Parlamentul European,

–  având în vedere conturile anuale finale ale Biroului European de Sprijin pentru Azil pentru exercițiul financiar 2016,

–  având în vedere Raportul Curții de Conturi privind conturile anuale ale Biroului European de Sprijin pentru Azil pentru exercițiul financiar 2016, însoțit de răspunsul Biroului(1),

–  având în vedere declarația de asigurare(2) privind fiabilitatea conturilor și legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente întocmită de Curtea de Conturi pentru exercițiul 2016 în temeiul articolului 287 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

–  având în vedere Recomandarea Consiliului din 20 februarie 2018 privind descărcarea de gestiune a Biroului în ceea ce privește execuția bugetară pentru exercițiul financiar 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  având în vedere articolul 319 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

–  având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului(3), în special articolul 208,

–  având în vedere Regulamentul (UE) nr. 439/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 19 mai 2010 privind înființarea unui Birou European de Sprijin pentru Azil(4), în special articolul 36,

–  având în vedere Regulamentul delegat (UE) nr. 1271/2013 al Comisiei din 30 septembrie 2013 privind Regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului(5), în special articolul 108,

–  având în vedere articolul 94 și anexa IV la Regulamentul său de procedură,

–  având în vedere raportul Comisiei pentru control bugetar și avizul Comisiei pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne (A8-0083/2018),

1.  își amână decizia de a acorda directorului executiv al Biroului European de Sprijin pentru Azil descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Biroului aferent exercițiului financiar 2016;

2.  își prezintă observațiile în cadrul rezoluției de mai jos;

3.  încredințează Președintelui sarcina de a transmite prezenta decizie împreună cu rezoluția Parlamentului, ca parte integrantă a acesteia, directorului executiv al Biroului European de Sprijin pentru Azil, Consiliului, Comisiei și Curții de Conturi și de a asigura publicarea acestora în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (seria L).

(1) JO C 417, 6.12.2017, p. 79. (2) JO C 417, 6.12.2017, p. 79. (3) JO L 298, 26.10.2012, p. 1. (4) JO L 132, 29.5.2010, p. 11. (5) JO L 328, 7.12.2013, p. 42.

Parlamentul European,

–  având în vedere conturile anuale finale ale Biroului European de Sprijin pentru Azil pentru exercițiul financiar 2016,

–  având în vedere Raportul Curții de Conturi privind conturile anuale ale Biroului European de Sprijin pentru Azil pentru exercițiul financiar 2016, însoțit de răspunsul Biroului(1),

–  având în vedere declarația de asigurare(2) privind fiabilitatea conturilor și legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente întocmită de Curtea de Conturi pentru exercițiul 2016 în temeiul articolului 287 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

–  având în vedere Recomandarea Consiliului din 20 februarie 2018 privind descărcarea de gestiune a Biroului în ceea ce privește execuția bugetară pentru exercițiul financiar 2016 (05941/2018 – C8-0087/2018),

–  având în vedere articolul 319 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

–  având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului(3), în special articolul 208,

–  având în vedere Regulamentul (UE) nr. 439/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 19 mai 2010 privind înființarea unui Birou European de Sprijin pentru Azil(4), în special articolul 36,

–  având în vedere Regulamentul delegat (UE) nr. 1271/2013 al Comisiei din 30 septembrie 2013 privind Regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului(5), în special articolul 108,

–  având în vedere articolul 94 și anexa IV la Regulamentul său de procedură,

–  având în vedere raportul Comisiei pentru control bugetar și avizul Comisiei pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne (A8-0083/2018),

1.  amână închiderea conturilor Biroului European de Sprijin pentru Azil pentru exercițiul financiar 2016;

2.  încredințează Președintelui sarcina de a transmite prezenta decizie directorului executiv al Biroului European de Sprijin pentru Azil, Consiliului, Comisiei și Curții de Conturi și de a asigura publicarea acesteia în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (seria L).

(1) JO C 417, 6.12.2017, p. 79. (2) JO C 417, 6.12.2017, p. 79. (3) JO L 298, 26.10.2012, p. 1. (4) JO L 132, 29.5.2010, p. 11. (5) JO L 328, 7.12.2013, p. 42.

