercizio 2016 hanno avuto come risultato un tasso esiguo di esecuzione del bilancio, pari all'80,64 %; rileva altresì che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento è stato del 63,40 %;

12.  osserva che il programma di lavoro e il bilancio dell'Ufficio sono stati modificati, rispettivamente, tre e quattro volte per tenere conto dei cambiamenti significativi avvenuti nel 2016, in particolare il considerevole aumento delle attività di sostegno operativo dell'Ufficio negli hotspot di alcuni Stati membri e l'attuazione della dichiarazione UE-Turchia; chiede all'Ufficio di tenere conto della relazione speciale n. 6/2017 della Corte, dal titolo "La risposta dell'UE alla crisi dei rifugiati: il sistema basato sui punti di crisi (hotspot approach)", e invita la Corte ad assegnare carattere prioritario alla relazione di follow-up alla summenzionata relazione speciale, che il Parlamento ha richiesto al fine di considerare i punti di crisi come un elemento del più ampio sistema di asilo dell'Unione e degli Stati membri;

Impegni e riporti

13.  osserva che il livello degli stanziamenti impegnati riportati per il Titolo II (Spese amministrative) era elevato e si attestava a 2 500 000 EUR, ossia il 43,9 % (rispetto a 1 076 583 EUR, ossia il 36,9 %, nel 2015); riconosce che detti riporti si riferiscono principalmente ai costi per infrastruttura informatica, traduzioni e pubblicazioni e servizi di consulenza aziendale nonché ai costi per le riunioni del consiglio di amministrazione, per i quali i contratti sono stati firmati verso la fine del 2016 o le fatture sono state emesse soltanto nel 2017;

14.  osserva che i riporti sono spesso motivati, in tutto o in parte, dal carattere pluriennale dei programmi operativi delle agenzie e non mettono necessariamente in luce carenze nella pianificazione e nell'esecuzione di bilancio, né contrastano sempre con il principio dell'annualità del bilancio, soprattutto se sono pianificati in anticipo dall'Ufficio e comunicati alla Corte;

Storni

15.  osserva che il direttore esecutivo ha eseguito 20 storni di bilancio nel 2016 per compensare le carenze di bilancio e far fronte alla crescita esponenziale del fabbisogno di bilancio negli hotspot, in particolare in seguito alla dichiarazione UE-Turchia; rileva con preoccupazione che uno dei quattro storni effettuati tra titoli è stato eseguito mediante decisione del direttore esecutivo, sebbene superasse la soglia del 10 % prevista all'articolo 27, paragrafo 1, del regolamento finanziario dell'EASO(2); osserva che lo storno è stato approvato poco dopo dal consiglio di amministrazione nella seconda modifica del bilancio 2016;

16.  osserva che, a causa della crisi migratoria, il bilancio dell'Ufficio è stato modificato in quattro occasioni distinte nel 2016 per rispondere alle richieste della Commissione e degli Stati membri relative a un ampliamento operativo alla luce di un aumento degli arrivi di richiedenti asilo nel 2015-2016; è del parere che tale situazione abbia creato per l'Ufficio difficoltà nell'assorbire tali fondi, che, a loro volta, hanno determinato alcuni annullamenti e riporti nonché difficoltà per conformarsi alle norme finanziarie e di bilancio; sottolinea che tale situazione dovrebbe essere risolta in futuro;

Procedure di appalto e politica del personale

17.  si rammarica del fatto che per i pagamenti alla base dei conti dell'Ufficio, due delle cinque procedure di appalto oggetto di audit fossero irregolari e avessero corrispondenti pagamenti irregolari pari al 2,9 % delle spese totali; prende altresì atto della firma di un contratto quadro supplementare irregolare per il quale non sono stati effettuati pagamenti; prende atto del fatto che l'Ufficio ha già adottato azioni correttive nel 2017, sostituendo i contratti scaturiti da tali procedure con nuovi contratti; chiede all'Ufficio di garantire che tali irregolarità non si ripetano;

