Euroopa Parlament,

–  võttes arvesse Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiameti 2018. aasta lõplikku raamatupidamisaruannet,

–  võttes arvesse kontrollikoja aastaaruannet ELi asutuste eelarveaasta 2018 kohta koos asutuste vastustega(1),

–  võttes arvesse vastavalt Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklile 287 tehtud kontrollikoja kinnitavat avaldust(2) 2018. aasta raamatupidamise aastaaruande usaldusväärsuse ja selle aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta,

–  võttes arvesse nõukogu 18. veebruari 2020. aasta soovitust ameti tegevusele heakskiidu andmise kohta 2018. aasta eelarve täitmisel (05761/2020 – C9-0063/2020),

–  võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklit 319,

–  võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määrust (EL, Euratom) nr 966/2012 (mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002)(3), eriti selle artiklit 208,

–  võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. juuli 2018. aasta määrust (EL, Euratom) 2018/1046 (mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid ja millega muudetakse määrusi (EL) nr 1296/2013, (EL) nr 1301/2013, (EL) nr 1303/2013, (EL) nr 1304/2013, (EL) nr 1309/2013, (EL) nr 1316/2013, (EL) nr 223/2014 ja (EL) nr 283/2014 ja otsust nr 541/2014/EL ning tunnistatakse kehtetuks määrus (EL, Euratom) nr 966/2012)(4), eriti selle artiklit 70,

–  võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 19. mai 2010. aasta määrust (EL) nr 439/2010 (millega luuakse Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiamet)(5), eriti selle artiklit 36,

–  võttes arvesse komisjoni 30. septembri 2013. aasta delegeeritud määrust (EL) nr 1271/2013 (raamfinantsmääruse kohta asutustele, millele viidatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 208)(6), eriti selle artiklit 108,

–  võttes arvesse komisjoni 18. detsembri 2018. aasta delegeeritud määrust (EL) 2019/715 raamfinantsmääruse kohta asutustele, mis on asutatud Euroopa Liidu toimimise lepingu ja Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu alusel ning millele osutatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) 2018/1046 artiklis 70(7), eriti selle artiklit 105,

–  võttes arvesse kodukorra artiklit 100 ja V lisa,

–  võttes arvesse kodanikuvabaduste, justiits- ja siseasjade komisjoni arvamust,

–  võttes arvesse eelarvekontrollikomisjoni raportit (A9‑0077/2020),

1.  annab heakskiidu Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiameti tegevdirektori tegevusele ameti 2018. aasta eelarve täitmisel;

2.  esitab oma tähelepanekud alltoodud resolutsioonis;

3.  teeb presidendile ülesandeks edastada käesolev otsus ja resolutsioon, mis on selle lahutamatu osa, Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiameti tegevdirektorile, nõukogule, komisjonile ja kontrollikojale ning korraldada nende avaldamine Euroopa Liidu Teatajas (L‑seerias).

(1) ELT C 417, 11.12.2019, lk 1. (2) ELT C 417, 11.12.2019, lk 1. (3) ELT L 298, 26.10.2012, lk 1. (4) ELT L 193, 30.7.2018, lk 1. (5) ELT L 132, 29.5.2010, lk 11. (6) ELT L 328, 7.12.2013, lk 42. (7) ELT L 122, 10.5.2019, lk 1.

Euroopa Parlament,

–  võttes arvesse Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiameti 2018. aasta lõplikku raamatupidamisaruannet,

–  võttes arvesse kontrollikoja aastaaruannet ELi asutuste eelarveaasta 2018 kohta koos asutuste vastustega(1),

–  võttes arvesse vastavalt Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklile 287 tehtud kontrollikoja kinnitavat avaldust(2) 2018. aasta raamatupidamise aastaaruande usaldusväärsuse ja selle aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta,

–  võttes arvesse nõukogu 18. veebruari 2020. aasta soovitust ameti tegevusele heakskiidu andmise kohta 2018. aasta eelarve täitmisel (05761/2020 – C9-0063/2020),

–  võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklit 319,

–  võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määrust (EL, Euratom) nr 966/2012 (mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002)(3), eriti selle artiklit 208,

