Европейският парламент,

–  като взе предвид общия бюджет на Европейския съюз за финансовата 2018 година(1),

–  като взе предвид консолидираните годишни отчети на Европейския съюз за финансовата 2018 година (COM(2019)0316 – C9‑0057/2019)(2),

–  като взе предвид годишния доклад на Европейския омбудсман пред органа по освобождаване от отговорност относно вътрешните одити, проведени през 2018 г.,

–  като взе предвид годишния доклад на Сметната палата относно изпълнението на бюджета за финансовата 2018 година, придружен от отговорите на институциите(3),

–  като взе предвид декларацията за достоверност(4) относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции, предоставена от Сметната палата за финансовата 2018 година в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

–  като взе предвид член 314, параграф 10 и членове 317, 318 и 319 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

–  като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета(5), и по-специално членове 55, 99, 164, 165 и 166 от него,

–  като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) 2018/1046 на Европейския парламент и на Съвета от 18 юли 2018 г. за финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, за изменение на регламенти (ЕС) № 1296/2013, (ЕС) № 1301/2013, (ЕС) № 1303/2013, (ЕС) № 1304/2013, (ЕС) № 1309/2013, (ЕС) № 1316/2013, (ЕС) № 223/2014 и (ЕС) № 283/2014 и на Решение № 541/2014/ЕС и за отмяна на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012(6), и по-специално членове 59, 118, 260, 261 и 262 от него,

–  като взе предвид член 100 от и приложение V към своя Правилник за дейността,

–  като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол (A9-0028/2020),

1.  освобождава от отговорност Европейския омбудсман във връзка с изпълнението на бюджета на Европейския омбудсман за финансовата 2018 година;

2.  представя своите забележки в резолюцията по-долу;

3.  възлага на своя председател да предаде настоящото решение, както и резолюцията, която е неразделна част от него, на Европейския омбудсман, Европейския съвет, Съвета, Комисията, Съда на Европейския съюз, Сметната палата, Европейския надзорен орган по защита на данните и Европейската служба за външна дейност и да осигури публикуването им в Официален вестник на Европейския съюз (серия L).

(1) OВ L 57, 28.2.2018 г. (2) ОВ C 327, 30.9.2019 г., стр. 1. (3) OВ L 340, 8.10.2019 г., стр. 1. (4) OВ L 340, 8.10.2019 г., стр. 9. (5) OВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1. (6) ОВ L 193, 30.7.2018 г., стр. 1.

Европейският парламент,

–  като взе предвид своето решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз за финансовата 2018 година, раздел VIII — Европейски омбудсман,

–  като взе предвид член 100 от и приложение V към своя Правилник за дейността,

–  като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол (A9-0028/2020),

A.  като има предвид, че в контекста на процедурата по освобождаване от отговорност органът по освобождаване от отговорност желае да подчертае особеното значение на по-нататъшното укрепване на демократичната легитимност на институциите на Съюза чрез повишаване на прозрачността и отчетността и прилагане на концепцията за бюджетиране, основано на изпълнението, и добро управление на човешките ресурси;

1.  отбелязва със задоволство, че Сметната палата („Палатата“) в своя доклад относно годишните отчети на Европейския омбудсман („Омбудсмана“) за финансовата 2018 година не констатира съществени слабости по одитираните въпроси, свързани с човешките ресурси и възлагането на обществени поръчки;

2.  отбелязва заключението на Палатата, че като цяло за годината, приключила на 31 декември 2018 г., плащанията за административни разходи на Омбудсмана не са засегнати от съществени грешки и че проверените системи за надзор и контрол са ефективни;

3.  изразява съжаление, като общо наблюдение, че обхватът на глава 10 „Администрация“ от годишния доклад на Палатата и заключенията по тази глава са доста ограничени, въпреки че функция 5 „Администрация“ от многогодишната финансова рамка се счита за нискорискова;