18.  osserva con preoccupazione che dei 4 861 pagamenti eseguiti dall'Ufficio nel 2016, 2 007 sono stati effettuati dopo il termine ultimo previsto dalla normativa (41 %); osserva, tuttavia, che tale situazione è principalmente imputabile all'aumento esponenziale del bilancio; riconosce che, stando all'Ufficio, le sue attività operative sono aumentate esponenzialmente, il che ha implicato un aumento considerevole del numero di transazioni finanziarie processate dallo stesso numero di membri del personale; prende atto con soddisfazione delle varie misure adottate dall'Ufficio per far fronte alla situazione; riconosce che tali misure avrebbero dovuto condurre alla normalizzazione dei pagamenti entro la fine del primo semestre del 2017; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito agli effetti di tali misure;

19.  osserva che, secondo la relazione della Corte, le amministrazioni aggiudicatrici devono richiedere per iscritto precisazioni in merito agli elementi costitutivi del prezzo o costo se il prezzo o costo appare anormalmente basso, e devono dare all'offerente la possibilità di presentare osservazioni; rileva tuttavia che per due lotti (n. 3 e n. 5) concernenti mediatori culturali/interpreti in diversi paesi, l'Ufficio ha ricevuto offerte finanziarie più basse rispettivamente del 50 % e del 31 % rispetto alle offerte più basse maggiormente prossime; si rammarica profondamente che, sebbene ciò sia indicativo della natura anormalmente bassa delle offerte, l'Ufficio non abbia ritenuto necessario chiedere all'offerente ulteriori spiegazioni in merito;

20.  ricorda che nel 2014 la Commissione, agendo per conto di più di 50 istituzioni e organi dell'Unione, compreso l'Ufficio, ha stipulato un contratto quadro con un contraente per l'acquisto di licenze software e della relativa fornitura di servizi di manutenzione e supporto; osserva che il titolare del contratto quadro funge da intermediario tra l'Ufficio e i fornitori che possono rispondere alle necessità dello stesso; constata che per tali servizi di intermediazione, il contraente titolare del contratto quadro ha il diritto di applicare una maggiorazione tra il 2 % e il 9 % sui prezzi dei fornitori; osserva inoltre che nel 2016, il totale dei pagamenti effettuati a favore del contraente titolare del contratto quadro è ammontato a 534 900 EUR; deplora che l'Ufficio non abbia verificato in modo sistematico i prezzi e le maggiorazioni applicate rispetto ai preventivi e alle fatture inviati dai fornitori al firmatario del contratto quadro; osserva che, stando alla risposta dell'Ufficio, questo avrebbe dovuto introdurre verifiche sistematiche per ogni preventivo superiore a 135 000 EUR a partire dal 1° gennaio 2018;

21.  osserva che, con il considerevole aumento delle mansioni assegnate all'Ufficio all'inizio del 2016, le risorse di quest'ultimo sono state oggetto di vari aumenti, sia in termini di stanziamenti finanziari che di personale; rileva con soddisfazione che, al fine di assorbire e gestire tali risorse in modo efficace, è stato deciso di snellire la struttura organizzativa interna dell'Ufficio tenendo conto dei nuovi compiti aggiuntivi assegnatigli; prende atto del fatto che il 12 maggio 2016 il consiglio di amministrazione ha approvato una nuova struttura organizzativa dell'Ufficio, quale proposta dal direttore esecutivo; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito ai miglioramenti attesi come conseguenza di tale nuova organizzazione;

22.  osserva che, al 31 dicembre 2016, l'Ufficio contava 136 membri del personale, in servizio o nominati, tra cui 86 agenti temporanei (dei 91 posti autorizzati nel bilancio dell'Unione), 43 agenti contrattuali e 7 esperti nazionali distaccati; osserva che il 63,2 % dei membri del personale erano donne e il 36,8 % uomini; invita l'Ufficio a prestare attenzione all'equilibrio di genere del personale e a tenerne conto nelle assunzioni future;

23.  prende atto con soddisfazione dell'aumento della categoria delle professioni operative passata dal 58,18 % nel 2015 al 63,31% nel 2016, grazie al rapido aumento delle attività connesse con le operazioni durante il 2016;

24.  osserva che l'Ufficio ha ricevuto una denuncia in seguito a un periodo di prova non andato a buon fine; chiede all'Ufficio di informare l'autorità di discarico quando la denuncia sarà stata risolta;