–  võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. juuli 2018. aasta määrust (EL, Euratom) 2018/1046 (mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid ja millega muudetakse määrusi (EL) nr 1296/2013, (EL) nr 1301/2013, (EL) nr 1303/2013, (EL) nr 1304/2013, (EL) nr 1309/2013, (EL) nr 1316/2013, (EL) nr 223/2014 ja (EL) nr 283/2014 ja otsust nr 541/2014/EL ning tunnistatakse kehtetuks määrus (EL, Euratom) nr 966/2012)(4), eriti selle artiklit 70,

–  võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 19. mai 2010. aasta määrust (EL) nr 439/2010 (millega luuakse Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiamet)(5), eriti selle artiklit 36,

–  võttes arvesse komisjoni 30. septembri 2013. aasta delegeeritud määrust (EL) nr 1271/2013 (raamfinantsmääruse kohta asutustele, millele viidatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 208)(6), eriti selle artiklit 108,

–  võttes arvesse komisjoni 18. detsembri 2018. aasta delegeeritud määrust (EL) 2019/715 raamfinantsmääruse kohta asutustele, mis on asutatud Euroopa Liidu toimimise lepingu ja Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu alusel ning millele osutatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) 2018/1046 artiklis 70(7), eriti selle artiklit 105,

–  võttes arvesse kodukorra artiklit 100 ja V lisa,

–  võttes arvesse kodanikuvabaduste, justiits- ja siseasjade komisjoni arvamust,

–  võttes arvesse eelarvekontrollikomisjoni raportit (A9‑0077/2020),

1.  annab heakskiidu Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiameti 2018. aasta raamatupidamiskontode sulgemisele;

2.  teeb presidendile ülesandeks edastada käesolev otsus Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiameti tegevdirektorile, nõukogule, komisjonile ja kontrollikojale ning korraldada selle avaldamine Euroopa Liidu Teatajas (L‑seerias).

(1) ELT C 417, 11.12.2019, lk 1. (2) ELT C 417, 11.12.2019, lk 1. (3) ELT L 298, 26.10.2012, lk 1. (4) ELT L 193, 30.7.2018, lk 1. (5) ELT L 132, 29.5.2010, lk 11. (6) ELT L 328, 7.12.2013, lk 42. (7) ELT L 122, 10.5.2019, lk 1.

Euroopa Parlament,

–  võttes arvesse oma otsust Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiameti 2018. aasta eelarve täitmisele heakskiidu andmise kohta,

–  võttes arvesse kodukorra artiklit 100 ja V lisa,

–  võttes arvesse kodanikuvabaduste, justiits- ja siseasjade komisjoni arvamust,

–  võttes arvesse eelarvekontrollikomisjoni raportit (A9‑0077/2020),

A.  arvestades, et Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiameti (edaspidi „amet“) tulude ja kulude eelarvestuse(1) kohaselt oli ameti 2018. aasta lõplik eelarve 97 665 322 eurot, mis tähendab 2017. aastaga võrreldes 12,52 % suurust kasvu; arvestades, et kasv oli seotud operatiivtegevuse suurendamisega; arvestades, et ameti eelarve koosneb peamiselt liidu eelarvest eraldatud vahenditest(2);

B.  arvestades, et kontrollikoda märgib oma aruandes Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiameti eelarveaasta 2018 raamatupidamise aastaaruande kohta (edaspidi „kontrollikoja aruanne“), et ta sai piisava kindluse selle kohta, et ameti raamatupidamise aastaaruanne on usaldusväärne, ning et ta sai piisavat asjakohast auditi tõendusmaterjali selle aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta; arvestades, et kontrollikoda esitas siiski põhjenduse märkusega arvamuse esitamiseks seoses eelarveaastate 2016 ja 2017 kohta esitatud kontrollikoja leidudega maksete seaduslikkuse ja korrektsuse kohta; arvestades, et kontrollikoda on arvamusel, et kui mitte arvestada eelarveaastate 2016 ja 2017 mõju, on 31. detsembril 2018 lõppenud eelarveaasta raamatupidamise aastaaruande aluseks olevad maksed kõigis olulistes aspektides seaduslikud ja korrektsed;