4.  отбелязва, че Палатата е разгледала извадка от 45 операции по функция 5 „Администрация“ от многогодишната финансова рамка за всички институции и органи на Съюза; отбелязва, че извадката е формирана така, че да бъде представителна за обхвата на разходите по функция 5, която представлява 6,3% от бюджета на Съюза; отбелязва, че опитът на Палатата показва, че административните разходи са нискорискови; счита обаче, че броят на операциите, подбрани във връзка с „други институции“, не е достатъчен, и изисква от Палатата да увеличи броя на разглежданите операции поне с 10%;

5.  приветства факта, че Омбудсманът следва най-добрата практика на определяне като краен срок за представяне на годишния отчет за дейността датата 31 март на годината, следваща отчетната година; приветства следователно факта, че Омбудсманът прие своя годишен отчет за дейността преди 28 март, което осигури на органа по освобождаване от отговорност повече време за по-задълбочено разглеждане на отчета и по-добро провеждане на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета;

6.  подчертава чисто административния характер на бюджета на Омбудсмана и че през 2018 г. той възлиза на 10 837 545 EUR (спрямо 10 905 441 EUR през 2017 г.), което представлява намаление с 67 896 EUR (0,62%); приветства като цяло разумното и добро финансово управление на Службата на омбудсмана през бюджетната 2018 година; отбелязва, че са поети задължения за 95,33% от общия размер на бюджетните кредити за поемане на задължения (спрямо 93,91% през 2017 г.), и са извършени плащания за 91,33% от бюджетните кредити за плащания (спрямо 86,20% през 2017 г.);

7.  отбелязва подобренията по отношение на пренасянето на бюджетни кредити от 2018 г. за 2019 г., като пренесените бюджетни кредити възлизат на 433 865,17 EUR (4% от бюджета за 2018 г.) спрямо 841 340,68 EUR (7,71% от бюджета за 2017 г.) от 2017 г. за 2018 г.;

8.  отбелязва обаче неизползваните бюджетни кредити по няколко бюджетни реда, като например за „външни заседания“ (бюджетен ред B3-030), при който не са използвани 13 514,61 EUR от общо 45 000 EUR, за „публикации“ (бюджетен ред B3-210), при който не са използвани 47 530,48 EUR от общо 161 100 EUR, и др.; припомня необходимостта от мерки за свеждането до минимум на завишаването на бюджетните прогнози;

9.  отбелязва ограничените ресурси на Омбудсмана за справяне с непрекъснато увеличаващия се обем работа; подкрепя искането на Омбудсмана за привеждане на щатното разписание в съответствие с действителните потребности и обем на работа чрез определяне на функциите от постоянен характер, които следва да се изпълняват от постоянен персонал; отбелязва, че през 2018 г. щатното разписание включва 82 длъжности (в сравнение с 77 длъжности през 2013 г.); отправя искане към Омбудсмана да докладва за възможно повишаване на ефективността, дължащо се единствено на реорганизация и преразпределяне на задачите;

10.  насърчава сътрудничеството на Службата на омбудсмана с други институции на Съюза с цел ограничаване на разходите; отбелязва, че що се отнася до превода, Службата на омбудсмана няма собствени преводачи и следователно разчита на Парламента и на Центъра за преводи за органите на Европейския съюз; отбелязва обаче, че разходите за писмен превод са се увеличили през 2018 г., като Службата на омбудсмана е изразходвала 343 771 EUR за писмени преводи (в сравнение с 262 631 EUR през 2017 г.);

11.  приветства достойния да бъде сочен за пример баланс между половете на ръководни позиции: 4 жени и 4-ма мъже; отбелязва обаче, че общо 65% от персонала са жени, а само 35% са мъже; насърчава постигането на по-балансирана от гледна точка на съотношението между половете работна среда в Службата на омбудсмана;

12.  отбелязва във връзка с географския баланс сред ръководните длъжности, че през 2018 г. на ръководни длъжности в Службата на омбудсмана е имало представители на шест националности (от Германия, Гърция, Ирландия, Италия, Полша и Швеция), спрямо осем през 2013 г. (от Австрия, Германия, Дания, Гърция, Ирландия, Полша, Португалия и Великобритания); отчита факта, че общият брой служители на ръководни длъжности е намалял от 11 на 8 между 2013 и 2018 г.; призовава Омбудсмана да продължи усилията си за постигане на географски баланс, като в същото време отчита малкия размер на Службата на омбудсмана и нейните специфични основни дейности;