25.  osserva che nel 2016 il personale dell'Ufficio ha preso il congedo di malattia, in media, per 2,4 giorni in totale; rileva con preoccupazione che l'Ufficio non ha riferito in merito al bilancio speso per attività di benessere per ogni membro del personale né in merito ai giorni dedicati a tali attività nel 2016; deplora che l'Ufficio non abbia specificato le diverse attività di benessere messe in atto nel 2016, come richiesto dal Parlamento;

26.  osserva con preoccupazione che l'Ufficio non dispone ancora di una politica in materia di prevenzione delle molestie; invita l'Ufficio a istituire una rete di consulenti di fiducia come parte della politica per la protezione della dignità della persona e la prevenzione delle molestie sessuale e psicologiche e a tenere sessioni di sensibilizzazione, fornire informazioni generali sulle molestie sul suo sito internet e introdurre un programma per i nuovi arrivati che comprenda una presentazione sulla salute e il benessere;

Prevenzione e gestione dei conflitti d'interesse, trasparenza e democrazia

27.  riconosce che, stando all'Ufficio, quest'ultimo nel primo semestre del 2018 elaborerà una guida pratica per la gestione e la prevenzione dei conflitti di interesse nonché norme vincolanti per la protezione degli informatori; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione di tale misura;

28.  osserva che l'Ufficio eserciterà una pressione maggiore sui membri del consiglio di amministrazione affinché rendano pubbliche le loro dichiarazioni di interessi; ricorda che la trasparenza è un elemento chiave per mantenere la fiducia dei cittadini dell'Unione nelle istituzioni dell'Unione; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito alla questione;

29.  osserva che l'Ufficio non ha risposto alla domanda relativa al fatto se tutti gli incontri con i lobbisti siano stati registrati e resi pubblici; invita l'Ufficio a fornire una risposta all'autorità di discarico;

30.  osserva che nel 2016 l'Ufficio ha ricevuto otto domande di accesso ai documenti e che ha concesso il pieno accesso a sette documenti mentre ha rifiutato la domanda per un documento in quanto non disponeva delle informazioni, ma ha provveduto indirizzare il richiedente alle autorità competenti;

31.  prende atto del fatto che l'Ufficio non dispone di veicoli ma che intende acquistarne due in futuro;

Principali risultati

32.  si compiace dei tre principali risultati individuati dall'Ufficio nel 2016, ossia:

   ha fornito attivamente sostegno agli Stati membri, in particolare alla Grecia e all'Italia, nell'affrontare la pressione continua e senza precedenti sui loro sistemi di asilo;
   ha sostenuto pienamente l'attuazione del meccanismo di ricollocazione dell'Unione in Italia e in Grecia per le persone che erano in evidente bisogno di protezione internazionale;
   ha rafforzato le sue attività per rispondere in maniera puntuale ed efficiente alle sfide connesse con l'attuazione coerente del sistema europeo comune di asilo;

33.  osserva che soddisfazione che, nel 2016, 218 tirocinanti hanno partecipato a 15 sessioni di "formazione dei formatori" organizzate dall'Ufficio; osserva inoltre che l'Ufficio ha fornito 361 sessioni di formazione nazionali "Curriculum di formazione EASO" sulla sua piattaforma di apprendimento elettronico a 5 833 membri del personale nazionale;

Controlli interni

34.  osserva che all'inizio del 2016 quattro delle sedici norme di controllo interno erano parzialmente attuate e una non era attuata; osserva che l'Ufficio ha elaborato le norme di applicazione dello statuto del personale mancanti (norma di controllo interno numero 3), ha istituito un sistema di valutazione annuale delle prestazioni (norma n. 4), ha effettuato per la prima volta un processo di gestione del rischio (norma n. 6), ha adottato una carta sulla governance informatica e una carta sulla governance della gestione dei progetti (norma n. 7) e ha compiuto progressi nella definizione e nell'attuazione di norme per la gestione dei documenti grazie all'approvazione della politica di gestione documentale (norma n. 11); invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito ai miglioramenti connessi all'attuazione di tali norme;