Parlamentul European,

–  având în vedere decizia sa privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Biroului European de Sprijin pentru Azil aferent exercițiului financiar 2016,

–  având în vedere articolul 94 și anexa IV la Regulamentul său de procedură,

–  având în vedere raportul Comisiei pentru control bugetar și avizul Comisiei pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne (A8-0083/2018),

A.  întrucât, în contextul procedurii de descărcare de gestiune, autoritatea care acordă descărcarea de gestiune subliniază că este deosebit de important să se consolideze și mai mult legitimitatea democratică a instituțiilor Uniunii prin îmbunătățirea transparenței și a răspunderii, prin punerea în aplicare a principiului întocmirii bugetului în funcție de performanțe și prin buna guvernanță a resurselor umane,

B.  întrucât, potrivit situației veniturilor și cheltuielilor sale(1), bugetul definitiv al Biroului European de Sprijin pentru Azil (denumit în continuare „Biroul”) aferent exercițiului financiar 2016 a fost de 65 370 233,75 EUR, ceea ce reprezintă o creștere cu 309,98 % față de bugetul pe 2015; întrucât această creștere s-a datorat sarcinilor suplimentare ce au venit în completarea mandatului său;

C.  întrucât 29 463 600 EUR provin de la bugetul Uniunii, 21 710 759 EUR provin din alte contribuții, în principal sub formă de acorduri de grant din partea Comisiei, iar 1 900 134 EUR provin din contribuții din partea țărilor asociate (Regatul Norvegiei și Confederația Elvețiană);

D.  întrucât Curtea de Conturi (denumită în continuare „Curtea”), în raportul său privind conturile anuale ale Biroului European de Sprijin pentru Azil pentru exercițiul financiar 2016 (denumit în continuare „raportul Curții”) a declarat că a obținut asigurări rezonabile cu privire la fiabilitatea conturilor anuale ale Biroului, dar nu a fost în măsură să obțină probe de audit suficiente cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente,

Măsuri luate în urma descărcării de gestiune din 2013 și 2014

1.  ia act, cu îngrijorare, de numărul mare de chestiuni pendinte și de acțiunile corective în curs ca urmare a observațiilor Curții din 2013 și 2014 legate de plățile întârziate, standardele de control intern (SCI) și rata ridicată de rotație a personalului; invită Biroul să finalizeze acțiunile corective cât mai curând posibil în cursul anului 2018 și să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la aplicarea acestora;

Argumentele care stau la baza exprimării unei opinii cu rezerve privind legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente și a deciziei de a amâna acordarea descărcării de gestiune

2.  regretă profund constatările semnificative ale Curții cu privire la două din cinci proceduri de achiziții importante care au avut loc în 2016 și pentru care plățile au fost efectuate în cursul exercițiului respectiv, ceea ce demonstrează o anumită lipsă de rigurozitate în ceea ce privește procedurile Biroului în materie de achiziții:

3.  reamintește că, la una dintre procedurile de achiziții auditate, care privea prestarea de servicii de transport în baza unui contract-cadru de servicii în valoare de 4 000 000 EUR, pentru perioada 2016-2020, au participat trei ofertanți, iar Biroul solicitase de la doi dintre aceștia informații suplimentare cu privire la aceleași criterii de selecție; reamintește că, deși niciunul dintre cei doi ofertanți nu a prezentat informațiile solicitate (CV-urile persoanelor însărcinate cu execuția sarcinii respective la sediul Biroului), doar unul a fost exclus din cadrul procedurii pe acest motiv; constată că contractul a fost atribuit celuilalt ofertant pe baza declarației acestuia că CV-urile relevante aveau să fie furnizate ulterior procedurii de atribuire; consideră, prin urmare, că procedura de achiziții nu a respectat principiul egalității de tratament, iar contractul a fost atribuit unui ofertant care nu îndeplinea toate criteriile de selecție; consideră că contractul-cadru și plățile efectuate în baza acestuia în 2016, în cuantum de 920 561 EUR, sunt, prin urmare, neconforme;