13.  приветства усилията на Омбудсмана за новата политика в областта на баланса между половете, но изразява съжаление за несъответствието между средния брой дни професионално обучение между двата пола: 6,80 за мъжете в сравнение с 5,90 за жените;

14.  отбелязва, че Рамката за политиката в областта на човешките ресурси от 2017 г. продължава да се прилага с приемането на нови правила относно назначаването на срочно наети служители, на решение относно работата на непълно работно време и отчитането на работните часови и с политиката срещу дискриминацията и за равно третиране; отбелязва и другите инициативи за подобряване на процедурите и действията по набиране на персонал, като проучвателните посещения за служителите и програмите за обмен на служители;

15.  насърчава Службата на омбудсмана да продължи да разработва дългосрочна рамка за политиката в областта на човешките ресурси, която да разглежда баланса между професионалния и личния живот на служителите, професионалното ориентиране и професионалното развитие през целия живот, баланса между половете, работата от разстояние, недискриминацията, географския баланс и наемането на нейните служители, както и интегрирането на лица с увреждания сред персонала;

16.  отбелязва с интерес, че във връзка с вътрешните си дейности Службата на омбудсмана се е обърнала към Европейския форум на хората с увреждания с молба да разпространи покана за стаж при Омбудсмана чрез своите канали с цел насърчаване на лицата с увреждания да кандидатстват; отбелязва преразглеждането на формуляра за кандидатстване с цел включване на въпрос за необходимост от осигуряване на разумни улеснения по време на процедурите за подбор;

17.  приветства, във връзка със стандартите за вътрешен контрол на Омбудсмана, предприемането на действия за прилагане на решението за предотвратяване на тормоз, включително определянето на служители по етичните въпроси (един в Брюксел и един в Страсбург) и на членове на помирителния комитет; отбелязва факта, че всички служители са участвали в задължително обучение по етично поведение (включително по предотвратяване на тормоз) през септември и провеждането на специално обучение за началниците на отдели през ноември 2018 г.;

18.  приветства прилагането на ръководството по етика и добро поведение за персонала на Омбудсмана, прието през 2017 г., в което се предвижда новите членове на персонала да попълват декларация за интереси, както и при напускане служителите да получават информация относно задълженията си;

19.  изразява съжаление, че отговорът на Омбудсмана на резолюцията за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за 2017 г. се свежда само до отбелязване на забележките на Парламента по повечето от повдигнатите въпроси без допълнителни подробности; подчертава, че отчетът на последващите действия е от съществено значение за комисията по бюджетен контрол на Парламента и призовава Омбудсмана да включи необходимите отговори и обяснения по повдигнатите въпроси в следващия си отчет на последващите действия;

20.  отбелязва, че амбициозната цел на Омбудсмана за достигане на 90% по ключовия комплексен показател за ефективност – Общо съответствие, не е била постигната през 2018 г.; отбелязва, че достигнатото равнище е 81% (спрямо 85% през 2017 г.), докато равнището на съответствие в случаите от обществен интерес е 85% (спрямо 79% през 2017 г.); признава значението на последния показател, тъй като ефектът от съобразяването с препоръките на Омбудсмана има вероятност да бъде от полза за по-широка аудитория;

21.  подкрепя намерението на Омбудсмана за още по-тясно сътрудничество с Парламента, за да се гарантира, че той е информиран за случаите на неспазване, по-специално за случаите на лошо управление, установени по време на проверки, или отрицателни отговори на институциите на препоръки на Омбудсмана; счита, че такава информация, представена в обобщен и организиран вид, би била изключително полезна за комисията по бюджетен контрол на Парламента; отбелязва обаче, че според Омбудсмана като цяло отношенията с институциите са конструктивни;