35.  osserva che, stando alla relazione della Corte, la convenzione di sovvenzione per l'acquisto e la successiva donazione allo Stato greco di 90 scanner di impronte digitali e 90 computer compatibili (attrezzature) per un importo di 1 100 000 EUR richiedeva la consegna delle attrezzature alla divisione informatica della polizia ad Atene e da lì la distribuzione agli hotspot situati nelle isole greche; ricorda che la descrizione dell'azione richiedeva che il personale dell'Ufficio si trovasse sul luogo per garantire una consegna e un'installazione adeguata, nonché il successivo trasferimento della proprietà delle attrezzature alla polizia greca; si rammarica profondamente, invece, che non vi fosse personale dell'Ufficio sul posto per rispettare tale obbligo e che la conferma delle competenti autorità greche riguardo alla consegna delle attrezzature presso gli hotspot a febbraio e ai primi di marzo del 2016 e al loro utilizzo per i fini previsti sia stata ricevuta solo a luglio del 2017; osserva che, stando alla risposta dell'Ufficio, quest'ultimo, il 23 maggio 2016, aveva formalmente richiesto conferma alle autorità greche della consegna e installazione delle attrezzature negli hotspot;

36.  osserva che nel 2016 l'Ufficio ha affrontato numerose sfide nel proprio ambiente operativo, le quali comprendevano non solo un aumento sostanziale della propria dotazione di bilancio e un ampliamento dei propri compiti, ma anche un aumento significativo nel numero di operazioni, la sostituzione del contabile con numerose soluzioni provvisorie e l'introduzione di un sistema di flusso di lavoro privo di supporti cartacei; deplora che l'Ufficio non abbia provveduto a mitigare una simile situazione, caratterizzata da cambiamenti significativi e instabilità, con una nuova convalida del sistema contabile, né tramite l'introduzione di un sistema di verifiche ex post periodiche delle operazioni; rileva dalla risposta dell'Ufficio che la nuova convalida del sistema contabile era prevista per il 2017 e che una strategia di verifica ex post sarà presa in considerazione nel medio termine;

Audit interni

37.  osserva che nel 2016 l'Ufficio è stato sottoposto a un audit condotto dal servizio di audit interno (SAI) sull'esecuzione del bilancio e sull'attuazione del piano per l'aggiudicazione degli appalti nell'Ufficio; osserva che i revisori hanno riconosciuto gli sforzi attualmente profusi dall'Ufficio per garantire l'adeguato funzionamento dei processi amministrativi, come l'esecuzione del bilancio e gli appalti, dovendo nel contempo rispondere alle sfide connesse con il ruolo dell'Ufficio nella crisi dei rifugiati; osserva con soddisfazione che l'Ufficio ha considerevolmente migliorato l'esecuzione del bilancio e che tale esecuzione è stata considerata soddisfacente; osserva inoltre che, nonostante il numero relativamente elevato di riporti, questi sono stati considerati giustificati; è del parere che l'Ufficio dovrebbe rafforzare la sua pianificazione delle procedure di appalto per spese amministrative; rileva che il monitoraggio delle procedure e dei contratti specifici conclusi nell'ambito dei contratti quadro è debole e dovrebbe pertanto essere potenziato; osserva che l'Ufficio continua a collaborare con il SAI per sviluppare azioni concrete allo scopo di minimizzare i rischi identificati; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito alle misure adottate per migliorare le procedure di aggiudicazione degli appalti;

38.  osserva che all'inizio del 2016 l'Ufficio contava tre piani di azione aperti derivanti da tre audit condotti nel 2014 e nel 2015; prende atto con soddisfazione che l'Ufficio ha concluso 19 delle 20 azioni di follow-up pendenti derivanti dagli audit condotti dal SAI; osserva che l'Ufficio si aspetta di chiudere l'unica raccomandazione ancora aperta non appena sarà adottato il nuovo regolamento che istituisce l'agenzia a pieno titolo;

Altre osservazioni

39.  osserva che il 4 maggio 2016 la Commissione ha presentato una proposta di nuovo regolamento(3) che propone di convertire l'Ufficio in un'Agenzia a pieno titolo;