2017. aasta eelarve täitmisele heakskiidu andmist käsitleva raporti järelmeetmed

1.  võtab teadmiseks ameti haldusnõukogu 6. juuni 2018. aasta otsuse vabastada senine tegevdirektor viivitamata ametist; märgib, et 6. juunil 2018 nimetati ametisse ajutine tegevdirektor ja 16. juunil 2019 nimetati ametisse uus tegevdirektor; tunneb heameelt ameti järelaruande üle seoses Euroopa Parlamendi poolt eelarveaasta 2017 kohta esitatud tähelepanekutega, eelkõige ameti haldusnõukogu, ajutise tegevdirektori ja uue tegevdirektori võetud parandusmeetmete üle, et parandada ameti juhtimisstruktuuri ja tõhusust, taastada läbipaistvus ja suurendada usaldust; toetab 2019. aastaks koostatud ameti juhtimise tegevuskava ja peab selles nimetatud meetmeid kiiduväärseks; võtab teadmiseks uue tegevdirektori positiivse sõnumi ja edaspidise tiheda koostöö kavatsuse, mida ta väljendas 4. septembril 2019 toimunud avalikul kuulamisel ja Euroopa Parlamendi eelarvekontrollikomisjonis 4. detsembril 2019 toimunud asutuste kuulamisel;

Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) juurdluse tulemused

2.  peab kahetsusväärseks OLAFi avastatud hankemenetluse rikkumisi, liidu vahendite väärkasutamist, juhtimisvigu, ametiseisundi kuritarvitusi personaliküsimustes, andmekaitse-eeskirjade rikkumisi, ahistamise ja töötajatega sobimatu käitumise juhtumeid 2017. aastal; kordab ametile esitatud nõuet anda eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavatele institutsioonidele OLAFi soovitatud meetmete võtmisest aru; mõistab ameti taotlust esitada konfidentsiaalsuse ja andmekaitseküsimuste tõttu üksikasjalikum aruanne asjakohases vormis;

3.  tunneb heameelt, et tegevdirektor vabastati ameti haldusnõukogu 6. juuni 2018. aasta otsusega koheselt ametist; rõhutab siiski, et 2017. aasta eelarvet täideti ameti eelmise juhtkonna järelevalve all; rõhutab, et raportis käsitletakse 2017. aasta eelarve täitmisele heakskiidu andmist; võtab teadmiseks uue tegevdirektori kavatsuse viia läbi põhjalikke reforme, mis tagavad usaldusväärse juhtimise;

Põhjendus vastupidise arvamuse esitamiseks eelarveaasta 2017 raamatupidamise aastaaruande aluseks olevate maksete seaduslikkuse ja korrektsuse kohta

4.  võtab teadmiseks eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavate institutsioonide märkused ja tähelepanekud, mille kohaselt on amet väga sõltuv piisavatest vahenditest ja eelkõige liikmesriikide poolt tööle suunatud ekspertidest, ning märgib, et ekspertide nappusest on liikmesriikidele ja komisjonile eri tasanditel teada antud; märgib ühtlasi, et liikmesriikide poolt ametisse nimetatud ja lähetatud ekspertide nappuse korvamiseks on amet kasutanud rohkem kohapeal palgatud ajutisi töötajaid ning et 2018. aastal oli liikmesriikide ekspertide osakaal vaid 26 % operatiivvajadusi täitnud lähetatud töötajatest; juhib tähelepanu asjaolule, et ilma ajutiste töötajateta ei ole ametil võimalik pakkuda liikmesriikidele nende varjupaigasüsteemide jaoks kriitilise tähtsusega tuge; võtab teadmiseks ameti ettepaneku luua 500 liikmesriigi eksperdist koosnev varjupaigaekspertide reservnimekiri; kutsub liikmesriike ja komisjoni üles seda ettepanekut kiiresti hindama ja käsitlema;