22.  подчертава факта, че резултатите и по трите компонента на Ключов показател за ефективност № 7 (комплексен показател: Обработка на жалби и проверки) достигат или надхвърлят поставената цел; отбелязва, че делът на проверките, приключили в рамките на шест и на осемнайсет месеца е съответно 57% и 88% (цели: 50% и 80%) и че по третия компонент – „дял на решенията за допустимост“, взети в рамките на един месец, има значително увеличение от 69% през 2016 г. на 86% през 2017 г. и достигане на целта от 90% през 2018 г.;

23.  отбелязва, че средното време за разглеждане на всички категории жалби се е удължило до 79 дни през 2018 г. (спрямо 64 дни през 2017 г.), докато средното време за провеждането на проверки е намаляло до 255 дни през 2018 г. (от 266 дни през 2017 г. и 369 през 2013 г.); отбелязва обаче увеличението с 53% на броя на приключените проверки въз основа на жалби (което обяснява удължаването на средното време за разглеждане на всички категории жалби);

24.  отбелязва, че броят на жалбите в рамките на мандата (880 спрямо 751 през 2017 г.) е продължил да нараства значително през 2018 г. (+ 17%) след увеличение с 5,5% през 2017 г.; отбелязва, че броят на започнатите проверки въз основа на жалби е 482 в сравнение с 433 през 2017 г. (+ 11%), а броят на приключените проверки въз основа на жалби е 534 в сравнение с 348 през 2017 г. (+ 53%); отбелязва, че увеличението на броя на започнатите и приключени проверки отчасти се дължи на факта, че поради прекласификация редица случаи, които преди биха били класифицирани като случаи, по които „липсва основание за проверка“, сега се приключват като „проверки, при които не е установено наличие на лошо управление“;

25.  отбелязва резултатите от проверките по случаи, приключени от Омбудсмана през 2018 г.: а) „не е установено лошо управление“ – 254 случая (46,6%); б) „случаят е решен от съответната институция, предложенията са приети, намерени са решения“ – 221 случая (40,6%); в) „няма основания за по-нататъшни проверки“ – 56 случая (10,3%), г) „установено лошо управление“ – 29 случая (5,3%); д) „други резултати“ – 10 случая (1,8%); признава, че основната мисия на Омбудсмана е да гарантира, че администрацията на Съюза обслужва обществения интерес и да помага на всички, които срещат проблеми в отношенията си с институциите на Съюза;

26.  отбелязва, че от 2013 г. насам на уебсайта на Омбудсмана се публикуват подробности относно командировките на омбудсмана, свързаните с тях разходи, техните цели и продължителност; отбелязва, че за 2018 г. разходите за командировки възлизат на 27 206,79 EUR (спрямо 30 592 EUR през 2017 г.); отново посочва, че за целите на прозрачността в годишния отчет за дейността следва да бъде включен съответен списък относно осъществените през годината командировки;

27.  отбелязва инициативата „Награда за добро управление“, която, като официално признание за добра работа, допринася за споделянето на най-добри практики между институциите и служи като вдъхновение за бъдещи проекти; приветства сътрудничеството с Европейската мрежа на омбудсманите, органите на другите държави членки и с международни мрежи и организации за определяне и насърчаване на най-високите стандарти;

28.  приветства действията, предприети от Службата на омбудсмана за подобряване на киберсигурността и защитата на данните, като обучения в областта на сигурността на информационните и комуникационните технологии, разработване на процедури за справяне с нарушения на сигурността на данните и провеждане на своевременни консултации с длъжностното лице по защита на данните и Европейския надзорен орган по защита на данните, за да се гарантира защитата на личния живот още при разработването на проектите; изисква от Омбудсмана да продължи да докладва относно изпълнението на точките за действие относно напредъка, включително относно създаването на образец за оценките на въздействието върху неприкосновеността на личния живот и централен регистър на записите за операции по обработване;

29.  признава добавената стойност, която безплатният софтуер с отворен код може да осигури за Службата на омбудсмана; подчертава по-специално неговата роля за повишаване на прозрачността и за избягване на последиците от изпадането в зависимост от един единствен доставчик; признава също така неговия потенциал за повишаване на сигурността, тъй като той позволява установяването и отстраняването на слабости; настоятелно препоръчва всеки софтуер, разработен за институцията, да бъде публично достъпен чрез лиценз за безплатен софтуер с отворен код;