4.  reamintește că, în februarie 2016, Biroul a atribuit în mod direct un contract-cadru privind prestarea unor servicii interimare de sprijin în acțiunile sale de răspuns la criza migrației, cu o durată a contractului de 12 luni, în valoare de 3 600 000 EUR; regretă faptul că contractul-cadru a fost atribuit unui operator economic preselectat unic, fără să se aplice vreuna dintre procedurile de achiziții prevăzute în Regulamentul financiar; consideră, deci, că atribuirea contractului-cadru nu a avut loc în conformitate cu normele aplicabile ale Uniunii și, astfel, plățile efectuate în baza acestuia în 2016, în sumă de 592 273 EUR, sunt neconforme;

5.  constată că sumele implicate în legătură cu atribuirea celor două contracte-cadru reprezintă 2,9 % din totalul cheltuielilor din 2016 ale Biroului;

6.  observă că, potrivit Biroului, în cazul contractului-cadru menționat la punctul 3, Biroul și-a bazat decizia pe faptul că contractantul căruia i-a fost atribuit contractul era singurul care dispunea deja de capacitatea de a-și îndeplini obligațiile contractuale; constată, în plus, că, în cazul contractului-cadru menționat la punctul 4, acțiunile Biroului au avut loc în contextul unei urgențe extreme legate de criza refugiaților, care atinsese apogeul la momentul respectiv, la care s-a adăugat necesitatea de a pune în aplicare deciziile Consiliului privind sarcinile urgente care i-au fost încredințate Biroului; constată că contractantul ales în aceste condiții extreme a fost același cu cel ales în trecut de către o altă agenție a UE cu sediul în Grecia; constată că decizia a fost documentată și aprobată într-o cerere de acordare a unei excepții;

7.  invită Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la măsurile luate pentru a soluționa problemele identificate de Curte până la 15 iunie 2018;

8.  constată că Biroul European de Luptă Antifraudă (OLAF) a deschis o anchetă privind operațiunile Biroului; respectă pe deplin independența investigației OLAF și faptul că niciun aspect specific al unei astfel de anchete nu poate fi comunicat înainte ca întregul proces de investigație să fie închis;

9.  este de părere că acordarea descărcării de gestiune înainte ca toate informațiile relevante cu privire la operațiunile Biroului să fie pe deplin cunoscute ar fi o dovadă de iresponsabilitate; invită OLAF să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la rezultatul investigației de îndată ce este închisă, pentru a include orice constatări relevante în raportul de descărcare de gestiune pe 2016 al Biroului;

Observații cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor

10.  constată că, potrivit raportului Curții, Biroul a lansat o procedură deschisă (cinci loturi) în august 2016 pentru atribuirea unui contract-cadru în vederea acoperirii nevoii sale de interpreți/mediatori culturali în diferite țări; constată, de asemenea, că valoarea totală a patru loturi din contractul-cadru pentru care s-au semnat contracte și care au făcut obiectul auditului (loturile 2-5) a fost de 60 000 000 EUR, pe o durată de patru ani; observă că cele patru loturi în cauză au fost atribuite aceluiași ofertant, care era primul contractant „în cascadă”; constată că respectivul contractant îndeplinea cerințele financiare din cadrul criteriilor de selecție (o cifră de afaceri anuală de 1 000 000 EUR), dar nu și pentru unul dintre cele trei exerciții precedente, pentru care fusese semnat un contract de prevalare cu o organizație nonprofit care se angajase să pună „cifra sa de afaceri” la dispoziția contractantului; reamintește faptul că Regulamentul financiar prevede posibilitatea ca un operator economic să se bazeze pe capacitatea economică și financiară a altor entități; regretă, însă, că, în cazul de față, nu este clar modul în care „cifra de afaceri” a entității respective putea fi pusă la dispoziție și nici dacă aceasta ar fi putut furniza sprijin pentru serviciile care trebuie furnizate, dată fiind natura activităților sale; consideră că Biroul ar fi trebuit să respingă oferta, întrucât ea nu demonstra conformitatea cu criteriile privind capacitatea economică și financiară a ofertantului; consideră că contractul-cadru și toate plățile aferente sunt neconforme (nu s-au efectuat plăți în 2016);