Eelarve haldamine ja finantsjuhtimine

5.  peab kahetsusväärseks, et piiratud aastaeelarved ja ettenägematuid kiireloomulisi operatiivvajadusi rahastada võimaldava ettenägematute kulude reservi osaline puudumine ameti eelarves tekitab eelarvelist ebakindlust ja takistab hädaolukordadele reageerimise planeerimist; märgib, et amet peab operatiivplaneerimise ja vahendite eraldamise üle pidevalt arutelusid komisjoni ja eelarvepädevate institutsioonidega; võtab teadmiseks, et amet kasutab assotsieerunud riikide osamakseid osaliselt ettenägematute tegevuskulude katteks, eelkõige selleks, et tegeleda liikmesriikide ootamatute toetustaotlustega; kutsub ametit üles tegelema jätkuvalt eelarvepiirangute küsimusega, konsulteerides tihedalt komisjoni ja eelarvepädevate institutsioonidega;

6.  juhib tähelepanu asjaolule, et kavandatavad eelarvekärped võivad kahjustada ameti suutlikkust jätkata nõuetekohaselt talle usaldatud ülesannete täitmist liikmesriikidele vajaliku toetuse pakkumisel; tuletab meelde, et ameti volituste suurendamise ja töökoormuse suurenemisega peaksid kaasnema piisavad eelarveassigneeringud;

7.  avaldab heameelt ameti ja Frontexi ühise haldusnõukogu uuendatud koostööstrateegia üle; märgib ka tunnustavalt, et amet tegutseb asutuste võrgustikus aktiivselt selliste ühismeetmete ühtlustamisel nagu konfidentsiaalsete nõustajate töölevõtmise kutsed, osaleb raamlepingute ühistes hankemenetlustes ja töötajate liikuvuse programmides; soovitab tungivalt, et amet teeks kõigi liidu ametitega veelgi tihedamat ja ulatuslikumat koostööd; juhib tähelepanu rände haldamist käsitlevas kontrollikoja eriaruandes esitatud soovitusele tagada vastastikune täiendavus ja parem koordineerimine Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning ameti vahel; nõuab tungivalt, et amet uuriks võimalusi jagada kattuvate ülesannete täitmisel ressursse ametitega, kellel on sarnane tegevus;

Tulemuslikkus

8.  märgib, et 31. detsembril 2018. aastal oli ametikohtade loetelust täidetud ainult 68,22 %, kusjuures liidu eelarves kinnitatud 214 ajutisest teenistujast oli ametisse nimetatud 146 (2017. aastal oli kinnitatud ametikohti 155); märgib, et 2018. aastal töötas ameti heaks ka 61 lepingulist töötajat ja kolm lähetatud riiklikku eksperti; märgib rahuloluga, et ameti värbamiskavas on 2020. aastaks ette nähtud 500 töötajat;

9.  märgib, et haldusosakonnas on puudu juhtidest, sest viiest juhtivast ametikohast neli olid kas täitmata või peatati neid ülesandeid täitnud isikute tegevus, kuid võtab teadmiseks ameti vastuse, et teade personali- ja turbeüksuse juhi vaba ametikoha kohta avaldatakse 2020. aasta esimeses kvartalis; märgib samuti, et kuna ametit mõjutas ümberkorraldamine, on käimas finants- ja hankeüksuse juhataja töölevõtmine ning IKT üksuse juhataja ametikoht täideti 2019. aastal; kutsub ametit üles rohkem pingutama, et täita vabad ametikohad koostöös komisjoni ja liikmesriikidega, ning andma eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavatele institutsioonidele teada selle riskiteguri leevendamiseks võetud parandusmeetmetest;

10.  peab kahetsusväärseks, et kontrollikoja aruande kohaselt on ameti personaliolukord alates 2017. aasta lõpust järsult halvenenud; märgib, et 2018. aasta lõpus oli ametis 216 töötajat, välja saadeti 89 tööpakkumist ja allkirjastati 60 lepingut; märgib siiski, et 2018. aasta lõpus oli täitmata veel 78 vaba töökohta; väljendab sügavat muret sellise olukorra pärast, mis seab tõsiselt ohtu ameti tegevuse jätkumise praeguses ulatuses; võtab teadmiseks juhtkonna väljendatud kohustuse täita ameti värbamiskava läbipaistvalt ja tõhusalt;