40.  rammenta che, a norma dell'articolo 46 del regolamento (UE) n. 439/2010(4), l'Ufficio è tenuto a commissionare una valutazione esterna e indipendente dei suoi risultati; osserva che l'ambito tematico della valutazione concerne il valore aggiunto dell'Unione e l'efficacia e l'impatto dell'Ufficio nel contribuire all'attuazione del sistema europeo comune di asilo, compreso il pacchetto legislativo sull'asilo; osserva che i revisori esterni hanno presentato le loro risultanze e raccomandazioni al consiglio di amministrazione nel gennaio 2016; osserva che l'Ufficio ha accettato di elaborare un piano di azione per dare seguito alle nove raccomandazioni formulate dai valutatori esterni; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione del piano d'azione;

41.  chiede all'Ufficio di migliorare le proprie procedure di controllo interno; accoglie con favore le azioni correttive già poste in essere in termini di adozione di nuove norme di controllo interno; richiama l'attenzione sulla mancanza di una corretta pianificazione delle procedure di appalto pubblico e ricorda all'Ufficio la loro importanza anche in un contesto di crisi; osserva che, stando alla relazione della Corte, l'Ufficio ha acquistato e installato 65 container da utilizzare come uffici mobili presso gli hotspot in Grecia e in Italia, per un importo complessivo di 852 136 EUR; rileva che alcuni dei container sono stati collocati in un sito nel quale container simili, non di proprietà dell'Ufficio, sarebbero stati successivamente distrutti nel corso di disordini; rileva che l’Ufficio non ha assicurato i 65 container contro tale rischio poiché ha reputato che tale assicurazione non fosse efficace sotto il profilo dei costi; constata che l'Ufficio non ha recuperato tutti i rimborsi dell'IVA a tempo debito negli anni 2014 e 2015; si compiace che da allora tale recupero sia stato portato a termine;

42.  osserva che l'Ufficio ha modificato il proprio contratto di affitto e, nella seconda metà del 2016, ha esteso i propri locali occupando un'ulteriore sezione dell'edificio nel quale è insediato; rileva che, conseguentemente all'aumento delle responsabilità e dei compiti dell'Ufficio, il numero dei membri del personale dovrebbe aumentare a 500 entro la fine del 2020, il che crea una domanda considerevole di maggiore spazio a uso ufficio; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito alle conseguenze previste di tale aumento in termini di bilancio;

43.  prende atto dell'apertura degli uffici di Roma e Atene e del ruolo crescente dell'Ufficio in tutta l'Unione dato il suo maggiore contributo presso gli hotspot;

44.  prende atto della nomina di funzionari di collegamento presso le istituzioni dell'Unione a Bruxelles e la guardia di frontiera e costiera europea per promuovere relazioni più strette e facilitare la cooperazione negli ambiti di interesse reciproco;

45.  osserva che, stando alle risposte dell'Ufficio, lo scambio di informazioni sulla Brexit tra l'Ufficio e la Commissione è stato esaustivo e che l'Ufficio sta seguendo fedelmente il suggerimento della Direzione generale per la Migrazione e gli affari interni della Commissione e si sta preparando di conseguenza, anche in vista della sua trasformazione in una nuova Agenzia dell'Unione europea per l'asilo;

46.  osserva con rammarico che l'Ufficio non ha risposto all'autorità di discarico in merito ai suoi sforzi per garantire l'efficienza in termini di costi e la compatibilità ambientale del luogo di lavoro e per ridurre e compensare le emissioni di CO2; invita l'Ufficio a prestare attenzione anche alle implicazioni ambientali delle sue attività, in particolare alla luce della sua futura crescita fino a un organico di 500 persone;

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47.  rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione di discarico, alla sua risoluzione del 18 aprile 2018(5) sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.

(1) GU C 248 del 29.7.2017, pag. 16.
(2) Decisione n. 20 del consiglio di amministrazione dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo, del 27 dicembre 2013, sul regolamento finanziario dell'EASO.
(3) COM(2016)0271.
(4) Regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo (GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11).
(5) Testi approvati, P8_TA(2018)0133.

Ultimo aggiornamento: 4 dicembre 2018Avvertenza legale - Informativa sulla privacy