Gestiunea bugetară și financiară

11.  constată cu îngrijorare că eforturile de monitorizare a bugetului în cursul exercițiului financiar 2016 au dus la o rată de execuție bugetară redusă, de 80,64 %; constată, de asemenea, că rata de execuție a creditelor de plată a fost de 63,40 %;

12.  ia act de faptul că programul de lucru al Biroului a fost modificat de trei ori, iar bugetul său de patru ori, pentru a ține seama de modificările semnificative care au avut loc în cursul anului 2016, în special creșterea semnificativă a numărului activităților de sprijin operațional ale Biroului în „zonele hotspot” din anumite state membre și punerea în aplicare a Declarației UE-Turcia; cere Biroului să țină seama de Raportul special nr. 6/2017 al Curții intitulat „Răspunsul UE la criza refugiaților: abordarea hotspot” și îndeamnă Curtea să acorde prioritate raportului subsecvent acestui raport special, care a fost solicitat de către Parlament pentru a integra zonele hotspot în sistemul de azil al UE și al statelor membre la nivel mai amplu;

Angajamente și reportări

13.  constată că nivelul creditelor angajate reportate la titlul II (cheltuieli administrative) era ridicat, de 2 500 000 EUR, respectiv 43,9 % (în comparație cu 2015, când a fost de 1 076 583 EUR, respectiv 36,9 %); ia act de faptul că reportările în cauză sunt legate, în principal, de infrastructura IT, de traduceri și publicații, de servicii de consultanță organizațională și de costurile generate de reuniunile consiliului de administrație, pentru care contractele au fost semnate spre sfârșitul exercițiului 2016 sau facturile aferente au fost emise abia în 2017;

14.  ia act de faptul că reportările sunt adesea justificate parțial sau în totalitate de natura multianuală a programelor operaționale ale agențiilor și nu indică neapărat deficiențe în planificarea și execuția bugetului și nici nu contravin întotdeauna principiului bugetar al anualității, mai ales dacă sunt prevăzute din timp de Birou și comunicate Curții;

Transferuri

15.  ia act de faptul că directorul executiv a efectuat 20 de transferuri bugetare în cursul anului 2016 pentru a compensa deficitele bugetare și pentru a satisface nevoile bugetare în creștere exponențială din zonele-hotspot, în special în urma Declarației UE-Turcia; constată cu îngrijorare că unul dintre cele patru transferuri efectuate între titluri a fost executat printr-o decizie a directorului executiv, chiar dacă s-a depășit pragul de 10 % prevăzut la articolul 27 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar al EASO(2); constată că transferul a fost aprobat rapid de consiliul de administrație în cadrul celei de a doua modificări a bugetului pe 2016;

16.  constată că, din cauza crizei migrației, Biroul și-a modificat bugetul de patru ori în 2016 pentru a răspunde solicitărilor Comisiei și ale statelor membre de extindere a câmpului său de acțiune operațional, în contextul sosirii unui număr mai mare de solicitanți de azil în perioada 2015-2016; este de opinie că acest lucru a condus la o dificultate a Biroului de a absorbi aceste fonduri, care, la rândul său, a generat un anumit număr de anulări și reportări, precum și dificultăți în ceea ce privește respectarea normelor bugetare și financiare; subliniază că această situație ar trebui rezolvată în viitor;

Achizițiile publice și politica în materie de personal

17.  regretă faptul că, în ceea ce privește plățile subiacente conturilor Biroului, două din cele cinci proceduri de achiziții auditate au prezentat nereguli și au generat plăți necuvenite corespunzătoare care reprezintă 2,9 % din cheltuielile totale; ia act, de asemenea, de semnarea unui contract-cadru suplimentar neregulamentar, pentru care nu a fost efectuată nicio plată; ia act de faptul că Biroul a luat deja măsuri de remediere în 2017, înlocuind contractele care au rezultat din aceste proceduri cu contracte noi; solicită Biroului să se asigure că nu vor mai avea loc astfel de nereguli;