11.  märgib murega, et 2018. aastal kuulusid kõrgemasse juhtkonda ainult mehed (üheksa liiget), kuid negatiivne sooline tasakaal muutus 2019. aastal, kui tegevdirektoriks nimetati naine; märgib rahuloluga, et haldusnõukogus saavutati hea sooline tasakaal (16 meest ja 15 naist);

12.  võtab teadmiseks, et tegevdirektor tutvustas 26. novembril 2019 haldusnõukogule uut organisatsiooni skeemi; on seisukohal, et personali ümberkorraldamine peaks aitama tugevdada sisekontrolli, kvaliteedi tagamist ja riskijuhtimist ning võtta meetmeid, mida nõudsid kontrollikoda ja komisjoni sisekontrolli talitus.

Personalipoliitika

13.  märgib murega, et 31. detsembril 2018. aastal oli ametikohtade loetelust täidetud vaid 68,22 %, kusjuures liidu eelarves kinnitatud 214 ajutisest teenistujast oli ametisse nimetatud 146 (2017. aastal oli kinnitatud ametikohti 155); märgib, et 2018. aastal töötas ameti heaks ka 61 lepingulist töötajat ja kolm lähetatud riiklikku eksperti;

14.  märgib rahuloluga, et 2019. aasta juulis allkirjastas amet Küprosega vastuvõtulepingu, mis käsitleb varjupaigatugirühmade ja muude ameti töötajate majutamist liikmesriikides (nt seoses ameti enda töötajate, liikmesriikide ekspertide ja lepinguliste ekspertide privileegide ja immuniteetidega), 2020. aasta jaanuaris pidi amet allkirjastama Kreekaga vastuvõtulepingu ning on sõlmimas Itaaliaga uut lepingut määruse (EL) nr 439/2010(3) täielikuks järgimiseks ja kooskõlas ameti muude vastuvõtulepingutega; kutsub ametit ja komisjoni üles püüdma jätkuvalt jõuda liikmesriikidega varjupaigatugirühmade ja muude ameti töötajate majutamise küsimuses tulemuslikule kokkuleppele;

15.  võtab teadmiseks ameti vastused kontrollikoja tähelepanekutele ja tehtud pingutused, et tegelda uue tegevdirektori juhtimisel nende küsimustega, muu hulgas seades prioriteediks vastuvõtulepingute sõlmimise Itaalia, Kreeka ja Küprosega varjupaigatugirühmade ja muude ameti töötajate majutamise kohta liikmesriikides, suurendades töölevõtmismenetluste läbipaistvust ja tugevdades 2019. aasta jooksul ameti õigusteenistust;

16.  märgib, et kontrollikoda täheldas, et asutustel on tekkinud tava palgata IT‑konsultandi ülesannete täitmiseks koosseisuväliseid töötajaid; nõuab, et nii olulises ja tundlikus valdkonnas vähendataks nii palju kui võimalik sõltuvust koosseisuvälisest töötajatest, et piirata võimalikke ohte;

17.  märgib kontrollikoja aruandele tuginedes, et amet algatas 2018. aastal avatud riigihankemenetluse, et sõlmida raamlepingud renditöötajate teenuse osutamiseks Itaalias; märgib, et amet katkestas menetluse, kuna saadi ainult üks pakkumus ja amet pidas seda vastuvõetamatuks, kuna finantspakkumus ületas hinnangulise maksimaalse eelarve; täheldab, et kontrollikoda leidis tehnilises kirjelduses olulise vea, mis ulatus 25 miljoni euroni; märgib siiski, et amet on neid leide tunnistanud ning on vastu võtnud parandusmeetmed ja neid rakendanud; need parandusmeetmed hõlmavad järgmist: lõpetada Itaalias renditöötajate teenuse raamleping; algatada uus renditöötajate teenuse hankemenetlus Itaalias; esitada täiendav kutse liikmesriikide ekspertidele ja võimaluse korral kasutada alternatiivset korda ekspertide lähetamiseks kuni uue raamlepingu jõustumiseni; vähendada ajutiselt märkimisväärselt Itaalias töötavate ameti renditöötajate arvu ning hoida koos Itaalia ametiasutustega oluliste tugimeetmete talitluspidevuse taset; märgib samuti, et uus hankemenetlus viidi lõpule ja uus raamleping sõlmiti 2019. aasta detsembris, et tagada talitluspidevus kogu menetluse vältel; kutsub ametit üles liidu riigihanke-eeskirjadest rangelt kinni pidama;