30.  подчертава, че е важно гражданите на Съюза да бъдат осведомени относно възможността да се обръщат към Омбудсмана в случай на лошо управление; отбелязва продължаващите усилия, които Службата на омбудсмана полага за повишаване на своята видимост чрез разработването например на нов уебсайт, открит през 2018 г., който включва преработен интерфейс за потенциални жалби и лесна за използване функция за търсене; отбелязва новия видеоматериал, в който се разглеждат теми, като достъпа до информация, проблеми с финансирането от Съюза и прозрачността при лобиране; отбелязва ръста на последователите на платформи, като профила на омбудсмана в Twitter (със 17%), в LinkedIn (с 13%) и в Instagram (със съществено увеличение от 61%); насърчава освен това използването на безплатни платформи на социални мрежи с отворен код и самостоятелен хостинг, които отделят специално внимание на защитата на данните на потребителите;

31.  насърчава Омбудсмана да работи по изготвянето и прилагането на последователна политика за цифровизацията на своите услуги;

32.  приветства разработването на насоки по отношение на социалните медии в сътрудничество с други институции на Съюза и обмена на най-добри практики за справяне с предизвикателствата, пред които са изправени институциите на Съюза, във връзка с нарастващото използване на социалните медии и тяхното влияние;

33.  насърчава Службата на омбудсмана да продължи да полага усилия за намаляване на отпечатъка си върху околната среда, например чрез развитие на цифровизацията с цел намаляване на използването на хартия, ограничаване на командировките на персонала посредством все по-широко използване на оборудване за видеоконферентна връзка и насърчаване на използването на колективен транспорт; изисква повече информация относно изпълнението на такива дейности по време на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за финансовата 2019 година;

34.  подчертава многократно изразяваното искане на Парламента за преразглеждане на Устава на Омбудсмана с оглед на новите реалности и предизвикателства; отбелязва, че последното му преразглеждане е от 2008 г. и че най-накрая през февруари 2019 г. беше гласувана резолюция относно проект на регламент на Европейския парламент за установяване на правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (Устав на Европейския омбудсман); отбелязва, че за Омбудсмана остава приемането на разпоредбите за прилагане на този регламент; отправя искане към Службата на омбудсмана да докладва по този въпрос в следващия си годишен отчет за дейността;

35.  приветства факта, че Омбудсманът е направил проверка относно подхода при ситуации на „кадрова въртележка“ и е проучил как 15 институции и органи на Съюза (включително Европейският парламент, Съветът и Палатата) публикуват информация, когато техни високопоставени служители поискат одобрение за започване на външна заетост (включително проучване относно това колко често такава информация се публикува и какви са обхватът и съдържанието на информацията); отбелязва, че Омбудсманът е установил висока степен на информираност относно значението на прилагането на строги правила в тази област, но че са били направени и някои предложения за подобрение; приветства намерението на Омбудсмана да направи последваща проверка през 2020 г.;

36.  поздравява Омбудсмана за новата вътрешна ускорена процедура за разглеждане на жалби във връзка с достъп до документи; отбелязва, че с новата система решенията по жалбите се вземат три пъти по-бързо, отколкото по стандартната процедура; отправя искане към Службата на омбудсмана да сподели с другите институции и органи на Съюза резултата от своята оценка на ефективността на тази нова процедура;

37.  приветства сътрудничеството на Омбудсмана с Европейската служба за борба с измамите по отношение на случаите, представени на двете организации; отбелязва установената пряка връзка с цел избягване на дублирането на разследвания, която даде първите си резултати през 2018 г.;

38.  подчертава работата, извършена през последните няколко години в области, като основаното на изпълнението бюджетиране, етичната рамка с всички свързани с нея правила и процедури, засилените комуникационни дейности и нарастващия брой мерки за повишаване на прозрачността; приветства съществения брой междуинституционални споразумения за предоставяне на услуги и сътрудничество; подчертава значението на сътрудничеството и споделянето на опит между институциите и органите на Съюза; предлага да се анализира възможността за формализирани дейности в мрежа в различни области с цел споделяне на най-добри практики и намиране на общи решения.