18.  constată cu îngrijorare că, din cele 4 861 de plăți pe care Biroul le-a procesat în 2016, 2 007 au fost efectuate după termenul-limită legal (41 %); ia act, cu toate acestea, de faptul că motivul a fost în principal creșterea exponențială a bugetului; ia act de faptul că, potrivit Biroului, activitățile sale operaționale au crescut exponențial, ceea ce a dus la o creștere semnificativă a numărului de operațiuni financiare executate de același număr de angajați; ia act cu satisfacție de diversele măsuri luate de Birou pentru a rezolva această situație; ia act de faptul că se preconizează că măsurile respective vor duce la normalizarea plăților până la sfârșitul primului semestru al anului 2017; invită Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la rezultatele măsurilor în cauză;

19.  constată că, potrivit raportului Curții, în cazul în care prețul sau costurile propuse într-o ofertă par anormal de mici, autoritatea contractantă trebuie să solicite în scris detalii privind elementele constitutive ale prețului sau ale costurilor respective și îi oferă ofertantului posibilitatea de a-și prezenta observațiile; ia însă act de faptul că, pentru două dintre loturi (loturile 3 și 5) care priveau contractarea serviciilor unor interpreți/mediatori culturali în diferite țări, Biroul a primit oferte financiare care erau cu 50 %, respectiv, 31 % mai mici față de ofertele cu prețul cel mai scăzut imediat următoare; regretă profund că, deși acest lucru putea constitui un indiciu că ofertele erau anormal de mici, Biroul nu a considerat necesar să solicite explicații suplimentare din partea ofertantului în această privință;

20.  subliniază că, în 2014, Comisia a semnat, în numele a peste 50 de instituții și organisme ale Uniunii, inclusiv al Biroului, un contract-cadru cu un contractant pentru achiziționarea de licențe software și pentru furnizarea serviciilor aferente de mentenanță și suport; ia act de faptul că contractantul cu care a fost semnat contractul-cadru acționează ca intermediar între Birou și furnizorii care pot răspunde nevoilor Biroului; constată că, pentru serviciile de intermediere prestate, contractantul cu care a fost semnat contractul-cadru are dreptul să perceapă sume în plus variind între 2 % și 9 % din prețurile furnizorilor; constată de asemenea că, în 2016, plățile totale efectuate către contractantul în cauză s-au ridicat la 534 900 EUR; regretă că Biroul nu a verificat în mod sistematic prețurile și sumele în plus percepute în raport cu ofertele de preț și cu facturile emise de furnizori către contractant; constată, pe baza informațiilor din răspunsul Biroului, că Biroul ar fi trebuit să introducă, de la 1 ianuarie 2018, verificări sistematice pentru fiecare deviz de peste 135 000 EUR;

21.  observă că, având în vedere creșterea semnificativă a sarcinilor atribuite Biroului la începutul anului 2016, resursele sale au fost crescute în mod repetat atât în ceea ce privește creditele financiare, cât și personalul; constată cu satisfacție că, pentru a absorbi și a gestiona aceste resurse în mod eficace, s-a decis să se simplifice structura organizatorică internă a Biroului, ținându-se cont de noile sarcini suplimentare atribuite acestuia; ia act de faptul că consiliul de administrație a adoptat o nouă structură organizațională a Biroului, astfel cum a fost propusă de către directorul executiv la 12 mai 2016; invită Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la îmbunătățirile așteptate ca urmare a noii structuri;

22.  ia act de faptul că, la 31 decembrie 2016, Biroul avea 136 de membri ai personalului, atât în serviciu, cât și numiți, printre care 86 de agenți temporari (din cele 91 de posturi autorizate în temeiul bugetului Uniunii), 43 de agenți contractuali și 7 experți naționali detașați; subliniază că 63,2 % dintre toți membrii personalului sunt femei, în timp ce 36,8 % sunt bărbați; invită Biroul să acorde atenție echilibrului de gen în rândul personalului și să țină seama de acesta atunci când recrutează în viitor;