18.  märgib, et amet kasutab IT‑ettevõtetega sõlmitud teenuslepinguid, mis on sõnastatud viisil, mis võib osutada renditöötajate kasutamisele selle asemel, et käsitleda selgelt määratletud IT‑teenuseid ja -tooteid; tuletab meelde, et konkreetseid tähtajalisi ülesandeid täitvate renditöötajate kasutamist reguleeritakse direktiiviga 2008/104/EÜ(4) ning liikmesriikide poolt vastu võetud erieeskirjadega; märgib, et IT‑teenuste hankelepingute kasutamine töötajate leidmiseks ei ole kooskõlas ei liidu personalieeskirjade ega liidu sotsiaal- ja tööõiguse normidega; võtab rahuloluga teadmiseks, et ameti muutis aja ja vahendite suhtes täpsustatud lepingute vormi, et lisada igasse lepingusse lepingu alusel üleantavate tulemuste loetelu; kutsub ametit üles olema jätkuvalt hoolas ja tagama, et lepingute sõnastuses tehtaks selget vahet IT‑teenuste osutamise ja ajutiste töötajate värbamise vahel;

Hanked

19.  võtab ameti andmete põhjal teadmiseks, et amet hakkas 2018. aastal rakendama komisjoni otsust rikkumisest teatamise kohta ning töötas välja huvide konfliktide haldamise ja ennetamise praktilise juhendi, mille haldusnõukogu peaks vastu võtma 2019. aasta kolmandaks kvartaliks, ja rikkumisest teatajate kaitsmist käsitlevad eeskirjad; märgib rahuloluga, et amet on korraldanud mitmeid töötajatele suunatud eetikaalaseid koolitusi, milles pööratakse erilist tähelepanu huvide konfliktide ennetamisele ja juhtidele mõeldud erimoodulile; märgib rahuloluga, et asjaomased huvide konflikte käsitlevad eeskirjad on samuti üle võetud asjaomastesse standardsetesse töökordadesse ja poliitikasse; kutsub ametit üles pöörama jätkuvalt erilist tähelepanu huvide konfliktide ennetamisele ning rikkumisest teatamist käsitlevate eeskirjade ja menetluste nõuetekohasele rakendamisele;

20.  märgib murega, et kuigi amet avaldab haldusnõukogu liikmete majanduslike huvide deklaratsioonid ja elulookirjeldused oma veebisaidil, ei avalda ta siiani kõrgema juhtkonna huvide deklaratsioone, ning kutsub ametit üles võtma koheselt selles osas meetmeid;

Huvide konfliktide ennetamine ja ohjamine ning läbipaistvus

21.  on teadlik, et ametil puudus 2018. aasta lõpus siseauditi üksus ja et alates 2018. aasta jaanuarist ei ole koostatud ühtegi põhjalikku siseauditi talituse auditiaruannet; märgib lisaks, et järelkontrollide väljatöötamine tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kontrollimiseks oli alles lapsekingades; tunneb heameelt ameti vastuse üle, et amet on kokku leppinud ja dokumenteerinud sisekontrollisüsteemide parandusmeetmed, sealhulgas auditiüksuse loomise 2019. aasta neljandaks kvartaliks ja järel-sisekontrolli üksuse loomise 2019. aasta kolmandaks kvartaliks; märgib rahuloluga, et amet arendab oma järelkontrolli suutlikkust ja võttis 2019. aasta neljandas kvartalis tööle esimese järelkontrolli ametniku ning 2020. aasta esimeses pooles võetakse veel ametnikke tööle; võtab teadmiseks, et amet on loomas siseauditi suutlikkust ja peab praegu kõnelusi teise liidu ametiga, kellel on selles valdkonnas ulatuslikud kogemused, et teha kindlaks parim mudel ameti jaoks; palub ametil eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavatele institutsioonidele selles valdkonnas võetud meetmetest teada anda;