23.  constată cu satisfacție că s-a înregistrat o creștere a numărului de locuri de muncă operaționale, de la 58,18 % în 2015 la 63,31 % în 2016, ca urmare a creșterii dramatice a activităților operaționale în cursul anului 2016;

24.  ia act de faptul că Biroul a primit o plângere în urma neangajării după perioada de probă; invită Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la soluționarea plângerii;

25.  constată că, în medie, personalul Biroului a fost în concediu medical timp de 2,4 zile în 2016; constată cu o oarecare îngrijorare că Biroul nu a oferit nicio informație cu privire la bugetul sau numărul de zile per membru al personalului dedicate activităților privind starea de bine a personalului în 2016; regretă că Biroul nu a menționat diferitele activități privind starea de bine a personalului organizate în 2016, astfel cum a solicitat Parlamentul;

26.  observă cu preocupare că Biroul nu are încă o politică de prevenire a hărțuirii; solicită Biroului să creeze o rețea de consilieri confidențiali ca parte a politicii de protejare a demnității persoanelor și de prevenire a hărțuirii morale și sexuale și să organizeze ședințe de sensibilizare, să furnizeze informații standard cu privire la hărțuire pe site-ul său intranet și să introducă un program pentru nou-veniți, care să includă o prezentare privind sănătatea și bunăstarea;

Prevenirea și gestionarea conflictelor de interese, transparența și democrația

27.  recunoaște că, potrivit Biroului, în prima jumătate a anului 2018, acesta va elabora un ghid practic privind gestionarea și prevenirea conflictelor de interese, precum și norme obligatorii pentru protecția avertizorilor de integritate; invită Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la concretizarea acestor măsuri;

28.  ia act de faptul că Biroul va insista în mai mare măsură pe lângă membrii consiliului de administrație pentru ca aceștia să își transmită declarațiile de interese în vederea publicării lor; reamintește că transparența este un element-cheie pentru menținerea încrederii cetățenilor Uniunii în instituțiile Uniunii; îndeamnă Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la acest aspect;

29.  observă că Biroul nu a răspuns la întrebarea dacă toate întâlnirile cu lobbyștii au fost înregistrate și făcute publice; invită Biroul să ofere autorității care acordă descărcarea de gestiune un răspuns în acest sens;

30.  constată că, în 2016, Biroul a primit opt cereri de acces la documente, acordând acces deplin la șapte documente și refuzând accesul la un document, deoarece Biroul nu dispunea de informațiile în cauză, însă au fost transmise sesizări către autoritățile competente;

31.  ia act de faptul că Biroul nu dispune de niciun vehicul oficial, dar intenționează să achiziționeze două vehicule în viitor;

Principalele realizări

32.  salută principalele trei realizări identificate de Birou în 2016, și anume:

33.  constată cu satisfacție că, în 2016, 218 formatori au participat la 15 sesiuni de „formare a formatorilor” organizate de către Birou; constată, în plus, că Biroul a gestionat 361 de sesiuni de formare la nivel național în cadrul platformei sale de învățare online „programa de formare a EASO” pentru 5 833 de membri ai personalului național;

Controalele interne

34.  ia act de faptul că, la începutul anului 2016, patru dintre cele 16 standarde de control intern au fost implementate parțial și unul nu a fost implementat; constată că Biroul a elaborat normele de aplicare care lipseau din Statutul funcționarilor (SCI 3), a instituit propriul sistem anual de evaluare a performanțelor (SCI 4), a desfășurat pentru prima dată un proces de gestionare a riscurilor (SCI 6), a adoptat o cartă de guvernanță în domeniul informatic, precum și o cartă de guvernanță în materie de gestionare a proiectelor (SCI 7) și a înregistrat progrese în ceea ce privește definirea și punerea în aplicare a normelor de gestionare a documentelor prin aprobarea politicii de gestionare a arhivelor (SCI 11); invită Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la punerea în practică a acestor SCI;

35.  ia act de faptul că, potrivit raportului Curții, acordul de grant pentru achiziționarea și, ulterior, donarea către statul elen a 90 de aparate de scanare a amprentelor digitale și a 90 de calculatoare compatibile (echipamente) în valoare de 1 100 000 EUR a necesitat livrarea echipamentelor la direcția TI din poliția din Atena și, ulterior, transferul în zonele-hotspot situate în insulele grecești; reamintește că, în descrierea acțiunii, era specificat că trebuiau să fie prezenți la fața locului reprezentanți din partea Biroului care să se asigure că procedurile de livrare, de instalare și, ulterior, de transfer al dreptului de proprietate către poliția elenă se desfășoară în mod corespunzător; cu toate acestea, regretă profund că personalul Biroului nu a fost prezent la fața locului pentru a asigura respectarea acestei cerințe, iar confirmarea din partea autorităților elene de resort a faptului că echipamentele au fost livrate în zonele-hotspot în februarie și la începutul lunii martie 2016 și că sunt utilizate în scopul prevăzut nu a fost primită decât abia în iulie 2017; constată, pe baza răspunsului Biroului, că Biroul a solicitat oficial de la autoritățile elene confirmarea livrării și instalării echipamentelor în zonele-hotspot pentru prima dată la 23 mai 2016;

36.  constată că, în 2016, Biroul a trebuit să facă față mai multor provocări în mediul său operațional, printre care se numărau: un buget majorat în mod substanțial, extinderea sarcinilor, o creștere importantă a numărului de operațiuni, schimbarea contabilului cu mai multe soluții interimare și introducerea unui sistem de flux de lucru exclusiv electronic; regretă că această situație caracterizată de schimbări considerabile și de instabilitate nu a fost atenuată nici de revalidarea sistemului contabil, nici de introducerea unui sistem de verificări ex post periodice ale operațiunilor; ia act, pe baza răspunsului Biroului, că revalidarea sistemului contabil fusese planificată pentru 2017 și, pe termen mediu, este avută în vedere o strategie de verificare ex post;

Auditurile interne

37.  constată că, în 2016, Biroul a făcut obiectul unui audit realizat de către Serviciul de Audit Intern (IAS) privind execuția bugetară și implementarea planului de achiziții în cadrul Biroului; ia act de faptul că auditorii au recunoscut eforturile depuse în prezent de Birou pentru a asigura buna funcționare a proceselor administrative, cum ar fi execuția bugetară și achizițiile publice, cu toate că se confruntă cu provocări operaționale legate de rolul Biroului în criza refugiaților; ia act cu satisfacție de faptul că Biroul a îmbunătățit în mod semnificativ execuția bugetului său și că execuția bugetului a fost considerată satisfăcătoare; constată însă că deși reportările au fost relativ mari, acestea au fost considerate justificate; este de opinie că Biroul ar trebui să își consolideze planificarea pentru procedurile de achiziții aferente cheltuielilor administrative; ia act de faptul că monitorizarea procedurilor și contractelor specifice încheiate în temeiul contractelor-cadru este deficitară și, prin urmare, ar trebui să fie consolidată în continuare; ia act de faptul că Biroul continuă să coopereze cu IAS pentru a dezvolta acțiuni concrete de reducere la minimum a riscurilor identificate; invită Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la măsurile de îmbunătățire a procedurilor de achiziții;

38.  observă că, la începutul lui 2016, Biroul avea trei planuri de acțiune deschise, ca urmare a trei audituri efectuate în 2014 și în 2015; ia act cu satisfacție de faptul că Biroul a finalizat 19 dintre cele 20 de acțiuni restante în urma auditurilor efectuate de IAS; ia act de faptul că Biroul estimează că va închide singura recomandare care este încă deschisă de îndată ce noul regulament de instituire a agenției de sine stătătoare este adoptat;

Alte observații

39.  ia act de faptul că, la 4 mai 2016, Comisia a prezentat o propunere pentru un nou regulament(3), care propune transformarea Biroului într-o agenție de sine stătătoare;