Sisekontroll

22.  väljendab heameelt asjaolu üle, et vastavalt kontrollikoja aastaaruandele liidu asutuste kohta eelarveaastal 2018 on amet astunud konkreetseid ja positiivseid samme organisatsioonilise juhtimise parandamiseks; märgib, et tegevuskava 61 meetmest oli kontrollikoja auditi toimumise ajal lõpule viidud 48 ja 13 rakendamine oli pooleli;

23.  väljendab heameelt 2019. aasta septembris vastu võetud ameti uue tundlike ametikohtade poliitika üle, milles nähakse ette suunised ja kriteeriumid juhtkonnale riskihindamise rakendamiseks, ameti tundlike funktsioonide kindlakstegemiseks ja dokumenteerimiseks koos kokkulepitud leevendavate kontrollidega ning lisaks tundliku funktsiooni hindamiseks ja leevendavate kontrollide dokumenteerimiseks 2020. aasta esimeseks kvartaliks;

24.  tuletab meelde asjaolu, et 2017. aasta lõpus puudus ametil asutusesisene õigusteenistus ning et eelmise tegevdirektori kontrolli all kaasati ameti töösse paljud õigusbürood; märgib siiski, et 2018. aastal koostas amet nimekirja kõigist lepingutest, mida kasutatakse õigusnõustamise eesmärgil, ning 2019. aastal alustas ametis tööd uus vanemõigusnõustaja ja allkirjastati uus õigusnõustamise raamleping, millega asendati varasemad lepingud, ning 2020. aastal võetakse tööle veel mitu õigusnõustajat; märgib siiski, et endiselt ei olnud ametis sisse seatud korda juriidiliste dokumentide asutusesiseseks süstemaatiliseks läbivaatamiseks ning 2018. aastal täheldati riigihankemenetluste õiguslikes aspektides mitmeid vastuolusid; kutsub ametit üles tagama tugeva õigusteenistuse loomine ja õigusmenetluste tõhus haldamine; võtab rahuloluga teadmiseks ameti eesmärgi luua juhtimis- ja sisekontrolliraamistik, luues muu hulgas õigus- ja andmekaitseüksuse ning sisekontrolli- ja riskijuhtimisüksuse, et tagada tulevikus õigusdokumentide süstemaatiline läbivaatamine, sealhulgas hangete puhul; tunneb heameelt ka ameti algatuse üle luua ametis siseauditi üksus, korraldades samal ajal koos Vabadusel, Turvalisusel ja Õigusel Rajaneva Ala Suuremahuliste IT‑süsteemide Operatiivjuhtimise Euroopa Liidu Ametiga ühist auditisuutlikkust;

25.  peab kahetsusväärseks, et ametis ei ole ikka veel kehtestatud tundlikke ametikohti käsitlevat poliitikat, mis ei ole kooskõlas ameti sisekontrollistandarditega, mille kohaselt peaksid tundlikud ülesanded olema selgelt määratletud, dokumenteeritud ja ajakohastatud; võtab teadmiseks ameti vastuse, et tundlike ametikohtade poliitika oli viimistlemisel ning see kavatseti heaks kiita 2019. aasta kolmandaks kvartaliks ja seda rakendada alates 2019. aasta neljandast kvartalist; palub ametil anda eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavatele institutsioonidele selles valdkonnas toimuvatest muutustest aru;

26.  hindab sisekontrollisüsteemide rakendamisel, sealhulgas hanke- ja kulutoimingute kontrollimisel tehtud edusamme; toetab otsust vähendada õigusnõustamise allhankeid ja need kiiresti lõpetada ning luua ametisisene õigusteenistus; nõustub kontrollikoja tähelepanekutega, mille kohaselt on vaja võtta kasutusele täiendavad parandusmeetmed;