40.  reamintește că, în conformitate cu articolul 46 din Regulamentul (UE) nr. 439/2010(4), Biroul trebuie să comande o evaluare externă independentă a rezultatelor obținute; ia act de faptul că domeniul tematic al evaluării a vizat valoarea adăugată la nivelul Uniunii și eficacitatea și impactul Biroului în ceea ce privește contribuția la implementarea sistemului european comun de azil, inclusiv a pachetului legislativ în materie de azil; constată că evaluatorii externi au prezentat consiliului de administrație constatările și recomandările lor în ianuarie 2016; ia act de faptul că Biroul a fost de acord să elaboreze un plan de acțiune pentru a lua măsuri legate de cele nouă recomandări ale evaluatorilor externi; invită Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la implementarea planului de acțiune;

41.  solicită Biroului să își îmbunătățească procedurile de control intern; salută acțiunile de remediere care au fost deja puse în aplicare prin adoptarea unor noi SCI; atrage atenția asupra lipsei unei planificări adecvate pentru procedurile de achiziții publice și reamintește Biroului importanța unei astfel de planificări inclusiv într-un context de criză; constată că, potrivit raportului Curții, Biroul a achiziționat și a instalat 65 de structuri de tip container pentru a fi utilizate ca birouri mobile în zonele-hotspot din Grecia și din Italia, în valoare totală de 852 136 EUR; constată că unele dintre aceste structuri au fost instalate într-o locație în care containere similare, neaparținând Biroului, au fost distruse ulterior în timpul unor revolte; ia act de faptul că Biroul nu a asigurat cele 65 de containere împotriva acestui risc deoarece a considerat că nu este rentabil să se încheie o poliță de asigurareia act de faptul că Biroul nu și-a recuperat în totalitate și în timp util TVA-ul pentru exercițiile financiare 2014 și 2015; salută faptul că această recuperare a fost, între timp, încheiată;

42.  ia act de faptul că Biroul și-a modificat contractul de închiriere și, în a doua jumătate a anului 2016, și-a extins spațiul pentru birouri la un bloc suplimentar al clădirii în care se află sediul său; observă că, drept consecință a creșterii responsabilităților și sarcinilor Biroului, numărul angajaților ar trebui să crească la 500 până la sfârșitul anului 2020, ceea ce atrage după sine o nevoie considerabilă de creștere a spațiului de birouri; invită Biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la consecințele bugetare preconizate ale acestei creșteri;

43.  ia act de deschiderea de birouri în Roma și Atena și de rolul tot mai important al Biroului în întreaga Uniune, pe măsură ce se apropie din ce în ce mai mult de zonele-hotspot;

44.  ia act de numirea ofițerilor de legătură pe lângă instituțiile Uniunii din Bruxelles și pe lângă poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european, pentru a promova relații mai strânse și a facilita cooperarea în domeniile de interes comun;

45.  ia act, din răspunsurile Biroului, că între Birou și Comisie a avut loc un schimb de informații aprofundat privind Brexitul și că Biroul urmărește îndeaproape recomandările Direcției Generale Migrație și Afaceri Interne a Comisiei și se pregătește corespunzător pentru acesta, având de asemenea în vedere transformarea Biroului în noua Agenție a Uniunii Europene pentru Azil;

46.  observă cu nemulțumire că Biroul nu i-a răspuns autorității care acordă descărcarea de gestiune cu privire la eforturile întreprinse pentru a asigura un loc de muncă ecologic și eficient din punctul de vedere al costurilor și pentru a reduce sau compensa emisiile de CO2; invită Biroul să acorde atenție, de asemenea, efectelor activităților sale asupra mediului, ținând seama în special de faptul că se va extinde și va avea până la 500 de angajați în viitor;

o
o   o

47.  face trimitere, pentru alte observații cu caracter orizontal care însoțesc decizia privind descărcarea de gestiune, la Rezoluția sa din 18 aprilie 2018(5) referitoare la performanțele, gestiunea financiară și controlul agențiilor.

(1) JO C 248, 29.7.2017, p. 16. (2) Decizia nr. 20 a Consiliului de administrație al Biroului European de Sprijin pentru Azil din 27 decembrie 2013 privind Regulamentul financiar al EASO. (3) COM(2016)0271. (4) Regulamentul (UE) nr. 439/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 19 mai 2010 privind înființarea unui Birou European de Sprijin pentru Azil (JO L 132, 29.5.2010, p. 11). (5) Texte adoptate, P8_TA(2018)0133.