27.  märgib seoses eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavate institutsioonide märkuste ja tähelepanekutega, mis tehti seoses asjaoluga, et amet on üks vähestest mitme asukohaga liidu ametitest ja et amet sõlmis mitmes asukohas üürilepingud asjakohast kohaliku turu analüüsi tegemata, et praeguse olukorra lahendamiseks alustatakse Roomas asuva kontori jaoks peatselt uut pakkumismenetlust, millele eelneb kontori üürimiseks tehtav nõuetekohane turuanalüüs; märgib lisaks, et Ateena kontori puhul lõppes kehtiv üürileping 2020. aasta jaanuaris ning praegu valmistatakse ette uut hankemenetlust, mis hõlmab nõuetekohast turuanalüüsi; märgib lisaks, et Pagani (Lesbos) töötlemisüksus viis esmase vastuvõtu keskustes asuvad operatiivsed töökohad keskustest välja; märgib, et Küprose büroo osas sõlmiti 2018. aasta keskel hoone omanikuga uus leping, millele eelnes hankemenetlust eesmärgiga esialgne leping seadustada ja lisada võimalus uute vajaduste tekkides seda laiendada; väljendab heameelt 15. veebruaril 2019 vastu võetud uue hankestandardi töökorra üle, milles antakse juhiseid hanke- ja lepingute haldamise menetluse tundlike aspektide kohta ja mis sisaldab üksikasjalikud sätted turu-uuringute kohta; võtab teadmiseks ameti püüdlused viia oma hankemenetlused kooskõlla metoodikaga, mida komisjoni talitused peavad järgima hoonete otsimisel ja nende üle läbirääkimiste pidamisel, ning avaldada turuväljavaadete teateid kõigi kavandatavate kinnisvaralepingute kohta, et suurendada läbipaistvust ja konkurentsi;

28.  märgib murega, et üüritud ruumide ja nendega seotud teenuste ja tööde haldamist puudutavate kohustuste ja rollide selgete määratluste puudumine võib takistada ruumidega seotud riskide tõhusat maandamist; kutsub ametit üles kehtestama üüritud ruumide ja nendega seotud teenuste haldamiseks tulemuslik poliitika;

Muud märkused

29.  väljendab heameelt asjaolu üle, et arvestades eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavate institutsioonide märkusi 6. juunil 2018 ametisse asunud uue ajutise tegevdirektori ametisse nimetamise kohta, on juhkonna vahetumisest alates omistatud läbipaistvusele ülisuurt tähtsust ning ameti uus tegevdirektor on pidanud seda juhtimise tegevuskava aluspõhimõtteks ja on kohustunud seda joont hoidma ka edaspidi;

30.  kutsub ametit üles pöörama tähelepanu oma teadusuuringute tulemuste üldsusele levitamisele ning pöörduma avalikkuse poole sotsiaalmeedia ja muude meediaväljaannete kaudu;

31.  märgib eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavate institutsioonide märkuste ja tähelepanekute põhjal, mis on seotud asjaoluga, et amet laiendas oma kontoripinda Maltal, võttes hoonest, kus ta ruumid asuvad, kasutusele täiendava osa, et amet vormistas 2018. aasta oktoobris kogu hoone kasutamiseks üürilepingu, mille kulud kaetakse täies ulatuses ameti eelarvest;

o
o   o

32.  viitab eelarve täitmisele heakskiidu andmise otsusele lisatud muude horisontaalsete tähelepanekute osas oma 14. mai 2020. aasta resolutsioonile(5) ametite tulemuste, finantsjuhtimise ja kontrolli kohta.

(1) ELT C 306, 30.8.2018, lk 4. (2) ELT C 306, 30.8.2018, lk 6. (3) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 19. mai 2010. aasta määrus (EL) nr 439/2010, millega luuakse Euroopa Varjupaigaküsimuste Tugiamet (ELT L 132, 29.5.2010, lk 11). (4) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 19. novembri 2008. aasta direktiiv 2008/104/EÜ renditöö kohta (ELT L 327, 5.12.2008, lk 9). (5) Vastuvõetud tekstid, P9_TA(2020)0121.